De werking en besluitvormingsmethoden van de algemene vergadering van aandeelhouders zoals bepaald door het Japanse vennootschapsrecht

In het Japanse vennootschapsrecht (日本の会社法) wordt de algemene vergadering van aandeelhouders duidelijk gepositioneerd als het hoogste besluitvormingsorgaan van een naamloze vennootschap. Dit orgaan is de belangrijkste plaats waar aandeelhouders direct deelnemen aan het bedrijfsbeheer en toezicht houden op het management, wat essentieel is voor het verhogen van de transparantie van de bedrijfsvoering en het waarborgen van het vertrouwen van investeerders. Dit artikel heeft als doel de juridische aspecten van de werking en besluitvorming van de algemene vergadering van aandeelhouders onder Japans vennootschapsrecht gedetailleerd uit te leggen. Van de oproepingsprocedures tot de vereisten voor besluitvorming en relevante Japanse rechtspraak, we zullen uitleg geven op basis van specifieke wetgeving.

De doelgroep van dit artikel bestaat uit buitenlandse investeerders die overwegen te investeren in Japanse bedrijven, buitenlandse bedrijven met een Japanse dochteronderneming, of taalleerders met interesse in het Japanse vennootschapsrecht. We streven naar een duidelijke en directe schrijfstijl die gemakkelijk te lezen is voor meertalige sprekers die Japans leren, zodat zij een diep begrip kunnen krijgen van het Japanse systeem van ondernemingsbestuur.

Hoewel het Japanse vennootschapsrecht de algemene vergadering van aandeelhouders als het hoogste besluitvormingsorgaan vaststelt, wordt in de praktijk de dagelijkse bedrijfsvoering uitgevoerd door de raad van bestuur, waardoor de algemene vergadering van aandeelhouders vaak een formeel goedkeuringsorgaan wordt. Dit is vooral het geval bij beursgenoteerde bedrijven, waar de besluitvorming vaak vooraf wordt bepaald door schriftelijke of elektronische stemming, en de werkelijke betekenis van de vergadering verschuift naar informatieverstrekking en dialoog met aandeelhouders. Dit verschil tussen de juridische positionering en de praktijk kan met name voor buitenlandse investeerders tot misverstanden leiden, omdat zij de neiging hebben de algemene vergadering van aandeelhouders te zien als een middel om directe invloed uit te oefenen op het management. Daarom is het voor Japanse bedrijven van belang om niet alleen te voldoen aan de formele juridische vereisten, maar ook om via de algemene vergadering van aandeelhouders substantiële informatieverstrekking en dialoogmogelijkheden te waarborgen en zo een ondernemingsbestuur te ontwikkelen dat voldoet aan de verwachtingen van de aandeelhouders.

Het Doel en de Rol van de Algemene Vergadering van Aandeelhouders onder Japans Vennootschapsrecht

De Juridische Status en Bevoegdheden van de Algemene Vergadering van Aandeelhouders

Artikel 295, lid 1, van het Japanse Vennootschapsrecht bepaalt dat “de algemene vergadering van aandeelhouders kan besluiten over zaken die door deze wet zijn voorgeschreven, evenals over alle zaken met betrekking tot de organisatie, het beheer en de administratie van de naamloze vennootschap”. Deze bepaling maakt duidelijk dat de algemene vergadering van aandeelhouders het hoogste besluitvormingsorgaan van de onderneming is. De algemene vergadering heeft de bevoegdheid om uiterst belangrijke zaken voor de onderneming te beslissen, zoals wijzigingen in de statuten, de benoeming en het ontslag van bestuurders, beslissingen over dividenduitkeringen en veranderingen in de bedrijfsvorm zoals fusies en splitsingen.

Het Doel van het Houden van een Algemene Vergadering van Aandeelhouders

Er zijn hoofdzakelijk twee doelen voor het houden van een algemene vergadering van aandeelhouders. Het eerste is toezicht op het management en het verzamelen van informatie, en het tweede is het nemen van beslissingen over belangrijke zaken.

• Toezicht op het management en het verzamelen van informatie: De algemene vergadering van aandeelhouders is een platform waar aandeelhouders rapporten kunnen ontvangen over de bedrijfsplannen en financiële situatie van het management, en waar zij vragen kunnen stellen en hun mening kunnen geven. Dit proces draagt bij aan een grotere transparantie van het management en zorgt ervoor dat de onderneming op een juiste manier wordt geleid. Dit draagt bij aan de verbetering van de winstgevendheid van de onderneming en de stabiliteit van de aandelenkoers.
• Beslissingen over belangrijke zaken: Hier worden fundamentele beslissingen genomen over het beheer van de onderneming. Alle aandeelhouders kunnen hun stemrecht uitoefenen op de vergadering en zo direct betrokken zijn bij het beheer van de onderneming.

De Gewone Algemene Vergadering van Aandeelhouders en de Buitengewone Algemene Vergadering van Aandeelhouders

Er zijn twee soorten algemene vergaderingen van aandeelhouders: de gewone algemene vergadering en de buitengewone algemene vergadering.

• Gewone algemene vergadering: Dit is de vergadering die na afloop van elk boekjaar wordt bijeengeroepen. Gewoonlijk worden zaken zoals de goedkeuring van de jaarrekening en de benoeming en het ontslag van bestuurders behandeld. In relatie tot het systeem van de vaststellingsdatum volgens artikel 124, lid 2, van het Japanse Vennootschapsrecht, hebben bedrijven met een boekjaar dat eindigt in maart de neiging om hun vergadering te houden in de tweede helft van juni.
• Buitengewone algemene vergadering: Deze wordt bijeengeroepen wanneer dat nodig is. Bijvoorbeeld voor de goedkeuring van belangrijke M&A-transacties of voor het ontslag van bestuurders na een schandaal, waarbij beslissingen moeten worden genomen over zaken met een hoge urgentie.

Procedures voor het bijeenroepen van de Algemene Vergadering van Aandeelhouders in Japan

Bevoegde personen voor het bijeenroepen

Het bijeenroepen van de Algemene Vergadering van Aandeelhouders wordt in principe uitgevoerd door de directeuren. Artikel 296, lid 3, van het Japanse Vennootschapsrecht bepaalt dat directeuren de Algemene Vergadering van Aandeelhouders bijeenroepen. Als uitzondering kunnen aandeelhouders die aan bepaalde vereisten voldoen ook verzoeken om een Algemene Vergadering bijeen te roepen. Bijvoorbeeld, aandeelhouders die meer dan een derde van de totale stemrechten bezitten, kunnen de directeuren verzoeken om een Algemene Vergadering bijeen te roepen. Dit is vastgelegd in artikel 297, lid 1, van het Japanse Vennootschapsrecht. Als de directeuren niet op dit verzoek ingaan, kunnen aandeelhouders met toestemming van de rechtbank zelf een vergadering bijeenroepen. Dit is vastgelegd in artikel 297, lid 4, van het Japanse Vennootschapsrecht.

Periode voor het verzenden van de oproepingskennisgeving

De oproepingskennisgeving moet in principe twee weken voor de datum van de Algemene Vergaring van Aandeelhouders worden verzonden. Dit is vastgelegd in artikel 299, lid 1, van het Japanse Vennootschapsrecht. Echter, voor niet-beursgenoteerde bedrijven zonder regelingen voor het uitoefenen van stemrechten via schriftelijke of elektronische middelen, volstaat het om de kennisgeving een week van tevoren te verzenden. Bovendien, in niet-beursgenoteerde bedrijven zonder een raad van bestuur en zonder regelingen voor het uitoefenen van stemrechten via schriftelijke of elektronische middelen, is het mogelijk om de periode voor het verzenden van de oproepingskennisgeving in de statuten te verkorten.

Buitenlandse investeerders verwachten sterk dat de oproepingskennisgeving en gerelateerde documenten vroegtijdig worden verzonden en bekendgemaakt. Dit komt omdat de wettelijke termijn in Japan (in principe twee weken van tevoren) onvoldoende is gezien de tijd die nodig is voor het verwerken van informatie en het nemen van beslissingen vanuit het buitenland. Wanneer men rekening houdt met tijdzones, verzendtijden en de interne goedkeuringsprocessen van de investeerders, leidt het verzenden van informatie op het laatste moment tot een gebrek aan tijd voor het verzamelen van informatie en het nemen van kwalitatieve beslissingen. Daarom is vroegtijdige bekendmaking niet slechts een service, maar een noodzakelijke voorwaarde voor buitenlandse investeerders om hun stemrechten effectief uit te oefenen. Als bedrijven streven naar vertrouwen en actieve betrokkenheid van buitenlandse investeerders, dan is vroegtijdige bekendmaking een strategische aanpak die actief moet worden geïmplementeerd als een internationale best practice. Het verbetert de kwaliteit van communicatie tussen bedrijven en investeerders en verhoogt de transparantie van corporate governance.

Inhoud van de oproepingskennisgeving

Directeuren moeten de volgende zaken vermelden in de oproepingskennisgeving. Dit is vastgelegd in artikel 298, lid 1, van het Japanse Vennootschapsrecht.

• Datum, tijd en locatie van de Algemene Vergadering van Aandeelhouders
• De onderwerpen van de vergadering (agenda)
• Indien stemrechten via schriftelijke of elektronische middelen kunnen worden uitgeoefend, moet dit worden vermeld
• Andere zaken die zijn bepaald door het Ministerie van Justitie

Vereenvoudiging van de bijeenroepingsprocedure

Als alle aandeelhouders instemmen, is de bijeenroepingsprocedure niet nodig. Dit is vastgelegd in artikel 300 van het Japanse Vennootschapsrecht en staat bekend als een ‘vergadering met volledige aanwezigheid’. In het geval van een vergadering met volledige aanwezigheid, zullen fouten in de bijeenroepingsprocedure achteraf geen probleem vormen volgens de jurisprudentie. Bovendien kunnen in niet-beursgenoteerde bedrijven, met de instemming van alle aandeelhouders, niet alleen de bijeenroepingsprocedures maar ook de resoluties zelf worden weggelaten.

Het Beheer van de Algemene Vergadering van Aandeelhouders onder Japans Recht

De Rol en Bevoegdheden van de Voorzitter

De voorzitter is verantwoordelijk voor het leiden van de aandeelhoudersvergadering. De voorzitter heeft de bevoegdheid om de orde tijdens de vergadering te handhaven en de discussies te structureren, zoals bepaald in artikel 315, lid 1 van het Japanse Vennootschapsrecht. Bovendien kan de voorzitter personen die zijn of haar bevelen niet opvolgen of de orde van de vergadering verstoren, de toegang ontzeggen. Dit is vastgelegd in artikel 315, lid 2 van het Japanse Vennootschapsrecht.  

Hoewel het Japanse Vennootschapsrecht geen specifieke vereisten stelt aan wie de voorzitter moet zijn, is het gebruikelijk dat de vertegenwoordigend directeur deze rol op zich neemt. Veel bedrijven bepalen in hun statuten wie de voorzitter zal zijn, en als er geen voorzitter is aangewezen in de statuten of als de voorzitter afwezig is, wordt er aan het begin van de aandeelhoudersvergadering een voorzitter gekozen.  

Algemene Gang van Zaken Tijdens Vergaderingen Onder Japans Recht

De algemene stappen van de voortgang van een aandeelhoudersvergadering in Japan omvatten de opening van de vergadering, de benoeming van de personen die de notulen ondertekenen, de verklaring dat het quorum is bereikt, de uitleg van de agendapunten, vraag en antwoord, besluitvorming en de sluitingsverklaring. De personen die de notulen ondertekenen zijn verantwoordelijk voor het waarborgen van de waarheid van de inhoud van de notulen, en de methode voor hun benoeming kan variëren afhankelijk van de statuten van de onderneming.

Japanse Rechtspraak: De Uitoefening van de Voorzittersbevoegdheden en Oneerlijke Vergaderprocedures

Hoewel een voorzitter over uitgebreide discretionaire bevoegdheden beschikt, moet hij deze uitoefenen zonder de rechten van aandeelhouders onrechtmatig te schenden. Japanse rechtbanken hechten belang aan de vraag of aandeelhouders substantieel de kans hebben gekregen om voldoende te discussiëren en hun mening te uiten, niet alleen aan de naleving van formele procedures, bij het beoordelen of de uitoefening van de discretionaire bevoegdheden van een voorzitter overeenkomt met een ‘aanzienlijk oneerlijke methode van besluitvorming’. Vooral buitenlandse aandeelhouders, die mogelijk niet vertrouwd zijn met de praktijken van algemene vergaderingen in Japan, vereisen dat de voorzitter zich extra inspant voor een eerlijke en transparante voortgang. Bedrijven moeten niet eenzijdig de vergadering leiden, simpelweg omdat de voorzitter wettelijke bevoegdheden heeft. Het is van belang dat bedrijven de dialoog met aandeelhouders, vooral buitenlandse aandeelhouders, benadrukken en een omgeving creëren waarin zij hun vragen kunnen stellen en hun mening kunnen uiten. Dit draagt niet alleen bij aan de geldigheid van de algemene vergaderingsbesluiten, maar ook aan de opbouw van langdurige aandeelhoudersrelaties, een essentieel element voor het verbeteren van de kwaliteit van corporate governance.

Artikel 314 van de Japanse Vennootschapswet stelt dat bestuurders verplicht zijn om de noodzakelijke uitleg te geven wanneer aandeelhouders vragen stellen. Een uitspraak van de Tokyo District Court op 28 januari 1988 (1988) bevestigde de annulering van een besluit vanwege onvoldoende uitleg over de toekenning van een vertrekvergoeding. Deze uitspraak benadrukt het belang van de verplichting tot uitleg.

Verder, in een zaak waarin de Tokyo District Court op 6 december 2007 (2007) een besluit annuleerde, had een bedrijf schriftelijk medegedeeld dat het cadeaubonnen ter waarde van 500 yen zou geven aan aandeelhouders die hun stemrecht uitoefenden, ongeacht of ze voor of tegen stemden, met als doel hen aan te moedigen om te stemmen. De rechtbank oordeelde dat dergelijke voordelen de uitoefening van de rechten van aandeelhouders onrechtmatig konden beïnvloeden. Deze uitspraak maakt duidelijk dat het verstrekken van voordelen in verband met de uitoefening van aandeelhoudersrechten in principe verboden is, ongeacht het bedrag of de legitimiteit van het doel. Vooral in situaties zoals de uitoefening van het recht van aandeelhoudersvoorstellen of proxygevechten, wordt het bedrijf snel verdacht van het sturen van de uitoefening van stemrechten door aandeelhouders. Bedrijven moeten uiterst voorzichtig zijn bij het aanbieden van enig voordeel aan aandeelhouders in verband met de algemene vergadering, of het doel ervan niet de uitoefening van aandeelhoudersrechten beïnvloedt, of het binnen maatschappelijk aanvaardbare grenzen valt, en of het geen invloed heeft op de financiële basis van het bedrijf. Buitenlandse aandeelhouders lopen ook het risico onbedoeld handelingen te verrichten die als het verstrekken van voordelen kunnen worden beschouwd vanwege verschillen met de praktijken in hun eigen land, waardoor voorafgaande juridische controle door experts essentieel is.

Er kunnen ook problemen ontstaan met betrekking tot ‘nepvragen’. Een uitspraak van de Tokyo District Court op 15 december 2016 (2016) betrof een zaak waarin werd betwist of een bedrijf de rechten van andere aandeelhouders had geschonden door werknemer-aandeelhouders vooraf voorbereide ‘nepvragen’ te laten stellen. Hoewel de rechtbank oordeelde dat het ongepast was voor een beursgenoteerd bedrijf om werknemer-aandeelhouders vooraf vragen te laten voorbereiden en hierop te antwoorden, werd de annulering van het besluit niet toegestaan omdat het geen substantiële invloed had op de uitoefening van stemrechten. Echter, deze handeling suggereert dat het de substantiële betekenis van de algemene vergadering kan ondermijnen.

Besluitvorming bij de Algemene Vergadering van Aandeelhouders in Japan

Methoden voor het uitoefenen van stemrechten

Aandeelhouders oefenen in principe hun stemrecht uit door aanwezig te zijn bij de vergadering. Echter, een bedrijf kan, volgens de bepalingen in de statuten, toestaan dat aandeelhouders die niet aanwezig zijn bij de algemene vergadering hun stemrecht uitoefenen via schriftelijke of elektronische methoden (elektronisch stemmen). Dit is vastgelegd in artikel 311 en artikel 312 van de Japanse Vennootschapswet. Aandeelhouders kunnen ook via een vertegenwoordiger hun stemrecht uitoefenen. Dit is vastgelegd in artikel 310 van de Japanse Vennootschapswet. Er zijn echter beperkingen, zoals een limiet op het aantal vertegenwoordigers, die door wetgeving of statuten worden opgelegd.  

Hoewel het gebruik van een elektronisch stemplatform de tijd voor het verzenden van documenten kan verkorten, zijn er uitdagingen geïdentificeerd door investeerders, zoals de duplicatie van instructiestromen wanneer een portfolio zowel aandelen omvat die wel als niet deelnemen aan het platform. Daarnaast zien bedrijven met een lage eigendomsverhouding van buitenlandse aandeelhouders of institutionele beleggers soms niet de voordelen in van deelname aan het platform, ondanks de kosten. De introductie van een elektronisch stemplatform heeft het potentieel om het uitoefenen van stemrechten vanuit het buitenland te vergemakkelijken en de participatie van buitenlandse aandeelhouders te stimuleren, maar niet alle bedrijven zijn momenteel uitgerust om dit te ondersteunen en investeerders moeten ook systemische aanpassingen maken, wat tijd en kosten met zich meebrengt. Vooral buitenlandse investeerders die in meerdere Japanse bedrijven investeren, kunnen geconfronteerd worden met een verhoogde last door de verschillende benaderingen van elk bedrijf. Japanse bedrijven zouden deelname aan het elektronische stemplatform moeten overwegen om actieve uitoefening van stemrechten door buitenlandse investeerders te stimuleren. Tegelijkertijd moet de aanbieder van het platform verbeteringen doorvoeren om het gemak voor investeerders te verhogen (bijvoorbeeld door het vereenvoudigen van de instructiestroom).  

Soorten besluiten en vereisten

Besluiten tijdens de algemene vergadering van aandeelhouders worden, afhankelijk van het belang van de kwestie, onderverdeeld in gewone besluiten, speciale besluiten en bijzondere besluiten. De vereisten voor deze besluiten variëren, waarbij gewone besluiten de meest soepele zijn en bijzondere besluiten de strengste.  

De Japanse Vennootschapswet stelt zeer diverse en strikte vereisten voor gewone besluiten, speciale besluiten en bijzondere besluiten (artikel 309, lid 3 en 4 van de Japanse Vennootschapswet), en reguleert nauwkeurig de mogelijkheid tot wijziging door de statuten. Deze gelaagde besluitvormingsvereisten zijn het resultaat van de poging van de Japanse Vennootschapswet om een balans te vinden tussen de bescherming van aandeelhoudersrechten en de stabiliteit van bedrijfsvoering. Voor buitenlandse investeerders kan dit complexe systeem van besluitvormingsvereisten een aanzienlijke barrière vormen bij investeringsbeslissingen en betrokkenheid bij het management. Vooral de mogelijkheid tot wijziging van de vereisten door de statuten (verzachting of verzwaring) kan specifieke risico’s en kansen creëren die niet alleen uit de wettekst kunnen worden afgeleid, waardoor een grondige due diligence van de statuten van het Japanse bedrijf waarin wordt geïnvesteerd van cruciaal belang is.

Samenvatting

De organisatie en besluitvorming van aandeelhoudersvergaderingen onder Japans vennootschapsrecht is een zeer complex gebied, gezien het belang van de juridische status en de gedetailleerde bepalingen die alles omvatten van de oproepingsprocedures tot de vereisten voor besluitvorming. Vooral het begrijpen van de verschillende besluitvormingsvereisten, zoals gewone besluiten, speciale besluiten en bijzondere besluiten, en het inzicht in de mogelijkheid tot wijzigingen door de statuten, zijn essentieel voor bedrijfsbeheer. Bovendien bieden Japanse rechtszaken concrete beoordelingscriteria voor de invloed die problemen zoals gebreken in oproepingsprocedures, oneerlijke vergaderleiding door de voorzitter en het verlenen van voordelen kunnen hebben op de geldigheid van aandeelhoudersvergaderingbesluiten. Deze rechtszaken benadrukken dat een eerlijke leiding, die verder gaat dan louter formele naleving van wetten, vereist is om de rechten van aandeelhouders daadwerkelijk te beschermen.

Voor buitenlandse aandeelhouders en buitenlandse bedrijven kunnen taal- en cultuurbarrières, evenals praktische uitdagingen bij het gebruik van elektronische stemplatforms, factoren zijn die een soepele deelname aan Japanse aandeelhoudersvergaderingen belemmeren. Echter, in de trend van toenemende ‘activistische aandeelhouders’, wordt het voor Japanse bedrijven steeds belangrijker om de dialoog met buitenlandse aandeelhouders te versterken en transparante corporate governance te beoefenen.

Monolith Law Office heeft een rijke ervaring en diepgaande expertise in het veld van aandeelhoudersvergaderingen en besluitvorming onder Japans vennootschapsrecht, en bedient een groot aantal cliënten binnen Japan. Ons kantoor heeft meerdere advocaten die niet alleen gekwalificeerd zijn als Japanse advocaten, maar ook buitenlandse juridische kwalificaties hebben en Engels spreken, waardoor we hoogwaardige juridische diensten in zowel Japans als Engels kunnen bieden. Wij bieden een breed scala aan ondersteuning, van het opstellen van oproepingsberichten en het ontwikkelen van scenario’s voor aandeelhoudersvergaderingen tot het opstellen van notulen en adviseren over de juridische geldigheid van verschillende besluiten, en zelfs het ontwikkelen van communicatiestrategieën met aandeelhouders. Als u vragen heeft over corporate governance in Japan of specifieke uitdagingen met betrekking tot de organisatie van aandeelhoudersvergaderingen, aarzel dan niet om contact op te nemen met Monolith Law Office.