Juridische Uitleg over het Opstellen van Statuten bij de Oprichting van een Bedrijf in Japan

Het opstellen van de statuten is in het proces van het oprichten van een bedrijf in Japan niet slechts een procedurele stap. De statuten zijn een juridisch document dat de organisatie, het beheer en de fundamentele regels van het bedrijf vastlegt en worden ook wel ‘de grondwet van het bedrijf’ genoemd. Hoe dit document wordt ontworpen en opgesteld, heeft een diepgaande invloed op de governancestructuur, het besluitvormingsproces en de toekomstige groeimogelijkheden van het bedrijf na de oprichting. De bepalingen in de statuten hebben een krachtige bindende werking voor aandeelhouders, bestuurders en het bedrijf zelf en de creatie ervan vereist een strikte naleving van de regels die zijn vastgesteld door het Japanse vennootschapsrecht. Dit artikel begint met de basisstructuur van de statuten onder het Japanse vennootschapsrecht, legt vervolgens de wettelijk verplichte elementen uit, de onderdelen die nodig zijn om bepaalde effecten te bewerkstelligen en de optionele elementen die de individualiteit van het bedrijf kunnen weerspiegelen. We richten ons in het bijzonder op belangrijke discussiepunten die direct verband houden met managementbeslissingen, zoals de interpretatie van het ‘doel’ van het bedrijf dat de reikwijdte van de bedrijfsactiviteiten bepaalt, en de complexe regels rond ‘in natura bijdragen’, waarbij bijdragen anders dan in geld worden gedaan. Tot slot gaan we gedetailleerd in op de essentiële notariële procedures die nodig zijn om ervoor te zorgen dat de opgestelde statuten juridische kracht hebben, en bieden we een uitgebreide juridische kennisbasis voor het leggen van het fundament van een bedrijfsoprichting.

De Basisstructuur van de Statuten: Drie Soorten Bepalingen

In het Japanse vennootschapsrecht (Companies Act) worden de bepalingen die in de statuten moeten worden opgenomen, ingedeeld in drie categorieën op basis van hun juridische aard. Dit zijn de ‘absolute bepalingen’, ‘relatieve bepalingen’ en ‘facultatieve bepalingen’. Deze drielaagse structuur weerspiegelt de wetgevende intentie om een minimum juridisch kader te waarborgen dat gemeenschappelijk is voor alle bedrijven, terwijl het bedrijven de flexibiliteit biedt om hun governance aan te passen aan hun specifieke situatie.

Absolute bepalingen zijn, zoals de naam al aangeeft, de zaken die per se in de statuten moeten worden opgenomen. Als zelfs maar één van deze bepalingen ontbreekt of als de inhoud ervan juridisch ongeldig is, worden de statuten in hun geheel ongeldig verklaard en kan de oprichting van het bedrijf niet worden erkend. Dit komt omdat deze informatie essentieel is om de fundamentele identiteit van het bedrijf te bepalen, zoals de handelsnaam, het doel en de locatie van het hoofdkantoor, en om de veiligheid van transacties te waarborgen.

Relatieve bepalingen daarentegen hebben geen invloed op de geldigheid van de statuten als ze niet worden opgenomen. Echter, als het bedrijf regels wil vaststellen met betrekking tot deze zaken, moeten ze in de statuten worden opgenomen om juridische kracht te hebben. Voorbeelden hiervan zijn bepalingen die de overdracht van aandelen beperken of bepalingen die de oprichting van een raad van bestuur voorschrijven. Deze verschillen vaak van de principiële regels die door het Japanse vennootschapsrecht worden gesteld, en door ze in de statuten op te nemen, wordt hun kracht verduidelijkt en zijn alle aandeelhouders en belanghebbenden eraan gebonden.

Ten slotte kunnen facultatieve bepalingen door het bedrijf naar eigen inzicht worden vastgesteld, zolang ze niet in strijd zijn met het Japanse vennootschapsrecht of andere dwingende wetgeving en openbare orde of goede zeden. Voorbeelden hiervan zijn de bepalingen over het boekjaar of de timing van de oproeping voor de jaarlijkse algemene vergadering van aandeelhouders. Hoewel deze zaken ook in andere interne regelgevingen kunnen worden vastgesteld, verhoogt opname in de statuten het belang van deze regels en vereist een wijziging een speciale resolutie van de algemene vergadering, wat bijdraagt aan de stabiliteit van het management. Daarom is de keuze welke zaken in welke categorie in de statuten worden opgenomen een belangrijke strategische beslissing met het oog op de toekomstige bedrijfsvoering.

Onmisbare Kerngegevens van een Bedrijf Onder Japans Recht

Onmisbare kerngegevens vormen de basis van de rechtspersoonlijkheid van een bedrijf en zijn de meest cruciale informatie. Artikel 27 van de Japanse Vennootschapswet schrijft voor dat de statuten van een naamloze vennootschap de volgende vijf zaken moeten bevatten:

1. Doel
2. Handelsnaam
3. Vestigingsplaats van het hoofdkantoor
4. De waarde van het vermogen dat bij oprichting wordt ingebracht of het minimumbedrag daarvan
5. Naam of benaming en adres van de oprichters

Van deze gegevens is vooral de vermelding van het ‘doel’ van groot belang, omdat het de wettelijke reikwijdte van de activiteiten van het bedrijf afbakent. Het doel van het bedrijf moet legaal, winstgevend en duidelijk zijn. Echter, er bestaat een belangrijk verschil tussen de juridische interpretatie van ‘het bereik van het doel’ en de eisen van de praktijk.

Het Japanse Hooggerechtshof heeft in verschillende uitspraken, waaronder de bekende Yawata Steel-case (Hooggerechtshof van Japan, 24 juni 1970, Grote Kamer), consequent het standpunt ingenomen dat de rechtsbevoegdheid van een bedrijf beperkt is tot de in de statuten vastgelegde doeleinden, maar dat deze ruim geïnterpreteerd moeten worden. Volgens de jurisprudentie omvatten de handelingen van een bedrijf niet alleen de doeleinden die expliciet in de statuten zijn vermeld, maar ook alle handelingen die ‘direct of indirect noodzakelijk zijn’ voor het verwezenlijken van die doeleinden. Deze interpretatie is voornamelijk gericht op de bescherming van derden die transacties aangaan met het bedrijf en het waarborgen van de veiligheid van die transacties. Als de handelingen van een bedrijf strikt beperkt zouden worden tot de doeleinden zoals vastgelegd in de statuten, dan zou elke tegenpartij in een transactie de last hebben om steeds te controleren of de transactie binnen de reikwijdte van de statuten van het bedrijf valt, wat soepele economische activiteiten zou belemmeren.

Desalniettemin is deze juridisch ruime interpretatie niet altijd van toepassing in de praktijk. Bijvoorbeeld, bij het verkrijgen van financiering van een financiële instelling kan de beoordeling moeilijk verlopen als het gefinancierde bedrijf niet expliciet in de statuten is opgenomen als doel. Ook in sectoren zoals de bouw en uitzendbranche, waarvoor overheidsvergunningen vereist zijn om specifieke activiteiten uit te voeren, is het een voorwaarde dat deze activiteiten in de doelstellingen van de statuten zijn opgenomen. Tijdens belastinginspecties kan er ook twijfel ontstaan of kosten die voortkomen uit activiteiten die niet in de statuten zijn opgenomen, erkend kunnen worden als bedrijfskosten.

Daarom is het, hoewel juridisch gezien de activiteiten van een bedrijf ruim erkend worden, verstandig om in de statuten niet alleen de huidige bedrijfsactiviteiten, maar ook potentiële toekomstige activiteiten zo concreet en uitgebreid mogelijk te omschrijven, om praktische obstakels te voorkomen en een soepele bedrijfsvoering te waarborgen.

Vereisten voor het in werking treden van relatieve bepalingen

Relatieve bepalingen zijn zaken die, terwijl ze de autonomie van een bedrijf respecteren, een aanzienlijke impact kunnen hebben op belanghebbenden zoals aandeelhouders en schuldeisers. Daarom vereist de Japanse wet dat deze in de statuten worden opgenomen als een voorwaarde voor hun rechtsgeldigheid. Zonder vermelding in de statuten zijn deze zaken, zelfs als ze door de algemene vergadering van aandeelhouders zijn goedgekeurd, juridisch ongeldig.

Voorbeelden van algemene relatieve bepalingen zijn regels met betrekking tot de overdraagbaarheid van aandelen, de oprichting van een raad van bestuur of een auditcommissie, en de aanstelling van een aandeelhoudersregisterbeheerder. Deze bepalingen stellen bedrijven in staat om hun eigen unieke aanpassingen te maken in plaats van de uniforme regels van het Japanse vennootschapsrecht te volgen, maar gezien hun belang is opname in de fundamentele regels van de statuten vereist.

Binnen de relatieve bepalingen zijn er specifieke zaken die onderworpen zijn aan strikte regels, zoals vastgelegd in artikel 28 van het Japanse vennootschapsrecht. Deze worden ‘bijzondere oprichtingszaken’ genoemd en impliceren zaken die afwijken van de normale oprichting door middel van geldelijke bijdragen. De volgende vier zaken vallen onder de bijzondere oprichtingszaken:

• In natura bijdragen: bijdragen in de vorm van eigendom anders dan geld.
• Overname van eigendommen: een contract waarbij de oprichters na de oprichting van de vennootschap bepaalde eigendommen overnemen.
• Vergoedingen en andere speciale voordelen voor de oprichters: financiële voordelen die de oprichters ontvangen als beloning voor hun bijdrage aan de oprichting van de vennootschap.
• Kosten gerelateerd aan de oprichting die door de naamloze vennootschap worden gedragen.

Wat deze zaken gemeen hebben, is het risico dat tijdens de kwetsbare fase van de oprichting van een bedrijf, wanneer er nog geen onafhankelijke besluitvormingsorganen zijn, de financiële basis van het bedrijf kan worden aangetast door de discretie van de oprichters. Bijvoorbeeld, als activa met een lage waarde te hoog worden gewaardeerd voor in natura bijdragen, of als oprichters onredelijk hoge vergoedingen ontvangen, kan het kapitaal van de nieuw opgerichte vennootschap nominaal worden, zonder dat het substantiële waarde heeft, wat kan leiden tot de creatie van een ‘lege’ vennootschap.

Om dergelijke situaties te voorkomen en de financiële basis van een bedrijf te waarborgen, vereist het Japanse vennootschapsrecht dat deze bijzondere oprichtingszaken in de statuten worden opgenomen. Bovendien verplicht het in principe een door de rechtbank aangestelde inspecteur om een onderzoek uit te voeren, waarmee meerdere controlemechanismen worden ingesteld.

De Kern van Atypische Oprichtingszaken: Inbreng in Natura en de Juridische Regelgeving in Japan

In het spectrum van atypische oprichtingszaken wordt in de praktijk het meest gebruikgemaakt van inbreng in natura, waarvoor de meest gedetailleerde regelgeving bestaat. Inbreng in natura houdt in dat in plaats van geld, activa zoals onroerend goed, voertuigen of intellectuele eigendomsrechten worden ingebracht, en dat in ruil daarvoor aandelen worden uitgegeven. Dit biedt het voordeel dat zelfs als er weinig liquide middelen beschikbaar zijn, het kapitaal van een bedrijf kan worden versterkt door gebruik te maken van bestaande activa.

Echter, om de objectiviteit van de waardering te waarborgen en te voorkomen dat het kapitaal onrechtmatig wordt opgeblazen, legt het Japanse vennootschapsrecht strikte regels op aan inbreng in natura. Deze regels zijn gebaseerd op het fundamentele principe van ‘kapitaalversterking’, dat bedoeld is om de financiële basis van een bedrijf te waarborgen en de schuldeisers te beschermen.

Ten eerste moet bij inbreng in natura, volgens artikel 28, lid 1 van het Japanse vennootschapsrecht, de informatie gedetailleerd worden opgenomen in de statuten. Dit omvat specifiek de naam van de inbrenger, de activa die worden ingebracht en hun waarde, en het aantal aandelen dat aan de inbrenger wordt toegewezen.

Ten tweede moet in principe na de goedkeuring van de statuten een verzoek worden ingediend bij de rechtbank voor de benoeming van een inspecteur, die vervolgens de waarde van de activa onderzoekt (volgens artikel 33 van het Japanse vennootschapsrecht). Deze procedure is tijdrovend en kostbaar, wat een aanzienlijke praktische last met zich meebrengt.

Daarom voorziet het Japanse vennootschapsrecht in uitzonderlijke gevallen waarin deze strenge inspectie niet nodig is. In de praktijk wordt de meeste inbreng in natura uitgevoerd met gebruikmaking van deze uitzonderingen. De uitzonderingen worden voornamelijk toegestaan in de volgende drie gevallen:

• Wanneer het totale bedrag van de in de statuten vermelde waarde van de in natura ingebrachte activa 5 miljoen yen of minder is.
• Wanneer de ingebrachte activa verhandelbare effecten met een marktwaarde zijn en de in de statuten vermelde waarde die marktwaarde niet overschrijdt.
• Wanneer de in de statuten vermelde waarde als redelijk wordt beschouwd, op basis van een certificering door professionals zoals advocaten, gecertificeerde accountants of belastingadviseurs (in het geval van onroerend goed is daarnaast ook een taxatie door een erkende taxateur vereist).

Ten derde heeft het Japanse vennootschapsrecht een systeem voor het achteraf aansprakelijk stellen ingesteld. Artikel 52 van het Japanse vennootschapsrecht bepaalt dat als de werkelijke waarde van de bij de oprichting van de vennootschap ingebrachte activa ‘aanzienlijk lager’ is dan de waarde vermeld in de statuten, de oprichters en de bestuurders bij de oprichting gezamenlijk verplicht zijn het tekort aan de vennootschap te betalen (verantwoordelijkheid voor waardecompensatie). Deze verantwoordelijkheid is in principe een strikte aansprakelijkheid, ongeacht of er sprake is van nalatigheid, en is zeer zwaarwegend. Ook de professional die de waardebepaling heeft gecertificeerd, draagt een gezamenlijke verantwoordelijkheid, tenzij hij kan bewijzen dat hij niet nalatig is geweest. De uitspraak van het Hooggerechtshof van Osaka op 19 februari 2016 (2016年2月19日) is een geval waarin de verantwoordelijkheid van een advocaat die de waardebepaling van de ingebrachte activa had gecertificeerd, ter discussie stond en illustreert de zwaarte van de verantwoordelijkheid die professionals dragen.

Zo zorgt het Japanse vennootschapsrecht met een drievoudige discipline van statutaire vermelding, voorafgaande inspectie en achteraf aansprakelijkheid voor het voorkomen van misbruik van inbreng in natura en voor het substantieel waarborgen van het principe van kapitaalversterking.

Optionele bepalingen die de identiteit van een bedrijf weerspiegelen

Optionele bepalingen zijn regels die een bedrijf naar eigen inzicht in de statuten kan opnemen om de bedrijfsvoering te vergemakkelijken, naast de verplichte en de relatieve bepalingen. Deze bepalingen zijn niet wettelijk ongeldig als ze niet in de statuten staan en kunnen ook worden vastgesteld in ondergeschikte regelingen, zoals het reglement van de raad van bestuur. Echter, het opzettelijk opnemen van deze bepalingen in de statuten, de hoogste norm van een bedrijf, heeft een belangrijke betekenis.

Om de in de statuten opgenomen bepalingen te wijzigen, is in principe een speciale resolutie van de algemene vergadering van aandeelhouders vereist, wat betekent dat aandeelhouders met een meerderheid van de stemrechten aanwezig moeten zijn en dat meer dan twee derde van de stemrechten van de aanwezige aandeelhouders voor moet stemmen. Dit is een veel strengere vereiste dan voor het wijzigen van interne regels, die gemakkelijk kunnen worden gewijzigd door een besluit van de raad van bestuur.

Daarom is de strategische beslissing over welke zaken als optionele bepalingen in de statuten worden opgenomen, een afweging van de ‘flexibiliteit’ en ‘stabiliteit’ van het management. De volgende zaken worden bijvoorbeeld vaak als optionele bepalingen vastgesteld:

• De timing voor het bijeenroepen van de jaarlijkse algemene vergadering van aandeelhouders
• Het aantal bestuurders en commissarissen
• De methode voor het bepalen van de beloning van bestuurders
• Het boekjaar

In het bijzonder voor joint ventures met meerdere aandeelhouders of bedrijven die financiering ontvangen van externe investeerders, kan het ‘vastzetten’ van specifieke operationele regels als optionele bepalingen in de statuten een effectief middel zijn om de rechten van minderheidsaandeelhouders te beschermen en naleving van overeenkomsten tussen oprichters te waarborgen. Door bijvoorbeeld het aantal bestuurders specifiek in de statuten vast te leggen, kan worden voorkomen dat meerderheidsaandeelhouders eenzijdig de samenstelling van de raad van bestuur wijzigen. Op deze manier fungeren optionele bepalingen als een governance-instrument dat de identiteit van een bedrijf en de dynamiek tussen belanghebbenden weerspiegelt en toekomstige conflicten helpt voorkomen.

De Laatste Stap in het Opstellen van Statuten: Certificeringsprocedures

Bij de oprichting van een naamloze vennootschap in Japan, moeten de door de oprichters opgestelde statuten (oorspronkelijke statuten) worden gecertificeerd door een notaris, zoals bepaald in artikel 30, lid 1 van het Japanse Vennootschapsrecht. Deze certificeringsprocedure is een belangrijk proces dat de duidelijkheid van de statuten waarborgt, toekomstige geschillen voorkomt en officieel bevestigt dat de statuten zijn opgesteld volgens de juiste wettelijke procedures.

Er zijn twee methoden voor certificering: de traditionele ‘certificering op papier’ en de moderne ‘certificering van elektronische statuten’. Het grootste verschil tussen beide is de kosten, met name de aanwezigheid van zegelbelasting. Voor op papier opgestelde statuten is een zegelbelasting van 40.000 yen vereist volgens de Japanse Zegelbelastingwet, omdat deze als belastbaar document worden beschouwd. Elektronische statuten daarentegen, die als elektronische gegevens bestaan, worden niet als ‘document’ beschouwd en zijn daarom niet onderhevig aan deze zegelbelasting.

Echter, om elektronische statuten op te stellen en te certificeren, zijn speciale apparatuur zoals software voor elektronische handtekeningen en IC-kaartlezers, evenals een elektronisch certificaat opgeslagen op bijvoorbeeld een My Number-kaart, noodzakelijk. Als u deze omgeving vanaf nul zelf moet voorbereiden, kunnen de initiële investeringen de besparingen op de zegelbelasting overstijgen. Daarom kan het in het bijzonder voor een eenmalige bedrijfsoprichting kostenefficiënter en tijdbesparender zijn om een professional zoals een gerechtsdeurwaarder of advocaat in te schakelen die al een elektronische certificeringsomgeving heeft opgezet.

De onderstaande tabel vat de belangrijkste verschillen tussen papieren certificering en elektronische certificering samen.

Zoals de tabel laat zien, heeft elektronische certificering een duidelijk voordeel doordat er geen zegelbelasting verschuldigd is, maar om van dit voordeel te genieten is technische voorbereiding vereist. Het is belangrijk om de meest geschikte methode te kiezen die past bij de situatie van uw bedrijf.

Samenvatting

Zoals in detail besproken in dit artikel, is de statuten niet slechts een van de oprichtingsdocumenten, maar het meest cruciale document dat de juridische identiteit, governance en de kern van bedrijfsvoering van een onderneming vaststelt. Op het fundament van de verplichte bepalingen, wordt een op maat gemaakte ‘grondwet’ voor elk bedrijf voltooid door strategische institutionele ontwerpen te maken met de relatieve bepalingen en unieke operationele regels te weven met de optionele bepalingen. Vooral de juridische interpretatie en praktische eisen van het vastleggen van het ‘doel’ van het bedrijf, dat de zakelijke reikwijdte bepaalt, en de complexe regels met betrekking tot ‘in natura bijdragen’ die het principe van kapitaalversterking belichamen, zijn moeilijk adequaat aan te pakken zonder gespecialiseerde kennis. Deze bepalingen nauwkeurig begrijpen en correct weerspiegelen in de statuten is essentieel om toekomstige juridische risico’s te minimaliseren en een stevige basis te leggen voor duurzame groei.

Ons kantoor, Monolith Law Office, heeft een rijke ervaring in het bedienen van een groot aantal cliënten binnen Japan op het gebied van dit thema. Naast tweetalige advocaten met een Japanse advocaatlicentie, hebben we ook meerdere Engelssprekende advocaten met buitenlandse juridische kwalificaties in dienst, waardoor we fijnmazige juridische ondersteuning kunnen bieden die is afgestemd op de unieke behoeften van onze cliënten die zaken doen in een internationale zakelijke omgeving. Van het opstellen van statuten tot authenticatie en het opbouwen van een governancestructuur na oprichting, we bieden op elk niveau optimale oplossingen gebaseerd op gespecialiseerde kennis.