Veranderingen in de inhoud van arbeidsovereenkomsten onder het Japanse arbeidsrecht: Wat managers moeten weten over het juridische kader

De hedendaagse zakelijke omgeving wordt gekenmerkt door constante verandering, en bedrijven worden voortdurend gevraagd om organisatorische en strategische aanpassingen te maken. Deze aanpassingen vereisen vaak een herziening van de arbeidsrelaties. Echter, in Japan worden de voorwaarden van een arbeidsovereenkomst niet alleen gereguleerd door de oorspronkelijke individuele afspraken. Ze worden beheerst door een complexe hiërarchie van normen en jurisprudentie die stabiliteit en werknemersbescherming benadrukken. Daarom is een diepgaand begrip van dit unieke juridische kader essentieel voor bedrijfsleiders om wijzigingen in arbeidsvoorwaarden en personeelsverplaatsingen legaal en soepel door te voeren. Dit artikel biedt een gespecialiseerde uitleg over het juridische kader voor het wijzigen van arbeidscontractinhoud onder Japans arbeidsrecht. We beginnen met de belangrijkste bronnen die arbeidsvoorwaarden bepalen: de arbeidsreglementen en collectieve arbeidsovereenkomsten. Vervolgens gaan we in op de strikte vereisten voor het implementeren van wijzigingen in arbeidsvoorwaarden die nadelig zijn voor werknemers. Tot slot analyseren we de juridische structuur en beperkingen van de drie belangrijkste vormen van personeelsverplaatsingen: overplaatsing, detachering en overgang naar een andere functie. Het doel van dit artikel is om bedrijfsleiders en juridische medewerkers de verfijnde kennis te bieden die nodig is om deze processen te beheren in overeenstemming met de Japanse wetgeving.

Normen die de inhoud van arbeidsovereenkomsten bepalen onder Japans recht

In het Japanse arbeidsrecht wordt de inhoud van een arbeidsovereenkomst tussen individuele werknemers en werkgevers niet uitsluitend bepaald door het contract zelf. Integendeel, deze wordt aangevuld en soms zelfs vervangen door alomvattende regels die van toepassing zijn op de gehele werkplek. Binnen deze regels zijn de ‘Arbeidsreglementen’ en ‘Collectieve arbeidsovereenkomsten’ met name van groot belang.

De Rol en Juridische Kracht van Werkreglementen Onder Japans Recht

Werkreglementen zijn verzamelingen van regels die door werkgevers zijn opgesteld om arbeidsvoorwaarden en dienstvoorschriften op een uniforme en systematische manier vast te leggen binnen hun bedrijf. Artikel 7 van de Japanse Arbeidsovereenkomstenwet bepaalt dat, wanneer een werkgever redelijke arbeidsvoorwaarden vastlegt in een werkreglement en deze bekendmaakt aan de werknemers, de in het werkreglement vastgelegde arbeidsvoorwaarden deel uitmaken van de arbeidsovereenkomst. Hierdoor worden werkreglementen een krachtig middel om arbeidsvoorwaarden te standaardiseren.

Een belangrijke voorwaarde voor deze juridische kracht is ‘bekendmaking’. Werkgevers moeten het werkreglement op een zichtbare plaats in het bedrijf ophangen, een schriftelijk exemplaar verstrekken, of het in elektronische vorm beschikbaar stellen zodat werknemers de inhoud ervan te allen tijde kunnen raadplegen. Deze verplichting tot bekendmaking is geen louter formele procedure; als hieraan niet wordt voldaan, zal het werkreglement geen effect hebben en kan de werkgever de werknemers niet binden aan de bepalingen ervan. Dit is een uiterst belangrijk compliance-punt voor bedrijven.

Daarnaast fungeren werkreglementen ook als een minimumstandaard voor individuele arbeidsovereenkomsten. Volgens artikel 12 van de Japanse Arbeidsovereenkomstenwet worden arbeidsvoorwaarden die niet voldoen aan de standaarden vastgelegd in het werkreglement, voor dat deel als ongeldig beschouwd. Het ongeldige deel wordt dan vervangen door de standaarden zoals vastgelegd in het werkreglement. Deze bepaling zorgt vanuit het perspectief van de werkgever voor een zekere uniformiteit in de arbeidsvoorwaarden van alle werknemers en vereenvoudigt het arbeidsmanagement.

De Superieure Juridische Kracht van Arbeidsovereenkomsten in Japan

Een arbeidsovereenkomst is een schriftelijke overeenkomst tussen een vakbond en een werkgever over arbeidsvoorwaarden en andere gerelateerde zaken. In Japan hebben arbeidsovereenkomsten een nog sterkere juridische kracht dan arbeidsreglementen. Artikel 16 van de Japanse Wet op de Vakbonden erkent de ‘normatieve kracht’ van arbeidsovereenkomsten. Dit betekent dat delen van arbeidsreglementen of individuele arbeidsovereenkomsten die in strijd zijn met de arbeidsvoorwaarden en andere normen vastgesteld in de arbeidsovereenkomst, ongeldig zijn en vervangen worden door de standaarden van de arbeidsovereenkomst.

Deze normatieve kracht omvat bijna alle substantiële aspecten van de arbeidsrelatie, zoals loon, pensioenuitkeringen, arbeidstijden, vakantiedagen, veiligheid en gezondheid, compensatie bij rampen, personeelsverplaatsingen en disciplinaire maatregelen. Dit toont aan dat de juridische hiërarchie duidelijk is vastgesteld als ‘arbeidsovereenkomst > arbeidsreglement > individuele arbeidsovereenkomst’. Voor bedrijven met een vakbond is het van cruciaal belang om deze hiërarchische structuur te begrijpen. Pogingen om arbeidsvoorwaarden te wijzigen via aanpassingen in het arbeidsreglement zijn juridisch ongeldig als ze in strijd zijn met de bepalingen van de arbeidsovereenkomst.

Daarom, wanneer een bedrijf met een vakbond belangrijke wijzigingen in de arbeidsvoorwaarden wil doorvoeren, is de meest betrouwbare en juridisch stabiele methode niet om te vertrouwen op wijzigingen in het arbeidsreglement, maar om de arbeidsovereenkomst te herzien door onderhandelingen met de vakbond. Deze juridische hiërarchie is een belangrijke factor die de strategie voor arbeidsmanagement verschuift van een eenzijdig beheersproces door de werkgever naar een bilateraal onderhandelingsproces met de vakbond.

Vergelijking tussen Japanse Werkreglementen en Arbeidsovereenkomsten

Hieronder volgt een tabel die de vergelijking samenvat tussen de werkreglementen en arbeidsovereenkomsten, zoals eerder beschreven in de tekst.

De Juridische Eisen en Grenzen van Ongunstige Wijzigingen in Arbeidsvoorwaarden Onder Japans Recht

Om in te spelen op veranderingen in de bedrijfsomgeving, kan het nodig zijn om het loonstelsel te herzien of toelagen te verminderen, wat leidt tot wijzigingen in de arbeidsvoorwaarden die nadelig zijn voor werknemers. Echter, het Japanse arbeidsrecht legt strikte beperkingen op aan dergelijke ongunstige wijzigingen.

Het principe van wederzijdse instemming

Omdat een arbeidsovereenkomst ook een vorm van contract is, vereist het wijzigen van de arbeidsvoorwaarden die erin zijn vastgelegd in principe de instemming van beide partijen. Artikel 8 van de Japanse Arbeidsovereenkomstenwet (2007) bepaalt dat werknemers en werkgevers de arbeidsvoorwaarden, die de inhoud van de arbeidsovereenkomst vormen, kunnen wijzigen met hun wederzijdse instemming. Daarom is het in principe niet toegestaan dat een werkgever eenzijdig de arbeidsvoorwaarden wijzigt ten nadele van de werknemer zonder diens instemming.

Eenzijdige wijzigingen in de arbeidsvoorwaarden door aanpassing van de werkregels en het juridische principe van ‘redelijkheid’ onder Japans recht

Echter, het verkrijgen van individuele toestemming van alle werknemers is, vooral in grote organisaties, niet realistisch. Daarom voorziet artikel 10 van de Japanse Arbeidsovereenkomstenwet in een belangrijke uitzondering. Volgens deze bepaling kan een werkgever de arbeidsvoorwaarden eenzijdig wijzigen ten nadele van de werknemer door de werkregels te veranderen. Dit vereist echter het voldoen aan twee strikte voorwaarden. Ten eerste moet de werkgever de gewijzigde werkregels bekendmaken aan de werknemers, en ten tweede moet de wijziging ‘redelijk’ zijn.

De beoordeling van deze ‘redelijkheid’ is een van de meest belangrijke en complexe kwesties in de praktijk van het Japanse arbeidsrecht. Volgens jurisprudentie wordt redelijkheid beoordeeld door een combinatie van specifieke factoren in overweging te nemen. Dit beoordelingskader werd vastgesteld door het Hooggerechtshof in zijn uitspraak van 28 februari 1997 (de zaak van de Vierde Bank). De overwegingen die in dit vonnis werden uiteengezet, zijn als volgt:

1. De mate van nadeel die de werknemer ondervindt
2. De noodzaak van de wijziging van de arbeidsvoorwaarden
3. De redelijkheid van de inhoud van de gewijzigde werkregels
4. De status van onderhandelingen met vakbonden en dergelijke
5. Andere relevante omstandigheden (zoals alternatieve maatregelen of verbeteringen van andere arbeidsvoorwaarden)

Deze factoren vormen geen simpele checklist. De rechtbank weegt zorgvuldig de noodzaak van de werkgever voor bedrijfsvoering af tegen het nadeel dat de werknemer ondervindt. Bijvoorbeeld, wat betreft ‘de noodzaak van de wijziging’, is een simpele wens om kosten te besparen onvoldoende; er wordt gezocht naar objectieve en substantiële zakelijke noodzaak, zoals opeenvolgende jaren van verlies of drastische veranderingen in de industrie. Bovendien, hoe groter ‘het nadeel’ is, zoals in het geval van aanzienlijke verlagingen van salaris of pensioenuitkeringen, des te meer zal de rechtbank een hogere noodzaak en uitgebreide overgangsmaatregelen vereisen om het nadeel te verzachten, zoals het verstrekken van aanpassingstoelagen.

Deze jurisprudentie dient als een praktisch kader voor managers om juridische risico’s te beheren. Bedrijven die overwegen om nadelige wijzigingen door te voeren, moeten vanaf de planningsfase rekening houden met deze factoren om het risico van betwisting van de redelijkheid achteraf te verminderen. Concreet betekent dit dat (1) de zakelijke noodzaak objectief wordt gedocumenteerd met financiële overzichten, (2) een eerlijk systeem wordt ontworpen zodat niet een specifieke groep werknemers onevenredig wordt benadeeld, (3) overgangsmaatregelen worden getroffen om de impact van de wijzigingen te verzachten, en (4) er oprecht wordt overlegd met vakbonden of werknemersvertegenwoordigers. Deze processen zorgvuldig doorlopen is uiterst effectief om de redelijkheid van de wijzigingen te onderbouwen en juridische stabiliteit te waarborgen.

De Geldigheid van ‘Instemming’: Van Vorm naar Substantie Onder Japans Arbeidsrecht

Werkgevers kiezen er soms voor om geen eenzijdige wijzigingen in de arbeidsvoorwaarden door te voeren via wijzigingen in de arbeidsreglementen, maar in plaats daarvan individuele instemmingsverklaringen van werknemers te verkrijgen voor nadelige wijzigingen. Echter, het bestaan van een ondertekende en verzegelde instemmingsverklaring betekent niet automatisch dat deze instemming juridisch geldig is.

De uitspraak van het Hooggerechtshof op 19 februari 2016 (de zaak van de Yamanashi Prefectural Credit Union) heeft belangrijke criteria vastgesteld voor deze kwestie. Volgens deze uitspraak moet de geldigheid van de instemming van een werknemer met nadelige wijzigingen niet alleen formeel worden beoordeeld op basis van de handtekening op de instemmingsverklaring, maar ook substantieel, door te beoordelen of er objectief gezien voldoende redelijke gronden zijn om aan te nemen dat de instemming is gebaseerd op de vrije wil van de werknemer. Hierbij wordt rekening gehouden met de informatie en uitleg die de werkgever aan de werknemer heeft verstrekt, evenals de inhoud en de mate van het nadeel. Instemming die is verkregen zonder voldoende uitleg of onder semi-dwingende omstandigheden, kan later als ongeldig worden beoordeeld.

Deze jurisprudentie wijst op de risico’s van een formeel instemmingsverkrijgingsproces. Er zijn twee manieren om arbeidsvoorwaarden nadelig te wijzigen: eenzijdige wijziging door het wijzigen van de arbeidsreglementen (Artikel 10 van de Japanse Arbeidsovereenkomstenwet) en wijziging door individuele overeenkomst (Artikel 8 van dezelfde wet), maar deze twee zijn niet onafhankelijk van elkaar. Uiteindelijk is wat Japanse rechtbanken belangrijk vinden de eerlijkheid van de procedure. Procedurele rechtvaardigheid, zoals voldoende informatieverstrekking, oprechte uitleg en de garantie van een vrije besluitvorming, vormt niet alleen de basis voor de ‘redelijkheid’ van eenzijdige wijzigingen, maar ondersteunt ook de geldigheid van individuele ‘instemming’. Ongeacht welke juridische middelen worden gebruikt, het volgen van een transparant en eerlijk proces is de beste strategie om juridische geschillen te voorkomen.

De Juridische Structuur van Personeelswijzigingen: Verschillen en Beperkingen tussen Overplaatsing, Detachering en Overdracht van Dienstverband in Japan

In het bedrijfsleven zijn het herstructureren van ondernemingen, het ontwikkelen van talent en het revitaliseren van organisaties doelen die vaak het herplaatsen van werknemers noodzakelijk maken. Onder Japans arbeidsrecht worden personeelswijzigingen hoofdzakelijk gecategoriseerd als ‘overplaatsing’ (配転), ‘detachering’ (出向) en ‘overdracht van dienstverband’ (転籍), elk met hun eigen juridische structuur en beperkingen.

Overplaatsing binnen Japanse Bedrijven

Overplaatsing verwijst naar een verandering in de functie-inhoud of werklocatie binnen hetzelfde bedrijf. De werkgever als partij bij de arbeidsovereenkomst verandert niet. Als er in de collectieve arbeidsovereenkomst of het arbeidsreglement een basisbepaling bestaat die de werkgever toestaat om overplaatsingen te bevelen, wordt in principe aangenomen dat de werkgever een uitgebreide bevoegdheid heeft (het recht om overplaatsingen te bevelen) om overplaatsingen op te leggen zonder de individuele instemming van de werknemer.

Echter, deze bevoegdheid om overplaatsingen te bevelen is niet onbeperkt. Het wordt beperkt door de juridische theorie van ‘misbruik van recht’. Een leidende zaak met betrekking tot dit punt is de uitspraak van het Japanse Hooggerechtshof van 14 juli 1986 (het Toa Paint-geval), die de volgende drie typen situaties identificeerde waarin een bevel tot overplaatsing als misbruik van recht kan worden beschouwd:

1. Wanneer er geen zakelijke noodzaak voor de overplaatsing bestaat
2. Wanneer de overplaatsing wordt uitgevoerd met oneigenlijke motieven of doeleinden (bijvoorbeeld: pesterijen, het dwingen tot ontslag)
3. Wanneer de overplaatsing de werknemer een nadeel oplegt dat aanzienlijk verder gaat dan wat normaal gesproken aanvaardbaar is

Vanuit het perspectief van de werkgever wordt ‘zakelijke noodzaak’ relatief breed geïnterpreteerd, en het is voldoende als het bijdraagt aan de rationele bedrijfsvoering van het bedrijf. Echter, het derde type, ‘de mate van nadeel voor de werknemer’, is belangrijk. Bijvoorbeeld, in gevallen waarin een werknemer die een familielid heeft dat intensieve zorg nodig heeft, zonder alternatieve middelen, wordt bevolen te verhuizen naar een afgelegen locatie, kan dit als misbruik van recht worden beschouwd en is de kans groot dat het als ongeldig wordt beoordeeld.

Detachering in Japan

Detachering is een situatie waarbij een werknemer, terwijl de arbeidsovereenkomst met het oorspronkelijke bedrijf (de detacherende organisatie) behouden blijft, onder het gezag en de instructies van een ander bedrijf (de ontvangende organisatie) werk verricht. In tegenstelling tot een overplaatsing, verandert bij detachering de persoon die het gezag uitoefent.

Wanneer een detachering wordt bevolen, is de individuele toestemming van de werknemer niet altijd noodzakelijk. Als de arbeidsreglementen of collectieve arbeidsovereenkomsten bepalingen bevatten die detachering mogelijk maken, de duur van de detachering en de status en arbeidsvoorwaarden bij de ontvangende organisatie, dan kan de werkgever op basis daarvan de detachering bevelen.

Echter, een bevel tot detachering is ook onderhevig aan beperkingen op basis van het misbruik van recht. De uitspraak van het Japanse Hooggerechtshof op 18 april 2003 (het Nippon Steel incident) toonde aan dat bij het beoordelen van misbruik van het recht om te detacheren, een nog gedetailleerdere overweging vereist is dan bij overplaatsingen. Specifiek wordt er gekeken naar (1) de zakelijke noodzaak voor de detachering, (2) de rationaliteit van de keuze van de betrokken werknemer, (3) de mate van economisch en persoonlijk nadeel dat de werknemer ondervindt door de detachering, en (4) de adequaatheid van de procedure die tot het bevel heeft geleid. Dit benadrukt dat de discretie van de werkgever niet onbeperkt is en dat detachering moet plaatsvinden voor legitieme zakelijke doeleinden, zoals technische of managementbegeleiding, of aanpassing van de werkgelegenheid, en dat er voldoende rekening moet worden gehouden met het nadeel voor de werknemer.

Overplaatsing binnen Japanse Bedrijven

Overplaatsing houdt in dat de arbeidsovereenkomst met de oorspronkelijke werkgever wordt beëindigd en een nieuwe arbeidsovereenkomst wordt aangegaan met een andere werkgever. Dit is een personeelswijziging die de meest fundamentele verandering met zich meebrengt, namelijk de verandering van de werkgever zelf die partij is bij de arbeidsovereenkomst.

Vanwege de aard van overplaatsing, die het beëindigen van een arbeidsovereenkomst met zich meebrengt, is de expliciete en individuele toestemming van de werknemer essentieel. Zelfs als bij indiensttreding een algemene toestemmingsverklaring is verkregen met de strekking dat de werknemer in de toekomst zal instemmen met overplaatsing naar een aan het bedrijf gelieerde onderneming op aanwijzing van het bedrijf, is dit op zichzelf in principe onvoldoende en wordt het niet beschouwd als een geldige basis voor het bevelen van een overplaatsing. Toestemming moet opnieuw worden verkregen op het moment dat de overplaatsing daadwerkelijk plaatsvindt, waarbij de onderneming waarnaar wordt overgeplaatst en de daarop van toepassing zijnde arbeidsvoorwaarden concreet worden gespecificeerd.

Deze drie soorten personeelswijzigingen worden duidelijk onderscheiden door hun juridische aard en het niveau van toestemming dat vereist is. Overplaatsing binnen het bedrijf heeft de laagste mate van interventie, detachering is gemiddeld, en overplaatsing naar een ander bedrijf heeft de hoogste mate van interventie. Het vereiste niveau van toestemming varieert ook dienovereenkomstig, van gevallen waarin een algemene toestemming voldoende is tot gevallen waarin individuele en specifieke toestemming essentieel is. Het begrijpen van dit ‘spectrum van toestemming’ is een belangrijke richtlijn voor bedrijven bij het kiezen van de juiste methode voor personeelswijzigingen en het plannen van de noodzakelijke juridische en personeelsprocedures bij het uitvoeren van strategieën zoals organisatorische herstructureringen of bedrijfsverkopen.

Vergelijking van de drie typen personeelsveranderingen onder Japans recht

Hieronder volgt een tabel die de verschillen tussen de drie personeelsveranderingen – overplaatsing, detachering en overgang van onderneming – zoals eerder besproken in de tekst, samenvat.

Samenvatting

Zoals dit artikel heeft aangetoond, is het wijzigen van arbeidsrelaties in Japan een juridisch complexe taak. Het proces wordt niet alleen beheerst door een enkel contract, maar ook door een hiërarchie van normen zoals collectieve arbeidsovereenkomsten en arbeidsreglementen die een cruciale rol spelen. Werkgevers hebben weliswaar de bevoegdheid om arbeidsvoorwaarden eenzijdig te wijzigen of personele overplaatsingen te bevelen, maar deze bevoegdheden worden aanzienlijk beperkt door jurisprudentiële principes zoals ‘redelijkheid’ en ‘misbruik van recht’. Een overkoepelend thema is het belang van procedurele rechtvaardigheid. Ongeacht het type wijziging dat wordt doorgevoerd, zijn transparante communicatie, een eerlijk proces en oprechte consultatie de sleutel tot het vermijden van juridische geschillen en het behouden van gezonde arbeidsverhoudingen.

Monolith Law Office heeft een trackrecord in het bieden van uitgebreid en praktisch advies over deze complexe kwesties met betrekking tot de Japanse arbeidswetgeving aan een divers binnenlands en internationaal cliënteel. Ons kantoor heeft meerdere Engelssprekende advocaten met buitenlandse juridische kwalificaties in dienst, die kunnen fungeren als een brug tussen globale zakelijke praktijken en de unieke vereisten van het Japanse rechtssysteem. Wij bieden strategische counseling om onze cliënten door het ingewikkelde proces van het wijzigen van arbeidsvoorwaarden en personele overplaatsingen te loodsen, zodat zij hun zakelijke doelstellingen kunnen bereiken terwijl zij compliance waarborgen. Wij zijn in staat om uitgebreide ondersteuning te bieden voor alle kwesties die in dit artikel zijn besproken.