Controlepunten bij het opstellen van een geheimhoudingsovereenkomst (NDA)

In zakelijke transacties tussen bedrijven wordt vaak naast de overeenkomst over de transactie zelf, ook een geheimhoudingsovereenkomst vereist. Dit geldt ook voor de IT-sector, waar bijvoorbeeld bij systeemontwikkeling vaak in aanraking wordt gekomen met bedrijfsgeheimen van de opdrachtgever, waardoor het vaak nodig is om een geheimhoudingsovereenkomst te sluiten. Omdat een geheimhoudingsovereenkomst relatief gestandaardiseerde inhoud heeft in een contract, kan het, eenmaal georganiseerd, ook worden toegepast op geheimhoudingsovereenkomsten met andere bedrijven. Daarom zal ik uitleg geven over de controlepunten van een geheimhoudingsovereenkomst.

Wat is een geheimhoudingsovereenkomst?

Een geheimhoudingsovereenkomst is een contract dat wordt gesloten met het doel om informatie met een hoge mate van vertrouwelijkheid, zoals bedrijfsgeheimen en persoonlijke informatie, te beschermen wanneer deze informatie wordt gedeeld of verstrekt tussen de partijen van het contract. Het wordt ook wel een Non Disclosure Agreement genoemd, afgekort als NDA. Bedrijfsgeheimen zijn de levenslijn van bedrijfsactiviteiten. Als bedrijfsgeheimen zouden lekken naar concurrerende bedrijven, zou dit een ernstige kwestie zijn die de voortzetting van het bedrijf in gevaar kan brengen. Bovendien, in het geval dat bedrijfsgeheimen per ongeluk worden gelekt, is het noodzakelijk dat er een passende geheimhoudingsovereenkomst was gesloten om de Japanse Wet op het voorkomen van oneerlijke concurrentie toe te passen. We hebben de details over het meenemen van bedrijfsgeheimen en de Wet op het voorkomen van oneerlijke concurrentie uitgelegd in het onderstaande artikel.

https://monolith.law/corporate/trade-secrets-unfair-competition-prevention-act[ja]

Met betrekking tot persoonlijke informatie is er een toenemende maatschappelijke belangstelling door de totstandkoming van de Japanse Wet op de bescherming van persoonlijke informatie. Als er een lek van persoonlijke informatie zou zijn, kan een bedrijf niet ontsnappen aan maatschappelijke kritiek. We hebben de details over de Wet op de bescherming van persoonlijke informatie uitgelegd in het onderstaande artikel.

https://monolith.law/corporate/act-on-the-protection-of-personal-information-privacy-issues[ja]

Gezien het bovenstaande, kan worden gezegd dat het belangrijk is voor bedrijven om geheimhoudingsovereenkomsten te sluiten met het doel om belangrijke vertrouwelijke informatie te beschermen in hun bedrijfsactiviteiten. Typische voorbeelden van situaties waarin een geheimhoudingsovereenkomst wordt gesloten, zijn onder andere:

• Wanneer de opdrachtgever bedrijfsgeheimen of persoonlijke informatie moet verstrekken aan de opdrachtnemer in contracten zoals systeemontwikkelingscontracten
• Wanneer het nodig is om bedrijfsgeheimen van de contractpartijen te delen tijdens due diligence in de overwegingsfase van M&A en zakelijke allianties, inclusief bedrijfsoverdrachten

Onlangs is er echter, mede door de toenemende maatschappelijke kritiek op lekken van persoonlijke informatie, een toename van situaties waarin een geheimhoudingsovereenkomst wordt gevraagd, zelfs buiten de hierboven genoemde typische situaties. Wat betreft geheimhouding, kan het niet alleen worden gesloten als een aparte geheimhoudingsovereenkomst, maar kan er ook een geheimhoudingsclausule worden opgenomen in de algemene voorwaarden van het basiscontract voor de transactie.

Controlepunten voor geheimhoudingsovereenkomsten

Doel van Openbaarmaking

Artikel ○ (Doel van Openbaarmaking)
Partij A en Partij B zullen vertrouwelijke informatie aan elkaar openbaar maken of verstrekken met het doel om ●● uit te voeren en te overwegen (hierna “het Doel van deze Zaak” genoemd).

Het doel van het openbaar maken van vertrouwelijke informatie wordt specifiek bepaald. Aangezien een geheimhoudingsovereenkomst vaak wordt gesloten in de voorfase van het sluiten van een contract met betrekking tot de transactie zelf, is de beschrijving van het doel van openbaarmaking vaak abstract. Echter, het is belangrijk om zo specifiek mogelijk te zijn, zoals “ontwikkeling van het ○○ systeem”, “overdracht van de ○○ business van Partij A”, “de ○○ dienst die Partij A aan Partij B levert”. Het expliciet maken van het doel van de informatie openbaarmaking in deze clausule is belangrijk om het gebruik van vertrouwelijke informatie buiten het doel te voorkomen. Details over gebruik buiten het doel worden later besproken. Aangezien de verstrekking van vertrouwelijke informatie in veel gevallen wederzijds gebeurt, is het veiliger om te vermelden dat “beide partijen” de informatie openbaar maken, als er zelfs maar een kleine kans is dat je informatie vanuit je eigen bedrijf verstrekt. Echter, als de openbaarmaking van informatie duidelijk eenzijdig is, is het voldoende om te vermelden dat “Partij A vertrouwelijke informatie openbaart aan Partij B”.

Bereik van Vertrouwelijke Informatie

Artikel ○ (Vertrouwelijke Informatie)
1. In deze overeenkomst verwijst “Vertrouwelijke Informatie” naar technische informatie, bedrijfsinformatie en andere informatie die door een partij in deze overeenkomst aan de andere partij is onthuld, ongeacht het medium (documenten, e-mails, elektronische opslagmedia, enz.). Deze informatie moet duidelijk zijn aangeduid als vertrouwelijk, of er moet duidelijk zijn aangegeven dat deze informatie vertrouwelijk moet worden gehouden, in een schriftelijke of andere tastbare vorm. Informatie die mondeling wordt onthuld, wordt ook als vertrouwelijke informatie beschouwd als het vertrouwelijke karakter ervan wordt aangekondigd op het moment van onthulling en als de aard en het feit dat het vertrouwelijke informatie is, binnen 30 dagen na de onthulling schriftelijk wordt meegedeeld.
2. De volgende informatie wordt niet beschouwd als onderdeel van de vertrouwelijke informatie zoals bedoeld in het vorige lid:
(1) Informatie die de ontvanger al in bezit had op het moment van onthulling
(2) Informatie die de ontvanger rechtmatig heeft verkregen van een derde partij zonder verplichting tot vertrouwelijkheid
(3) Informatie die de ontvanger onafhankelijk heeft ontwikkeld zonder gebruik te maken van de informatie die door de onthuller is verstrekt
(4) Informatie die openbaar is geworden zonder in strijd te zijn met deze overeenkomst, ongeacht of dit voor of na ontvangst is gebeurd

De bepalingen over het bereik van vertrouwelijke informatie zijn uiterst belangrijk. Het eerste lid van het voorbeeldartikel beperkt de informatie die moet worden beschermd tot “informatie die expliciet als vertrouwelijk is onthuld”. Aangezien er in transacties een breed scala aan informatie wordt uitgewisseld, zou het een grote last voor de ontvanger zijn als al deze informatie als vertrouwelijk moet worden behandeld. Daarom is het gebruikelijk om expliciete aanduiding van vertrouwelijkheid als vereiste te stellen. Een relatief veelvoorkomend probleem is de mondelinge onthulling van vertrouwelijke informatie. Dit komt omdat het moeilijk kan zijn om te bewijzen dat informatie mondeling is onthuld en als vertrouwelijk is aangeduid. Hoewel de verstrekker van de informatie mondelinge onthullingen zou willen beschermen, kan de ontvanger terughoudend zijn om mondelinge onthullingen op te nemen omdat het bereik onduidelijk wordt.

Daarom wordt vaak een compromis bereikt, zoals in het voorbeeldartikel, waarbij mondeling onthulde vertrouwelijke informatie wordt opgenomen in de bescherming, maar het vereiste wordt gesteld dat de mondeling verstrekte informatie binnen een bepaalde periode na de onthulling schriftelijk wordt vastgelegd. Wanneer de verstrekker van de informatie daadwerkelijk vertrouwelijke informatie verstrekt, wordt het feit dat het vertrouwelijke informatie is, meestal aangegeven door het afdrukken of stempelen van “Vertrouwelijk” op het document.
Het derde lid van het voorbeeldartikel bevat bepalingen over informatie die wordt uitgesloten van het bereik van vertrouwelijke informatie, en vergelijkbare inhoud wordt vaak bepaald in veel vertrouwelijkheidsovereenkomsten. (1) mist inherent vertrouwelijkheid, en (2) (3) (4) kunnen worden beschouwd als informatie waarvoor het niet redelijk is om de ontvanger van de informatie een vertrouwelijkheidsverplichting op te leggen.

Bereik van de verplichting tot geheimhouding

Artikel ○ (Geheimhouding)
1. De ontvanger moet alle documenten en media met betrekking tot de vertrouwelijke informatie die door de verstrekker is onthuld (inclusief kopieën daarvan) bewaren met de zorg van een goede beheerder.
2. De ontvanger mag geen documenten of andere media met betrekking tot de vertrouwelijke informatie kopiëren zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de verstrekker.
3. De ontvanger kan de vertrouwelijke informatie binnen het noodzakelijke bereik van het doel van deze zaak openbaar maken aan de directeuren en werknemers van de ontvanger.
4. Wanneer de ontvanger de informatie openbaar maakt aan de directeuren en werknemers zoals vermeld in het vorige lid, moet de ontvanger ervoor zorgen dat deze directeuren en werknemers de geheimhoudingsverplichtingen zoals bepaald in deze overeenkomst naleven.

Dit artikel legt de verplichting op om de ontvangen informatie geheim te houden en vormt samen met de bovengenoemde bepalingen over het bereik van de vertrouwelijke informatie de kern van de geheimhoudingsovereenkomst.
Het tweede lid van het voorbeeldartikel verbiedt in principe het kopiëren van media waarop vertrouwelijke informatie is vastgelegd. Dit is een noodzakelijke bepaling voor de verstrekker van de informatie, vooral als de vertrouwelijkheid van de te verstrekken informatie bijzonder hoog is. Als media waarop vertrouwelijke informatie is vastgelegd vrij gekopieerd kunnen worden, neemt het risico dat de betreffende vertrouwelijke informatie naar buiten lekt toe. Echter, voor de ontvanger van de informatie kan het verkrijgen van toestemming van de verstrekker elke keer dat bijvoorbeeld een document met informatie gekopieerd moet worden voor interne informatie-uitwisseling, omslachtig zijn. In dergelijke gevallen kan men overwegen om het tweede lid zelf te verwijderen, of zelfs als men dat niet doet, om situaties waarin het maken van kopieën vooraf wordt verwacht expliciet in de geheimhoudingsovereenkomst te vermelden en te bepalen dat het maken van kopieën algemeen is toegestaan. De derde en vierde leden zijn bepalingen die rekening houden met het gebruik van vertrouwelijke informatie door werknemers en dergelijke van het bedrijf dat de informatie heeft ontvangen. Het is vanzelfsprekend dat de vertrouwelijke informatie die aan het bedrijf is onthuld, wordt gebruikt door de verantwoordelijke directeuren en werknemers, dus dit zijn essentiële bepalingen. Echter, niet alle werknemers hebben normaal gesproken de noodzaak om vertrouwelijke informatie te gebruiken, dus het is belangrijk voor de verstrekker van de informatie om een beperking toe te voegen zoals in het voorbeeldartikel, “binnen het noodzakelijke bereik van het doel van deze zaak”.

Verbod op openbaarmaking aan derden

Artikel X (Verbod op openbaarmaking aan derden)
1. De ontvanger van de vertrouwelijke informatie mag deze informatie niet openbaar maken aan derden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de openbaarmaker. Echter, dit geldt niet als er een openbaarmakingsverzoek is op basis van wettelijke bepalingen of van een bevoegde overheidsinstantie. In dit geval moet de ontvanger onmiddellijk de openbaarmaker hiervan op de hoogte stellen en aantonen dat de vertrouwelijke informatie vertrouwelijk moet blijven bij openbaarmaking aan de overheidsinstantie.
2. Als de ontvanger op basis van de toestemming in het vorige lid vertrouwelijke informatie openbaart aan een derde, moet de ontvanger een geheimhoudingsovereenkomst onder dezelfde voorwaarden als deze overeenkomst sluiten met die derde. Als de derde partij deze geheimhoudingsovereenkomst schendt, wordt dit beschouwd als een schending van deze overeenkomst door de ontvanger zelf.

De ontvanger van de informatie kan het nodig vinden om vertrouwelijke informatie te verstrekken en te overleggen met externe experts (zoals advocaten, gecertificeerde accountants, belastingadviseurs, enz.) in verband met het project. In dergelijke gevallen bepaalt het eerste lid van het voorbeeld van de clausule dat voorafgaande schriftelijke toestemming van de openbaarmaker moet worden verkregen. In gevallen zoals M&A-overwegingen, waar het van nature noodzakelijk is om vertrouwelijke informatie te verstrekken aan externe experts, kan het ook worden bepaald dat het vanaf het begin is toegestaan om deze te openbaren aan advocaten, gecertificeerde accountants, belastingadviseurs, enz. in de geheimhoudingsovereenkomst. Vooral wanneer uw bedrijf de ontvanger van de informatie is, moet u overwegen in hoeverre er een mogelijkheid is om deze aan externe derden te verstrekken en de redelijkheid en noodzaak van wijzigingen in de clausule beoordelen.

Wat betreft de uitzondering in het eerste lid, deze staat openbaarmaking van vertrouwelijke informatie toe in het geval van een openbaarmakingsverzoek van een overheidsinstantie. Een bijzonder voorbeeld hiervan is wanneer de ontvanger van de informatie een bevel tot overlegging van documenten met vertrouwelijke informatie van de rechtbank ontvangt. Omdat het niet naleven van een bevel tot overlegging van documenten kan leiden tot een boete, is het noodzakelijk om het verbod op openbaarmaking aan derden op te heffen. Echter, niet alle vertrouwelijke informatie, zoals technische of beroepsgeheimen, is onderworpen aan een bevel tot overlegging van documenten door de rechtbank, dus er is niet altijd een verplichting om alle vertrouwelijke informatie te overleggen. Als u zonder nadenken informatie verstrekt waarvoor geen verplichting tot overlegging bestaat, kan dit worden beoordeeld als een schending van de geheimhoudingsovereenkomst, dus voorzichtigheid is geboden. Wat betreft het tweede lid, het is gebruikelijk om als voorwaarde te stellen dat dezelfde geheimhoudingsverplichtingen worden opgelegd aan de derde partij aan wie de vertrouwelijke informatie wordt openbaar gemaakt.

Verbod op gebruik buiten het doel

Artikel X (Verbod op gebruik buiten het doel)
De ontvanger mag de vertrouwelijke informatie alleen gebruiken voor het doel van dit onderwerp en mag deze niet voor enig ander doel gebruiken.

Als de ontvanger de vertrouwelijke informatie voor elk doel kan gebruiken, neemt het risico op lekken van de vertrouwelijke informatie toe. Daarom is het verbod op gebruik buiten het doel vanzelfsprekend. Voor een clausule die het gebruik buiten het doel verbiedt om betekenis te hebben, is het een voorwaarde dat het doel van de openbaarmaking van de vertrouwelijke informatie duidelijk is gedefinieerd, zoals bepaald in de eerder genoemde clausule over het doel van de openbaarmaking. Het is noodzakelijk om zorgvuldig te controleren, omdat bepalingen met betrekking tot het doel van openbaarmaking gemakkelijk kunnen worden weggelaten.

Ontkenning van overdracht van rechten en garanties

Artikel ○ (Ontkenning van overdracht van rechten en garanties)
1. Partij A en Partij B bevestigen gezamenlijk dat de openbaarmaking van vertrouwelijke informatie op basis van deze overeenkomst geen garantie biedt voor de nauwkeurigheid, volledigheid of enig ander aspect van dergelijke vertrouwelijke informatie.
2. Partij A en Partij B bevestigen gezamenlijk dat de openbaarmaking van vertrouwelijke informatie op basis van deze overeenkomst geen overdracht van rechten van de openbaarmaker aan de ontvanger inhoudt, noch het vestigen van uitvoeringsrechten, en dat dergelijke rechten worden voorbehouden aan de openbaarmaker.

Paragraaf 1 bepaalt dat het openbaar maken van vertrouwelijke informatie niet garandeert dat de informatie correct is. Een geheimhoudingsovereenkomst is bedoeld om de manier van openbaarmaking en beheer van vertrouwelijke informatie te regelen. Het is gebruikelijk dat de nauwkeurigheid van de informatie wordt gegarandeerd in de overeenkomst die betrekking heeft op de transactie zelf, indien nodig. Bovendien kan vertrouwelijke informatie intellectueel eigendom bevatten. Het is vanzelfsprekend dat het openbaar maken van informatie als vertrouwelijke informatie niet noodzakelijkerwijs betekent dat er een licentie wordt verleend voor het gebruik van intellectueel eigendom. Als er een licentie wordt verleend voor het gebruik van intellectueel eigendom, moet er een aparte licentieovereenkomst worden gesloten. Paragraaf 2 bepaalt dit voorzichtig.

Teruggave van vertrouwelijke informatie

Artikel ○ (Teruggave van vertrouwelijke informatie, etc.)
De ontvanger moet, op instructie van de verstrekker, of wanneer de vertrouwelijke informatie niet langer nodig is, of wanneer deze overeenkomst eindigt, onmiddellijk alle documenten en media met betrekking tot de vertrouwelijke informatie (inclusief kopieën daarvan) teruggeven aan de verstrekker, of deze vernietigen of andere noodzakelijke maatregelen nemen volgens de instructies van de verstrekker.

Wanneer de vertrouwelijke informatie niet langer nodig is, moet deze worden teruggegeven of vernietigd. Voor vertrouwelijke informatie die op papier, zoals documenten of boekjes, is verstrekt, volstaat het om het papier te versnipperen of op te lossen en een document of iets dergelijks te overhandigen aan de verstrekker van de informatie om te bewijzen dat het is verwerkt. Als de vertrouwelijke informatie digitaal wordt verstrekt, is het gebruikelijk om de opslagmedia, zoals CD-ROM’s, terug te geven aan de verstrekker of om ze te vernietigen onder de verantwoordelijkheid van de ontvanger en een certificaat van vernietiging te overhandigen.

Geheimhoudingsperiode

Artikel ○ (Geheimhoudingsperiode)
Partij A en Partij B zullen ook na het einde van het doel van deze zaak gedurende ● jaar de verplichtingen die in dit contract zijn vastgelegd, nakomen.

Het is vrij gebruikelijk om de duur van de geheimhoudingsverplichting te beperken tot een bepaalde periode, zelfs nadat het openbaarmakingsdoel is voltooid. Hoewel het theoretisch mogelijk is om geen tijdslimiet in te stellen, wordt de informatie over het algemeen verouderd na een bepaalde periode, waardoor het niet langer nodig is om strikt toezicht te houden op de geheime informatie. Daarom is het wenselijk om een bepaalde periode in te stellen, vooral vanuit het oogpunt van de ontvanger van de informatie. Echter, als de informatie van uiterst belang is voor de verstrekker van de informatie, kan het nodig zijn om te overwegen om de periode onbeperkt te maken of om een aanzienlijk lange periode in te stellen, zelfs als er een tijdslimiet wordt ingesteld. Het is belangrijk om te onthouden dat de geschikte inhoud van de bepalingen kan veranderen, afhankelijk van of uw bedrijf de verstrekker of ontvanger van de informatie is, en de waarde van de te verstrekken informatie.

Schadevergoeding

Artikel ○ (Schadevergoeding)
Indien partij A of B deze overeenkomst schendt, zal hij/zij een boete van ● duizend euro betalen aan de andere partij.

Hoewel geheimhoudingsovereenkomsten voor bedrijven belangrijk zijn vanwege de bescherming van bedrijfsgeheimen en persoonlijke informatie, wordt vaak gezegd dat het moeilijk is om schadevergoeding te krijgen van de partij die de informatie heeft gelekt. Dit komt door de moeilijkheid om de details van het lek en de berekening en bewijs van de geleden schade vast te stellen.
Daarom, hoewel het niet erg gebruikelijk is, kan er in gevallen waarin bijzonder belangrijke geheime informatie wordt onthuld, een bepaling voor een boete worden opgenomen, zoals in het voorbeeld van de clausule. Als er een boeteclausule is, is het niet nodig om schade te bewijzen zolang de contractbreuk van de andere partij kan worden bewezen. Het is echter belangrijk om op te merken dat de boete kan worden geannuleerd als het bedrag sterk afwijkt van het bedrag dat daadwerkelijk kan ontstaan door een schending van de geheimhoudingsplicht. Daarom is het noodzakelijk om een redelijk bedrag vast te stellen.

Samenvatting

Geheimhoudingsovereenkomsten, ofwel ‘Japanese Geheimhoudingsovereenkomsten’, zijn veelvoorkomende contracten in zakelijke transacties tussen bedrijven. Omdat het vaak standaardcontracten zijn, kan het gebeuren dat je onverwachte verplichtingen op je neemt als je ze afsluit zonder de inhoud grondig te controleren. Aan de andere kant, er is ook het risico dat belangrijke informatie van je bedrijf naar buiten lekt. Het is vooral belangrijk om de inhoud van de geheimhoudingsovereenkomst zorgvuldig te overwegen wanneer je belangrijke bedrijfsgeheimen, die als levenslijn voor je bedrijf kunnen worden beschouwd, of zeer vertrouwelijke informatie zoals insiderinformatie en kredietinformatie verstrekt. Het is raadzaam om dit te doen in overleg met specialisten zoals advocaten.

Informatie over contractcreatie en -beoordeling door ons kantoor

Monolith Law Office, als een advocatenkantoor met expertise in IT, internet en bedrijfsleven, biedt diensten zoals het opstellen en beoordelen van verschillende contracten, waaronder geheimhoudingsovereenkomsten, aan onze klanten en cliënten. Als u geïnteresseerd bent, bekijk dan zeker de details hieronder.

https://monolith.law/contractcreation[ja]