Rola i odpowiedzialność dyrektorów w japońskim prawie spółek

Aby odnieść sukces w prowadzeniu działalności gospodarczej w Japonii, niezbędne jest głębokie zrozumienie jej prawnych ram, a w szczególności ról i obowiązków dyrektorów określonych przez japońską ustawę o spółkach. Jest to szczególnie ważne dla dyrektorów o obcej narodowości, aby zapewnić zdrowe funkcjonowanie przedsiębiorstwa i jednocześnie skutecznie zarządzać osobistym ryzykiem prawnym. Japońska ustawa o spółkach nakłada na dyrektorów wyraźne obowiązki i określa surowe konsekwencje za ich zaniedbanie.

Japoński system prawny może być trudny do zrozumienia ze względu na swoje unikalne zwyczaje i barierę językową. Nie wystarczy jedynie reagować na problemy prawne po ich wystąpieniu; zrozumienie prawnych wymogów z góry i budowanie solidnego systemu zgodności z przepisami jest kluczowe, aby unikać nieoczekiwanych ryzyk i wspierać trwały wzrost biznesu.

Ten artykuł szczegółowo wyjaśnia główne role i obowiązki dyrektorów w ramach japońskiej ustawy o spółkach, odnosząc się do konkretnych przepisów prawnych i japońskich precedensów sądowych.

Podstawowe obowiązki dyrektora w Japonii

Japońskie prawo spółek określa dwa podstawowe obowiązki, które dyrektorzy spółek muszą wypełniać wobec firmy: “obowiązek należytej staranności” oraz “obowiązek lojalności”. Są to najważniejsze zasady, których dyrektorzy powinni przestrzegać w wykonywaniu swoich obowiązków.

Obowiązek należytej staranności

Obowiązek należytej staranności oznacza, że dyrektorzy powinni wykonywać swoje obowiązki z taką uwagą, jaką wykazuje dobry gospodarz. Podstawę prawną tego obowiązku stanowi artykuł 644 japońskiego kodeksu cywilnego (obowiązek należytej staranności mandatariusza), a artykuł 330 japońskiego prawa spółek stanowi, że “relacje między spółką akcyjną a jej funkcjonariuszami oraz audytorami księgowymi podlegają przepisom dotyczącym mandatu”, co wyraźnie określa relację między dyrektorem a spółką jako relację mandatu. “Dobry gospodarz” oznacza poziom uwagi i umiejętności, który jest zwykle oczekiwany od profesjonalisty w danej pozycji, w tym przypadku od menedżera. Poziom tej uwagi różni się w zależności od wielkości firmy, branży, konkretnego stanowiska dyrektora, jego specjalności oraz sytuacji, w jakiej znajduje się firma. Na przykład, od dyrektorów dużych przedsiębiorstw lub instytucji finansowych może być wymagana wyższa staranność. Wynika to z orzeczenia Sądu Najwyższego z dnia 9 lipca 2009 roku (Heisei 21), które pokazuje, że poziom wymaganego systemu kontroli wewnętrznej różni się w zależności od wielkości firmy i branży. Odpowiedzialność dyrektora nie ogranicza się tylko do wykonania poszczególnych zadań, ale obejmuje również budowanie i utrzymanie odpowiedniego systemu kontroli wewnętrznej, aby zapobiegać nieodpowiednim działaniom firmy. Jest to część podstawowego obowiązku należytej staranności, który dyrektorzy muszą przestrzegać w wykonywaniu swoich obowiązków.

Zasada oceny zarządzania

Decyzje zarządcze dyrektora zawsze wiążą się z ryzykiem. Decyzje podjęte w najlepszej wierze dla firmy mogą ostatecznie przynieść jej szkodę. Gdyby dyrektorzy byli zawsze pociągani do odpowiedzialności w takich przypadkach, mogłoby to nadmiernie ograniczyć ich działania, co z kolei mogłoby hamować rozwój firmy. Dlatego w japońskim prawie spółek stosuje się “zasadę oceny zarządzania”. Zasada ta mówi, że jeśli dyrektor podjął decyzję po racjonalnym zebraniu informacji i procesie rozważań w danych okolicznościach i działał w przekonaniu, że decyzja nie jest rażąco nierozsądna, to nawet jeśli ostatecznie przyniosła ona szkodę firmie, nie narusza to obowiązku należytej staranności. Zastosowanie tej zasady skupia się nie na wyniku samej decyzji, ale na tym, czy proces prowadzący do niej był racjonalny. Na przykład, w wyroku Sądu Najwyższego z dnia 15 lipca 2010 roku (Heisei 22) stwierdzono, że decyzje dotyczące ceny wykupu akcji nie naruszają obowiązku należytej staranności dyrektora, o ile proces decyzyjny i jego treść nie zawierają rażąco nierozsądnych elementów. Orzeczenie to docenia fakt, że dyrektorzy przeprowadzili dogłębne rozważania na posiedzeniu zarządu i zasięgnęli opinii prawników, co świadczy o odpowiednim procesie decyzyjnym. Pokazuje to również wagę jasnego dokumentowania procesu decyzyjnego i zapewnienia jego racjonalności.

Obowiązek lojalności

Obowiązek lojalności jest określony w artykule 355 japońskiego prawa spółek, który stanowi, że dyrektorzy są zobowiązani przestrzegać przepisów prawnych oraz statutu, a także uchwał zgromadzenia wspólników, i lojalnie wykonywać swoje obowiązki na rzecz spółki akcyjnej. W doktrynie istnieją dyskusje na temat tego, czy obowiązek należytej staranności i obowiązek lojalności to różne koncepcje, czy też są one tożsame. Jednak w praktyce, przy rozwiązywaniu konkretnych spraw, oba te obowiązki są ściśle powiązane i często traktowane jako jednolite. Na przykład, prowadzenie działalności konkurencyjnej, która szkodzi firmie, może być oceniane jako naruszenie obowiązku należytej staranności, a jednocześnie jako naruszenie obowiązku lojalności. Pokazuje to, że działanie dyrektora w najlepszym interesie firmy i zachowanie odpowiedniej staranności jest kluczowe dla spełnienia obu obowiązków. Dopóki dyrektorzy kierują się interesem firmy i lojalnie wykonują swoje obowiązki, oba te obowiązki można rozumieć jako jedność.

Odpowiedzialność dyrektorów wobec spółki w Japonii

Jeśli dyrektorzy nie dopełnią swoich obowiązków, mogą ponosić odpowiedzialność za odszkodowanie wobec spółki. Jest to prawna konsekwencja niewłaściwego wykonania przez nich swoich funkcji w ramach japońskiego prawa korporacyjnego.

Odpowiedzialność za zaniedbanie obowiązków

Artykuł 423, paragraf 1 Kodeksu Spółek w Japonii (jap. 会社法) stanowi, że “dyrektorzy, księgowi, audytorzy, wykonawcy lub biegli rewidentcy (dalej w tym rozdziale określani jako ‘funkcjonariusze i inni’) ponoszą odpowiedzialność za odszkodowanie wobec spółki akcyjnej za szkody powstałe w wyniku zaniedbania swoich obowiązków”. Termin “zaniedbanie obowiązków” odnosi się do działań naruszających wcześniej wspomniane obowiązki należytej staranności i lojalności. Konkretnie obejmuje to naruszenia przepisów prawnych, nieodpowiednie decyzje zarządcze oraz naruszenia obowiązków nadzoru i kontroli wynikające z niedociągnięć w systemie kontroli wewnętrznej.

Odpowiedzialność dyrektorów za zaniedbanie obowiązków może osiągnąć bardzo wysokie kwoty, w zależności od wielkości firmy i charakteru szkody. Na przykład, w przypadku ukrywania użycia nieautoryzowanych dodatków, wyrok Sądu Najwyższego w Osace z dnia 9 czerwca 2006 roku (Heisei 18) nakazał dyrektorom i audytorom zapłatę odszkodowania w wysokości kilkuset milionów jenów, a wyrok ten został utrzymany przez Sąd Najwyższy. W innym przypadku, dotyczącym fałszowania sprawozdań finansowych w celu ukrycia strat, wyrok Sądu Najwyższego w Tokio z dnia 16 maja 2019 roku (Reiwa 1) nakazał kilku funkcjonariuszom zapłatę odszkodowania w łącznej wysokości około 59,4 miliarda jenów, który również został utrzymany przez Sąd Najwyższy. Te precedensy jasno pokazują, że nie tylko błędy w decyzjach zarządczych, ale także poważne nadużycia, znaczne niedbalstwo lub systemowe braki w strukturze compliance mogą nałożyć na dyrektorów indywidualną, znaczną odpowiedzialność finansową. Podkreśla to znaczenie działania dyrektorów z należytą starannością i odpowiedniego wykonywania nadzoru.

Ograniczenia i odpowiedzialność w zakresie transakcji konkurencyjnych

Członkowie zarządu są zobowiązani unikać konfliktu interesów z firmą, co wiąże się z ograniczeniami dotyczącymi określonych transakcji. Jednym z takich ograniczeń są transakcje konkurencyjne. Artykuł 356, paragraf 1, punkt 1 japońskiego Kodeksu Spółek (Companies Act) stanowi, że gdy członek zarządu zamierza przeprowadzić transakcję należącą do rodzaju działalności prowadzonej przez spółkę, w imieniu własnym lub osoby trzeciej, musi uzyskać zgodę rady dyrektorów w spółce z radą dyrektorów lub zgody walnego zgromadzenia akcjonariuszy w spółce bez rady dyrektorów . Regulacja ta ma na celu zapobieganie wykorzystywaniu przez członków zarządu informacji klientów firmy lub know-how w celu osiągnięcia prywatnych korzyści, co mogłoby zaszkodzić interesom spółki .  

Jeśli członek zarządu przeprowadzi transakcję konkurencyjną bez zgody spółki i wyrządzi jej szkodę, ponosi odpowiedzialność za odszkodowanie. Ponadto, artykuł 423, paragraf 2 japońskiego Kodeksu Spółek stanowi, że jeśli członek zarządu przeprowadzi transakcję konkurencyjną bez uzyskania zgody, przyjmuje się, że korzyść uzyskana przez członka zarządu lub osobę trzecią z tej transakcji jest równa szkodzie poniesionej przez spółkę. Jest to przepis mający na celu zmniejszenie obciążenia spółki dowodzeniem konkretnej kwoty szkody i ułatwienie dochodzenia odpowiedzialności członków zarządu. Na przykład, w wyroku Sądu Okręgowego w Tokio z dnia 26 marca 1981 roku (sprawa Yamazaki Seipan) przedstawiono przypadek uznania naruszenia obowiązku unikania konkurencji. Przepis ten oznacza, że nieuzyskanie zgody na transakcję konkurencyjną wiąże się z bardzo wysokim ryzykiem dla członka zarządu.  

Ograniczenia i odpowiedzialność w transakcjach konfliktu interesów

Tak jak w przypadku transakcji konkurencyjnych, transakcje konfliktu interesów stanowią istotne ograniczenie dla dyrektorów spółek. Artykuł 356, paragraf 1, punkty 2 i 3 japońskiej ustawy o spółkach (Japanese Companies Act) stanowi, że w przypadku gdy dyrektor zawiera transakcję z korporacją na własną korzyść lub na korzyść osób trzecich (transakcje bezpośrednie) lub gdy korporacja zawiera transakcję, która jest sprzeczna z interesami dyrektora z osobami innymi niż dyrektor (transakcje pośrednie), wymagana jest zgoda rady dyrektorów lub zgromadzenia akcjonariuszy.

Jeśli procedura zatwierdzenia zostanie zaniedbana, transakcja ta jest zasadniczo nieważna w relacji z firmą (teoria względnej nieważności). Jednakże, w przypadku określonych transakcji, które nie są uznawane za szkodliwe dla interesów firmy, zatwierdzenie nie jest wymagane. Ta zasada odzwierciedla praktyczne podejście japońskiej ustawy o spółkach do ochrony interesów firmy, gdzie formalne zatwierdzenie nie jest wymagane, jeśli nie powstaje rzeczywista szkoda.

Konkretnie, przykłady transakcji, które nie wymagają zatwierdzenia, obejmują:

• Pożyczki pieniężne udzielane firmie przez dyrektora bez odsetek i zabezpieczeń: wyrok Sądu Najwyższego z dnia 6 grudnia 1963 roku (Showa 38).
• Wykonanie zobowiązań dyrektora przez firmę: wyrok Wielkiego Sądu z dnia 20 lutego 1924 roku (Taisho 13).
• Transakcje przeprowadzane na podstawie standardowych warunków handlowych: wyrok Sądu Okręgowego w Tokio z dnia 24 lutego 1982 roku (Showa 57).
• Transakcje między firmą a akcjonariuszem posiadającym wszystkie akcje: wyrok Sądu Najwyższego z dnia 20 sierpnia 1970 roku (Showa 45).
• Transakcje zatwierdzone przez wszystkich akcjonariuszy: wyrok Sądu Najwyższego z dnia 26 września 1974 roku (Showa 49).

Te wyjątki opierają się na założeniu, że jeśli transakcja nie zagraża interesom firmy lub jeśli wszyscy akcjonariusze, będący ostatecznymi właścicielami firmy, wyrażają na nią zgodę, to cel regulacji konfliktu interesów nie jest naruszony.

Odpowiedzialność dyrektorów wobec osób trzecich w Japonii

Dyrektorzy w Japonii ponoszą odpowiedzialność nie tylko wobec spółki, ale również mogą być zobowiązani do naprawienia szkód wyrządzonych osobom trzecim w wyniku wykonywania swoich obowiązków. Wynika to z faktu, że działania dyrektorów mogą wpływać nie tylko na spółkę, ale również na szerokie grono interesariuszy.

Komentarz do artykułu 429 japońskiego Kodeksu spółek

Artykuł 429 ustęp 1 japońskiego Kodeksu spółek stanowi, że „jeżeli członek zarządu lub inna osoba pełniąca podobne funkcje działa z zamiarem szkodzenia lub dopuszcza się poważnego niedbalstwa podczas wykonywania swoich obowiązków, ponosi odpowiedzialność za szkody wyrządzone osobom trzecim w wyniku takich działań”. Osoby trzecie, o których mowa, obejmują akcjonariuszy, wierzycieli, kontrahentów itp. Odpowiedzialność ta dotyczy nie tylko bezpośrednich szkód poniesionych przez osoby trzecie w wyniku zaniedbań dyrektora (szkody bezpośrednie), ale także szkód pośrednich, które osoby trzecie ponoszą w wyniku uszkodzenia majątku spółki. Fakt, że zakres odpowiedzialności dyrektora wykracza poza wewnętrzne sprawy spółki i obejmuje zewnętrznych interesariuszy, jest kwestią, na którą dyrektorzy powinni zwrócić szczególną uwagę.

Ponadto, artykuł 429 ustęp 2 japońskiego Kodeksu spółek określa odpowiedzialność za konkretne działania. Obejmuje to między innymi fałszywe oświadczenia w procesie pozyskiwania akcji lub praw do nowych akcji, fałszywe informacje w dokumentach finansowych lub raportach działalności, fałszywe wpisy do rejestru, fałszywe ogłoszenia publiczne. Odpowiedzialność za te działania może powstać nawet bez zamiaru szkodzenia lub poważnego niedbalstwa dyrektora – jest to tzw. odpowiedzialność za niedbalstwo. Jednakże, jeśli dyrektor może udowodnić, że nie zaniedbał należytej staranności w związku z danym działaniem, nie ponosi odpowiedzialności. Przepis ten szczególnie podkreśla obowiązki dyrektora w zakresie istotnych informacji i rejestracji, wskazując na znaczenie należytej staranności w tych obszarach.

Wymóg zamiaru szkodzenia lub poważnego niedbalstwa

„Zamiar szkodzenia” w rozumieniu artykułu 429 ustęp 1 japońskiego Kodeksu spółek oznacza, że dyrektor jest świadomy, iż jego działanie stanowi zaniedbanie obowiązków. Z kolei „poważne niedbalstwo” odnosi się do sytuacji, gdy dyrektor dopuszcza się zaniedbania obowiązków z powodu rażącego braku uwagi. W przypadku odpowiedzialności określonej w ustępie 1, osoba trzecia, która poniosła szkodę, musi udowodnić zamiar szkodzenia lub poważne niedbalstwo dyrektora.

Zakres odpowiedzialności wobec osób trzecich jest również określony w orzecznictwie. Na przykład, w wyroku Sądu Najwyższego w Osace z dnia 28 grudnia 1977 roku, stwierdzono, że dyrektorzy nominowani jedynie formalnie, ale zaangażowani w fałszywe wpisy do rejestru, mogą ponosić odpowiedzialność za szkody wyrządzone osobom trzecim. W wyroku Sądu Okręgowego w Tokio z dnia 3 września 1990 roku, potwierdzono odpowiedzialność osób, które formalnie nie są członkami zarządu, ale mają realną władzę decyzyjną w sprawach istotnych dla spółki (faktyczni dyrektorzy). Te orzeczenia wskazują, że nie tylko tytuł dyrektora, ale także rzeczywiste uprawnienia i zaangażowanie są istotnymi elementami w ustalaniu odpowiedzialności i służą jako wskazówka dla dyrektorów w zrozumieniu ich pozycji w japońskich spółkach.

Zwolnienie i ograniczenie odpowiedzialności członków zarządu w Japonii

Japońskie prawo spółek umożliwia zwolnienie lub ograniczenie odpowiedzialności, jaką mogą ponosić członkowie zarządu, aby przyciągnąć kompetentnych ludzi do pełnienia tych funkcji i zapobiec zbyt ostrożnym decyzjom biznesowym wynikającym z obawy przed ryzykiem.

Środki zwolnienia z odpowiedzialności

Istnieje kilka sposobów na zwolnienie członków zarządu z odpowiedzialności za szkody wyrządzone spółce.

• Zwolnienie za zgodą wszystkich akcjonariuszy: Na podstawie artykułu 424 japońskiego prawa spółek, jeśli wszyscy akcjonariusze wyrażą zgodę, możliwe jest całkowite zwolnienie członka zarządu z odpowiedzialności wobec spółki. Jednak w przypadku spółek publicznych z licznymi akcjonariuszami, uzyskanie zgody wszystkich jest praktycznie niemożliwe.
• Częściowe zwolnienie przez uchwałę walnego zgromadzenia akcjonariuszy: Artykuł 425 japońskiego prawa spółek stanowi, że odpowiedzialność członka zarządu może być częściowo zwolniona przez specjalną uchwałę walnego zgromadzenia, pod warunkiem, że działał on w dobrej wierze i bez poważnego niedbalstwa.
• Częściowe zwolnienie przez uchwałę rady dyrektorów: Artykuł 426 japońskiego prawa spółek przewiduje, że w spółkach z radą dyrektorów, jeśli statut na to pozwala, odpowiedzialność członka zarządu może być częściowo zwolniona przez uchwałę rady dyrektorów.

Umowy ograniczające odpowiedzialność

Umowy ograniczające odpowiedzialność są ważnym mechanizmem, szczególnie w celu ograniczenia odpowiedzialności członków zarządu, którzy nie wykonują zadań operacyjnych, czyli tzw. członków zewnętrznych. Na podstawie artykułu 427 japońskiego prawa spółek, spółka akcyjna może zawrzeć umowę ograniczającą odpowiedzialność z członkiem zarządu, który nie jest członkiem wykonawczym (typowym przykładem jest członek zewnętrzny), jeśli statut na to pozwala.

Umowa ta umożliwia ustanowienie maksymalnej kwoty odpowiedzialności za odszkodowania, pod warunkiem, że członek zarządu działał w dobrej wierze i bez poważnego niedbalstwa. Kwota ta nie może być niższa niż minimalna kwota odpowiedzialności określona przez japońskie prawo spółek (na przykład w przypadku członka zewnętrznego, suma wynagrodzenia z ostatnich dwóch lat oraz zysków z opcji na akcje).

Warto zauważyć, że umowy ograniczające odpowiedzialność dotyczą tylko odpowiedzialności za niedopełnienie obowiązków wobec spółki i nie obejmują odpowiedzialności za szkody wyrządzone osobom trzecim. Ponadto, jeśli członek zewnętrzny, który zawarł umowę ograniczającą odpowiedzialność, zostanie później członkiem wykonawczym, umowa ta traci swoją moc na przyszłość.

Systemy zwolnienia i ograniczenia odpowiedzialności są politycznym rozwiązaniem mającym na celu zapewnienie kompetentnym członkom zewnętrznym zarządu możliwości pełnienia swoich funkcji bez nadmiernego ryzyka osobistej odpowiedzialności, jednocześnie wzmacniając funkcję nadzoru nad spółką. W kontekście reformy nadzoru korporacyjnego w Japonii, gdzie duże znaczenie przypisuje się roli niezależnych członków zewnętrznych, te systemy mają istotne znaczenie. Przy rozważaniu pełnienia funkcji członka zarządu w japońskiej firmie, mechanizmy ograniczenia odpowiedzialności stanowią ważny element zarządzania ryzykiem osobistym.

Podsumowanie

Zrozumienie roli i odpowiedzialności dyrektorów w ramach japońskiego prawa spółek jest niezwykle ważne dla prowadzenia działalności w Japonii. Od podstawowych obowiązków, takich jak obowiązek należytej staranności i lojalności, po odpowiedzialność za zaniedbanie obowiązków, ograniczenia dotyczące transakcji konkurencyjnych i konfliktu interesów, aż po odpowiedzialność wobec osób trzecich – konieczne jest dokładne zrozumienie szerokiego zakresu aspektów prawnych. Zrozumienie tych przepisów i orzecznictwa stanowi podstawę do unikania nieoczekiwanych ryzyk prawnych oraz przyczynia się do trwałego wzrostu i tworzenia długoterminowej wartości przedsiębiorstwa. Prawidłowe przestrzeganie przepisów prawnych nie powinno być postrzegane jako ciężar, lecz jako inwestycja w stabilność i ciągłość działalności biznesowej.

Kancelaria Prawna Monolith posiada bogate doświadczenie w obsłudze licznych klientów w Japonii, szczególnie w zakresie roli i odpowiedzialności dyrektorów zgodnie z japońskim prawem spółek. W naszej kancelarii pracuje wielu prawników posiadających kwalifikacje zagraniczne i mówiących w języku angielskim, co pozwala na przełamywanie barier językowych i kulturowych, z jakimi mogą się spotkać zagraniczni klienci, oraz na sprawną nawigację przez skomplikowane japońskie środowisko prawne.

Kancelaria Prawna Monolith, łącząc specjalistyczną wiedzę o japońskim prawie z rozumieniem międzynarodowych praktyk biznesowych, dostarcza celne i praktyczne porady prawne zagranicznym inwestorom i przedsiębiorstwom stawiającym czoła wyzwaniom na japońskim rynku. Jeśli są Państwo zainteresowani konsultacjami na temat omawianego tematu lub kompleksowym wsparciem prawnym w zakresie prowadzenia działalności w Japonii, zapraszamy do kontaktu z Kancelarią Prawną Monolith.