Explicação sobre as precauções ao usar agentes de aplicação de subsídios e os itens necessários no contrato

Ao gerir uma empresa, pode considerar-se a aplicação para várias subvenções.

As subvenções são fundos parcialmente concedidos pelo governo ou autoridades locais para apoiar os esforços das empresas que se alinham com os seus objetivos políticos.

Como as subvenções não precisam ser reembolsadas, elas podem ser de grande ajuda para o fluxo de caixa de uma empresa.

No entanto, nem todos podem receber uma subvenção simplesmente por se candidatarem. A aplicação para uma subvenção tem requisitos complexos, e é necessário descrever claramente nos documentos de aplicação coisas como o conteúdo do negócio que está a aplicar para a subvenção com base nestes requisitos.

Como os documentos de aplicação para subvenções são bastante volumosos, preparar a aplicação enquanto a empresa realiza as suas operações diárias pode ser um fardo considerável. Por isso, é bastante comum ver empresas a recorrerem a consultores externos para a aplicação de subvenções.

Portanto, para as empresas que planeiam terceirizar a aplicação de subvenções, explicaremos os pontos a ter em conta no contrato de consultoria ao delegar o trabalho de aplicação de subvenções.

Procedimento para Solicitação de Subsídios

Os subsídios, como explicado no início, são um sistema que concede uma parte das despesas necessárias para apoiar os esforços dos empresários, de acordo com os objetivos políticos do governo e das autoridades locais.

Principalmente, é o Ministério da Economia, Comércio e Indústria japonês (METI) que lida com a maioria dos subsídios.

Ao solicitar um subsídio, é necessário obter o mais recente edital de convocação e o formulário de inscrição designado, e submeter os documentos ao secretariado a tempo para o prazo de inscrição do subsídio.

Posteriormente, o secretariado avalia a solicitação de subsídio e decide se a aprova ou não.

Além disso, a implementação do negócio que é alvo do subsídio deve ser realizada após a decisão de aprovação.

Além disso, os subsídios não são imediatamente pagos à empresa após a aprovação.

As empresas que foram aprovadas para receber subsídios devem primeiro gastar todas as despesas, e só depois de relatar o conteúdo da implementação do negócio é que podem receber o subsídio.

Normalmente, os subsídios têm um limite orçamental fixo, portanto, nem todas as inscrições são aprovadas.

Por exemplo, o popular “Subsídio para a Manufatura” entre os empresários tem uma taxa de aprovação de cerca de 50%.

Por isso, muitas empresas contratam consultores profissionais para solicitar subsídios, a fim de passar na avaliação com a maior certeza possível.

Além disso, existem “Subvenções” que são semelhantes aos subsídios. As subvenções também são concedidas pelo governo e autoridades locais, e não é necessário reembolso. A diferença entre subsídios e subvenções é que, se certos requisitos forem cumpridos, basicamente é possível receber uma subvenção. Além disso, as subvenções são principalmente benefícios relacionados ao emprego sob a jurisdição do Ministério da Saúde, Trabalho e Bem-Estar japonês.

A quem deve ser solicitada a aplicação para subsídios

Quando se delega a aplicação para subsídios a terceiros, a quem se deve solicitar? Para concluir, não é necessário ter uma qualificação especial para representar a aplicação para subsídios. Por isso, existem muitos agentes que se autodenominam consultores de aplicação para subsídios.

No entanto, na prática, parece que muitas vezes são os consultores com a qualificação de diagnóstico de pequenas e médias empresas que lidam com a aplicação para subsídios.

Além disso, há muitos exemplos de contabilistas e auditores certificados que realizam consultoria para a aplicação de subsídios.

Diz-se que há pontos importantes na forma de escrever o formulário de aplicação para subsídios. Portanto, quando se delega a aplicação para subsídios a terceiros, pode ser uma boa ideia consultar um consultor com vasta experiência em aplicações para subsídios.

Além disso, a remuneração pela aplicação de subsídios geralmente é dividida em duas partes: uma taxa inicial e uma taxa de sucesso.

Neste caso, a taxa inicial é geralmente de cerca de 100.000 a 150.000 ienes, e a taxa de sucesso é de cerca de 10% do valor aprovado. Portanto, se a quantidade de remuneração for significativamente maior do que isso, pode ser necessário considerar cuidadosamente se deve ou não solicitar.

Contrato de Consultoria para Pedido de Subsídios

Quando se solicita a aplicação de um subsídio a uma entidade externa, é necessário criar e celebrar um contrato de consultoria com o consultor. Neste artigo, explicaremos detalhadamente os pontos a verificar num contrato de consultoria.

No modelo de contrato apresentado abaixo, ‘A’ refere-se à empresa que delega a aplicação do subsídio, e ‘B’ refere-se ao consultor que realiza a aplicação do subsídio.

Além disso, ao criar um contrato, por favor, não use os exemplos de cláusulas abaixo como um modelo, mas ajuste-os de acordo com a situação real das partes envolvidas.

Para mais informações sobre o conteúdo de um contrato de consultoria geral, consulte o seguinte artigo.

https://monolith.law/corporate/regulation-of-outsourcing-contract[ja]

Cláusulas sobre o Conteúdo do Trabalho Delegado

Artigo ○ (Conteúdo do Trabalho)
A delega a B o seguinte trabalho (doravante referido como “o trabalho”) e B aceita a delegação.
(1) Preparação de pedidos de subsídios e outros documentos necessários para o ano fiscal de Reiwa ○ (ano gregoriano)
(2) Trabalhos auxiliares que surgem na execução do trabalho especificado na cláusula anterior

A cláusula central num contrato de consultoria é aquela que se refere ao conteúdo do trabalho de consultoria que está a ser delegado. Aqui, é importante verificar se o conteúdo e o âmbito do trabalho estão claramente indicados. Especificamente, é importante esclarecer qual pedido de subsídio está a ser delegado.

Os subsídios são normalmente identificados pelo ano fiscal em que são solicitados e pelo nome do subsídio. Portanto, verifique se não há erros no nome do subsídio, etc., comparando-o com as diretrizes de solicitação pública do país ou município que está a solicitar o subsídio.

Cláusulas sobre Remuneração

Artigo ○ (Remuneração, etc.)
A remuneração para este trabalho será a seguinte.
(1) Taxa inicial
A pagará a B uma taxa inicial de ○○ euros (incluindo IVA).
(2) Remuneração por sucesso
Se o subsídio solicitado por este trabalho for aprovado, A pagará a B ○○% (incluindo IVA) do valor aprovado.

Juntamente com o conteúdo do trabalho delegado, outra cláusula importante é a que se refere à remuneração pelo trabalho. Como mencionado anteriormente, é comum que a remuneração pela aplicação de um subsídio seja dividida em duas partes: uma taxa inicial e uma remuneração por sucesso.

Portanto, as empresas que delegam a aplicação de um subsídio devem verificar se o método e o montante da remuneração estão claramente definidos no contrato de consultoria.

Além disso, se houver taxas ou custos que a empresa terá de suportar além da taxa inicial e da remuneração, é importante verificar antecipadamente o conteúdo desses custos para evitar problemas.

Recentemente, devido ao aumento do número de consultores que lidam com pedidos de subsídios, parece que alguns consultores estão adotando um sistema de remuneração por sucesso, onde a taxa inicial é gratuita.

Cláusulas sobre Subcontratação

Artigo ○ (Subcontratação)
(1) Se B subcontratar este trabalho a um terceiro, deverá obter o consentimento prévio de A por escrito.
(2) Se B subcontratar este trabalho a um terceiro de acordo com a cláusula anterior, B deverá impor ao terceiro obrigações iguais ou superiores às que B tem sob este contrato.

Devido ao facto de os pedidos de subsídios terem prazos de aplicação a cada poucos meses, os consultores que realizam a aplicação tendem a ter um volume de trabalho extremamente concentrado num determinado período.

Por isso, pode acontecer que a preparação dos pedidos de subsídios seja subcontratada a parceiros externos.

Contudo, mesmo nesse caso, é necessário que a parte que solicita a subcontratação esteja ciente de se o trabalho está a ser subcontratado ou não. Por isso, no exemplo de cláusula acima, a cláusula 1 estipula que o consentimento deve ser obtido por escrito.

Se souber desde o início que vai subcontratar, pode considerar-se a inclusão de uma cláusula como “B pode subcontratar este trabalho a ○○, e A aceita isto” na cláusula 1 do exemplo de cláusula.

Para a parte que delega o trabalho, é melhor obter a divulgação do nome do subcontratado, se possível.

Além disso, os documentos relacionados com a aplicação de subsídios contêm informações confidenciais sobre a gestão da empresa. Portanto, mesmo quando o trabalho é subcontratado a um parceiro externo, é necessário verificar se o subcontratado está pelo menos sujeito a obrigações de confidencialidade.

A cláusula 2 do exemplo de cláusula acima inclui este propósito.

Cláusulas sobre Rescisão do Contrato

Artigo ○ (Rescisão do Contrato)
1. A ou B pode rescindir este contrato, notificando a outra parte por escrito, se a outra parte se enquadrar em qualquer dos seguintes itens:
(1) Quando violar qualquer cláusula deste contrato
(2) Quando a sua situação de crédito se deteriorar
(3) Quando houver qualquer outra razão pela qual não seja possível alcançar o objetivo deste contrato
2. Se A recusar receber o subsídio após a aprovação, ou se A não puder receber o subsídio porque não realizou o projeto, não será possível rescindir este contrato.

A cláusula 1 do exemplo de cláusula é uma cláusula geral sobre a rescisão do contrato. O que é particularmente problemático na delegação de pedidos de subsídios é a cláusula 2 do exemplo de cláusula. Normalmente, a remuneração por sucesso para a aplicação de um subsídio é gerada quando o subsídio solicitado é aprovado.

No entanto, a empresa cliente só pode realmente receber o subsídio após a implementação do projeto aprovado. De acordo com a cláusula 2 do exemplo de cláusula, mesmo que a empresa cliente não possa realmente receber o subsídio devido a circunstâncias da empresa cliente após a aprovação do subsídio, a remuneração por sucesso será gerada.

Se a empresa cliente não tomar as medidas necessárias para receber o subsídio após a aprovação do subsídio, isso não é responsabilidade do consultor, por isso é inevitável que esta cláusula seja incluída.

Cláusulas Gerais

Além dos exemplos de cláusulas mencionados acima, existem cláusulas gerais que são normalmente estabelecidas num contrato.

As cláusulas gerais incluem, por exemplo, cláusulas sobre responsabilidade por danos, cláusulas sobre o tribunal de jurisdição em caso de litígio com a outra parte, e cláusulas sobre a obrigação de confidencialidade.

Dentre estas, a obrigação de confidencialidade é extremamente importante na aplicação de subsídios, pois a empresa fornece ao consultor informações altamente confidenciais, como planos de negócios e informações financeiras. Isto é porque há um risco de a empresa sofrer danos se as informações forem vazadas para concorrentes.

Quanto à obrigação de confidencialidade, pode ser estabelecida num contrato de consultoria, mas considerando a sua importância, pode também ser criado um contrato de confidencialidade separado, conhecido como NDA.

Para mais informações sobre o contrato de confidencialidade (NDA), consulte o seguinte artigo.

https://monolith.law/corporate/checkpoints-nondisclosure-agreement[ja]

Resumo

Se a sua empresa conseguir aproveitar eficazmente a ajuda de consultores externos para obter subsídios, isso pode trazer grandes benefícios.

Quando delegar tarefas relacionadas com a candidatura a subsídios a entidades externas, certifique-se de que celebra um contrato.

É necessário verificar cuidadosamente o contrato, especialmente em relação ao conteúdo do trabalho e à remuneração, pois são áreas onde é fácil ocorrerem problemas. Se tiver dúvidas sobre o conteúdo do contrato, pode consultar um advogado especializado em direito empresarial japonês e obter aconselhamento.

Apresentação das medidas propostas pelo nosso escritório

Como mencionado acima, a criação de um contrato é necessária para a utilização segura dos serviços de subsídios.

O Escritório de Advocacia Monolith é uma firma de advocacia com alta especialização em IT, especialmente na intersecção entre a Internet e a lei. No nosso escritório, criamos e revisamos contratos para uma variedade de casos, desde empresas listadas na Primeira Seção da Bolsa de Valores de Tóquio (TSE Prime) até startups.

Se tiver problemas com contratos, consulte o artigo abaixo.

https://monolith.law/contractcreation[ja]