Waar moet je op letten bij het gebruik van SNS door werknemers? Uitleg over het opstellen van SNS-richtlijnen

Naarmate sociale netwerken zoals Facebook en Twitter steeds meer verspreid raken, blijven de risico’s verbonden aan het gebruik van SNS door werknemers toenemen.

Het kan voorkomen dat een onschuldige post van een werknemer zich verspreidt en in sommige gevallen zelfs viraal gaat. Daarom zijn er waarschijnlijk veel verantwoordelijken die zich afvragen hoe ze het gebruik van SNS door werknemers moeten reguleren.

In dit artikel zullen we bespreken waar u op moet letten bij het opstellen van SNS-richtlijnen voor werknemers.

Items die moeten worden opgenomen in de SNS-richtlijnen voor werknemers

Wat moet er in de SNS-richtlijnen voor werknemers worden opgenomen? Hieronder volgen de inhoud die moet worden opgenomen. Het bedrijf waar u werkt wordt aangeduid als ‘ons bedrijf’.

Items die in principe moeten worden opgenomen

De volgende items moeten in principe worden opgenomen in de SNS-richtlijnen:

Regels voor het gebruik van SNS voor zakelijke doeleinden

• Voorafgaande toestemming van het bedrijf is vereist om SNS te gebruiken voor zakelijke doeleinden
• In geval van problemen met derden, rapporteer dit onmiddellijk en volg de instructies van het bedrijf
• Zelfs na het verlaten van het bedrijf, volg de instructies van het bedrijf met betrekking tot het gebruik en beheer van accounts die voor zakelijke doeleinden zijn gebruikt
• Het is verboden om persoonlijke winst te maken of een bedrijf uit te voeren dat identiek of vergelijkbaar is met het bedrijf met behulp van accounts die voor zakelijke doeleinden zijn gebruikt

Bedrijfsaccounts hebben de neiging om meer volgers en invloed te hebben dan persoonlijke accounts. Daarom is het belangrijk om ervoor te zorgen dat er geen ongepaste berichten worden geplaatst door vooraf te controleren.

Voor de juiste reactie van een bedrijf in geval van online brand, zie het volgende artikel.

Regels voor het privégebruik van SNS

• Zelfs bij privégebruik van SNS, volg de inhoud van deze richtlijnen bij het posten van zaken die verband houden met het werk van het bedrijf
• Post geen berichten die vertrouwelijke informatie van het bedrijf, schendingen van de openbare orde en goede zeden, laster en dergelijke bevatten
• Rapporteer onmiddellijk als er een mogelijkheid is dat vertrouwelijke informatie van het bedrijf is gelekt of dat de reputatie van het bedrijf kan worden beschadigd door het gebruik van SNS
• Neem beveiligingsmaatregelen

Er zijn gevallen waarin zelfs SNS die privé wordt gebruikt door werknemers, kan leiden tot het identificeren van het bedrijf waartoe ze behoren en schade aan dat bedrijf als ze vlam vatten.

Bovendien kan informatie die eenmaal online is gepubliceerd, bekend als een “digitaal tatoeage”, blijven bestaan en moeilijk te verwijderen zijn.

Daarom is het belangrijk om niet alleen SNS voor zakelijk gebruik, maar ook SNS voor privégebruik duidelijk te vermelden.

Voor meer informatie over de risico’s van digitale tatoeages, zie het volgende artikel.

https://monolith.law/digitaltattoo[ja]

Regels met betrekking tot sancties

Geef aan dat werknemers die de richtlijnen overtreden, mogelijk worden bestraft.

SNS-richtlijnen zijn niet opgenomen in arbeidsovereenkomsten of arbeidsreglementen, maar als ze bekend zijn, kunnen ze worden behandeld als instructies of bevelen van het bedrijf. Daarom is het mogelijk om sancties op te leggen voor overtredingen van de SNS-richtlijnen als overtredingen van instructies of bevelen.

Extra items om de effectiviteit van de richtlijnen te verhogen

Daarnaast is het effectief om de volgende items toe te voegen om de effectiviteit van de richtlijnen te verhogen.

• Stel een SNS-gebruiksmaatregelencommissie in om regelmatig enquêtes uit te voeren over het gebruik van SNS en om te reageren op problemen van werknemers met SNS
• Voer jaarlijks een training uit voor werknemers en dergelijke over het gebruik van SNS

Echter, het nemen van dergelijke maatregelen kan een zware last zijn voor het bedrijf, dus voeg ze toe na zorgvuldige overweging.

Manieren om de SNS-richtlijnen voor werknemers bekend te maken

Het heeft weinig zin om SNS-richtlijnen voor werknemers op te stellen als ze niet goed bekend zijn bij de werknemers.

Wanneer u SNS-richtlijnen opstelt, zorg er dan voor dat ze bekend worden gemaakt door ze bijvoorbeeld per e-mail naar werknemers te sturen of ze op het interne mededelingenbord te plaatsen. Zorg er ook voor dat de SNS-richtlijnen op een plaats worden geplaatst waar alle werknemers ze kunnen zien, zodat ze er altijd toegang toe hebben.

Samenvatting

Als een werknemer problemen veroorzaakt op sociale media, kan dit niet alleen leiden tot een negatief imago van het bedrijf, maar ook tot mogelijke grote schade zoals boycotacties of een daling van de aandelenkoers. Om dergelijke risico’s zoveel mogelijk te verminderen, is het raadzaam om richtlijnen voor het gebruik van sociale media voor werknemers op te stellen en deze grondig te communiceren.

Als u zich zorgen maakt over het opstellen of implementeren van richtlijnen voor sociale media, raden we u aan om advies in te winnen bij een advocaat die gespecialiseerd is in sociale media strategieën.