Wage Protection in Japanese Labor Law: An Explanation of the Basic Principles that Managers Must Follow

Het betalen van lonen is een van de meest fundamentele verplichtingen voor werkgevers en vormt de kern van arbeidscontractrelaties in Japan. Voor bedrijven die actief zijn in Japan is het naleven van de strikte wettelijke kaders met betrekking tot loonbetalingen een uiterst belangrijk onderdeel van risicobeheer. Dit gebied wordt voornamelijk gereguleerd door twee wetten. De eerste is het ‘Japanse Burgerlijk Wetboek’, dat gebaseerd is op het principe van contractvrijheid en de verhouding tussen arbeid en ‘beloning’ vaststelt. De tweede is de ‘Japanse Arbeidsnormenwet’, een speciale wet die dwingende regels oplegt om werknemers te beschermen, uitgaande van de ongelijke onderhandelingsmacht tussen werkgevers en werknemers. Vooral de bepalingen met betrekking tot ‘lonen’ in de Arbeidsnormenwet hebben voorrang op de algemene principes van het Burgerlijk Wetboek en hebben een directe impact op bedrijfsactiviteiten. In dit artikel zullen we de juridische principes die de kern vormen van loonbescherming onder de Japanse Arbeidsnormenwet in detail bespreken, met name de ‘vijf principes van loonbetaling’ zoals vastgelegd in artikel 24 van dezelfde wet, inclusief specifieke wetsartikelen en belangrijke rechtszaken. Het doel is om bedrijfsleiders, aandeelhouders en juridische medewerkers te helpen deze complexe regelgeving nauwkeurig te begrijpen, compliance te waarborgen en juridische risico’s effectief te verminderen.
Loon onder Japans recht: De kruising tussen het Burgerlijk Wetboek en de Arbeidsnormenwet
In het Japanse rechtssysteem wordt de vergoeding voor arbeid gereguleerd vanuit twee verschillende perspectieven: het ‘Japanse Burgerlijk Wetboek’ en de ‘Japanse Arbeidsnormenwet’. Het begrijpen van dit onderscheid is van cruciaal belang.
Het perspectief van het Japanse Burgerlijk Wetboek: ‘Beloning’ in een arbeidsovereenkomst
Artikel 623 van het Japanse Burgerlijk Wetboek definieert een arbeidsovereenkomst als een overeenkomst waarbij “de ene partij belooft arbeid te verrichten voor de andere partij, en de andere partij belooft hiervoor een beloning te geven” . De ‘beloning’ hier is strikt gebaseerd op de overeenkomst tussen de partijen, oftewel het principe van contractvrijheid. Het Burgerlijk Wetboek stelt geen gedetailleerde regels vast voor de wijze van betaling van de beloning en bepaalt in principe dat een werknemer pas na voltooiing van het beloofde werk aanspraak kan maken op beloning (Artikel 624, lid 1 van het Japanse Burgerlijk Wetboek) . Dit betekent dat in een wereld zonder de Arbeidsnormenwet, de timing en methode van betaling volledig overgelaten worden aan de overeenkomst tussen de partijen.
Het perspectief van de Japanse Arbeidsnormenwet: ‘Loon’ als een te beschermen recht
Daarentegen heeft de Japanse Arbeidsnormenwet het karakter van een publiekrecht dat de minimumnormen voor arbeidsvoorwaarden vaststelt. Artikel 11 van deze wet definieert ‘loon’ zeer breed als “alles wat de werkgever aan de werknemer betaalt als tegenprestatie voor arbeid, ongeacht de benaming, inclusief loon, salaris, toelagen, bonussen en andere” . Omdat de Arbeidsnormenwet een speciale wet is ten opzichte van het Burgerlijk Wetboek, hebben de bepalingen ervan dwingende kracht. Dit betekent dat elke overeenkomst in een arbeidscontract die niet voldoet aan de normen vastgesteld door de Arbeidsnormenwet, volgens Artikel 13 van de Japanse Arbeidsnormenwet, gedeeltelijk ongeldig is en de door de wet vastgestelde normen automatisch worden toegepast .
De relatie tussen deze twee wetten gaat niet alleen over een verschil in definities. Het weerspiegelt een filosofische verschuiving in de wet, van arbeidsrelaties als een domein van privécontractvrijheid naar een gebied van publieke regulering waar de staat tussenbeide komt om een minimum aan bescherming te bieden. Terwijl het Burgerlijk Wetboek uitgaat van ‘overeenstemming’ tussen gelijkwaardige partijen, gaat de Arbeidsnormenwet uit van een structurele ongelijkheid in de machtsverhouding tussen werkgever en werknemer en grijpt in om het leven van de werknemer te beschermen. Daarom, zelfs als er individuele toestemming van de werknemer is verkregen voor de wijze van betaling van het loon, zal deze toestemming juridisch ongeldig worden geacht als de inhoud ervan in strijd is met de normen vastgesteld door de Arbeidsnormenwet. Dit verkeerd begrijpen kan leiden tot ernstige fouten op het gebied van compliance.
De onderstaande tabel vat de conceptuele verschillen samen tussen ‘beloning’ onder het Japanse Burgerlijk Wetboek en ‘loon’ onder de Japanse Arbeidsnormenwet.
Kenmerk | Beloning onder het Japanse Burgerlijk Wetboek (報酬) | Loon onder de Japanse Arbeidsnormenwet (賃金) |
Juridische basis | Artikel 623 van het Japanse Burgerlijk Wetboek | Artikel 11 van de Japanse Arbeidsnormenwet |
Basisconcept | Privécontractuele verplichting | Wettelijk beschermd recht |
Richtlijn principe | Principe van contractvrijheid | Instellen van minimumnormen (bescherming van werknemers) |
Betalingsregels | Voornamelijk gebaseerd op overeenkomst tussen partijen | Strikte regulering volgens de ‘vijf principes van loonbetaling’ (Artikel 24 van de Japanse Arbeidsnormenwet) |
Handhaving van de wet | Uitoefening van rechten via civiele rechtszaken | Administratieve begeleiding en strafrechtelijke sancties door de Arbeidsnormeninspectie |
De Vijf Basisprincipes van Loonbetaling: Kernbepalingen van de Japanse Arbeidsnormenwet
Artikel 24 van de Japanse Arbeidsnormenwet vormt de substantiële kern van de loonbescherming en staat bekend als ‘de vijf basisprincipes van loonbetaling’. Deze bepaling stelt dat “het loon in geld moet worden uitbetaald, direct aan de werknemer, en in het volledige bedrag.” “Het moet ten minste eenmaal per maand op een vastgestelde datum worden betaald.” Deze vijf principes functioneren niet als onafhankelijke entiteiten, maar werken samen in een omvattend systeem om het doel van het stabiliseren van de levensbasis van werknemers te bereiken. ‘Betaling in geld’ en ‘directe betaling’ garanderen dat het loon veilig en beschikbaar aan de werknemer wordt overhandigd, terwijl ‘volledige betaling’ de waarde ervan beschermt. Verder zorgen ‘betaling ten minste eenmaal per maand’ en ‘betaling op een vastgestelde datum’ voor de voorspelbaarheid van inkomsten. Het begrijpen van dit algehele doel is essentieel bij het interpreteren van uitzonderingen op elk van deze principes.
Het principe van betaling in valuta onder Japans recht
Als algemene regel moeten lonen in Japan worden betaald in de valuta met wettig betaalmiddel, namelijk contant geld in Japanse yen . Betaling in buitenlandse valuta, cheques of in natura, zoals goederen, is in principe verboden om werknemers te beschermen tegen de ongemakken van het omwisselen en de instabiliteit van de waarde .
Op dit principe zijn belangrijke uitzonderingen toegestaan die passen bij de realiteit van de moderne economische activiteit. De meest voorkomende uitzondering is de overboeking naar een door de werknemer aangewezen bankrekening, uitgevoerd met de uitdrukkelijke toestemming van de werknemer zelf . In dit geval is de toestemming van de werknemer alleen niet voldoende; vaak is ook een arbeidsovereenkomst vereist die de uitvoering van de bankoverschrijving regelt . Recentelijk heeft een wijziging in de uitvoeringsregels van de Japanse Arbeidsnormenwet het mogelijk gemaakt om, op voorwaarde van de toestemming van de werknemer, lonen te betalen via een rekening bij een door de Minister van Gezondheid, Arbeid en Welzijn aangewezen geldtransactiebedrijf (zogenaamde digitale betaling) . Daarnaast is het, met de toestemming van de werknemer, toegestaan om ontslagvergoedingen per cheque te betalen en, indien bepaald door een arbeidsovereenkomst, reiskostenvergoedingen in de vorm van een reisabonnement te verstrekken .
Het is belangrijk om te benadrukken dat de ‘toestemming’ voor deze uitzonderingen niet eenmalig en onherroepelijk is. Dit werd duidelijk gemaakt in de uitspraak van de Kochi Summary Court op 18 maart 1981 (de Mikuni Taxi zaak) . In deze zaak had een werknemer aanvankelijk ingestemd met betaling via bankoverschrijving, maar vroeg later om betaling in contanten, wat de werkgever weigerde. De rechtbank oordeelde dat deze weigering in strijd was met het principe van betaling in valuta. Deze uitspraak suggereert dat het principe van betaling in valuta een fundamenteel recht van de werknemer is en dat de uitzondering voor gemak (bankoverschrijving) niet bedoeld is om dit fundamentele recht permanent op te geven. Daarom moeten bedrijven een praktisch systeem in stand houden om lonen contant te betalen aan werknemers die niet instemmen met een bankoverschrijving of hun toestemming intrekken.
Het principe van directe betaling
In Japan moet het loon direct aan de werknemer zelf worden betaald om tussenhandel uit te sluiten en te waarborgen dat de vergoeding voor arbeid daadwerkelijk in handen van de werknemer komt.
Onder dit principe is het zelfs illegaal om het loon aan een vertegenwoordiger (een vrijwillige agent) te betalen, zelfs als de werknemer deze persoon heeft aangesteld. Ook als de werknemer minderjarig is, is betaling aan hun wettelijke vertegenwoordiger, zoals een ouder, expliciet verboden onder artikel 59 van de Japanse Arbeidsnormenwet. Bovendien is het voor werkgevers niet toegestaan om het loon direct aan een schuldeiser van de werknemer te betalen, zelfs als de werknemer financiële schulden heeft.
Een uitzondering op deze regel is de betaling aan een ‘boodschapper’ van de werknemer. Een boodschapper is iemand die alleen de beslissingen van de werknemer overbrengt of uitvoert, zonder eigen beslissingsbevoegdheid. Een voorbeeld is een familielid dat namens een zieke werknemer die in het ziekenhuis ligt, een verzegelde loonzak komt ophalen. Echter, het onderscheid tussen een vertegenwoordiger en een boodschapper kan vaag zijn en juridische risico’s met zich meebrengen, dus in de praktijk is directe betaling aan de werknemer zelf, of overmaking naar een door de werknemer goedgekeurde rekening op zijn naam, de veiligste methode.
Een baanbrekende rechtszaak die het belang van dit principe illustreert, is de uitspraak van het Japanse Hooggerechtshof van 12 maart 1968 (Showa 43). In deze zaak droeg een werknemer zijn recht op het ontvangen van zijn ontslagvergoeding (loonvordering) over aan een derde partij. Het Hooggerechtshof oordeelde dat hoewel de overdracht van de vordering tussen de werknemer en de ontvanger op zichzelf geldig kan zijn onder het burgerlijk recht, dit geen invloed heeft op de verplichtingen van de werkgever onder de Arbeidsnormenwet. Met andere woorden, de werkgever blijft verplicht om het loon (in dit geval de ontslagvergoeding) direct aan de werknemer te betalen, en de ontvanger van de vordering kan niet rechtstreeks betaling eisen van de werkgever. Deze uitspraak toont aan dat het openbare beleid van werknemersbescherming zelfs kan ingrijpen in de effectiviteit van privétransacties onder het burgerlijk recht en de juridische effecten ervan kan beperken, wat de dwingende aard van de Arbeidsnormenwet symboliseert. Daarom moeten bedrijven, zelfs als ze een kennisgeving van overdracht van loonvorderingen van de schuldeisers van de werknemer ontvangen, deze negeren en doorgaan met de betaling aan de werknemer zelf.
Het principe van volledige betaling onder Japans recht
Lonen moeten in hun geheel worden uitbetaald, en het is in principe verboden voor werkgevers om eenzijdig enige geldbedragen van het loon af te trekken (inhoudingen) . Dit principe heeft als doel te waarborgen dat werknemers het volledige bedrag van de overeengekomen vergoeding ontvangen en om de stabiliteit van hun economische leven te bevorderen.
Er zijn echter uitzonderingen op dit principe. Ten eerste is het mogelijk om zonder speciale overeenkomst bedragen zoals inkomstenbelasting, inwonersbelasting en sociale verzekeringspremies, die wettelijk verplicht zijn, van het loon af te trekken . Ten tweede, voor het aftrekken van niet-wettelijke posten zoals huur voor bedrijfswoningen of vakbondscontributies, is het noodzakelijk om een schriftelijke overeenkomst (een arbeidsmanagementovereenkomst) te sluiten met een vakbond die de meerderheid van de werknemers op de werkplek vertegenwoordigt (of, bij afwezigheid daarvan, een vertegenwoordiger van de meerderheid van de werknemers) waarin de aftrekposten zijn vastgelegd .
Een bijzonder complex juridisch vraagstuk is of werkgevers hun vorderingen op werknemers (zoals het recht op schadevergoeding of terugvordering van leningen) kunnen verrekenen met de loonvorderingen. In principe is een dergelijke eenzijdige verrekening in strijd met het principe van volledige betaling en is niet toegestaan. Dit werd geïllustreerd door de uitspraak van het Japanse Hooggerechtshof op 2 november 1956 (Kansai Seiki-zaak), waarbij het hof de door de werkgever geclaimde verrekening van schadevergoedingsvorderingen met het loon niet toestond .
De jurisprudentie erkent echter twee uitzonderingen onder beperkte omstandigheden. De eerste is ‘aanpassende verrekening’. Dit verwijst naar de praktijk van het verrekenen van te veel betaalde lonen bij latere loonbetalingen als gevolg van fouten in de loonberekening. Het Japanse Hooggerechtshof oordeelde op 18 december 1969 (Fukushima Prefecture Teachers’ Union-zaak) dat dergelijke aanpassingen zijn toegestaan, mits de periode van overbetaling en de periode van verrekening redelijkerwijs aansluiten en het verrekende bedrag klein genoeg is om de economische levensstandaard van de werknemer niet in gevaar te brengen . Echter, in gevallen waarin bijvoorbeeld zonder voorafgaande kennisgeving de helft van een bonus werd verrekend, werd dit als illegaal beschouwd, zelfs als een aanpassende verrekening (uitspraak van het Tokyo High Court op 9 april 2008) .
De tweede uitzondering is verrekening op basis van de ‘vrije wil van de werknemer’. De uitspraak van het Japanse Hooggerechtshof op 26 november 1990 (Nisshin Steel-zaak) is een leidende zaak op dit gebied . In deze zaak had de werknemer vrijwillig verzocht om de terugbetaling van een lening van de werkgever met zijn ontslagvergoeding te verrekenen, en er was geen enkele dwang van de werkgever in het besluitvormingsproces. Daarom werd de verrekening van de ontslagvergoeding met de lening als geldig beschouwd. Deze uitspraak benadrukt dat de aanwezigheid van een handtekening op een toestemmingsformulier op zichzelf niet voldoende is; het is essentieel dat de toestemming niet is beïnvloed door de ongelijke machtsverhoudingen binnen de arbeidsrelatie en daadwerkelijk is gebaseerd op vrije wil. Gezien de hoge drempel voor de ‘kwaliteit van toestemming’, zou het voor bedrijven het veiligst zijn om als beleid te hanteren dat zij in principe geen verrekening met lonen uitvoeren.
De principes van maandelijkse betaling en vaste betaaldagen onder Japans arbeidsrecht
Deze twee principes functioneren samen om regelmaat en voorspelbaarheid in het inkomen van werknemers te brengen.
Het principe van ‘maandelijkse betaling’ vereist dat er binnen een kalendermaand (van de eerste tot de laatste dag) ten minste één betaaldag wordt vastgesteld. Dit geldt ook voor werknemers met een jaarsalaris, waarbij het jaarsalaris in ten minste twaalf termijnen moet worden verdeeld en maandelijks moet worden uitbetaald. Bijvoorbeeld, het combineren van een paar dagen loon van een werknemer die aan het einde van de maand in dienst treedt met het loon van de volgende maand en dit uitbetalen in de daaropvolgende maand, is in strijd met dit principe.
Het principe van ‘vaste betaaldagen’ vereist dat de betaaldag specifiek wordt vastgesteld. Het is wettelijk toegestaan om dagen zoals ‘elke 25e van de maand’ of ‘de laatste dag van de maand’ vast te stellen, maar het is illegaal om een bereik zoals ‘tussen de 20e en 25e van de maand’ te hanteren of een variabele dag zoals ‘elke derde vrijdag van de maand’, omdat de betaaldag dan niet specifiek is vastgesteld.
Op deze principes zijn uitzonderingen, gebaseerd op artikel 24, lid 2, van de Japanse Arbeidsnormenwet. Voor loon dat incidenteel wordt betaald (zoals een huwelijkstoelage), bonussen, en andere toelagen die worden betaald op basis van de werkprestaties over een periode langer dan een maand en die vanwege hun aard moeilijk of ongepast zijn om maandelijks op een vaste datum te betalen, worden deze principes niet toegepast.
De Risico’s van Wettelijke Overtredingen voor Bedrijfsvoering Onder Japans Recht
In geval van een overtreding van een van de vijf basisprincipes van loonbetaling zoals vastgesteld in Artikel 24 van de Japanse Arbeidsnormenwet, kan er volgens Artikel 120 van dezelfde wet een strafrechtelijke boete van maximaal 300.000 yen worden opgelegd. Het is gebruikelijk in het Japanse arbeidsrecht dat niet alleen de individuele verantwoordelijke voor de overtreding, maar ook de rechtspersoon, zijnde het bedrijf zelf, onderworpen is aan sancties door middel van een dubbele bestraffingsregeling, waardoor het bedrijf niet aan verantwoordelijkheid ontsnapt.
Op het eerste gezicht lijkt een boete van 300.000 yen, vooral voor grote bedrijven, misschien onbeduidend. Echter, deze directe sanctie is vaak slechts het begin van een veel groter bedrijfsrisico. Een onderzoek door de Japanse Arbeidsinspectie kan leiden tot een uitgebreide audit die verder gaat dan de aanvankelijke overtreding en zich uitstrekt over het gehele arbeidsmanagement van het bedrijf. Dit kan resulteren in aanbevelingen voor correcties, waardoor het bedrijf gedwongen wordt om operationele veranderingen door te voeren. Bovendien kan het bekend worden van wettelijke overtredingen de sociale reputatie van een bedrijf ernstig schaden, met mogelijk verstrekkende negatieve gevolgen voor wervingsactiviteiten, transacties met klanten en zelfs voor financiering. Daarom moet de naleving van de principes van loonbetaling niet alleen worden gezien als een middel om boetes te vermijden, maar als een cruciaal onderdeel van corporate governance dat essentieel is voor de aanhoudende groei en stabiliteit van een bedrijf.
Samenvatting
De vijf basisprincipes van loonbetaling vastgesteld door de Japanse Arbeidsnormenwet, namelijk ‘betaling in valuta’, ‘directe betaling’, ‘volledige betaling’, ‘minstens één keer per maand betalen’ en ‘betaling op een vaste datum’, zijn niet slechts administratieve richtlijnen, maar strikte en dwingende juridische eisen met een sterke publieke beleidsachtergrond gericht op werknemersbescherming. Deze principes kunnen niet worden gewijzigd of opgeheven door privéovereenkomsten met werknemers. Voor alle bedrijven die in Japan opereren, is het van cruciaal belang om deze regels grondig te begrijpen, interne systemen op te zetten en naleving ervan te waarborgen om stabiele arbeidsrelaties op te bouwen en juridische risico’s te vermijden. Monolith Law Office heeft een trackrecord van het bieden van uitgebreid advies aan een divers internationaal cliënteel over complexe kwesties gerelateerd aan de Japanse arbeidswetgeving, met name inzake loon- en salarisberekeningen. Ons kantoor beschikt over advocaten die niet alleen goed thuis zijn in de Japanse wetgeving, maar ook over buitenlandse juridische kwalificaties en Engelse taalvaardigheden beschikken. Deze combinatie van taalvaardigheden en juridische kennis over meerdere rechtsgebieden biedt een unieke en krachtige ondersteuning, vooral voor buitenlandse en multinationale ondernemingen die hun wereldwijde personeelsbeleid in overeenstemming willen brengen met de Japanse regelgeving. Van het herzien van uw arbeidsmanagementstructuur en risicobeoordeling tot vertegenwoordiging in het geval van een geschil, wij bieden gespecialiseerde juridische diensten. Neem gerust contact met ons op voor advies. De bronnen die in dit rapport worden gebruikt, zijn te vinden op
Category: General Corporate