Voortschrijdend Telewerken: Is Salarisverschil Tussen Kantoorwerknemers en Thuiswerknemers Toegestaan?

In maart 2021 heeft de stad Tokyo, waar veel telewerkers zijn, een ‘Feitelijke enquête over diverse manieren van werken’ gepubliceerd. In bedrijven met meer dan 30 werknemers was het percentage dat telewerk had geïmplementeerd in 2017 6,8%, maar in december 2020 was dit uitgebreid tot 58,8%.

Feitelijke enquête over diverse manieren van werken[ja]

Hoewel telewerken veel voordelen heeft voor werknemers zodra ze eraan gewend zijn, zijn er veel bedrijven die moeite hebben met het beheer van de aanwezigheid en het in overeenstemming brengen met de arbeidsregels.

Bovendien, in bedrijven waar de prestaties zijn verslechterd door de coronacrisis, zijn er gevallen waarin het salaris verschilt tussen werknemers die telewerken en degenen die naar het bedrijf komen.

In dit artikel zullen we de rechtvaardigheid van het loonverschil tussen ‘naar kantoor gaan’ en ‘telewerken’ tijdens de coronacrisis op een begrijpelijke manier uitleggen, afhankelijk van het geval.

Drie soorten telewerken

Hoewel we het algemeen over telewerken hebben, kunnen we dit op basis van de locatie waar het werk wordt uitgevoerd, indelen in de volgende drie categorieën.

Thuiswerken

Dit is een werkpatroon waarbij werknemers hun taken thuis uitvoeren in plaats van naar kantoor te gaan. Voor werknemers vermindert dit de last van het woon-werkverkeer en het risico op infectie met het nieuwe coronavirus. Bovendien biedt het voordelen zoals de mogelijkheid om tijd te besteden aan huishoudelijke taken, kinderopvang en zorg voor ouderen.

Werken vanuit een satellietkantoor

Dit is een werkpatroon waarbij werknemers hun taken uitvoeren in een apart ingericht satellietkantoor in plaats van naar het hoofdkantoor te gaan. Als het satellietkantoor dicht bij huis is, kan de reistijd worden verkort en kan een werkomgeving worden verkregen die gelijkwaardig is aan die van het hoofdkantoor.

Mobiel werken

Dit is een werkpatroon waarbij werknemers hun taken uitvoeren op locaties zoals hotels tijdens zakenreizen, in de trein, of in stadscafés, met behulp van laptops, tablets en mobiele telefoons. Als er een internetverbinding is, kunnen ze vrij kiezen waar ze werken, wat de reistijd kan verkorten en de productiviteit kan verhogen.

Loonverlaging bij telewerken op instructie van het bedrijf

Volgens de Japanse Arbeidsnormenwet (Wet op de Arbeidsnormen) is een bedrijf verplicht om de arbeidsvoorwaarden aan werknemers te verduidelijken bij het aangaan van een arbeidsovereenkomst.

Artikel 15 (Verduidelijking van arbeidsvoorwaarden)
De werkgever moet bij het aangaan van een arbeidsovereenkomst de lonen, arbeidstijden en andere arbeidsvoorwaarden aan de werknemer verduidelijken. In dit geval moeten zaken met betrekking tot lonen en arbeidstijden en andere zaken die zijn bepaald bij een verordening van het Ministerie van Gezondheid, Arbeid en Welzijn, worden verduidelijkt op de manier die is bepaald bij een verordening van het Ministerie van Gezondheid, Arbeid en Welzijn.

De inhoud van “lonen, arbeidstijden en andere arbeidsvoorwaarden” is bepaald in de uitvoeringsverordening van de Arbeidsnormenwet, en de volgende zaken met betrekking tot telewerken moeten altijd worden verduidelijkt:

• Zaken met betrekking tot de plaats van tewerkstelling en de taken die moeten worden uitgevoerd
• Begin- en eindtijd, aanwezigheid van overwerk, pauzetijden, vrije dagen, vakanties en zaken met betrekking tot het veranderen van het tijdstip van tewerkstelling in het geval dat werknemers in twee of meer groepen worden verdeeld
• Zaken met betrekking tot de bepaling, berekening en betalingsmethode van lonen (met uitzondering van ontslagvergoedingen en tijdelijk betaalde lonen), de deadline en betalingstermijn van lonen en zaken met betrekking tot loonsverhogingen

Om deze “arbeidsvoorwaarden” te wijzigen, is het principe dat er individuele overeenstemming moet zijn tussen de werknemer en de werkgever volgens de Arbeidsovereenkomstenwet. Echter, zelfs als de wijziging door overeenstemming is, kan deze niet lager zijn dan de arbeidsvoorwaarden die zijn vastgelegd in de arbeidsreglementen.

Het is ook mogelijk om de arbeidsvoorwaarden te wijzigen door de arbeidsreglementen te wijzigen, maar in dat geval moeten de volgende voorwaarden worden vervuld:

• De werknemers op de hoogte brengen van de gewijzigde arbeidsreglementen
• De mate van nadeel dat werknemers ondervinden door de wijziging van de arbeidsreglementen en de noodzaak van de wijziging zijn redelijk

Gezien het bovenstaande, wordt aangenomen dat het in principe niet mogelijk is om het loon te verlagen zonder de instemming van de werknemers, behalve in het geval dat “telewerken” is vastgelegd in de arbeidsreglementen, wanneer telewerken wordt uitgevoerd op instructie van het bedrijf.

Als u meer wilt weten over arbeidsovereenkomsten (werkcontracten), raadpleeg dan het volgende artikel samen met dit artikel.

Loonverlaging bij werknemers die zelf thuiswerken wensen

Als een werknemer verzoekt om thuis te werken en het bedrijf dit goedkeurt, is het mogelijk om de arbeidsvoorwaarden te wijzigen volgens artikel 8 van de ‘Japanse Arbeidsovereenkomst Wet’. Het is gebruikelijk dat naast de ‘werkplek’ ook de ‘werkzaamheden’, ‘werktijden’ en ‘loon’ worden heroverwogen.

Bijvoorbeeld, als kantoorwerk is vastgelegd in de arbeidsregels, is er geen probleem met een loonverlaging op basis van overeenstemming als de werknemer door thuis te werken tijd kan krijgen voor kinderopvang of zorg. Echter, in de volgende gevallen is voorzichtigheid geboden.

Overwerkverlaging op basis van ‘buiten de werkplek arbeid’

Als een werknemer buiten het kantoor werkt door middel van telewerken, wordt het ‘buiten de werkplek arbeidssysteem’ zoals gedefinieerd in de ‘Japanse Arbeidsnormen Wet’ toegepast als aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan, en wordt aangenomen dat de werknemer de voorgeschreven werkuren heeft gewerkt zoals vastgelegd in de arbeidsregels.

Artikel 38-2, lid 1
Als een werknemer buiten de werkplek werkt voor een deel of het geheel van zijn werktijd en het moeilijk is om de werktijd te berekenen, wordt aangenomen dat hij de voorgeschreven werktijd heeft gewerkt. Echter, in gevallen waarin het noodzakelijk is om normaal gesproken langer te werken dan de voorgeschreven werktijd om de taak uit te voeren, wordt aangenomen dat hij de tijd heeft gewerkt die normaal gesproken nodig is om de taak uit te voeren, volgens de bepalingen van de verordening van het Ministerie van Gezondheid, Arbeid en Welzijn.

Als het ‘buiten de werkplek arbeidssysteem’ wordt toegepast, wordt er geen overwerk betaald, tenzij er sprake is van bijzondere omstandigheden waarin het noodzakelijk is om altijd langer te werken dan de voorgeschreven werktijd.

Echter, let op dat het ‘buiten de werkplek arbeidssysteem’ niet wordt toegepast tenzij aan de volgende twee voorwaarden is voldaan:

• De informatie- en communicatieapparatuur is niet altijd in staat om te communiceren op instructie van het bedrijf.
• De werknemer voert zijn taken niet altijd uit op basis van specifieke instructies van de gebruiker.

Met andere woorden, tenzij 1. de werknemer vrij is om de communicatie te verbreken of zich van de informatie- en communicatieapparatuur te verwijderen, 2. er geen verplichting is om onmiddellijk te reageren op instructies van het bedrijf, en 3. de werknemer zijn taken uitvoert zonder specifieke instructies van het bedrijf, wordt niet geoordeeld dat het moeilijk is om de werktijd te berekenen.

Loonverlaging op basis van ‘tussentijd’

In telewerken, zoals thuiswerken, wordt de tijd dat een werknemer zich voor een bepaalde tijd van zijn werk verwijdert, ‘tussentijd’ genoemd.

Sinds de ‘Herziene Japanse Wet op de Arbeidsveiligheid en -gezondheid’ op 1 april 2019 (Heisei 31) bedrijven verplicht heeft om ‘objectieve controle van de werktijd’ uit te voeren, moeten bedrijven de start- en eindtijd van elke werkdag controleren en de werktijd nauwkeurig registreren.

Daarom, als de normale werktijd begint om 9:00 uur, eindigt om 18:00 uur, en er is een pauze van 1 uur, als er ‘tussentijd’ is, wordt de werktijd korter, dus 1. verlaging van de werktijd, 2. het nemen van jaarlijks betaald verlof per uur, 3. verlaging van het salaris kan worden overwogen.

Echter, in het geval van 1 en 2 is een wijziging van de arbeidsregels of een arbeidsovereenkomst vereist, en in het geval van 3 is een wijziging van de arbeidsvoorwaarden vereist, dus individuele overeenstemming tussen het bedrijf en de werknemer, of een wijziging van de arbeidsregels, enz. is vereist.

In het geval van het vermijden van infectie met het nieuwe coronavirus

Als een werknemer toestemming vraagt voor telewerken tegen hetzelfde loon om infectie met het nieuwe coronavirus te voorkomen, wordt de redelijkheid beoordeeld op basis van de volgende punten:

• Het is objectief duidelijk dat er een hoog risico is op infectie met het nieuwe coronavirus als men naar kantoor gaat, omdat de infectiepreventiemaatregelen van het bedrijf onvoldoende zijn.
• Er kan een veiligheidsomgeving worden verkregen die gelijk is aan die van het kantoor, zelfs buiten het kantoor, en er is geen belemmering voor de uitvoering van het werk.

Als het bedrijf niet voldoet aan de bovenstaande voorwaarden, zoals het nemen van de gebruikelijke infectiepreventiemaatregelen, kan het bedrijf eisen dat de werknemer naar kantoor komt, en als de werknemer weigert, kan het bedrijf disciplinaire maatregelen nemen, waaronder loonverlaging, of ontslag.

Echter, onder de noodtoestand, zelfs als de voorwaarden voor telewerken niet volledig zijn voldaan, wordt de veiligheid van leven en lichaam vooropgesteld, en disciplinaire maatregelen of ontslag tegen werknemers die voor telewerken hebben gekozen, kunnen ongeldig worden geacht, dus voorzichtigheid is geboden.

Samenvatting

Tot dusver hebben we mogelijke scenario’s en relevante wetgeving besproken met betrekking tot loonverschillen tussen werken op kantoor en telewerken tijdens de coronacrisis.

Als de arbeidsuren en andere arbeidsvoorwaarden verschillen tussen werken op kantoor en telewerken, is het noodzakelijk om bepalingen met betrekking tot telewerken toe te voegen aan de arbeidsreglementen.

Bovendien, in verband met de invoering van telewerken, als u van plan bent om systemen zoals ‘flexibele werktijden’ of ‘buiten de werkplek geacht arbeidsuren’ in te voeren, zijn er gevallen waarin niet alleen wijzigingen in de arbeidsreglementen, maar ook het sluiten van arbeidsovereenkomsten nodig zijn. Daarom raden we aan om vooraf te overleggen met een advocaat die gespecialiseerd is in arbeidswetgeving en ruime ervaring heeft, in plaats van zelf te oordelen.

Informatie over de maatregelen van ons kantoor

Monolis Law Firm is een advocatenkantoor met hoge expertise in IT, met name internet en recht. Met de komst van de coronacrisis zal de bruikbaarheid van thuiswerken in de toekomst waarschijnlijk nog meer in de schijnwerpers komen te staan. Aan de andere kant zijn er veel bedrijven die nog bezig zijn met het opzetten van een werkomgeving voor thuiswerken en het regelen van contractuele zaken. Ons kantoor analyseert de juridische risico’s van bedrijven die al zijn gestart of op het punt staan te starten, rekening houdend met verschillende wettelijke regelgevingen, en streeft ernaar om de bedrijfsvoering zo veel mogelijk te legaliseren zonder deze te stoppen. Meer details zijn te vinden in het onderstaande artikel.

https://monolith.law/practices/corporate[ja]