De rol en verantwoordelijkheid van de auditor in het Japanse vennootschapsrecht

In de Japanse bedrijfsvoering speelt het systeem van de ‘kansayaku’ (監査役), ofwel de statutaire auditor, een unieke en uiterst belangrijke rol. Dit systeem is ontworpen om toezicht te houden op en correcties aan te brengen in de uitvoering van taken door bestuurders, met als doel het handhaven van een gezonde bedrijfsvoering. Het kansayaku-systeem heeft zich op een unieke manier ontwikkeld, afwijkend van de ‘Audit Committee’ zoals bekend in landen met een Anglo-Amerikaans rechtssysteem en de ‘Aufsichtsrat’ in Duitsland. Daarom kan het vanuit een internationaal perspectief lastig te begrijpen zijn hoe dit systeem functioneert en gepositioneerd is.

De rol van de kansayaku is in de loop der tijd geëvolueerd van puur financiële audits naar operationele audits en zelfs naar audits van de redelijkheid van het management. Deze historische ontwikkeling is essentieel om de huidige brede reikwijdte van de taken van de kansayaku te begrijpen en leidt ook tot discussies over de overlap van rollen met externe bestuurders. Het dynamische karakter van het Japanse kansayaku-systeem toont zowel de flexibiliteit als de bestaande debatten over de effectiviteit ervan. Dit artikel heeft als doel om, gebaseerd op de Japanse vennootschapswet, de rol, bevoegdheden, verplichtingen, verantwoordelijkheden en relevante belangrijke rechtszaken met betrekking tot de kansayaku gedetailleerd te bespreken. Door heldere en begrijpelijke formuleringen te gebruiken, bevorderen we een diepgaand begrip van de mechanismen van corporate governance in Japan.

Wat is een Auditor: Definitie en Doelstellingen onder Japans Vennootschapsrecht

In het Japanse vennootschapsrecht wordt de auditor gepositioneerd als een van de organen van een naamloze vennootschap. Artikel 381, lid 1, van het Japanse vennootschapsrecht definieert duidelijk dat “de auditor de taak heeft om de uitvoering van de taken van de bestuurders (en in het geval van een bedrijf met een accounting auditor, de bestuurders en de accounting auditor) te auditen”. Zoals deze definitie aangeeft, is het primaire doel van de auditor om toezicht te houden en te verifiëren of de uitvoering van taken door de bestuurders in overeenstemming is met wetten en statuten en of deze taken op gepaste wijze worden uitgevoerd.

De auditor wordt gezien als een ‘stabiliserend mechanisme’ om het gezonde management van een bedrijf te behouden en te stabiliseren. Dit betekent niet alleen het ontdekken van fraude of fouten door individuele bestuurders, maar ook het bijdragen aan het gemeenschappelijke managementdoel van het behouden van de bedrijfsreputatie en het verbeteren van de prestaties door middel van ‘managementaudit’. De auditor is geen uitvoerder van taken, maar houdt toezicht op de uitvoering van taken door de bestuurders en stimuleert correcties waar nodig. Daarom wordt van de auditor verwacht dat hij zijn taken onafhankelijk van de raad van bestuur uitvoert, wat essentieel is voor bedrijven om wetgeving na te leven en transparant management te handhaven.

Kenmerkend voor de werkzaamheden van de auditor is dat deze zowel bedrijfsaudits als financiële audits omvat. Bij bedrijfsaudits wordt de wettigheid en redelijkheid van de uitvoering van taken door de bestuurders gecontroleerd, terwijl bij financiële audits de juistheid van de financiële documenten wordt geverifieerd. Dit tweeledige aspect van bedrijfs- en financiële audits verschilt van veel buitenlandse auditcomités die zich voornamelijk richten op financiële rapportage. Dit brede auditbereik stelt de auditor in staat om een meer omvattende toezicht op het gehele bedrijfsmanagement uit te oefenen, maar betekent tegelijkertijd dat van de auditor niet alleen kennis van boekhouding wordt verwacht, maar ook een diepgaand begrip van de algehele bedrijfsvoering. Deze uitgebreide rol is een belangrijk perspectief voor buitenlandse bedrijven bij het beoordelen van de rol van Japanse auditors.

Volgens het Japanse vennootschapsrecht is het niet verplicht voor alle naamloze vennootschappen om een auditor aan te stellen. In principe is het verplicht voor bedrijven met een raad van bestuur om een auditor aan te stellen, maar bedrijven die aan bepaalde voorwaarden voldoen, hoeven geen auditor aan te stellen. Dit geldt bijvoorbeeld voor bedrijven met beperkingen op aandelenoverdracht, bedrijven zonder raad van bestuur, of bedrijven met een raad van bestuur die een accounting auditor hebben aangesteld. In het bijzonder is het aanstellen van een auditor niet toegestaan voor bedrijven met een nominatiecomité of een audit- en toezichtcomité.

Hoewel de auditor wettelijk duidelijk is gepositioneerd als een onafhankelijk orgaan van de raad van bestuur, kan de traditionele Japanse bedrijfscultuur, met name praktijken zoals senioriteit en levenslange tewerkstelling, invloed hebben op de mate waarin de auditor daadwerkelijk toezicht en correctieve functies kan uitoefenen ten opzichte van het management. Dit suggereert een potentieel probleem in de uitvoering van het systeem, waarbij wettelijke onafhankelijkheid niet noodzakelijkerwijs direct verband houdt met daadwerkelijke onafhankelijkheid of invloed. Bijvoorbeeld, het kan moeilijk zijn voor een auditor die binnen het bedrijf is gepromoveerd om strenge audits uit te voeren op het management dat hem heeft gepromoveerd.

De bevoegdheden en verplichtingen van een Japanse auditor

In Japan worden auditors, vanuit hun onafhankelijke positie, door de Japanse vennootschapswet (Companies Act) voorzien van krachtige bevoegdheden en duidelijke verplichtingen. Deze bevoegdheden en verplichtingen zijn essentieel om ervoor te zorgen dat de auditor de uitvoering van taken door het bestuur effectief kan controleren en de belangen van de onderneming kan beschermen.

De voornaamste bevoegdheden van een Japanse auditor

Een auditor in Japan moet de uitvoering van taken door bestuurders (en in bedrijven met een accounting auditor, ook de accounting auditor) controleren en daarbij een auditrapport opstellen volgens de regels vastgesteld door het Japanse Ministerie van Justitie [Artikel 381, lid 1 van de Japanse Vennootschapswet (2005)]. Dit auditrapport wordt voorgelegd aan de algemene vergadering van aandeelhouders en dient als een belangrijk middel om de mening van de auditor over de bedrijfsvoering aan de aandeelhouders over te brengen.

Daarnaast kan de auditor te allen tijde rapporten over de bedrijfsvoering eisen van bestuurders, accounting auditors, managers en andere werknemers, en kan hij de zakelijke activiteiten en de financiële situatie van het bedrijf onderzoeken [Artikel 381, lid 2 van de Japanse Vennootschapswet (2005)]. Bovendien, indien de auditor dit noodzakelijk acht voor de uitvoering van zijn taken, kan hij ook rapporten eisen en onderzoek doen naar de zakelijke activiteiten en de financiële situatie van dochterondernemingen [Artikel 381, lid 3 van de Japanse Vennootschapswet (2005)]. Deze uitgebreide onderzoeksbevoegdheden zijn van cruciaal belang voor het vroegtijdig ontdekken van frauduleuze handelingen en ongepaste uitvoering van bedrijfsactiviteiten.

De auditor moet aanwezig zijn bij vergaderingen van de raad van bestuur en, indien hij dit noodzakelijk acht, zijn mening uiten [Artikel 383, lid 1 van de Japanse Vennootschapswet (2005)]. Echter, aangezien de auditor geen lid is van de raad van bestuur, heeft hij geen stemrecht bij de besluitvorming van de raad. Dit is een belangrijk punt om op te letten, aangezien in veel buitenlandse jurisdicties leden van de auditcommissie vaak wel stemrecht hebben in de raad van bestuur.

Verder kan de auditor, indien de bestuurders geen vergadering van de raad van bestuur bijeenroepen of als hij van mening is dat er een vergadering moet worden gehouden, eisen dat de bestuurders een vergadering bijeenroepen. Als er binnen vijf dagen na het verzoek geen oproep voor een vergadering wordt verzonden die binnen twee weken na de datum van het verzoek plaatsvindt, kan de auditor die het verzoek heeft ingediend zelf de vergadering van de raad van bestuur bijeenroepen [Artikel 383, lid 2 en 3 van de Japanse Vennootschapswet (2005)]. Dit is een belangrijke bevoegdheid waarmee de auditor actief kan ingrijpen als de raad van bestuur niet naar behoren functioneert.

Als bestuurders handelingen verrichten of dreigen te verrichten die buiten het doel van de vennootschap vallen of in strijd zijn met wetten of statuten, en deze handelingen kunnen aanzienlijke schade toebrengen aan de vennootschap, dan kan de auditor de betreffende bestuurders verzoeken om deze handelingen te staken [Artikel 385, lid 1 van de Japanse Vennootschapswet (2005)]. Dit recht om handelingen te stoppen is een krachtig middel waarmee de auditor preventief kan optreden voordat de vennootschap ernstige schade lijdt.

In gevallen waarin bestuurders een rechtszaak aanspannen tegen de vennootschap of aandeelhouders een rechtszaak aanspannen tegen de bestuurders, zal de auditor de vennootschap vertegenwoordigen [Artikel 386, lid 1 van de Japanse Vennootschapswet (2005)]. Dit zorgt ervoor dat de belangen van de vennootschap adequaat worden beschermd, zelfs in situaties waarin belangenconflicten kunnen ontstaan.

Ten slotte heeft de auditor het recht om de kosten die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van zijn taken bij de vennootschap in rekening te brengen [Artikel 388 van de Japanse Vennootschapswet (2005)]. Hierdoor kan de auditor zijn taken uitvoeren zonder economische beperkingen.

De voornaamste plichten van een Japanse auditor

Een auditor in Japan heeft niet alleen de bevoegdheid om bepaalde taken uit te voeren, maar draagt ook de volgende belangrijke verantwoordelijkheden.

De auditor is verplicht om een auditrapport op te stellen op basis van de resultaten van de uitgevoerde audit van de taakuitvoering door de bestuurders, zoals bepaald in Artikel 381, Paragraaf 1 van de Japanse Vennootschapswet (後段). Dit rapport biedt aandeelhouders en andere belanghebbenden een onafhankelijke mening over de governance van de onderneming.

Daarnaast moet de auditor de vergaderingen van de raad van bestuur bijwonen en indien nodig zijn mening uiten, zoals vereist door Artikel 383, Paragraaf 1 van de Japanse Vennootschapswet (本文). Dit zorgt ervoor dat de auditor actief deelneemt aan de discussies van de raad van bestuur en zorgen naar voren brengt, wat bijdraagt aan de juistheid van de besluitvorming van de raad.

Verder moet de auditor, wanneer hij ontdekt dat een bestuurder frauduleuze handelingen verricht of ernstige feiten die in strijd zijn met wetten of statuten, dit onverwijld rapporteren aan de algemene vergadering van aandeelhouders, zoals vereist door Artikel 384 van de Japanse Vennootschapswet. Deze rapportageverplichting is een belangrijke functie om bedrijfsmisstanden aan het licht te brengen en hun correctie te bevorderen.

De auditor heeft ook de plicht om een accountantscontrole uit te voeren, waarbij hij controleert op de aanwezigheid van documenten die ten grondslag liggen aan de financiële verslaglegging van de onderneming, de opzet en werking van het verzamel- en bewaarsysteem van deze documenten, en de naleving van diverse wetten.

Hoewel de auditor de plicht heeft om de vergaderingen van de raad van bestuur bij te wonen en zijn mening te uiten, en sterke bevoegdheden heeft zoals het recht om een bijeenroeping van de raad van bestuur te verzoeken of een staking van illegale activiteiten, heeft hij geen stemrecht bij de besluiten van de raad van bestuur. Deze structuur benadrukt de rol van de auditor als ‘toezichthouder’, die vanuit een externe positie de legaliteit en deugdelijkheid van het management controleert zonder direct betrokken te zijn bij het besluitvormingsproces. Dit is een significant verschil met veel buitenlandse auditcomitéleden die wel stemrecht hebben in de raad van bestuur, en suggereert dat de invloed van de auditor sterk afhankelijk is van zijn vermogen om te onderzoeken en de overtuigingskracht van zijn mening.

De bevoegdheid van de auditor om een bijeenroeping van de raad van bestuur te verzoeken, en indien nodig zelf een bijeenroeping te organiseren, zoals bepaald in Artikel 383, Paragraaf 2 en 3 van de Japanse Vennootschapswet, en het recht om een staking van illegale activiteiten van bestuurders te verzoeken, zoals bepaald in Artikel 385, Paragraaf 1 van de Japanse Vennootschapswet, toont aan dat de auditor niet alleen een rol speelt in de achteraf controle, maar ook een preventieve en actieve rol heeft in het voorkomen van schade aan de onderneming. Dit benadrukt dat de taken van de auditor niet alleen gericht zijn op het ontdekken van fraude, maar ook op de preventie ervan.

Verantwoordelijkheid en Vrijstelling van Aansprakelijkheid voor de Auditcommissaris Onder Japans Recht

De auditcommissaris kan, indien hij zijn belangrijke taken verwaarloost, onder de Japanse vennootschapswet (2005) verschillende verantwoordelijkheden dragen. Tegelijkertijd bestaat er een systeem waarbij, onder bepaalde voorwaarden, deze verantwoordelijkheid gedeeltelijk kan worden kwijtgescholden.

Soorten verantwoordelijkheden van een Japanse auditor

De verantwoordelijkheden van een auditor in Japan omvatten voornamelijk civiele aansprakelijkheid, strafrechtelijke aansprakelijkheid en administratieve sancties.  

Wat civiele aansprakelijkheid betreft, is een auditor verplicht om schade te vergoeden aan de vennootschap als hij zijn taken verwaarloost, wat resulteert in schade [Artikel 423 van de Japanse Vennootschapswet]. Dit is van toepassing wanneer een auditor de zorgplicht van een goed beheerder (de plicht tot behoorlijk toezicht) verzaakt. Bovendien, als een auditor kwaadwilligheid of ernstige nalatigheid vertoont bij het uitvoeren van zijn taken, of als hij valse verklaringen of registraties maakt over belangrijke zaken die in het auditrapport moeten worden vermeld of geregistreerd (tenzij hij kan bewijzen dat hij niet nalatig was), kan hij ook aansprakelijk zijn voor schadevergoeding aan derden [Artikel 429 van de Japanse Vennootschapswet]. Daarnaast kan hij ook verantwoordelijk worden gehouden onder de Japanse Wet op de Financiële Instrumenten en de Beurs als er valse verklaringen zijn gemaakt over belangrijke zaken in documenten zoals jaarverslagen en kwartaalrapporten.  

Wat strafrechtelijke aansprakelijkheid betreft, kan een auditor in Japan gevangenisstraf of een geldboete opgelegd krijgen als hij specifieke handelingen verricht die zijn vastgelegd in de Japanse Vennootschapswet, zoals speciale verduistering, poging daartoe, het gebruik van valse documenten, het misdrijf van deposito’s, en omkoping met betrekking tot de uitoefening van aandeelhoudersrechten [Artikelen 960 tot 970 en andere van de Japanse Vennootschapswet].  

Wat administratieve sancties betreft, kan een auditor in Japan een administratieve boete opgelegd krijgen als hij valse verklaringen maakt in het auditrapport, als hij nalaat een voltijdse auditor aan te stellen in de auditcommissie, als hij geen notulen van de auditcommissie bijhoudt, als hij nalaat uitleg te geven over zaken die door aandeelhouders worden gevraagd tijdens de algemene vergadering, of als hij nalaat een tijdelijke accountant aan te stellen, in strijd met de Japanse Vennootschapswet [Artikel 976-7 en andere van de Japanse Vennootschapswet]. Administratieve boetes zijn administratieve sancties en vormen geen grond voor diskwalificatie, in tegenstelling tot strafrechtelijke sancties.  

De Japanse Vennootschapswet legt strikte verantwoordelijkheden op aan auditors, zoals de verantwoordelijkheid voor nalatigheid in de uitvoering van hun taken (Artikel 423 van de Japanse Vennootschapswet) en de aansprakelijkheid voor schadevergoeding aan derden (Artikel 429 van de Japanse Vennootschapswet). Dit benadrukt de hoge mate van zorgvuldigheid die vereist is bij de uitvoering van hun taken, gezien de uiterst belangrijke rol die auditors spelen in corporate governance. Het bestaan van strafrechtelijke aansprakelijkheid en administratieve sancties onderstreept verder het belang van hun rol.  

Vrijstelling van aansprakelijkheid voor auditcommissarissen onder Japans recht

Hoewel de verantwoordelijkheid van auditcommissarissen strikt is, bestaat er onder bepaalde voorwaarden een systeem waarbij hun aansprakelijkheid gedeeltelijk kan worden kwijtgescholden. Dit is bedoeld om het risico verbonden aan de uitvoering van hun taken te verminderen en om bekwame individuen aan te moedigen de rol van auditcommissaris op zich te nemen, als een juridische balans.

De aansprakelijkheid voor schadevergoeding aan de onderneming door nalatigheid van de auditcommissaris kan in principe niet worden kwijtgescholden zonder de instemming van de algemene aandeelhouders [Artikel 424 van de Japanse Vennootschapswet].  

Echter, als de auditcommissaris zijn taken te goeder trouw en zonder ernstige nalatigheid uitvoert, kan het deel van de schadevergoedingsaansprakelijkheid dat het minimumaansprakelijkheidsbedrag overschrijdt (in het geval van een auditcommissaris, tweemaal het jaarlijkse beloningsbedrag) worden kwijtgescholden door een gewone resolutie van de algemene vergadering van aandeelhouders [Artikel 425 van de Japanse Vennootschapswet]. Bij het indienen van een voorstel voor vrijstelling van aansprakelijkheid van een directeur bij de algemene vergadering van aandeelhouders, is de instemming van alle auditcommissarissen vereist [Artikel 425, lid 3 van de Japanse Vennootschapswet].  

Daarnaast kan, door dit in de statuten te bepalen, een soortgelijke gedeeltelijke vrijstelling mogelijk zijn met de instemming van de meerderheid van de directeuren of door een besluit van de raad van bestuur [Artikel 426 van de Japanse Vennootschapswet]. Deze vrijstelling wordt echter niet toegestaan als een aandeelhouder met meer dan 3% van de totale stemrechten binnen een bepaalde periode bezwaar maakt [Artikel 426, lid 7 van de Japanse Vennootschapswet].  

Verder kunnen externe auditcommissarissen, door dit in de statuten te bepalen, een aansprakelijkheidsbeperkingscontract met de onderneming aangaan [Artikel 427 van de Japanse Vennootschapswet]. Als zo’n contract wordt gesloten, is het maximumbedrag van de aansprakelijkheid die de externe auditcommissarissen dragen, het dubbele van het beloningsbedrag of een door de onderneming vastgesteld bedrag, afhankelijk van welk bedrag hoger is.  

Wat betreft de aansprakelijkheid voor schadevergoeding van auditcommissarissen, is het ook mogelijk om een verzekering voor bestuurdersaansprakelijkheid (D&O-verzekering) af te sluiten. Echter, de verzekering dekt geen schade veroorzaakt door criminele handelingen van bestuurders of handelingen die bewust in strijd zijn met de wet.  

Deze vrijstellingsregelingen zijn bedoeld om een evenwicht te vinden tussen de strikte aansprakelijkheid van auditcommissarissen en de noodzaak om bekwame individuen voor deze functie aan te trekken. De introductie van aansprakelijkheidsbeperkingscontracten voor externe auditcommissarissen kan worden gezien als een maatregel om externe experts actief te werven en de objectiviteit van corporate governance te verhogen. De aanwezigheid van de instemming van de algemene vergadering van aandeelhouders en het recht om bezwaar te maken, zorgt ervoor dat het toezicht door aandeelhouders ook functioneert in het proces van aansprakelijkheidsvrijstelling.

De Relatie tussen de Japanse Auditcommissaris en Andere Organen

De auditcommissaris werkt nauw samen met andere organen zoals de raad van bestuur, de algemene vergadering van aandeelhouders en de accountant om een gezond Japans corporate governance systeem te waarborgen. Deze samenwerking is gebaseerd op wederzijdse controle en balans.

De Relatie met de Raad van Bestuur onder Japans Recht

De auditor is een onafhankelijk orgaan van de raad van bestuur en staat niet onder diens bevel of toezicht. Dit is een essentieel element zodat de auditor objectief en onpartijdig toezicht kan houden op de uitvoering van taken door de bestuurders. Hoewel de auditor verplicht is om de vergaderingen van de raad van bestuur bij te wonen en zijn mening te geven wanneer hij dit nodig acht, zoals vastgelegd in Artikel 383, Paragraaf 1 van de Japanse Vennootschapswet (2005), heeft hij als geen lid van de raad van bestuur geen stemrecht bij de besluitvorming.

De auditor houdt toezicht op de werking van de raad van bestuur door middel van het recht om een bijeenroeping van de raad te verzoeken en het recht om een staking van onwettige handelingen door bestuurders te eisen. Bijvoorbeeld, als een bestuurder van plan is om handelingen uit te voeren die in strijd zijn met wetten of statuten, kan de auditor deze handelingen stopzetten om zo schade aan de onderneming te voorkomen. Hoewel de auditor geen directe invloed heeft op de geldigheid van de besluiten van de raad van bestuur, kan een schriftelijk besluit van de raad niet worden genegeerd als de auditor bezwaar maakt. Dit toont aan dat, hoewel de auditor geen stemrecht heeft, zijn aanwezigheid een belangrijke invloed heeft op het besluitvormingsproces van de raad van bestuur. De aanwezigheid van de auditor fungeert als een afschrikmiddel tegen fraude of ongepaste besluitvorming binnen de raad van bestuur, controleert de discussies en beslissingen van de raad, de wettigheid van de uitvoering van taken door individuele bestuurders, en stimuleert indien nodig correcties. Bovendien behoort het tot de taken van de auditor om de notulen van de raad van bestuur te controleren op inconsistenties, omissies of vervalsingen.

De Relatie met de Algemene Vergadering van Aandeelhouders in Japan

In Japan heeft een auditor de plicht om te controleren of de documenten en voorstellen die door de directeuren bij de Algemene Vergadering van Aandeelhouders worden ingediend, niet in strijd zijn met wetten of de statuten. Zelfs als de inhoud niet in strijd is met wetten of statuten, maar wel nadelig kan zijn voor het bedrijf, moet de auditor dit rapporteren tijdens de Algemene Vergadering van Aandeelhouders. Hierdoor kunnen aandeelhouders een onafhankelijk oordeel van de auditor krijgen over de bedrijfsvoering en de uitvoering van taken door de directeuren. De benoeming van een auditor vindt plaats door een gewone resolutie van de Algemene Vergadering van Aandeelhouders, en het ontslag door een speciale resolutie. Op deze manier draagt de auditor verantwoordelijkheid voor het verantwoorden aan de aandeelhouders en draagt bij aan de bescherming van hun belangen.  

De Relatie met de Accountantscontroleur Onder Japans Recht

De accountantscontroleur is een van de organen binnen een naamloze vennootschap en heeft de taak om de boekhouding van het bedrijf te auditen. De auditcommissie (auditcommissieraad) heeft de bevoegdheid om de inhoud van de voorstellen aan de algemene vergadering van aandeelhouders te bepalen met betrekking tot de benoeming, het ontslag of de niet-herbenoeming van de accountantscontroleur [Artikel 344, lid 1, en Artikel 344, lid 3 van het Japanse Vennootschapsrecht]. Dit mechanisme is ontworpen om te voorkomen dat het management onwelgevallige accountantscontroleurs uitsluit of juist welgevallige personen installeert, en om de onafhankelijkheid en effectiviteit van de accountantscontroleur te waarborgen. Het is een van de belangrijke checks and balances binnen de Japanse corporate governance structuur.

Daarnaast is de goedkeuring van de auditcommissie vereist om de beloning van de accountantscontroleur vast te stellen [Artikel 399 van het Japanse Vennootschapsrecht]. Hierdoor wordt een omgeving gewaarborgd waarin de accountantscontroleur zijn taken onafhankelijk en zonder ongepaste invloed van het management kan uitvoeren. Bovendien moet de accountantscontroleur, indien hij tijdens de uitoefening van zijn taken onrechtmatige handelingen of ernstige feiten die in strijd zijn met wetten of statuten door het bestuur ontdekt, deze zonder vertraging rapporteren aan de auditcommissie (auditcommissieraad). De auditcommissie heeft het recht om, indien nodig voor de uitoefening van haar taken, een rapport over de audit te vragen aan de accountantscontroleur, die verplicht is hieraan te voldoen. Als de accountantscontroleur en de auditcommissie van mening verschillen, is het toegestaan om de jaarlijkse algemene vergadering van aandeelhouders bij te wonen en daar hun mening te uiten. Deze bepalingen bouwen een robuust systeem om ervoor te zorgen dat de auditcommissie en de accountantscontroleur samenwerken om een transparante financiële rapportage te waarborgen.

Rechtspraak in Japan over de rol van de auditcommissaris

Japanse rechtbanken hebben door middel van verschillende belangrijke uitspraken de interpretatie van de reikwijdte van de taken en de nalatigheidsaansprakelijkheid van auditcommissarissen verduidelijkt. Deze jurisprudentie toont concreet de specifieke rol die auditcommissarissen moeten vervullen en de ernst van hun verantwoordelijkheden.

Jurisprudentie over nalatigheid in de taken van de auditcommissaris

De uitspraak van het Japanse Hooggerechtshof op 19 juli 2021 (2021) betrof een zaak waarin een auditcommissaris met beperkte boekhoudkundige taken bij een niet-beursgenoteerd bedrijf, het verduisteren van geld door een werknemer niet had opgemerkt. In deze zaak werd de auditcommissaris nalatig bevonden omdat hij, ondanks dat er vervalste banksaldo verklaringen waren om de verduistering te verhullen, geen originele documenten had gecontroleerd. Het Hooggerechtshof oordeelde dat zelfs een auditcommissaris met beperkte boekhoudkundige taken niet mag aannemen dat de inhoud van de boekhouding correct is en op basis daarvan de financiële documenten mag auditen. Tenzij er bijzondere omstandigheden zijn, zoals duidelijke aanwijzingen dat de boekhouding onbetrouwbaar is, moet de auditcommissaris niet alleen controleren of de weergave in de financiële documenten overeenkomt met de inhoud van de boekhouding, maar ook onderzoek doen als er redenen zijn om aan de betrouwbaarheid van de boekhouding te twijfelen. Deze uitspraak is van groot belang omdat het de reikwijdte van de auditverplichtingen van de auditcommissaris verduidelijkt en een actieve onderzoeksplicht oplegt bij tekenen van fraude, in plaats van zich te beperken tot een formele vergelijking met de boekhouding. Dit weerspiegelt de hoge verwachtingen van corporate governance dat de taken van de auditcommissaris substantieel en proactief moeten zijn. De beslissing maakt duidelijk dat de auditcommissaris een verantwoordelijkheid heeft om actief feiten te onderzoeken wanneer er twijfels rijzen, in plaats van blindelings te vertrouwen op interne administratie.

Jurisprudentie over de toezichtsplicht van de auditcommissaris

Daarnaast betrof de uitspraak van het Japanse Hooggerechtshof op 22 mei 1973 (1973) een zaak waarin een auditcommissaris verantwoordelijk werd gehouden voor het schenden van zijn toezichts- en supervisieplicht omdat hij op de hoogte was, of had kunnen zijn, van frauduleuze handelingen of misstanden door bestuurders. Het Hooggerechtshof gaf aan wat de reikwijdte van de toezichtsplicht van de auditcommissaris is en onder welke voorwaarden schending ervan tot aansprakelijkheid leidt, met name benadrukkend dat de verantwoordelijkheid geldt wanneer de bestuurder de frauduleuze handelingen ‘kende of had kunnen kennen’. Deze uitspraak is belangrijk omdat het aantoont dat de toezichtsplicht van de auditcommissaris niet slechts een formele verplichting is, maar een substantiële verplichting gericht op het voorkomen en ontdekken van specifieke frauduleuze handelingen. Het feit dat de auditcommissaris verantwoordelijk kan worden gehouden, zelfs als hij de fraude niet daadwerkelijk kende maar het had kunnen weten met de juiste aandacht (de mogelijkheid tot kennis), legt een hoge standaard van zorgplicht op in de uitvoering van zijn taken. Dit vereist dat de auditcommissaris actiever toezicht houdt op de bedrijfsvoering en vroegtijdig tekenen van problemen opmerkt.

Deze jurisprudentie toont aan dat de auditcommissaris in Japan niet slechts een formele controle-instantie is, maar een krachtige entiteit met substantiële toezichts- en onderzoeksverplichtingen voor een gezonde bedrijfsvoering. Vooral de uitspraak van 2021 benadrukt dat er van de auditcommissaris, zelfs met beperkte boekhoudkundige taken, een proactieve houding wordt verwacht om geen tekenen van fraude over het hoofd te zien, wat wijst op een verhoogd verwachtingsniveau ten aanzien van de auditcommissaris.

Samenvatting

Het Japanse systeem van statutaire auditors is een essentieel orgaan voor corporate governance, bedoeld om gezond management en transparantie binnen bedrijven te waarborgen. Het unieke karakter van dit systeem vereist met name vanuit een internationaal perspectief een diepgaand begrip. Statutaire auditors in Japan hebben uitgebreide bevoegdheden en strikte verplichtingen om toezicht te houden op de uitvoering van taken door bestuurders en om fraude te corrigeren en te voorkomen. Hun verantwoordelijkheid strekt zich uit tot civiele, strafrechtelijke en administratieve sancties, en de Japanse jurisprudentie verduidelijkt voortdurend de reikwijdte van hun toezichts- en zorgplicht, waardoor de effectiviteit ervan wordt verhoogd.

Monolith Law Office is een advocatenkantoor met een rijke ervaring in Japans ondernemingsrecht, corporate governance en internationaal juridische zaken. Ons kantoor beschikt over teamleden met buitenlandse juridische kwalificaties en tweetalige paralegals die zowel Japans als Engels spreken, waardoor we een hooggespecialiseerd team hebben dat gebruikmaakt van een internationaal netwerk.

Voor buitenlandse bedrijven die zaken willen doen in Japan, is het essentieel om de complexiteit van het Japanse ondernemingsrecht en corporate governance te begrijpen. Ons kantoor beschikt over de gespecialiseerde kennis en praktijkervaring om aan deze behoeften te voldoen.