Wizy pracownicze dla zatrudnienia cudzoziemców w Japonii: Procedury i wymagania dla pięciu głównych kategorii statusu pobytu

W ostatnich latach na japońskim rynku pracy coraz bardziej widoczna jest obecność zagranicznych pracowników. Zgodnie z ogłoszeniami Ministerstwa Zdrowia, Pracy i Opieki Społecznej Japonii, liczba cudzoziemców pracujących w Japonii nieustannie bije rekordy, a statystyki Ministerstwa Sprawiedliwości Japonii wskazują również na wzrostowy trend w ogólnej liczbie cudzoziemców przebywających w Japonii. Trend ten odzwierciedla obecną sytuację, w której wiele japońskich firm stara się pozyskać wykwalifikowanych pracowników z zagranicy. Jednak wyzwaniem, przed którym stoją przedsiębiorstwa, nie jest tylko znalezienie utalentowanych pracowników. Bardziej złożonym zadaniem jest dokładne zrozumienie i przestrzeganie skomplikowanego japońskiego systemu zarządzania imigracją. Nieporozumienia i błędy w procesie aplikacyjnym o status pobytowy (zwykle nazywany “wizą”) mogą prowadzić do znaczących opóźnień w procesie rekrutacji, ryzyka prawnych konsekwencji oraz utraty szans w globalnej rywalizacji o zdobycie talentów. Niniejszy artykuł został stworzony jako kompleksowy i praktyczny przewodnik, który pomoże menedżerom, pracownikom działów prawnych oraz specjalistom ds. zasobów ludzkich w firmach zrozumieć ogólny zarys procedur prawnych niezbędnych przy zatrudnianiu cudzoziemców w Japonii. W artykule skupiamy się na pięciu głównych kategoriach statusu pobytowego związanych z pracą, a mianowicie: “Umiejętności Specjalistyczne/Wiedza Humanistyczna/Zajęcia Międzynarodowe”, “Umiejętności”, “Przeniesienie w ramach Firmy”, “Zarządzanie/Kierowanie” oraz “Specyficzne Aktywności”. Dla każdej z tych kategorii wyjaśniamy prawne wymogi, warunki wymagane od aplikantów i przyjmujących ich firm, a także szczegółowe kroki procesu aplikacyjnego, opierając się na konkretnych przepisach takich jak japońska “Ustawa o Kontroli Imigracji i Uznawaniu Uchodźców” oraz powiązane rozporządzenia Ministerstwa Sprawiedliwości.

Podstawowe procedury: Zrozumienie certyfikatu kwalifikacji rezydencji w Japonii

Przy zatrudnianiu obcokrajowców mieszkających za granicą w Japonii, standardową procedurą jest złożenie wniosku o wydanie “Certyfikatu Kwalifikacji Rezydencji” (Certificate of Eligibility, dalej “COE”). COE to dokument wydawany przez japońskiego Ministra Sprawiedliwości, który potwierdza, że dana osoba spełnia warunki wjazdu określone w artykule 7-2 japońskiej “Ustawy o kontroli imigracji i uznawaniu uchodźców”. Posiadanie COE przyspiesza procedurę wydawania wizy w japońskich ambasadach i konsulatach za granicą oraz kontrolę wjazdu na lotniskach w Japonii.

Cały proces wygląda następująco: najpierw firma przyjmująca w Japonii przygotowuje i składa wniosek o COE w imieniu planowanego do zatrudnienia obcokrajowca. Wniosek składa się w regionalnym urzędzie imigracyjnym, który ma jurysdykcję nad miejscem siedziby firmy lub miejscem przyszłego zamieszkania obcokrajowca. Następnie, japońska Agencja ds. Imigracji i Rezydencji ocenia wniosek pod kątem wykształcenia i doświadczenia zawodowego wnioskodawcy oraz stabilności i ciągłości działalności firmy przyjmującej, aby upewnić się, że spełniają one kryteria dla zamierzonego statusu rezydencji. Po pozytywnej ocenie wniosku, COE jest wydawany i wysyłany do firmy w Japonii. W ostatnich latach możliwe jest również otrzymanie COE drogą elektroniczną. Firma następnie przesyła oryginał COE lub jego dane elektroniczne do osoby za granicą. Odbiorca COE składa go wraz z paszportem i innymi wymaganymi dokumentami w ambasadzie lub konsulacie Japonii w swoim kraju, aby ubiegać się o wizę. COE jest ważny zasadniczo przez 3 miesiące, a wniosek o wizę należy złożyć w tym okresie. Wjazd do Japonii musi nastąpić w okresie ważności wydanej wizy. Ten 3-miesięczny okres ważności COE jest niezwykle ważny. Podczas kontroli wjazdu na lotnisku w Japonii, przedstawienie paszportu i wizy oraz złożenie COE umożliwia wydanie karty rezydencji i oficjalne rozpoczęcie pracy w Japonii.

Standardowy okres rozpatrywania COE wynosi od około 1 do 3 miesięcy od złożenia wniosku, ale może się różnić w zależności od rodzaju statusu rezydencji, wielkości firmy oraz obciążenia pracy regionalnych urzędów imigracyjnych. System COE można interpretować jako świadome projektowanie systemu przez rząd Japonii w celu zarządzania ryzykiem. Centralizacja kluczowej części procesu oceny w japońskiej Agencji ds. Imigracji i Rezydencji, która posiada specjalistyczną wiedzę w ocenie japońskiego prawa i rzeczywistości przedsiębiorstw, zmniejsza obciążenie pracą konsulatów na całym świecie i zapewnia jednolitość decyzji. Rola konsulatów za granicą ogranicza się głównie do weryfikacji tożsamości wnioskodawcy i autentyczności COE, a rzeczywista decyzja o zezwoleniu jest już podjęta. Oznacza to, że dla firm największą przeszkodą jest uzyskanie COE, a po jej pokonaniu procedura wydawania wizy przebiega z dużą pewnością.

Szczegółowa analiza pięciu głównych wiz pracowniczych w Japonii

Technologia, Wiedza Humanistyczna i Międzynarodowe Usługi Biznesowe

Ten status pobytowy jest jednym z najbardziej powszechnych i wszechstronnych wiz pracowniczych dla specjalistów. Zgodnie z Japońską Ustawą o Kontroli Imigracji i Uznawaniu Uchodźców (出入国管理及び難民認定法), Aneks Pierwszy, Numer Dwa, kwalifikuje się do niego działalność związana z kontraktami z publicznymi lub prywatnymi instytucjami w Japonii, wymagająca wiedzy lub umiejętności w dziedzinie nauk przyrodniczych, takich jak nauki fizyczne, inżynieria („Technologia”), lub w dziedzinie nauk humanistycznych, takich jak prawo, ekonomia, socjologia („Wiedza Humanistyczna”), a także praca wymagająca zrozumienia lub wrażliwości na kulturę obcego kraju („Międzynarodowe Usługi Biznesowe”).

Kryteria dla uzyskania tego statusu pobytowego są szczegółowo określone w Japońskim Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości dotyczącym standardów dla zezwolenia na lądowanie, zgodnie z Artykułem 7, Paragraf 1, Punkt 2 Ustawy o Kontroli Imigracji i Uznawaniu Uchodźców. Dla osób działających w dziedzinie „Technologii” lub „Wiedzy Humanistycznej”, zasadniczo wymagane jest ukończenie uniwersytetu w powiązanej dziedzinie, posiadanie równoważnego wykształcenia lub ponad 10 lat doświadczenia zawodowego. Jednak dla specjalistów w dziedzinie przetwarzania informacji istnieje wyjątek, który pozwala na złagodzenie tych wymagań, jeśli osoba zdała określone egzaminy wyznaczone przez Ministra Sprawiedliwości. W dziedzinie „Międzynarodowych Usług Biznesowych” (np. tłumaczenia, interpretacja, marketing, międzynarodowe transakcje) zasadniczo wymagane jest ponad 3 lata doświadczenia zawodowego. Jednakże, jeśli praca dotyczy tłumaczenia, interpretacji lub nauczania języków, wymóg ten jest zniesiony dla absolwentów uniwersytetów. Wspólnym ważnym wymogiem dla wszystkich tych dziedzin jest to, że wynagrodzenie otrzymywane przez aplikanta musi być równe lub wyższe niż wynagrodzenie, które otrzymywałby Japończyk pracujący w tej samej roli.

Dokumenty wymagane w procesie aplikacyjnym różnią się w zależności od czterech „Kategorii”, które zostały ustanowione w oparciu o wielkość i wiarygodność przyjmującej firmy. System kategorii został wprowadzony przez Japońską Agencję Usług Imigracyjnych w celu usprawnienia procesu przeglądu. Kategoria 1 obejmuje firmy notowane na japońskiej giełdzie papierów wartościowych, Kategoria 2 to podmioty lub osoby, które w poprzednim roku miały kwotę podatku od dochodu z wynagrodzeń wynoszącą co najmniej 10 milionów jenów, Kategoria 3 to podmioty lub osoby, które złożyły roczne sprawozdanie podatkowe (z wyłączeniem Kategorii 2), a Kategoria 4 obejmuje nowo założone firmy i inne.

Wśród dokumentów, które należy przedłożyć, są takie, które są wspólne dla wszystkich kategorii, w tym „Wniosek o Wydanie Certyfikatu Kwalifikacji Pobytowej” (z dołączonym zdjęciem) oraz koperta zwrotna, a także dokumenty potwierdzające kategorię firmy (np. kopia raportu kwartalnego dla Kategorii 1), certyfikaty potwierdzające wykształcenie i doświadczenie zawodowe aplikanta, takie jak dyplomy ukończenia studiów lub zaświadczenia o zatrudnieniu, oraz certyfikaty rejestracyjne firmy i najnowsze sprawozdania finansowe (szczególnie dla Kategorii 3 i 4). Ponadto, zgodnie z Artykułem 15 Japońskiej Ustawy o Standardach Pracy, niezbędne jest również przedłożenie kopii umowy o pracę lub powiadomienia o warunkach pracy, które określają zawartość pracy, wynagrodzenie, okres zatrudnienia itp. Wzory wniosków można pobrać ze strony internetowej Japońskiej Agencji Usług Imigracyjnych, a aplikacje należy składać w lokalnym biurze imigracyjnym właściwym dla siedziby firmy.

Umiejętności

Status pobytowy „Umiejętności” w Japonii jest przeznaczony dla specjalistów posiadających zaawansowane umiejętności w określonych sektorach przemysłu, bardziej niż wykształcenie. Do konkretnych zawodów zaliczają się tutaj m.in. kucharze kuchni zagranicznej, trenerzy sportowi, piloci samolotów czy rzemieślnicy obrabiający metale szlachetne. Ten status pobytowy różni się od „Specjalnych Umiejętności”, które mają na celu przyjęcie szerszej siły roboczej w określonych sektorach przemysłu dotkniętych poważnym niedoborem pracowników, tym że wymaga wysokiej specjalizacji.

Centralnym kryterium przyznawania pozwolenia na lądowanie nie jest wykształcenie, lecz wieloletnie doświadczenie zawodowe. W japońskich przepisach Ministerstwa Sprawiedliwości określono konkretną liczbę lat doświadczenia zawodowego wymaganą dla poszczególnych zawodów. Na przykład, kucharz kuchni zagranicznej musi posiadać ponad 10 lat doświadczenia zawodowego, wliczając w to okres nauki w odpowiedniej instytucji edukacyjnej. Trener sportowy powinien mieć co najmniej 3 lata doświadczenia zawodowego lub doświadczenie w udziale jako zawodnik w międzynarodowych zawodach takich jak Igrzyska Olimpijskie czy mistrzostwa świata. Sommelierzy czy piloci samolotów również muszą wykazać się co najmniej 5-letnim doświadczeniem zawodowym lub określoną liczbą godzin lotu i posiadaniem odpowiednich kwalifikacji. Podobnie jak w przypadku innych kwalifikacji do pracy, niezbędne jest otrzymywanie wynagrodzenia co najmniej równego temu, które otrzymywałby Japończyk wykonujący tę samą pracę.

Procedura aplikacyjna odbywa się zgodnie ze standardowym procesem wydawania Certyfikatu Kwalifikacji do Pobytu (COE). Dokumenty składane w aplikacji powinny skupiać się na obiektywnym potwierdzeniu bogatego doświadczenia zawodowego aplikanta. Ważnym dowodem są m.in. świadectwa pracy wydane przez poprzednich pracodawców, zawierające szczegółowe informacje o zajmowanym stanowisku, konkretnych obowiązkach oraz okresie zatrudnienia. Formularz aplikacyjny „Wniosek o wydanie Certyfikatu Kwalifikacji do Pobytu (Umiejętności)” jest dostępny na stronie internetowej Agencji ds. Imigracji i Zarządzania Pobytem, a wniosek należy złożyć w odpowiednim lokalnym urzędzie imigracyjnym.

Przeniesienia wewnątrz przedsiębiorstwa w Japonii

Ten status pobytu jest specjalnie przewidziany dla pracowników zagranicznych oddziałów firm, którzy są przenoszeni do japońskiej siedziby głównej, filii lub spółki zależnej na określony czas, aby tam podjąć pracę. Działalność prowadzona w Japonii musi mieścić się w zakresie prac dozwolonych przez status pobytu “Technologie, Wiedza Humanistyczna i Międzynarodowe Działania Biznesowe”.

Kryteria dla uzyskania pozwolenia na lądowanie obejmują jasno określone wymagania zarówno dla wnioskodawcy, jak i dla przedsiębiorstwa. W przypadku wnioskodawcy, bezpośrednio przed przeniesieniem, musi on być zatrudniony przez co najmniej rok w zagranicznym oddziale firmy w pracy odpowiadającej kategorii “Technologie, Wiedza Humanistyczna i Międzynarodowe Działania Biznesowe”. Dla przedsiębiorstwa wymagane jest istnienie wyraźnego związku kapitałowego między oddziałem macierzystym a oddziałem, do którego następuje przeniesienie, na przykład w formie relacji spółki-matki do spółki-córki lub siedziby głównej do filii. Co do wynagrodzenia, musi ono być równe lub wyższe niż wynagrodzenie, które otrzymywałby Japończyk za wykonywanie porównywalnej pracy.

Status pobytu “Przeniesienia wewnątrz przedsiębiorstwa” stanowi kluczowe narzędzie dla globalnych firm w strategicznym rozmieszczaniu swoich pracowników. Szczególnie ważne jest, że w przeciwieństwie do zwykle wymaganych ukończonych studiów wyższych w kategorii “Technologie, Wiedza Humanistyczna i Międzynarodowe Działania Biznesowe”, w kryteriach tego statusu nie jest to wyraźnie określone. Zamiast tego, kluczowe znaczenie ma ponad roczne doświadczenie pracy w oddziale macierzystym. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą przenosić do Japonii swoich wybitnych pracowników, którzy nie posiadają wykształcenia wyższego, ale zdobyli długotrwałe doświadczenie w firmie i posiadają wysoką specjalizację. Innymi słowy, system ten bardziej ceni osiągnięcia i doświadczenie zdobyte wewnątrz firmy niż zewnętrzne wykształcenie, co czyni go niezbędnym narzędziem dla przedsiębiorstw pragnących rozwijać swoje zasoby ludzkie wewnętrznie i wykorzystywać ich umiejętności poza granicami kraju.

Procedura aplikacyjna wykorzystuje standardowy proces wydawania Certyfikatu Kwalifikacji do Pobytu (COE) oraz wspomniany system kategorii przedsiębiorstw. Kluczowe dokumenty do złożenia to te potwierdzające związek kapitałowy między oddziałem macierzystym a oddziałem przeniesienia (na przykład dokumenty pokazujące udziały kapitałowe), świadectwo pracy potwierdzające ponad roczne zatrudnienie wnioskodawcy w oddziale macierzystym oraz wydane przez przedsiębiorstwo polecenie przeniesienia lub inne oficjalne dokumenty. Wzór formularza aplikacyjnego “Certyfikat Kwalifikacji do Pobytu (Przeniesienia wewnątrz przedsiębiorstwa)” można pobrać ze strony internetowej Urzędu ds. Imigracji i Zarządzania Pobytami, a następnie złożyć w odpowiednim lokalnym biurze tego urzędu.

Zarządzanie i Administracja

Status pobytowy “Zarządzanie i Administracja” jest przeznaczony dla obcokrajowców, którzy prowadzą działalność handlową lub inną działalność gospodarczą w Japonii, lub zajmują się zarządzaniem taką działalnością. Obejmuje to przedstawicieli firm, dyrektorów, menedżerów i innych.

Kryteria dla uzyskania pozwolenia na lądowanie dla tego statusu pobytowego są szczególnie rygorystyczne w porównaniu z innymi wizami pracowniczymi. Zgodnie z rozporządzeniem Ministerstwa Sprawiedliwości Japonii, najpierw musi być zapewnione fizyczne miejsce prowadzenia działalności w Japonii. Wirtualne biura lub adresy wyłącznie mieszkalne zasadniczo nie są akceptowane. Następnie, w odniesieniu do wymagań dotyczących skali działalności, konieczne jest spełnienie jednego z następujących warunków: zatrudnienie co najmniej dwóch stałych pracowników mieszkających w Japonii, którzy nie są zaangażowani w zarządzanie lub administrację, lub posiadanie kapitału zakładowego lub łącznej kwoty inwestycji wynoszącej co najmniej 5 milionów jenów. Ponadto, jeśli wnioskodawca nie jest inwestorem ani właścicielem firmy, ale będzie zaangażowany jako menedżer, wymagane jest co najmniej trzyletnie doświadczenie w zarządzaniu lub administracji (wliczając w to okres studiów podyplomowych związanych z zarządzaniem lub administracją). Co do wynagrodzenia, musi ono być równoważne lub wyższe niż wynagrodzenie, które Japończyk otrzymałby na porównywalnym stanowisku.

Procedura aplikacyjna dla Certyfikatu Kwalifikacji Rezydencji (COE) jest standardowa, ale wymagane dokumenty są bardzo zróżnicowane. Oprócz osobistych dokumentów wnioskodawcy, konieczne są szczegółowe plany biznesowe demonstrujące konkretne i realne możliwości działalności, dokumenty potwierdzające inwestycję w wysokości co najmniej 5 milionów jenów (na przykład wyciąg z bankowego konta firmowego potwierdzający wpłatę kapitału zakładowego), umowa najmu lokalu biznesowego, certyfikat rejestracji firmy, a w przypadku zatrudnienia co najmniej dwóch stałych pracowników – kopie ich umów o pracę i kart pobytu. Formularz aplikacyjny “Wniosek o wydanie Certyfikatu Kwalifikacji Rezydencji (Zarządzanie i Administracja)” jest dostępny na stronie internetowej Urzędu ds. Imigracji i Naturalizacji, a aplikacje należy składać w lokalnym biurze imigracyjnym właściwym dla siedziby firmy.

Specyficzne Aktywności Pod Prawem Japońskim

“Specyficzne Aktywności” to kompleksowa i specjalna kategoria stworzona dla obcokrajowców, którzy angażują się w działania nieklasyfikowane przez żadne inne statusy pobytowe. W przeciwieństwie do innych statusów pobytowych zdefiniowanych w załączniku do japońskiej “Ustawy o Kontroli Imigracji i Uznawaniu Uchodźców”, ten status jest przyznawany przez Ministra Sprawiedliwości, który indywidualnie określa rodzaj działalności dla każdego obcokrajowca. Status ten dzieli się na działania określone w ogłoszeniach Ministerstwa Sprawiedliwości (ogłoszone specyficzne aktywności) oraz te, które nie są wymienione w ogłoszeniach, ale są zatwierdzane z uwzględnieniem indywidualnych okoliczności (specyficzne aktywności poza ogłoszeniami). Warto zwrócić uwagę na bardzo dynamiczny charakter tego statusu, który może ulec zmianie w odpowiedzi na zmieniające się warunki społeczno-gospodarcze.

Główne “Specyficzne Aktywności” związane z działalnością przedsiębiorstw obejmują:

• Aktywność poszukiwania pracy przez absolwentów japońskich uczelni: to status pobytowy dla studentów zagranicznych, którzy po ukończeniu studiów na japońskiej uczelni lub szkole zawodowej pozostają w Japonii, aby kontynuować poszukiwania pracy. Zazwyczaj okres pobytu wynosi 6 miesięcy, z możliwością jednorazowego przedłużenia o kolejne 6 miesięcy (maksymalnie 1 rok). Aby uzyskać ten status, wymagane są dokumenty, takie jak list polecający od uczelni.
• Staż: dla studentów zagranicznych uczelni, którzy biorą udział w stażu w japońskiej firmie jako część swojego programu edukacyjnego. Wymagane jest zawarcie umowy między uczelnią a firmą przyjmującą stażystę oraz to, że okres stażu zazwyczaj nie przekracza jednego roku i nie jest dłuższy niż połowa okresu nauki w uczelni.
• Program Working Holiday: system umożliwiający młodym ludziom z krajów i regionów, które mają umowy z Japonią, pobyt w Japonii z głównym celem wypoczynku, przy okazji podejmując dorywcze prace, aby uzupełnić środki na pobyt. Zazwyczaj istnieją ograniczenia wiekowe od 18 do 30 lat.
• Digital Nomad: kategoria wprowadzona w 2024 roku, skierowana do obcokrajowców pracujących zdalnie bez konieczności przebywania w określonym miejscu i zarabiających wysokie dochody. Główne wymagania to roczny dochód przekraczający 10 milionów jenów, bycie obywatelem kraju objętego programem zwolnienia z wiz oraz zawarcie umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, a także posiadanie prywatnego ubezpieczenia zdrowotnego. Okres pobytu wynosi 6 miesięcy i nie podlega przedłużeniu.

Procedury aplikacyjne dla tych aktywności znacznie różnią się w zależności od ich charakteru. Na przykład, dla Digital Nomad i stażystów podstawą jest zaproszenie z zagranicy (wniosek o wydanie COE), podczas gdy dla osób poszukujących pracy po ukończeniu uczelni typowe jest zmienianie statusu pobytowego już przebywających w Japonii studentów. Wymagane dokumenty również różnią się w zależności od aktywności: dla poszukiwania pracy potrzebny jest list polecający od uczelni, dla stażu – umowa między uczelnią a firmą, dla Digital Nomad – dowody na dochód i ubezpieczenie zdrowotne. Informacje dotyczące aplikacji można znaleźć na stronie internetowej Biura Imigracyjnego w sekcji “Status Pobytowy ‘Specyficzne Aktywności'”.

Porównanie głównych wiz pracowniczych w Japonii

Pięć głównych statusów pobytowych, które dotychczas omówiliśmy, ma różne cele i wymagania. Aby rekruterzy i menedżerowie firm mogli szybko ocenić, który status pobytowy najlepiej pasuje do kwalifikacji i planowanej roli zawodowej zagranicznego pracownika, poniżej przedstawiamy tabelę porównawczą ich cech.

Jak widać z powyższego porównania, wybór statusu pobytowego nie jest tylko procedurą administracyjną, ale ściśle wiąże się ze strategią rekrutacji. Na przykład, jeśli chcesz zatrudnić wybitnego programistę, który nie ukończył studiów wyższych, ale ma 15 lat doświadczenia zawodowego, nie spełnia on wymagań edukacyjnych dla statusu “Technologia, wiedza humanistyczna, biznes międzynarodowy”, ale może ubiegać się o niego na podstawie doświadczenia zawodowego. Jeśli ten pracownik był zatrudniony w firmie grupowej przez ponad rok, może pojawić się opcja “Przeniesienie wewnątrz firmy”, która może oferować bardziej uproszczone procedury. W ten sposób, analiza kwalifikacji kandydata na wczesnym etapie i wybór statusu pobytowego z największym prawdopodobieństwem uzyskania zgody jest niezwykle ważna dla płynności procesu rekrutacji. Wczesne zaangażowanie działu personalnego i prawno-administracyjnego w proces rekrutacji oraz opracowanie optymalnej strategii wizowej nie tylko zwiększa efektywność procedur administracyjnych, ale także jest kluczem do zapewnienia przewagi konkurencyjnej firmy w globalnym wyścigu o pozyskanie talentów.

Istotne obowiązki prawne nałożone na przedsiębiorstwa przyjmujące pracowników

Firmy zatrudniające cudzoziemców w Japonii muszą przestrzegać nie tylko procedur wynikających z ustawy o kontroli imigracji i azylu, ale również obowiązków wynikających z japońskich przepisów dotyczących pracy. Szczególnie dwa poniższe punkty są niezwykle ważne, ponieważ bezpośrednio wiążą się z aplikacją i utrzymaniem statusu pobytowego.

Obowiązek jasnego określenia warunków pracy

Artykuł 15 japońskiej “Ustawy o standardach pracy” nakłada na pracodawców obowiązek pisemnego określenia głównych warunków pracy przy zawieraniu umowy o pracę z pracownikiem. Dokument ten, powszechnie nazywany “zawiadomieniem o warunkach pracy”, jest niezbędnym dokumentem przy aplikacji o status pobytowy, potwierdzającym istnienie ważnego stosunku pracy oraz wysokość wynagrodzenia i zakres obowiązków. Do “absolutnie wymaganych elementów do wyraźnego określenia” należą: okres obowiązywania umowy o pracę, miejsce pracy i rodzaj wykonywanych zadań, godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, dni wolne i urlopy, sposób ustalania i wypłacania wynagrodzenia oraz kwestie związane z zakończeniem stosunku pracy.

Obowiązek zapisania do ubezpieczeń społecznych i pracowniczych

Zgodnie z prawem, cudzoziemscy pracownicy spełniający te same kryteria co japońscy pracownicy muszą być zapisani do japońskiego systemu ubezpieczeń społecznych i pracowniczych. Obejmuje to ubezpieczenie zdrowotne, ubezpieczenie emerytalne, ubezpieczenie od bezrobocia oraz ubezpieczenie od wypadków przy pracy (ubezpieczenie pracownicze). Przestrzeganie obowiązku zapisu do tych ubezpieczeń nie jest tylko kwestią przepisów pracy. W ostatnich latach, Urząd ds. Imigracji i Azylu w Japonii podczas oceny wniosków o przedłużenie okresu pobytu zwraca szczególną uwagę na status zapisu do ubezpieczeń społecznych. Jeśli firma nie zapewni odpowiedniego zapisu swoich pracowników do ubezpieczeń, może to stać się przyczyną odmowy przedłużenia okresu pobytu, co bezpośrednio ryzykuje utratę cennych zagranicznych talentów.

Podsumowanie

Właściwe zarządzanie systemem wiz pracowniczych w Japonii to skomplikowany proces wymagający specjalistycznej wiedzy prawnej i ostrożnego planowania strategicznego. Dokładne zrozumienie wymagań każdego statusu pobytowego, przygotowanie obszernej dokumentacji bez żadnych braków oraz ciągłe dostosowywanie się do zmian w prawie może stanowić znaczne obciążenie dla wielu firm. Nawet drobne błędy proceduralne mogą narażać cały plan rekrutacji na ryzyko niepowodzenia. Kancelaria Prawna Monolith posiada bogate doświadczenie w świadczeniu szerokiego zakresu usług prawnych dla licznych klientów krajowych i międzynarodowych, od aplikacji o wizy pracownicze, o których mowa w niniejszym artykule, po zarządzanie statusem pobytowym. Naszą siłą jest nie tylko dogłębna znajomość prawa japońskiego, ale również obecność w naszym zespole wielu anglojęzycznych prawników z kwalifikacjami zagranicznymi. Na podstawie głębokiego zrozumienia zarówno japońskiego prawa, jak i międzynarodowych praktyk biznesowych, jesteśmy w stanie zapewnić naszym klientom firmom płynne i kompleksowe wsparcie w obliczu napotykanych wyzwań. Firmy, które napotykają trudności związane z zatrudnianiem obcokrajowców lub planują takie działania, powinny skonsultować się z naszym zespołem ekspertów.