Den juridiske behandlingen av handlinger utført i navnet til et "selskap under etablering" av grunnleggere i henhold til japansk selskapsrett

Å etablere et selskap i Japan er ikke bare en serie av administrative prosedyrer. Juridisk sett behandles organisasjonen som et “selskap under etablering” fra utformingen av vedtektene til registreringen av selskapet er fullført. Denne fasen er en viktig periode for å bygge grunnlaget for fremtidige forretningsaktiviteter, men det er også en periode som juridisk sett er svært uklar og inneholder mange risikoer. Et selskap under etablering har ennå ikke full juridisk personlighet. Likevel oppstår det situasjoner der det er nødvendig å inngå ulike kontraktsforpliktelser, som å leie kontorer eller ansette ansatte for det fremtidige selskapet. Dette fører til et grunnleggende spørsmål: Vil handlingene utført i navnet til selskapet under etablering juridisk tilhøre det selskapet som senere blir etablert? Og hvem vil til slutt bære ansvaret for de forpliktelsene som oppstår fra disse handlingene? For eksempel, hvis en kostbar leieavtale inngått før etableringen viser seg å være uegnet for selskapets forretningsplan etter etableringen, kan denne avtalen da bli annullert, eller skal grunnleggeren personlig bære ansvaret?

I denne artikkelen fokuserer vi på den komplekse juridiske statusen til et “selskap under etablering” i Japan. Vi vil spesifikt forklare omfanget av handlinger et selskap under etablering kan utføre og hvordan disse handlingenes juridiske effekter behandles, basert på Japansk selskapsrett og relevante rettsavgjørelser. Videre vil vi utforske det juridiske ansvaret som grunnleggere og andre involverte parter bærer, både i tilfeller hvor etableringen av selskapet er vellykket og dessverre når det mislykkes. Dette inkluderer ansvaret overfor selve selskapet, ansvaret overfor tredjeparter som er motparter i transaksjoner, og ansvaret til de som ikke er grunnleggere, men som har vært dypt involvert i etableringen, kjent som “pseudo-grunnleggere”. Å forstå disse problemstillingene er avgjørende for å kunne gjennomføre prosessen med å etablere et selskap smidig og for å forhindre fremtidige juridiske konflikter.

Om selskaper under etablering og deres handlinger i Japan

I prosessen med å etablere et selskap i Japan, fra det øyeblikket initiativtakerne utformer vedtektene og begynner aktiviteter mot det felles målet om selskapsetablering, til selskapet juridisk blir etablert gjennom registrering, kalles organisasjonen for et “selskap under etablering”. Siden dette selskapet under etablering ennå ikke har juridisk personlighet i henhold til den japanske selskapsloven, blir dets juridiske natur tolket som lignende den til en “sammenslutning uten rettsevne”. En sammenslutning uten rettsevne er en organisasjon som har en organisatorisk struktur, opererer på prinsippet om flertallsbeslutninger, fortsetter å eksistere uavhengig av endringer i medlemskapet, og har etablerte metoder for representasjon, generalforsamlingens drift, forvaltning av eiendeler og andre hovedpunkter som en organisasjon.

Som et organ i selskapet under etablering, handler initiativtakerne som representanter for å etablere selskapet, innenfor nødvendige grenser. Om de handlingene initiativtakerne utfører vil tilfalle det etablerte selskapet juridisk, avhenger av handlingens natur. Spesifikt blir det spurt om handlingen ligger innenfor omfanget av det selskapet under etablering har som mål. Handlingene utført av selskapet under etablering kan grovt deles inn i “handlinger som er essensielle for selve etableringen av selskapet” og “handlinger relatert til forberedelsene for selskapets virksomhet”, hvor sistnevnte ytterligere kan deles inn i “forberedende handlinger før åpning” og “forretningshandlinger”. I tillegg finnes det en handling kalt “overtakelse av eiendeler”, som er spesielt regulert av den japanske selskapsloven.

Handlinger som er essensielle for etableringen av et selskap

Først og fremst finnes det handlinger som er juridisk eller faktisk nødvendige for å oppnå målet om å etablere et selskap. Dette inkluderer utarbeidelse av vedtekter, en avtale der grunnleggerne påtar seg å tegne aksjer, rekruttering av tegnere for aksjer utstedt ved etableringen, og avholdelse av stiftelsesmøte. Disse handlingene er direkte knyttet til det under etablering værende selskapets formål. Følgelig tilfaller rettigheter og forpliktelser som oppstår fra disse handlingene naturlig til selskapet etter dets etablering. For eksempel kan gebyrer betalt til en notarius publicus for autentisering av vedtektene eller reklamekostnader for å rekruttere aksjetegnere, belastes selskapet etter at det er stiftet. Det oppstår sjelden juridiske tvister om at effekten av disse handlingene tilhører selskapet.

Forberedelseshandlinger for oppstart av virksomhet

Deretter finnes det forberedelseshandlinger som er nødvendige for å kunne starte virksomheten jevnt etter etableringen, kjent som forberedelseshandlinger for oppstart. Disse er forskjellige fra handlingene som faktisk starter virksomheten (forretningshandlinger). Konkrete eksempler på forberedelseshandlinger for oppstart inkluderer inngåelse av leieavtaler for forretningslokaler, kjøp av kontormaskiner og utstyr, og inngåelse av arbeidskontrakter med ansatte.

Om disse forberedelseshandlingene juridisk sett tilfaller selskapet etter etableringen, er ikke alltid klart avgjort. Rettspraksis i Japan indikerer at handlingene tilfaller selskapet etter etableringen kun hvis de objektivt sett er nødvendige som forberedelseshandlinger for oppstart, og de er utført innenfor grunnleggernes myndighetsområde. For eksempel, i en rettsavgjørelse (Oita District Court, 24. mars 1986 (1986)), ble det anerkjent at en arbeidskontrakt inngått av et selskap under etablering var essensiell for oppstarten av virksomheten, og selskapet etter etableringen overtok dermed kontraktens rettslige stilling.

Men vurderingen av nødvendigheten er streng. For eksempel, kjøp av eiendom til en urimelig høy pris i forhold til virksomhetens størrelse, eller ansettelse av et klart unødvendig antall ansatte for oppstarten av virksomheten, vil bli ansett som handlinger som overskrider grunnleggernes myndighet, og vil i utgangspunktet ikke tilfalle selskapet etter etableringen. I slike tilfeller vil grunnleggeren som utførte handlingen personlig bære ansvaret.

Forretningsaktiviteter under etablering av selskap i Japan

Forretningsaktiviteter under etablering av et selskap refererer til handlingen av å starte selve virksomheten som selskapet skal drive, før det er formelt etablert. For eksempel, hvis et produksjonsselskap begynner å produsere og selge produkter mens det er under etablering, eller et konsulentselskap inngår konsulentavtaler og leverer tjenester til kunder i denne perioden.

Et selskap under etablering har ennå ikke juridisk personlighet og mangler dermed kapasiteten til å være subjekt for forretningsaktiviteter. Derfor vil forretningsaktiviteter utført av et selskap under etablering, som hovedregel, anses som handlinger uten autorisasjon og vil ikke tilskrives det etablerte selskapet etterpå. Selv om disse aktivitetene skulle generere profitt, vil rettighetene og forpliktelsene som standard tilhøre den eller de personene som utførte handlingene.

Det er imidlertid mulig for det etablerte selskapet å ratifisere disse forretningsaktivitetene. Ratifikasjon innebærer å uttrykke en vilje til å tilskrive effekten av en juridisk handling, som opprinnelig ikke ville ha blitt tilskrevet, til seg selv i etterkant. Hvis et passende organ som styret i det nylig etablerte selskapet vedtar å påta seg effekten av disse forretningsaktivitetene, kan de unntaksvis tilskrives selskapet. Men dette er strengt tatt en unntaksregel, og det å starte forretningsaktiviteter under etableringsfasen innebærer betydelige juridiske risikoer.

Eiendomsovertakelse under japansk selskapsrett

Til slutt er det en handling som japansk selskapsrett har spesielle bestemmelser for, kjent som “eiendomsovertakelse”. Ifølge artikkel 28, nummer 2 i japansk selskapsrett, refererer eiendomsovertakelse til “eiendommen som er avtalt å bli overført etter etableringen av et aksjeselskap, dens verdi, og navnet eller betegnelsen på overføreren”. Mer konkret er det en kontrakt der grunnleggerne av selskapet lover å kjøpe en bestemt eiendom (for eksempel fast eiendom eller maskiner) til en bestemt pris fra eieren av eiendommen etter selskapets etablering.

Denne eiendomsovertakelsen ligner på handlinger forberedt for oppstart, men den juridiske behandlingen er vesentlig forskjellig. Eiendomsovertakelse kan ikke utføres fritt basert på grunnleggernes personlige beslutninger; den må være beskrevet i vedtektene for å være gyldig. Dette kalles en “spesiell etableringsbestemmelse” i vedtektene. Ved å inkludere dette i vedtektene, blir det offentliggjort for andre aksjonærer og kreditorer hva slags eiendom selskapet vil anskaffe og hvor mye som vil bli betalt for den rett etter etableringen, for å forhindre at eiendommen blir urettmessig overvurdert og dermed skader selskapets verdier.

Hvis en kontrakt om eiendomsovertakelse inngås uten å være beskrevet i vedtektene, vil kontrakten i utgangspunktet være ugyldig. Selv om styret i selskapet godkjenner kontrakten etter etableringen, kan en ugyldig handling ikke gjøres gyldig. I denne sammenhengen har Høyesterett i en dom fra 24. desember 1968 (Showa 43) klart fastslått at eiendomsovertakelse uten beskrivelse i vedtektene er ugyldig, og at godkjenning ikke kan gjøre den gyldig. Derfor, hvis det er bestemt at en bestemt eiendom skal anskaffes etter etableringen, er det nødvendig å følge prosedyren for å inkludere dette i vedtektene.

Ansvar knyttet til etablering av selskap

I prosessen med å etablere et selskap i Japan, kan det oppstå ulike juridiske ansvar. Disse ansvarene påhviler hovedsakelig initiativtakerne, men de kan variere i både omfang og innhold. Her vil vi forklare ansvar overfor aksjeselskapet etter etablering, ansvar overfor tredjeparter som er handelspartnere, og ansvar for såkalte “pseudo-initiativtakere”.

Ansvar overfor aksjeselskapet etter etablering

Initiativtakere må utføre sine oppgaver med omsorgsfull oppmerksomhet som en god forvalter når de gjennomfører oppdraget med å etablere et selskap. Hvis de misligholder denne plikten, kan initiativtakerne bli holdt ansvarlige for å erstatte skader påført det nystiftede selskapet.

Artikkel 52, paragraf 1 i den japanske selskapsloven (Japanese Companies Act) fastsetter at initiativtakere er ansvarlige for å erstatte skader som oppstår hvis de forsømmer sine oppgaver i forbindelse med etableringen av selskapet. For eksempel, hvis de pådrar seg unødvendig høye etableringskostnader eller forårsaker skade på selskapet gjennom upassende forberedelser for oppstart, vil dette være relevante tilfeller. Dette ansvaret kan ikke fritas uten samtykke fra alle aksjonærene (Artikkel 54, paragraf 1 i den japanske selskapsloven).

I tillegg, hvis verdien av eiendeler som er oppgitt i vedtektene ved innskudd i natur (innskudd av eiendeler annet enn penger) eller nevnte eiendomsovertakelser er betydelig lavere enn den faktiske verdien, påtar initiativtakerne seg et spesielt ansvar. Artikkel 52-2, paragraf 1 i den japanske selskapsloven fastsetter at i slike tilfeller er initiativtakerne solidarisk ansvarlige for å betale differansen til selskapet. Dette er et strengt ansvar for å sikre tilstrekkelige selskapsmidler, og kan i prinsippet ikke unngås selv om initiativtakerne kan bevise at de ikke har forsømt sin oppmerksomhet i utførelsen av sine oppgaver.

Ansvar overfor tredjeparter

Initiativtakere kan også være ansvarlige overfor tredjeparter som er handelspartnere i forbindelse med handlinger utført under etableringen av selskapet.

Først og fremst, hvis initiativtakerne har ondsinnede hensikter eller grov uaktsomhet i utførelsen av sine oppgaver ved etableringen av selskapet, er de ansvarlige for å erstatte skader som oppstår for tredjeparter som følge av dette (Artikkel 53, paragraf 1 i den japanske selskapsloven). For eksempel, hvis de presenterer en falsk forretningsplan for å låne penger fra en tredjepart.

Enda viktigere er ansvaret i tilfelle selskapet ikke blir etablert. Hvis etableringsprosedyrene mislykkes og selskapet ikke blir stiftet, må initiativtakerne solidarisk bære ansvaret for handlingene utført i forbindelse med etableringen av selskapet (Artikkel 56 i den japanske selskapsloven). For eksempel, hvis et leieforhold for kontorlokaler er inngått med forutsetning om selskapets etablering, og selskapet ikke blir stiftet, blir alle initiativtakerne parter i leieavtalen. I tillegg må alle initiativtakere solidarisk dekke utgifter som er pådratt i forbindelse med disse handlingene. Dette er en bestemmelse for å beskytte handelspartnere og illustrerer det tunge ansvaret som følger med å være initiativtaker.

Ansvar for pseudo-initiativtakere

Til slutt kan personer som ikke formelt er initiativtakere, men som reelt har vært involvert i etableringen av selskapet, også pådra seg ansvar. Dette kalles ansvar for “pseudo-initiativtakere”.

Artikkel 55 i den japanske selskapsloven nevner to tilfeller. Det første er personer som har samtykket i å inkludere sitt navn eller firmanavn og en erklæring om støtte til etableringen av aksjeselskapet i annonseringen av aksjeutstedelsen eller i andre skriftlige eller elektroniske dokumenter relatert til denne utstedelsen. For eksempel, hvis en kjent forretningsperson tillater bruk av sitt rykte i etableringen av et selskap. Det andre tilfellet er personer som ikke har signert eller forseglet vedtektene som initiativtakere ved etableringen av aksjeselskapet.

Disse personene anses som initiativtakere og påtar seg de samme ansvar som tidligere beskrevet (ansvar overfor selskapet og ansvar overfor tredjeparter). Dette er basert på tanken om at de som har skapt ekstern tillit til selskapets etablering gjennom sitt navn eller handlinger, bør bære et ansvar som står i forhold til den tilliten. Når man er involvert i etableringen av et selskap, er det viktig å være klar over at man kan pådra seg alvorlige juridiske ansvar, selv om man ikke offisielt er oppført som initiativtaker, avhengig av hvordan man er involvert.

Oppsummering

Å etablere et selskap markerer en håpefull begynnelse på en ny virksomhet, men prosessen innebærer komplekse juridiske problemstillinger, slik som forklart i denne artikkelen. Spesielt kan det være utfordrende å ta riktige beslutninger uten spesialisert kunnskap når det gjelder handlinger og ansvar i den overgangsfasen som kjennetegner et ‘selskap under etablering’. Handlinger som går utover grunnleggernes autoritet kan ikke bare pålegge det nyetablerte selskapet uforutsette byrder, men også utsette grunnleggerne selv for risikoen for ubegrenset personlig ansvar. Hvis man overser handlinger som krever strenge prosedyrer, som for eksempel overtagelse av eiendeler, kan det til og med underminere grunnlaget for den planlagte virksomheten. Å identifisere disse risikoene på forhånd og håndtere dem riktig er det første skrittet mot en smidig selskapsetablering og en sunn fremtidig drift.

Monolith Law Office har en omfattende track record av å støtte et bredt spekter av klienter med juridiske spørsmål knyttet til selskapsetablering, både før og etter selve etableringen. Basert på vår dype forståelse av japansk selskapsrett (Japanese Corporate Law), analyserer vi potensielle risikoer knyttet til handlinger og ansvar i selskaper under etablering og foreslår de mest optimale løsningene for våre klienter. I tillegg har vi flere eksperter som er engelsktalende med juridiske kvalifikasjoner fra andre land, noe som gjør det mulig for oss å tilby presis og detaljert juridisk støtte uten språkbarrierer, selv for klienter som ønsker å utvide sine virksomheter internasjonalt. Hvis du har juridiske bekymringer i denne kritiske fasen av selskapsetablering, vennligst ikke nøl med å konsultere oss.