De juridische gevolgen van ongeldig ontslag in het Japanse arbeidsrecht: Statusbevestiging en loonvordering

In het Japanse arbeidsrecht kan het voorkomen dat een ontslag door een bedrijf achteraf juridisch ongeldig wordt verklaard. Zo’n situatie leidt voor het bedrijf niet alleen tot een eenmalige financiële betaling, maar ook tot ernstige en voortdurende juridische verplichtingen. Een ongeldig ontslag betekent juridisch gezien dat het ontslag vanaf het begin af aan niet heeft bestaan en dat de arbeidsovereenkomst tussen het bedrijf en de werknemer zonder onderbreking is voortgezet. Vanuit dit principe kunnen werknemers voornamelijk twee krachtige rechten claimen. De eerste is een ‘statusbevestigingsclaim’, waarbij juridisch wordt bevestigd dat zij nog steeds werknemer zijn. De tweede is een ‘loonclaim’, ook wel ‘back pay’ genoemd, voor het salaris dat zij tijdens de periode van ontslag hadden moeten ontvangen. Vooral de verplichting tot back pay kan aanzienlijk oplopen als het geschil lang voortsleept, en kan in totaal oplopen tot tientallen miljoenen yen. Dit kan voor een bedrijf een moeilijk te voorspellen en aanzienlijk financieel risico vormen. In dit artikel zullen we vanuit een professioneel oogpunt in detail bespreken welke juridische effecten en bijbehorende managementrisico’s een bedrijf in Japan tegenkomt wanneer een ontslag ongeldig wordt verklaard, gebaseerd op Japanse wetgeving en belangrijke rechtszaken.

Verzoek tot bevestiging van de arbeidspositie en ongeldigheid van ontslag onder Japans arbeidsrecht

Wanneer een werknemer de geldigheid van een ontslag betwist, is een van de kernjuridische claims het ‘verzoek tot bevestiging van de arbeidspositie’. Dit is een gerechtelijke procedure waarbij aan de rechtbank wordt gevraagd om te bevestigen dat, aangezien het ontslag ongeldig is, het arbeidscontract met het bedrijf nog steeds geldig is en dat de werknemer nog steeds een arbeidspositie heeft.

Het verzoek tot bevestiging van de arbeidspositie wordt uitgevoerd als een type van een bevestigende rechtszaak op basis van het Japanse burgerlijk procesrecht. De beoordeling die ten grondslag ligt aan de ‘ongeldigheid van het ontslag’ is gebaseerd op de regels vastgesteld in artikel 16 van de Japanse arbeidsovereenkomstenwet. Dit artikel bepaalt dat “een ontslag ongeldig is als het objectief gezien een redelijke grond mist…” en op basis van deze bepaling wordt een onrechtmatig ontslag niet van kracht. Daarom, als een ontslag ongeldig wordt verklaard op basis van artikel 16, ontstaat er ruimte voor het verzoek tot bevestiging van de arbeidspositie om te bevestigen dat het arbeidscontract voortduurt. Volgens deze bepaling wordt een onrechtmatig ontslag juridisch ‘ongeldig’ verklaard, wat betekent dat het geen effect heeft. Aangezien het ontslag ongeldig is, is het arbeidscontract niet beëindigd en bevindt de werknemer zich nog steeds in de positie om de rechten van het contract te hebben, dat is de logische conclusie van deze claim. Als de rechtbank dit verzoek toewijst, wordt in de uitspraak verklaard dat “de eiser in de positie is om arbeidscontractuele rechten te hebben ten opzichte van de gedaagde”.

Echter, de effectiviteit van dit verzoek tot bevestiging van de arbeidspositie vereist een zorgvuldigere overweging in het geval van werknemers met een tijdelijk arbeidscontract. Zelfs als het ontslag van een werknemer met een bepaalde contractduur ongeldig wordt verklaard, betekent dit niet dat het contract direct wordt verlengd of omgezet in een contract voor onbepaalde tijd. Het Japanse Hooggerechtshof (op 7 november van het eerste jaar van Reiwa (2019), Eerste Kleine Kamer) heeft in een zaak waarin het ontslag tijdens de contractperiode van een tijdelijk arbeidscontract ongeldig werd verklaard, aangegeven dat ① het al dan niet eindigen van het contract door het verstrijken van de contractperiode en ② of het contract na afloop is vernieuwd (het al dan niet slagen van de verwachting van vernieuwing) in eerste aanleg onderzocht en beoordeeld moeten worden, en heeft het oorspronkelijke vonnis vernietigd en teruggestuurd voor verder onderzoek. Zoals dit precedent aantoont, vereist een verzoek tot bevestiging van de arbeidspositie van een werknemer met een tijdelijk contract, naast de geldigheid van het ontslag, een tweestapsbeoordeling van zowel het verstrijken van de contractperiode als de al dan niet vernieuwing van het contract. Vooral de vraag of er een vernieuwing heeft plaatsgevonden is een belangrijk geschilpunt, waarbij het al dan niet slagen van het recht op verwachting van vernieuwing op basis van artikel 19 van de Japanse arbeidsovereenkomstenwet van groot belang is.

De Juridische Basis voor Loonvorderingen na Ontslag (Backpay) onder Japans Recht

Wanneer een ontslag als ongeldig wordt beschouwd, hebben werknemers het recht om achterstallig loon, oftewel backpay, te vorderen vanaf de datum van ontslag tot de datum waarop het geschil wordt opgelost. Dit vorderingsrecht verschilt van een schadevergoedingsclaim als gevolg van een onrechtmatige daad. Het is een schuldvorderingsclaim die direct gebaseerd is op een arbeidsovereenkomst die niet is beëindigd door het ongeldige ontslag.

De verplichting tot het betalen van deze backpay is gebaseerd op artikel 536, lid 2, van het Japanse Burgerlijk Wetboek. Dit artikel stelt regels vast voor situaties waarin een van de contractpartijen niet in staat is om zijn verplichtingen na te komen door omstandigheden die voor rekening van de andere partij komen, bekend als het principe van ‘risicodraging door de schuldeiser’. Wanneer dit principe wordt toegepast op arbeidsovereenkomsten, ontstaat de volgende juridische structuur.

Ten eerste is een arbeidsovereenkomst een wederkerige overeenkomst waarbij de werknemer verplicht is arbeid te leveren en het bedrijf verplicht is daarvoor loon te betalen. In deze relatie is het bedrijf de ‘schuldeiser’ die de prestatie van ‘het leveren van arbeid’ door de werknemer ontvangt, en de werknemer is de ‘schuldenaar’ die de arbeid levert.

Ten tweede creëert een ongeldig ontslag door het bedrijf een situatie waarin de werknemer arbeid wil maar niet kan leveren. Dit wordt beschouwd als een situatie waarin de werknemer (de schuldenaar) niet in staat is om zijn verplichting tot het leveren van arbeid na te komen door een reden die toe te rekenen is aan het bedrijf, oftewel de ‘schuldeiser’.

Ten derde bepaalt artikel 536, lid 2, van het Japanse Burgerlijk Wetboek dat ‘wanneer de schuldenaar niet in staat is om zijn verplichting na te komen door een reden die voor rekening van de schuldeiser komt, de schuldeiser niet het recht heeft om de tegenprestatie te weigeren’. Toegepast op de arbeidsovereenkomst betekent dit dat zelfs als de werknemer (de schuldenaar) niet kan werken door de verantwoordelijkheid van het bedrijf (de schuldeiser), het bedrijf niet het recht heeft om de tegenprestatie, namelijk het loon, te weigeren.

Daarom behoudt de werknemer, zelfs als hij niet daadwerkelijk heeft gewerkt, het recht om het volledige loon te vorderen op basis van een arbeidsovereenkomst die nog steeds van kracht is. Hoewel de tekst van artikel 536, lid 2, van het Japanse Burgerlijk Wetboek enigszins is gewijzigd door de herziening van het Burgerlijk Wetboek in 2020, hebben de opstellers van de wetswijziging aangegeven dat deze wijziging niet bedoeld is om de interpretatie van bestaande jurisprudentie met betrekking tot backpay bij ongeldig ontslag te veranderen, waardoor de stabiliteit van deze juridische basis behouden blijft.

Het bereik van lonen die in aanmerking komen voor backpay onder Japans recht

De lonen die als backpay moeten worden uitbetaald, omvatten alle gelden die een werknemer zeker en regelmatig zou hebben ontvangen als de ontslag niet had plaatsgevonden. Echter, niet alle salariscomponenten komen in aanmerking, en er wordt onderscheid gemaakt op basis van hun aard.

Basissalaris en toeslagen voor functies of huisvesting, die maandelijks vast worden uitbetaald, vallen vanzelfsprekend onder backpay.

De salariscomponenten die in aanmerking komen voor backpay worden beoordeeld op basis van hun aard en de voorwaarden voor uitbetaling, niet op basis van de benaming. Er zijn rechterlijke uitspraken in Japan waarbij voor de berekening van lonen na een ongeldig ontslag de ‘reiskostenvergoeding werd uitgesloten’ (bijvoorbeeld: uitspraak van de Tokyo District Court op 6 juli 2012 (Heisei 24)). Aan de andere kant is er ook een beslissing waarin de reiskostenvergoeding als ‘loon’ onder de Japanse Labor Standards Act werd beschouwd (bijvoorbeeld: uitspraak van het Supreme Court op 14 juli 1988 (Showa 63)). Zelfs als de reiskostenvergoeding als loon wordt erkend, hangt het af van het doel en de aard van de betaling (of het een vergoeding van werkelijke kosten of een vast bedrag betreft) of deze wordt meegenomen in de berekening van backpay. Daarom verschilt de behandeling van de reiskostenvergoeding afhankelijk van of het een vergoeding van werkelijke kosten betreft of dat het als vast salaris wordt beschouwd.
Overwerkvergoeding (overtime) is in principe uitgesloten tenzij er daadwerkelijk overuren zijn gewerkt, maar een vast overwerkbedrag (forfaitaire overwerkvergoeding) dat elke maand wordt uitbetaald, kan als een vast salaris worden beschouwd en in sommige gevallen in aanmerking komen.
Wat betreft bonussen, als het bedrag varieert op basis van prestaties of beoordelingen, is de neiging dat claims niet worden erkend omdat er geen prestaties of beoordelingen hebben plaatsgevonden (bijvoorbeeld: uitspraak van de Tokyo District Court op 9 augustus 2016 (Heisei 28)). Aan de andere kant zijn er gevallen waarin bonussen wel in aanmerking kwamen als het bedrag en de berekeningsbasis duidelijk waren vastgelegd in de arbeidsovereenkomst of het arbeidsreglement en geen beoordeling vereist was.
Zoals u ziet, is de behandeling van elk onderdeel niet uniform en is een concrete beoordeling nodig op basis van de individuele contractinhoud, de voorwaarden voor uitbetaling en de aanwezigheid van salariskarakteristieken, rekening houdend met de trends in rechterlijke uitspraken.

Aftrek van Tussenliggend Inkomen: Verlaging van Terugwerkende Loonbetalingen

Wanneer een ontslagen werknemer tijdens de ontslagperiode inkomsten (tussenliggend inkomen) heeft verkregen door bijvoorbeeld bij een ander bedrijf te werken, is het niet noodzakelijk voor het bedrijf om het volledige bedrag van de terugwerkende loonbetalingen (backpay) te voldoen. Het is toegestaan om op basis van een bepaalde berekening dit inkomen in mindering te brengen. Dit is een aanpassing om te voorkomen dat werknemers ongerechtvaardigd voordeel behalen door zowel het loon van het oorspronkelijke bedrijf als het inkomen van een nieuwe werkplek dubbel te ontvangen. De berekeningsmethode voor deze aftrek is echter niet simpelweg een aftrekking, maar moet voldoen aan speciale en complexe regels die door het Japanse Hooggerechtshof zijn vastgesteld.

Deze berekeningsmethode werd vastgesteld door een uitspraak van het Japanse Hooggerechtshof op 2 april 1987 (Showa 62) (de zaak Akebono Taxi). Deze uitspraak toonde een geavanceerd oordeel dat twee verschillende wettelijke eisen met elkaar in harmonie bracht. De ene is het principe in artikel 536, lid 2, van het Japanse Burgerlijk Wetboek, dat stelt dat het voordeel dat is verkregen, moet worden terugbetaald. De andere is de dwingende wettelijke eis van artikel 26 van de Japanse Arbeidsnormenwet, die stelt dat in geval van werkonderbreking door de werkgever, ten minste 60% van het gemiddelde loon als werkonderbrekingsvergoeding moet worden betaald om het levensonderhoud van de werknemer te waarborgen.

Als resultaat van het afstemmen van deze twee principes, heeft het Japanse Hooggerechtshof de volgende stapsgewijze aftrekregels vastgesteld. Ten eerste mag het deel dat overeenkomt met ‘60% van het gemiddelde loon’, dat door artikel 26 van de Japanse Arbeidsnormenwet wordt gegarandeerd als minimumlevensonderhoud voor de werknemer, in geen geval worden verminderd door tussenliggend inkomen. Aftrek van tussenliggend inkomen is alleen toegestaan voor het deel dat het ‘60% van het gemiddelde loon’ overschrijdt, oftewel het ‘40% van het gemiddelde loon’ deel.

De specifieke berekeningsprocedure is als volgt:

1. Voor elke loonbetalingsperiode tijdens de ontslagperiode, trek het tussenliggend inkomen dat in die periode is verkregen af van het te betalen loonbedrag. Deze aftrek is echter beperkt tot het bedrag dat overeenkomt met 40% van het gemiddelde loon.
2. Als het bedrag van het tussenliggend inkomen meer is dan 40% van het gemiddelde loon en er een restbedrag overblijft dat niet kan worden afgetrokken, kan dit restbedrag worden afgetrokken van andere inkomsten, zoals bonussen, die niet zijn inbegrepen in de berekeningsbasis voor het gemiddelde loon. Bonussen vallen niet onder de bescherming van werkonderbrekingsvergoedingen volgens artikel 26 van de Japanse Arbeidsnormenwet, dus het volledige bedrag kan worden afgetrokken.

Het is belangrijk om te benadrukken dat het tussenliggend inkomen dat kan worden afgetrokken, beperkt is tot inkomsten die zijn verkregen in de periode die tijdsmatig overeenkomt met de loonbetalingsperiode. Bijvoorbeeld, het is niet mogelijk om inkomen dat in mei is verkregen af te trekken van het loon voor april. Deze complexe berekeningsregels worden samengevat in de onderstaande tabel.

Zo blijkt dat zelfs als een ontslagen werknemer een hoog inkomen heeft verkregen uit ander werk, de verplichting van het bedrijf om terugwerkende loonbetalingen te doen niet volledig wordt opgeheven, en dat er ten minste een verplichting blijft om een bedrag gelijk aan 60% van het gemiddelde loon te betalen. Dit is een belangrijk risico voor het bedrijfsbeheer.

Beperkingen op loonvorderingen: Verlies van de intentie om te werken

Het recht om achterstallig loon te vorderen is niet onbeperkt geldig. Volgens artikel 536, lid 2 van het Japanse Burgerlijk Wetboek is een voorwaarde voor dit recht dat de werknemer de intentie en het vermogen behoudt om te blijven werken in zijn oorspronkelijke functie. Als uit het gedrag van de werknemer objectief kan worden afgeleid dat hij de ‘intentie om te werken’ heeft verloren, dan wordt vanaf dat moment het recht op achterstallig loon niet meer erkend.

Het verlies van de ‘intentie om te werken’ wordt door de rechtbank vastgesteld op basis van de specifieke acties van de werknemer. Bijvoorbeeld, als een werknemer na ontslag een permanente voltijdspositie bij een ander bedrijf verkrijgt en een stabiel inkomen verdient dat gelijk is aan of hoger dan het loon voor het ontslag, dan wordt aangenomen dat de werknemer niet langer de intentie heeft om terug te keren naar het oorspronkelijke bedrijf. In een uitspraak van de rechtbank van Osaka op 29 september 2021 (de NIKE-zaak) werd vastgesteld dat een voormalige werknemer, die aanvankelijk herintreding eiste en een rechtszaak aanspande, zijn intentie om te werken had verloren op het moment dat hij als zelfstandige een inkomen ging verdienen dat aanzienlijk hoger was dan zijn vroegere loon. Op dezelfde manier heeft de rechtbank van Tokio in een uitspraak van 7 augustus 2019 (de Dream Exchange-zaak) geoordeeld dat, ondanks het feit dat de annulering van een baanaanbod ongeldig werd verklaard, de acties van de eiser daarna aantoonden dat de intentie om te werken verloren was gegaan, waardoor het recht op achterstallig loon na een bepaald moment werd afgewezen.

Desalniettemin wordt de ‘intentie om te werken’ niet direct ontkend enkel op basis van het feit dat iemand bij een ander bedrijf in dienst is getreden. In situaties waarin iemand tijdelijk parttime werk verricht om in levensonderhoud te voorzien of blijft streven naar herintreding bij het oorspronkelijke bedrijf, kan nog steeds worden aangenomen dat de intentie om te werken aanwezig is.

Bovendien ontstaat er geen verplichting tot het betalen van achterstallig loon voor de periode waarin de werknemer om persoonlijke redenen niet in staat was om te werken. Als bijvoorbeeld een werknemer tijdens de ontslagperiode vanwege een persoonlijke ziekte of verwonding die niets met het ontslag te maken heeft, langdurig niet in staat was om te werken, dan is er voor die periode geen loonbetaling verschuldigd door de werkgever, aangezien de werknemer ook zonder ontslag geen arbeid had kunnen leveren. Zo zijn de acties van de werknemer na ontslag een uiterst belangrijke factor bij het bepalen van de omvang van de betalingsverplichtingen van het bedrijf.

Risico’s en aandachtspunten bij het oplopen van achterstallig loon onder Japans recht

Het grootste risico voor bedrijven in geschillen over ongeldig ontslag in Japan is dat de schuld van achterstallig loon blijft oplopen gedurende de hele periode vanaf het aanspannen van de rechtszaak tot het moment dat het vonnis definitief wordt. In het Japanse rechtssysteem is het niet ongewoon dat een geschil van de eerste aanleg tot aan het Hooggerechtshof jaren in beslag neemt. Als gevolg hiervan kan het totale bedrag aan achterstallig loon dat een bedrijf uiteindelijk moet betalen extreem hoog oplopen.

Voorbeelden uit het verleden tonen de ernst van dit risico aan. Zo werd in een uitspraak van het Tokyo High Court op 31 augustus 2016 (de Toshiba-zaak) een bedrijf na een geschil van ongeveer 12 jaar veroordeeld tot het betalen van ongeveer 52 miljoen yen. In een andere zaak, beslist door de Tokyo District Court op 9 februari 2010 (de Mitsui Memorial Hospital-zaak), werd een aanzienlijk bedrag opgelegd na een geschil van ongeveer 2 jaar.

Factoren die bijdragen aan de oplopende kosten van achterstallig loon zijn onder meer:

• Het hoge salaris van de ontslagen werknemer.
• De langdurigheid van juridische procedures zoals rechtszaken.
• Het feit dat de werknemer na ontslag geen nieuwe baan vindt en geen tussenliggende inkomsten kan aftrekken.
• Meerdere werknemers die hetzelfde ontslag aanvechten.

Wanneer deze factoren samenkomen, kan de financiële impact op een bedrijf enorm zijn. Het bestaan van dit cumulatieve risico suggereert hoe gevaarlijk het kan zijn om te wachten op een definitieve uitspraak in geschillen over de geldigheid van ontslag. Daarom is het als managementbeslissing van cruciaal belang om te streven naar een strategische en snelle oplossing, zoals onderhandelingen over een schikking in een vroeg stadium van de rechtszaak.

Samenvatting

Onder het Japanse arbeidsrecht is een ongeldig verklaarde ontslag niet slechts een gebeurtenis uit het verleden. Het brengt significante juridische risico’s met zich mee voor het bedrijf, zoals een ‘statusbevestigingsverzoek’, dat juridisch bevestigt dat de arbeidsovereenkomst voortduurt, en een ‘backpay-verzoek’ voor de betaling van alle lonen gedurende de periode van geschil. De berekening van de backpay is gebaseerd op complexe regels gevormd door jurisprudentie, waarbij principes van het Japanse Burgerlijk Wetboek en de Arbeidsnormenwet elkaar kruisen, inclusief aftrek van tussenliggende inkomsten en de behandeling van bonussen. Als een geschil langdurig wordt, kunnen de bedragen oplopen tot miljoenen yen. Een diepgaand begrip van de juridische effecten van een ongeldig ontslag, naast de geldigheid ervan, is essentieel om dit risico adequaat te beheren.

Monolith Law Office heeft een uitgebreide staat van dienst in het ondersteunen van een groot aantal cliënten binnen Japan op het gebied van ontslagzaken onder het Japanse arbeidsrecht. Ons kantoor heeft meerdere Engelssprekende advocaten met buitenlandse juridische kwalificaties in dienst, waardoor wij internationale managementteams kunnen helpen bij het begrijpen van de complexe Japanse arbeidswetgeving en het uitvoeren van een passende risicoanalyse en strategieontwikkeling. Wanneer u geconfronteerd wordt met belangrijke managementuitdagingen zoals geschillen rond ontslag, aarzel dan niet om contact op te nemen met ons kantoor voor gespecialiseerde ondersteuning.