Uitleg over de liquidatieprocedures van bedrijven onder het Japanse vennootschapsrecht

Wanneer een bedrijf onder het Japanse vennootschapsrecht (日本の会社法) zijn activiteiten beëindigt, betekent dit niet noodzakelijkerwijs dat er sprake is van een mislukt management. Afgezien van specifieke redenen zoals fusies of het starten van faillissementsprocedures, betekent de ontbinding van een bedrijf niet dat de rechtspersoon onmiddellijk ophoudt te bestaan. In plaats daarvan gaat het bedrijf een wettelijk vastgestelde procedure genaamd ‘liquidatie’ in. Het doel van deze procedure is om de resterende bedrijfsactiviteiten af te wikkelen, activa te gelde te maken, alle schulden te betalen en uiteindelijk het overgebleven vermogen (het resterende vermogen) te verdelen onder de aandeelhouders. Een bedrijf in deze fase wordt een ‘liquidatievennootschap’ genoemd, en zijn juridische activiteiten zijn beperkt tot wat noodzakelijk is om het doel van de liquidatie te bereiken. Deze liquidatieprocedure verwijst naar de ‘normale liquidatie’ die plaatsvindt wanneer de activa van een bedrijf voldoende zijn om alle schulden volledig te betalen, een situatie die bekend staat als een overschot aan activa. Dit wordt niet zelden gekozen als resultaat van strategische managementbeslissingen, zoals vrijwillige bedrijfsbeëindiging vanwege het ontbreken van een opvolger of een geplande beëindiging van de onderneming na de voltooiing van een specifiek project. Daarom is liquidatie een gecontroleerd proces om een bedrijf te beëindigen terwijl de juridische orde wordt gehandhaafd. In dit artikel zullen we de procedure van deze normale liquidatie, zoals vastgesteld door het Japanse vennootschapsrecht, in detail bespreken, van de rol van de liquidator en de vergadering van liquidatoren tot de specifieke administratieve stappen en de voltooiing van de procedure, gebaseerd op de wettelijke bepalingen.

De Liquidateur: Het Uitvoerend Orgaan van Liquidatieprocedures in Japan

De Benoemingsmethode van de Liquidateur

Na de ontbinding van een bedrijf is de ‘liquidateur’ het centrale orgaan dat de liquidatiezaken uitvoert. De liquidateur neemt de bedrijfsvoering en vertegenwoordiging van de geliquideerde vennootschap over van de raad van bestuur of de algemeen directeur van het bedrijf vóór de ontbinding.

Artikel 478, lid 1, van het Japanse Vennootschapsrecht bepaalt drie rangordes voor de benoeming van een liquidateur. Ten eerste, als de statuten van het bedrijf een persoon aanwijzen als liquidateur, dan zal die persoon de functie bekleden. Ten tweede, zelfs als de statuten geen aanwijzing bevatten, kan een specifiek persoon worden benoemd door een besluit van de algemene vergadering van aandeelhouders. In de praktijk benoemen veel bedrijven tegelijkertijd een liquidateur tijdens de algemene vergadering van aandeelhouders waarin de ontbinding wordt besloten. Als geen van deze methoden resulteert in de benoeming van een liquidateur, dan wordt als derde optie de bestuurder ten tijde van de ontbinding automatisch de liquidateur. Dit wordt de wettelijke liquidateur genoemd en is vooral gebruikelijk bij kleine en middelgrote ondernemingen. In zeldzame gevallen waarin geen liquidateur wordt benoemd door deze methoden, kunnen belanghebbenden zoals aandeelhouders een verzoek indienen bij de rechtbank, die vervolgens een liquidateur zal benoemen. Nadat een liquidateur is benoemd, moet binnen twee weken na de ontbindingsdatum de ontbinding en de registratie van de liquidateur en de vertegenwoordigende liquidateur bij het juridisch loket worden geregistreerd.

De Taken van de Liquidateur

De taken van de liquidateur zijn divers, maar de kernactiviteiten omvatten het voltooien van de bestaande bedrijfsactiviteiten ‘afwikkeling van lopende zaken’, het innen en liquideren van bedrijfsactiva ‘incasso van vorderingen en liquidatie van eigendommen’, en het betalen van alle schulden van het bedrijf ‘aflossing van schulden’. Bij het uitvoeren van deze taken heeft de liquidateur de plicht om met de zorg van een goed beheerder te handelen (de plicht tot zorgvuldig beheer) en trouw te zijn aan het bedrijf (de plicht tot loyaliteit). Deze wettelijke verplichtingen zijn niet slechts formeel. Als de liquidateur zijn taken verwaarloost en daardoor schade toebrengt aan het bedrijf, bijvoorbeeld door inbare vorderingen te negeren of bedrijfsactiva tegen een onrechtvaardig lage prijs te verkopen, kan hij aansprakelijk worden gesteld voor nalatigheid en persoonlijk aansprakelijk zijn voor schadevergoeding aan het bedrijf. Daarom moeten vooral bestuurders die automatisch liquidateur worden zich bewust zijn van de ernstige juridische risico’s die deze rol met zich meebrengt en hun taken zorgvuldig uitvoeren. Na zijn aanstelling moet de liquidateur onverwijld de financiële situatie van het bedrijf onderzoeken en een inventaris en balans opstellen, die goedgekeurd moeten worden door de algemene vergadering van aandeelhouders. Dit is een verplichting vastgelegd in artikel 492 van het Japanse Vennootschapsrecht en vormt een belangrijke stap die de basis legt voor het gehele liquidatieproces.

Liquidatiecomité: Besluitvorming en Toezicht op de Uitvoering van Werkzaamheden

Instelling van het Liquidatiecomité

Een in liquidatie zijnde vennootschap in Japan hoeft niet noodzakelijkerwijs een orgaan in te stellen dat overeenkomt met een raad van bestuur. Echter, om te voldoen aan de vraag naar strengere governance in bepaalde situaties, biedt het Japanse vennootschapsrecht de optie om een ‘Liquidatiecomité’ in te stellen.

Volgens artikel 477, lid 2, van het Japanse vennootschapsrecht kan een in liquidatie zijnde vennootschap vrijwillig een Liquidatiecomité instellen, zoals bepaald in de statuten. Als de vennootschap echter vóór de ontbinding een raad van commissarissen had ingesteld, is het wettelijk verplicht om een Liquidatiecomité op te richten (artikel 477, lid 3). Wanneer een Liquidatiecomité wordt ingesteld, moet het uit ten minste drie leden bestaan (artikel 331, lid 5, toegepast via artikel 478, lid 8).

Bevoegdheden van het Liquidatiecomité

Het Liquidatiecomité bestaat uit alle liquidateurs (artikel 489, lid 1) en heeft hoofdzakelijk drie bevoegdheden. Ten eerste, het nemen van beslissingen over de uitvoering van de werkzaamheden van de in liquidatie zijnde vennootschap. Ten tweede, het toezicht houden op de juiste uitvoering van de taken door elke liquidateur. Ten derde, het aanstellen en ontslaan van de vertegenwoordigende liquidateur die de vennootschap vertegenwoordigt. Deze machtsstructuur lijkt op die van de raad van bestuur van een actieve vennootschap, met als doel om voorzichtige besluitvorming door middel van collegiale beraadslaging te waarborgen voor belangrijke uitvoerende taken. In het bijzonder verbiedt artikel 489, lid 6, van het Japanse vennootschapsrecht dat het Liquidatiecomité beslissingen over bijzonder belangrijke zaken, zoals de vervreemding van belangrijke activa of het aangaan van aanzienlijke schulden, delegeert aan individuele liquidateurs, waarmee het belang van organisatorische besluitvorming wordt benadrukt.

Het instellen van een Liquidatiecomité is niet slechts een procedurele keuze, maar een strategische beslissing die de aard van governance tijdens het liquidatieproces bepaalt. In gevallen waarin een complexe liquidatie wordt verwacht, zoals wanneer er meerdere aandeelhouders zijn of wanneer er tegenstrijdige belangen zijn over de wijze van activaverkoop, kan door het instellen van een Liquidatiecomité de transparantie van het besluitvormingsproces worden verhoogd en het toezicht op de acties van elke liquidateur worden versterkt. Dit helpt om latere geschillen te voorkomen en draagt bij aan een soepele voortgang van de liquidatieprocedure.

De concrete stappen van het liquidatieproces

Na de benoeming van een liquidateur wordt het liquidatieproces in Japan uitgevoerd volgens de specifieke procedures die zijn vastgelegd in de Japanse vennootschapswet. Dit proces is erop gericht om de activa van een bedrijf op een eerlijke en efficiënte manier te vereffenen, terwijl tegelijkertijd de rechten van belanghebbenden, met name schuldeisers, worden beschermd.

Goedkeuring door de algemene vergadering van aandeelhouders

Eerst en vooral moet de liquidateur, zoals eerder vermeld, een inventaris en een balans opstellen om de bezittingen van het bedrijf op het moment van ontbinding vast te stellen en goedkeuring van de algemene vergadering van aandeelhouders verkrijgen (Artikel 492 van de Japanse vennootschapswet).

Procedures ter bescherming van schuldeisers

Vervolgens is een zeer belangrijk onderdeel van het liquidatieproces de ‘procedure ter bescherming van schuldeisers’. Op basis van Artikel 499, lid 1 van de Japanse vennootschapswet moet een geliquideerde vennootschap onmiddellijk na ontbinding een aankondiging in de officiële staatscourant plaatsen. Deze aankondiging roept alle schuldeisers op om binnen een bepaalde periode van ten minste twee maanden hun vorderingen in te dienen. Deze periode van twee maanden kan niet worden verkort en is bepalend voor de minimale duur van het gehele liquidatieproces. Naast de aankondiging in de staatscourant is het bedrijf ook verplicht om individuele kennisgevingen te sturen naar ‘bekende schuldeisers’ van wie het bedrijf op de hoogte is. Het verzuimen van deze procedure kan de rechten van schuldeisers onrechtmatig schaden, dus strikte naleving is vereist. Schuldeisers die zich niet binnen de termijn melden, worden in principe uitgesloten van de liquidatieprocedure, maar voor bekende schuldeisers moet de schuld worden voldaan, zelfs als zij zich niet hebben gemeld.

Verdeling van het resterende vermogen

Nadat de periode voor het indienen van vorderingen is verstreken en alle schulden zijn vastgesteld, zal de liquidateur de schulden van het bedrijf vereffenen uit de activa. Als er na de volledige betaling van alle schulden nog vermogen overblijft, wordt dit beschouwd als ‘resterend vermogen’ en wordt het verdeeld onder de aandeelhouders. Artikel 504, lid 3 van de Japanse vennootschapswet stelt als principe dat dit resterende vermogen eerlijk moet worden verdeeld onder de aandeelhouders naar rato van het aantal aandelen dat zij bezitten (het principe van gelijkheid van aandeelhouders). Echter, als het bedrijf aandelen met verschillende rechten heeft uitgegeven (bijvoorbeeld aandelen die bepaalde aandeelhouders het recht geven op voorrang bij de verdeling), dan zal de verdeling plaatsvinden volgens de bepalingen in de statuten.

Er is een interessante rechtszaak die de geldigheid van overeenkomsten tussen aandeelhouders in niet-beursgenoteerde bedrijven illustreert. De uitspraak van de rechtbank van Tokio op 7 september 2015 (Heisei 27) bepaalde dat een overeenkomst tussen alle aandeelhouders om het resterende vermogen te verdelen op een manier die afwijkt van hun aandelenbezit (een persoonlijke bepaling), zelfs als deze niet formeel in de statuten is opgenomen, toch geldig is. Deze uitspraak suggereert dat flexibele afspraken tussen aandeelhouders in nauw verbonden bedrijven juridisch gerespecteerd kunnen worden, wat van groot praktisch belang is.

De Voltooiing van de Liquidatie en de Ontbinding van een Bedrijf Onder Japans Recht

Zodra alle liquidatiezaken zijn afgehandeld, treedt men de laatste fase binnen om een bedrijf juridisch te ontbinden. Dit proces bestaat uit drie belangrijke stappen: de goedkeuring van de eindafrekening, de registratie van de voltooiing van de liquidatie en als laatste verplichting het bewaren van de boekhoudkundige documenten.

Goedkeuring van de Eindafrekening

Ten eerste moet de liquidateur, zodra alle vorderingen zijn geïnd en alle schulden zijn betaald en het resterende vermogen is verdeeld, zonder vertraging een ‘eindafrekening’ opstellen (Artikel 507, lid 1 van de Japanse Vennootschapswet). Deze eindafrekening moet volgens de voorschriften van de uitvoeringsregels van de Vennootschapswet inkomsten, uitgaven en het aan de aandeelhouders uitgekeerde resterende vermogen tijdens de liquidatieperiode bevatten. De opgestelde eindafrekening wordt voorgelegd aan de algemene vergadering van aandeelhouders en moet worden goedgekeurd door een gewone resolutie (Artikel 507, lid 3 van dezelfde wet). Met deze goedkeuring door de algemene vergadering wordt de liquidatie van de vennootschap juridisch als ‘voltooid’ beschouwd. Bovendien worden liquidateurs in principe ontheven van hun verantwoordelijkheid voor nalatigheid in hun taken door deze goedkeuring, maar dit geldt niet als er sprake is van frauduleuze handelingen in de uitvoering van hun taken (Artikel 507, lid 4).

Registratie van de Voltooiing van de Liquidatie

Ten tweede moet de liquidateur binnen twee weken na de goedkeuring van de eindafrekening door de algemene vergadering van aandeelhouders, een ‘registratie van de voltooiing van de liquidatie’ aanvragen bij het juridisch bureau dat bevoegd is voor de locatie van de hoofdvestiging (Artikel 929 van de Japanse Vennootschapswet). Zodra deze registratie is voltooid, wordt het register van de vennootschap gesloten en houdt de rechtspersoonlijkheid van de vennootschap volledig op te bestaan. Hierdoor komt er een einde aan het bestaan van de vennootschap als juridische entiteit.

Bewaren van Boekhoudkundige Documenten

Ten derde blijft er na de ontbinding van de vennootschap een laatste belangrijke verplichting over voor de liquidateur: het ‘bewaren van boekhoudkundige documenten’. Artikel 508, lid 1 van de Japanse Vennootschapswet verplicht de liquidateur om gedurende tien jaar vanaf de datum van de registratie van de voltooiing van de liquidatie, de boekhouding en belangrijke documenten met betrekking tot de bedrijfsvoering en de liquidatie van de geliquideerde vennootschap te bewaren. Deze verplichting rust niet op de vennootschap maar op de liquidateur persoonlijk en brengt een langdurige persoonlijke verantwoordelijkheid met zich mee. Gezien deze langdurige last is het raadzaam om zorgvuldig te overwegen wie men als liquidateur aanstelt en in sommige gevallen kan het wijs zijn om een expert te benoemen. Daarnaast is het mogelijk dat een belanghebbende via een verzoek aan de rechtbank een vervanger aanwijst om de documenten te bewaren in plaats van de liquidateur (Artikel 508, lid 2).

Samenvatting

De normale liquidatie van een bedrijf onder het Japanse vennootschapsrecht is een wettelijke procedure voor een geplande en ordelijke beëindiging van een bedrijf, die duidelijk verschilt van faillissement. Dit proces begint met de benoeming van een liquidateur en omvat een strikte schuldeisersbeschermingsprocedure van minimaal twee maanden, de betaling van alle schulden en de distributie van het resterende vermogen aan de aandeelhouders. Uiteindelijk wordt de rechtspersoonlijkheid van het bedrijf beëindigd na goedkeuring van de jaarrekening in de algemene vergadering van aandeelhouders en de registratie van de voltooiing van de liquidatie bij het juridisch loket, maar de liquidateur blijft nog tien jaar verantwoordelijk voor het bewaren van de boekhoudkundige documenten. Deze reeks procedures is een belangrijk systeem om de rechten van alle belanghebbenden te beschermen terwijl de sociale verantwoordelijkheid van het bedrijf wordt nagekomen.

Monolith Law Office heeft een uitgebreide staat van dienst in het vertegenwoordigen van een groot aantal binnen- en buitenlandse cliënten in liquidatieprocedures zoals vastgelegd in het Japanse vennootschapsrecht. Ons kantoor heeft meerdere specialisten in dienst, waaronder Engelssprekende professionals met buitenlandse juridische kwalificaties, die in staat zijn om complexe internationale zaken te behandelen. Wij bieden uitgebreide juridische ondersteuning in alle fasen, van advies over de benoeming van een liquidateur tot de uitvoering van specifieke liquidatieactiviteiten, het aantreden als liquidateur en zelfs de langdurige verplichtingen na de voltooiing van de liquidatie. Als u betrouwbare expertise nodig heeft tijdens het cruciale moment van bedrijfsliquidatie, aarzel dan niet om contact op te nemen met ons kantoor.