Obrigação de Elaboração do BCP em Instituições de Cuidados de Longa Duração | Explicação sobre Métodos de Criação e Vantagens

O BCP, ou Plano de Continuidade de Negócios, refere-se ao plano desenvolvido para garantir a continuidade e a recuperação das atividades empresariais em face de situações imprevistas, como desastres naturais ou doenças infecciosas. Desde abril de 2024 (Reiwa 6), tornou-se obrigatório a criação de BCPs em instituições de cuidados de longa duração. No entanto, algumas pessoas podem ter dúvidas sobre como elaborar um BCP ou se existem vantagens em fazê-lo.

Assim, este artigo irá explicar os detalhes do BCP em instituições de cuidados de longa duração, incluindo uma visão geral, o conteúdo da política, os benefícios e como elaborá-lo. Também apresentaremos os riscos de não criar um BCP, para que possa usar esta informação como referência.

O que são BCP/BCM em Instalações de Cuidados

BCP é a sigla para Business Continuity Plan, que se traduz por Plano de Continuidade de Negócios. Consiste num plano desenvolvido para garantir que as operações essenciais de uma empresa não sejam interrompidas por desastres ou, caso sejam, que possam ser retomadas o mais rapidamente possível.

Por outro lado, BCM significa Business Continuity Management, ou Gestão de Continuididade de Negócios em português, e refere-se à administração e gestão do BCP para assegurar a continuidade das operações.

As diretrizes de planejamento de negócios da Secretaria do Gabinete do Japão (Japanese Business Planning Guidelines[ja]) descrevem o BCP e o BCM da seguinte forma:

Um Plano de Continuididade de Negócios (Business Continuity Plan, BCP) é um plano que estabelece políticas, sistemas e procedimentos para evitar a interrupção de negócios essenciais ou, caso ocorra uma interrupção, para restaurá-los no menor tempo possível, mesmo diante de eventos imprevistos como grandes desastres naturais, a disseminação de doenças infecciosas, atos de terrorismo, grandes acidentes, interrupções na cadeia de suprimentos ou mudanças súbitas no ambiente de negócios.
A gestão de continuidade de negócios (Business Continuity Management, BCM) envolve atividades de gestão contínua, como a elaboração e a atualização do BCP, a alocação de orçamento e recursos para assegurar a continuididade dos negócios, a implementação de medidas preventivas, a realização de educação e treinamento para promover a iniciativa, a realização de inspeções e a melhoria contínua. Estas são consideradas atividades estratégicas a nível de gestão.

Fonte: Informações de Prevenção de Desastres do Gabinete do Japão | Diretrizes de Planejamento de Negócios[ja]

A criação de um BCP em instituições de cuidados é obrigatória

Com a revisão da remuneração dos cuidados de saúde no ano de Reiwa 3 (2021), foi estabelecido um período de transição de três anos, após o qual a criação de um Plano de Continuidade de Negócios (BCP) e a execução de Gestão de Continuidade de Negócios (BCM) em instituições de cuidados tornaram-se completamente obrigatórias a partir de abril de Reiwa 6 (2024). No documento do Ministério da Saúde, Trabalho e Bem-Estar do Japão, “Principais pontos da revisão da remuneração dos cuidados de saúde no ano fiscal de Reiwa 3[ja]“, está escrito o seguinte:

Com o objetivo de estabelecer um sistema que permita a continuidade da prestação de serviços de cuidados necessários, mesmo no caso de ocorrência de doenças infecciosas ou desastres, todos os prestadores de serviços de cuidados são obrigados a elaborar planos para a continuididade das operações, realizar formações e exercícios de simulação (※com um período de transição de três anos).

Referência: Ministério da Saúde, Trabalho e Bem-Estar do Japão | Principais pontos da revisão da remuneração dos cuidados de saúde no ano fiscal de Reiwa 3[ja]

Riscos de não criar um Plano de Continuidade de Negócios (BCP) em Instituições de Cuidados

Se uma instituição de cuidados falhar na criação de um Plano de Continuidade de Negócios (BCP), poderá enfrentar os seguintes riscos:

• Ser alvo de orientação administrativa
• Possibilidade de assumir responsabilidade por danos
• Impossibilidade de receber adicional no pagamento de cuidados

A seguir, explicaremos cada um desses riscos em detalhe.

Ser alvo de orientação administrativa

Na ausência de um BCP, não há penalidades específicas anunciadas até o momento. No entanto, é importante estar atento, pois a falta de um BCP pode levar a orientações administrativas por violação dos padrões de operação. Além disso, se não seguir as orientações, a instituição pode sofrer sanções administrativas, como a revogação da designação.

Se uma instituição receber uma sanção de revogação da designação, ela não poderá obter uma nova designação por pelo menos 5 anos. No caso de uma pessoa jurídica, não apenas o operador (representante) mas também outros diretores e a empresa-mãe ou outros controladores efetivos podem ser objeto de sanção, ficando impedidos de realizar negócios de cuidados durante 5 anos. (Lei Japonesa de Seguro de Cuidados, Artigo 70, Parágrafos 2, Itens 6 a 6-3)

Possibilidade de assumir responsabilidade por danos

A falta de um BCP não resulta em multas. No entanto, se um acidente ou dano ocorrer sem que um BCP esteja em vigor, pode haver uma violação do dever de cuidado de segurança, o que pode levar a responsabilidade por danos através de litígio.

Um exemplo notável de uma violação do dever de cuidado de segurança é o caso do ônibus da creche Hiwai durante o Grande Terremoto do Leste do Japão.

A creche Hiwai tinha um BCP estabelecido, e o manual estipulava que “em caso de um terremoto de grande magnitude, que possa levar a um desastre, todos devem ser conduzidos ao pátio norte, acalmados e vigiados sem pânico. As crianças devem esperar pela chegada dos pais para serem entregues.” No entanto, o manual não foi adequadamente divulgado, nem foram realizados exercícios de evacuação necessários para a sua implementação.

Como resultado da decisão de enviar as crianças para os pais, o ônibus escolar foi engolido pelo tsunami, e cinco crianças perderam a vida. O diretor da creche e a entidade gestora foram considerados responsáveis por danos por não cumprirem o dever de coletar informações.

Referência: Suprema Corte do Japão | Caso do ônibus escolar da creche Hiwai no tsunami (Decisão do Tribunal Distrital de Sendai, 17 de setembro de 2013)[ja]

Impossibilidade de receber adicional no pagamento de cuidados

Na revisão do pagamento de cuidados do ano de 2021 (Reiwa 3), o pagamento de cuidados foi aumentado em 0,7%. No entanto, se não cumprir os seguintes critérios, será aplicada uma redução:

• Elaborar um BCP que considere a ocorrência de doenças infecciosas e desastres naturais
• Tomar as medidas necessárias de acordo com o BCP elaborado

A extensão da redução varia de acordo com o serviço, sendo de 3% do número de unidades estipuladas para “serviços de instalações e residenciais” e de 1% para “outros serviços”. Há uma medida de transição em vigor, que permite que, até 31 de março de 2026 (Reiwa 7), não seja aplicada a redução.

Conteúdos a Desenvolver no BCP de uma Instituição de Cuidados

Os prestadores de serviços de cuidados são incumbidos de três papéis essenciais:

• Continuidade do serviço
• Garantia da segurança dos utentes
• Garantia da segurança dos colaboradores

Lei do Contrato de Trabalho, Artigo 5º

O empregador deve, no âmbito do contrato de trabalho, tomar as devidas providências para assegurar que o trabalhador possa desempenhar suas funções com segurança de vida e integridade física.

Com base no exposto, o BCP de uma instituição de cuidados deve estabelecer métodos de resposta tanto para a doença infeciosa por coronavírus (COVID-19) quanto para desastres naturais. A seguir, explicaremos detalhadamente cada um desses aspectos.

Métodos de Resposta à Doença do Novo Coronavírus

Nos centros de cuidados e empresas, é exigida a criação de um Plano de Continuidade de Negócios (BCP) para lidar com a doença do novo coronavírus. Um BCP em caso de surto de doença infecciosa pode incluir o seguinte:

Referência: Ministério da Saúde, Trabalho e Bem-Estar do Japão, Direção de Saúde e Bem-Estar para Idosos｜Guia de Continuidade de Negócios para Centros de Cuidados e Empresas no Evento de um Surto de Doença do Novo Coronavírus[ja]

Deve-se ter em atenção que o conteúdo do BCP a ser elaborado pode variar conforme o tipo de instalação, como centros de dia, centros de residência ou serviços de visita, uma vez que a situação e a resposta após o surgimento de uma doença infecciosa podem ser diferentes. De acordo com as diretrizes do Ministério da Saúde, Trabalho e Bem-Estar do Japão para os prestadores de serviços de bem-estar para pessoas com deficiência, no documento ‘Guia de Plano de Continuidade de Negócios para Prestadores de Serviços de Bem-Estar para Pessoas com Deficiência no Evento de um Surto de Doença do Novo Coronavírus[ja]‘, é enfatizado que a fase anterior ao surto de uma doença infecciosa é crucial. É essencial elaborar um BCP que permita uma resposta ágil em caso de surto, além de realizar regularmente treinos e formações e assegurar a disponibilidade de suprimentos.

Métodos de Resposta a Desastres Naturais

As instituições de cuidados e as empresas devem também elaborar um Plano de Continuidade de Negócios (BCP) para responder a desastres naturais como terramotos e inundações. Os conteúdos de um BCP em caso de desastre natural incluem:

Referência: Ministério da Saúde, Trabalho e Bem-Estar do Japão, Direção de Saúde e Idosos｜Guia de Continuididade de Negócios em Caso de Desastres Naturais para Instituições de Cuidados e Empresas[ja]

O BCP para desastres naturais deve contemplar não apenas ações durante a normalidade e emergências, mas também a coordenação com outras instituições e a comunidade, tornando o seu conteúdo mais extenso do que o BCP para doenças infecciosas.

As Vantagens de Criar um BCP em Instituições de Cuidados

A criação de um BCP (Plano de Continuidade de Negócios) exige tempo e esforço. No entanto, é um facto que a elaboração de um BCP pode trazer vantagens, como a garantia da segurança dos residentes e do pessoal, bem como o acesso a benefícios fiscais. Aqui, explicaremos as vantagens de desenvolver um BCP.

Garantir a Segurança dos Residentes e do Pessoal

Se os métodos de resposta estiverem estabelecidos para situações de propagação de doenças infecciosas ou desastres naturais, não só os residentes, mas também o pessoal, poderão agir de forma eficaz em casos de emergência. Embora exista o risco de não se conseguir realizar as tarefas devido à confusão que um estado de emergência pode gerar, se um Plano de Continuidade de Negócios (BCP) estiver preparado, será possível dar prioridade às tarefas essenciais e, assim, recuperar rapidamente. Além disso, isso também pode fortalecer a confiança dos utilizadores, suas famílias e da comunidade local.

Benefícios Fiscais

Se incluir no seu Plano de Continuidade de Negócios (BCP) as medidas estabelecidas pelo Ministro da Economia, Comércio e Indústria, como a construção de um sistema e ações preventivas, e se o seu “Plano de Reforço da Capacidade de Continuidade de Negócios” for aprovado, poderá beneficiar de um tratamento fiscal especial de depreciação acelerada de 18% para investimentos em equipamentos destinados a fortalecer as medidas contra desastres e a redução de danos (a partir de 1 de abril de 2025 (Reiwa 7), a taxa será de 16%).

Os exemplos concretos de equipamentos são os seguintes:

• Máquinas e equipamentos (a partir de 1 milhão de ienes): geradores próprios, bombas de drenagem, entre outros.
• Utensílios e ferramentas (a partir de 300 mil ienes): racks anti-sísmicos, telefones por satélite, entre outros.
• Instalações anexas aos edifícios (a partir de 600 mil ienes): barreiras de contenção de água, cortinas corta-fogo, entre outros.

Subsídios e Apoio Financeiro

Se elaborar um BCP (Plano de Continuidade de Negócios) e obtiver a certificação do plano de fortalecimento da capacidade de continuidade do negócio, terá preferência na seleção para concessão de subsídios. Os apoios que pode receber incluem:

Os conteúdos dos subsídios BCP variam de acordo com a autarquia. Além disso, algumas instituições financeiras privadas oferecem esquemas de empréstimo para empresas que criam um BCP. Se estiver a elaborar um BCP, é aconselhável consultar a autarquia onde a instalação está localizada ou a instituição financeira com a qual tem transações.

Vacinação Prioritária

De acordo com o artigo 28º da Lei Japonesa de Medidas Especiais contra a Gripe e Outras Doenças Infecciosas (特別措置法), é possível realizar uma vacinação específica para os negócios registados que tenham desenvolvido um Plano de Continuidade de Negócios (BCP) durante a expansão de doenças infecciosas. A vacinação específica refere-se à vacinação preventiva prioritária para os funcionários das empresas registadas.

Para que uma empresa se torne elegível para a vacinação prioritária, é necessário submeter um pedido de registo prévio ao governo.

Métodos de Criação de um BCP para Instalações de Cuidados

Pode haver quem não saiba como criar um BCP. Aqui, explicaremos como elaborar um BCP para instalações de cuidados.

Estabelecer um Comité para a Criação do BCP

Para iniciar a criação de um BCP, deve-se primeiro estabelecer um comité. O comité de criação deve incluir gestores e responsáveis de cada local e serviço, bem como pessoas que possam recolher as opiniões dos profissionais no terreno. Após a formação do comité, é importante verificar a situação atual das instalações de cuidados e identificar os problemas existentes.

Utilização de Diretrizes e Modelos

O Ministério da Saúde, Trabalho e Bem-Estar do Japão disponibiliza diretrizes e modelos para a criação de BCPs. Se não sabe por onde começar ou como proceder, pode seguir as diretrizes do Ministério e utilizar os modelos disponíveis para elaborar o seu BCP.

Os modelos estão preparados de acordo com o tipo de serviço, como instalações de cuidados diurnos ou residenciais, permitindo criar um BCP adequado ao serviço correspondente.

As diretrizes e modelos podem ser encontrados no seguinte site, que poderá servir de referência.

Ministério da Saúde, Trabalho e Bem-Estar do Japão | Formação de Apoio à Criação de Planos de Continuidade de Negócios (BCP) em Instalações e Empresas de Cuidados[ja]

Conclusão: É imperativo responder prontamente à obrigação de criar um BCP em instalações de cuidados

A partir de abril de 2024 (Reiwa 6), tornou-se obrigatório a criação de um Plano de Continuidade de Negócios (BCP) em instalações de cuidados. Para as instalações de cuidados, a elaboração de um BCP é essencial para responder de forma eficaz durante a expansão de doenças infecciosas ou desastres naturais e para recuperar rapidamente. Além disso, existem benefícios como incentivos fiscais, acesso a subsídios e apoio financeiro, bem como a possibilidade de receber vacinação prioritária. Devemos criar um BCP para estar preparados para lidar com emergências imprevisíveis que possam surgir no futuro.

Se está a ter dificuldades na criação de um BCP ou não sabe como fazê-lo, é aconselhável consultar um advogado.

A Monolith Law Office é uma sociedade de advogados com vasta experiência em TI, especialmente em direito da Internet e tecnologia. Se tem dúvidas relacionadas com o BCP, não hesite em entrar em contacto connosco.

Apresentação das Medidas do Nosso Escritório

O setor de cuidados de saúde é uma indústria regulada por uma variedade de leis, como a Lei Japonesa de Seguro de Cuidados de Saúde (Kaigo Hoken-hou), a Lei Japonesa de Bem-Estar dos Idosos (Roujin Fukushi-hou) e a Lei Japonesa das Sociedades (Kaisha-hou). A Monolith Law Office atua como consultora jurídica da Associação Nacional de Empresas de Cuidados de Saúde, bem como de prestadores de cuidados de saúde em todas as prefeituras do país, possuindo um vasto conhecimento especializado relacionado com a legislação do setor de cuidados de saúde.

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