Zakończenie umowy o pracę w japońskim prawie pracy: prawna analiza porozumienia rozwiązującego umowę na podstawie wniosku pracownika oraz rezygnacji.

Zakończenie umowy o pracę to zjawisko, które występuje na co dzień w zarządzaniu przedsiębiorstwem. Szczególnie często dochodzi do sytuacji, gdy stosunek pracy kończy się na wniosek pracownika. Jednakże, w zależności od tego, czy zakończenie to ma charakter “rozwiązania za porozumieniem stron”, czy też “rezygnacji”, mogą wystąpić znaczące różnice w skutkach prawnych, zwłaszcza w zakresie momentu powstania skutków zakończenia oraz możliwości wycofania raz złożonego oświadczenia o rezygnacji. Nieprawidłowe rozróżnienie tych dwóch sytuacji może prowadzić do nieoczekiwanych sporów prawnych, na przykład gdy pracownik, który złożył oświadczenie o rezygnacji, próbuje je wycofać po zatrudnieniu przez firmę następcy, twierdząc, że jego stosunek pracy nadal istnieje. Zakończenie umowy o pracę nie jest tylko kwestią proceduralną, ale ma bezpośrednie powiązanie z prawnymi obowiązkami i zarządzaniem ryzykiem w firmie. W niniejszym artykule, opierając się na japońskim systemie prawa pracy (Under Japanese Employment Law), szczegółowo omówimy z perspektywy specjalistycznej dwa typy zakończenia stosunku pracy na wniosek pracownika, czyli “rozwiązanie za porozumieniem stron” i “rezygnację”, ich wymogi prawne, skutki oraz zasady dotyczące wycofywania oświadczeń. Celem jest pomoc w realizacji stabilnego i prawnie odpowiedniego zarządzania personelem i pracą.

Prawne typy zakończenia umowy o pracę w Japonii: porozumienie stron i rezygnacja

Zakończenie umowy o pracę na wniosek pracownika jest prawnie klasyfikowane na dwa główne typy: “porozumienie stron” i “rezygnacja”. Chociaż oba te typy mają wspólny cel, jakim jest zakończenie umowy o pracę, ich prawna natura i wymogi do zawarcia są zasadniczo różne.

Porozumienie stron to umowa, na mocy której pracownik i pracodawca na podstawie wzajemnej zgody kończą umowę o pracę z przyszłym skutkiem. Dochodzi do niej poprzez zgodne oświadczenia woli obu stron: “ofertę” ze strony jednej strony i “akceptację” ze strony drugiej. W praktyce, złożenie przez pracownika “wniosku o zwolnienie” jest często interpretowane jako “oferta” w ramach porozumienia stron. Dopiero akceptacja przez pracodawcę skutkuje zawarciem umowy o zakończenie stosunku pracy.

Z drugiej strony, rezygnacja to jednostronne oświadczenie woli pracownika o rozwiązaniu umowy o pracę. Jest to również znane jako “dobrowolne odejście” i nie wymaga akceptacji pracodawcy. Skutki zakończenia umowy o pracę następują automatycznie po upływie okresu wskazanego przez prawo, licząc od momentu, gdy oświadczenie o rozwiązaniu umowy dotrze do pracodawcy.

Problem w praktyce pojawia się, gdy złożone przez pracownika dokumenty takie jak “zawiadomienie o rezygnacji” czy “wniosek o zwolnienie” nie są jednoznaczne w kwestii tego, czy stanowią “ofertę” w ramach porozumienia stron, czy też stanowią ostateczne “oświadczenie o rezygnacji”. To rozróżnienie jest niezwykle ważne, ponieważ możliwość wycofania oświadczenia woli zależy od interpretacji jego prawnej natury. Japońskie sądy, biorąc pod uwagę, że pozycja pracownika stanowi podstawę jego życia, przyjmują ostrożne podejście do interpretacji oświadczeń woli pracowników. W rezultacie, dopóki oświadczenie pracownika o odejściu nie jest obiektywnie jasne jako ostateczne zakończenie umowy o pracę, bez względu na reakcję pracodawcy, sądy mają tendencję do interpretowania takiego oświadczenia nie jako “rezygnacji”, ale jako możliwej do wycofania “oferty” w ramach porozumienia stron. Ta tendencja w orzecznictwie stanowi istotny czynnik ryzyka dla pracodawców. Gdy pracownik wyrazi chęć odejścia, a pracodawca pochopnie uzna to za ostateczną rezygnację i rozpocznie procedury zatrudniania następcy lub ogłosi to w firmie, może się okazać, że w przypadku wycofania oświadczenia przez pracownika, wciąż istnieje prawnie ważna umowa o pracę, co może prowadzić do sytuacji, w której istnieją dwie ważne umowy o pracę z tym samym pracownikiem, wymagającej ostrożnego postępowania.

Zasady rezygnacji z umowy o pracę na czas nieokreślony w Japonii

W japońskim systemie prawa pracy, pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony (tzw. umowa bezterminowa), podobnie jak pracownicy etatowi, mogą zasadniczo w każdej chwili złożyć wypowiedzenie umowy o pracę. Podstawą tego prawa jest artykuł 627 ustęp 1 Kodeksu cywilnego Japonii.

Zgodnie z tym przepisem, „Jeżeli strony nie ustaliły okresu zatrudnienia, każda ze stron może w każdej chwili złożyć wypowiedzenie. W takim przypadku zatrudnienie kończy się po upływie dwóch tygodni od dnia złożenia wypowiedzenia.” Jest to znane jako „wolność wypowiadania umowy” i oznacza, że po wyrażeniu przez pracownika woli rezygnacji i upływie dwóch tygodni, umowa o pracę kończy się z mocy prawa, niezależnie od zgody pracodawcy. Dwutygodniowy okres wypowiedzenia zaczyna się liczyć od dnia następującego po dniu złożenia wypowiedzenia.

W praktyce wiele firm w Japonii w swoich regulaminach pracy określa dłuższy okres wypowiedzenia niż dwa tygodnie przewidziane przez Kodeks cywilny, na przykład wymagając zgłoszenia chęci rezygnacji z pracy na miesiąc przed planowanym dniem odejścia. Pojawia się wówczas pytanie, która z tych regulacji ma pierwszeństwo – przepisy regulaminu pracy czy Kodeksu cywilnego Japonii. W tej kwestii opinie w doktrynie i orzecznictwie są podzielone, czy artykuł 627 Kodeksu cywilnego jest przepisem bezwzględnie obowiązującym, którego nie można wyłączyć umową stron. Jednakże, przepisy regulaminu pracy nakładające na pracownika długoterminowy obowiązek wypowiedzenia, które nieuzasadnienie ograniczają wolność rezygnacji, mogą być uznane za sprzeczne z porządkiem publicznym i dobrymi obyczajami (zgodnie z artykułem 90 Kodeksu cywilnego Japonii) i w konsekwencji za nieważne. Istnieją precedensy sądowe, które interpretują artykuł 627 Kodeksu cywilnego jako przepis bezwzględnie obowiązujący i niezależnie od regulaminu pracy, uznają, że skutki rezygnacji następują po dwóch tygodniach od zgłoszenia przez pracownika (sprawa Takano Meriyasu, wyrok Sądu Okręgowego w Tokio z dnia 29 października 1976 roku). Dlatego, chociaż samo ustalenie przez firmę w Japonii około miesięcznego okresu wypowiedzenia w regulaminie pracy może być dopuszczalne z racji racjonalnej konieczności, takiej jak przekazanie obowiązków, to w przypadku, gdy pracownik powoła się na artykuł 627 Kodeksu cywilnego i zażąda rezygnacji z dwutygodniowym okresem wypowiedzenia, prawne zablokowanie tego żądania może być trudne.

Zasady rezygnacji z umowy o pracę na czas określony w Japonii

W przypadku umów o pracę na czas określony, takich jak umowy z pracownikami kontraktowymi, rezygnacja pracownika w trakcie trwania umowy jest bardziej ograniczona niż w przypadku umów na czas nieokreślony. Umowy na czas określony są zawierane w oparciu o założenie, że obie strony będą przestrzegać określonego okresu ich trwania, dlatego jednostronne rozwiązanie umowy jest zasadniczo niedopuszczalne.

Zasadę tę określa artykuł 628 japońskiego kodeksu cywilnego, który stanowi, że „nawet jeśli strony ustaliły okres zatrudnienia, każda ze stron może natychmiast rozwiązać umowę, gdy wystąpią nieodzowne przyczyny”. Oznacza to, że pracownik zatrudniony na czas określony, aby zrezygnować w trakcie trwania umowy, musi wykazać istnienie „nieodzownych przyczyn”.

Czy dana sytuacja kwalifikuje się jako „nieodzowna przyczyna” jest oceniane indywidualnie, ale ogólnie można rozważyć następujące przypadki:

• Gdy poważna choroba lub uraz pracownika uniemożliwia lub znacząco utrudnia świadczenie pracy.
• Gdy kontynuacja pracy staje się obiektywnie trudna z powodu sytuacji rodzinnej, takiej jak opieka nad członkiem rodziny.
• Gdy nie wypłacono wynagrodzenia lub warunki pracy znacząco różnią się od tych, które zostały wyraźnie określone przy zatrudnieniu (jest to również uznane za prawo do natychmiastowego rozwiązania umowy na mocy artykułu 15 ustęp 2 japońskiej ustawy o standardach pracy).
• Gdy działalność pracodawcy narusza przepisy prawa.

Jednakże istnieje ważny wyjątek od tej surowej zasady. Dodatkowy artykuł 137 japońskiej ustawy o standardach pracy stanowi, że pracownik, który zawarł umowę na czas określony przekraczający jeden rok, „może w każdej chwili zrezygnować po upływie roku od dnia rozpoczęcia okresu umowy, poprzez zgłoszenie tego pracodawcy”. Dzięki temu przepisowi, na przykład pracownik zatrudniony na trzyletnią umowę, po upływie roku od jej rozpoczęcia, może zrezygnować bez podawania „nieodzownych przyczyn”. Ten wyjątek został wprowadzony w celu zapobiegania długoterminowemu ograniczaniu wolności pracowników i jest ważnym ograniczeniem prawnym, które pracodawcy powinni mieć na uwadze przy planowaniu zatrudnienia pracowników na podstawie wieloletnich umów na czas określony.

Wycofanie oświadczenia woli: Możliwość anulowania rezygnacji z pracy zgodnie z japońskim prawem pracy

Przypadki, w których pracownik próbuje wycofać wcześniej złożone oświadczenie o rezygnacji, są typową sytuacją, która w praktyce może łatwo prowadzić do sporów. Możliwość wycofania oświadczenia o rezygnacji jest bezpośrednio związana z wcześniej wspomnianym rozróżnieniem między “rezygnacją” a “wnioskiem o rozwiązanie umowy za porozumieniem stron”.

Oświadczenie o rezygnacji, będące jednostronnym zawiadomieniem o rozwiązaniu umowy przez pracownika, staje się skuteczne w momencie dotarcia do pracodawcy, dlatego zasadniczo pracownik nie może go jednostronnie wycofać. Natomiast oświadczenie o rezygnacji złożone jako wniosek o rozwiązanie umowy za porozumieniem stron może być swobodnie wycofane przez pracownika, dopóki pracodawca nie wyrazi zgody na takie rozwiązanie umowy.

Kluczowe jest tutaj ustalenie, kiedy i w jaki sposób dochodzi do prawnej akceptacji przez pracodawcę. Jeśli akceptacja zostanie uznana za dokonaną, pracownik nie może już wycofać swojego wniosku, a rozwiązanie umowy za porozumieniem stron staje się faktem. W tej kwestii istnieją dwa kontrastujące ze sobą precedensy Sądu Najwyższego oraz sądów niższej instancji.

Pierwszy dotyczy sprawy Okuma Iron Works (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 18 września 1987 roku). W tej sprawie pracownik złożył wniosek o rezygnację do dyrektora działu personalnego, który wniosek ten przyjął. Pracownik następnego dnia próbował wycofać swoją rezygnację, ale sąd uznał, że dyrektor działu personalnego miał faktycznie przyznane uprawnienia do akceptacji rezygnacji pracownika. W momencie przyjęcia wniosku o rezygnację przez uprawnionego dyrektora działu personalnego, doszło do wyrażenia zgody przez pracodawcę, a rozwiązanie umowy za porozumieniem stron zostało uznane za skuteczne. W rezultacie, próba wycofania wniosku przez pracownika następnego dnia została uznana za nieważną.

Drugi przypadek dotyczy sprawy Hakuto Academy (wyrok Sądu Okręgowego w Osace z dnia 29 sierpnia 1997 roku). W tej sprawie nauczyciel szkoły prywatnej złożył wniosek o rezygnację do dyrektora, ale kilka godzin później wycofał go telefonicznie. W tej szkole ostateczną decyzję w sprawie zatrudnienia i zwolnień nauczycieli miał dyrektor. Sąd uznał, że wycofanie wniosku nastąpiło przed dotarciem do nauczyciela oświadczenia o akceptacji przez ostatecznego decydenta, czyli dyrektora, i uznał to wycofanie za ważne.

Z tych precedensów wynika, że powodzenie rezygnacji jest ściśle związane ze strukturą rozdziału uprawnień wewnątrz firmy. Moment powstania rozwiązania umowy za porozumieniem stron zależy od tego, czy osoba przyjmująca wniosek o rezygnację jest tylko odbiorcą, czy też posiada uprawnienia do decydowania o akceptacji. Ta sytuacja, pozbawiona prawnej stabilności, stanowi duże ryzyko dla pracodawcy. Dlatego z punktu widzenia zapobiegania sporom, firmy powinny w swoich regulaminach pracy jasno określić, że “złożenie wniosku o rezygnację jest traktowane jako wniosek o rozwiązanie umowy za porozumieniem stron i rozwiązanie umowy staje się skuteczne w momencie dotarcia do pracownika pisemnego powiadomienia o akceptacji przez dyrektora działu personalnego”. Dzięki temu moment akceptacji staje się jasny, a pracownik może przewidzieć okres, w którym możliwe jest wycofanie wniosku.

Tabela porównawcza: Prawne różnice między porozumieniem rozwiązującym a rezygnacją

Poniżej przedstawiamy tabelę podsumowującą prawne różnice między porozumieniem rozwiązującym a rezygnacją, które omówiliśmy do tej pory.

Prawne obowiązki po zakończeniu umowy o pracę w Japonii

Po zakończeniu umowy o pracę, pracodawcy w Japonii ciążą określone obowiązki prawne. Szczególnie istotne są kwestie wypłaty wynagrodzenia oraz obchodzenia się z obowiązkiem zachowania tajemnicy.

Wypłata wynagrodzenia

Zgodnie z artykułem 23 Japońskiej Ustawy o Standardach Pracy, istnieją ścisłe zasady dotyczące zwrotu pieniędzy i innych dóbr pracownikowi w momencie jego odejścia . Pracodawca jest zobowiązany, na żądanie pracownika, wypłacić wynagrodzenie w ciągu 7 dni od daty żądania oraz zwrócić wszelkie środki zgromadzone, kaucje oraz inne przedmioty należące do praw pracownika, niezależnie od ich nazwy . Obowiązek ten ma pierwszeństwo przed ustalonym przez firmę normalnym dniem wypłaty wynagrodzenia. Oznacza to, że jeśli pracownik żąda wypłaty przed ustalonym dniem wypłaty, firma ma prawny obowiązek odpowiedzieć na to żądanie w ciągu 7 dni . Naruszenie tego przepisu może skutkować nałożeniem grzywny do 300 tysięcy jenów , dlatego dział księgowości i HR musi być przygotowany na szybkie i skuteczne rozliczenie wynagrodzeń pracowników odchodzących z pracy.

Obowiązek zachowania tajemnicy

Pracownicy są zobowiązani do zachowania tajemnic służbowych pracodawcy w trakcie trwania stosunku pracy, na podstawie zasady lojalności i uczciwości wynikającej z artykułu 3 ustęp 4 Japońskiej Ustawy o Umowach Pracy . Jednakże, zasadniczo obowiązek ten znacznie słabnie z chwilą zakończenia umowy o pracę.

W związku z tym, aby nałożyć na pracownika obowiązek zachowania tajemnicy po zakończeniu pracy, niezwykle ważne jest, aby w regulaminie pracy zawrzeć jasne postanowienia dotyczące obowiązków po zakończeniu zatrudnienia lub zawrzeć indywidualne porozumienie o zachowaniu tajemnicy w momencie rozwiązania umowy o pracę . Dzięki takiemu pisemnemu porozumieniu możliwe jest objęcie ochroną szerszego zakresu informacji niż te zdefiniowane jako “tajemnice handlowe” w Japońskiej Ustawie o Zapobieganiu Nieuczciwej Konkurencji, co pozwala na skuteczniejsze działania przeciwko wyciekom informacji . Szczególnie w przypadku pracowników, którzy mieli dostęp do takich informacji jak dane klientów, informacje techniczne czy strategie zarządzania, wyraźne uzgodnienie obowiązku zachowania tajemnicy po zakończeniu pracy jest niezbędnym środkiem zarządzania ryzykiem.

Podsumowanie

Jak szczegółowo opisano w niniejszym artykule, zakończenie umowy o pracę na wniosek pracownika w Japonii odbywa się poprzez dwie prawne ścieżki: “rozwiązanie za porozumieniem stron” oraz “rezygnację”. To rozróżnienie nie jest jedynie akademicką klasyfikacją, lecz ma bezpośrednie przełożenie na praktyczne kwestie takie jak moment wejścia w życie rezygnacji, okres wypowiedzenia, a przede wszystkim możliwość wycofania oświadczenia o rezygnacji. W szczególności niejasności w interpretacji oświadczeń pracowników oraz spory dotyczące ich wycofania mogą wprowadzić nieoczekiwany chaos w stabilne funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Aby skutecznie zarządzać tymi ryzykami, niezbędne jest dokładne zrozumienie prawnych różnic oraz jasne określenie wewnętrznych procedur firmy, od przyjęcia wniosku o rezygnację do jego akceptacji.

Kancelaria Prawna Monolith posiada głęboką specjalistyczną wiedzę i bogate doświadczenie praktyczne w zakresie złożonego systemu prawa pracy w Japonii. Nasza firma świadczyła doradztwo prawne na każdym etapie, od zawarcia do zakończenia umowy o pracę, dla szerokiego spektrum krajowych klientów. W szczególności, posiadamy liczne osiągnięcia w rozwiązywaniu problemów prawnych związanych z rezygnacją pracowników, takich jak omówione w tym artykule. Ponadto, w naszej kancelarii pracuje kilku prawników posiadających kwalifikacje zagraniczne i mówiących w języku angielskim, co umożliwia precyzyjne odpowiadanie na specyficzne potrzeby międzynarodowych korporacji działających w Japonii. Tworzenie i przegląd regulaminów pracy, reagowanie na indywidualne przypadki rezygnacji oraz opracowywanie strategii zapobiegania sporom to tylko niektóre z usług dostosowanych do potrzeb Państwa firmy, które oferujemy.