Det juridiske rammeverket for arbeidstakere med tidsbegrensede kontrakter i Japan: En guide for bedriftsledere

Å inngå tidsbegrensede arbeidskontrakter er et viktig valg for personalstrategi for mange bedrifter, for å møte behovene til spesifikke prosjekter eller sesongmessig etterspørsel, eller for å etablere prøveperioder. Denne kontraktstypen tilbyr store fordeler når det gjelder å sikre nødvendig arbeidskraft med fleksibilitet. Imidlertid har det japanske arbeidsrettslige systemet strenge juridiske reguleringer for å sikre ansettelsesstabiliteten til arbeidstakere med tidsbegrensede kontrakter. Spesielt fastsetter det juridiske rammeverket sentrert rundt den japanske arbeidskontraktloven viktige regler som bedrifter må følge med hensyn til kontraktens varighet, overgang til kontrakter uten fastsatt varighet, og prosedyrer ved kontraktens opphør. Å operere med tidsbegrensede arbeidskontrakter uten å forstå disse reguleringene kan føre til uforutsette juridiske tvister og finansielle risikoer. En særegenhet ved det japanske rettssystemet er tendensen til å se på tidsbegrensede arbeidskontrakter ikke som en serie av isolerte enkeltstående avtaler, men som en kontinuerlig ansettelsesforhold som kan endre juridisk natur gjennom gjentatte fornyelser. Med hver fornyelse øker arbeidstakerens forventninger til fortsatt ansettelse juridisk beskyttelse, og samtidig reduseres arbeidsgiverens skjønnsmargin når det gjelder å avslutte kontrakten. Derfor blir den første kontraktsinngåelsen ikke bare en statisk avtale, men starten på et forhold som har potensial til å utvikle seg juridisk, noe som er det første steget i risikostyring. Denne artikkelen vil detaljert forklare disse reguleringene for å hjelpe bedriftsledere og juridiske ansvarlige med å forstå de viktigste juridiske rammene rundt tidsbegrensede arbeidskontrakter i japansk arbeidsrett og håndtere dem på en passende måte.

Varigheten av tidsbestemte arbeidskontrakter i Japan

Når man inngår en tidsbestemt arbeidskontrakt, er det først og fremst viktig å forstå grensene for kontraktens varighet per periode. I henhold til den japanske arbeidsstandardloven (Arbeidsstandardloven) artikkel 14, paragraf 1, er den øvre grensen for en enkelt arbeidskontrakts varighet i prinsippet satt til tre år. Dette er for å forhindre at arbeidstakere urettmessig blir bundet av langvarige kontrakter. Denne bestemmelsen setter kun en øvre grense for en enkelt kontrakt og begrenser ikke antall ganger en kontrakt kan fornyes.

Det finnes imidlertid noen viktige unntak fra denne regelen. For det første kan kontrakter med arbeidstakere som har “høy grad av spesialisert kunnskap, teknikk eller erfaring” ha en øvre grense på opptil fem år. Om en arbeidstaker faller inn under kategorien “høy grad av spesialisert kunnskap, etc.” avgjøres ikke av arbeidsgiverens subjektive vurdering, men av objektive kriterier fastsatt i lovgivningen. Dette inkluderer personer med doktorgrad, leger eller advokater, personer med spesifikke nasjonale kvalifikasjoner som første klasse arkitekter, eller systemingeniører og designere med en viss praktisk erfaring og en årsinntekt (for eksempel over 10,75 millioner yen). Et annet unntak er når man inngår kontrakter med arbeidstakere som er 60 år eller eldre ved kontraktstidspunktet, hvor den øvre grensen også er fem år. I tillegg kan kontrakter som definerer nødvendig varighet for å fullføre spesifikke prosjekter, som damkonstruksjon, tillate en periode som strekker seg til prosjektets fullførelse.

På den annen side er det ingen juridisk definert nedre grense for kontraktens varighet. Men den japanske arbeidskontraktloven (Arbeidskontraktloven) artikkel 17, paragraf 2, pålegger arbeidsgivere en plikt til å ta hensyn til ikke å gjentatte ganger fornye kontrakter for en periode som er unødvendig kort i forhold til kontraktens formål. Denne plikten til å ta hensyn er ikke bare et mål om innsats. For eksempel, hvis man gjentatte ganger fornyer en ekstremt kort kontrakt, som en måned, for en jobb som i realiteten er permanent, kan dette ved en tvist om oppsigelse av arbeidsforholdet bli vurdert som en faktor som grunnlegger arbeidstakerens “rasjonelle forventning om fornyelse av kontrakten”. Med andre ord, en kontraktsstrategi som søker kortsiktig fleksibilitet kan i siste instans øke den juridiske risikoen ved avslutningen av kontrakten, noe som må erkjennes som en del av ledelsesbeslutningen.

Overgang til ubestemt arbeidskontrakt (“5-årsregelen”) i Japan

En av de viktigste reguleringene i håndteringen av tidsbestemte arbeidskontrakter i Japan er det som er kjent som “5-årsregelen”, et system for overgang til ubestemt arbeidskontrakt. Artikkel 18 i den japanske arbeidskontraktloven fastsetter at når en arbeidstaker har fornyet en tidsbestemt arbeidskontrakt med den samme arbeidsgiveren gjentatte ganger, og den totale varigheten av kontrakten overstiger fem år, oppstår retten til å søke om overgang til en ubestemt arbeidskontrakt (rett til ubestemt kontraktsomgjøring).

Kriteriene for at denne retten skal oppstå er først og fremst at den totale varigheten av tidsbestemte arbeidskontrakter overstiger fem år, for det andre at det har vært minst én fornyelse av kontrakten i løpet av denne perioden, og for det tredje at beregningen av denne totale perioden starter fra kontrakter som begynte etter 1. april 2013. Når en arbeidstaker utøver denne retten og søker om ubestemt kontraktsomgjøring etter å ha overstiget en total kontraktsperiode på fem år, anses arbeidsgiveren for å ha akseptert søknaden og kan ikke avslå den. Den ubestemte arbeidskontrakten etter omgjøringen begynner dagen etter at den siste tidsbestemte arbeidskontrakten utløper.

Arbeidsvilkårene etter omgjøringen vil i prinsippet være de samme som i den siste tidsbestemte arbeidskontrakten, med unntak av bestemmelser om kontraktens varighet (oppgaver, arbeidssted, lønn osv.). Det er imidlertid mulig å endre vilkårene ved å fastsette separate bestemmelser i arbeidsreglementet eller lignende. Det er viktig å merke seg at overgang til en “ubestemt arbeidskontrakt” ikke nødvendigvis betyr ansettelse som såkalt “fast ansatt”. Bedrifter kan opprette nye ansettelseskategorier for de som går over til ubestemt kontrakt. Men i slike tilfeller, når det oppstår forskjeller i behandlingen mellom fast ansatte og de med ubestemt kontrakt, kreves det forsiktig systemdesign for å unngå risikoen for at forskjellene anses som urimelige arbeidsvilkår, som er forbudt under Lov om forbedring av ansettelsesforvaltningen for deltids- og tidsbestemte arbeidstakere (Lov om deltid og tidsbestemt ansettelse) artikkel 8, med mindre det er rasjonelle grunner basert på faktorer som jobbinnhold, ansvarsområde og mulighet for omplassering.

For beregning av den totale kontraktsperioden finnes det en regel om en avbruddsperiode, kjent som “cooling-off”. Ifølge artikkel 18, paragraf 2 i den japanske arbeidskontraktloven, hvis den forrige tidsbestemte arbeidskontrakten var mindre enn ett år, og det er en pause som er lengre enn perioden fastsatt av en ministerforordning basert på halvparten av den kontraktsperioden, eller hvis den forrige kontraktsperioden var ett år eller mer, og det er en pause på seks måneder eller mer før neste kontrakt starter, vil tidligere kontraktsperioder bli ekskludert fra den totale beregningen og tellingen vil bli tilbakestilt.

Det finnes også unntak fra denne 5-årsregelen. For arbeidstakere som er høyt kvalifiserte spesialister som arbeider på spesifikke prosjekter under en arbeidsgiver som har fått godkjenning for en plan for riktig ansettelsesforvaltning, eller eldre arbeidstakere som fortsetter å være ansatt etter pensjonsalder, finnes det et system som for en viss periode ikke gir rett til å søke om ubestemt kontraktsomgjøring.

Som et ledelsesmessig hensyn, å unngå opprettelsen av retten til ubestemt kontraktsomgjøring ved å ikke fornye kontrakten rett før fem år er gått (oppsigelse) kan medføre risiko for juridiske tvister. For at en slik oppsigelse skal anses som gyldig, er det ikke tilstrekkelig å bare ha som grunn “å unngå omgjøring”, det kreves at det finnes objektivt rasjonelle grunner, som for eksempel nødvendighet for virksomheten. Derfor kan det sies at 5-årsregelen i realiteten oppfordrer bedrifter til å vurdere den langsiktige rollen til arbeidstakere med tidsbestemte kontrakter tidlig og utføre planlagt personalforvaltning.

Avslutning av tidsbestemte arbeidskontrakter i Japan: Oppsigelse under kontraktstiden og ikke-fornyelse ved kontraktens utløp

I Japan kan avslutning av tidsbestemte arbeidskontrakter skje på to hovedmåter: oppsigelse under kontraktens løpetid og ikke-fornyelse av kontrakten ved dens utløp. Disse to er juridisk sett helt forskjellige konsepter, og kravene for at de skal være gyldige varierer betydelig.

Oppsigelse i kontraktsperioden

Artikkel 17, avsnitt 1 i den japanske arbeidskontraktsloven fastsetter at en arbeidsgiver ikke kan si opp en arbeidstaker under en tidsbestemt arbeidskontrakt med mindre det foreligger “uunngåelige grunner” før kontraktens utløp . Kravet om “uunngåelige grunner” tolkes langt strengere enn standarden for oppsigelse av en arbeidstaker med en ubestemt arbeidskontrakt, som krever “objektivt rimelige grunner som er akseptable i henhold til samfunnets normer” . Domstolene legger stor vekt på at en tidsbestemt kontrakt er et løfte om ansettelse for en bestemt periode, og for å bryte dette løftet ensidig kreves det alvorlige omstendigheter som gjør det vanskelig å forvente at kontrakten skal fortsette .  

Spesifikt kan uimotståelige forhold som selskapets konkurs eller naturkatastrofer som ødelegger virksomheten, eller svært alvorlige problemer på arbeidstakers side, som alvorlig kriminell atferd eller langvarig total arbeidsuførhet, utgjøre “uunngåelige grunner” . På den annen side, er det sjelden at oppsigelse under kontraktsperioden blir akseptert på grunn av bare dårlig ytelse eller arbeidstakers manglende evner, eller mindre brudd på tjenestereglementet .  

I praksis er tilfellene der oppsigelse i kontraktsperioden har blitt ansett som gyldig i retten svært begrensede, noe som understreker deres spesielle natur. For eksempel, i tilfeller der en arbeidstaker hadde betydelig forfalsket sin alder ved ansettelse for arbeid som krever fysisk styrke (Tokyo District Court, 28. mars 2008 dom), eller der en arbeidstaker uten gyldig grunn nektet å følge en overføringsordre og fortsatte å være fraværende uten tillatelse (Kyoei Security Services-saken, Tokyo District Court, 28. mai 2019 dom), eller der en arbeidstaker skjulte uautorisert fravær og jobbet for en konkurrerende bedrift (Tokyo District Court, 26. februar 2018 dom), er begrenset til tilfeller der det er anerkjent en betydelig overtredelse av lojalitetsplikten . Derfor, fra et ledelsesperspektiv, bør en tidsbestemt arbeidskontrakt anerkjennes som et fast løfte som ikke kan avsluttes i løpet av perioden uten svært alvorlige grunner, og det er derfor avgjørende å håndtere risiko ved å foreta nøye utvelgelse på ansettelsestidspunktet og ved å sette en passende initial kontraktsperiode.  

Oppsigelse av tidsbegrensede arbeidskontrakter i Japan

“Oppsigelse av tidsbegrensede arbeidskontrakter” refererer til å avslutte en tidsbegrenset arbeidskontrakt ved utløpet av kontraktsperioden uten fornyelse. Selv om det i prinsippet skal være fritt å gjøre dette, begrenser artikkel 19 i den japanske arbeidskontraktsloven arbeidsgiverens frihet til å avslutte slike kontrakter under visse omstendigheter, i tråd med den rettspraksis som har blitt etablert som “oppsigelsesrettsprinsippet”.

Dette oppsigelsesrettsprinsippet gjelder hovedsakelig i følgende to tilfeller:

1. Når tidsbegrensede arbeidskontrakter har blitt fornyet gjentatte ganger i fortiden, og oppsigelsen av kontrakten kan anses som en oppsigelse av en arbeidstaker med en de facto ubegrenset arbeidskontrakt i henhold til samfunnets normer (de facto ubegrenset kontraktstype).
2. Når det er anerkjent at arbeidstakeren har en rimelig grunn til å forvente at den tidsbegrensede arbeidskontrakten vil bli fornyet ved utløpet av kontraktsperioden (forventningsbeskyttelsestype).

I disse tilfellene vil en oppsigelse fra arbeidsgiveren være ugyldig hvis den “mangler objektivt rimelige grunner og ikke anses som passende i henhold til samfunnets normer”. Om arbeidstakeren har en “rimelig forventning om fornyelse” vurderes ut fra en helhetlig vurdering av faktorer som arbeidets permanens, antall fornyelser og den totale varigheten av ansettelsen, om fornyelsesprosedyrene har vært formelle, og om det har vært indikasjoner eller uttalelser fra ledelsen om fortsatt ansettelse.

Noen viktige rettsavgjørelser kan hjelpe til med å forstå dette prinsippet. Toshiba Yanashiro Plant-saken (Japans høyesterett, dom av 22. juli 1974) etablerte grunnlaget for oppsigelsesrettsprinsippet ved å erklære oppsigelsen av en midlertidig arbeider, som hadde vært engasjert i permanent arbeid etter å ha fått sin kortsiktige kontrakt formelt fornyet flere ganger, ugyldig, da det i realiteten kunne anses som en oppsigelse av en arbeidstaker med en ubegrenset kontrakt. I Hitachi Medico-saken (Japans høyesterett, dom av 4. desember 1986) ble det anerkjent at arbeidstakeren hadde en rimelig forventning om fornyelse, men oppsigelsen ble ansett som gyldig på grunn av den høye nødvendigheten av å stenge fabrikken og den uunngåelige situasjonen med å måtte redusere personalet. Dette viser at selv om det finnes en rimelig forventning, kan oppsigelse være tillatt hvis det finnes overordnede objektive og rimelige grunner.

Et nylig bemerkelsesverdig tilfelle er Hakuhodo-saken (Fukuoka distriktsrett, dom av 17. mars 2020). I denne saken hadde arbeidskontrakten blitt fornyet over en periode på omtrent 30 år, og selv om kontrakten uttrykkelig angav en “maksimal fornyelsesperiode på fem år”, la retten vekt på den langvarige praksisen med fornyelse og dømte oppsigelsen ugyldig, da det ble ansett at arbeidstakeren hadde en rimelig grunn til å forvente fornyelse. Denne avgjørelsen understreker at man ikke kan føle seg trygg bare på grunn av kontraktens ordlyd; faktisk praksis og ledelsens handlinger kan utilsiktet gi arbeidstakere en rettslig beskyttet forventning. Derfor er det avgjørende å ikke bare vedlikeholde kontraktsdokumentene, men også å stramme inn prosedyrene for fornyelse og evaluering, samt å sørge for riktig opplæring i kommunikasjon for ledelsen for å håndtere de juridiske risikoene knyttet til oppsigelse av tidsbegrensede arbeidskontrakter.

Juridisk sammenligning av oppsigelse og avslutning av arbeidsforhold under kontraktperioden i Japan

Å forstå de juridiske forskjellene mellom “oppsigelse under kontraktperioden” og “avslutning av arbeidsforhold ved kontraktens utløp” er grunnleggende for riktig personalhåndtering. Tabellen nedenfor oppsummerer de viktigste forskjellene mellom de to.

Som det fremgår av denne sammenligningen, er oppsigelse under kontraktperioden en eksepsjonelt sjelden foranstaltning, mens avslutning av arbeidsforhold ved kontraktens utløp kan bli strengt vurdert avhengig av realiteten i kontraktsfornyelsen. Å anerkjenne disse forskjellene og nøyaktig forstå de juridiske kravene som kreves i hver situasjon, er nøkkelen til å forebygge konflikter.

Oppsummering

Når man ansetter arbeidstakere på tidsbegrensede kontrakter under det japanske arbeidsrettsregimet, er det essensielt å forstå de strenge reguleringene som ligger bak fleksibiliteten. Som beskrevet i denne artikkelen, er maksimal kontraktsperiode, regelen om konvertering til fast ansettelse etter mer enn fem år, og de svært forskjellige juridiske disiplinene for oppsigelse ‘i kontraktsperioden’ og ‘ved kontraktens utløp’, kjerneelementer som bedrifter må overholde. Spesielt er det faktum at oppsigelse under kontraktsperioden er nesten umulig på grunn av høye barrierer, og at en lettvin gjentakelse av kontraktsfornyelser utilsiktet kan gjøre det vanskelig å avslutte ansettelsen, viktige risikofaktorer i ledelsen. Effektiv bruk av arbeidstakere på tidsbegrensede kontrakter fullføres ikke bare ved å signere en riktig utformet arbeidskontrakt. Det krever kontinuerlig ledelsesaktivitet som inkluderer langsiktig personalplanlegging, etablering av klare og konsistente interne prosesser for fornyelse og avslutning, samt passende opplæring av ledere.

Monolith Law Office har en historie med å tilby omfattende rådgivning om alle aspekter av japansk arbeidsrett, inkludert problemstillinger knyttet til tidsbegrensede arbeidskontrakter som diskutert i denne artikkelen, til et bredt spekter av klienter både i og utenfor Japan. Vår styrke ligger i dyp spesialkunnskap om det japanske rettssystemet, samt at vi har advokater som snakker engelsk, inkludert de med juridiske kvalifikasjoner fra andre land. Dette gjør det mulig for oss å forstå de unike bekymringene og bakgrunnen til klienter i et internasjonalt forretningsmiljø nøyaktig, og å tilby klar og praktisk juridisk støtte uten språkbarrierer. Enten det gjelder håndtering av ansettelse av arbeidstakere på tidsbegrensede kontrakter, utarbeidelse av arbeidsreglementer, eller håndtering av arbeidskonflikter, vil vi kraftfullt støtte din virksomhet fra et juridisk perspektiv i alle faser.