Verplichte BCP-ontwikkeling voor zorginstellingen | Uitleg over de opstellingsmethode en de voordelen

BCP staat voor Business Continuity Plan, wat verwijst naar een plan dat ontworpen is om zakelijke activiteiten te continueren en te herstellen in het geval van onvoorziene omstandigheden zoals natuurrampen of infectieziekten. Vanaf april 2024 (Reiwa 6) is het voor zorginstellingen verplicht geworden om een BCP op te stellen. Echter, sommigen vragen zich af hoe ze zo’n plan moeten maken of wat de voordelen ervan zijn.

In dit artikel leggen we de basis uit van een BCP voor zorginstellingen, de inhoud van de richtlijnen, de voordelen en de methoden voor het opstellen ervan. We zullen ook de risico’s bespreken die ontstaan als er geen BCP wordt gemaakt, dus zorg dat u dit als referentie gebruikt.

Wat is BCP/BCM in zorginstellingen?

BCP staat voor Business Continuity Plan, wat een bedrijfscontinuïteitsplan inhoudt dat ervoor zorgt dat essentiële bedrijfsactiviteiten niet worden onderbroken, of indien onderbroken, snel worden hersteld in het geval van onvoorziene omstandigheden zoals natuurrampen, epidemieën, terroristische aanslagen, enzovoort.

BCM staat voor Business Continuity Management, wat het beheer en de uitvoering van een BCP omvat, en in het Japans vertaald wordt als ‘zakencontinuïteitsmanagement’.

In de richtlijnen voor bedrijfsplanning[ja] van het Japanse Cabinet Office staat het volgende over BCP en BCM:

Een Business Continuity Plan (BCP) is een plan dat beleid, organisatie en procedures bevat om ervoor te zorgen dat essentiële bedrijfsactiviteiten niet worden onderbroken, of indien onderbroken, zo snel mogelijk worden hersteld in het geval van onvoorziene omstandigheden zoals grote aardbevingen, de verspreiding van infectieziekten, terroristische incidenten, grote ongevallen, onderbrekingen in de toeleveringsketen, of plotselinge veranderingen in de zakelijke omgeving.
Managementactiviteiten in normale omstandigheden, zoals het opstellen, onderhouden en bijwerken van een BCP, het waarborgen van budgetten en middelen om zakelijke continuïteit te realiseren, het uitvoeren van preventieve maatregelen, het uitvoeren van educatie en training om inspanningen te integreren, inspecties en voortdurende verbeteringen worden Business Continuity Management (BCM) genoemd en worden gepositioneerd als strategische activiteiten op managementniveau.

Bron: Cabinet Office Disaster Prevention Information | Business Planning Guidelines[ja]

Het opstellen van een BCP in zorginstellingen is verplicht

Als gevolg van de herziening van de vergoedingen voor zorgdiensten in het jaar Reiwa 3 (2021), en na een overgangsperiode van drie jaar, is het opstellen van een Business Continuity Plan (BCP) en de uitvoering van Business Continuity Management (BCM) in zorginstellingen vanaf april Reiwa 6 (2024) volledig verplicht gesteld. Het Japanse Ministerie van Volksgezondheid, Werk en Welzijn heeft in het document ‘Belangrijkste punten van de herziening van de vergoedingen voor zorgdiensten in het jaar Reiwa 3[ja]‘ het volgende vermeld:

Vanuit het perspectief van het opbouwen van een systeem dat zelfs in het geval van infectieziekten of rampen de noodzakelijke zorgdiensten continu kan leveren, wordt het voor alle aanbieders van zorgdiensten verplicht om een plan voor bedrijfscontinuïteit op te stellen, trainingen uit te voeren en oefeningen (simulaties) te houden. (※ Met een overgangsperiode van drie jaar)

Bron: Ministerie van Volksgezondheid, Werk en Welzijn | Belangrijkste punten van de herziening van de vergoedingen voor zorgdiensten in het jaar Reiwa 3[ja]

Risico’s van het niet opstellen van een BCP door zorginstellingen

Wanneer zorginstellingen nalaten een BCP (Business Continuity Plan) op te stellen, kunnen zij de volgende risico’s lopen:

• Onderwerp worden van administratieve begeleiding
• Mogelijkheid tot het dragen van aansprakelijkheid
• Geen recht hebben op extra vergoedingen voor zorgdiensten

Hieronder volgt een gedetailleerde toelichting van elk risico.

Onderwerp worden van administratieve begeleiding

Als een BCP niet is opgesteld, zijn er op dit moment geen specifieke sancties aangekondigd. Echter, het kan wel leiden tot administratieve begeleiding vanwege het niet voldoen aan de operationele normen. Als de begeleiding niet wordt opgevolgd, kan dit leiden tot intrekking van de aanwijzing als zorginstelling.

Bij een intrekking van de aanwijzing kan een instelling voor minimaal vijf jaar geen nieuwe aanwijzing ontvangen. In het geval van een rechtspersoon kunnen naast de ondernemer (vertegenwoordiger) ook andere bestuurders, de moedermaatschappij en andere feitelijke bestuurders worden bestraft, waardoor zij gedurende vijf jaar geen zorgactiviteiten kunnen uitvoeren. (Artikel 70, lid 2, punten 6 tot en met 6-3 van de Japanse Wet op de Langdurige Zorgverzekering)

Mogelijkheid tot het dragen van aansprakelijkheid

Hoewel het niet opstellen van een BCP niet direct tot een boete leidt, kan het in het geval van een ongeval of schade, zonder een BCP, worden beschouwd als een schending van de zorgplicht, wat kan leiden tot aansprakelijkheid in een rechtszaak.

Een bekend voorbeeld waarbij de zorgplicht sterk naar voren kwam, is het incident met de bus van de Hiwadaycare tijdens de Grote Oost-Japanse aardbeving. Hoewel de Hiwadaycare een BCP had opgesteld en de handleiding voorschreef dat “in geval van een sterke aardbeving en de dreiging van een ramp, iedereen naar de noordelijke speelplaats moet worden geleid en kalm moet worden gehouden terwijl de kinderen worden bewaakt totdat hun ouders hen komen ophalen”, was de bekendmaking van de handleiding niet grondig en waren er geen evacuatieoefeningen uitgevoerd.

Als gevolg van de beslissing om de kinderen naar hun ouders te sturen, werd de pendelbus getroffen door de tsunami en kwamen vijf kinderen om het leven. De rechtbank oordeelde dat zowel de directeur van de kinderopvang als de beherende rechtspersoon aansprakelijk waren voor schadevergoeding vanwege het niet nakomen van hun informatieplicht.

Referentie: Hooggerechtshof | Hiwadaycare Bus Tsunami Incident (uitspraak van de rechtbank van Sendai, 17 september 2013)[ja]

Geen recht hebben op extra vergoedingen voor zorgdiensten

In het fiscale jaar 2021 (Reiwa 3) werd de vergoeding voor zorgdiensten met 0,7% verhoogd. Echter, als niet aan de volgende normen wordt voldaan, wordt er een korting toegepast:

• Het opstellen van een BCP in het geval van een infectieziekte en een BCP voor natuurlijke rampen
• De noodzakelijke maatregelen treffen volgens het opgestelde BCP

De omvang van de korting varieert per dienst: voor “faciliteit- en woonzorgdiensten” is het 3% van de vastgestelde eenheidsprijs, voor “andere diensten” is het 1%. Er is een overgangsregeling waarbij tot 31 maart 2026 (Reiwa 7) geen korting wordt toegepast.

Inhoud die moet worden opgesteld in de BCP van zorginstellingen

De rol die van zorgserviceaanbieders wordt verwacht, omvat de volgende drie punten:

• Continuïteit van de dienstverlening
• Veiligheid van de cliënten waarborgen
• Veiligheid van het personeel waarborgen

Japanse Arbeidsovereenkomstenwet Artikel 5

Werkgevers dienen, in overeenstemming met de arbeidsovereenkomst, de nodige zorg te dragen zodat werknemers kunnen werken met de zekerheid van veiligheid voor hun leven en lichaam.

Op basis van het bovenstaande moet in de BCP van zorginstellingen een reactieplan worden opgesteld voor zowel de nieuwe coronavirusinfectieziekte als voor natuurlijke rampen. Hieronder leggen we de details van elk uit.

Aanpak van COVID-19 in zorginstellingen en bedrijven

In zorginstellingen en bedrijven is het noodzakelijk om een Business Continuity Plan (BCP) op te stellen voor de aanpak van COVID-19. Een BCP voor infectieziekten kan de volgende elementen bevatten:

Referentie: Ministerie van Volksgezondheid, Werk en Welzijn | Richtlijnen voor bedrijfscontinuïteit in zorginstellingen en bedrijven bij uitbraak van COVID-19[ja]

Afhankelijk van het soort faciliteit, zoals dagopvang, verblijfszorg of thuiszorg, kunnen de situatie en de reactie na het uitbreken van een infectieziekte verschillen, dus let op dat de inhoud van het BCP dat u opstelt ook verschilt. Volgens de richtlijnen van het Ministerie van Volksgezondheid, Werk en Welzijn voor ‘BCP voor aanbieders van diensten voor mensen met een handicap bij uitbraak van COVID-19[ja]‘ is het belangrijk om voorafgaand aan een epidemie een BCP te hebben. Het is essentieel om een BCP te ontwikkelen dat een soepele respons mogelijk maakt in het geval van een uitbraak, en om regelmatig te trainen en voorraden te beveiligen.

Aanpak bij Natuurrampen

Zorginstellingen en bedrijven moeten ook een Business Continuity Plan (BCP) opstellen om te kunnen reageren op natuurrampen zoals aardbevingen en overstromingen. De inhoud van een BCP tijdens een natuurramp omvat de volgende punten:

Referentie: Ministerie van Volksgezondheid, Werk en Welzijn, Ouderenzorg Bureau | Richtlijnen voor bedrijfscontinuïteit in zorginstellingen en bedrijven bij natuurrampen[ja]

Een BCP voor natuurrampen moet niet alleen voorbereidingen treffen voor normale en noodsituaties, maar ook de samenwerking met andere faciliteiten en de lokale gemeenschap omvatten, waardoor de inhoud uitgebreider is dan die van een BCP voor infectieziekten.

De voordelen van het opstellen van een BCP voor zorginstellingen

Het opstellen van een Bedrijfscontinuïteitsplan (BCP) vergt tijd en inspanning. Echter, het is een feit dat het creëren van een BCP meerdere voordelen biedt, zoals het waarborgen van de veiligheid van bewoners en personeel en het verkrijgen van fiscale voordelen. Hier lichten we de voordelen toe van het ontwikkelen van een BCP.

De veiligheid van bewoners en personeel waarborgen

Als de aanpak voor infectieziekten en natuurlijke rampen vastligt, kunnen niet alleen de bewoners, maar ook het personeel snel en effectief handelen in noodsituaties. Hoewel een noodsituatie kan leiden tot verwarring en het stilvallen van de werkzaamheden, maakt een vooraf opgesteld Bedrijfscontinuïteitsplan (BCP) het mogelijk om belangrijke taken met voorrang uit te voeren en snel te herstellen. Dit draagt ook bij aan het verkrijgen van vertrouwen van gebruikers, hun families en de lokale gemeenschap.

Belastingvoordelen

Wanneer een ‘Business Continuity Plan’ (BCP), dat de door de Minister van Economische Zaken en Industrie vastgestelde inhoud (zoals de opbouw van een systeem en voorbereidende maatregelen) omvat, wordt goedgekeurd als een ‘Plan ter Versterking van de Bedrijfscontinuïteit’, komt men in aanmerking voor een speciale afschrijving van 18% op belastingen voor investeringen in rampenpreventie en -vermindering om de maatregelen tegen rampen te versterken (vanaf 1 april van het 7e jaar van Reiwa (2025) is dit 16%).

Concrete voorbeelden van de apparatuur zijn als volgt:

• Machines en apparatuur (meer dan 1 miljoen yen): zoals eigen generatoren en afvoerpompen
• Gereedschappen en uitrusting (meer dan 300.000 yen): zoals seismische isolatieracks en satelliettelefoons
• Gebouwgerelateerde installaties (meer dan 600.000 yen): zoals waterkeringen en brandwerende rolluiken

Subsidies en financiële ondersteuning

Wanneer u een Business Continuity Plan (BCP) heeft opgesteld en uw plan voor het versterken van de bedrijfscontinuïteit is goedgekeurd, krijgt u voorrang bij de toekenning van subsidies. De ondersteuning die u kunt ontvangen, omvat onder andere:

De inhoud van BCP-subsidies verschilt per lokale overheid. Daarnaast bieden sommige private financiële instellingen leningsregelingen specifiek voor bedrijven die een BCP hebben opgesteld. Als u een BCP opstelt, is het raadzaam om contact op te nemen met de lokale overheid waar uw faciliteit zich bevindt of met de financiële instellingen waarmee u transacties heeft.

Voorrang bij Vaccinatie

Op basis van Artikel 28 van de Japanse Speciale Maatregelenwet tegen Nieuwe Influenza en Andere Ziekten, kunnen bedrijven die zijn geregistreerd en een Business Continuity Plan (BCP) hebben opgesteld tijdens de uitbreiding van een infectieziekte, voorrang krijgen bij vaccinatie. Voorrang bij vaccinatie verwijst naar preventieve vaccinatie die voorrang heeft voor werknemers van geregistreerde bedrijven.

Om als geregistreerd bedrijf in aanmerking te komen voor voorrang bij vaccinatie, moet u zich vooraf bij de overheid registreren.

Het opstellen van een BCP voor zorginstellingen

Het kan zijn dat u niet weet hoe u een BCP moet opstellen. Hier leggen we uit hoe u een BCP kunt maken voor zorginstellingen.

Een commissie voor het opstellen van de BCP oprichten

Om aan de slag te kunnen met het opstellen van een BCP, richt u eerst een commissie op. Kies voor de commissie managers en verantwoordelijken van verschillende locaties en diensten, en mensen die de stem van de werkvloer kunnen verzamelen. Nadat de commissie is opgericht, controleert u de huidige situatie van de zorginstelling en brengt u de problemen in kaart.

Gebruikmaken van richtlijnen en sjablonen

Het Japanse Ministerie van Gezondheid, Arbeid en Welzijn biedt richtlijnen en sjablonen voor het opstellen van een BCP. Als u niet weet waar u moet beginnen of hoe u het moet aanpakken, kunt u met behulp van deze richtlijnen en sjablonen een BCP opstellen.

De sjablonen zijn voorbereid voor verschillende soorten faciliteiten, zoals dagopvang en residentiële zorg, dus stel uw BCP samen volgens het sjabloon dat past bij de service die u aanbiedt.

De richtlijnen en sjablonen zijn beschikbaar op de volgende website, dus neem deze als referentie.

Japanse Ministerie van Gezondheid, Arbeid en Welzijn | Training ter ondersteuning van het opstellen van een bedrijfscontinuïteitsplan (BCP) voor zorginstellingen en -organisaties[ja]

Samenvatting: Snel reageren op de verplichting tot het opstellen van een BCP in zorginstellingen

Vanaf april van Reiwa 6 (2024) is het voor zorginstellingen verplicht geworden om een Business Continuity Plan (BCP) op te stellen. Het opstellen van een BCP is voor zorginstellingen essentieel om tijdens de uitbraak van infectieziekten of natuurlijke rampen snel en soepel te kunnen handelen en om spoedig te kunnen herstellen. Daarnaast zijn er voordelen zoals fiscale voordelen, subsidies en financiële ondersteuning, en de mogelijkheid om voorrang te krijgen bij vaccinaties. Laten we een BCP opstellen om voorbereid te zijn op noodsituaties die in de toekomst kunnen ontstaan.

Als u moeite heeft met het opstellen van een BCP of niet weet hoe u dit moet aanpakken, is het raadzaam om een advocaat te raadplegen.

Monolith Law Office is een advocatenkantoor met uitgebreide ervaring in zowel IT, in het bijzonder internetrecht, als in de juridische sector. Als u vragen heeft over BCP’s, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.

Maatregelen van ons kantoor

De zorgsector is een industrie die wordt omgeven door diverse wetten, zoals de Japanse Wet op de Langdurige Zorgverzekering (Kaigo Hoken-ho), de Japanse Wet op de Welzijn van Ouderen (Roujin Fukushi-ho) en de Japanse Vennootschapswet (Kaisha-ho). Monolith Law Office treedt op als juridisch adviseur voor de Algemene Vereniging van Nationale Zorgverleners (Zenkokukaigo Jigyousha Rengoukai) en voor zorgverleners in verschillende prefecturen over het hele land, en beschikt over uitgebreide kennis en ervaring met de wetgeving gerelateerd aan de zorgsector.

Expertisegebieden van Monolith Law Office: Juridische zaken voor IT en startups[ja]