Tanda Semak dalam Penyediaan Perjanjian Penyimpanan Rahsia (NDA)

Dalam urus niaga antara syarikat, terdapat kes-kes di mana perjanjian pengekalan rahsia diminta selain daripada kontrak yang berkaitan dengan urus niaga itu sendiri. Dalam bidang IT juga, misalnya dalam pembangunan sistem, terdapat banyak peluang untuk berhadapan dengan rahsia perniagaan pemberi perintah, oleh itu seringkali perjanjian pengekalan rahsia ditandatangani. Perjanjian pengekalan rahsia adalah kandungan yang relatif standard dalam kontrak, jadi sekiranya anda mengatur poin sekali, ia boleh digunakan dalam perjanjian pengekalan rahsia dengan syarikat lain. Oleh itu, saya akan menjelaskan poin semakan untuk perjanjian pengekalan rahsia.

Apa itu Perjanjian Kerahsiaan

Perjanjian Kerahsiaan adalah kontrak yang ditandatangani dengan tujuan melindungi maklumat yang sangat rahsia seperti rahsia perniagaan dan maklumat peribadi yang dikongsi atau disediakan antara pihak-pihak yang terlibat dalam kontrak. Ia juga dikenali sebagai Non Disclosure Agreement atau NDA dalam bahasa Inggeris. Rahsia perniagaan adalah nadi kepada aktiviti perniagaan. Jika rahsia perniagaan bocor kepada pesaing, ia boleh menjadi isu serius yang boleh mengancam kelangsungan hidup syarikat. Selain itu, perjanjian kerahsiaan yang tepat perlu ditandatangani sebagai prasyarat sebelum Akta Pencegahan Persaingan Tidak Adil (Japanese Unfair Competition Prevention Act) diterapkan jika rahsia perniagaan bocor. Kami telah menjelaskan secara terperinci mengenai pengambilan rahsia perniagaan dan Akta Pencegahan Persaingan Tidak Adil dalam artikel di bawah.

https://monolith.law/corporate/trade-secrets-unfair-competition-prevention-act[ja]

Perhatian masyarakat terhadap perlindungan maklumat peribadi telah meningkat dengan pengenalan Akta Perlindungan Maklumat Peribadi (Japanese Act on the Protection of Personal Information). Sekiranya maklumat peribadi bocor, syarikat tidak dapat mengelak daripada kritikan masyarakat. Kami telah menjelaskan secara terperinci mengenai Akta Perlindungan Maklumat Peribadi dalam artikel di bawah.

https://monolith.law/corporate/act-on-the-protection-of-personal-information-privacy-issues[ja]

Dari segi ini, perjanjian kerahsiaan yang bertujuan melindungi maklumat rahsia penting syarikat adalah penting dalam menjalankan aktiviti perniagaan. Contoh biasa perjanjian kerahsiaan ditandatangani termasuk:

• Apabila perlu memberikan rahsia perniagaan atau maklumat peribadi kepada kontraktor dalam kontrak seperti kontrak pembangunan sistem
• Apabila perlu berkongsi rahsia perniagaan pihak yang terlibat dalam kontrak semasa proses due diligence dalam perbincangan untuk pengambilalihan perniagaan termasuk M&A dan kerjasama perniagaan

Walau bagaimanapun, baru-baru ini, dengan peningkatan kritikan masyarakat terhadap kebocoran maklumat peribadi, permintaan untuk menandatangani perjanjian kerahsiaan telah meningkat walaupun dalam situasi yang tidak biasa seperti yang disebutkan di atas. Selain itu, perjanjian kerahsiaan boleh ditandatangani bukan sahaja sebagai perjanjian kerahsiaan yang berasingan, tetapi juga sebagai klausa umum dalam kontrak asas yang berkaitan dengan transaksi.

Titik Semak untuk Perjanjian Penjagaan Rahsia

Tujuan Pendedahan

Perkara ○ (Tujuan Pendedahan)
Pihak A dan B, dengan tujuan melaksanakan dan mempertimbangkan ●● (selanjutnya disebut sebagai “Tujuan ini”), akan saling mendedahkan atau memberikan maklumat sulit.

Tujuan pendedahan maklumat sulit ditentukan secara spesifik. Kerana perjanjian kerahsiaan seringkali ditandatangani pada tahap awal sebelum perjanjian berkaitan transaksi itu sendiri ditandatangani, penjelasan tentang tujuan pendedahan cenderung menjadi abstrak. Namun, adalah penting untuk menentukan dan mencatat sejelas mungkin, seperti “Pembangunan Sistem ○○”, “Pemindahan Bisnis ○○ milik Pihak A”, “Perkhidmatan ○○ yang disediakan oleh Pihak A kepada Pihak B”. Dalam klausa ini, adalah penting untuk menjelaskan tujuan pendedahan maklumat untuk mencegah penggunaan maklumat sulit di luar tujuan yang ditentukan. Kami akan menjelaskan lebih lanjut tentang penggunaan di luar tujuan ini. Selain itu, kerana maklumat sulit seringkali diberikan secara saling-menyaling, jika ada kemungkinan sedikit pun bahwa anda akan memberikan maklumat dari pihak anda, lebih selamat untuk mencatat bahwa anda akan “saling” mendedahkan, seperti contoh klausa. Namun, jika pendedahan maklumat jelas satu arah, cukup dengan mencatat “Maklumat sulit yang diberikan oleh Pihak A kepada Pihak B”.

Ruang Lingkup Maklumat Sulit

Perkara ○ (Maklumat Sulit)
1. Dalam kontrak ini, “Maklumat Sulit” merujuk kepada maklumat teknikal, maklumat perniagaan dan maklumat lain yang dibuka oleh satu pihak dalam kontrak ini kepada pihak lain, tidak kira melalui dokumen, e-mel, media penyimpanan elektronik atau media lain, dan ditandakan secara jelas dalam bentuk tulisan atau bentuk fizikal lain sebagai maklumat sulit atau maklumat yang harus disimpan sebagai rahsia. Selain itu, maklumat yang dibuka secara lisan dan diberitahu sebagai rahsia semasa pembukaan, dan maklumat yang diberitahu sebagai maklumat sulit dan ringkasan maklumat tersebut dalam tempoh 30 hari dari pembukaan juga termasuk.
2. Maklumat yang ditentukan di bawah ini tidak termasuk dalam Maklumat Sulit yang disebutkan dalam perenggan sebelumnya.
(1) Maklumat yang sudah dimiliki oleh penerima pada masa pembukaan
(2) Maklumat yang diperoleh secara sah dari pihak ketiga tanpa memikul tanggungjawab untuk menjaga rahsia
(3) Maklumat yang dibangunkan secara bebas oleh penerima tanpa bergantung pada maklumat yang diberikan oleh pemberi maklumat
(4) Maklumat yang menjadi umum tanpa melanggar kontrak ini, tidak kira sebelum atau selepas penerimaan

Klausa mengenai ruang lingkup maklumat sulit adalah yang paling penting. Perenggan pertama dalam contoh klausa ini membatasi maklumat yang dilindungi kepada “maklumat yang dibuka dengan menunjukkan secara jelas bahawa ia adalah rahsia”. Maklumat yang dibuka secara bersalingan dalam transaksi adalah pelbagai, dan jika semua maklumat tersebut dituntut untuk dikelola sebagai maklumat sulit, ini akan menjadi beban besar bagi penerima maklumat. Oleh itu, adalah biasa untuk memerlukan penunjukan sebagai rahsia. Masalah yang relatif biasa adalah pembukaan maklumat sulit secara lisan. Ini kerana, jika maklumat sulit dibuka secara lisan, adalah sukar untuk membuktikan bahawa ia telah dibuka dan ditunjukkan sebagai rahsia. Walaupun pihak yang memberikan maklumat ingin melindungi pembukaan secara lisan, penerima mungkin enggan melibatkan pembukaan secara lisan kerana ruang lingkupnya menjadi tidak jelas.

Oleh itu, sebagai kompromi antara kedua-dua pihak, cara yang sering digunakan adalah untuk memasukkan maklumat sulit yang dibuka secara lisan dalam objek perlindungan, dan untuk menuntut penulisan maklumat yang diberikan secara lisan dalam tempoh tertentu selepas pembukaan sebagai syarat perlindungan. Selain itu, apabila pihak yang memberikan maklumat memberikan maklumat sulit, mereka akan menunjukkan bahawa ia adalah maklumat sulit dengan mencetak atau mengecap “Rahsia Syarikat” dalam dokumen.
Perenggan ketiga dalam contoh klausa ini adalah peraturan mengenai maklumat yang dikecualikan dari ruang lingkup maklumat sulit, dan kandungan yang serupa ditentukan dalam banyak perjanjian penjagaan rahsia. (1) pada dasarnya tidak mempunyai kerahsiaan, dan (2)(3)(4) adalah maklumat yang tidak wajar untuk membebankan penerima maklumat dengan tanggungjawab penjagaan rahsia.

Ruang Lingkup Kewajiban Menjaga Kerahasiaan

Perenggan ○ (Menjaga Kerahasiaan)
1．Penerima pendedahan harus menyimpan semua dokumen dan media yang berkaitan dengan maklumat rahsia yang dinyatakan oleh pendedah dengan perhatian seorang pengurus yang baik (termasuk salinan mereka).
2．Penerima pendedahan tidak boleh membuat salinan dokumen atau media lain yang berkaitan dengan maklumat rahsia tanpa persetujuan tertulis sebelumnya dari pendedah.
3．Penerima pendedahan boleh mendedahkan maklumat rahsia kepada pegawai dan pekerja penerima pendedahan dalam lingkup yang diperlukan untuk tujuan ini.
4．Apabila penerima pendedahan mendedahkan kepada pegawai dan pekerja seperti yang disebutkan dalam perenggan sebelumnya, penerima pendedahan harus memastikan pegawai dan pekerja tersebut mematuhi kewajiban menjaga kerahasiaan yang ditetapkan dalam kontrak ini.

Perenggan ini menetapkan kewajiban untuk menjaga maklumat yang diterima sebagai rahsia, dan bersama-sama dengan peraturan tentang lingkup maklumat rahsia yang disebutkan sebelumnya, ia merupakan peraturan inti dalam kontrak menjaga kerahasiaan. Perenggan contoh kedua melarang prinsip salinan media yang merekodkan maklumat rahsia, tetapi ia adalah peraturan yang diperlukan jika kerahsiaan maklumat yang disediakan oleh pihak yang memberikan maklumat sangat tinggi. Jika media yang merekodkan maklumat rahsia boleh disalin dengan bebas, risiko maklumat rahsia tersebut bocor ke luar akan meningkat. Walau bagaimanapun, dari sudut pandang penerima maklumat, jika ada situasi di mana salinan dokumen yang merekodkan maklumat perlu dibuat secara kerap untuk berkongsi maklumat dalam syarikat, mendapatkan persetujuan dari pemberi setiap kali adalah rumit. Dalam kes seperti ini, anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk menghapus perenggan kedua itu sendiri, atau jika tidak, menentukan dalam kontrak menjaga kerahasiaan bahawa salinan boleh dibuat dalam situasi yang dijangka sebelumnya, dan menetapkan bahawa salinan secara umum diterima. Perenggan ketiga dan keempat adalah perenggan yang menganggap bahawa maklumat rahsia yang diterima akan digunakan oleh pekerja syarikat yang menerima maklumat. Adalah wajar untuk menganggap bahawa pegawai dan pekerja yang bertanggungjawab akan menggunakan maklumat rahsia yang dinyatakan kepada syarikat, jadi ini adalah perenggan yang wajib. Walau bagaimanapun, tidak semua pekerja perlu menggunakan maklumat rahsia, jadi dari sudut pandang pihak yang mendedahkan maklumat, penting untuk menambahkan batasan seperti “dalam lingkup yang diperlukan untuk tujuan ini” seperti dalam contoh perenggan.

Pelarangan Pendedahan kepada Pihak Ketiga

Perkara 〇 (Pelarangan Pendedahan kepada Pihak Ketiga)
1. Penerima pendedahan maklumat sulit tidak boleh mendedahkan maklumat sulit tersebut kepada pihak ketiga tanpa persetujuan bertulis terlebih dahulu dari pendedah. Walau bagaimanapun, ini tidak berlaku jika pendedahan diperlukan berdasarkan undang-undang atau jika permintaan pendedahan diterima dari agensi kerajaan yang berkuasa. Dalam hal ini, penerima pendedahan harus segera memberitahu pendedah tentang hal ini dan menunjukkan kepada agensi kerajaan dan lain-lain bahawa maklumat sulit tersebut harus dirahsiakan.
2. Berdasarkan persetujuan dalam perenggan sebelumnya, jika maklumat sulit didedahkan kepada pihak ketiga, penerima pendedahan harus menandatangani perjanjian kerahsiaan dengan pihak ketiga tersebut dengan syarat yang sama dengan perjanjian ini. Jika pihak ketiga tersebut melanggar perjanjian kerahsiaan, penerima pendedahan akan dianggap telah melanggar perjanjian ini.

Pihak yang menerima maklumat mungkin perlu memberikan maklumat sulit kepada pakar luar (seperti peguam, akauntan berlesen, penasihat cukai, dan lain-lain) untuk berunding tentang projek. Dalam kes seperti ini, perenggan pertama contoh klausa ini menetapkan bahawa anda harus mendapatkan persetujuan bertulis terlebih dahulu dari pendedah. Dalam kes seperti pertimbangan M&A, di mana secara semula jadi perlu memberikan maklumat sulit kepada pakar luar, anda mungkin perlu menetapkan dari awal dalam perjanjian kerahsiaan bahawa “boleh didedahkan kepada peguam, akauntan berlesen, penasihat cukai, dan lain-lain”. Terutamanya jika anda adalah penerima maklumat, anda perlu mempertimbangkan sejauh mana kemungkinan memberikan maklumat kepada pihak ketiga luar dan menilai keperluan dan kewajaran klausa ini.

Selain itu, pengecualian dalam perenggan pertama adalah untuk membenarkan pendedahan maklumat sulit yang diterima permintaan pendedahan dari agensi kerajaan. Contoh situasi yang dijangka adalah apabila penerima maklumat menerima perintah penghantaran dokumen yang mengandungi maklumat sulit dari mahkamah. Anda perlu membatalkan larangan pendedahan kepada pihak ketiga kerana anda akan dikenakan denda jika anda tidak mematuhi perintah penghantaran dokumen. Walau bagaimanapun, bukan semua maklumat sulit adalah subjek perintah penghantaran dokumen oleh mahkamah, jadi anda tidak perlu mematuhi perintah penghantaran dokumen untuk semua maklumat sulit. Jika anda memberikan maklumat tanpa mempertimbangkan kewajiban untuk mematuhi perintah penghantaran dokumen, anda mungkin dianggap melanggar perjanjian kerahsiaan, jadi berhati-hatilah. Mengenai perenggan kedua, adalah biasa untuk menetapkan bahawa jika maklumat sulit didedahkan kepada pihak ketiga, pihak ketiga tersebut juga harus dikenakan kewajiban kerahsiaan yang sama.

Penggunaan Diluar Tujuan Dilarang

Perkara 〇 (Penggunaan Diluar Tujuan Dilarang)
Penerima maklumat sulit hanya boleh menggunakan maklumat sulit untuk tujuan projek ini sahaja, dan tidak boleh digunakan untuk tujuan lain.

Jika penerima maklumat sulit boleh menggunakan maklumat tersebut tanpa mengira tujuan, risiko penyebaran maklumat sulit akan meningkat. Oleh itu, adalah wajar untuk melarang penggunaan diluar tujuan. Untuk klausul yang melarang penggunaan diluar tujuan ini mempunyai makna, ia harus berdasarkan prasyarat bahawa tujuan penzahiran maklumat sulit telah ditentukan dengan jelas, seperti yang ditetapkan dalam klausul tentang tujuan penzahiran yang disebutkan sebelum ini. Peraturan mengenai tujuan penzahiran adalah sesuatu yang mudah dilupakan, jadi perlu diperhatikan dan disemak dengan teliti.

Penafian Pengalihan Hak dan Jaminan

Perkara ○ (Penafian Pengalihan Hak dan Jaminan)
1．Pihak A dan B saling mengesahkan bahawa pendedahan maklumat sulit berdasarkan kontrak ini tidak menjamin ketepatan, kesempurnaan atau sebarang perkara lain berkaitan dengan maklumat sulit tersebut.
2．Pihak A dan B saling mengesahkan bahawa pendedahan maklumat sulit berdasarkan kontrak ini tidak bermaksud mengalihkan sebarang hak kepada penerima pendedahan atau menetapkan hak pelaksanaan, dan semua hak tersebut kekal dengan pihak yang membuat pendedahan.

Perenggan 1 adalah peruntukan untuk mengesahkan bahawa pendedahan maklumat sulit tidak menjamin ketepatan maklumat tersebut. Kontrak kerahsiaan adalah semata-mata untuk menentukan cara pendedahan dan pengurusan maklumat sulit. Biasanya, ketepatan maklumat akan dijamin dalam kontrak yang berkaitan dengan transaksi itu sendiri jika perlu. Selain itu, maklumat sulit mungkin termasuk harta intelek dan sebagainya. Dalam hal ini, adalah jelas bahawa pendedahan maklumat sebagai maklumat sulit tidak semestinya memberikan lesen untuk menggunakan harta intelek dan sebagainya. Jika perlu memberikan lesen untuk menggunakan harta intelek, anda harus menandatangani kontrak lesen atau sebagainya secara berasingan. Perenggan 2 adalah peruntukan yang berhati-hati tentang perkara ini.

Pemulangan Maklumat Sulit

Perkara ○ (Pemulangan Maklumat Sulit dan lain-lain)
Penerima pendedahan harus, apabila ada arahan dari pendedah, atau apabila maklumat sulit tidak lagi diperlukan, atau apabila kontrak ini berakhir, segera mengembalikan semua dokumen dan media yang berkaitan dengan maklumat sulit (termasuk salinan mereka) kepada pendedah mengikut arahan pendedah, atau mengambil tindakan lain yang diperlukan seperti membuang atau memusnahkannya.

Apabila maklumat sulit tidak lagi diperlukan, pemulangan atau pemusnahan maklumat sulit menjadi perlu. Untuk maklumat sulit yang disediakan dalam bentuk media kertas seperti dokumen atau buku, cukup dengan memusnahkan media kertas melalui penghancuran atau pelarutan, dan memberikan dokumen pengesahan bahawa proses tersebut telah dilakukan kepada pendedah maklumat. Jika maklumat sulit disediakan dalam bentuk data digital, kaedah yang biasa digunakan adalah dengan mengembalikan media penyimpanan seperti CD-ROM kepada pendedah atau memusnahkannya di bawah tanggungjawab penerima, dan kemudian memberikan sijil pemusnahan.

Tempoh Penjagaan Rahsia

Perkara ○ (Tempoh Penjagaan Rahsia)
Parti A dan Parti B akan memikul tanggungjawab yang ditetapkan dalam kontrak ini selama ● tahun selepas tamatnya tujuan ini.

Adalah biasa untuk mengekalkan tanggungjawab penjagaan rahsia untuk tempoh tertentu selepas tujuan pendedahan telah selesai. Walaupun teorinya mungkin untuk tidak menetapkan had tempoh, maklumat rahsia biasanya menjadi usang setelah beberapa waktu dan tidak perlu dikelola dengan ketat sebagai maklumat rahsia. Oleh itu, khususnya dari sudut pandang penerima maklumat, adalah diingini untuk menetapkan tempoh tertentu. Walau bagaimanapun, jika maklumat yang disediakan adalah sangat penting bagi pihak yang memberikan maklumat, mungkin perlu dipertimbangkan untuk menetapkannya tanpa had atau untuk tempoh yang agak panjang. Perlu diingat bahawa kandungan peraturan yang wajar boleh berubah bergantung pada sama ada syarikat anda adalah pemberi atau penerima maklumat, dan juga nilai maklumat yang disediakan.

Pampasan Kerosakan

Perkara ○ (Pampasan Kerosakan)
Jika pihak A atau B melanggar kontrak ini, mereka perlu membayar sejumlah ● ribu yen sebagai denda kepada pihak yang lain.

Perjanjian kerahsiaan adalah penting bagi syarikat dari segi perlindungan rahsia perniagaan dan maklumat peribadi. Walau bagaimanapun, adalah sukar untuk mengira dan membuktikan jumlah kerugian yang diakibatkan oleh kebocoran maklumat rahsia, dan oleh itu, adalah biasa bagi pihak yang membocorkan maklumat untuk tidak menerima pampasan kerosakan.
Oleh itu, walaupun tidak banyak contoh, terdapat kemungkinan untuk menetapkan denda seperti dalam contoh klausa jika maklumat rahsia yang sangat penting dibocorkan. Jika terdapat penentuan denda, cukup untuk membuktikan pelanggaran kewajipan pihak yang lain, dan tidak perlu membuktikan kerugian. Walau bagaimanapun, jumlah denda mungkin tidak sah jika ia jauh berbeza dari jumlah yang mungkin timbul akibat pelanggaran kewajipan kerahsiaan, jadi perlu menetapkan jumlah yang munasabah.

Rumusan

Perjanjian kerahsiaan adalah kontrak yang kerap kita lihat dalam transaksi antara syarikat. Kerana ia merupakan kontrak yang standard, anda mungkin akan terikat dengan tanggungjawab yang tidak dijangka jika anda menandatanganinya tanpa memeriksa kandungannya dengan teliti. Sebaliknya, terdapat juga risiko maklumat penting syarikat anda bocor ke pihak luar. Terutamanya apabila anda memberikan rahsia perniagaan yang penting yang boleh dikatakan sebagai lifeline syarikat, atau maklumat dalaman, maklumat kredit yang memerlukan kerahsiaan tinggi, adalah penting untuk anda mempertimbangkan kandungan perjanjian kerahsiaan dengan teliti sambil berunding dengan pakar seperti peguam.

Panduan Mengenai Penyediaan dan Ulasan Kontrak oleh Firma Kami

Di Firma Guaman Monolis, sebagai firma guaman yang mempunyai kelebihan dalam IT, Internet dan perniagaan, kami menawarkan perkhidmatan seperti penyediaan dan ulasan kontrak, bukan sahaja berkenaan dengan perjanjian kerahsiaan, tetapi juga pelbagai jenis kontrak lain kepada syarikat klien dan syarikat yang menjadi penasihat kami. Sila lihat butiran lanjut di bawah jika anda berminat.