Visão Geral e Distribuição de Papéis dos 'Órgãos da Empresa' no Direito Societário Japonês

Na lei das sociedades por ações do Japão (日本の会社法), o termo “órgãos da empresa” refere-se a várias entidades organizacionais responsáveis pela tomada de decisões, execução de operações e supervisão da empresa. Estes órgãos são essenciais para o funcionamento adequado e a governança da empresa. Em uma sociedade por ações, os órgãos mais básicos e obrigatórios são a assembleia geral de acionistas e pelo menos um diretor.  

A lei das sociedades por ações japonesa oferece opções flexíveis para o desenho da estrutura interna de uma empresa, de acordo com o seu tamanho, natureza e objetivos de negócio. Isso permite que as empresas escolham entre uma variedade de combinações de órgãos, desde as mais simples até as mais complexas, como as empresas com comitês estabelecidos.

Instituições Básicas no Japão: Acionistas e Administradores

Assembleia Geral de Acionistas: O Supremo Órgão de Decisão

Papel, Autoridade e Tipos de Resolução

A Assembleia Geral de Acionistas é o órgão máximo de decisão de uma sociedade anónima e é composta pelos acionistas da empresa. A sua autoridade é ampla, podendo tomar decisões sobre todas as matérias estipuladas pela Lei das Sociedades por Ações do Japão e pelo estatuto da empresa. No entanto, em empresas com um conselho de administração, a autoridade da Assembleia Geral de Acionistas geralmente limita-se às matérias explicitamente estabelecidas pela Lei das Sociedades por Ações do Japão ou pelo estatuto.  

As principais autoridades da Assembleia Geral de Acionistas incluem decisões relacionadas à constituição da empresa, como a nomeação de diretores e auditores no momento da fundação, alterações ao estatuto na fundação e decisões sobre a dissolução da empresa. Em relação às ações, incluem decisões sobre a aquisição onerosa de ações próprias pela empresa, a aquisição de ações de classe com cláusula de aquisição total e pedidos de transferência para herdeiros, entre outros. Além disso, em termos de órgãos corporativos, incluem decisões sobre a nomeação e destituição de diretores, auditores, contabilistas e auditores financeiros. Quanto às decisões de execução de negócios importantes, embora muitas sejam delegadas aos diretores, em empresas sem um conselho de administração, a aprovação da Assembleia Geral de Acionistas pode ser necessária para questões específicas importantes, como a alienação de ativos significativos ou a contração de dívidas substanciais.  

As resoluções da Assembleia Geral de Acionistas podem ser ordinárias, especiais ou extraordinárias, dependendo da importância do assunto a ser decidido.

Obrigações e Responsabilidades dos Acionistas e da Assembleia Geral de Acionistas

A responsabilidade fundamental dos acionistas é limitada ao valor de subscrição das ações que possuem, conhecida como ‘responsabilidade limitada’. Isso significa que os acionistas não têm responsabilidade pessoal pelas dívidas da empresa além do montante investido.  

As obrigações da empresa relacionadas com a Assembleia Geral de Acionistas (normalmente incumbidas aos diretores) incluem o dever de convocar a assembleia de forma oportuna e adequada, o que envolve o envio de notificações de convocação. Também existem obrigações de fornecer aos acionistas as explicações necessárias sobre os assuntos em discussão e de elaborar e manter a ata da assembleia.  

Embora a Assembleia Geral de Acionistas em si não tenha responsabilidade direta, os promotores envolvidos na constituição da empresa, os diretores e auditores no momento da fundação podem ser responsabilizados por danos se negligenciarem os seus deveres relacionados com a constituição, como a insuficiência do valor dos ativos ou a simulação de contribuições.  

Diretores e Conselho de Administração: Gestão e Supervisão sob a Lei Japonesa

Papéis, Autoridades e Estrutura

Os diretores são os executivos de uma empresa e responsáveis pela gestão das operações diárias. Todas as sociedades anónimas no Japão devem ter pelo menos um diretor . Nas empresas que possuem um conselho de administração, este é composto por todos os seus diretores. As principais funções do conselho incluem tomar decisões sobre a gestão das operações da empresa, supervisionar a execução das funções de cada diretor e eleger e destituir o diretor representante, que representa legalmente a empresa .  

O conselho de administração não pode delegar decisões sobre a execução de determinadas operações importantes a um único diretor. Isso inclui a disposição e aquisição de ativos importantes, a contração de dívidas substanciais, a nomeação e demissão de gerentes e outros funcionários importantes, a criação, alteração e dissolução de filiais ou outras organizações importantes, questões significativas relacionadas à emissão de obrigações e a implementação de sistemas para assegurar a execução das funções em conformidade com as leis e estatutos . Nas grandes empresas com conselho de administração, é obrigatória a construção de um sistema de controle interno para garantir a execução adequada das operações e a conformidade com as leis e estatutos .  

Principais Obrigações: Dever de Diligência e Dever de Lealdade sob a Lei Japonesa

A relação entre a empresa e os seus diretores baseia-se no princípio da “delegação”. Isto significa que os diretores são encarregados da execução das operações da empresa através de uma resolução da assembleia geral de acionistas.

Como parte do dever de diligência, os diretores, enquanto fiduciários, têm o dever de agir com o cuidado que se espera de um “bom gestor”. Isto implica que devem desempenhar as suas funções com a atenção que seria esperada de um gestor prudente. Este padrão é objetivo e varia de acordo com a posição do diretor, o seu conhecimento especializado e as circunstâncias em questão. Quanto ao dever de lealdade, além do dever geral de diligência, os diretores devem cumprir as leis, os estatutos e as resoluções da assembleia geral de acionistas, e desempenhar as suas funções de forma leal em benefício da sociedade anônima, conforme explicitamente estabelecido na lei das sociedades por ações do Japão.

Destes deveres principais, surgem obrigações específicas, como a proibição de transações com conflito de interesses. Os diretores são, em princípio, proibidos de realizar transações com a empresa que possam conflitar com os interesses pessoais do diretor. Isto requer a aprovação do conselho de administração ou da assembleia geral de acionistas. No que diz respeito ao dever de não concorrência, os diretores não podem, sem a prévia aprovação do conselho de administração ou da assembleia geral de acionistas, envolver-se em negócios que concorram com a empresa ou realizar transações que façam parte dos negócios da empresa para si próprios ou para terceiros.

Responsabilidade e Responsabilidade Legal

Como responsabilidade por negligência no desempenho das suas funções, um diretor que viole o dever de diligência ou o dever de lealdade e cause danos à empresa, será responsável por esses danos. Esta responsabilidade pode ser perseguida pela própria empresa ou por um acionista qualificado através de uma ação representativa de acionistas. Quanto à responsabilidade perante terceiros, um diretor pode também ser responsável por danos causados a terceiros (por exemplo, credores, acionistas) se, no exercício das suas funções, agir com má-fé ou negligência grave. No que diz respeito à limitação da responsabilidade e ao seguro D&O, a Lei das Sociedades Japonesas permite certas disposições específicas para limitar a responsabilidade dos diretores, como a exoneração de responsabilidade por resolução especial da assembleia geral de acionistas ou contratos de limitação de responsabilidade com diretores não executivos. Além disso, na prática, o seguro de responsabilidade civil dos administradores é comumente utilizado como medida geral para cobrir potenciais reivindicações de indemnização.

A Prática do Princípio de Julgamento Empresarial no Japão

Ao avaliar a existência de uma violação do dever de diligência de um diretor nas decisões de gestão, os tribunais japoneses aplicam o “Princípio de Julgamento Empresarial”. Este princípio reconhece os riscos e incertezas inerentes às decisões empresariais e concede aos diretores uma ampla margem de discrição. As ações de um diretor geralmente não são consideradas uma violação do dever a menos que haja “erros importantes e negligentes na compreensão dos fatos que fundamentaram a decisão” ou a menos que o “processo e conteúdo da decisão sejam particularmente irracionais ou inadequados” para um gestor empresarial.

Como exemplo jurisprudencial, no caso da ação representativa dos acionistas da Apaman Shop (Suprema Corte do Japão, 15 de julho de 2010), nesta decisão inovadora, a Suprema Corte do Japão anulou a decisão do Tribunal Superior que havia reconhecido a responsabilidade de um diretor por adquirir ações de uma subsidiária a um preço significativamente mais alto do que a avaliação externa. A Suprema Corte enfatizou que a formulação do plano de reestruturação empresarial, especialmente a determinação do preço de aquisição das ações, é confiada ao julgamento empresarial especializado que envolve previsões futuras. Considerando a necessidade de uma aquisição tranquila, a manutenção de boas relações com as lojas franqueadas e a ampla gama de avaliações de ações não listadas, o tribunal determinou que o julgamento do diretor não era “significativamente irracional”. Este caso ilustra a abordagem sutil dos tribunais em equilibrar a supervisão judicial e a discrição dos gestores.

O “Princípio de Julgamento Empresarial” é um conceito extremamente importante para entender a responsabilidade dos diretores no Japão. O caso da Apaman Shop esclarece a aplicação prática deste princípio e as tensões inerentes que o acompanham. Enquanto os tribunais reconhecem uma ampla margem de discrição aos diretores, eles examinam rigorosamente se o “processo e conteúdo” da decisão não contêm “irracionalidade significativa”. O fato de este caso ter passado por diferentes interpretações nos tribunais distritais, de apelação e supremo destaca a natureza subjetiva dessa avaliação. Isso significa que os diretores não podem simplesmente usar o “julgamento empresarial” como desculpa e devem demonstrar um “processo racional e diligente” na coleta de informações, análise e tomada de decisão, mesmo que os resultados não sejam favoráveis. Para empresas estrangeiras, isso sugere que, embora a lei japonesa proteja decisões empresariais razoáveis, a documentação meticulosa do processo de tomada de decisão é de extrema importância.

Órgãos de Auditoria e Supervisão: Garantindo a Integridade das Empresas no Japão

O Conselho de Auditores e o Comité de Auditoria em Japão

Funções e Âmbito da Auditoria

O auditor, um órgão estatutário nomeado pela assembleia geral de acionistas, tem a função de auditar a execução das funções dos diretores. O seu principal papel é assegurar que os diretores executam as suas funções de forma adequada, atuando como uma função de verificação independente da gestão. O auditor não se envolve na execução das operações .  

O âmbito da auditoria do auditor normalmente cobre tanto a auditoria operacional quanto a auditoria contábil. No caso de empresas privadas, é possível limitar o âmbito da auditoria do auditor apenas à auditoria contábil, conforme estabelecido nos estatutos da empresa .  

O auditor é responsável por compilar um relatório de auditoria com os resultados da auditoria ao longo de um ano .  

Poderes, Deveres e Responsabilidades

Para assegurar uma supervisão eficaz, são concedidos ao auditor poderes importantes, como o direito de auditar a execução das funções dos diretores , o direito de solicitar relatórios de negócios aos diretores, o direito de investigar a situação operacional e patrimonial da empresa , o direito de investigar subsidiárias , o dever e o direito de expressar opiniões nas reuniões do conselho de diretores , o direito de solicitar e convocar reuniões do conselho de diretores , o direito de solicitar a prevenção de atos ilegais dos diretores , o direito de representar a empresa em litígios entre a empresa e os diretores , o direito de consentir em propostas relacionadas à exoneração parcial de responsabilidade dos diretores , o poder de decidir sobre a nomeação, destituição ou não renovação dos auditores contábeis , e o direito de consentir na determinação da remuneração e outros pagamentos aos auditores contábeis .  

Os principais deveres incluem a presença nas reuniões do conselho de diretores, a investigação e relatório sobre as propostas da assembleia geral de acionistas e o relatório ao conselho de diretores .  

O auditor pode ser responsabilizado por danos à empresa se não cumprir adequadamente as suas funções .  

Requisitos de Qualificação e Independência

Indivíduos com certos antecedentes criminais ou que ocupem cargos de diretor, gerente, empregado, contador ou executivo na empresa ou em suas subsidiárias não são elegíveis para serem auditores. Isso é para garantir a independência da gestão .  

Empresas com um comité de auditoria devem ter pelo menos três auditores, e a maioria deles deve ser auditores externos que atendam a critérios específicos de independência .  

Foco Jurisprudencial: Decisões Principais sobre a Responsabilidade dos Auditores

Em termos de jurisprudência, a decisão do Tribunal Superior de Tóquio de 25 de julho de 2012 (Heisei 24) reconheceu que um auditor que iniciou uma ação de responsabilidade contra diretores a pedido dos acionistas pode solicitar o reembolso das despesas necessárias à empresa. Mesmo que o processo não tenha conseguido provar a responsabilidade dos diretores, enquanto as ações do auditor estiverem alinhadas com os interesses da empresa, a empresa não pode recusar o pedido a menos que consiga provar que as despesas “não eram necessárias para a execução das funções do auditor” .  

Além disso, a decisão da Suprema Corte de 19 de julho de 2021 (Reiwa 3) esclareceu a responsabilidade dos auditores limitados à contabilidade. A Suprema Corte anulou a decisão do Tribunal Superior que havia negado a responsabilidade de um auditor que não detectou um desfalque, afirmando que mesmo os auditores limitados à contabilidade não devem presumir a precisão dos livros contábeis como uma premissa. Eles devem tomar medidas, como solicitar relatórios aos diretores e verificar os documentos de base, para assegurar que os documentos contábeis reflitam adequadamente a situação patrimonial e de lucros e perdas da empresa. Isso sugere que mesmo para auditores com um âmbito de auditoria limitado, um padrão mais elevado de dever de cuidado é exigido .  

Assistência Contabilística: Apoio Especializado na Elaboração de Documentos Contábeis

Funções, Qualificações e Responsabilidade Conjunta

O assistente contabilístico é um órgão estabelecido para aumentar a confiabilidade dos documentos contábeis de uma empresa. Diferentemente de outros órgãos, eles têm a característica de trabalhar em conjunto com os diretores na elaboração de documentos contábeis, demonstrações financeiras anexas e documentos contábeis consolidados.  

Para garantir conhecimento especializado, o assistente contabilístico deve ser um contador público certificado, uma empresa de auditoria, um consultor fiscal ou uma empresa de consultoria fiscal.  

A nomeação de um assistente contabilístico pode ser estabelecida voluntariamente nos estatutos da empresa.  

Autoridade, Obrigações e Responsabilidades

Como autoridade, o assistente contabilístico tem o direito de inspecionar e transcrever livros contábeis e materiais relacionados, e pode solicitar relatórios sobre contabilidade aos diretores, outros assistentes contabilísticos, gerentes e outros funcionários.  

Entre suas obrigações está a de preparar relatórios contabilísticos para acionistas e credores, e, se descobrir qualquer fato significativo que constitua uma violação das leis ou estatutos por parte dos diretores durante a execução de suas funções, deve reportar imediatamente aos acionistas (ou aos auditores, no caso de empresas com auditores nomeados). Além disso, tem a obrigação de comparecer às reuniões do conselho de administração que aprovam os documentos contábeis e expressar sua opinião quando necessário, explicar os documentos contábeis quando solicitado em uma assembleia geral de acionistas e manter os documentos contábeis e relatórios do assistente contabilístico por um período de cinco anos.  

Em termos de responsabilidade, o assistente contabilístico enfrenta uma responsabilidade legal significativa. Se negligenciar suas funções na elaboração de documentos contábeis ou em outras tarefas e causar danos à empresa, acionistas, investidores ou credores, pode ser responsabilizado por indenizações. Sua relação com a empresa é baseada em um contrato de mandato, sob o qual tem o dever de diligência.  

O fato de o assistente contabilístico ser um especialista externo e, ao mesmo tempo, ter o requisito de “trabalhar em conjunto” com os diretores na elaboração de documentos contábeis cria uma dinâmica única. Isso é projetado para incorporar conhecimento especializado externo diretamente no processo de relatório financeiro, não apenas realizando auditorias externas, mas também aumentando a precisão e confiabilidade das informações financeiras desde a fase de criação. Esta estrutura oferece uma camada adicional de transparência e confiabilidade financeira, especialmente para pequenas e médias empresas onde a nomeação de um auditor contabilístico não é obrigatória, e é um elemento importante para empresas estrangeiras entenderem a solidez dos relatórios financeiros no Japão.

Auditor Fiscal: Revisão Financeira Externa no Japão

Papel e Obrigação de Nomeação

O auditor fiscal é um especialista independente externo, que pode ser um contabilista certificado ou uma empresa de auditoria, cujo papel principal é auditar os documentos contabilísticos e os detalhes anexos de uma empresa.  

A nomeação de um auditor fiscal é obrigatória para as seguintes empresas no Japão: grandes empresas, isto é, sociedades anónimas com um capital social superior a 500 milhões de ienes ou um total de passivos superior a 20 bilhões de ienes no balanço do último exercício fiscal. Além disso, empresas com estruturas de governança avançadas, como as que têm comitês de auditoria ou comitês de nomeações, também são obrigadas a nomear um auditor fiscal. Adicionalmente, empresas que voluntariamente estabelecem a nomeação de um auditor fiscal nos seus estatutos, uma vez nomeado, a auditoria torna-se um dever legal.  

Autoridade, Obrigações e Qualificações

O auditor fiscal tem a autoridade de inspecionar e copiar os livros contábeis e documentos relacionados a qualquer momento, e pode solicitar relatórios sobre contabilidade aos diretores, contabilistas, gerentes e outros funcionários. Também é possível investigar subsidiárias.  

A principal obrigação é realizar a auditoria dos documentos contabilísticos da empresa e elaborar um relatório de auditoria fiscal.  

Quanto às qualificações, apenas contabilistas certificados ou empresas de auditoria podem tornar-se auditores fiscais.  

Em relação à remuneração, embora seja o conselho de administração que determina a remuneração do auditor fiscal, é necessário o consentimento do conselho fiscal ou do comitê de auditoria. Este mecanismo visa assegurar a independência do auditor fiscal em relação à gestão da empresa.  

A obrigação de nomear um auditor fiscal em grandes empresas e empresas com comitês de auditoria no Japão destaca claramente a importância que o país atribui à revisão financeira independente externa. Enquanto os contabilistas trabalham em conjunto com a gestão na elaboração dos documentos, o auditor fiscal fornece uma função de verificação externa, aumentando a confiabilidade para investidores e credores. Em particular, o mecanismo que exige o consentimento do conselho fiscal para a determinação da remuneração do auditor fiscal é um mecanismo sutil, mas crucial, que protege a sua independência para que possam desempenhar as suas funções de forma independente da gestão que estão a auditar. Esta estrutura reflete um compromisso com relatórios financeiros sólidos e transparência, sendo um elemento essencial para atrair e manter investidores estrangeiros.

Estruturas de Governança Avançadas: Empresas com Comitês Estabelecidos sob a Lei Japonesa

Empresas com Comitês de Nomeação e Outros Comitês Estabelecidos

Estrutura e Filosofia

Esta estrutura de governança, inspirada no modelo ocidental, tem como objetivo separar claramente a função de supervisão do conselho de administração da função de execução dos diretores executivos.  

É obrigatória a criação dos seguintes três comitês estatutários dentro do conselho de administração. O Comitê de Nomeação decide sobre o conteúdo das propostas de nomeação e destituição de diretores e auditores contábeis. O Comitê de Auditoria audita a execução das funções dos diretores executivos e dos diretores. O Comitê de Remuneração decide sobre o conteúdo das remunerações individuais dos diretores executivos e dos diretores.

Uma característica importante desta estrutura é a obrigatoriedade de ter um auditor contábil.  

As empresas que adotam esta estrutura não podem ter um conselho de auditores ou um auditor, pois suas funções são absorvidas pelo Comitê de Auditoria.  

Papel e Autoridade de Cada Comitê

O Comitê de Nomeação decide sobre o conteúdo das propostas de nomeação e destituição de diretores e auditores contábeis a serem apresentadas na assembleia geral de acionistas.  

O Comitê de Auditoria audita a execução das funções dos diretores executivos e dos diretores. Além disso, decide sobre o conteúdo das propostas de nomeação, destituição ou não renomeação do auditor contábil. A maioria dos membros do comitê deve ser composta por diretores externos. Diferentemente do conselho de auditores, o Comitê de Auditoria tem direito de voto no conselho de administração e seus membros podem participar diretamente na tomada de decisões. Eles são responsáveis pela elaboração do relatório de auditoria e dependem fortemente do sistema de controle interno da empresa para uma auditoria eficaz.  

O Comitê de Remuneração decide sobre o conteúdo das remunerações individuais dos diretores executivos e dos diretores.  

O conselho de administração nesta estrutura tem como principal função decidir sobre as políticas básicas de gestão e supervisionar a execução das funções dos diretores executivos e dos diretores. Não é possível delegar decisões estratégicas importantes aos diretores executivos.  

O modelo de empresa com Comitês de Nomeação e outros comitês estabelecidos representa um ponto de viragem significativo em relação ao sistema centrado no conselho de auditores. Sua filosofia central é a separação das funções de supervisão e execução, com um forte foco na supervisão independente externa, ao ter a maioria dos membros do Comitê de Auditoria composta por diretores externos. Além disso, o direito de voto do Comitê de Auditoria no conselho de administração é uma diferença decisiva em relação ao conselho de auditores sem direito de voto, sugerindo um papel mais direto e ativo na governança. Este modelo foi projetado para aumentar a transparência das empresas, a responsabilidade e a capacidade de atender aos padrões de governança globais, tornando-se uma opção particularmente atraente para investidores estrangeiros.

Empresas com Comité de Auditoria e Outros Assuntos no Japão

Estrutura e Propósito

A estrutura introduzida pela revisão da Lei das Sociedades Japonesas de 2014 (平成26年) é posicionada como um modelo intermediário entre o tradicional sistema de auditores estatutários e o completo sistema de empresas com comités estabelecidos. Tem havido uma tendência crescente de adoção entre empresas que visam a Oferta Pública Inicial (IPO).  

Esta estrutura é caracterizada pela instalação de um comité de auditoria e outros assuntos dentro do conselho de administração.  

Assim como outras empresas com comités estabelecidos, as empresas com comité de auditoria e outros assuntos não podem ter auditores estatutários.  

Papel e Autoridade do Comité de Auditoria e Outros Assuntos

O comité de auditoria e outros assuntos é composto por três ou mais diretores que são membros do comité de auditoria, sendo que a maioria deve ser de diretores externos.  

Entre as suas autoridades, incluem-se a auditoria da execução das funções dos diretores e do contador, a elaboração de relatórios de auditoria e a posse de direito de voto nas reuniões do conselho de administração. Esta é uma diferença significativa em relação aos auditores estatutários, pois permite que os membros do comité participem diretamente na tomada de decisões do conselho de administração. O âmbito da sua auditoria não se limita à legalidade, mas estende-se também à razoabilidade da execução das operações. Na assembleia geral de acionistas, podem expressar opiniões sobre a nomeação de outros diretores e sobre remunerações, entre outros assuntos. Independentemente do tamanho da empresa, é obrigatória a implementação de um sistema de controlo interno.  

O modelo do comité de auditoria e outros assuntos é posicionado como um ponto de compromisso estratégico. Ao integrar a função de auditoria diretamente no conselho de administração e conceder direito de voto aos seus membros, realiza-se uma supervisão mais ativa e eficaz do que a proporcionada pelo tradicional auditor estatutário, mantendo uma estrutura menos radical do que o modelo completo de empresas com comités nomeados. A expansão do âmbito de auditoria para incluir a “razoabilidade” indica uma transição para além da mera conformidade legal, avaliando a solidez das decisões de gestão. Esta estrutura é particularmente atraente para empresas que desejam reforçar a governança corporativa sem adotar completamente o sistema de comités mais complexo do tipo ocidental, oferecendo um equilíbrio entre flexibilidade e supervisão reforçada.

Conclusão

A Lei das Sociedades por Ações do Japão oferece um quadro complexo e ao mesmo tempo flexível para os órgãos corporativos, equilibrando a supervisão dos acionistas com a eficiência da gestão. É de extrema importância compreender os papéis específicos, poderes, obrigações e responsabilidades de cada órgão, desde a assembleia geral de acionistas e diretores até as entidades de auditoria especializadas e as sociedades com comitês estabelecidos.

O escritório de advocacia Monolith possui um vasto histórico em matéria de Lei das Sociedades por Ações do Japão e governança corporativa. Utilizando nosso profundo conhecimento especializado e capacidade multilíngue, fornecemos aconselhamento personalizado para preencher as lacunas legais e culturais. Os serviços do nosso escritório incluem aconselhamento estratégico sobre design institucional e reestruturação corporativa, criação e revisão de estatutos e regulamentos internos, orientação sobre deveres, responsabilidades e mitigação de responsabilidades de diretores e executivos, suporte para assembleias gerais de acionistas e relações com investidores, diligência jurídica abrangente em fusões e aquisições e outras transações, bem como representação em litígios corporativos.