Punkty do sprawdzenia przy zawieraniu umowy doradczej dotyczącej zarządzania i innych aspektów

W ostatnich latach, ze względu na dynamiczne zmiany w środowisku biznesowym, rośnie zapotrzebowanie firm na korzystanie z porad ekspertów zewnętrznych w celu poprawy zarządzania. Ostatnio coraz częściej obserwuje się trend polegający na angażowaniu doświadczonych pracowników, którzy wcześniej odgrywali kluczowe role w firmach, jako doradców, co przyczynia się do poprawy zarządzania. W tym artykule omówimy umowę doradczą, którą firma zawiera z ekspertem w celu uzyskania porad dotyczących zarządzania.

Co to jest umowa doradcza

Umowa doradcza to umowa, której celem jest uzyskanie porad z perspektywy specjalistycznej w zakresie zarządzania lub technologii firmy. Pod względem prawnej natury umowy, jest to coś na kształt tzw. umowy o zlecenie, w której firma zleca specjaliście zadanie doradztwa, a specjalista przyjmuje to zlecenie. Jednakże, w przypadku typowej umowy o zlecenie, strona przyjmująca zlecenie nie musi być specjalistą, natomiast w przypadku umowy doradczej, celem jest zawsze zwrócenie się o poradę do osoby posiadającej specjalistyczną wiedzę.

Co do stron, z którymi zawierana jest umowa doradcza, tradycyjnie często zawierano umowy doradcze z biegłymi rewidentami lub doradcami podatkowymi, konsultantami zarządzania, itp., w celu uzyskania porad z zakresu zarządzania, księgowości i finansów. Do tego dochodzi, jak wspomniano na początku, coraz częstsze przypadki zawierania umów doradczych z osobami, które nie mają tytułu konsultanta zarządzania, ale mają długą karierę w czołówce branży, w celu uzyskania porad w zakresie sprzedaży.

Prawna natura umowy doradczej

Umowa doradcza jest prawnie rodzajem umowy o zlecenie. W przypadku umów o zlecenie, głównie mamy do czynienia z dwoma typami: umową o dzieło, gdzie wynagrodzenie jest uzależnione od osiągnięcia określonego rezultatu, takiego jak dostarczenie produktu, oraz umową zlecenia, gdzie nie gwarantuje się rezultatu, ale zobowiązuje się do dokładania wszelkich starań w celu jego osiągnięcia. W umowie doradczej, zazwyczaj zadaniem jest udzielanie porad w celu osiągnięcia wskaźników zarządzania (KPI). Wykonanie konkretnych działań w celu osiągnięcia tych wskaźników jest odpowiedzialnością zarządu, który otrzymał porady od doradcy, a sam doradca nie gwarantuje osiągnięcia tych wskaźników. Dlatego prawną naturę umowy doradczej można określić jako umowę zlecenia. W umowie doradczej typu umowa zlecenia, zakres obowiązków jest określany w następujący sposób. Tutaj, “A” oznacza klienta, a “B” doradcę.

Artykuł X (Zakres obowiązków)
A zleca B doradztwo w sprawie XX, a B przyjmuje to zlecenie.

Co więcej, w odniesieniu do wynagrodzenia, nie jest ono uzależnione od osiągnięcia rezultatu, jak w przypadku umowy o dzieło, dlatego zazwyczaj przyjmuje formę regularnej płatności, takiej jak opłata doradcza.

Artykuł X (Wynagrodzenie)
A płaci B wynagrodzenie doradcze w wysokości ● tysięcy złotych (bez podatku VAT) do końca każdego miesiąca.

Na temat umów o zlecenie w ogólności, więcej informacji można znaleźć w poniższym artykule.

https://monolith.law/corporate/regulation-of-outsourcing-contract[ja]

Kluczowe punkty w umowie doradczej

Poniżej przedstawiamy konkretne propozycje klauzul dotyczących ważnych postanowień w umowie doradczej, a także wyjaśniamy, na co należy zwrócić uwagę w każdej z nich. W propozycjach klauzul “strona A” oznacza klienta, a “strona B” doradcę.

Klauzula dotycząca zakresu usług

Artykuł X (Zakres usług)
1. Strona A zleca stronie B, jako swojemu doradcy, udzielanie odpowiedzi na pytania dotyczące działalności strony A oraz inne zadania uzgodnione między stronami A i B (zwane dalej “zadaniami związanymi z niniejszą umową”), a strona B przyjmuje to zlecenie.
2. Strona B zobowiązuje się do udzielania konsultacji raz w miesiącu, w sposób wskazany przez stronę A, w celu wykonania zadań związanych z niniejszą umową.

Najważniejszą klauzulą w umowie doradczej jest klauzula dotycząca zakresu usług. Zawartość usług jest zazwyczaj określana abstrakcyjnie, jak w punkcie 1 propozycji klauzuli, a konkretne zadania są ustalane każdorazowo w umowie indywidualnej. Jednakże, w przypadku doradztwa ograniczonego do konkretnego projektu, takiego jak wnioskowanie o dotacje od administracji publicznej, zaleca się określenie konkretnej zawartości usług w umowie doradczej, a nie w umowie indywidualnej.

Umowa indywidualna to taka, która jest zawierana na podstawie umowy podstawowej, a konkretne zadania są zlecone za każdym razem, gdy występuje potrzeba, poprzez wymianę zamówień i wniosków. W przypadku umowy doradczej, jest to zazwyczaj realizowane poprzez konsultacje między klientem a doradcą za pośrednictwem e-maila, a umowa jest zawierana, gdy doradca odpowiada na prośbę klienta. Punkt 2 propozycji klauzuli dotyczy sytuacji, gdy doradca musi regularnie udzielać porad na temat zleconych zadań.

Na przykład, w przypadku doradztwa zarządzania, konieczne jest mierzenie efektów w regularnych odstępach czasu i na tej podstawie rozważanie następnych działań. Dlatego umowa doradcza z góry określa konieczność regularnych konsultacji. Z drugiej strony, w umowie doradczej o charakterze, który wymaga konsultacji w miarę potrzeby, gdy pojawiają się zadania, klauzula dotycząca regularnych konsultacji, jak w punkcie 2 propozycji klauzuli, nie jest potrzebna. Dlatego punkt 2 propozycji klauzuli powinien być oceniany pod kątem jego potrzebności w zależności od celu umowy doradczej.

Klauzule dotyczące wynagrodzenia

Artykuł X (Wynagrodzenie)
1. Strona A zobowiązuje się do przekazywania wynagrodzenia doradczego w wysokości X złotych (bez podatku VAT) na konto bankowe wskazane przez stronę B do ostatniego dnia każdego miesiąca. Opłaty bankowe ponosi strona A.
2. Wynagrodzenie doradcze z poprzedniego punktu jest wynagrodzeniem za pracę do X godzin miesięcznie.
3. Jeżeli przewidywany czas pracy potrzebny do wykonania zadań przekroczy czas określony w poprzednim punkcie, strona B musi powiadomić o tym stronę A z wyprzedzeniem. Jeżeli czas pracy w danym miesiącu przekroczy czas określony w poprzednim punkcie, wynagrodzenie za dodatkowe godziny wynosi X złotych za godzinę, pod warunkiem, że strona B powiadomiła o tym stronę A z wyprzedzeniem.
4. Zwykłe koszty związane z wykonaniem zadań ponosi strona B. Jeżeli strona B poniesie specjalne koszty, może zażądać ich zwrotu od strony A, ale tylko wtedy, gdy strona A wyraziła na to zgodę z góry.

W przypadku usług doradczych, typowym jest umowa, która, jak w punkcie 1 powyższego projektu klauzuli, przewiduje płatność stałego wynagrodzenia miesięcznego. Umowa doradcza zakłada, że doradztwo będzie świadczone na bieżąco. Jednakże, jeżeli ilość pracy w danym miesiącu znacznie przekroczy normę, wynagrodzenie miesięczne może nie pokrywać rzeczywistego nakładu pracy. Dlatego, aby przygotować się na nagły wzrost ilości pracy, można wprowadzić klauzulę, jak w punkcie 2 i 3 powyższego projektu klauzuli, która pozwala na naliczanie dodatkowego wynagrodzenia za godziny pracy przekraczające przewidywany miesięczny limit. Ważne jest jednak, aby doradca pamiętał, że aby móc naliczyć dodatkowe wynagrodzenie za dodatkowe godziny pracy, musi na bieżąco monitorować czas poświęcony na pracę.

Dlatego, jeżeli doradca uważa, że trudno przewidzieć nagły wzrost ilości pracy, a zarządzanie czasem jest uciążliwe, jednym z rozwiązań może być ustalenie wyższego wynagrodzenia miesięcznego, które uwzględnia pewien margines dla przewidywanego miesięcznego limitu godzin, zamiast wprowadzania klauzuli dotyczącej dodatkowego wynagrodzenia. Ponadto, należy zrozumieć, że naliczanie dodatkowego wynagrodzenia może prowadzić do konfliktów z klientem, ponieważ trudno jest dla klienta ocenić, czy pomiar czasu jest prawidłowy. Dlatego, jeżeli istnieje możliwość naliczenia dodatkowego wynagrodzenia za konkretną pracę, warto rozważyć konsultację z klientem z wyprzedzeniem. Punktem 3 powyższego projektu klauzuli jest wymóg powiadomienia klienta z wyprzedzeniem, aby móc naliczyć dodatkowe wynagrodzenie.

Jeżeli klient chce uniknąć zwiększenia wynagrodzenia poprzez naliczanie opłat za godzinę pracy powyżej przewidywanego limitu, jednym z rozwiązań może być poproszenie doradcy o wstępne oszacowanie czasu potrzebnego do wykonania zleconej pracy i podanie górnego limitu budżetu. Punktem 4 powyższego projektu klauzuli jest klauzula dotycząca pokrywania kosztów, takich jak koszty transportu i komunikacji, które są zwykle konieczne do wykonania pracy. W umowie doradczej rzadko zdarza się, że wykonanie pracy wymaga dużych wydatków, dlatego rzadko występuje sytuacja, w której doradca żąda zwrotu kosztów od klienta oprócz wynagrodzenia miesięcznego. Jednakże, jeżeli wykonanie zleconej pracy wymaga wprowadzenia specjalnego systemu lub innych specjalnych wydatków, doradca może potrzebować zwrotu kosztów od klienta. Punktem 4 powyższego projektu klauzuli jest klauzula, która pozwala na żądanie zwrotu specjalnych wydatków od klienta, pod warunkiem, że klient wyraził na to zgodę z góry. W praktyce, jeżeli wystąpią takie specjalne wydatki, doradca i klient będą musieli podzielić się szczegółami kosztów i uzgodnić, czy koszty te będą pokrywane przez klienta, co będzie wyraźnie określone w klauzuli umowy doradczej, lub zostanie sporządzona osobna umowa.

Klauzula dotycząca obowiązku unikania konkurencji

Artykuł 〇 (Obowiązek unikania konkurencji)
Strona B może, podczas okresu ważności tej umowy, zostać doradcą dla strony trzeciej, która jest w tej samej branży lub konkuruje z Stroną A, lub prowadzić działalność podobną lub konkurencyjną do tej umowy, tylko po uprzednim powiadomieniu Strony A.

Szczególnie w przypadku doradców ds. zarządzania i sprzedaży, klient nie chciałby, aby jego doradca udzielał podobnych porad konkurencyjnym firmom. Obawiają się, że jeśli to zezwolą, przewaga wynikająca z zatrudnienia doradcy może zostać utracona, a tajemnice handlowe mogą zostać ujawnione. Chociaż dla klienta lepiej byłoby zawrzeć klauzulę dotyczącą obowiązku unikania konkurencji, doradcy mogą często odmówić, jeśli nie zostanie im zaproponowane odpowiednie wynagrodzenie za ograniczenie ich źródeł dochodów.

W związku z tym, jakie ograniczenia nałożyć jako obowiązek unikania konkurencji, obie strony muszą dokonać oceny opartej na racjonalności ekonomicznej.

Jako kompromis między obiema stronami, doradca może powiadomić klienta przed przyjęciem zlecenia od konkurencyjnej firmy, jak sugeruje to projekt klauzuli. W takim przypadku, nie jest wymagana zgoda klienta, więc doradca może przyjąć zlecenie od konkurencyjnej firmy, niezależnie od intencji klienta. Z drugiej strony, klient będzie mógł dowiedzieć się, że jego doradca udziela porad również konkurencyjnym firmom.

Co do ujawnienia tajemnic handlowych, nie jest to poruszane w tym artykule, ale jest to zazwyczaj zabronione w klauzulach dotyczących obowiązku zachowania poufności, które są powszechnie regulowane w umowach. Dlatego doradca powinien wyjaśnić klientowi, że nawet jeśli doradca świadczy usługi doradcze dla innych firm, nie doprowadzi to do ujawnienia tajemnic handlowych klienta, o ile obowiązuje obowiązek zachowania poufności, i uzyskać pełne zrozumienie klienta.

Klauzule dotyczące praw własności intelektualnej

Artykuł 〇 (Prawa własności intelektualnej)
Wszelkie prawa własności intelektualnej powstałe w procesie realizacji niniejszego zadania (w przypadku praw autorskich, włączając prawa określone w artykułach 27 i 28 Japońskiej Ustawy o Prawie Autorskim) należą do strony A od momentu ich powstania, z wyjątkiem tych, które strona B posiadała przed zawarciem umowy oraz tych, które strona B wskazuje oddzielnie. Ponadto, strona B zobowiązuje się nie wykonywać praw moralnych w odniesieniu do tych praw własności intelektualnej wobec strony A i osób trzecich wskazanych przez stronę A.

W ramach doradztwa nie tylko udzielamy porad ustnie, ale także tworzymy i przedstawiamy dokumenty, takie jak analizy rynku i sytuacji biznesowej w formie graficznej. Zazwyczaj prawa własności intelektualnej do materiałów stworzonych jako część doradztwa przypisuje się klientowi, ponieważ zostały one stworzone dla niego. Projekt klauzuli przypisuje wszystkie prawa własności intelektualnej do klienta. Jednakże, doradca musi zastrzec prawa własności intelektualnej do własnych danych, które stworzył na ogólne zastosowanie. W takim przypadku, można zastosować takie metody jak dodanie do dokumentu stwierdzenia, że “prawa własności intelektualnej należą do doradcy”, gdy dostarcza się te dane klientowi. Projekt klauzuli pozwala doradcy na zastrzeżenie praw własności intelektualnej, jeśli są one określone oddzielnie, wyłączając je z przypadków, gdy prawa własności intelektualnej są przypisywane klientowi.

Co więcej, szczegółowe wyjaśnienia dotyczące praw autorskich i praw moralnych autorów można znaleźć w poniższym artykule.

https://monolith.law/reputation/unauthorized-photo-reproduction-on-the-internet-author-moral-rights[ja]

Klauzula dotycząca okresu umowy

Artykuł 〇 (Okres umowy)
Ta umowa pozostaje ważna przez ● miesięcy od dnia zawarcia umowy. Jednakże, jeżeli nie zostanie zgłoszone żadne szczególne zastrzeżenie do dnia ● miesiąca, w którym umowa wygasa, umowa ta zostanie odnowiona na tych samych warunkach na okres jednego roku, a następnie będzie kontynuowana na tych samych zasadach.

W przypadku umów konsultacyjnych, które mają na celu zapewnienie ciągłego doradztwa w zakresie zarządzania i prowadzenia działalności gospodarczej, typowe jest ustanowienie długiego okresu umowy, od pół roku do roku, a także wprowadzenie klauzuli o automatycznym odnawianiu, jak w powyższym projekcie klauzuli. Niemniej jednak, w przypadku umów konsultacyjnych, które mają na celu uzyskanie porady tylko w odniesieniu do określonego projektu, okres umowy może być ograniczony tylko do okresu niezbędnego do realizacji projektu, a klauzula o automatycznym odnawianiu może nie być dołączona.

Podsumowanie

Mimo że mówimy o umowie doradczej w jednym zdaniu, cel umowy i oczekiwana treść porad są różnorodne. Szczególnie w przypadku doradztwa w zakresie sprzedaży i zarządzania, zakres przewidywanych treści jest szeroki, dlatego ważne jest, aby dokładnie uzgodnić oczekiwania z klientem przed podjęciem pracy doradczej. Doradztwo to umowa długoterminowa, dlatego, aby uniknąć problemów, zalecamy skonsultowanie się z ekspertem, takim jak prawnik, i dokładne sprawdzenie, czy nie ma problemów z postanowieniami umowy doradczej.

Mimo że mówimy o umowie doradczej w jednym zdaniu, cel umowy i oczekiwana treść porad są różnorodne. Szczególnie w przypadku doradztwa w zakresie sprzedaży i zarządzania, zakres przewidywanych treści jest szeroki, dlatego ważne jest, aby dokładnie uzgodnić oczekiwania z klientem przed podjęciem pracy doradczej. Doradztwo to umowa długoterminowa, dlatego, aby uniknąć problemów, zalecamy skonsultowanie się z ekspertem, takim jak prawnik, i dokładne sprawdzenie, czy nie ma problemów z postanowieniami umowy doradczej.

Informacje o tworzeniu i przeglądaniu umów przez naszą kancelarię

W kancelarii prawnej Monolis specjalizujemy się w prawie IT, internetowym i biznesowym, oferując naszym klientom i firmom doradczym nie tylko tworzenie umów doradczych, ale także tworzenie i przeglądanie różnego rodzaju umów.

Jeśli jesteś zainteresowany, zapraszamy do zapoznania się ze szczegółami poniżej.