Japoński prawny framework dotyczący pracowników z umowami na czas określony: Przewodnik dla przedsiębiorców

Umowy o pracę na czas określony stanowią ważną opcję strategiczną dla wielu firm, umożliwiającą odpowiedź na specyficzne projekty lub sezonowe zapotrzebowanie, a także umożliwiającą ustanowienie okresu próbnego. Taki rodzaj umowy oferuje znaczące korzyści w zakresie elastycznego zabezpieczenia potrzebnej siły roboczej. Jednakże, japoński system prawny pracy wprowadza rygorystyczne regulacje prawne w celu zapewnienia stabilności zatrudnienia pracowników na umowach terminowych. W szczególności, prawo dotyczące umów o pracę w Japonii, będące kluczowym elementem tego systemu, określa istotne zasady, których firmy muszą przestrzegać w zakresie długości umów, przekształcania ich w umowy na czas nieokreślony oraz procedur związanych z zakończeniem umowy. Operowanie umowami na czas określony bez zrozumienia tych regulacji może prowadzić do nieoczekiwanych sporów prawnych i ryzyka finansowego. Charakterystyczną cechą japońskiego systemu prawnego jest tendencja do postrzegania umów na czas określony nie jako serii pojedynczych, niezależnych kontraktów, ale jako ciągłego stosunku pracy, którego natura prawna może ewoluować wraz z kolejnymi odnowieniami. Z każdym odnowieniem umowy, oczekiwania pracownika co do kontynuacji zatrudnienia zyskują większą ochronę prawną, a wraz z tym zakres dyskrecji pracodawcy w kwestii zakończenia umowy staje się coraz węższy. Dlatego też, pierwsze zawarcie umowy nie jest statycznym zakończeniem porozumienia, lecz początkiem relacji, która może ewoluować w kontekście prawnym, co stanowi pierwszy krok w zarządzaniu ryzykiem. Niniejszy artykuł ma na celu szczegółowe wyjaśnienie tych regulacji, aby pomóc kadrze zarządzającej firm i osobom odpowiedzialnym za kwestie prawne w zrozumieniu kluczowych ram prawnych dotyczących pracowników na umowy terminowe w japońskim prawie pracy i w odpowiednim reagowaniu na nie.  

Okres obowiązywania umów o pracę na czas określony w Japonii

Przy zawieraniu umowy o pracę na czas określony w Japonii, kluczowe jest zrozumienie maksymalnego okresu jednej umowy. Zgodnie z artykułem 14 ustęp 1 Japońskiej Ustawy o Standardach Pracy (Japanese Labor Standards Act), maksymalny okres jednej umowy o pracę został zasadniczo ustalony na 3 lata, aby zapobiec nieuzasadnionemu długoterminowemu zobowiązaniom pracowników . Przepis ten dotyczy wyłącznie maksymalnego okresu jednej umowy i nie ogranicza liczby możliwych odnowień umowy .  

Jednakże istnieją ważne wyjątki od tej zasady. Po pierwsze, w przypadku umów z pracownikami posiadającymi “wysokie kwalifikacje specjalistyczne, umiejętności lub doświadczenie”, maksymalny okres może zostać wydłużony do 5 lat . To, czy pracownik spełnia kryteria “wysokich kwalifikacji specjalistycznych”, nie zależy od subiektywnego osądu pracodawcy, lecz jest określone na podstawie obiektywnych standardów ustanowionych przez prawo. Konkretnie, mogą to być osoby z tytułem doktora, lekarze, adwokaci, architekci z pierwszą klasą kwalifikacji państwowych, systemowi inżynierowie czy projektanci z określonym doświadczeniem zawodowym i rocznym dochodem (na przykład powyżej 10,75 miliona jenów) . Drugim wyjątkiem jest sytuacja, gdy umowa jest zawierana z pracownikiem, który w momencie zawarcia umowy ma ukończone 60 lat – wówczas maksymalny okres wynosi również 5 lat . Dodatkowo, umowy określające czas niezbędny do zakończenia określonego projektu, takiego jak budowa tamy, mogą być uznane za ważne na cały okres niezbędny do zakończenia tego projektu .  

Z drugiej strony, prawo japońskie nie określa minimalnego okresu trwania umowy o pracę . Niemniej jednak, artykuł 17 ustęp 2 Japońskiej Ustawy o Umowach Pracy (Japanese Labor Contract Act) nakłada na pracodawców obowiązek uwzględnienia, aby nie odnawiać umów na niepotrzebnie krótkie okresy w sposób powtarzalny, co jest niezgodne z celem umowy (obowiązek uwzględnienia) . Ten obowiązek uwzględnienia nie jest jedynie celowym dążeniem. Na przykład, praktyka powtarzania umów na ekstremalnie krótkie okresy, takie jak jeden miesiąc, mimo że praca ma charakter stały, może być uznana za jeden z czynników uzasadniających “racjonalne oczekiwania pracownika co do odnowienia umowy” w przypadku sporu o ważność zakończenia zatrudnienia. Innymi słowy, strategia umów dążąca do krótkoterminowej elastyczności może ostatecznie zwiększyć ryzyko prawne przy zakończeniu umowy, co powinno być rozważone w ramach decyzji zarządczych.  

Przekształcenie w umowę o pracę na czas nieokreślony („Reguła 5 lat”)

Jednym z najważniejszych przepisów dotyczących umów o pracę na czas określony jest system przekształcenia w umowę na czas nieokreślony, znany jako „Reguła 5 lat”. Artykuł 18 japońskiej Ustawy o Umowach Pracy stanowi, że jeśli umowa o pracę na czas określony z tym samym pracodawcą jest wielokrotnie odnawiana i łączny okres tych umów przekracza 5 lat, pracownik nabywa prawo do złożenia wniosku o przekształcenie w umowę na czas nieokreślony (prawo do wnioskowania o przekształcenie na czas nieokreślony).

Aby to prawo mogło zaistnieć, muszą zostać spełnione trzy warunki: po pierwsze, łączny okres umów na czas określony musi przekroczyć 5 lat, po drugie, w tym czasie musi dojść co najmniej do jednego odnowienia umowy, a po trzecie, obliczanie tego łącznego okresu rozpoczyna się od umów zawartych po 1 kwietnia 2013 roku. Jeśli pracownik skorzysta z tego prawa i złoży wniosek o przekształcenie w umowę na czas nieokreślony po przekroczeniu łącznego okresu 5 lat, pracodawca jest zobowiązany zaakceptować taki wniosek i nie może go odrzucić. Umowa na czas nieokreślony po przekształceniu zaczyna obowiązywać od dnia następującego po dniu zakończenia poprzedniej umowy na czas określony.

Warunki pracy po przekształceniu są zasadniczo takie same jak w ostatniej umowie na czas określony, z wyjątkiem postanowień dotyczących okresu umowy (takich jak stanowisko, miejsce pracy, wynagrodzenie itp.). Jednakże, możliwe jest zmienienie tych warunków poprzez odrębne postanowienia w regulaminie pracy. Ważne jest, aby zrozumieć, że przekształcenie w umowę na czas nieokreślony nie oznacza automatycznie zatrudnienia na warunkach tzw. „pracownika stałego”. Przedsiębiorstwa mogą wprowadzić nowe kategorie zatrudnienia dla pracowników przekształconych na czas nieokreślony. Jednakże, przy tworzeniu różnic w warunkach pracy między nimi a pracownikami stałymi, konieczne jest posiadanie racjonalnych powodów opartych na takich elementach jak zakres obowiązków, odpowiedzialności czy możliwości przeniesienia, aby uniknąć ryzyka uznania za nieuzasadnione różnice w warunkach pracy, co jest zabronione przez japońską Ustawę o Poprawie Zarządzania Zatrudnieniem Pracowników Częściowych i na Czas Określony (Ustawa o Pracownikach Częściowych i na Czas Określony) w artykule 8.

W obliczeniu łącznego okresu umów istnieje również reguła tzw. „cooling-off”, czyli okresu przerwy. Zgodnie z artykułem 18 ustęp 2 japońskiej Ustawy o Umowach Pracy, jeśli poprzednia umowa na czas określony trwała mniej niż rok, to okres przerwy równy połowie tej umowy, określony przez rozporządzenie Ministerstwa Zdrowia, Pracy i Opieki Społecznej, powoduje wyłączenie wcześniejszych umów z łącznego okresu. Jeśli poprzednia umowa trwała rok lub dłużej, to przerwa wynosząca co najmniej 6 miesięcy przed zawarciem nowej umowy również resetuje licznik.

Istnieją również wyjątki od reguły 5 lat. Dla pracowników wysokiej specjalizacji zaangażowanych w konkretne projekty lub dla osób starszych zatrudnionych po osiągnięciu wieku emerytalnego, pracujących u pracodawcy, który otrzymał certyfikat odpowiedniego zarządzania zatrudnieniem, prawo do wnioskowania o przekształcenie na czas nieokreślony może nie zaistnieć przez określony czas.

Jako punkt uwagi dla zarządzania, działania mające na celu jedynie uniknięcie powstania prawa do wnioskowania o przekształcenie na czas nieokreślony, takie jak nieodnawianie umowy tuż przed upływem 5 lat (tzw. „zakończenie zatrudnienia”), niosą ryzyko prawnego sporu. Aby takie zakończenie zatrudnienia było uznane za ważne, samo unikanie przekształcenia nie jest wystarczającym powodem; wymagane są obiektywnie racjonalne przyczyny, takie jak konieczność biznesowa. W związku z tym, reguła 5 lat w istocie wymaga od przedsiębiorstw wczesnego rozważenia długoterminowej roli pracowników na umowach na czas określony i planowego zarządzania personelem.

Zakończenie umowy o pracę na czas określony: zwolnienie w trakcie trwania umowy i nieprzedłużenie umowy po jej wygaśnięciu w Japonii

Metody zakończenia japońskiej umowy o pracę na czas określony dzielą się na dwie główne kategorie: ‘zwolnienie’ przed upływem okresu, na który umowa została zawarta, oraz ‘nieprzedłużenie umowy’ po jej wygaśnięciu. Te dwa pojęcia są prawnie zupełnie różne i wymagania, które muszą być spełnione, aby ich zastosowanie było uznane za ważne, znacznie się różnią.

Zwolnienie w trakcie okresu umowy

Artykuł 17, paragraf 1 japońskiej Ustawy o Umowach Pracy stanowi, że pracodawca nie może zwolnić pracownika zatrudnionego na podstawie umowy na czas określony w trakcie jej trwania, chyba że wystąpią nieuniknione okoliczności . Wymóg “nieuniknionych okoliczności” jest interpretowany znacznie bardziej rygorystycznie niż standard “braku obiektywnie racjonalnych powodów i niespełnienia norm społecznych” stosowany przy zwolnieniach pracowników z umowami na czas nieokreślony . Sądy przywiązują dużą wagę do faktu, że umowa na czas określony jest obietnicą zatrudnienia na określony okres i uważają, że jednostronne zerwanie tej obietnicy wymaga istotnych okoliczności, które czynią kontynuację kontraktu trudną do oczekiwania .  

Konkretnie, takie nieprzewidywalne okoliczności jak upadłość firmy czy katastrofy naturalne niszczące miejsce pracy, a także bardzo poważne problemy ze strony pracownika, takie jak popełnienie poważnego przestępstwa czy długotrwała niezdolność do pracy, mogą zostać uznane za “nieuniknione okoliczności” . Z drugiej strony, przyczyny takie jak zwykłe pogorszenie wyników finansowych, niewystarczające umiejętności pracownika czy drobne naruszenia dyscypliny pracy rzadko kiedy są uznawane za wystarczające do zwolnienia w trakcie okresu umowy .  

Przypadki, w których sądy uznały zwolnienie w trakcie okresu umowy za ważne, są bardzo ograniczone i świadczą o ich wyjątkowości. Na przykład, w przypadku znacznego podania nieprawdziwego wieku przy zatrudnieniu na stanowisko wymagające siły fizycznej (wyrok Sądu Okręgowego w Tokio z dnia 28 marca 2008 roku), odmowy przyjęcia legalnego polecenia przeniesienia i kontynuowania nieobecności bez usprawiedliwienia (sprawa firmy Kyoei Security Services, wyrok Sądu Okręgowego w Tokio z dnia 28 maja 2019 roku), czy ukrywania nieobecności i jednoczesnego podejmowania pracy w konkurencyjnej firmie (wyrok Sądu Okręgowego w Tokio z dnia 26 lutego 2018 roku), gdzie uznano rażące naruszenie zasad lojalności przez pracownika . Dlatego z punktu widzenia zarządzania, umowa na czas określony powinna być postrzegana jako zobowiązanie, które, raz zawarte, nie może być rozwiązane w trakcie jej trwania, chyba że wystąpią wyjątkowe okoliczności. W związku z tym, najważniejszą strategią zarządzania ryzykiem jest ostrożny dobór kandydatów na etapie rekrutacji oraz właściwe ustalenie początkowego okresu umowy.  

Zakończenie zatrudnienia na czas określony w Japonii

“Zakończenie zatrudnienia na czas określony” odnosi się do sytuacji, gdy pracodawca decyduje się nie przedłużać umowy o pracę na czas określony po upływie jej terminu. Zasadniczo, zakończenie takiej umowy z powodu wygaśnięcia terminu powinno być możliwe do przeprowadzenia swobodnie, jednak artykuł 19 japońskiej Ustawy o Umowach Pracy (Labor Contract Act) kodifikuje ugruntowaną w orzecznictwie zasadę zakończenia zatrudnienia na czas określony, ograniczając w pewnych przypadkach swobodę pracodawcy w tym zakresie.

Zasada ta ma zastosowanie głównie w dwóch przypadkach:

1. Gdy umowa o pracę na czas określony była wielokrotnie przedłużana w przeszłości i jej zakończenie jest społecznie równoważne z rozwiązaniem umowy o pracę na czas nieokreślony (typ umowy o charakterze de facto stałym).
2. Gdy pracownik ma uzasadnione powody, by oczekiwać, że jego umowa o pracę na czas określony zostanie przedłużona po upływie terminu (typ ochrony oczekiwań).

W przypadkach spełniających którekolwiek z tych kryteriów, zakończenie zatrudnienia przez pracodawcę jest nieważne, “jeśli brakuje mu obiektywnie racjonalnych przyczyn i nie jest uznane za odpowiednie według społecznych norm”. Czy pracownik ma “uzasadnione oczekiwania co do przedłużenia” jest oceniane na podstawie ogólnego rozważenia takich okoliczności, jak stałość wykonywanej pracy, liczba przedłużeń i łączny okres zatrudnienia, czy procedury przedłużania były tylko formalnością, a także czy były jakiekolwiek sugestie kontynuacji zatrudnienia ze strony kierownictwa.

Do zrozumienia tej zasady przydatne są pewne ważne precedensy sądowe. W sprawie zakładu Yanagicho firmy Toshiba (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 22 lipca 1974 roku) stwierdzono nieważność zakończenia zatrudnienia pracownika tymczasowego, który był zatrudniony na krótkoterminowych umowach wielokrotnie przedłużanych i wykonywał stałą pracę, uznając to za równoważne z rozwiązaniem umowy na czas nieokreślony. W sprawie Hitachi Medico (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 4 grudnia 1986 roku) uznano, że mimo uzasadnionych oczekiwań pracownika co do przedłużenia umowy, zakończenie zatrudnienia było ważne z powodu wysokiej konieczności biznesowej, jaką była zamknięcie fabryki, i nieuchronności redukcji personelu. To orzeczenie pokazuje, że nawet jeśli istnieją uzasadnione oczekiwania, zakończenie zatrudnienia może być uznane za ważne, jeśli istnieją przeważające obiektywne i racjonalne przyczyny.

Wśród niedawnych przypadków godnych uwagi jest sprawa firmy Hakuhodo (wyrok Sądu Okręgowego w Fukuoka z dnia 17 marca 2020 roku). W tej sprawie, mimo że w umowie pracownika, który był zatrudniany na podstawie kolejnych umów przez około 30 lat, wyraźnie zaznaczono klauzulę o braku możliwości przedłużenia po upływie pięciu lat, sąd przywiązał większą wagę do długotrwałej praktyki przedłużania umów i uznał zakończenie zatrudnienia za nieważne, uznając, że pracownik miał uzasadnione powody do oczekiwania na przedłużenie. Ten wyrok jasno pokazuje, że nie można polegać wyłącznie na treści umowy, a rzeczywista praktyka i zachowanie kierownictwa mogą niezamierzenie wywołać u pracownika prawnie chronione oczekiwania. Dlatego zarządzanie ryzykiem prawnym związanym z zakończeniem zatrudnienia wymaga nie tylko odpowiedniego przygotowania umów, ale także rygorystycznego podejścia do rozmów i procesów oceny w czasie przedłużania umów oraz odpowiedniego szkolenia kierownictwa w zakresie komunikacji.

Porównanie prawne zwolnienia w trakcie okresu umowy i nieprzedłużenia umowy w Japonii

Rozumienie prawnych różnic między dwoma metodami zakończenia umowy na czas określony, “zwolnieniem w trakcie okresu umowy” i “nieprzedłużeniem umowy”, stanowi podstawę właściwego zarządzania pracownikami. Poniższa tabela przedstawia główne różnice między tymi dwoma podejściami.

Jak wynika z powyższego porównania, zwolnienie w trakcie okresu umowy jest wyjątkiem od wyjątków, podczas gdy nieprzedłużenie umowy jest strukturą, w której ważność jest surowo oceniana w zależności od rzeczywistości odnawiania umów. Świadomość tych różnic i dokładne zrozumienie wymaganych prawnych wymogów w każdej sytuacji jest kluczem do zapobiegania konfliktom.

Podsumowanie

Podczas zatrudniania pracowników na umowę terminową w ramach japońskiego systemu prawa pracy niezbędne jest głębokie zrozumienie rygorystycznych regulacji, które kryją się za ich elastycznością. Jak wyjaśniono w niniejszym artykule, istotne elementy, których przestrzegać muszą przedsiębiorstwa, to limit czasu trwania umów, zasady przekształcania umów w nieokreślone po przekroczeniu łącznego okresu pięciu lat oraz bardzo różne zasady prawne dotyczące zwolnień “w trakcie okresu umowy” i “zakończenia zatrudnienia” przy wygaśnięciu umowy. Szczególnie istotne jest to, że zwolnienie w trakcie okresu umowy jest praktycznie niemożliwe z powodu wysokich wymagań, a także fakt, że powtarzanie odnowień umowy bez należytej uwagi może niezamierzenie utrudnić zakończenie zatrudnienia. Skuteczne wykorzystanie pracowników na umowy terminowe nie kończy się na podpisaniu odpowiednio przygotowanego kontraktu. Wymaga to ciągłej działalności zarządczej, która obejmuje planowanie zatrudnienia z długoterminowej perspektywy, tworzenie jasnych i spójnych wewnętrznych procesów dotyczących odnowień i zakończeń oraz odpowiednie szkolenie kadry kierowniczej.

Kancelaria Prawna Monolith posiada doświadczenie w dostarczaniu bogatej porady prawnej dotyczącej ogólnych zagadnień prawa pracy w Japonii, w tym problemów związanych z umowami terminowymi, dla różnorodnych klientów krajowych i międzynarodowych. Naszą siłą jest głęboka specjalistyczna wiedza o japońskim systemie prawnym, a także zespół prawników mówiących w języku angielskim, w tym tych z kwalifikacjami zagranicznymi. Pozwala to na precyzyjne zrozumienie specyficznych obaw i kontekstu działalności międzynarodowej naszych klientów oraz na dostarczanie jasnego i praktycznego wsparcia prawnego bez barier językowych. W każdym aspekcie – od zarządzania zatrudnieniem na umowy terminowe, przez organizację regulaminów pracy, po radzenie sobie z konfliktami pracowniczymi – mocno wspieramy biznes naszych klientów z perspektywy prawnej.