Wat is een 'Beperkte Aansprakelijkheidscontract voor Externe Bestuurders'? De Procedure en Aandachtspunten bij het Opstellen van een Contract

In recente jaren, te midden van opeenvolgende bedrijfsschandalen, wordt er steeds meer van bestuursraden verwacht dat zij het management adequaat toezicht houden. Als onderdeel van deze inspanningen, is het gebruik van externe bestuurders toegenomen.

Op 1 maart 2021 (Reiwa 3) is de herziene Japanse Wet op Vennootschappen in werking getreden, waarbij het verplicht stellen van externe bestuurders voor beursgenoteerde bedrijven werd ingevoerd. Hierdoor is het veiligstellen van externe bestuurders niet alleen een belangrijke kwestie voor beursgenoteerde ondernemingen, maar ook voor bedrijven die in de toekomst naar een beursgang streven.

Zelfs voor niet-beursgenoteerde bedrijven kan het accepteren van externe bestuurders een voorwaarde zijn bij het ontvangen van investeringen van venture capital en dergelijke. In dergelijke gevallen is het gebruikelijk dat bedrijven vooraf een contract met beperkte aansprakelijkheid afsluiten met de externe bestuurders die zij aanvaarden.

In dit artikel zullen we in detail bespreken wat een contract met beperkte aansprakelijkheid inhoudt en welke procedures nodig zijn om zo’n contract af te sluiten.

Verantwoordelijkheidsbeperkende contracten voor externe bestuurders en hun toepassingsgebied

Met de toename van externe bestuurders, wordt het gebruik van verantwoordelijkheidsbeperkende contracten steeds gangbaarder.

Volgens het ‘Corporate Governance Witboek 2015’ van de Tokyo Stock Exchange (Tokyo Stock Exchange Corporate Governance White Paper 2015[ja], pagina 36), had in 2014 al 78,6% van de beursgenoteerde bedrijven een verantwoordelijkheidsbeperkend contract gesloten met hun externe bestuurders, wat aantoont dat het sluiten van dergelijke contracten in de praktijk steeds meer ingeburgerd raakt.

Hier zullen we uitleggen wat een verantwoordelijkheidsbeperkend contract precies is en welke bestuurders dergelijke contracten kunnen sluiten.

Voor meer details over de uitzending van bestuurders in investeringscontracten, zie ook het volgende artikel:

Gerelateerd artikel: Wat houdt een clausule voor het uitzenden van bestuurders in een investeringscontract in?[ja]

Voor een gedetailleerde uitleg over investeringscontracten in het algemeen die worden gesloten met VC’s en dergelijke, zie ook het volgende artikel:

Gerelateerd artikel: Wat houdt een clausule over het beheer van een bedrijf in een investeringscontract in?[ja]

Wat is een verantwoordelijkheidsbeperkend contract voor bestuurders?

Een verantwoordelijkheidsbeperkend contract is een overeenkomst die de aansprakelijkheid van een bestuurder beperkt tot een bepaald bedrag, voor het geval deze aansprakelijk wordt gesteld voor schade.

Dergelijke contracten worden gesloten voordat de bestuurder daadwerkelijk aansprakelijk wordt gesteld voor schade. Dit gebeurt doorgaans op het moment dat iemand tot bestuurder wordt benoemd.

Wat betreft de vrijstelling van aansprakelijkheid, zoals later besproken, bestaat er ook een systeem waarbij aansprakelijkheid kan worden kwijtgescholden door een besluit van de algemene vergadering van aandeelhouders of de raad van bestuur. Echter, bij deze systemen is het onduidelijk of de aansprakelijkheid daadwerkelijk wordt kwijtgescholden en tot welk bedrag de vrijstelling geldt, waardoor degenen die externe bestuurder worden, niet ontdaan kunnen worden van de angst voor het dragen van een hoge schadevergoedingsplicht.

In tegenstelling tot het bovenstaande, stelt een verantwoordelijkheidsbeperkend contract je in staat om de aansprakelijkheid te beperken voordat er schadevergoedingsplicht ontstaat. Op deze manier kan het risico van het dragen van een hoge schadevergoedingsplicht worden verminderd, wat het gemakkelijker maakt om talent aan te trekken voor de rol van externe bestuurder. De toename van het aantal gevallen waarin een verantwoordelijkheidsbeperkend contract wordt gesloten met een externe bestuurder, kan worden toegeschreven aan dergelijke omstandigheden.

Desalniettemin kan het maximumbedrag van de aansprakelijkheid in een verantwoordelijkheidsbeperkend contract niet willekeurig worden bepaald. De Japanse Bedrijfswet (Companies Act) stelt dat dit maximumbedrag het hoogste van de volgende twee bedragen moet zijn:

• Het bedrag dat is vastgesteld in de statuten
• Het minimumbedrag van de aansprakelijkheidslimiet zoals bepaald door de Japanse Bedrijfswet (Companies Act, artikel 425, lid 1)

Voor externe bestuurders is het minimumbedrag van de aansprakelijkheidslimiet vastgesteld op het dubbele van de ‘beloning’ (Companies Act Enforcement Regulations, artikel 113).

Uitvoerende bestuurders zijn uitgesloten van verantwoordelijkheidsbeperking

Alleen bestuurders die geen uitvoerende taken hebben, kunnen een verantwoordelijkheidsbeperkend contract met het bedrijf sluiten. Daarom kunnen de CEO of andere bestuurders die zijn aangewezen om taken uit te voeren door een besluit van de raad van bestuur, geen verantwoordelijkheidsbeperkend contract sluiten.

Omdat externe bestuurders worden gekozen uit de groep bestuurders zonder uitvoerende taken, is er geen probleem voor een externe bestuurder om een verantwoordelijkheidsbeperkend contract te sluiten. Echter, als een externe bestuurder een uitvoerende rol op zich neemt, vervalt de werking van het verantwoordelijkheidsbeperkend contract, dus voorzichtigheid is geboden (Companies Act, artikel 427, lid 2).

Procedures voor het aangaan van een contract met beperkte aansprakelijkheid

Wanneer u een contract met beperkte aansprakelijkheid aangaat, is het niet voldoende om alleen een contract te sluiten. U moet ook vooraf de procedures volgen die zijn vastgesteld in de Japanse Companies Act (会社法). Hier leggen we de procedures uit die u vooraf moet doorlopen om een contract met beperkte aansprakelijkheid aan te gaan.

Opstellen van statuten die het aangaan van een contract met beperkte aansprakelijkheid mogelijk maken

Om een contract met beperkte aansprakelijkheid aan te gaan, moeten de statuten van de onderneming bepalen dat het mogelijk is om een dergelijk contract aan te gaan. Daarom moet u eerst de statuten wijzigen om bepalingen op te nemen die het aangaan van een contract met beperkte aansprakelijkheid mogelijk maken.

Beslissen of de maximale aansprakelijkheid in de statuten wordt vastgelegd

De maximale aansprakelijkheid in het geval van een contract met beperkte aansprakelijkheid zal het bedrag zijn dat in de statuten is vastgelegd of het wettelijk vastgestelde minimumbedrag van aansprakelijkheid, afhankelijk van welk bedrag hoger is. Daarom heeft het geen zin om een lager bedrag dan het wettelijke minimum als maximale aansprakelijkheid in de statuten vast te leggen.

Daarom is het alleen zinvol om de maximale aansprakelijkheid in de statuten vast te leggen als u een hoger bedrag dan het wettelijke minimum wilt vaststellen. De onderneming moet dus beslissen of het überhaupt zinvol is om een maximale aansprakelijkheid in de statuten vast te leggen.

Of de maximale aansprakelijkheid daadwerkelijk in de statuten wordt vastgelegd, verschilt per onderneming. Vanuit het perspectief van aandeelhouders die bestuurders aansprakelijk willen stellen, is het beter als de statuten een hoger maximumbedrag vastleggen dan het minimumbedrag dat is vastgesteld in artikel 425, lid 1 van de Japanse Companies Act.

Aan de andere kant kan het zijn dat investeerders die externe bestuurders aanstellen, de voorkeur geven aan een lagere maximale aansprakelijkheid, ook al zijn zij aandeelhouders.

Voorbeeld van een bepaling voor het vastleggen van de maximale aansprakelijkheid in de statuten

Als u de maximale aansprakelijkheid in de statuten vastlegt, kunt u de volgende bepaling opnemen:

Artikel ○ (Contract met beperkte aansprakelijkheid met bestuurders)
Onze onderneming kan, overeenkomstig artikel 427, lid 1 van de Japanse Companies Act, een contract aangaan met bestuurders (met uitzondering van uitvoerende bestuurders, enz.) om de aansprakelijkheid voor schadevergoeding zoals bepaald in artikel 423, lid 1 van de Japanse Companies Act te beperken. Echter, het bedrag van de aansprakelijkheid op basis van dit contract zal een vooraf vastgesteld bedrag zijn van ○ yen of het wettelijk vastgestelde minimumbedrag van aansprakelijkheid, afhankelijk van welk bedrag hoger is.

Voorbeeld van een bepaling voor het niet vastleggen van de maximale aansprakelijkheid in de statuten

Als u de maximale aansprakelijkheid niet in de statuten vastlegt, kunt u de volgende bepaling opnemen:

Artikel ○ (Contract met beperkte aansprakelijkheid met bestuurders)
Onze onderneming kan, overeenkomstig artikel 427, lid 1 van de Japanse Companies Act, een contract aangaan met bestuurders (met uitzondering van uitvoerende bestuurders, enz.) om de aansprakelijkheid voor schadevergoeding zoals bepaald in artikel 423, lid 1 van de Japanse Companies Act te beperken. Echter, het bedrag van de aansprakelijkheid op basis van dit contract zal het wettelijk vastgestelde minimumbedrag van aansprakelijkheid zijn.

Toestemming van de commissarissen

Wanneer u bepalingen in de statuten opneemt die het aangaan van een contract met beperkte aansprakelijkheid mogelijk maken, moet u goedkeuring verkrijgen door middel van een besluit van de algemene vergadering van aandeelhouders.

In het geval van een onderneming met commissarissen, moet u vooraf de instemming van alle commissarissen verkrijgen voordat u een dergelijke wijziging van de statuten voorlegt aan de algemene vergadering van aandeelhouders (artikel 427, lid 3 en artikel 425, lid 3, sub 1 van de Japanse Companies Act). Ook als er een raad van commissarissen is ingesteld, is goedkeuring door middel van een besluit van de raad van commissarissen niet nodig voor het indienen van dit voorstel.

Speciale resolutie van de algemene vergadering van aandeelhouders

Nadat u toestemming heeft gekregen van de commissarissen, moet u goedkeuring verkrijgen door middel van een besluit van de algemene vergadering van aandeelhouders voor het voorstel tot wijziging van de statuten.

Voor een wijziging van de statuten is goedkeuring door middel van een speciale resolutie van de algemene vergadering van aandeelhouders vereist (artikel 466 en artikel 309, lid 2, sub 11 van de Japanse Companies Act).

Bij een speciale resolutie moet in principe meer dan de helft van de stemgerechtigde aandeelhouders aanwezig zijn en moet meer dan twee derde van de stemmen van de aanwezige aandeelhouders voor zijn om de resolutie aan te nemen.

Omdat een wijziging van de statuten een verandering in de basis van de onderneming betreft, wordt een zorgvuldige afweging vereist en is daarom meer dan twee derde van de stemmen van de aanwezige aandeelhouders nodig.

Registratie van de wijziging

Bepalingen in de statuten met betrekking tot een contract met beperkte aansprakelijkheid worden een onderwerp van registratie. Daarom, als de wijziging van de statuten is goedgekeurd door de algemene vergadering van aandeelhouders en bepalingen met betrekking tot het aangaan van een contract met beperkte aansprakelijkheid zijn opgenomen in de statuten, moet deze bepaling worden geregistreerd (artikel 911, lid 3, sub 25 van de Japanse Companies Act).

Deze registratie moet binnen twee weken na het van kracht worden van de wijziging van de statuten worden uitgevoerd (artikel 915, lid 1 van de Japanse Companies Act).

Aandachtspunten bij het opstellen van een aansprakelijkheidsbeperkende overeenkomst

Wanneer u een aansprakelijkheidsbeperkende overeenkomst aangaat met een externe bestuurder, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat de bepalingen over de aansprakelijkheidslimiet niet in strijd zijn met wat in de statuten is vastgelegd.

Concreet kunnen de volgende bepalingen worden opgenomen (waarbij A een naamloze vennootschap is en B de externe bestuurder):

Artikel ○ (Beperking van schadevergoedingsplicht)
Indien B als bestuurder van A zijn taken verwaarloost en daardoor schade toebrengt aan A, zal B, indien hij zijn taken met goede trouw en zonder ernstige nalatigheid heeft uitgevoerd, slechts aansprakelijk zijn voor schadevergoeding tot het in de statuten van A vastgestelde bedrag of het minimumbedrag van de aansprakelijkheidslimiet zoals bepaald in Artikel 425, lid 1, van de Japanse Vennootschapswet (Japanese Companies Act), afhankelijk van welk bedrag hoger is, en A zal B vrijwaren voor het bedrag dat deze limiet overschrijdt.

Daarnaast kan worden overwogen om bepalingen op te nemen over de geldigheidsduur van de aansprakelijkheidsbeperkende overeenkomst, zodat deze ook van toepassing is op handelingen die de bestuurder tijdens de contractperiode heeft verricht, zelfs na het verstrijken van de overeenkomst, en over beperkingen op grond van de Japanse Vennootschapswet.

Methoden om de verantwoordelijkheid van uitvoerende bestuurders te verminderen

In tegenstelling tot externe bestuurders kunnen uitvoerende bestuurders zoals de CEO geen contracten afsluiten die hun aansprakelijkheid beperken.

Desalniettemin is het mogelijk om de verantwoordelijkheid van dergelijke bestuurders te verminderen tot de wettelijke minimumaansprakelijkheidsgrens door middel van een speciale resolutie van de algemene vergadering van aandeelhouders (Artikel 425, lid 1 van de Japanse Companies Act).

Daarnaast kan de verantwoordelijkheid worden verminderd tot de wettelijke minimumaansprakelijkheidsgrens door een besluit van de raad van bestuur (Artikel 426, lid 1 van de Japanse Companies Act). In dit geval moet in de statuten worden opgenomen dat het mogelijk is om de verantwoordelijkheid te verminderen door een besluit van de raad van bestuur. Als alle aandeelhouders akkoord gaan, is het zelfs mogelijk om de bestuurders van alle verantwoordelijkheid te ontheffen (Artikel 424 van de Japanse Companies Act).

Samenvatting: Raadpleeg een advocaat bij het opstellen van een aansprakelijkheidsbeperkende overeenkomst

Terwijl het aantal bedrijven dat externe bestuurders aanstelt toeneemt, wordt het gebruik van aansprakelijkheidsbeperkende overeenkomsten een gangbare methode om het aantrekken van externe bestuurders te vergemakkelijken. Er zijn echter veel punten die vooraf gecontroleerd moeten worden bij het aangaan van een aansprakelijkheidsbeperkende overeenkomst, zoals de noodzaak van een voorafgaande bepaling in de statuten, beperkingen op welke bestuurders de overeenkomst kunnen aangaan en beperkingen op het bedrag van de aansprakelijkheid.

In het bijzonder is het van cruciaal belang om aandacht te besteden aan de procedures die zijn vastgelegd in de Japanse Bedrijfswet, zoals wijzigingen in de statuten. Als deze procedures worden verwaarloosd, kan de overeenkomst mogelijk niet rechtsgeldig zijn. Wij raden aan dat degenen die overwegen een aansprakelijkheidsbeperkende overeenkomst met een externe bestuurder aan te gaan, overleggen met een advocaat die gespecialiseerd is in ondernemingsrecht.

Maatregelen van ons kantoor

Ons kantoor biedt contractcreatie en -beoordeling voor een breed scala aan zaken, variërend van bedrijven genoteerd aan de Tokyo Stock Exchange Prime tot startende ondernemingen. Mocht u problemen ondervinden met bedrijfsjuridische zaken, raadpleeg dan de onderstaande informatie.

Gerelateerd artikel: Contractcreatie en -beoordeling[ja]