Japans oppholdsstyringssystem: Et perspektiv på bedrifters overholdelse og risikostyring

I takt med globaliseringens fremmarsj og endringer i Japans befolkningsdynamikk, har sikring av talentfulle utenlandske arbeidstakere blitt en essensiell del av forretningsstrategien for vekst for mange japanske selskaper. Men for å ansette utenlandsk talent og utnytte deres evner fullt ut, kreves det mer enn bare personal- og arbeidsforvaltning; spesialisert juridisk kunnskap er nødvendig. Spesielt er en dyp forståelse av det japanske innvandringskontroll- og flyktninganerkjennelsesloven (heretter referert til som “Innvandringsloven”), som er den grunnleggende loven som regulerer aktivitetene til utlendinger i Japan, en ekstremt viktig faktor i moderne bedriftsstyring og risikostyring. Dette systemet bestemmer den juridiske statusen til alle utlendinger som oppholder seg i Japan og definerer strengt deres aktivitetsomfang. Derfor er det ikke bare avgjørende for bedrifter å overholde denne lovgivningen og anvende den korrekt for å unngå juridisk ansvar, men også for å skape et miljø der utenlandske ansatte kan føle seg trygge og utøve sine ferdigheter, noe som danner grunnlaget for bærekraftig vekst for selskapet. Denne artikkelen vil fra et faglig ståsted forklare kjernen i det japanske oppholdsstyringssystemet som bedriftsledere og juridiske ansvarlige bør forstå, nemlig systemet for oppholdstillatelser, prosedyrer for utreise og gjeninntreden, samt relaterte juridiske risikoer, med en kombinasjon av konkrete lover og praktiske hensyn.

Grunnlaget for oppholdsforvaltning: Systemet for oppholdsstatus i Japan

For at utlendinger skal kunne oppholde seg og virke lovlig i Japan, er det en absolutt forutsetning å oppnå og opprettholde en av de “oppholdsstatusene” som er definert av innvandringsloven. Dette systemet for oppholdsstatus utgjør kjernen i den japanske oppholdsforvaltningsadministrasjonen, og å forstå dets struktur er det første skrittet mot compliance.

Grunnleggende prinsipper for systemet for oppholdsstatus

Det japanske systemet for oppholdsstatus er basert på et “tillatelsesprinsipp” som individuelt tillater spesifikke aktiviteter. Loven lister ikke opp forbudte aktiviteter, men definerer i stedet et begrenset omfang av tillatte aktiviteter for hver oppholdsstatus. Under dette rammeverket er aktiviteter utenfor det tillatte omfanget, spesielt de som genererer inntekt, i prinsippet forbudt uten særskilt tillatelse. Denne “standard er ikke tillatt”-strukturen er et grunnleggende prinsipp som bedrifter alltid må være oppmerksomme på når de håndterer arbeidsinnholdet til utenlandske ansatte.

Oppholdsstatus kan grovt deles inn i to kategorier basert på deres grunnlag.

Den ene er “aktivitetskvalifikasjoner” som fokuserer på aktivitetene som utføres i Japan. For eksempel faller “Teknologi, humaniora/kunnskap, internasjonale tjenester” og “Forretningsledelse” under denne kategorien, og det er kun tillatt å engasjere seg i spesifikke profesjonelle eller tekniske aktiviteter.

Den andre er “bostedskvalifikasjoner” som fokuserer på individets status eller posisjon. Dette inkluderer “permanent bosatt” og “ektefelle til en japansk statsborger osv.”, og de som har denne oppholdsstatusen har i prinsippet ingen begrensninger på aktivitetstypen og kan fritt arbeide.

Sett fra et bedriftsperspektiv for compliance og risikostyring, er det viktige forskjeller mellom disse to kategoriene. Når man ansetter ansatte med aktivitetskvalifikasjoner, har bedriften et ansvar for kontinuerlig å sikre at de ansattes arbeidsinnhold ikke avviker fra det som er tillatt av oppholdsstatusen. På den annen side, for ansatte med bostedskvalifikasjoner, finnes det ingen restriksjoner på arbeidsaktiviteter i henhold til innvandringsloven, noe som betydelig reduserer bedriftens forvaltningsbyrde. Denne forskjellen kan være et viktig element å vurdere i strategisk planlegging av rekruttering.

Oppholdskort: Bevis på status og arbeidstillatelse

Utlendinger som oppholder seg i Japan over en middels til lang periode, blir utstedt et “oppholdskort” av justisministeren. Dette kortet er ikke bare et identitetsbevis, men en offentlig dokument som inneholder viktig informasjon for oppholdsforvaltning. På kortet er det, i tillegg til grunnleggende informasjon som navn, nasjonalitet og fødselsdato, tydelig angitt type oppholdsstatus, utløpsdato for oppholdet, og det aller viktigste, “om det er arbeidsrestriksjoner”.

Innvandringslovens artikkel 23 pålegger middels til langvarige oppholdsinnehavere å alltid bære med seg oppholdskortet. For bedrifter er oppholdskortet den eneste og absolutte kilden til informasjon for å bekrefte arbeidskvalifikasjonene til en utenlandsk person de ønsker å ansette. Muntlige erklæringer eller selv-promotering fra jobbkandidater er ikke tilstrekkelig, og det er juridisk påkrevd å bekrefte originalen av oppholdskortet før en ansettelseskontrakt inngås, for å nøyaktig forstå om arbeid er tillatt og, hvis det er tillatt, hva omfanget er. Hvis denne bekreftelsesprosessen forsømmes, kan bedriften bli anklaget for å ha fremmet ulovlig arbeid, selv ved uaktsomhet, noe som kan utgjøre en alvorlig feil i forhold til compliance.

Viktige visumkategorier for forretningsvirksomhet i Japan

Det finnes mange visumkategorier som er direkte relatert til bedriftsaktiviteter, men spesielt to kategorier som omhandler ledere og spesialistpersonell krever en nøyaktig forståelse av kravene og hvordan de praktiseres.

Forretningsledelse og administrasjon

Visumkategorien “Forretningsledelse og administrasjon” er rettet mot utlendinger som engasjerer seg i ledelse og administrasjon av en virksomhet i Japan. Dette inkluderer representanter for aksjeselskaper, styremedlemmer og filialsjefer. Ved vurdering av denne visumkategorien blir ikke bare søkerens personlige bakgrunn vurdert, men også virksomhetens substans, stabilitet og kontinuitet blir strengt evaluert.

Spesifikke krav inkluderer at virksomheten har sikret et forretningssted i Japan, at virksomhetens størrelse møter visse kriterier (for eksempel å ansette minst to heltidsansatte eller ha en kapital eller total investering på over 5 millioner yen), og at forretningsplanen er konkret og gjennomførbar. Spesielt blir virksomhetens kontinuitet strengt vurdert, som i tilfeller hvor de siste regnskapene viser at virksomheten er insolvent.

En nylig trend er at kravene til denne visumkategorien blir strengere. For eksempel er det en retning mot å kreve et visst nivå av japansk språkferdighet fra søkeren selv eller de heltidsansatte, noe som viser at myndighetene verdsetter evnen og viljen til å faktisk drive virksomhet i Japan, ikke bare å oppfylle formelle krav. Når bedrifter inviterer utlendinger under denne visumkategorien, må de ikke bare etablere et selskap, men også objektivt bevise at virksomheten er substansiell og bærekraftig.

Teknologi, humaniora og internasjonal virksomhet

“Teknologi, humaniora og internasjonal virksomhet” er en av de mest representative arbeidsvisumkategoriene. Den omfatter aktiviteter som krever teknisk kunnskap eller ferdigheter i naturvitenskapelige felt som fysikk og ingeniørvitenskap (teknologi), kunnskap i felt som jus, økonomi og sosiologi (humaniora), eller arbeid som krever en forståelse basert på utenlandsk kultur (internasjonal virksomhet). Eksempler inkluderer IT-ingeniører, maskiningeniører, regnskaps- og finansansvarlige, konsulenter, tolker og oversettere, språklærere og designere.

Det viktigste kravet for å få denne visumkategorien er at det er en direkte og rasjonell sammenheng mellom søkerens utdanningsbakgrunn eller arbeidserfaring og arbeidsoppgavene som skal utføres i Japan. For eksempel, i feltene “teknologi” og “humaniora”, kreves det vanligvis at man har fullført universitetsstudier i et relevant fagfelt eller har mer enn ti års relevant arbeidserfaring. I “internasjonal virksomhet” kreves det generelt tre års relevant arbeidserfaring, med unntak av oversettelse, tolkning og språkundervisning.

Det er viktig å merke seg at denne visumkategorien ikke tillater aktiviteter som anses som enkel arbeidskraft som ikke krever spesialisert kunnskap eller ferdigheter. Uoverensstemmelser mellom utdanningsbakgrunn eller arbeidserfaring og arbeidsoppgaver er en av de vanligste årsakene til avslag på visumsøknader. Derfor må bedrifter nøye sjekke at kandidatens spesialkompetanse stemmer overens med de tildelte arbeidsoppgavene ved ansettelse og tydelig beskrive denne sammenhengen i søknadsdokumentene. Videre er det avgjørende for overholdelse av regelverket at bedrifter kontinuerlig overvåker at ansattes arbeidsoppgaver ikke avviker fra det opprinnelige jobbomfanget og blir ansett som enkel arbeidskraft.

Juridiske prosedyrer for opphold i Japan

Når utlendinger oppholder seg i Japan, kreves det ulike juridiske prosedyrer i takt med endringer i deres situasjon. Å utføre disse prosedyrene korrekt er grunnleggende for å opprettholde et stabilt opphold.

Tillatelse til endring av oppholdsstatus i Japan

Utlendinger som har en oppholdsstatus i Japan og ønsker å utføre aktiviteter som går utover det som er tillatt under deres nåværende status, må på forhånd søke om og få “tillatelse til endring av oppholdsstatus”. Denne prosedyren er fastsatt i artikkel 20 i den japanske innvandringsloven. For eksempel, hvis en student med oppholdsstatus “student” ønsker å jobbe i en japansk bedrift som en fagperson etter endt utdanning, må vedkommende endre sin oppholdsstatus til “teknologi, humaniora/kunnskap, internasjonale tjenester” eller lignende.

En søknad om endring av oppholdsstatus er ikke bare en prosedyre for å oppdatere registreringsinformasjon. Det er en like streng vurdering som en helt ny søknad om oppholdsstatus, for å avgjøre om alle kravene til den nye statusen er oppfylt. Myndighetene vil, basert på dokumentene som søkeren har levert, gjøre en helhetlig vurdering av den nye aktivitetens rimelighet, søkerens egnethet, og oppførselen under oppholdet i Japan, inkludert tidligere oppholdsforhold.

Tillatelse til fornyelse av oppholdstid i Japan

I Japan har hver oppholdskvalifikasjon en bestemt oppholdstid fastsatt av Justisdepartementets forordninger. Hvis du ønsker å fortsette å oppholde deg i Japan etter utløpsdatoen for oppholdstiden som er angitt på oppholdskortet ditt, må du søke om “tillatelse til fornyelse av oppholdstid” før den nåværende perioden utløper. Denne prosedyren er basert på artikkel 21 i innvandringsloven. Søknader kan vanligvis sendes inn omtrent tre måneder før oppholdstiden utløper.

Denne fornyelsessøknaden fungerer også som en regelmessig compliance-revisjon av oppholdsstatusen. Myndighetene vil reevaluere om søkeren fortsatt oppriktig utfører aktivitetene som er tillatt under den gitte oppholdskvalifikasjonen, og om det ikke er noen problemer med oppførselen. For eksempel, for de med oppholdskvalifikasjonen “forretningsdrift og ledelse”, vil det bli kontrollert om bedriftens drift er sunn og vedlikeholdt, og for “teknologi, humanistisk kunnskap og internasjonale tjenester”, vil det bli spurt om de fortsatt er engasjert i sitt spesialiserte arbeid.

Hvis det ikke er gjort noen avgjørelse på søknaden din innen utløpsdatoen for oppholdstiden, vil det likevel være en “spesialperiode” på opptil to måneder fra den opprinnelige utløpsdatoen hvor du lovlig kan fortsette oppholdet ditt, forutsatt at fornyelsessøknaden er akseptert før utløpsdatoen. Dette er et viktig system for å forhindre at man blir ulovlig i landet på grunn av forsinkelser i behandlingen.

Tillatelse for aktiviteter utenfor kvalifikasjoner i Japan

Utlendinger med oppholdstillatelse i Japan som ønsker å engasjere seg i inntektsgivende aktiviteter som ikke er tillatt under deres nåværende oppholdskvalifikasjon, og som ikke hindrer deres hovedaktiviteter, må på forhånd innhente en “tillatelse for aktiviteter utenfor kvalifikasjoner”. Denne tillatelsen gis i henhold til artikkel 19, avsnitt 2 i den japanske innvandringsloven.

Det finnes hovedsakelig to typer av denne tillatelsen. Den første er en “generell tillatelse” som hovedsakelig retter seg mot personer med oppholdskvalifikasjon som “student” eller “familieopphold”. Denne tillatelsen tillater i prinsippet arbeid opp til 28 timer per uke, med unntak av visse bransjer som nattelivsbedrifter. Den andre typen er en “individuell tillatelse” som gis til fagpersoner med arbeidskvalifikasjoner for å engasjere seg i sideaktiviteter som foredrag eller konsultasjoner, hvor aktivitetens innhold og kontraktsparter spesifiseres individuelt.

Når et selskap ansetter studenter og lignende som deltidsarbeidere, er det ikke tilstrekkelig å bare sjekke for tillatelse for aktiviteter utenfor kvalifikasjoner på oppholdskortet. Den tidsbegrensningen på 28 timer per uke må beregnes samlet, inkludert arbeidstid under andre arbeidsgivere. Derfor må selskaper etablere et system som sikrer at den samlede arbeidstiden ikke overstiger 28 timer per uke (inkludert personlig erklæring, troskapsedler, søknadsprosess for flere jobber osv.), og korrigere eventuelle overskridelser. Hvis en bedrift forsømmer denne forvaltningen og som et resultat arbeider en ansatt over grensen, risikerer selskapet å bli ansett som en som fremmer ulovlig arbeid.

Tillatelse til permanent opphold i Japan

“Tillatelse til permanent opphold” i Japan gir rett til å endre oppholdsstatus til “permanent innbygger”, som er regulert i artikkel 22 i den japanske innvandringsloven. En permanent innbyggers oppholdsstatus har ingen begrensninger på oppholdets aktiviteter, og oppholdstiden er ubegrenset, noe som skiller seg fra andre oppholdsstatus og betydelig forenkler oppholdshåndteringen. Dette gir en svært stabil livsgrunnlag i Japan.

For å oppnå tillatelse til permanent opphold, må man oppfylle tre strenge krav fastsatt i artikkel 22, paragraf 2 i den japanske innvandringsloven. For det første må man ha “god oppførsel” (krav om god oppførsel), for det andre må man ha “tilstrekkelige midler eller ferdigheter til å opprettholde en selvstendig livsførsel” (krav om selvstendig livsførsel), og for det tredje må det anerkjennes at “personens permanente opphold er til fordel for Japan” (krav om nasjonal interesse). Kravet om nasjonal interesse inkluderer vanligvis at man har bodd i Japan i over 10 år, samt at man har oppfylt offentlige forpliktelser som skattebetaling og sosialforsikringsavgifter på en passende måte.

Vurderingen av tillatelse til permanent opphold utføres med stor forsiktighet, og standard behandlingstid er satt til 4 måneder, men i praksis kan det ta fra 6 måneder til 10 måneder, eller enda lengre. Søkerens overholdelse av lover og regler gjennom hele oppholdet i Japan blir nøye vurdert, og selv mindre overtredelser eller uoverensstemmelser i fortiden kan føre til avslag på søknaden.

Midlertidig utreise og gjeninnreise i Japan

Utlendinger som oppholder seg i Japan og som må forlate landet midlertidig for arbeid eller personlige årsaker, må følge riktige prosedyrer før de forlater landet for å kunne gjeninnreise med samme oppholdsstatus. Hvis disse prosedyrene ikke følges, kan oppholdsstatusen bli ugyldig, og det vil være nødvendig å starte prosessen for å få utstedt en ny Certificate of Eligibility for å returnere til Japan.

Oversikt over systemet for gjeninnreisetillatelse

For å lette gjeninnreise etter å ha forlatt landet, finnes det to systemer: “gjeninnreisetillatelse” og “antatt gjeninnreisetillatelse”. Valget mellom disse systemene bør gjøres nøye, basert på varigheten og formålet med utreisen.

“Gjeninnreisetillatelse” er et system basert på artikkel 26 i innvandringsloven, hvor man på forhånd må søke om og få tillatelse fra det regionale innvandringskontoret før man forlater landet. Dette er vanligvis brukt når en lengre periode på over ett år er planlagt for utreisen. Tillatelsen kan være engangs eller flergangs, og den kan være gyldig i opptil fem år innenfor rammen av den nåværende oppholdsperioden.

Derimot er “antatt gjeninnreisetillatelse” et forenklet system basert på artikkel 26-2 i innvandringsloven. Dette tillater middels til langtidsoppholdere som har et gyldig pass og oppholdskort, å gjeninnreise Japan innen ett år etter utreisen uten å søke om tillatelse på forhånd, ved å uttrykke intensjon om gjeninnreise til immigrasjonsinspektøren på flyplassen ved hjelp av en utreiserekord (ED-kort).

Valg av system fra et risikostyringsperspektiv

“Antatt gjeninnreisetillatelse” er mye brukt for korte forretningsreiser eller ferier fordi prosedyren er enkel og det er ingen gebyrer. Men dette systemet har en betydelig risiko. Den største svakheten er at den effektive perioden på ett år (eller datoen for oppholdsperiodens utløp, avhengig av hva som kommer først) ikke kan forlenges fra utenfor Japan. Uansett grunn, enten det er uforutsett sykdom, politisk ustabilitet på stedet, eller forlengelse av arbeid, hvis man ikke kan gjeninnreise Japan innen ett år, vil oppholdsstatusen automatisk bli ugyldig. Hvis oppholdsstatusen blir ugyldig, vil også den opparbeidede perioden for kontinuerlig opphold som kreves for søknad om permanent oppholdstillatelse bli tilbakestilt.

Ut fra et bedriftskrisestyringsperspektiv, hvis det er en mulighet for at en ansatts utenlandsreise kan forlenges, eller hvis reisen er nær ett år eller lenger, er det klokest å instruere om å skaffe en vanlig “gjeninnreisetillatelse” før utreisen, selv om det krever tid og kostnader. Dette er en viktig forsikringsforanstaltning for å opprettholde en stabil oppholdsstatus for de ansatte og forhindre avbrudd i virksomheten på grunn av uforutsette hendelser.

Nedenfor er en oppsummering av de viktigste forskjellene mellom de to systemene.

Bedriftsansvar og juridisk risiko: Et ledelsesperspektiv

Å håndtere oppholdstillatelser for utenlandske ansatte på en passende måte er ikke bare et spørsmål om bedriftens samfunnsansvar, men også en ledelsesutfordring for å unngå alvorlige juridiske risikoer. Spesielt kan problemer knyttet til ulovlig arbeid skade bedriftens omdømme betydelig og føre til strenge strafferettslige sanksjoner.

Forbrytelsen om å fremme ulovlig arbeid

Artikkel 73-2 i den japanske innvandringskontrolloven definerer “forbrytelsen om å fremme ulovlig arbeid”. Denne forbrytelsen straffer handlinger som å ansette utenlandske arbeidstakere uten nødvendig arbeidstillatelse eller å la dem utføre aktiviteter utover det som er tillatt av deres oppholdstillatelse. Handlinger som å plassere en utenlandsk arbeidstaker under sin kontroll for å utføre ulovlig arbeid, eller å formidle slike aktiviteter som en del av sin virksomhet, er også straffbare. Den lovfestede straffen er opptil tre års fengsel eller en bot på opptil 3 millioner yen, eller en kombinasjon av begge, noe som er svært alvorlig.

Det mest bemerkelsesverdige punktet ved denne forbrytelsen er bestemmelsene i samme artikkel, paragraf 2. Denne paragrafen fastsetter at handlinger som fremmer ulovlig arbeid er straffbare, selv om arbeidsgiveren “ikke visste” at den utenlandske arbeidstakeren var en ulovlig arbeider, så lenge det foreligger “uaktsomhet”. Dette pålegger i praksis arbeidsgivere en streng plikt til å kontrollere de utenlandske ansattes oppholdstillatelse og arbeidstillatelse. En unnskyldning om at man “ikke visste” vil ikke holde hvis man har forsømt grunnleggende plikter som å sjekke oppholdskortet. Faktisk har bemanningsbyråer, byggefirmaer, restauranter og japanske språkskoler blitt tatt for denne forbrytelsen, noe som viser at myndighetene aktivt håndhever loven.

Fra strafferettslig ansvar til sivilrettslig ansvar: Dom fra Hiroshima High Court 26. mars 2021

Risikoen som følger med mangelfull oppholdsstyring strekker seg ikke bare til strafferettslige sanksjoner og administrative tiltak. I de senere år har det blitt vist rettsavgjørelser som anerkjenner direkte sivilrettslig erstatningsansvar for bedrifter, og denne trenden bør ledere ta alvorlig.

Et eksemplarisk tilfelle er dommen fra Hiroshima High Court den 26. mars 2021. I denne saken ble en utenlandsk praktikant ansatt som “brødprodusent” og beordret av selskapet til å utføre oppvask og serveringsarbeid på en restaurant, noe som ikke var inkludert i deres faglige praksisplan. Som et resultat ble denne praktikanten arrestert og fengslet for mistanke om å ha utført aktiviteter utenfor sin kvalifikasjon.

I denne saken dømte retten selskapet og dets representant til å betale erstatning til praktikanten. Grunnlaget for denne avgjørelsen er svært innsiktsfullt med tanke på bedrifters risikostyring.

For det første fastslo retten at det å beordre arbeid utenfor planen utgjorde et kontraktsbrudd. For det andre, og enda viktigere, fant retten at selskapet hadde en plikt til ikke å gi arbeidsordrer som førte til brudd på innvandringsloven, og at selskapet hadde brutt denne plikten. Selv om selskapet hevdet at de hadde konsultert med en tilsynsorganisasjon, avviste retten dette argumentet og fastslo at det endelige ansvaret for å overholde loven hvilte på arbeidsgiveren selv, nemlig selskapet. Dessuten anså retten det som uunngåelig at den utenlandske arbeidstakeren stolte på selskapets instruksjoner og frifant dermed arbeidstakeren for ansvar.

Betydningen av denne dommen er betydelig. Den viser at et brudd på innvandringsloven, et offentligrettslig problem, kan føre direkte til et privatrettslig problem i form av erstatningskrav fra ansatte mot bedriften. Med andre ord, hvis en bedrift håndterer en ansatts oppholdstillatelse på en utilstrekkelig måte og beordrer arbeid som går utover det som er tillatt, risikerer de ikke bare straff fra myndighetene, men også sivile erstatningskrav fra den ansatte selv for tapte inntekter og oppreisning. Dette har økt betydningen av oppholdsstyring fra et spørsmål om overholdelse av regelverk til et kjerneelement i arbeidsforhold, bedriftens erstatningsansvar og omfattende corporate governance.

Oppsummering

Det japanske oppholdsstyringssystemet er bygget på et strengt rammeverk basert på individuell tillatelse, og dets drift er kompleks. For bedrifter er det å forstå og overholde dette systemet ikke lenger bare en del av administrativt arbeid. Det er en grunnleggende compliance-aktivitet for å beskytte verdifull utenlandsk arbeidskraft og støtte bedriftens vekst. Risikoen ved å forsømme nøye kontroll av oppholdsstatus, kontinuerlig styring av arbeidsomfang og korrekt utførelse av diverse prosedyrer er enorm, og kan strekke seg fra straffesanksjoner til sivilt erstatningsansvar.

For å navigere korrekt gjennom dette komplekse og spesialiserte rettsområdet, er dyp fagkunnskap og rikelig praktisk erfaring essensielt. Monolith Law Office har en lang historie med å tilby juridiske tjenester på alle aspekter av japansk innvandringsrett til et stort antall klienter både nasjonalt og internasjonalt. Vårt firma har flere engelsktalende eksperter, inkludert de med advokatbevillinger fra andre land, som kan svare presist på de varierte behovene i et internasjonalt forretningsmiljø. Vi tilbyr omfattende støtte slik at våre klientbedrifter kan redusere juridiske risikoer på en sikker måte og utnytte globalt talent på en stabil og compliance-følge måte.