Prawna analiza tworzenia statutu przy zakładaniu firmy w Japonii

Proces zakładania firmy w Japonii nie ogranicza się jedynie do procedury tworzenia statutu. Statut jest dokumentem prawnym określającym organizację, zarządzanie i podstawowe zasady działania firmy, nazywanym również „konstytucją firmy”. Sposób zaprojektowania i stworzenia tego dokumentu ma głęboki wpływ na strukturę zarządzania, proces podejmowania decyzji oraz potencjał wzrostu firmy po jej założeniu. Postanowienia statutu mają moc prawną wiążącą akcjonariuszy, dyrektorów oraz samą firmę, a ich tworzenie wymaga zgodności z rygorystycznymi zasadami określonymi przez japońskie prawo korporacyjne. W tym artykule wyjaśniamy podstawową strukturę statutu według japońskiego prawa korporacyjnego, omawiamy kwestie, które muszą być obowiązkowo zawarte, elementy wymagane do nadania określonych skutków prawnych oraz opcjonalne zapisy, które odzwierciedlają indywidualność firmy, biorąc pod uwagę zarówno prawne wymogi, jak i praktyczne aspekty. Szczególną uwagę poświęcamy interpretacji „celu” firmy, który określa zakres jej działalności biznesowej, oraz złożonym regulacjom dotyczącym „aportów”, czyli wkładów niepieniężnych. Na koniec szczegółowo opisujemy procedury notarialnego poświadczenia statutu, które są niezbędne, aby dokument ten miał moc prawną, dostarczając tym samym kompleksową wiedzę prawną niezbędną do zbudowania fundamentów firmy.
Podstawowa struktura statutu spółki: trzy rodzaje postanowień
W Japonii, zgodnie z japońskim prawem spółek, postanowienia zawarte w statucie spółki są klasyfikowane zgodnie z ich prawną naturą na trzy kategorie: „postanowienia absolutnie obowiązkowe”, „postanowienia względnie obowiązkowe” oraz „postanowienia fakultatywne”. Ta trójwarstwowa struktura odzwierciedla legislacyjne intencje, zapewniając wszystkim spółkom minimalny wspólny prawny szkielet, jednocześnie umożliwiając każdej firmie elastyczne projektowanie własnego systemu zarządzania, dostosowanego do jej specyficznej sytuacji.
Postanowienia absolutnie obowiązkowe to, jak sama nazwa wskazuje, te elementy, które muszą być obowiązkowo zawarte w statucie. Jeśli którykolwiek z tych elementów jest pominięty lub jego treść jest prawnie nieważna, cały statut staje się nieważny, a tym samym nie można uznać założenia samej spółki. Dzieje się tak, ponieważ zawierają one niezbędne informacje, takie jak nazwa handlowa spółki, jej cel czy siedziba, które są kluczowe do określenia podstawowej tożsamości firmy i zapewnienia bezpieczeństwa transakcji.
Następnie, postanowienia względnie obowiązkowe nie wpływają na ważność statutu, jeśli nie zostaną w nim zawarte. Jednakże, jeśli spółka chce ustalić reguły dotyczące tych kwestii, muszą one zostać zapisane w statucie, aby nabrały mocy prawnej. Przykłady to regulacje ograniczające przenoszenie akcji czy postanowienia o utworzeniu zarządu. Są one często różne od zasadniczych reguł określonych przez japońskie prawo spółek, dlatego ich umieszczenie w statucie ma na celu wyjaśnienie ich mocy prawnej i zobowiązanie wszystkich akcjonariuszy oraz interesariuszy.
Wreszcie, postanowienia fakultatywne to te, które nie należą do dwóch wyżej wymienionych kategorii i które spółka może ustalić według własnego uznania, o ile nie naruszają one japońskiego prawa spółek, innych bezwzględnie obowiązujących przepisów prawnych czy dobrych obyczajów. Przykłady to ustalenia dotyczące roku obrotowego czy terminu zwołania zwyczajnego zgromadzenia akcjonariuszy. Chociaż te kwestie mogą być również uregulowane w innych wewnętrznych przepisach spółki, ich umieszczenie w statucie podnosi ich znaczenie i wymaga, aby ich zmiana była dokonana przez specjalną uchwałę zgromadzenia akcjonariuszy, co przyczynia się do zapewnienia stabilności zarządzania. Dlatego decyzja o tym, które postanowienia i w jakiej kategorii powinny zostać włączone do statutu, jest ważnym strategicznym wyborem, który powinien uwzględniać przyszłe zarządzanie spółką.
Podstawowe informacje o firmie, które są absolutnie konieczne do zapisu
Absolutnie konieczne do zapisu informacje stanowią podstawę osobowości prawnej firmy i są najważniejszymi informacjami. Artykuł 27 japońskiej Ustawy o Spółkach Akcyjnych (Companies Act) wymienia pięć elementów, które muszą być obowiązkowo zawarte w statucie spółki akcyjnej:
- Cel działalności
- Nazwa handlowa
- Siedziba główna
- Wartość majątku wniesionego przy założeniu lub jego minimalna wartość
- Imię i nazwisko lub nazwa oraz adres założyciela
Wśród tych informacji szczególnie istotne jest określenie celu działalności, ponieważ definiuje ono zakres prawny działania firmy. Cel działalności musi być zgodny z prawem, dochodowy i jasno określony. Jednakże interpretacja “zakresu celu działalności” może różnić się w teorii prawnej i praktyce biznesowej.
Sąd Najwyższy Japonii w wyroku znanym jako sprawa Yawata Iron & Steel (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 24 czerwca 1970 roku) oraz innych, konsekwentnie wskazywał, że zdolność prawna firmy jest ograniczona przez cel określony w statucie, ale zakres ten powinien być interpretowany szeroko. Według orzecznictwa, działania firmy obejmują nie tylko te, które są bezpośrednio związane z celami określonymi w statucie, ale także wszystkie działania “bezpośrednio lub pośrednio niezbędne” do ich realizacji. Taka interpretacja ma na celu ochronę osób trzecich wchodzących w interakcje z firmą i zapewnienie bezpieczeństwa transakcji. Gdyby działania firmy były ściśle ograniczone do celów określonych w statucie, strony transakcji musiałyby ciągle weryfikować, czy ich działania mieszczą się w ramach statutu drugiej strony, co mogłoby utrudniać płynność działalności gospodarczej.
Jednakże, ta szeroka interpretacja prawna nie zawsze znajduje zastosowanie w praktyce biznesowej. Na przykład, przy ubieganiu się o kredyt w instytucji finansowej, jeśli przedmiot finansowania nie jest wyraźnie określony w celach statutowych firmy, proces oceny może napotkać trudności. Ponadto, w przypadku działalności wymagającej specjalnych zezwoleń administracyjnych, takich jak budownictwo czy agencje pracy tymczasowej, konieczne jest, aby treść działalności była zapisana w celach statutowych jako warunek uzyskania zezwolenia. Podczas kontroli podatkowej również mogą pojawić się wątpliwości, czy koszty związane z działalnością nieujawnioną w statucie mogą być uznane za koszty firmy.
Dlatego, nawet jeśli prawo dopuszcza szeroki zakres działalności firmy, aby zapobiec przeszkodom w praktyce biznesowej i zapewnić płynne prowadzenie działalności, mądrym posunięciem jest jak najbardziej konkretnie i kompleksowo określenie w statucie celów działalności, zarówno obecnych, jak i tych, które mogą być rozwijane w przyszłości.
Wymogi dotyczące skuteczności względnych postanowień statutowych
Względne postanowienia statutowe to takie, które wymagają uwzględnienia w statucie spółki, aby mogły wywołać skutki prawne, szanując jednocześnie autonomię spółki, ale także ze względu na potencjalny znaczący wpływ na interesariuszy, takich jak akcjonariusze czy wierzyciele. Jeśli postanowienie nie zostanie zawarte w statucie, nawet jeśli zostanie podjęte uchwałą zgromadzenia akcjonariuszy, będzie ono prawnie nieważne.
Przykłady ogólnych względnych postanowień statutowych obejmują regulacje dotyczące ograniczeń w przenoszeniu akcji, ustanowienie zarządu lub komisji rewizyjnej, a także powołanie zarządcy rejestru akcjonariuszy. Te przepisy pozwalają na dostosowanie jednolitych reguł japońskiego prawa spółek do indywidualnych potrzeb spółki, ale ze względu na ich znaczenie, wymagane jest ich umieszczenie w statucie jako podstawowej regule.
Wśród względnych postanowień statutowych, szczególnie rygorystyczne zasady dotyczą tych określonych w artykule 28 japońskiego prawa spółek, które określają “postanowienia dotyczące nietypowego założenia spółki”. Nazwa ta odnosi się do postanowień dotyczących założenia spółki w sposób odmienny od standardowego założenia poprzez wkłady pieniężne. Do nietypowych postanowień założycielskich należą następujące cztery kwestie:
- Wkłady niepieniężne: wkłady w postaci majątku innego niż pieniądze
- Przyjęcie majątku: umowa, w której założyciel zobowiązuje się do przejęcia określonego majątku po utworzeniu spółki
- Wynagrodzenie założyciela i inne szczególne korzyści: korzyści majątkowe otrzymywane przez założyciela jako nagroda za założenie spółki
- Koszty związane z założeniem spółki, które obciążają spółkę
Wspólnym mianownikiem tych kwestii jest ryzyko uszczerbku dla majątkowej podstawy spółki przez decyzje założyciela w delikatnym etapie, gdy spółka jeszcze nie posiada niezależnych organów decyzyjnych. Na przykład, jeśli założyciel przeszacuje wartość majątku wkładanego jako wkład niepieniężny lub otrzyma nieuzasadnienie wysokie wynagrodzenie, kapitał nowo utworzonej spółki stanie się nominalny, a spółka bez rzeczywistej wartości, tzw. “pusta spółka”, może powstać.
Aby zapobiec takiej sytuacji i zapewnić majątkową podstawę spółki, zgodnie z zasadą “wzmocnienia kapitału”, japońskie prawo spółek wymaga, aby te nietypowe postanowienia założycielskie były zawarte w statucie, a ponadto zasadniczo nakłada obowiązek przeprowadzenia badania przez inspektora wyznaczonego przez sąd, ustanawiając tym samym wielopoziomowy system kontroli.
Serce sprawy dotyczące założenia spółki: wkłady niepieniężne i ich regulacje prawne w Japonii
Wśród różnych kwestii związanych z założeniem spółki, wkłady niepieniężne są najczęściej wykorzystywane w praktyce i podlegają najbardziej szczegółowym regulacjom. Wkład niepieniężny to system, w którym zamiast gotówki do spółki wnosi się majątek, taki jak nieruchomości, pojazdy czy prawa własności intelektualnej, a w zamian otrzymuje się akcje. Jest to korzystne, ponieważ pozwala na zwiększenie kapitału spółki, nawet gdy brakuje środków pieniężnych, poprzez wykorzystanie posiadanych aktywów.
Jednakże, aby zapewnić obiektywność wyceny i zapobiec nienależytemu zawyżaniu wartości kapitału, japońskie prawo spółek nakłada surowe regulacje na wkłady niepieniężne. Regulacje te opierają się na podstawowej zasadzie wzmocnienia kapitału, której celem jest zabezpieczenie finansowej podstawy spółki i ochrona wierzycieli.
Po pierwsze, przy dokonywaniu wkładu niepieniężnego, zgodnie z artykułem 28, punkt 1 japońskiego prawa spółek, musi on zostać szczegółowo opisany w statucie spółki. Oznacza to, że należy jasno określić nazwisko wnioskodawcy, majątek, który ma być wniesiony i jego wartość, oraz liczbę akcji, które mają być przydzielone wnioskodawcy.
Po drugie, zasadniczo po uwierzytelnieniu statutu należy złożyć wniosek do sądu o wyznaczenie inspektora, który przeprowadzi ocenę wartości majątku (zgodnie z artykułem 33 japońskiego prawa spółek). Procedura ta wymaga czasu i pieniędzy, co stanowi znaczne obciążenie w praktyce.
W związku z tym, japońskie prawo spółek przewiduje wyjątkowe przypadki, w których nie jest wymagane przeprowadzenie rygorystycznej kontroli przez inspektora. W praktyce większość wkładów niepieniężnych jest dokonywana z wykorzystaniem tych wyjątków. Wyjątki te dotyczą głównie trzech sytuacji:
- Jeśli łączna wartość wkładów niepieniężnych określona w statucie nie przekracza 5 milionów jenów.
- Jeśli wkładem są papiery wartościowe o ustalonej cenie rynkowej i wartość określona w statucie nie przekracza tej ceny rynkowej.
- Jeśli wartość określona w statucie jest odpowiednia, co zostało potwierdzone przez specjalistów takich jak adwokaci, biegli rewidenci czy doradcy podatkowi (w przypadku nieruchomości wymagana jest dodatkowo ocena rzeczoznawcy majątkowego).
Po trzecie, japońskie prawo spółek przewiduje system odpowiedzialności ex post. Artykuł 52 japońskiego prawa spółek stanowi, że jeśli rzeczywista wartość majątku wniesionego jako wkład niepieniężny przy założeniu spółki jest „znacząco niższa” niż wartość określona w statucie, inicjatorzy i dyrektorzy założyciele są solidarnie zobowiązani do zapłaty tej różnicy spółce (odpowiedzialność za uzupełnienie wartości). Odpowiedzialność ta jest zasadniczo odpowiedzialnością bez winy i jest bardzo surowa. Specjaliści, którzy potwierdzili wartość, również ponoszą solidarną odpowiedzialność, jeśli nie mogą udowodnić, że nie zaniedbali należytej staranności. Wyrok Sądu Najwyższego w Osace z dnia 19 lutego 2016 roku dotyczył przypadku, w którym odpowiedzialność ponosił adwokat, który potwierdził wartość wkładu niepieniężnego, i jest przykładem pokazującym ciężar odpowiedzialności, jaki spoczywa na specjalistach.
Tak więc, japońskie prawo spółek poprzez trzykrotną regulację, obejmującą zapisy w statucie, kontrolę przed dokonaniem wkładu i odpowiedzialność po fakcie, zapobiega nadużyciom wkładów niepieniężnych i rzeczywiście zapewnia zasadę wzmocnienia kapitału.
Dobrowolne postanowienia odzwierciedlające indywidualność firmy w Japonii
Dobrowolne postanowienia to zasady, które firma może opcjonalnie zawrzeć w swoim statucie, poza obowiązkowymi i względnymi postanowieniami, aby ułatwić swoje funkcjonowanie. Te postanowienia nie stają się nieważne, jeśli nie zostaną zawarte w statucie, mogą być również określone w niższych regulacjach, takich jak regulamin zarządu. Jednak celowe umieszczenie ich w statucie, który jest najwyższym dokumentem normatywnym firmy, ma istotne znaczenie.
Aby zmienić postanowienia zawarte w statucie, zasadniczo wymagana jest specjalna uchwała zgromadzenia wspólników, czyli zgoda większości głosów obecnych akcjonariuszy, oraz co najmniej dwie trzecie głosów zgodnych z liczbą głosów obecnych akcjonariuszy. Jest to znacznie bardziej rygorystyczny wymóg w porównaniu do wewnętrznych regulacji firmy, które mogą być łatwo zmieniane przez uchwały zarządu.
W związku z tym, decyzja o tym, które postanowienia uwzględnić jako dobrowolne w statucie, jest strategicznym wyborem, który wymaga rozważenia równowagi między ‘elastycznością’ a ‘stabilnością’ zarządzania. Na przykład, powszechnie jako dobrowolne postanowienia określa się następujące kwestie:
- Termin zwołania zwyczajnego zgromadzenia wspólników
- Liczba członków zarządu i audytorów
- Metoda ustalania wynagrodzenia dla członków zarządu
- Rok obrotowy
Zwłaszcza w przypadku joint ventures z wieloma akcjonariuszami lub firm otrzymujących inwestycje od zewnętrznych inwestorów, ‘zamrożenie’ określonych zasad operacyjnych jako dobrowolnych postanowień w statucie może być skutecznym środkiem ochrony praw mniejszościowych akcjonariuszy oraz zapewnienia przestrzegania umów między założycielami. Na przykład, określenie liczby członków zarządu w statucie może zapobiec jednostronnej zmianie składu zarządu przez większościowych akcjonariuszy. W ten sposób dobrowolne postanowienia funkcjonują jako narzędzie zarządzania, które odzwierciedla indywidualność firmy oraz dynamikę między interesariuszami, a także zapobiega przyszłym konfliktom.
Ostatni etap tworzenia statutu: Procedura uwierzytelniania
W procesie zakładania spółki akcyjnej w Japonii, statut założycielski (japoński: 原始定款) sporządzony przez założycieli musi zostać uwierzytelniony przez notariusza, aby nabrał mocy prawnej, zgodnie z artykułem 30, paragraf 1 japońskiego Kodeksu Spółek (会社法). Procedura uwierzytelniania jest kluczowym procesem, który zapewnia jasność statutu, zapobiega przyszłym sporom oraz oficjalnie potwierdza, że statut został stworzony zgodnie z prawem.
Istnieją dwa sposoby uwierzytelniania: tradycyjne „uwierzytelnianie dokumentu papierowego” oraz nowoczesne „uwierzytelnianie elektronicznego statutu”. Największa różnica między nimi leży w kosztach, a szczególnie w obecności lub braku podatku od dokumentów, znanego w Japonii jako podatek stemplowy. Statut sporządzony w formie papierowej podlega opodatkowaniu zgodnie z japońską ustawą o podatku stemplowym i wymaga dołączenia znaku skarbowego o wartości 40 000 jenów. Z kolei elektroniczny statut, jako dane elektroniczne, nie jest uznawany za „dokument” i nie podlega temu podatkowi.
Jednakże, aby stworzyć i uwierzytelnić elektroniczny statut, potrzebne są specjalistyczne urządzenia takie jak oprogramowanie do elektronicznego podpisu, czytnik kart IC oraz certyfikat elektroniczny przechowywany na karcie My Number. Jeśli te środowiska mają być przygotowane indywidualnie od podstaw, początkowa inwestycja może przekroczyć oszczędności wynikające z braku podatku stemplowego. Dlatego, zwłaszcza w przypadku jednorazowego zakładania spółki, zwrócenie się o pomoc do specjalisty, takiego jak notariusz czy adwokat, który już posiada środowisko do elektronicznego uwierzytelniania, może być najbardziej efektywnym wyborem zarówno pod względem kosztów, jak i czasu.
Poniższa tabela przedstawia główne różnice między uwierzytelnianiem papierowym a elektronicznym.
Element | Uwierzytelnianie papierowe | Uwierzytelnianie elektroniczne |
Opłata notarialna | Od 30 000 do 50 000 jenów, w zależności od kapitału zakładowego | Od 30 000 do 50 000 jenów, w zależności od kapitału zakładowego |
Podatek stemplowy | 40 000 jenów | Nie dotyczy |
Opłata za odpis | Około 250 jenów za stronę | Opłata za dostarczenie tych samych informacji, np. 700 jenów za dokument |
Wymagane urządzenia itp. | Nie dotyczy | Certyfikat elektroniczny, czytnik kart IC, oprogramowanie do podpisu itp. |
Zarys procedury | Osobiste stawiennictwo w biurze notarialnym w celu uwierzytelnienia | Możliwość złożenia wniosku online |
Jak widać w tabeli, uwierzytelnianie elektroniczne ma wyraźną przewagę w postaci braku podatku stemplowego, jednak aby skorzystać z tej zalety, konieczne jest posiadanie odpowiednich technicznych przygotowań. Ważne jest, aby wybrać metodę najlepiej odpowiadającą sytuacji własnej firmy.
Podsumowanie
Jak szczegółowo opisano w niniejszym artykule, statut nie jest tylko jednym z dokumentów założycielskich, lecz najważniejszym dokumentem określającym tożsamość prawną firmy, jej zarządzanie oraz podstawy operacyjne działalności. Na niezbędnym szkielecie absolutnych zapisów statutowych, poprzez względne zapisy statutowe, projektuje się strategiczną strukturę organizacyjną firmy, a opcjonalne zapisy statutowe pozwalają na wplecenie unikalnych zasad operacyjnych, tworząc tym samym ‘konstytucję’ na miarę każdej firmy. Szczególnie, równowaga między prawną interpretacją a praktycznymi wymaganiami dotyczącymi zapisów o ‘celach’ firmy, które określają zakres jej działalności, oraz złożone regulacje dotyczące ‘wkładów niepieniężnych’, które ucieleśniają zasadę kapitału, są trudne do odpowiedniego adresowania bez specjalistycznej wiedzy. Dokładne zrozumienie tych przepisów i ich odpowiednie odzwierciedlenie w statucie jest niezbędne do zbudowania solidnych fundamentów, które zminimalizują przyszłe ryzyko prawne i umożliwią trwały wzrost.
Nasza kancelaria prawna Monolith, działająca w Japonii, posiada bogate doświadczenie w obsłudze wielu klientów w zakresie omawianego tematu. W naszym zespole, oprócz dwujęzycznych prawników z japońskimi kwalifikacjami adwokackimi, znajdują się również prawnicy posiadający kwalifikacje zagraniczne i mówiący po angielsku, co pozwala nam na dostarczanie precyzyjnej pomocy prawnej dostosowanej do unikalnych potrzeb klientów rozwijających swoje przedsiębiorstwa w międzynarodowym środowisku biznesowym. Oferujemy optymalne rozwiązania oparte na specjalistycznej wiedzy na każdym etapie, począwszy od tworzenia statutu, poprzez jego notarialne poświadczenie, aż po budowanie struktury zarządzania po założeniu firmy.
Category: General Corporate