Vereisten voor Ontslag om Bedrijfseconomische Redenen in het Japanse Arbeidsrecht

De bedrijfsomgeving van ondernemingen is voortdurend aan verandering onderhevig door marktfluctuaties, technologische innovaties en toenemende wereldwijde concurrentie. In dergelijke omstandigheden is het voor bedrijven essentieel om hun bedrijfsstructuur te herzien en hun organisatie te reorganiseren om duurzame groei en concurrentievermogen te waarborgen. In dit proces kan het helaas noodzakelijk zijn om personeelsreducties te overwegen, oftewel ‘collectief ontslag’. Collectief ontslag verwijst naar ontslagen die worden uitgevoerd door de werkgever om redenen van bedrijfsvoering, zoals slechte bedrijfsprestaties of bedrijfsherstructurering. Echter, het Japanse arbeidsrecht beschermt de positie van werknemers sterk en beperkt de rechten van werkgevers om eenzijdig arbeidscontracten te beëindigen aanzienlijk. De wettelijke basis hiervoor is artikel 16 van de Japanse Arbeidsovereenkomstenwet. Dit artikel bepaalt dat “een ontslag ongeldig is als het objectief gezien onredelijk is en niet als passend wordt beschouwd volgens de sociale normen, en daarmee wordt beschouwd als misbruik van het ontslagrecht”. Dit is een codificatie van het principe dat bekend staat als ‘misbruik van ontslagrecht’, dat is vastgesteld door jarenlange jurisprudentie. Vooral in gevallen van collectief ontslag waarbij de werknemer geen schuld treft, past de rechtbank dit principe van misbruik van ontslagrecht strikter toe. Als kader voor deze beoordeling zijn uit eerdere rechtszaken de ‘vier vereisten voor collectief ontslag’ vastgesteld. Deze vereisten zijn niet slechts een checklist, maar richtlijnen die de rechtbank integraal overweegt op basis van de specifieke omstandigheden van de zaak om de geldigheid van het ontslag te beoordelen. In dit artikel zullen we deze vier vereisten voor collectief ontslag in detail bespreken, samen met Japanse rechtszaken, om bedrijfsleiders en juridische medewerkers te helpen dit belangrijke thema binnen het Japanse arbeidsrecht te begrijpen.

Eerste Element: De Noodzaak tot Personeelsreductie onder Japans Arbeidsrecht

Het eerste element waarop een ontslag wegens reorganisatie in Japan als geldig wordt erkend, is de noodzaak tot personeelsreductie. Dit betekent dat een bedrijf moet bewijzen dat het op basis van objectieve gegevens essentieel is om personeel te verminderen voor het bedrijfsbeheer. Het is moeilijk om aan deze vereiste te voldoen als de enige reden is om winst te verhogen of vanwege een vaag gevoel van onzekerheid over de toekomst.

Typische situaties waarin de rechtbank de noodzaak van personeelsreductie bevestigt, omvatten aanhoudende en aanzienlijke verliezen, overmatige schulden, of de sluiting van bepaalde bedrijfsonderdelen of fabrieken. In het geval van United Airlines (uitspraak van het Tokyo High Court op 22 december 2021 (2021)), werd bijvoorbeeld een ontslag wegens reorganisatie betwist nadat de luchtvaartmaatschappij haar Narita-vestiging had gesloten vanwege een drastische afname in het volume van internationale vluchten. De rechtbank oordeelde dat de beslissing om de vestiging te sluiten rationeel was en erkende de hoge noodzaak van personeelsreductie die daaruit voortvloeide.

Aan de andere kant zijn er gevallen waarin de noodzaak van personeelsreductie wordt ontkend. In het geval van Barclays Securities (uitspraak van de Tokyo District Court op 13 december 2021 (2021)), ontsloeg een buitenlandse financiële instelling een werknemer na het afschaffen van een bepaalde managementpositie. De rechtbank oordeelde echter dat de algehele bedrijfsvoering van het bedrijf niet in een kritieke situatie verkeerde en dat de afschaffing van één positie niet direct de noodzaak van personeelsreductie betekende, en verklaarde het ontslag ongeldig. Deze uitspraak suggereert dat de ‘noodzaak tot afschaffing van een positie’ en de ‘noodzaak tot personeelsreductie’ afzonderlijk worden beoordeeld.

Bovendien, wanneer een bedrijf de noodzaak van personeelsreductie beweert, wordt de consistentie met andere bedrijfsactiviteiten in vraag gesteld. Als een bedrijf bijvoorbeeld personeelsreductie doorvoert terwijl het tegelijkertijd een groot aantal nieuwe werknemers aanneemt, neigt de rechtbank ertoe vraagtekens te zetten bij de noodzaak van personeelsreductie. In de zaak van Senshu Gakuen (uitspraak van het Osaka High Court op 15 juli 2011 (2011)), wees de rechtbank erop dat het ontslaan van werknemers met hoge personeelskosten en het bijna gelijktijdig aannemen van een vergelijkbaar aantal werknemers met lagere personeelskosten in principe niet is toegestaan.

Daarom moet een bedrijf zich voorbereiden met objectief bewijsmateriaal zoals jaarrekeningen, bedrijfsplannen en notulen van bestuursvergaderingen, en moet het logisch en consistent beargumenteren dat personeelsreductie een onvermijdelijke maatregel is voor bedrijfsbeheer.

Het Tweede Element: Inspanningen om Ontslag te Voorkomen

Het tweede element betreft de inspanningen die zijn verricht om ontslag te voorkomen. Japanse rechtbanken beschouwen collectief ontslag als een ‘laatste redmiddel’ en menen dat werkgevers verplicht zijn om, voordat zij tot ontslag overgaan, alle mogelijke alternatieve maatregelen te treffen.

De inspanningen om ontslag te voorkomen die de rechtbanken verwachten, omvatten verschillende maatregelen. Specifiek kunnen de volgende acties worden genoemd:

• Reductie van overwerk
• Beperking of stopzetting van nieuwe aanwervingen
• Stopzetting van contractvernieuwingen voor niet-vaste medewerkers
• Overplaatsing naar andere afdelingen of gelieerde bedrijven
• Verlaging van de directievergoedingen
• Implementatie van tijdelijke bedrijfssluitingen
• Werving van vrijwillige vertrekkers door het aanbieden van gunstigere voorwaarden, zoals een verhoogde ontslagvergoeding

De mate waarin deze maatregelen moeten worden genomen, varieert per geval. Bij het beoordelen van de geldigheid van een collectief ontslag is deze inspanning om ontslag te voorkomen een uiterst belangrijk element. Een klassiek leidend geval is de Asahi Kinderopvang-zaak (Hooggerechtshof van Japan, 27 oktober 1983 (1983)). In deze zaak oordeelde het Hooggerechtshof dat het ontslag ongeldig was omdat de werkgever geen enkele inspanning had gedaan om vrijwillige vertrekkers te werven of de noodzaak van personeelsreductie aan de werknemers uit te leggen en hun medewerking te vragen. Deze uitspraak verduidelijkte dat inspanningen om ontslag te voorkomen niet slechts een formele aangelegenheid zijn, maar een verplichting op basis van het beginsel van goede trouw.

Als voorbeeld van een geval waarin werd geoordeeld dat er voldoende inspanningen waren verricht om ontslag te voorkomen, kan de United Airlines-zaak worden aangehaald. Het bedrijf bood degenen die ontslagen zouden worden een overplaatsing aan naar een grondfunctie met behoud van hetzelfde salarisniveau en stelde uiteindelijk een vroegtijdig pensioenplan voor dat een extra 20 maanden basissalaris aan ontslagvergoeding toevoegde. De rechtbank beoordeelde deze maatregelen als ‘adequate inspanningen om ontslag te voorkomen’ en erkende ze als een factor die de geldigheid van het ontslag ondersteunde. In tegenstelling hiermee werd in de Hokuetu Fukui-zaak (Hooggerechtshof van Kanazawa, 31 mei 2006 (2006)) geoordeeld dat, hoewel er een werving van vrijwillige vertrekkers had plaatsgevonden, de verhoging van de ontslagvergoeding slechts ongeveer één maand basissalaris bedroeg en daarom niet als een effectieve ontslagvermijdende maatregel kon worden beschouwd.

De vereiste mate van inspanning om ontslag te voorkomen hangt echter samen met de urgentie van de noodzaak tot personeelsreductie, het eerste element. Ook de specifieke situatie van het bedrijf wordt in aanmerking genomen. Een voorbeeld hiervan is de Carnival Japan-zaak (Districtsrechtbank van Tokio, 29 mei 2023 (2023)), een zaak van collectief ontslag door een bedrijf dat vanwege de impact van het coronavirus geen cruiseschepen meer kon laten varen. Hoewel het bedrijf geen vrijwillige vertrekkers had geworven, oordeelde de rechtbank niet dat de inspanningen om ontslag te voorkomen onvoldoende waren. Als reden werd aangevoerd dat het werven van vrijwillige vertrekkers het risico met zich meebracht dat werknemers met essentiële expertise voor de herstart van de activiteiten zouden vertrekken, en het oordeelde dat de beslissing van het bedrijf redelijk was. Deze uitspraak toont aan dat de vier elementen niet als een rigide checklist worden beschouwd, maar flexibel worden beoordeeld op basis van de situatie waarin een bedrijf zich bevindt.

Het Derde Element: De Rationaliteit van de Keuze van Ontslagen Werknemers

Het derde element is dat de criteria voor het selecteren van werknemers voor ontslag objectief en rationeel moeten zijn en dat de toepassing ervan eerlijk is. Aangezien collectief ontslag een ontslag is waarbij de werknemer geen schuld heeft, mag er geen ruimte zijn voor willekeurige beslissingen of discriminerende intenties van de werkgever.

Criteria die door rechtbanken als rationeel worden beschouwd, omvatten het volgende:

• Objectieve resultaten van personeelsbeoordelingen
• Werkverzuim (zoals het aantal dagen zonder toestemming afwezig)
• Het bezit van specifieke vaardigheden of kwalificaties die nodig zijn voor de toekomst van het bedrijf
• Behoren tot een bedrijfsonderdeel dat gesloten wordt

Daarentegen zijn er criteria die als onredelijk of juridisch risicovol worden beschouwd. Bijvoorbeeld, abstracte en subjectieve criteria zoals ‘potentieel’ en ‘samenwerkingsvermogen’ kunnen worden afgewezen wegens een gebrek aan objectiviteit. Ook kan het selecteren op basis van geslacht, nationaliteit of lidmaatschap van een vakbond als discriminatie worden beschouwd en zeer waarschijnlijk illegaal zijn. Het gebruik van leeftijd als hoofdcriterium kan ook als onredelijk worden beschouwd vanwege de moeilijkheden bij het vinden van een nieuwe baan.

Wat belangrijk is, is niet alleen dat de criteria zelf redelijk zijn, maar ook dat ze eerlijk worden toegepast. Zelfs als er op papier redelijke criteria bestaan, als de personeelsbeoordelingen die eraan ten grondslag liggen oneerlijk zijn, of als de criteria willekeurig worden toegepast om bepaalde individuen te richten, dan wordt de rationaliteit van de selectie ontkend. Bedrijven moeten objectieve selectiecriteria vaststellen voordat ze werknemers identificeren voor ontslag en documenteren waarom deze criteria op elke betrokken werknemer van toepassing zijn.

Bovendien verwachten rechtbanken in Japan, volgens Japanse arbeidspraktijken, dat bedrijven eerst het aantal niet-vaste werknemers, zoals uitzendkrachten en contractwerknemers, verminderen voordat ze vaste werknemers ontslaan. Of dergelijke maatregelen zijn genomen voordat er tot ontslag van vaste werknemers wordt overgegaan, kan ook in overweging worden genomen bij het beoordelen van de rationaliteit van de selectie.

Het Vierde Element: De Redelijkheid van de Procedure

Het laatste element is de redelijkheid van de procedure. Dit betekent dat werkgevers de verplichting hebben om aan werknemers en vakbonden die onderwerp zijn van een ontslag, een grondige uitleg te geven over de noodzaak en de details van het collectief ontslag en om te goeder trouw overleg te plegen.

Deze uitleg en overleg mogen niet slechts eenzijdige mededelingen zijn. Het moet gaan om tweerichtingscommunicatie met als doel het begrip en de medewerking van de werknemer te verkrijgen. De onderwerpen die normaal gesproken besproken moeten worden, omvatten:

• De zakelijke redenen waarom personeelsreductie noodzakelijk is (het eerste element)
• Het tijdstip, de omvang en de methode van het collectief ontslag
• De inspanningen die zijn verricht om ontslag te voorkomen (het tweede element)
• De criteria voor de selectie van de te ontslaan personen (het derde element)

Het belang van deze procedure wordt benadrukt in vele rechtszaken. In de eerder genoemde zaak van Asahi Kinderdagverblijf, was het feit dat de werkgever geen voorafgaande uitleg of overleg had gevoerd een belangrijke reden voor de ongeldigverklaring van het ontslag. In tegenstelling, in de zaak van United Airlines, werd het bedrijf positief beoordeeld omdat het meerdere keren collectieve onderhandelingen met de vakbond had gevoerd en uitgebreide uitleg had gegeven, wat voldeed aan de redelijkheid van de procedure. Zelfs als er uiteindelijk geen overeenstemming werd bereikt, is het proces van te goeder trouw onderhandelen op zichzelf van belang.

Voorbeelden van situaties waarin de procedure als onredelijk wordt beschouwd, zijn onder andere het weigeren om financiële documenten te presenteren die de bedrijfssituatie verklaren of wanneer het overleg zeer beperkt is of slechts formeel en kort voor het ontslag plaatsvindt. Voor bedrijven is het essentieel om het overlegproces niet te onderschatten, voldoende tijd te nemen voor een zorgvuldige uitleg en de notulen als bewijs te bewaren om toekomstige geschillen te voorkomen.

Vergelijkende Analyse van Belangrijke Rechtszaken

Om te begrijpen hoe de vier elementen die we tot nu toe hebben besproken daadwerkelijk worden toegepast in rechtszaken en hoe oordelen kunnen verschillen, laten we een vergelijking maken van belangrijke rechtszaken. De onderstaande tabel vat de punten van geschil en de kern van de rechterlijke beslissingen samen voor de representatieve zaken die in dit artikel worden behandeld.

Samenvatting

In het Japanse arbeidsrecht wordt een reorganisatieontslag, op basis van Artikel 16 van de Japanse Wet op de Arbeidsovereenkomsten, onderworpen aan een zeer strikte gerechtelijke toetsing. De rechtbank neemt de vier elementen ‘noodzaak tot personeelsreductie’, ‘inspanningen om ontslag te voorkomen’, ‘redelijkheid van de selectie van de ontslagen werknemers’ en ‘adequaatheid van de procedure’ in overweging en beoordeelt de geldigheid ervan zorgvuldig. Deze elementen zijn geen starre vereisten, maar worden in hun geheel beoordeeld op basis van de bedrijfssituatie en de specifieke omstandigheden. Voor bedrijven die een reorganisatieontslag overwegen, is het essentieel om objectief bewijs te verzamelen dat de basis vormt voor de bedrijfsbeslissing, oprechte inspanningen te leveren om ontslag te voorkomen, eerlijke criteria te hanteren bij de selectie van de betrokken personen en, bovenal, een proces van oprechte consultatie met werknemers en vakbonden te voeren en dit proces in detail te documenteren. Het verwaarlozen van zelfs maar één van deze processen kan leiden tot een ongeldig ontslag en kan resulteren in ernstige bedrijfsrisico’s, zoals het bevel tot betaling van aanzienlijke achterstallige lonen.

Monolith Law Office heeft een rijke ervaring in het ondersteunen van een groot aantal binnen- en buitenlandse cliënten op het gebied van het Japanse arbeidsrecht, in het bijzonder met betrekking tot bedrijfsherstructurering en de daaruit voortvloeiende personeels- en arbeidskwesties. Ons kantoor heeft niet alleen advocaten met een Japanse bevoegdheid, maar ook Engelssprekende advocaten met buitenlandse juridische kwalificaties in dienst, waardoor we in staat zijn om de unieke uitdagingen van bedrijven in een internationale zakelijke omgeving aan te gaan. Bij het nemen van de belangrijke beslissing over een reorganisatieontslag bieden wij strategische juridische ondersteuning in alle fasen, vanaf de initiële planningsfase tot het overwegen van maatregelen om ontslag te voorkomen, het vaststellen van selectiecriteria, overleg met werknemers en, indien nodig, juridische strijd in de rechtbank.