Juridische Beperkingen en Procedures voor Ontslag onder het Japanse Arbeidsrecht

In het Japanse arbeidsrechtssysteem worden werkgevers die een arbeidsovereenkomst eenzijdig willen beëindigen door middel van ‘ontslag’, onderworpen aan uiterst strikte juridische beperkingen in vergelijking met veel andere landen. Vooral vanwege de historische ontwikkeling die uitgaat van levenslange tewerkstelling, is er een sterke ideologie om de werkgelegenheid van werknemers te beschermen, en er worden hoge eisen gesteld aan het uitoefenen van het ontslagrecht door werkgevers. Het begrijpen van dit juridische kader is een essentieel onderdeel van risicobeheer bij het ontplooien van activiteiten in Japan. De Japanse Arbeidsovereenkomstenwet bepaalt dat ontslag ongeldig is als het ‘objectief gezien een redelijke grond mist en niet als passend wordt beschouwd volgens de sociale normen’. Dit staat bekend als de ‘rechtsleer van misbruik van ontslagrecht’ en vormt een kernprincipe bij het beoordelen van de geldigheid van een ontslag. Dit principe betreft de rechtmatigheid van de reden voor ontslag zelf (substantiële beperkingen). Bovendien stelt de Japanse Arbeidsnormenwet specifieke regels voor de procedure (procedurele beperkingen) bij het uitvoeren van een ontslag, waarbij met name een aankondigingstermijn van 30 dagen of een vervangende vergoeding verplicht is. In dit artikel zullen we de regels omtrent ontslag in het Japanse arbeidsrecht, met inbegrip van concrete rechtszaken, gedetailleerd uitleggen vanuit deze twee aspecten: de substantiële en procedurele beperkingen.

De Basisprincipes van Ontslag onder Japans Arbeidsrecht

Het ordenen van het concept en de soorten ontslag is de eerste stap in het begrijpen van de juridische beperkingen. Onder het Japanse arbeidsrecht verwijst ‘ontslag’ naar de handeling waarbij de arbeidsovereenkomst wordt beëindigd door een eenzijdige verklaring van de werkgever . Dit is duidelijk te onderscheiden van ‘wederzijds overeengekomen ontslag’, waarbij de overeenkomst wordt beëindigd door overeenstemming tussen werknemer en werkgever, en ‘vrijwillig ontslag’, waarbij de werknemer uit eigen beweging ontslag neemt.

In de praktijk wordt ontslag voornamelijk ingedeeld in drie categorieën, afhankelijk van de reden.

Ten eerste is er ‘gewoon ontslag’. Dit betreft ontslag om redenen die te maken hebben met de werknemer, zoals onvoldoende capaciteiten, slechte werkprestaties, gebrek aan samenwerking, of een afname van arbeidsvermogen door ziekte of verwonding . Dit artikel zal zich voornamelijk richten op de juridische beperkingen die gelden voor dit gewone ontslag.

Ten tweede is er ‘disciplinair ontslag’. Dit is de zwaarste straf die wordt opgelegd wanneer een werknemer ernstige disciplinaire overtredingen begaat die de orde van het bedrijf ernstig verstoren (bijvoorbeeld verduistering in dienstverband of ernstige vormen van intimidatie) . Disciplinair ontslag wordt, vanwege de aard ervan, onderworpen aan een nog strengere geldigheidstoets dan gewoon ontslag.

Ten derde is er ‘ontslag om bedrijfseconomische redenen’. Dit verwijst naar ontslag dat plaatsvindt wanneer er vanwege bijvoorbeeld slechte bedrijfsprestaties een noodzaak ontstaat om het personeelsbestand te verminderen . Hoewel er geen schuld bij de werknemer ligt, worden er speciale en strenge eisen gesteld aan de geldigheid van dit ontslag, maar dit valt buiten de reikwijdte van dit artikel.

Substantiële Beperkingen bij Ontslag: De Rechtsleer van Misbruik van Ontslagrecht Onder Japans Arbeidsrecht

Het kernstuk van de Japanse ontslagregulering is de ‘rechtsleer van misbruik van ontslagrecht’. Deze rechtsleer is gevormd door een opeenstapeling van rechtspraak over vele jaren en is nu expliciet vastgelegd in artikel 16 van de Japanse Arbeidsovereenkomstenwet . Dit artikel bepaalt dat “een ontslag dat objectief gezien geen redelijke grond heeft en niet als passend wordt beschouwd volgens de sociale normen, wordt gezien als misbruik van het ontslagrecht en is daarmee ongeldig” . Deze wetsbepaling geeft aan dat een ontslag alleen geldig is als het zowel ‘objectief een redelijke grond’ heeft als ‘passend wordt geacht volgens de sociale normen’.

Objectief Redelijke Gronden

“Objectief redelijke gronden” betekent dat er vanuit het perspectief van een derde partij een legitieme reden is die het ontslag rechtvaardigt. Specifiek kan dit betrekking hebben op onvoldoende capaciteiten of slechte prestaties van de werknemer, een slechte werkhouding, of een schending van de verplichtingen uit de arbeidsovereenkomst. Echter, het enkele bestaan van deze feiten rechtvaardigt niet direct de redelijkheid van een ontslag. De rechtbank beoordeelt streng of de werkgever voldoende inspanning heeft geleverd voordat men overgaat tot ontslag als laatste redmiddel.

Een representatief voorbeeld van een rechtszaak die dit illustreert, is de zaak van IBM Japan (Tokyo District Court, 28 maart 2016 (2016)). In deze zaak werd een langdurig dienende werknemer ontslagen wegens onvoldoende capaciteiten, maar de rechtbank oordeelde dat het ontslag ongeldig was. De reden hiervoor was dat het bedrijf de werknemer niet voldoende concrete kansen op verbetering had geboden en ook niet had overwogen om maatregelen te nemen om het ontslag te vermijden, zoals het overplaatsen naar een andere afdeling waar de werknemer wel geschikt voor zou zijn.

Evenzo biedt de zaak van Bloomberg L.P. (Tokyo District Court, 5 oktober 2012 (2012)) belangrijke inzichten. In deze zaak werd een werknemer ontslagen omdat hij de doelstellingen van een verbeteringsplan (Performance Improvement Plan, PIP) niet had gehaald. De rechtbank oordeelde echter dat het ontslag ongeldig was omdat de door het bedrijf gestelde doelen en begeleiding te abstract waren en de werknemer niet voldoende ondersteund werd om concreet te begrijpen wat en hoe hij moest verbeteren.

Wat we kunnen afleiden uit deze rechtszaken is dat Japanse rechtbanken in de praktijk van werkgevers verwachten dat zij niet alleen problemen aanwijzen, maar ook actief verbetering stimuleren en alternatieve oplossingen zoeken. Werkgevers hebben een brede bevoegdheid met betrekking tot de plaatsing en de aard van het werk van werknemers, maar er wordt van hen verwacht dat zij deze bevoegdheid gebruiken om ontslag te voorkomen. Ontslagen die worden uitgevoerd zonder alternatieve maatregelen zoals overplaatsing of herscholing, lopen een zeer hoog risico om als ontbrekend aan “objectief redelijke gronden” te worden beschouwd, zelfs als er feitelijk sprake is van onvoldoende capaciteiten.

Redelijkheid volgens maatschappelijke normen onder Japans recht

Zelfs als er objectief gezien een redelijke grond voor ontslag bestaat, kan het ontslag nog steeds ongeldig zijn als het niet ‘redelijk volgens maatschappelijke normen’ is. Dit betekent dat er een afweging wordt gemaakt of de sanctie van ontslag in verhouding staat tot de ernst van het gedrag of de gebeurtenis in kwestie, oftewel of de sanctie niet te zwaar is.

Rechtbanken nemen bij het beoordelen van de redelijkheid volgens maatschappelijke normen verschillende omstandigheden in overweging. Specifiek omvatten deze de aard en wijze van het wangedrag, de mate van schade toegebracht aan het bedrijf, de eerdere werkhouding en bijdrage van de werknemer, het al dan niet tonen van berouw, en de consistentie met sancties die in het verleden aan andere werknemers zijn opgelegd.

Deze beoordelingskader werd vastgesteld in de zaak van Kochi Broadcasting (Hooggerechtshof van Japan, 31 januari 1977 (Showa 52)). In deze zaak werd een omroeper ontslagen omdat hij zich had verslapen en daardoor een uitzendongeval had veroorzaakt. Hoewel een uitzendongeval een objectieve reden voor ontslag kan zijn, oordeelde het Hooggerechtshof dat het ontslag ongeldig was omdat 1) het ongeval te wijten was aan nalatigheid en niet aan kwaadwilligheid, 2) er ook een verantwoordelijkheid bij andere betrokkenen lag, 3) de algemene werkhouding van de omroeper goed was, 4) er ook tekortkomingen waren in het management van het bedrijf, en 5) de sanctie aanzienlijk zwaarder was in vergelijking met soortgelijke gevallen in het verleden.

Aan de andere kant kan de beoordeling van redelijkheid volgens maatschappelijke normen ook worden beïnvloed door de grootte van het bedrijf. In de zaak Negishi (Tokyo High Court, 24 november 2016 (Heisei 28)), ontsloeg een bedrijf een werknemer wiens gedrag, dat aan samenwerking ontbrak, ertoe leidde dat meerdere parttime werknemers ontslag namen. Het Hooggerechtshof oordeelde dat dit ontslag geldig was. Daarbij benadrukte het hof dat het bedrijf een kleine onderneming was met slechts een tiental werknemers en dat het oplossen van het probleem door middel van overplaatsing feitelijk moeilijk was. Dit vonnis toont aan dat er ruimte is voor het oordeel dat ontslag onvermijdelijk kan zijn in kleine ondernemingen, waar alternatieve maatregelen beperkt zijn, terwijl in grote ondernemingen een inspanningsverplichting tot overplaatsing kan worden verwacht om ontslag te voorkomen.

Vergelijking tussen gewoon ontslag en disciplinair ontslag onder Japans arbeidsrecht

Het begrijpen van de juridische beperkingen van gewoon ontslag is van cruciaal belang, en het onderscheid maken met disciplinair ontslag is hierbij uiterst belangrijk. Beide zijn handelingen die een arbeidsovereenkomst beëindigen, maar ze verschillen aanzienlijk in hun juridische aard, vereisten en effecten.

Gewoon ontslag is de beëindiging van een contract op basis van onvolledige nakoming van de arbeidsverplichting (wanprestatie), zoals onvoldoende capaciteit of slechte werkhouding. Daarentegen heeft disciplinair ontslag de aard van een sanctie voor ernstige overtredingen van de bedrijfsorde.

Vanwege deze verschillen in aard zijn er enkele belangrijke verschillen. Ten eerste, de noodzaak van een basis in de arbeidsreglementen. Disciplinair ontslag is een sanctie en kan daarom niet worden uitgevoerd zonder dat de grondslag voor de disciplinaire redenen en het type straf duidelijk in de arbeidsreglementen zijn vastgelegd. Aan de andere kant wordt aangenomen dat voor gewoon ontslag, in theorie, een algemene bepaling van de ontslagredenen in de arbeidsreglementen voldoende is.

Ten tweede, de striktheid van de rechterlijke toetsing. Omdat disciplinair ontslag zeer nadelig is voor de werknemer, zijn rechtbanken geneigd de misbruik van ontslagrecht rechtsleer nog strikter toe te passen dan bij gewoon ontslag.

Ten derde, de impact op de ontslagvergoeding. Bij gewoon ontslag wordt de ontslagvergoeding in principe uitbetaald volgens de regels van het bedrijf, maar bij disciplinair ontslag kan de ontslagvergoeding geheel of gedeeltelijk worden ingehouden op basis van de bepalingen in de arbeidsreglementen.

Hieronder vindt u een tabel die deze verschillen samenvat.

Procedurele Regulering van Ontslag

Om een ontslag geldig te laten zijn, is het naast de eerder genoemde substantiële vereisten ook noodzakelijk om de procedurele regels vastgelegd in de wet na te leven.

Ontslagaankondiging en Ontslagvergoeding

Artikel 20 van de Japanse Arbeidsnormenwet stelt de centrale regels vast voor de procedure die werkgevers moeten volgen wanneer zij een werknemer willen ontslaan. Volgens dit artikel moet de werkgever in principe ten minste 30 dagen van tevoren aankondigen dat hij de werknemer wil ontslaan.

Als de werkgever geen 30 dagen van tevoren aankondigt, moet hij een vergoeding betalen die gelijkstaat aan ten minste 30 dagen gemiddeld loon (de zogenaamde ‘ontslagvergoeding’). Het is ook mogelijk om de aankondigingsperiode te verkorten, in welk geval de werkgever de ontslagvergoeding moet betalen voor het aantal dagen dat het minder is dan 30. Als bijvoorbeeld 10 dagen van tevoren wordt aangekondigd, moet de werkgever een ontslagvergoeding voor 20 dagen betalen.

Deze periode van 30 dagen begint de dag na de aankondiging en omvat ook feestdagen. Om problemen te voorkomen, wordt het sterk aanbevolen om de ontslagaankondiging te doen door middel van een schriftelijke kennisgeving (een ontslagaankondigingsbrief) waarin de ontslagdatum en de reden voor het ontslag duidelijk worden vermeld.

Wat uiterst belangrijk is om te begrijpen, is dat het naleven van deze ontslagaankondigingsprocedure niet betekent dat het ontslag zelf geldig is. Het ontslagaankondigingssysteem is bedoeld om de ontslagen werknemer tijd en financiële respijt te geven om een nieuwe baan te zoeken en is slechts een procedurele regel. De geldigheid van het ontslag zelf wordt beoordeeld op basis van de substantiële vereisten van ‘objectief redelijke gronden’ en ‘maatschappelijke aanvaardbaarheid’ zoals vermeld in Artikel 16 van de Japanse Arbeidsovereenkomstenwet. Dus zelfs als de volledige ontslagvergoeding wordt betaald voor een onmiddellijk ontslag, zal het ontslag als ongeldig worden beschouwd als het geen redelijke gronden en aanvaardbaarheid heeft.

Gelegenheid tot Verweer Bieden

Bij gewoon ontslag is het niet expliciet wettelijk verplicht om de betrokken werknemer de kans te geven om zijn of haar kant van het verhaal te vertellen of tegenargumenten te geven (de ‘gelegenheid tot verweer’). In het geval van disciplinair ontslag is het noodzakelijk om de regels in het arbeidsreglement te volgen, en vanuit het oogpunt van een juiste procedure wordt de gelegenheid tot verweer als belangrijk beschouwd, maar voor gewoon ontslag bestaat er geen dergelijke directe regelgeving.

Maar het is uiterst riskant om deze procedure te negeren, alleen omdat het geen wettelijke verplichting is. Rechtbanken hechten veel waarde aan hoe zorgvuldig een werkgever te werk gaat bij het nemen van een ernstige beslissing zoals ontslag, bij het beoordelen van de ‘maatschappelijke aanvaardbaarheid’ van het ontslag. Als een werkgever een werknemer eenzijdig ontslaat zonder de gelegenheid tot verweer te bieden, kan dit de indruk wekken dat de werkgever onrechtvaardig en autocratisch heeft gehandeld.

Als gevolg hiervan kan het ontbreken van procedurele overwegingen, zelfs als het ontslag enige mate van objectiviteit heeft, een belangrijke factor zijn die het ontslag als ‘maatschappelijk onaanvaardbaar’ en dus ongeldig doet beschouwen. Daarom is het verstandig om de gelegenheid tot verweer te bieden, zelfs als er geen wettelijke regelgeving is, als een de facto vereiste om de geldigheid van het ontslag te waarborgen.

Samenvatting

Zoals in detail besproken in dit artikel, wordt ontslag onder het Japanse arbeidsrecht strikt gereguleerd vanuit zowel substantiële als procedurele aspecten. Werkgevers die een werknemer willen ontslaan, moeten volgens artikel 16 van de Japanse Arbeidsovereenkomstenwet aantonen dat de reden voor ontslag ‘objectief redelijk’ is en dat de maatregel ‘sociaal aanvaardbaar’ is. Zoals blijkt uit de analyse van rechtspraak, is deze vereiste zeer streng en wordt ontslag beschouwd als een laatste redmiddel. Daarnaast moet men ook voldoen aan de procedurele vereisten van artikel 20 van de Japanse Arbeidsnormenwet, die een ontslagkennisgeving of betaling van een ontslagvergoeding voorschrijft. Een nauwkeurig begrip van deze wettelijke kaders en een zorgvuldige overweging en aanpak in individuele gevallen zijn essentieel om onnodige juridische geschillen te vermijden en een stabiel personeelsbeheer te realiseren.

Monolith Law Office beschikt over diepgaande specialistische kennis en uitgebreide praktijkervaring met betrekking tot het Japanse arbeidsrecht. In het bijzonder hebben we voor een groot aantal binnen- en buitenlandse cliëntbedrijven uitgebreide juridische diensten verleend, variërend van concrete situatieanalyses en risicobeoordelingen tot het formuleren van passende reactiestrategieën met betrekking tot de juridische beperkingen van ontslag die in dit artikel zijn behandeld. Ons kantoor heeft ook meerdere experts in dienst die gekwalificeerd zijn als buitenlandse advocaten en die Engels spreken, waardoor we nauwkeurig kunnen inspelen op de unieke behoeften van cliënten in een internationale zakelijke omgeving. Als u te maken heeft met complexe problemen met betrekking tot het ontslag van werknemers, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen voor advies.