Prawna struktura rocznego płatnego urlopu w japońskim prawie pracy i praktyczne podejście do jego realizacji

W japońskim systemie prawa pracy roczny płatny urlop jest podstawowym prawem przyznanym pracownikom. System ten ma na celu umożliwienie pracownikom odzyskania sił fizycznych i psychicznych oraz prowadzenie satysfakcjonującego życia społecznego. Z punktu widzenia zarządzania przedsiębiorstwem, dokładne zrozumienie i właściwe stosowanie systemu rocznego płatnego urlopu nie jest tylko kwestią świadczeń pracowniczych, ale stanowi kluczowy obowiązek związany z przestrzeganiem przepisów prawnych i zarządzaniem ryzykiem pracowniczym. Przedsiębiorcy stają przed wieloma wyzwaniami. Konkretnie, wymaga się od nich dokładnego obliczenia liczby dni urlopu płatnego przysługujących każdemu pracownikowi, odpowiedniego dostosowania między wnioskami pracowników o urlop a potrzebami operacyjnymi przedsiębiorstwa, a także pewnego wypełnienia obowiązku wykorzystania co najmniej pięciu dni urlopu rocznie, wprowadzonego w 2019 roku. Z tymi wymaganiami wiążą się również powiązane zadania administracyjne i finansowe rozważania. W niniejszym artykule, opierając się na japońskiej Ustawie o Standardach Pracy oraz powiązanych orzeczeniach sądowych, kompleksowo wyjaśniamy prawne ramy systemu rocznego płatnego urlopu z profesjonalnego punktu widzenia. Systematycznie porządkujemy i wyjaśniamy praktyczne kwestie, z którymi przedsiębiorstwa się mierzą, od wymogów przyznawania, przez prawa i obowiązki pracodawców i pracowników, po strategiczne metody zarządzania takie jak system planowanego przyznawania urlopu, aż do konsekwencji prawnych naruszenia przepisów.  

Wymagania i liczba dni urlopu wypoczynkowego w Japonii

Podstawę prawną dla urlopu wypoczynkowego w Japonii stanowi artykuł 39 japońskiej Ustawy o Standardach Pracy . Jest to obowiązek nałożony na pracodawców przez prawo, a nie system urlopowy ustanowiony dobrowolnie przez przedsiębiorstwa. Aby pracownik mógł nabyć prawo do pierwszego urlopu wypoczynkowego, musi spełnić dwa wymagania określone w ustawie .  

Pierwszym wymogiem jest ciągłość zatrudnienia. Pracownik musi być zatrudniony nieprzerwanie przez okres 6 miesięcy od daty zatrudnienia. Drugim wymogiem jest wskaźnik frekwencji. W ciągu tych 6 miesięcy pracownik musi być obecny w pracy przez co najmniej 80% wszystkich dni roboczych. Pracodawcy są zobowiązani do przyznania pracownikom, którzy spełnią te wymagania, co najmniej 10 dni roboczych urlopu wypoczynkowego.

Po pierwszym przyznaniu, liczba dni urlopu wypoczynkowego zwiększa się wraz z długością ciągłego zatrudnienia. Dla zwykłego pracownika, po 6 miesiącach ciągłego zatrudnienia i przyznaniu 10 dni roboczych urlopu, liczba dni urlopu wzrasta z każdym kolejnym rokiem i osiąga maksymalną wartość 20 dni roboczych po 6 latach i 6 miesiącach pracy .  

Z kolei pracownicy zatrudnieni na część etatu lub pracujący krótsze godziny również otrzymują urlop wypoczynkowy. Jednak liczba dni urlopu jest ustalana proporcjonalnie do liczby dni roboczych w tygodniu. Dotyczy to pracowników, którzy pracują mniej niż 30 godzin tygodniowo i mają mniej niż 4 dni robocze w tygodniu lub mniej niż 216 dni roboczych w roku . Konkretne liczby dni urlopu przedstawia poniższa tabela.  

W przypadku urlopu wypoczynkowego w Japonii istnieją również przepisy dotyczące przenoszenia niewykorzystanego urlopu na kolejny rok oraz przedawnienia. Pracownik może przenieść niewykorzystany urlop na następny rok, ale zgodnie z artykułem 115 japońskiej Ustawy o Standardach Pracy, prawo do urlopu wypoczynkowego wygasa po upływie 2 lat od jego nabycia .  

Zgodnie z zasadami prawa, urlop wypoczynkowy jest przyznawany na podstawie daty zatrudnienia każdego pracownika, co oznacza, że ‘data bazowa’ dla przyznania urlopu jest różna dla każdego pracownika . Jest to szczególnie skomplikowane dla firm zatrudniających wielu pracowników, ponieważ wymaga to śledzenia indywidualnych dat bazowych każdego pracownika, obliczania liczby dni urlopu oraz zarządzania obowiązkiem wykorzystania co najmniej 5 dni urlopu rocznie, co zwiększa koszty administracyjne i ryzyko błędów. Aby sprostać temu wyzwaniu, niektóre firmy wprowadzają metodę zwaną ‘jednolitym traktowaniem’. Polega ona na ujednoliceniu daty bazowej urlopu wypoczynkowego wszystkich pracowników, na przykład na 1 kwietnia każdego roku . Dzięki temu zarządzanie urlopem wypoczynkowym może być skonsolidowane do jednej operacji rocznie, co zwiększa efektywność zarządzania i zmniejsza ryzyko błędów. Jednak przy wprowadzaniu tego systemu niezbędne jest zwrócenie uwagi, aby nie działać na niekorzyść pracowników. Na przykład, pracownikom zatrudnionym w drugiej połowie roku należy przyznać urlop wcześniej niż wynika to z ustawowych wymogów, tak aby system nie naruszał minimalnych standardów określonych przez prawo. W ten sposób ujednolicenie daty bazowej nie jest tylko zmianą procedury administracyjnej, ale powinno być rozważane jako część strategicznego zarządzania pracą, zawsze z poszanowaniem przepisów prawa.  

Prawo do wyboru terminu urlopu przez pracownika i prawo do zmiany terminu przez pracodawcę w Japonii

Wokół kwestii terminu wykorzystania urlopu wypoczynkowego krzyżują się prawa pracownika i potrzeby operacyjne pracodawcy. Japońska Ustawa o Standardach Pracy (Japanese Labor Standards Act) zawiera mechanizmy mające na celu zachowanie równowagi między tymi dwoma aspektami.

Na wstępie, jako podstawowa zasada, pracownik ma prawo do wykorzystania rocznego płatnego urlopu wypoczynkowego w terminie, który sobie życzy. Prawo to nazywane jest “prawem do wyboru terminu” (時季指定権). Pracownik nie ma obowiązku tłumaczenia pracodawcy przyczyn wykorzystania urlopu, a pracodawca zasadniczo nie może odmówić przyjęcia takiego wniosku.

Jednakże istnieje wyjątek od tego prawa pracownika, którym jest “prawo do zmiany terminu” (時季変更権) przez pracodawcę. Zgodnie z artykułem 39, paragraf 5 japońskiej Ustawy o Standardach Pracy, pracodawca może zmienić termin urlopu na inny, jeśli wyznaczony przez pracownika termin urlopu “zakłóciłby normalne funkcjonowanie przedsiębiorstwa”.

Wymóg “zakłócenia normalnego funkcjonowania przedsiębiorstwa” jest interpretowany bardzo rygorystycznie. Proste powody, takie jak szczyt obciążenia pracy czy trudności z zastępstwem, nie uzasadniają wykorzystania prawa do zmiany terminu. W orzecznictwie uznaje się, że należy obiektywnie rozważyć różne okoliczności, takie jak charakter pracy wykonywanej przez pracownika, cykle pracy, trudność w znalezieniu zastępstwa, liczba innych pracowników ubiegających się o urlop w tym samym dniu. Ważne jest, aby pracodawca przed wykorzystaniem prawa do zmiany terminu podjął wszelkie możliwe środki, aby umożliwić pracownikowi wykorzystanie urlopu zgodnie z jego życzeniem, na przykład poprzez zorganizowanie zastępstwa lub dostosowanie harmonogramu pracy.

Japoński Sąd Najwyższy w przeszłości ustalił wysokie wymagania dla wykorzystania prawa do zmiany terminu, jak w przypadku sprawy Nippon Telegraph and Telephone Public Corporation Konohana Telegraph and Telephone Office (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 18 marca 1982 roku) czy sprawy Hirosaki Telegraph and Telephone Office (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 10 lipca 1987 roku), gdzie uznano, że pracodawca może wykorzystać prawo do zmiany terminu tylko w wyjątkowych i ograniczonych sytuacjach, takich jak obiektywnie trudne zastępstwo.

Warto zwrócić uwagę na niedawny wyrok w sprawie East Japan Railway Company (wyrok Sądu Apelacyjnego w Tokio z dnia 28 lutego 2024 roku), w którym uznano za legalne wykorzystanie prawa do zmiany terminu przez firmę w odpowiedzi na wniosek o urlop roczny złożony przez maszynistę shinkansen. Sąd doszedł do takiego wniosku ze względu na wysoki poziom specjalizacji i znaczenie bezpieczeństwa w pracy maszynisty shinkansen, wyjątkowe trudności z zastępstwem oraz fakt, że firma wprowadziła sprawiedliwe zasady dotyczące kolejności korzystania z urlopu i starała się o planowe zarządzanie personelem.

W praktyce również pojawiają się kwestie związane z wykorzystaniem prawa do zmiany terminu wobec pracowników planujących odejście z pracy i wnioskujących o długoterminowe skumulowane wykorzystanie urlopu. Zasadniczo, w przypadku osób odchodzących, nie ma możliwości wyznaczenia alternatywnego terminu, więc wykorzystanie prawa do zmiany terminu nie jest dozwolone. Jednakże w sprawie R Company (wyrok Sądu Okręgowego w Tokio z dnia 19 stycznia 2009 roku) wyjątkowo przyznano takie prawo. W tle tej sprawy leżały wyjątkowe okoliczności, takie jak fakt, że pracownik był odpowiedzialny za ważny projekt, nie zakończył przekazywania obowiązków, a jego nieobecność mogłaby poważnie zakłócić działalność firmy. Wyrok ten wskazuje, że wykorzystanie prawa do zmiany terminu wobec osób odchodzących nie jest absolutnie niemożliwe, ale jest ograniczone do sytuacji, gdy przekazanie obowiązków jest niezbędne i nie może być wykonane przez inną osobę z powodu obiektywnych i poważnych przyczyn.

Wnioski płynące z tych orzeczeń są takie, że wykorzystanie prawa do zmiany terminu nie jest tylko prawem pracodawcy, ale raczej sytuacją, w której oceniane są jego zdolności zarządzania personelem. Proste twierdzenie “jest szczyt pracy” nie jest wystarczające w świetle prawa. Sądy pytają, jakie konkretne wysiłki podjął pracodawca, aby spełnić życzenia pracownika dotyczące urlopu. Stały niedobór personelu nie jest uzasadnieniem dla wykorzystania prawa do zmiany terminu, ale raczej jest postrzegany jako wyzwanie zarządcze. Dlatego przy rozważaniu wykorzystania prawa do zmiany terminu należy zastanowić się, czy decyzja ta wytrzyma sądową kontrolę, czyli czy firma na co dzień praktykuje planowe zarządzanie personelem, takie jak zapewnienie zastępstwa czy wyrównywanie obciążenia pracą.

Obowiązek wykorzystania pięciu dni urlopu wypoczynkowego w roku

Wprowadzona 1 kwietnia 2019 roku (rok Heisei 31) nowelizacja japońskiej Ustawy o Standardach Pracy przyniosła znaczące zmiany w systemie corocznego płatnego urlopu wypoczynkowego. Nowelizacja ta nakłada na wszystkich pracodawców obowiązek zapewnienia, aby pracownicy, którzy podlegają temu przepisowi, wykorzystali co najmniej pięć dni płatnego urlopu wypoczynkowego w ciągu roku .  

Obowiązek ten dotyczy wszystkich pracowników, którzy w danym roku otrzymują co najmniej dziesięć dni płatnego urlopu wypoczynkowego. Obejmuje to zarówno kierowników, pracowników zatrudnionych na czas określony, jak i pracowników niepełnoetatowych, którzy osiągnęli dziesięć dni urlopu w wyniku proporcjonalnego naliczania .  

Pracodawcy muszą wypełnić ten obowiązek w ciągu roku od daty przyznania urlopu (nazywanej “datą bazową”). W tym jednorocznym okresie należy zapewnić, że pracownicy wykorzystają co najmniej pięć dni płatnego urlopu wypoczynkowego.  

Serce tego systemu leży w aktywnym zaangażowaniu pracodawcy, czyli tzw. “obowiązku wyznaczenia terminu”. Pracodawca powinien najpierw zachęcić pracowników do wykorzystania urlopu w preferowanym przez nich czasie, ale jeśli do końca roku od daty bazowej pracownik nie wykorzysta samodzielnie co najmniej pięciu dni urlopu, pracodawca ma obowiązek wyznaczyć terminy dla pozostałych dni. Jednakże pracodawca nie może jednostronnie wyznaczyć dat, musi najpierw wysłuchać opinii pracownika i w miarę możliwości uwzględnić jego życzenia.  

Wraz z wprowadzeniem tego obowiązku, na pracodawców nałożono również nowe zadania administracyjne. Konkretnie, muszą oni utworzyć “Księgę Zarządzania Urlopem Wypoczynkowym”, w której zapisane są daty bazowe, wykorzystane dni urlopu oraz pozostała liczba dni, a następnie przechowywać te zapisy przez trzy lata (chociaż zgodnie z nowelizacją wymagane jest przechowywanie przez pięć lat, jednak na razie obowiązuje przejściowe zastosowanie pięcioletniego okresu).  

Warto zauważyć, że w obliczaniu obowiązkowych pięciu dni urlopu, dni półdniowe mogą być wliczane jako 0,5 dnia, jednak urlop wykorzystany w godzinach nie może być wliczany .  

Jeśli pracodawca zaniedba ten obowiązek, może zostać nałożona na niego kara. Możliwe jest nałożenie grzywny do 300 tysięcy jenów za każdego pracownika, który nie wykorzystał wymaganej liczby dni urlopu .  

Ta nowelizacja prawa oznacza zmianę paradygmatu w japońskim systemie corocznego płatnego urlopu wypoczynkowego. W przeszłości niska liczba wykorzystanych dni urlopu wypoczynkowego często była postrzegana jako problem świadomości indywidualnych pracowników lub kultury pracy. Jednakże nowelizacja z 2019 roku przekształciła wykorzystanie urlopu z “prawa pracownika” w “obowiązek pracodawcy”. Pracodawcy nie są już tylko podmiotami przyznającymi urlop, ale również ponoszą odpowiedzialność za to, aby urlop ten był faktycznie wykorzystany. W ten sposób zarządzanie corocznym płatnym urlopem wypoczynkowym stało się nie tylko częścią zarządzania pracą, ale ważnym aspektem zgodności z przepisami i elementem ładu korporacyjnego.  

System planowanego przyznawania corocznych płatnych urlopów w Japonii

Aby zachęcić do korzystania z corocznych płatnych urlopów i jednocześnie zwiększyć planowanie operacji biznesowych, Japońska Ustawa o Standardach Pracy wprowadza “system planowanego przyznawania urlopów”. Jest to narzędzie strategiczne, które umożliwia pracodawcom i przedstawicielom pracowników zawarcie porozumienia zbiorowego, które pozwala na planowe przydzielanie dni urlopowych z wyprzedzeniem.  

Podstawę prawną tego systemu stanowi artykuł 39, ustęp 6 Japońskiej Ustawy o Standardach Pracy. Najważniejszym wymogiem przy wprowadzaniu systemu planowanego przyznawania urlopów jest zapewnienie pracownikom pewnej liczby dni, które mogą wykorzystać według własnego uznania, na przykład w przypadku choroby czy osobistych nagłych spraw. Dlatego z corocznych płatnych urlopów, które przysługują każdemu pracownikowi, co najmniej 5 dni musi pozostać do swobodnego dysponowania przez pracownika. Planowe przyznawanie urlopów może dotyczyć tylko tych dni, które przekraczają ten pięciodniowy limit.  

Procedura wprowadzenia systemu składa się z dwóch etapów. Najpierw należy wprowadzić do regulaminu pracy postanowienie, że “urlopy coroczne mogą być przyznawane planowo na podstawie porozumienia zbiorowego”. Następnie, z przedstawicielem większości pracowników lub, w przypadku braku związku zawodowego, z przedstawicielem wybranym przez większość pracowników, należy zawrzeć pisemne porozumienie zbiorowe określające konkretne metody przyznawania urlopów. Porozumienie to nie wymaga zgłoszenia do właściwego urzędu nadzoru nad standardami pracy.  

Istnieją trzy główne modele operacyjne systemu planowanego przyznawania urlopów. Pierwszy to “metoda jednoczesnego przyznawania”, która polega na przyznawaniu urlopu wszystkim pracownikom w tym samym dniu. Jest często stosowana w fabrykach przemysłu wytwórczego, na przykład w okresie letnim lub podczas przerw świątecznych, aby umożliwić długie wakacje.  

Drugi model to “metoda rotacyjnego przyznawania”, która polega na przyznawaniu urlopów na zmianę w grupach, takich jak działy czy zespoły. Jest to odpowiednie dla branż, takich jak handel i usługi, gdzie całkowite zatrzymanie działalności jest trudne.  

Trzeci model to “indywidualne przyznawanie urlopów”, gdzie dla każdego pracownika tworzy się roczny plan urlopowy i przyznaje urlopy w sposób zaplanowany. Umożliwia to elastyczne zarządzanie, na przykład poprzez włączenie do planu osobistych rocznic pracownika, takich jak urodziny czy rocznice ślubu.  

Wprowadzenie obowiązku wykorzystania co najmniej pięciu dni urlopu wzmocniło strategiczne znaczenie systemu planowanego przyznawania urlopów. Kiedyś był on postrzegany jako jedna z opcjonalnych metod zwiększania wskaźnika wykorzystania urlopów, ale obecnie stał się kluczowym narzędziem do efektywnego i planowego wypełniania prawnego obowiązku wykorzystania pięciu dni urlopu. Na przykład, jeśli firma ustali trzy dni urlopu dla całej firmy, to samo w sobie zapewni wielu pracownikom spełnienie obowiązku wykorzystania trzech z pięciu wymaganych dni. Dzięki temu znacznie zmniejsza się obciążenie związane z monitorowaniem wykorzystania urlopów przez poszczególnych pracowników i zachęcaniem ich do korzystania z urlopu. Ponadto, dzięki wcześniejszemu ustaleniu dni urlopowych, łatwiej jest planować pracę, co zwiększa przewidywalność zarządzania biznesem. W ten sposób obowiązek wykorzystania pięciu dni urlopu i system planowanego przyznawania urlopów nie są oddzielnymi systemami, ale wzajemnie się uzupełniają. Dla pracodawców kluczowe jest postrzeganie tych dwóch systemów jako jedności i aktywne wykorzystanie systemu planowanego przyznawania urlopów, co jest kluczem do równoczesnego przestrzegania przepisów i efektywnego zarządzania pracą.  

Obliczanie wynagrodzenia w okresie corocznego płatnego urlopu w Japonii

Coroczny płatny urlop, jak sama nazwa wskazuje, jest “płatnym” urlopem, co oznacza, że pracodawca ma obowiązek wypłacić wynagrodzenie za dni, w których pracownik korzysta z urlopu. Artykuł 39, paragraf 9 Japońskiej Ustawy o Standardach Pracy (Japanese Labor Standards Act) określa trzy metody obliczania tego wynagrodzenia, a pracodawca musi wybrać jedną z nich i jasno określić ją w regulaminie pracy .  

Pierwszą metodą jest wypłata “zwykłego wynagrodzenia”. Oznacza to wypłatę wynagrodzenia, jakie pracownik otrzymałby za normalny dzień pracy zgodnie z ustalonymi godzinami pracy, co jest najbardziej powszechną i zrozumiałą metodą . Dla pracowników z wynagrodzeniem miesięcznym zazwyczaj nie ma zmian w wysokości miesięcznych zarobków. Dla pracowników otrzymujących wynagrodzenie godzinowe, wypłacana jest kwota równa ilości godzin pracy w danym dniu pomnożonej przez stawkę godzinową .  

Drugą metodą jest wypłata “średniego wynagrodzenia”. Polega ona na podzieleniu całkowitej kwoty wynagrodzenia wypłaconego pracownikowi w ciągu ostatnich trzech miesięcy przez całkowitą liczbę dni w tym okresie (dni kalendarzowe), co daje średnie dzienne wynagrodzenie . Metoda ta jest stosowana w przypadku pracowników o zmiennych zarobkach, ale jej obliczenie może być nieco skomplikowane. Ustalono również minimalną gwarantowaną kwotę, aby zapobiec sytuacjom, w których wynagrodzenie byłoby znacząco niskie z powodu liczby dni pracy .  

Trzecią metodą jest wypłata “standardowej kwoty wynagrodzenia dziennego”. Jest to kwota obliczona przez podzielenie standardowej miesięcznej kwoty wynagrodzenia określonej w Ustawie o Ubezpieczeniu Zdrowotnym (Japanese Health Insurance Law) przez 30 . Metoda ta ma zaletę prostoty obliczeń, ale aby ją zastosować, konieczne jest wcześniejsze zawarcie porozumienia między pracodawcą a pracownikami .  

Każda z tych trzech metod ma swoje specyficzne cechy i może skutkować różnymi kwotami wynagrodzenia. Poniższa tabela porównuje poszczególne metody.

Wybór metody obliczania wynagrodzenia nie jest jedynie decyzją administracyjną. Jest to decyzja zarządcza, która uwzględnia trzy elementy: koszty pracy, koszty zarządzania oraz relacje z pracownikami. “Zwykłe wynagrodzenie” jest najbardziej zrozumiałe i przejrzyste dla pracowników, ale może prowadzić do najwyższych kosztów dla przedsiębiorstwa. “Średnie wynagrodzenie” może pomóc ograniczyć koszty pracy, ale jest skomplikowane w obliczeniu, co zwiększa obciążenie administracyjne i ryzyko błędów w obliczeniach. “Standardowa kwota wynagrodzenia dziennego” zapewnia równowagę między prostotą zarządzania a ograniczeniem kosztów, ale wymaga dodatkowych procedur, takich jak zawarcie porozumienia między pracodawcą a pracownikami. Dlatego też, dostosowując się do rzeczywistości systemu wynagrodzeń i zarządzania pracą w firmie, należy strategicznie wybrać najbardziej optymalną metodę.

Zakaz niekorzystnego traktowania pracowników z powodu korzystania z corocznego płatnego urlopu w Japonii

Japońska ustawa o standardach pracy gwarantuje pracownikom prawo do korzystania z corocznego płatnego urlopu i zabrania pracodawcom podejmowania działań, które mogłyby przeszkadzać w wykonywaniu tego prawa. Kluczowym przepisem jest tutaj dodatkowy artykuł 136 japońskiej ustawy o standardach pracy, który stanowi, że pracodawca nie może obniżać wynagrodzenia ani stosować innych niekorzystnych środków wobec pracownika, który skorzystał z corocznego płatnego urlopu.  

Termin “niekorzystne traktowanie” jest szeroko interpretowany. Obejmuje nie tylko bezpośrednie obniżki wynagrodzenia, ale także niekorzystne oceny przy przyznawaniu premii czy podwyżek, niewypłacanie dodatków za pełną obecność, negatywne oceny w ramach oceny pracowniczej czy niekorzystne zmiany stanowiska. Na przykład, traktowanie dni wykorzystanych na coroczny płatny urlop jako nieobecności i na tej podstawie niewypłacanie dodatku za pełną obecność lub obniżanie premii jest zasadniczo działaniem, które może naruszać ten przepis.  

Jednakże ważne jest zwrócenie uwagi na prawną naturę artykułu 136. W interpretacji prawnej jest to przepis o “obowiązku dołożenia staranności”, co oznacza, że jego naruszenie nie pociąga za sobą bezpośrednich sankcji karnych. Ponadto, działania przedsiębiorstwa sprzeczne z tym przepisem nie są automatycznie nieważne na mocy prawa prywatnego.  

W jakich więc przypadkach działania przedsiębiorstwa mogą być uznane za nielegalne? Sądy w Japonii wskazują, że działanie jest nieważne i sprzeczne z porządkiem publicznym i dobrymi obyczajami, jeśli faktycznie pozbawia ono sensu system corocznego płatnego urlopu.

Konkretny standard został przedstawiony w sprawie Numazu Kotsu (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 25 czerwca 1993 roku). W tej sprawie sporny był przepis regulaminu pracy, który nie przewidywał wypłaty dodatku za pełną obecność w przypadku skorzystania z corocznego płatnego urlopu. Sąd Najwyższy stwierdził, że należy wziąć pod uwagę stopień niekorzystności takiego traktowania i fakt, jak silnie wpływa ono na zniechęcenie pracowników do korzystania z urlopu. W rezultacie, uznano, że kwota dodatku za pełną obecność była stosunkowo niska i jej niewypłacenie nie powstrzymywało pracowników od korzystania z urlopu w znaczący sposób, dlatego przepis ten został uznany za ważny.  

Z tego orzeczenia wynika, że legalność niekorzystnego traktowania jest oceniana na podstawie “stopnia” i “równowagi” takiego działania. Może się wydawać, że istnieje sprzeczność między literą prawa a rzeczywistymi orzeczeniami sądowymi, ale jest to wyrazem podejścia prawa, które nie ustanawia jednolitych standardów, lecz ocenia rzeczywisty wpływ na poszczególne przypadki. Innymi słowy, jeśli system wprowadzony przez przedsiębiorstwo powoduje jedynie niewielkie ekonomiczne niekorzyści dla pracowników i nie przeszkadza w rzeczywistym korzystaniu z prawa do urlopu, może być uznany za legalny. Z drugiej strony, jeśli niekorzyści są duże i pracownicy są zmuszeni wahać się przed skorzystaniem z urlopu, nawet jeśli są to działania pośrednie, istnieje wysokie prawdopodobieństwo, że zostaną uznane za nielegalne i nieważne.  

W związku z tym, menedżerowie i osoby odpowiedzialne za zarządzanie pracownikami muszą oceniać swoje systemy nie tylko pod kątem formalnym, pytając “czy ten system jest dozwolony”, ale także z punktu widzenia rzeczywistych skutków, pytając “czy niekorzyści wynikające z tego systemu są na tyle silne, że zniechęcają pracowników do korzystania z urlopu”. Przy włączaniu elementu pełnej obecności do kryteriów obliczania premii i dodatków, konieczna jest ostrożna ocena równowagi, aby uniknąć ryzyka prawnych konsekwencji.

Podsumowanie

Roczny płatny urlop wypoczynkowy to skomplikowany i istotny system określony przez japońskie prawo pracy. Od pracodawców wymaga się wielu obowiązków prawnych, począwszy od dokładnego obliczania liczby dni urlopu przysługujących każdemu pracownikowi, przez zapewnienie wykorzystania co najmniej pięciu dni urlopu rocznie, aż po unikanie niekorzystnego traktowania pracowników z powodu korzystania z urlopu. Aby przestrzegać tych obowiązków, niezbędne jest nie tylko głębokie zrozumienie przepisów prawnych, ale także budowanie strategicznego i planowego systemu zarządzania pracą, w tym wykorzystanie systemu planowego przyznawania urlopu.

Kancelaria Prawna Monolith posiada doświadczenie w dostarczaniu bogatych porad prawnych dotyczących skomplikowanych kwestii związanych z japońskim prawem pracy dla różnorodnych klientów zarówno krajowych, jak i zagranicznych. Nasza kancelaria oferuje wszelkie prawne wsparcie związane z systemem rocznego płatnego urlopu wypoczynkowego, w tym tworzenie i modyfikację regulaminów pracy, wsparcie w wprowadzaniu systemu planowego przyznawania urlopu oraz reprezentację w sporach pracowniczych, aby zapewnić, że praktyki HR naszych klientów są zgodne z najnowszymi przepisami i orzecznictwem. Ponadto, w naszej kancelarii pracują prawnicy mówiący w języku angielskim, w tym osoby posiadające kwalifikacje prawnicze w innych krajach. Dzięki tej unikalnej strukturze jesteśmy w stanie dostarczać jasne i precyzyjne usługi prawne dla zagranicznych firm działających w Japonii, pomagając im przezwyciężyć różnice w systemach prawnych i kulturach biznesowych. Jeśli potrzebują Państwo porady dotyczącej funkcjonowania systemu rocznego płatnego urlopu wypoczynkowego lub innych aspektów japońskiego prawa pracy, prosimy o kontakt z naszą kancelarią.