Peranan dan Tanggungjawab Pengarah dalam Undang-Undang Syarikat Jepun

Untuk mencapai kejayaan dalam pengurusan perniagaan di Jepun, adalah penting untuk memahami dengan mendalam kerangka undang-undangnya, terutamanya peranan dan tanggungjawab pengarah yang ditetapkan oleh Undang-Undang Syarikat Jepun. Ini adalah pengetahuan yang sangat penting terutama bagi pengarah yang memegang kewarganegaraan asing, untuk memastikan pengurusan syarikat yang sihat dan pada masa yang sama, menguruskan risiko undang-undang peribadi dengan berkesan. Undang-Undang Syarikat Jepun menetapkan kewajipan yang jelas kepada pengarah dan menetapkan tanggungjawab yang ketat jika kewajipan ini tidak dipenuhi.

Sistem undang-undang Jepun mungkin sukar difahami kerana adat istiadat yang unik dan halangan bahasa. Bukan sahaja perlu bertindak balas terhadap masalah undang-undang yang timbul secara reaktif, tetapi juga penting untuk memahami keperluan undang-undang terlebih dahulu dan membina sistem pematuhan yang kukuh untuk mengelakkan risiko yang tidak dijangka dan menyokong pertumbuhan berterusan perniagaan.

Artikel ini akan menjelaskan secara terperinci tentang peranan dan tanggungjawab utama pengarah di bawah Undang-Undang Syarikat Jepun, dengan merujuk kepada peruntukan undang-undang tertentu dan kes-kes mahkamah di Jepun.

Kewajipan Asas Pengarah Syarikat di Bawah Undang-Undang Syarikat Jepun

Undang-Undang Syarikat Jepun menetapkan dua kewajipan asas yang harus dipikul oleh pengarah terhadap syarikat, iaitu ‘kewajipan menjaga kebaikan pengurusan’ dan ‘kewajipan setia’. Ini merupakan prinsip terpenting yang harus dipatuhi oleh pengarah dalam menjalankan tugas mereka.

Kewajipan Menjaga Kebaikan Pengurusan

Kewajipan menjaga kebaikan pengurusan merujuk kepada tanggungjawab pengarah untuk melaksanakan tugas mereka dengan perhatian yang sama seperti pengurus yang baik. Asas undang-undang bagi kewajipan ini terdapat dalam Artikel 644 Undang-Undang Sivil Jepun (Kewajipan Menjaga Kebaikan Pengurusan oleh Penerima Amanah), dan Artikel 330 Undang-Undang Syarikat Jepun menetapkan bahawa ‘hubungan antara syarikat saham dan pegawai serta juruaudit adalah tertakluk kepada peraturan yang berkaitan dengan kuasa wakil’, yang menjelaskan bahawa hubungan antara pengarah dan syarikat adalah hubungan wakil.

‘Perhatian pengurus yang baik’ bermaksud tahap keupayaan perhatian yang biasanya diharapkan dari seorang profesional dalam kedudukan tertentu, dalam hal ini sebagai pengurus. Tahap perhatian ini berbeza-beza bergantung pada skala syarikat, jenis industri, kedudukan dan kepakaran khusus pengarah, serta keadaan yang dihadapi oleh syarikat. Sebagai contoh, pengarah syarikat besar atau institusi kewangan mungkin dikehendaki mempunyai kewajipan perhatian yang lebih tinggi. Ini tercermin dalam keputusan Mahkamah Agung pada 9 Julai 2009 (Heisei 21) yang menunjukkan bahawa tahap sistem kawalan dalaman yang diperlukan berbeza mengikut skala dan jenis industri syarikat. Tanggungjawab pengarah tidak hanya terbatas pada pelaksanaan tugas individu tetapi juga termasuk pembinaan dan pemeliharaan sistem kawalan dalaman yang sesuai untuk mencegah tindakan tidak wajar oleh syarikat. Ini dianggap sebagai sebahagian daripada kewajipan asas pengarah dalam menjalankan tugas mereka.

Prinsip Keputusan Pengurusan

Keputusan pengurusan yang dibuat oleh pengarah selalu disertai dengan risiko. Keputusan yang dibuat dengan keyakinan untuk kebaikan syarikat mungkin akhirnya membawa kerugian kepada syarikat. Jika pengarah selalu bertanggungjawab dalam situasi seperti ini, tindakan mereka mungkin menjadi terlalu berhati-hati, yang pada gilirannya dapat menghalang perkembangan syarikat.

Oleh itu, dalam Undang-Undang Syarikat Jepun, konsep ‘prinsip keputusan pengurusan’ kadang-kadang diterapkan. Prinsip ini menyatakan bahawa jika pengarah membuat keputusan setelah mengumpulkan dan mempertimbangkan informasi yang rasional dalam keadaan pada masa itu, dan percaya bahawa keputusan tersebut tidak secara ketara tidak rasional, maka walaupun akhirnya menyebabkan kerugian kepada syarikat, ia tidak dianggap sebagai pelanggaran kewajipan menjaga kebaikan pengurusan. Penerapan prinsip ini berfokus pada sama ada proses yang membawa kepada keputusan itu rasional, bukan pada hasil keputusan itu sendiri. Sebagai contoh, dalam keputusan Mahkamah Agung pada 15 Julai 2010 (Heisei 22), diputuskan bahawa selagi proses dan kandungan keputusan mengenai harga pembelian saham tidak mengandungi ketidakrasionalan yang ketara, maka tidak dianggap sebagai pelanggaran kewajipan menjaga kebaikan pengurusan pengarah. Keputusan ini menghargai fakta bahawa pengarah telah melakukan pertimbangan yang cukup dalam mesyuarat pengurusan dan mendengar pendapat peguam, menunjukkan pentingnya mendokumentasikan proses pengambilan keputusan dengan jelas dan memastikan rasionalitasnya.

Kewajipan Setia

Kewajipan setia diperuntukkan dalam Artikel 355 Undang-Undang Syarikat Jepun, yang menetapkan bahawa pengarah harus mematuhi undang-undang dan peraturan, serta resolusi mesyuarat pemegang saham, dan menjalankan tugas mereka dengan setia untuk kepentingan syarikat saham.

Hubungan antara kewajipan menjaga kebaikan pengurusan dan kewajipan setia telah menjadi subjek perdebatan dalam teori, sama ada kedua-duanya merupakan konsep yang berbeza atau serupa. Walau bagaimanapun, dalam penyelesaian kes-kes praktikal, kedua-dua kewajipan ini sering dianggap serupa dan biasanya ditangani sebagai kewajipan yang sama. Sebagai contoh, melakukan transaksi yang bersaing dan merugikan syarikat dapat dianggap sebagai pelanggaran kewajipan menjaga kebaikan pengurusan dan juga pelanggaran kewajipan setia. Ini menunjukkan bahawa penting bagi pengarah untuk bertindak demi kepentingan terbaik syarikat dan memberikan perhatian yang sewajarnya, yang merupakan kunci untuk memenuhi kedua-dua kewajipan tersebut. Selama pengarah menjalankan tugas mereka dengan memprioritaskan kepentingan syarikat, kedua-dua kewajipan ini dapat dipahami sebagai satu kesatuan.

Tanggungjawab Pengarah Terhadap Syarikat di Bawah Undang-Undang Jepun

Jika seorang pengarah gagal memenuhi kewajipannya, beliau mungkin bertanggungjawab untuk membayar ganti rugi kepada syarikat. Ini merupakan akibat undang-undang apabila pengarah tidak menjalankan tugasnya dengan sewajarnya.

Tanggungjawab Kealpaan Tugas di Bawah Undang-Undang Syarikat Jepun

Perkara 423(1) Undang-Undang Syarikat Jepun menetapkan bahawa “Pengarah, Pegawai Kewangan, Pengawas, Eksekutif, atau Juruaudit (selanjutnya disebut sebagai ‘Pegawai dan sebagainya’ dalam bab ini) bertanggungjawab untuk membayar ganti rugi kepada syarikat saham jika mereka mengabaikan tugas mereka, yang menyebabkan kerugian” . Istilah “mengabaikan tugas” di sini merujuk kepada pelanggaran terhadap kewajipan berhati-hati dan kewajipan setia yang telah disebutkan sebelumnya. Ini secara khusus termasuk pelanggaran undang-undang, keputusan pengurusan yang tidak sesuai, dan pelanggaran kewajipan pengawasan akibat kekurangan dalam sistem kawalan dalaman .  

Tanggungjawab kealpaan tugas pengarah boleh mencapai jumlah yang sangat besar bergantung pada skala syarikat dan sifat kerugian . Sebagai contoh, dalam kes penutupan penggunaan bahan tambahan yang tidak ditentukan, Mahkamah Tinggi Osaka pada 9 Jun 2006 (Heisei 18) memerintahkan pengarah dan pengawas untuk membayar ganti rugi yang berjumlah beberapa ratus juta yen, dan keputusan ini telah disahkan oleh Mahkamah Agung . Dalam kes penyembunyian kerugian akibat penyata kewangan yang dipalsukan, Mahkamah Tinggi Tokyo pada 16 Mei 2019 (Reiwa 1) memerintahkan beberapa pegawai untuk membayar ganti rugi sejumlah kira-kira 59.4 bilion yen, dan ini juga telah disahkan oleh Mahkamah Agung . Kes-kes ini dengan jelas menunjukkan bahawa bukan sahaja kegagalan dalam keputusan pengurusan, tetapi juga perbuatan tidak jujur yang serius, kecuaian yang ketara, atau kekurangan dalam sistem pematuhan organisasi boleh menyebabkan tanggungjawab kewangan yang besar kepada pengarah secara individu. Ini mengukuhkan pentingnya pengarah bertindak dengan integriti dan melakukan pengawasan yang sesuai.  

Pembatasan dan Tanggungjawab dalam Transaksi Persaingan Usaha di Bawah Undang-Undang Syarikat Jepun

Direktur syarikat dihadkan daripada melakukan transaksi tertentu untuk mengelakkan konflik kepentingan dengan syarikat. Salah satu daripada transaksi yang terhad ini adalah transaksi persaingan usaha. Artikel 356, Perenggan 1, Butir 1 Undang-Undang Syarikat Jepun (Japanese Companies Act) menetapkan bahawa apabila direktur ingin melakukan transaksi yang berkaitan dengan jenis perniagaan syarikat untuk diri sendiri atau pihak ketiga, mereka harus mendapatkan kelulusan daripada lembaga direktur jika syarikat tersebut mempunyai lembaga direktur, atau kelulusan daripada mesyuarat agung pemegang saham jika tiada lembaga direktur. Peraturan ini bertujuan untuk menghalang direktur daripada menggunakan maklumat pelanggan atau pengetahuan khusus syarikat untuk keuntungan peribadi dan membahayakan kepentingan syarikat.

Jika seorang direktur melakukan transaksi persaingan usaha tanpa mendapatkan kelulusan syarikat dan menyebabkan kerugian kepada syarikat, direktur tersebut akan bertanggungjawab untuk membayar ganti rugi kepada syarikat. Selanjutnya, Artikel 423, Perenggan 2 Undang-Undang Syarikat Jepun menetapkan bahawa jika direktur melakukan transaksi persaingan usaha tanpa kelulusan, keuntungan yang diperoleh oleh direktur atau pihak ketiga dari transaksi tersebut dianggap sebagai jumlah kerugian yang dialami oleh syarikat. Ini adalah peruntukan yang bertujuan untuk mengurangkan beban syarikat dalam membuktikan jumlah kerugian yang konkrit dan memudahkan pengejaran tanggungjawab direktur. Sebagai contoh, dalam keputusan Mahkamah Daerah Tokyo pada 26 Mac 1981 (kes Yamazaki Baking), telah dinyatakan bahawa pelanggaran kewajiban mengelakkan persaingan usaha telah diakui. Peruntukan estimasi jumlah kerugian ini menunjukkan bahawa transaksi persaingan usaha tanpa kelulusan membawa risiko yang sangat tinggi bagi direktur.

Had dan Tanggungjawab dalam Transaksi Konflik Kepentingan

Sama seperti transaksi persaingan, transaksi konflik kepentingan juga merupakan salah satu pembatasan penting bagi para direktur. Pasal 356, Perenggan 1, Butir 2 dan 3 Undang-Undang Syarikat Jepun (Japanese Companies Act) menetapkan bahawa transaksi langsung di mana direktur melakukan transaksi dengan syarikat bagi kepentingan diri sendiri atau pihak ketiga, atau transaksi tidak langsung di mana syarikat melakukan transaksi yang konflik kepentingan dengan pihak selain direktur, memerlukan kelulusan daripada lembaga direktur atau mesyuarat agung pemegang saham .  

Jika prosedur kelulusan diabaikan, transaksi tersebut secara prinsipnya akan menjadi tidak sah dalam hubungan dengan syarikat (teori ketidakaktifan relatif) . Namun, terdapat transaksi tertentu yang dianggap tidak merugikan kepentingan syarikat dan oleh itu tidak memerlukan kelulusan. Prinsip ini mencerminkan pendekatan praktikal Undang-Undang Syarikat Jepun yang tidak memerlukan kelulusan formal jika tidak ada kerugian substantif yang timbul, kerana tujuan peraturan adalah untuk melindungi kepentingan syarikat.  

Secara khusus, transaksi berikut adalah contoh di mana kelulusan tidak diperlukan:

• Ketika direktur memberikan pinjaman kepada syarikat tanpa faedah dan tanpa jaminan: Keputusan Mahkamah Agung Jepun pada 6 Disember 1963 (Showa 38)  
• Ketika syarikat melaksanakan kewajiban hutang direktur: Keputusan Mahkamah Agung Jepun pada 20 Februari 1924 (Taisho 13)  
• Transaksi yang dilakukan berdasarkan syarat-syarat perdagangan biasa: Keputusan Mahkamah Daerah Tokyo pada 24 Februari 1982 (Showa 57)  
• Transaksi antara syarikat dan pemegang saham yang memiliki semua saham: Keputusan Mahkamah Agung Jepun pada 20 Ogos 1970 (Showa 45)  
• Transaksi yang disetujui oleh semua pemegang saham: Keputusan Mahkamah Agung Jepun pada 26 September 1974 (Showa 49)  

Penkecualian ini didasarkan pada pemikiran bahawa jika transaksi tidak berpotensi merugikan kepentingan syarikat atau jika semua pemegang saham, yang merupakan pemilik akhir syarikat, menyetujui transaksi tersebut, maka tujuan peraturan konflik kepentingan tidak terjejas.

Tanggungjawab Pengarah Terhadap Pihak Ketiga di Bawah Undang-Undang Syarikat Jepun

Pengarah tidak hanya memikul tanggungjawab terhadap syarikat, tetapi juga boleh bertanggungjawab atas ganti rugi kepada pihak ketiga dalam pelaksanaan tugas mereka. Ini kerana tindakan pengarah boleh memberi kesan bukan sahaja kepada syarikat tetapi juga kepada pelbagai pihak berkepentingan yang lebih luas.

Penerangan Mengenai Artikel 429 Undang-Undang Syarikat Jepun

Artikel 429(1) Undang-Undang Syarikat Jepun menyatakan bahawa “jika pegawai atau yang seumpamanya bertindak dengan niat jahat atau kelalaian serius dalam menjalankan tugas mereka, mereka bertanggungjawab untuk mengganti rugi kerugian yang ditanggung oleh pihak ketiga akibat daripada tindakan tersebut”. Pihak ketiga di sini termasuk pemegang saham, kreditur, dan rakan niaga. Pengarah boleh bertanggungjawab atas kerugian langsung yang dialami oleh pihak ketiga akibat kelalaian tugas mereka (kerugian langsung), serta kerugian tidak langsung yang dialami oleh pihak ketiga akibat kerusakan harta syarikat (kerugian tidak langsung). Bahawa tanggungjawab pengarah tidak terbatas kepada dalaman syarikat tetapi juga meluas kepada pihak luar yang berkepentingan adalah sesuatu yang harus diberi perhatian khusus oleh pengarah.

Selanjutnya, Artikel 429(2) Undang-Undang Syarikat Jepun menetapkan tanggungjawab untuk tindakan tertentu. Ini termasuk pemberitahuan palsu dalam pengumpulan saham atau hak opsi saham baru, penyataan palsu dalam dokumen kewangan atau laporan bisnis, pendaftaran palsu, dan pengumuman palsu. Tanggungjawab atas tindakan ini boleh timbul sebagai ‘tanggungjawab kelalaian’ walaupun tanpa niat jahat atau kelalaian serius dari pengarah. Namun, pengarah tidak akan bertanggungjawab jika mereka dapat membuktikan bahawa mereka tidak lalai dalam melakukan tindakan tersebut. Peraturan ini menekankan khususnya kewajiban pengarah dalam pengungkapan informasi penting dan pendaftaran, menunjukkan pentingnya kewajiban pengarah untuk berhati-hati dalam bidang ini.

Syarat Niat Jahat atau Kelalaian Serius

‘Niat jahat’ yang ditetapkan dalam Artikel 429(1) Undang-Undang Syarikat Jepun merujuk kepada kesedaran pengarah bahawa tindakan yang mereka lakukan merupakan kelalaian tugas. Sebaliknya, ‘kelalaian serius’ merujuk kepada tindakan kelalaian tugas yang disebabkan oleh kecuaian yang ketara. Dalam tanggungjawab yang ditetapkan oleh Artikel 429(1), pihak ketiga yang mengalami kerugian harus membuktikan niat jahat atau kelalaian serius pengarah.

Ruang lingkup tanggungjawab terhadap pihak ketiga juga ditunjukkan melalui keputusan pengadilan. Sebagai contoh, dalam keputusan Mahkamah Tinggi Osaka pada 28 Disember 1977 (1977), pengarah yang hanya menjabat secara nominal tetapi terlibat dalam pendaftaran tidak jujur diakui bertanggungjawab atas ganti rugi kepada pihak ketiga. Dalam keputusan Mahkamah Daerah Tokyo pada 3 September 1990 (1990), tanggungjawab terhadap pihak ketiga juga ditegaskan terhadap individu yang secara formal bukan pegawai tetapi memiliki kekuasaan pengambilan keputusan atas hal penting syarikat (pengarah de facto). Keputusan ini menunjukkan bahawa bukan hanya gelaran pengarah tetapi juga kewenangan dan keterlibatan yang sebenarnya merupakan elemen penting dalam penentuan tanggungjawab, dan ini menjadi rujukan bagi pengarah untuk memahami posisi mereka dalam syarikat Jepun.

Pengecualian dan Pembatasan Tanggungjawab Pengarah di bawah Undang-Undang Syarikat Jepun

Undang-Undang Syarikat Jepun menyediakan sistem untuk menghapuskan atau membataskan tanggungjawab yang mungkin ditanggung oleh pengarah, dengan tujuan untuk menarik bakat-bakat terbaik menjadi pengarah dan memastikan mereka tidak mengurangkan keputusan pengurusan kerana takut mengambil risiko yang berlebihan.

Cara Pengecualian Tanggungjawab

Beberapa kaedah wujud untuk menghapuskan tanggungjawab pengarah terhadap syarikat.

• Pengecualian dengan persetujuan pemegang saham keseluruhan: Berdasarkan Artikel 424 Undang-Undang Syarikat Jepun, tanggungjawab pengarah terhadap syarikat boleh dihapuskan sepenuhnya jika mendapat persetujuan daripada semua pemegang saham. Namun, dalam syarikat tersenarai yang mempunyai banyak pemegang saham, mendapatkan persetujuan dari semua pemegang saham adalah sukar untuk dilaksanakan.
• Pengecualian sebahagian melalui resolusi mesyuarat agung pemegang saham: Artikel 425 Undang-Undang Syarikat Jepun menetapkan bahawa tanggungjawab pengarah boleh dihapuskan sebahagian melalui resolusi khas mesyuarat agung pemegang saham, tetapi hanya jika pengarah tersebut bertindak dengan niat baik dan tanpa kesilapan yang serius.
• Pengecualian sebahagian melalui resolusi lembaga pengarah: Artikel 426 Undang-Undang Syarikat Jepun menetapkan bahawa, jika terdapat peruntukan dalam perlembagaan, syarikat yang mempunyai lembaga pengarah boleh menghapuskan sebahagian tanggungjawab melalui resolusi lembaga pengarah.

Kontrak Pembatasan Tanggungjawab

Kontrak pembatasan tanggungjawab adalah sistem penting untuk membataskan tanggungjawab pengarah yang tidak menjalankan tugas pengurusan, iaitu pengarah luaran. Berdasarkan Artikel 427 Undang-Undang Syarikat Jepun, syarikat berhad boleh membuat kontrak pembatasan tanggungjawab dengan pengarah (contohnya pengarah luaran) jika terdapat peruntukan dalam perlembagaan syarikat.

Kontrak ini membolehkan penentuan had maksimum bagi jumlah tanggungjawab ganti rugi, dengan syarat pengarah tersebut bertindak dengan niat baik dan tanpa kesilapan yang serius. Had maksimum ini tidak boleh kurang daripada jumlah minimum yang ditetapkan oleh Undang-Undang Syarikat Jepun (contohnya, bagi pengarah luaran, jumlah gabungan gaji dua tahun terakhir dan keuntungan yang diperoleh dari hak opsyen saham baru).

Perlu diperhatikan bahawa kontrak pembatasan tanggungjawab hanya terpakai kepada tanggungjawab atas kelalaian dalam menjalankan tugas kepada syarikat, dan tidak meliputi tanggungjawab atas kerugian yang diberikan kepada pihak ketiga. Juga, jika pengarah luaran yang telah menandatangani kontrak pembatasan tanggungjawab kemudian menjadi pengarah yang menjalankan tugas pengurusan, maka kontrak tersebut akan kehilangan kesannya untuk masa depan.

Sistem pengecualian dan pembatasan tanggungjawab ini adalah pertimbangan polisi untuk menarik pengarah luaran yang berkebolehan dan memastikan mereka dapat menjalankan tugas pengawasan terhadap syarikat tanpa harus menanggung risiko tanggungjawab peribadi yang berlebihan. Terutamanya dalam konteks reformasi tadbir urus korporat di Jepun, di mana peranan pengarah luaran yang bebas sangat ditekankan, sistem ini mempunyai makna yang penting. Ketika mempertimbangkan untuk menjadi pengarah di syarikat Jepun, mekanisme pembatasan tanggungjawab ini menjadi elemen penting dari sudut pengurusan risiko peribadi.

Kesimpulan

Memahami secara mendalam peranan dan tanggungjawab pengarah di bawah Undang-Undang Syarikat Jepun adalah sangat penting dalam mengembangkan perniagaan di Jepun. Dari kewajipan asas seperti kewajipan berhati-hati dan kewajipan setia, hingga tanggungjawab atas kelalaian tugas, sekatan terhadap transaksi persaingan dan transaksi yang berkonflik kepentingan, serta tanggungjawab terhadap pihak ketiga, perlu memahami aspek-aspek hukum yang beragam dengan tepat. Pemahaman berdasarkan peraturan dan preseden hukum ini adalah asas untuk mengelakkan risiko hukum yang tidak dijangka dan menyumbang kepada pertumbuhan berterusan syarikat serta penciptaan nilai korporat jangka panjang. Kepatuhan hukum seharusnya dilihat bukan sebagai beban, tetapi sebagai pelaburan ke dalam kestabilan dan kesinambungan perniagaan.

Firma hukum Monolis mempunyai rekod prestasi yang luas dalam melayani pelbagai klien di dalam negeri Jepun, terutama dalam bidang peranan dan tanggungjawab pengarah di bawah Undang-Undang Syarikat Jepun. Firma kami mempunyai beberapa peguam yang fasih berbahasa Inggris dan memiliki kelayakan peguam dari negara asing, yang memungkinkan kami untuk memberikan sokongan kuat dalam menavigasi lingkungan hukum yang kompleks di Jepun dengan melampaui halangan bahasa dan budaya yang dihadapi oleh klien asing.

Dengan kepakaran dalam hukum Jepun dan pemahaman terhadap amalan perniagaan internasional, firma kami menyediakan nasihat hukum yang tepat dan praktikal untuk cabaran yang dihadapi oleh pelabur asing dan syarikat-syarikat dalam pasaran Jepun. Jika anda berminat untuk berdiskusi mengenai tema ini atau memerlukan sokongan hukum menyeluruh dalam pengembangan perniagaan anda di Jepun, sila hubungi Firma Hukum Monolis.