Quais as cláusulas que devem ser incluídas num contrato de manutenção de sistemas? Explicação dos pontos a ter em atenção

Está a tornar-se comum as empresas adotarem sistemas desenvolvidos por outras empresas para conduzir as suas atividades. No entanto, a implementação de um sistema não é o fim do processo. É necessário manutenção para lidar com problemas e bugs que possam surgir após a implementação. Normalmente, este trabalho de manutenção é terceirizado.

Assim, neste artigo, destinado a empresas que estão a considerar a celebração de um contrato de manutenção de sistemas e a engenheiros, explicaremos as cláusulas que devem ser incluídas num contrato de manutenção de sistemas e os pontos a que se deve prestar atenção.

O que é um Contrato de Manutenção de Sistemas

Um Contrato de Manutenção de Sistemas é um acordo relativo à manutenção de sistemas.

A manutenção de sistemas refere-se à correção de falhas ou bugs que possam surgir num sistema, restaurando-o ao seu estado normal de funcionamento.

Um termo frequentemente usado em conjunto com a manutenção de sistemas é a operação de sistemas. A operação de sistemas refere-se à manutenção do estado normal de funcionamento do sistema, prevenindo a ocorrência de falhas ou bugs.

Devido à sua natureza, os sistemas são frequentemente propensos a bugs e falhas, tornando a manutenção de sistemas uma tarefa crucial para o seu funcionamento normal.

Exemplos de tarefas específicas de manutenção de sistemas

As tarefas específicas de manutenção de sistemas incluem a realização de backups do sistema e a reparação em caso de problemas.

O backup do sistema é o processo de duplicação dos dados do sistema para prevenir a perda de dados devido a bugs ou falhas, armazenando-os em outro meio de armazenamento.

A reparação em caso de problemas refere-se à resolução de problemas que possam surgir no sistema, restaurando o seu funcionamento normal.

Considerações na criação e análise de contratos de manutenção de sistemas

Se um sistema deixar de funcionar devido a falhas ou bugs, pode haver um grande impacto na operação dos negócios da empresa, tornando a manutenção do sistema uma tarefa extremamente importante.

Para que a manutenção do sistema seja realizada adequadamente, é importante que seja celebrado um contrato de manutenção do sistema com um conteúdo sólido.

Assim, a seguir, explicaremos os pontos a serem observados em um contrato de manutenção do sistema.

Clarificar o âmbito do sistema

Embora se fale genericamente em “sistema”, existem vários tipos de sistemas e o seu âmbito também varia.

Se o âmbito do sistema não estiver claramente definido, podem surgir discrepâncias de entendimento entre o contratante e o contratado, o que pode levar a problemas.

Portanto, é importante esclarecer o âmbito da manutenção no contrato de manutenção do sistema.

Em relação à cláusula sobre o âmbito, por exemplo, pode-se estabelecer uma cláusula como a seguinte:

Artigo ● (Objetivo)
O contratante delega ao contratado a manutenção do sistema ●●●● (doravante denominado “o sistema em questão”), que é utilizado para os clientes do contratante, e o contratado aceita esta delegação.

Clarificar as tarefas de manutenção

Como mencionado anteriormente, a “manutenção” inclui vários tipos de tarefas.

Portanto, é importante esclarecer as tarefas de manutenção no contrato de manutenção do sistema.

Em relação à cláusula sobre as tarefas, por exemplo, pode-se estabelecer uma cláusula como a seguinte:

Artigo ● (Conteúdo do trabalho)
1. O contratado realizará o trabalho em questão de acordo com as instruções do contratante, e o conteúdo do trabalho em questão será o seguinte:
(1) Investigação e análise das causas de falhas no sistema em questão
(2) Trabalho de recuperação de problemas causados por falhas no sistema em questão
(3) Respostas a perguntas sobre como operar e gerir o sistema em questão
(4) Apoio a tarefas relacionadas com os itens acima
2. O contratado e o contratante confirmam que as tarefas não especificadas nos itens acima (incluindo, mas não se limitando às tarefas nos itens abaixo) não estão incluídas no trabalho em questão. O contratante pode solicitar ao contratado, mediante pagamento, tarefas não especificadas nos itens acima, após consulta mútua.
(1) Alterações nas especificações do sistema em questão e outros trabalhos de desenvolvimento
(2) Trabalho ●●

Clarificar o horário e o método de resposta para a manutenção

É possível que bugs ou falhas no sistema ocorram em momentos inesperados.

No entanto, também é possível que haja períodos em que a pessoa responsável pela manutenção não possa realizar o trabalho de manutenção devido à necessidade de garantir pessoal ou à relação com outras tarefas.

Além disso, é importante que a recuperação do sistema seja realizada o mais rapidamente possível, por isso é importante esclarecer antecipadamente o método de resposta para que a comunicação possa ser feita de forma eficiente.

Em relação à cláusula sobre o horário e o método de resposta para a manutenção, por exemplo, pode-se estabelecer uma cláusula como a seguinte:

Artigo ● (Método e horário de resposta)
1. O método de resposta para o trabalho em questão será por telefone ou e-mail.
2. Se for essencial enviar um funcionário do contratado para realizar o trabalho em questão, o contratante suportará os custos incorridos pelo contratado para enviar o funcionário.
3. Além do acima mencionado, se for necessário enviar um funcionário do contratado ou um terceiro para realizar o trabalho em questão, ou se o contratante desejar o envio, o contratante suportará os custos incorridos pelo contratado para enviar o funcionário ou o terceiro.
4. O horário de resposta para o trabalho em questão será das ● horas da manhã às ● horas da tarde nos dias úteis. No entanto, se for necessário responder fora do horário, o contratante poderá solicitar ao contratado a realização do trabalho em questão fora do horário de resposta, pagando ao contratado um custo adicional estabelecido separadamente pelo contratado.

Cláusulas principais do contrato de manutenção do sistema e sua explicação

Acima, explicamos as cláusulas particularmente importantes num contrato de manutenção do sistema. A seguir, explicaremos outras cláusulas principais do contrato de manutenção do sistema.

Cláusula sobre a taxa de serviço

As cláusulas relacionadas com dinheiro têm uma alta probabilidade de causar problemas, por isso é importante definir claramente a cláusula sobre a taxa de serviço.

Em relação à cláusula sobre a taxa de serviço, é claro que é necessário definir o valor da taxa e o método específico de cálculo, mas também pode ser aconselhável definir o momento do pagamento.

Cláusula sobre a confidencialidade

Quando se realiza a manutenção do sistema, é possível que o contratado entre em contacto com as informações confidenciais do contratante durante o processo de trabalho.

Portanto, pode-se considerar a definição de uma cláusula sobre a confidencialidade para proteger as informações confidenciais do contratante.

Cláusula sobre a proteção de informações pessoais

Quando se realiza a manutenção do sistema, se o sistema for um sistema de gestão de clientes, é possível que o contratado entre em contacto com as informações pessoais dos clientes que o contratante possui durante o processo de trabalho.

Portanto, pode-se considerar a definição de uma cláusula sobre a proteção de informações pessoais para proteger as informações pessoais dos clientes que o contratante possui.

Cláusula sobre o local de trabalho

Dependendo do conteúdo do trabalho de manutenção do sistema, pode-se prever que o contratado trabalhe no escritório do contratante.

Portanto, pode ser necessário definir uma cláusula sobre o local de trabalho para que o contratado possa realizar o trabalho de manutenção de forma eficiente.

Cláusula sobre a indemnização por danos

Em relação ao trabalho de manutenção do sistema, pode-se prever que ocorram situações imprevistas em que o trabalho de manutenção realizado pelo contratado não corra bem e o contratante sofra danos.

Quando o sistema está envolvido, pode-se prever que os danos se expandam significativamente, por isso pode-se considerar a definição de uma cláusula sobre a indemnização por danos para esclarecer o âmbito dos danos.

Além disso, pode-se considerar a imposição de um limite no valor da indemnização por danos, como limitar o valor máximo da indemnização ao valor da taxa de serviço.

Resumo

Acima, explicamos os pontos a serem considerados nos contratos de manutenção de sistemas para empresas e engenheiros que estão a pensar em celebrar um contrato de manutenção de sistemas.

No contrato de manutenção de sistemas, é importante compreender as tarefas gerais de manutenção do sistema e identificar os pontos a verificar no contrato de manutenção do sistema antes de criar e celebrar o contrato.

Se está a pensar em criar um contrato de manutenção de sistemas ou em celebrar um, recomendamos que consulte um advogado com conhecimento especializado.

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