Uitleg over het systeem voor veiligheids- en gezondheidsbeheer in het Japanse arbeidsrecht

In het bedrijfsbeheer is het waarborgen van de veiligheid en gezondheid van werknemers niet slechts een ethische eis. Het vormt de basis voor de continuïteit en groei van een onderneming en is tevens een belangrijke wettelijke verplichting. Het Japanse arbeidsrechtstelsel heeft twee belangrijke juridische kaders ingesteld om dit doel te bereiken. Het eerste is de ‘plicht tot veiligheidsoverweging’, die breed en omvattend is en aan de basis ligt van alle arbeidsrelaties. Dit stelt een fundamenteel principe vast dat werkgevers de nodige overwegingen moeten maken om de veiligheid van het leven en lichaam van werknemers te waarborgen. Het tweede is de ‘Japanse Arbeidsveiligheid en Gezondheidswet’, die dit principe vertaalt naar concrete gedragscodes. Deze wet verplicht de opbouw van een specifiek management systeem, de aanstelling van experts en de vestiging van een organisatorisch besluitvormingsproces, afhankelijk van de grootte en de sector van de werkplek. Deze twee kaders vullen elkaar aan en de formele naleving van slechts één is niet voldoende. Bijvoorbeeld, zelfs als alle procedures voorgeschreven door de Arbeidsveiligheid en Gezondheidswet zijn nageleefd, kan het nalaten van passende maatregelen tegen voorzienbare specifieke gevaren leiden tot een schending van de bredere plicht tot veiligheidsoverweging. Daarom is het begrijpen van deze tweelaagse structuur een essentiële eerste stap in risicobeheer voor het bedrijfsleven in Japan. In dit artikel zullen we eerst de juridische basis en de reikwijdte van de fundamentele plicht tot veiligheidsoverweging bekijken, vervolgens de details van het specifieke veiligheids- en gezondheidsmanagement systeem zoals vastgesteld door de Arbeidsveiligheid en Gezondheidswet, en ten slotte de juridische risico’s die bedrijven kunnen ondervinden als zij deze verplichtingen verwaarlozen, vanuit een gespecialiseerd perspectief bespreken.

De Fundamentele Verplichting van Werkgevers: De Plicht tot Veiligheidszorg

In het Japanse arbeidsrecht is de meest fundamentele verplichting die werkgevers jegens werknemers hebben, de ‘plicht tot veiligheidszorg’. Deze verplichting is expliciet vastgelegd in artikel 5 van de Japanse Arbeidsovereenkomstenwet. Het artikel bepaalt dat “de werkgever, in verband met de arbeidsovereenkomst, de nodige zorg moet dragen om ervoor te zorgen dat de werknemer kan werken terwijl zijn leven, lichaam en dergelijke veilig zijn”. Deze verplichting geldt voor alle werknemers die een arbeidscontractuele relatie hebben met het bedrijf, ongeacht de vorm van dienstverband, zoals vaste medewerkers, contractmedewerkers en parttime werknemers. Bovendien wordt onder ‘veiligheid van leven, lichaam en dergelijke’ niet alleen fysieke veiligheid verstaan, maar ook geestelijke gezondheid.

Deze plicht tot veiligheidszorg is een rechtsbeginsel dat al was gevestigd door jurisprudentie van Japanse rechtbanken voordat het in 2008 expliciet werd gemaakt door de Japanse Arbeidsovereenkomstenwet. Twee bijzonder belangrijke uitspraken van het Hooggerechtshof vormen de basis van deze verplichting.

Ten eerste is er de uitspraak van het Hooggerechtshof van 25 februari 1975 (bekend als de ‘Zelfverdedigingstroepen-zaak’). In deze zaak werd de verantwoordelijkheid van de staat (als werkgever) in vraag gesteld toen een lid van de zelfverdedigingstroepen tijdens diensttijd overleed in een voertuigongeval. Het Hooggerechtshof erkende voor het eerst expliciet dat de staat een verplichting heeft om ambtenaren te beschermen tegen gevaren voor hun leven en gezondheid. Deze uitspraak vestigde het fundamentele concept van de plicht tot veiligheidszorg, namelijk de bescherming tegen gevaren in de fysieke werkomgeving.

Ten tweede is er de uitspraak van het Hooggerechtshof van 10 april 1984 (bekend als de ‘Kawagi-zaak’). In deze zaak werd een werknemer tijdens een nachtdienst vermoord door een inbreker die het bedrijf was binnengedrongen. Het Hooggerechtshof oordeelde dat het bedrijf een verplichting had om passende veiligheidsmaatregelen te nemen tegen dergelijke externe gevaren, zelfs als deze door derden werden veroorzaakt, en erkende een schending van de plicht tot veiligheidszorg.

Zoals deze uitspraken aantonen, is de plicht tot veiligheidszorg een zeer uitgebreide en dynamische verplichting die van werkgevers vereist dat zij passende maatregelen nemen tegen alle voorzienbare gevaren die de fysieke en mentale gezondheid van werknemers kunnen bedreigen, niet alleen om ongevallen tijdens het werk te voorkomen, maar ook tegen intimidatie, gezondheidsschade door overwerk en zelfs criminele handelingen van buitenaf.

Het Specifieke Veiligheids- en Gezondheidsbeheersysteem zoals Bepaald door de Japanse Wet op Arbeidsveiligheid en Gezondheid

De Japanse Wet op Arbeidsveiligheid en Gezondheid illustreert hoe ondernemers de alomvattende plicht tot veiligheidsoverwegingen concreet moeten vervullen. Deze wet stelt een kader vast voor systematisch en organisatorisch beheer van veiligheid en gezondheid op de werkplek. Centraal in dit systeem staan de professionals die, afhankelijk van de omvang en de sector van de werkplek, verplicht zijn aangesteld, en het besluitvormingsorgaan, de commissie. Dit systeem vervult de rol van een ‘uitvoeringseenheid’ en ‘commandocentrum’ om abstracte verplichtingen om te zetten in concrete acties.

Kernspecialisten in het beheerssysteem

De Japanse Wet op Arbeidsveiligheid en -hygiëne verplicht bedrijven om meerdere managers met gespecialiseerde kennis aan te stellen om de veiligheids- en gezondheidsnormen op de werkplek te waarborgen. Deze specialisten beheren de risico’s van de werkplek vanuit hun respectievelijke vakgebieden en vormen de technische kern voor het beschermen van de veiligheid en gezondheid van werknemers.

De algemene manager voor veiligheid en gezondheid wordt aangesteld op basis van artikel 10 van de Japanse Wet op Arbeidsveiligheid en -hygiëne en is de hoogste verantwoordelijke voor het beheer van veiligheids- en gezondheidstaken in de gehele werkplaats. Normaal gesproken wordt deze rol vervuld door personen met de autoriteit om de uitvoering van het bedrijf substantieel te beheren, zoals fabrieks- of werkplaatsmanagers. De verplichting tot aanstelling varieert per industrie en geldt voor werkplekken met een constant aantal werknemers van bijvoorbeeld 100 of meer in de bosbouw en bouwsector, 300 of meer in de productiesector en 1000 of meer in andere sectoren. De belangrijkste taken van de algemene manager voor veiligheid en gezondheid omvatten het aansturen van de hieronder beschreven veiligheids- en gezondheidsmanagers, het opstellen van plannen ter voorkoming van arbeidsongevallen, het uitvoeren van veiligheids- en gezondheidstrainingen en het beheren van gezondheidsonderzoeken.

De veiligheidsmanager wordt aangesteld op basis van artikel 11 van de Japanse Wet op Arbeidsveiligheid en -hygiëne en is de specialist die verantwoordelijk is voor technische zaken met betrekking tot veiligheid. Deze functie is verplicht in specifieke industrieën met een relatief hoog risico op arbeidsongevallen, zoals de bouw- en productiesector, voor werkplekken met 50 of meer werknemers. Voor de veiligheidsmanager zijn specifieke kwalificatie-eisen vastgesteld, zoals het afronden van een wetenschappelijke universitaire opleiding en ten minste twee jaar praktijkervaring. De belangrijkste taken omvatten het inspecteren van de werkplek, het controleren van de veiligheid van apparatuur en werkmethoden en het onmiddellijk implementeren van preventieve maatregelen bij het ontdekken van gevaren.

De gezondheidsmanager wordt aangesteld op basis van artikel 12 van de Japanse Wet op Arbeidsveiligheid en -hygiëne en is de specialist die verantwoordelijk is voor technische zaken met betrekking tot hygiëne, oftewel het voorkomen van gezondheidsproblemen bij werknemers en het verbeteren van de hygiënische omstandigheden op de werkplek. In tegenstelling tot de veiligheidsmanager, die beperkt is tot specifieke industrieën, is de aanstelling van een gezondheidsmanager verplicht voor alle werkplekken met 50 of meer werknemers, ongeacht de industrie. Om gezondheidsmanager te worden, is een nationaal erkend gezondheidsmanagercertificaat vereist. De belangrijkste taken zijn het minstens wekelijks inspecteren van de werkplek en het nemen van maatregelen om gezondheidsproblemen bij werknemers te voorkomen wanneer er een risico op schade is door faciliteiten, werkmethoden of hygiënische omstandigheden.

De bedrijfsarts wordt aangesteld op basis van artikel 13 van de Japanse Wet op Arbeidsveiligheid en -hygiëne en is de arts die vanuit een gespecialiseerd standpunt leiding en advies geeft over het gezondheidsbeheer van werknemers. Net als de gezondheidsmanager is de aanstelling van een bedrijfsarts verplicht voor alle werkplekken met 50 of meer werknemers, ongeacht de industrie. De bedrijfsarts ondersteunt het behoud van de gezondheid van werknemers door middel van gezondheidsonderzoeken, werkplekinspecties en gesprekken met werknemers. Werkgevers zijn verplicht de aanbevelingen van de bedrijfsarts te respecteren.

De verplichting tot het aanstellen van deze specialisten is met name van belang bij de drempel van 50 werknemers. Wanneer een bedrijf groeit en het aantal werknemers de 50 bereikt, ontstaat er ongeacht de industrie tegelijkertijd een verplichting tot het aanstellen van zowel een gezondheidsmanager als een bedrijfsarts. Dit is een juridisch keerpunt dat het veiligheids- en gezondheidsbeheersysteem van een bedrijf naar een hoger niveau tilt, en het is essentieel dat managers zich bewust zijn van deze standaard bij het plannen van hun organisatie.

Vergelijking van de verplichting tot het aanstellen van specialisten

De verplichtingen tot het aanstellen van een veiligheidsbeheerder, een gezondheidsbeheerder en een bedrijfsarts, die we tot nu toe hebben besproken, zijn gebaseerd op verschillende vereisten. Om deze verschillen duidelijk te begrijpen, hebben we de belangrijkste punten in de onderstaande tabel georganiseerd. Deze tabel zal helpen bepalen welke specialisten uw bedrijf moet aanstellen op basis van de Japanse wetgeving.

Zoals de tabel laat zien, is de verplichting tot het aanstellen van een veiligheidsbeheerder beperkt tot specifieke sectoren, terwijl de verplichting tot het aanstellen van een gezondheidsbeheerder en een bedrijfsarts universeel wordt opgelegd aan alle bedrijven met 50 of meer werknemers, conform de Japanse wetgeving.

Organisatie voor Besluitvorming en Toezicht: De Veiligheidscommissie en de Gezondheidscommissie onder Japans Recht

De Japanse Arbeidsveiligheid en Gezondheidswet verplicht tot het instellen van commissies die niet alleen deskundigen benoemen, maar ook de meningen van werknemers weerspiegelen en systematisch onderzoek en beraadslagingen over veiligheids- en gezondheidskwesties organiseren. Deze commissies fungeren als een platform waar het management, werknemers op de werkvloer en experts samenkomen om belangrijke kwesties met betrekking tot veiligheid en gezondheid op de werkplek te beslissen.

De Veiligheidscommissie onderzoekt en beraadslaagt over basismaatregelen voor het voorkomen van gevaren voor werknemers, op basis van artikel 17 van de Japanse Arbeidsveiligheid en Gezondheidswet. De verplichting tot het instellen van deze commissie verschilt per industrie en is voornamelijk gericht op sectoren waar een verplichting bestaat tot het aanstellen van een veiligheidsmanager, en geldt voor bedrijven met 50 of meer werknemers.

De Gezondheidscommissie onderzoekt en beraadslaagt over basismaatregelen voor het voorkomen van gezondheidsschade bij werknemers en het bevorderen van gezondheid, op basis van artikel 18 van de Japanse Arbeidsveiligheid en Gezondheidswet. De verplichting tot het instellen van deze commissie geldt voor alle bedrijven die constant 50 of meer werknemers in dienst hebben, ongeacht de industrie.

Bedrijven die verplicht zijn om zowel een Veiligheidscommissie als een Gezondheidscommissie in te stellen, kunnen op basis van artikel 19 van de Japanse Arbeidsveiligheid en Gezondheidswet ervoor kiezen om beide te integreren in een gecombineerde Veiligheids- en Gezondheidscommissie.

Er zijn strikte operationele regels vastgesteld voor deze commissies. De leden bestaan uit de algemene manager van veiligheid en gezondheid, veiligheids- en gezondheidsmanagers, bedrijfsartsen en werknemers van de betreffende werkplek. Vooral belangrijk is dat de helft van de commissieleden, die niet tot de werkgeverszijde behoren, benoemd moeten worden op aanbeveling van de vakbond die de meerderheid van de werknemers vertegenwoordigt (of, bij afwezigheid daarvan, de persoon die de meerderheid van de werknemers vertegenwoordigt). Dit zorgt ervoor dat de meningen van werknemers daadwerkelijk worden weerspiegeld in de besluitvorming van de commissie.

Verder is het verplicht dat de commissie minstens één keer per maand bijeenkomt. De werkgever moet notulen van de vergadering opstellen en deze drie jaar bewaren, en moet de hoofdpunten van de discussie zonder vertraging bekendmaken aan de werknemers. Deze reeks voorschriften vereist dat de commissie niet slechts een formele bijeenkomst is, maar een proces met transparantie waarin substantiële discussies worden gevoerd, de inhoud wordt vastgelegd en gedeeld met alle werknemers. Deze notulen kunnen van cruciaal belang zijn als bewijs van hoe een bedrijf veiligheids- en gezondheidsproblemen heeft erkend en aangepakt, voor het geval er een arbeidsongeval plaatsvindt.

De managementrisico’s van het niet nakomen van juridische verplichtingen onder Japans recht

Wanneer bedrijven de verplichtingen tot veiligheidszorg en de diverse verplichtingen onder de Japanse Wet op Arbeidsveiligheid en -gezondheid niet nakomen, zoals eerder besproken, staan zij voor ernstige managementrisico’s. Deze risico’s beperken zich niet tot enkele sancties, maar kunnen bedrijven tegelijkertijd treffen vanuit drie verschillende hoeken: administratief, civiel en strafrechtelijk.

Ten eerste is er de administratieve verantwoordelijkheid. Dit betreft directe sancties voor overtredingen van de Japanse Wet op Arbeidsveiligheid en -gezondheid. Bijvoorbeeld, als geen hygiënebeheerder of bedrijfsarts is aangesteld, of als geen gezondheidscommissie is opgezet, kan er een boete van maximaal 500.000 yen worden opgelegd op basis van artikel 120 van deze wet. Dit is de meest directe consequentie van het niet naleven van compliance.

Ten tweede is er de civielrechtelijke verantwoordelijkheid. Als werknemers gewond raken of overlijden door arbeidsongevallen, kunnen de getroffen werknemers of hun nabestaanden de onderneming aansprakelijk stellen voor schending van de zorgplicht (niet-nakoming van verplichtingen onder artikel 415 van het Japanse Burgerlijk Wetboek) of voor onrechtmatige daad (artikel 709 van het Japanse Burgerlijk Wetboek) en schadevergoeding eisen. In rechtszaken wordt het feit dat een bedrijf de maatregelen die zijn voorgeschreven door de Wet op Arbeidsveiligheid en -gezondheid (zoals de verplichting om veiligheidsvoorzieningen op gevaarlijke machines te installeren) heeft nagelaten, gezien als sterk bewijs dat het bedrijf de zorgplicht heeft geschonden. Er zijn talrijke rechtszaken waarin bedrijven veroordeeld zijn tot het betalen van schadevergoedingen van miljoenen yen vanwege het niet nakomen van hun verplichtingen, zoals het ongeval met een persmachine zonder veiligheidsvoorziening (uitspraak van de rechtbank van Tokio op 27 april 2015) of ongevallen met dodelijke afloop door ontoereikende maatregelen tegen hitteberoerte.

Ten derde, en het meest ernstig, is de strafrechtelijke verantwoordelijkheid. Als werknemers gewond raken of overlijden door arbeidsongevallen, kunnen de vertegenwoordigers van het bedrijf of de verantwoordelijken ter plaatse persoonlijk aansprakelijk worden gesteld voor bedrijfsmatige nalatigheid die leidt tot verwondingen of de dood (artikel 211 van het Japanse Strafwetboek). Bovendien bevat de Wet op Arbeidsveiligheid en -gezondheid een ‘dubbele strafbaarstelling’, wat betekent dat niet alleen de individuele overtreders, maar ook de onderneming als rechtspersoon onderworpen kunnen zijn aan een geldboete. Uit eerdere rechtszaken blijkt dat bedrijven die arbeidsongevallen hebben veroorzaakt niet alleen een boete van 500.000 yen opgelegd kregen, maar dat ook de verantwoordelijken ter plaatse of de directeuren persoonlijk veroordeeld werden tot gevangenisstraffen (met uitstel).

Zoals u ziet, kunnen tekortkomingen in het veiligheids- en gezondheidsbeheersysteem leiden tot een combinatie van ernstige juridische risico’s: administratieve sancties, hoge civielrechtelijke schadevergoedingen en persoonlijke strafrechtelijke verantwoordelijkheid van de managers. Dit kan onherstelbare schade toebrengen aan de financiële basis van een bedrijf, zijn maatschappelijk aanzien en de carrière van het management.

Samenvatting

In Japan is het beheer van veiligheid en gezondheid op het werk gebaseerd op twee pijlers: de ‘plicht tot veiligheidszorg’, die de basis vormt van alle arbeidsrelaties, en de ‘Japanse Wet op Arbeidsveiligheid en -gezondheid’, die een specifiek management systeem biedt om deze plicht te realiseren. Wanneer de omvang van een werkplek toeneemt, vooral als het aantal werknemers dat constant in dienst is de 50 overschrijdt, ontstaan er universele verplichtingen zoals het aanstellen van een veiligheidsbeheerder of bedrijfsarts en het oprichten van een gezondheids- en veiligheidscomité, waardoor de juridische verantwoordelijkheden van een bedrijf aanzienlijk toenemen. Het naleven van deze wettelijke verplichtingen is niet slechts een kostenpost, maar een essentiële investering om arbeidsongevallen te voorkomen, de gezondheid en productiviteit van werknemers te behouden en uiteindelijk de duurzame groei en bedrijfswaarde te beschermen. Het verwaarlozen van deze verplichtingen kan leiden tot risico’s die zich manifesteren in de vorm van boetes, schadevergoedingen en strafrechtelijke sancties, die de kern van het bedrijf kunnen schudden.

Monolith Law Office heeft een uitgebreide staat van dienst in het ondersteunen van talrijke binnenlandse cliënten met de complexe juridische aspecten van de Japanse Wet op Arbeidsveiligheid en -gezondheid en de plicht tot veiligheidszorg. Ons kantoor heeft meerdere Engelssprekende advocaten met buitenlandse kwalificaties in dienst, waardoor wij praktische en strategische juridische diensten kunnen bieden aan bedrijven die internationaal opereren om de Japanse arbeidswetgeving nauwkeurig te begrijpen en adequaat te reageren. Als u hulp nodig heeft bij het opzetten of herzien van uw veiligheids- en gezondheidsmanagement systeem, of als u vragen heeft over gerelateerde wetgeving, neem dan gerust contact op met ons kantoor.