Explicație juridică privind numirea, demisia și destituirea membrilor executivi și a reprezentanților într-o societate cu răspundere limitată.

Introdusă în anul 2006 (Heisei 18) de legislația japoneză privind companiile, societatea cu răspundere limitată de tip Godo Kaisha (GK) a devenit o opțiune atractivă pentru multe întreprinderi datorită flexibilității sale operaționale. Acest tip de companie este adesea comparat cu LLC-ul (Limited Liability Company) din Statele Unite și, de fapt, corporații internaționale renumite precum Google Godo Kaisha, Apple Japan Godo Kaisha și Amazon Japan Godo Kaisha au adoptat această formă pentru expansiunea lor în Japonia. Caracteristica principală a Godo Kaisha este că, spre deosebire de societatea pe acțiuni (Kabushiki Kaisha, KK), proprietatea (participația) și managementul companiei sunt, în principiu, unificate. Această structură permite luarea rapidă a deciziilor și o guvernanță simplificată; totuși, pe de altă parte, regulile privind pozițiile esențiale de executare a afacerilor și de reprezentare a companiei sunt reglementate în detaliu de legea japoneză a companiilor. Dacă nu înțelegeți corect procedurile legale pentru numirea, demisia și destituirea acestor poziții, există riscul de a provoca conflicte interne și decizii legal invalide. În acest articol, vom explica în mod cuprinzător și profesional procedurile pentru numirea, demisia și destituirea executanților și reprezentanților unei Godo Kaisha, bazându-ne pe articolele specifice și pe cazurile judecătorești, sub egida legii japoneze a companiilor. Scopul este de a ajuta managerii și specialiștii în dreptul afacerilor să conducă organizațiile într-un mod stabil și conform cu legislația.

Bazele angajaților care execută sarcini și ale reprezentanților în cadrul companiilor cu răspundere limitată din Japonia

Pentru a înțelege guvernanța unei companii cu răspundere limitată din Japonia, este esențial să cunoaștem poziția de bază a angajaților care execută sarcini și a reprezentanților. Legea companiilor din Japonia oferă reguli principale și posibilitatea de personalizare prin statutul companiei.

Principiul stabilit de legea companiilor din Japonia este “managementul de către toți asociații”. Dacă statutul companiei, care este regulamentul de bază, nu prevede altfel, toți asociații care contribuie cu capital devin angajați care execută sarcini, având autoritatea de a conduce afacerile companiei (conform articolului 590, alineatul 1 din Legea companiilor din Japonia). În plus, angajații care execută sarcini au și autoritatea de a reprezenta compania în relațiile externe, devenind astfel reprezentanți (conform articolului 599, alineatul 1 din Legea companiilor din Japonia). În această situație implicită, toți asociații dețin atât puterea de management, cât și cea de reprezentare a companiei.

Totuși, în multe companii există asociați care contribuie cu capital, dar nu se implică direct în management, și asociați care se ocupă activ de conducerea afacerilor. Pentru a răspunde acestei realități, legea companiilor din Japonia permite o proiectare flexibilă a structurii de guvernanță prin statutul companiei. Prin desemnarea anumitor asociați ca angajați care execută sarcini în statut, este posibil să se concentreze autoritatea de management în mâinile unor persoane specifice (conform articolului 590, alineatul 1 din Legea companiilor din Japonia). În acest caz, asociații care nu sunt numiți ca angajați care execută sarcini prin statut nu vor avea autoritatea de a se implica în management.

De aici, devine clar că există o ierarhie definită între angajații care execută sarcini și reprezentanți. Reprezentanții trebuie să fie aleși întotdeauna dintre angajații care execută sarcini (conform articolului 599, alineatul 3 din Legea companiilor din Japonia). Este legal imposibil să numești un asociaț care nu deține autoritatea de a executa sarcini ca reprezentant. Astfel, reprezentantul este o poziție care se bazează pe statutul de angajat care execută sarcini și care este investit cu o autoritate de reprezentare externă și mai puternică. Fondatorii companiei trebuie să înțeleagă acest principiu și să facă o decizie strategică importantă stabilind modelul de guvernanță cel mai potrivit pentru compania lor prin statut.

Numirea Directorilor Executivi și a Reprezentanților Legali Sub Legislația Japoneză

Procedura de numire a directorilor executivi și a reprezentanților legali reprezintă primul pas în concretizarea structurii de guvernanță a unei companii. Aceste proceduri depind în mare măsură de prevederile statutului companiei.

Numirea directorilor executivi se face prin desemnarea directă a numelor acestora în statut. Persoanele ale căror nume sunt menționate în statut ca directori executivi își asumă această poziție, iar cei care nu sunt menționați sunt excluși din management.

Pe de altă parte, există două metode principale pentru numirea reprezentanților legali, conform articolului 599, alineatul 3 din Legea Companiilor din Japonia.

Prima metodă este desemnarea directă prin statut. Statutul poate specifica, de exemplu, “Reprezentantul legal al companiei va fi NN”, indicând astfel numele unei anumite persoane. Această metodă este adecvată atunci când se dorește claritate cu privire la cine este reprezentantul și se urmărește stabilirea unei structuri de management stabile.

A doua metodă este alegerea prin vot reciproc a directorilor executivi, bazată pe prevederile statutului. În acest caz, statutul va conține o prevedere cum ar fi “Reprezentantul legal al companiei va fi determinat prin alegerea reciprocă a directorilor executivi”. Pe baza acestei prevederi din statut, directorii executivi vor alege reprezentantul legal prin discuții sau votare. Rezultatul acestei alegeri reciproce va fi înregistrat într-un document, cum ar fi “Actul de Alegere Reciprocă”. Această metodă permite o operare mai flexibilă, deoarece evită procedurile complicate de modificare a statutului atunci când se schimbă reprezentantul legal.

Un aspect important de luat în considerare în procedurile de numire este necesitatea unui acord de acceptare a funcției. Când reprezentantul legal este ales prin vot reciproc, este necesar să se prezinte un “Acord de Acceptare a Funcției” care să ateste acceptarea funcției pentru procedurile de înregistrare. Pe de altă parte, când o persoană este desemnată direct prin statut, se consideră că aceasta a acceptat funcția de reprezentant legal prin acordul dat la crearea statutului, astfel încât, în principiu, nu este necesar un acord separat de acceptare a funcției.

Există, de asemenea, cazuri speciale în care directorul executiv este o persoană juridică. Deoarece o persoană juridică nu poate executa fizic sarcinile așa cum o face o persoană fizică, trebuie să numească un “Executor al Obligațiilor”, care este o persoană fizică ce va îndeplini efectiv aceste sarcini, și să notifice ceilalți membri ai companiei numele și adresa acestuia (conform articolului 598, alineatul 1 din Legea Companiilor din Japonia). Dacă această persoană juridică este și reprezentant legal, numele și adresa executorului obligațiilor vor fi, de asemenea, înregistrate în registrul companiei și făcute publice.

Metodele de numire menționate au o semnificație care depășește simpla diferență de procedură. În special, decizia de a alege desemnarea directă prin statut sau alegerea reciprocă pentru numirea reprezentantului legal influențează direct dificultatea demiterii în viitor. Pentru a demite un reprezentant legal desemnat direct, este necesară o modificare a statutului, așa cum vom discuta mai târziu, iar acest obstacol este foarte mare. Pe de altă parte, reprezentantul legal ales prin vot reciproc poate fi demis printr-o procedură mai flexibilă. Prin urmare, fondatorii trebuie să ia în considerare dinamica viitoare a companiei și să analizeze cu atenție care metodă este cea mai potrivită pentru compania lor.

Demisia membrilor executivi și a reprezentanților companiei în Japonia

Când membrii executivi sau reprezentanții unei companii își părăsesc poziția, în cadrul sistemului legal japonez există două concepte distincte: “demisia” și “retragerea din companie”, iar distingerea corectă între acestea este extrem de importantă.

“Demisia” se referă la actul de a renunța la funcția de membru executiv sau reprezentant al companiei, însă poziția de acționar (investitor) se menține. Astfel, se pierde dreptul de administrare sau de reprezentare, dar se continuă să se dețină o parte din proprietatea companiei.

Pe de altă parte, “retragerea din companie” înseamnă a renunța la statutul de membru al companiei în sine. Prin aceasta, se renunță complet la dreptul de proprietate (participație) asupra companiei și, ca rezultat, se pierde automat și funcția de membru executiv sau reprezentant ocupată. Membrii care se retrag din companie au, în principiu, dreptul de a primi rambursarea participației lor.

Când un membru executiv nominalizat special în statutul companiei “demisionează”, procedura nu este simplă. Articolul 591 alineatul (4) din Legea Companiilor din Japonia stipulează că pentru demisia unui membru executiv este necesar un “motiv justificat”. Aceasta este o prevedere pentru a preveni ca persoanele importante în conducerea companiei să renunțe ușor la responsabilitățile lor și să creeze astfel obstacole în funcționarea companiei.

În ceea ce privește “retragerea completă din companie” a unui membru, Legea Companiilor din Japonia prevede mai multe metode. Una este “retragerea voluntară”, unde membrul poate anunța compania cu 6 luni înainte de sfârșitul anului fiscal și poate părăsi compania la sfârșitul acelui an fiscal (Legea Companiilor din Japonia, articolul 606 alineatul (1)). O altă metodă este în cazul unor “motive inevitabile”. În această situație, membrul poate părăsi compania oricând (Legea Companiilor din Japonia, articolul 606 alineatul (3)). “Motivele inevitabile” se referă la situații în care, din cauza unei boli grave sau a unei schimbări fundamentale în obiectivele de afaceri ale companiei, devine obiectiv dificil pentru membru să rămână în companie, și nu sunt recunoscute doar pe baza unor diferențe de opinie.

Procedura de “demisie” a unui reprezentant al companiei variază în funcție de metoda de numire. Dacă reprezentantul este desemnat direct prin nume în statut, pentru demisia sa este necesară eliminarea numelui din statut, ceea ce implică un proces obligatoriu de modificare a statutului. Modificarea statutului necesită, în principiu, consimțământul tuturor membrilor companiei și procedura este foarte strictă. Pe de altă parte, în cazul reprezentanților aleși prin vot reciproc între membrii executivi, poziția lor se bazează pe consensul membrilor, astfel încât demisia poate fi realizată mai ușor prin simpla exprimare a intenției de a demisiona către companie.

Pentru a clarifica aceste diferențe, vom compara “demisia” și “retragerea din companie” în tabelul de mai jos.

Destituirea Executivilor și a Reprezentanților Companiei Sub Legislația Japoneză

Destituirea executivilor și a reprezentanților unei companii împotriva voinței lor, un proces cunoscut sub numele de “destituire”, este supus unor cerințe foarte stricte conform legii companiilor din Japonia, pentru a proteja stabilitatea companiei.

Pentru a destitui un executiv desemnat în statutul companiei, este necesar să se îndeplinească simultan două condiții. Prima este existența unui “motiv justificat”, iar a doua este consensul “tuturor celorlalți membri” cu excepția persoanei vizate de destituire (conform articolului 591, alineatul 5 din legea companiilor japoneze) . Aceste cerințe duble previn excluderea ușoară a minorităților de către majoritate și protejează puternic poziția executivilor. Cu toate acestea, articolul 591, alineatul 6 din legea companiilor japoneze permite statutului să stabilească dispoziții diferite (de exemplu, reguli care relaxează cerințele de destituire) .

Procedura de destituire a reprezentanților companiei este similară cu cea de demisie, depinzând de metoda de numire. Pentru a destitui un reprezentant direct desemnat în statut, este necesară o modificare a statutului, care necesită consensul tuturor membrilor companiei. Astfel, fără acordul persoanei care urmează să fie destituită, destituirea unilaterală este practic imposibilă . Pe de altă parte, reprezentanții aleși prin vot reciproc pot fi destituiți prin aceeași metodă ca la numire, de exemplu, printr-o rezoluție a majorității executivilor, ceea ce reprezintă o procedură mai realistă .

Legea companiilor din Japonia nu oferă o definiție clară a “motivului justificat”. De asemenea, există puține cazuri juridice referitoare la destituirea executivilor unei companii cu răspundere limitată. În astfel de situații, instanțele tind să se bazeze pe prevederi similare pentru a lua o decizie. Cazurile juridice privind destituirea directorilor unei societăți pe acțiuni (conform articolului 339, alineatul 2 din legea companiilor japoneze) oferă un ghid important .

Conform jurisprudenței societăților pe acțiuni, “motivul justificat” este recunoscut doar în cazuri obiective, cum ar fi încălcări grave ale legii sau statutului, acte de trădare care aduc prejudicii companiei, incapacitatea de a îndeplini funcțiile datorită unei boli pe termen lung sau o lipsă evidentă de abilități manageriale, care fac dificilă continuarea încredințării responsabilităților de director . De exemplu, în decizia Curții Districtuale Hiroshima din 29 noiembrie 1994, s-a stabilit că pierderile semnificative aduse companiei de către directorul reprezentativ prin tranzacții speculative efectuate unilateral au constituit un motiv justificat pentru destituire . Pe de altă parte, motive subiective precum divergențe în politica de management sau deteriorarea relațiilor interpersonale cu alți directori nu sunt considerate, în principiu, “motive justificate” . Decizia Curții Districtuale Tokyo din 23 decembrie 1982 este un exemplu reprezentativ, care a stabilit că simpla neînțelegere cu reprezentantul nu constituie un motiv justificat pentru destituire .

În plus, în cazul în care actele de corupție ale unui executiv sunt extrem de grave și aduc prejudicii semnificative companiei, există “excluderea” ca ultimă soluție. Aceasta implică inițierea unei acțiuni în justiție, pe baza unei rezoluții a majorității membrilor, pentru a expulza forțat respectivul membru din companie (conform articolului 859 din legea companiilor japoneze) . Excluderea este un mijloc extrem de puternic, care necesită o decizie judiciară a instanței și reprezintă ultima soluție când nu se poate ajunge la un acord între membri. Reglementările privind destituirea în cadrul companiilor cu răspundere limitată sunt concepute pe baza unei relații de parteneriat bazate pe încredere, punând accent pe formarea consensului și stabilitate, mai degrabă decât pe excluderea ușoară prin vot majoritar, așa cum reiese din aceste prevederi.

Concluzii

Așa cum am detaliat în acest articol, regulile privind statutul membrilor executivi și al reprezentanților unei companii cu răspundere limitată în Japonia sunt strict definite de legea companiilor japoneze, reflectând flexibilitatea structurii organizaționale. Importanța actului constitutiv, care stă la baza guvernanței, metoda de numire a reprezentanților (fie prin desemnare directă, fie prin alegere mutuală) și impactul strategic pe care îl are asupra procedurilor de demitere viitoare, precum și diferențele legale între “demisie” și “retragere”, și nu în ultimul rând, obstacolele ridicate precum “motivele justificate” sau “consensul tuturor membrilor” sunt aspecte esențiale de înțeles în gestionarea unei companii cu răspundere limitată. Pentru a administra corect aceste cerințe legale complexe și a preveni conflictele viitoare, este indispensabilă o expertiză juridică specializată. Monolith Law Office deține o vastă experiență în servicii legate de guvernanța corporativă, inclusiv înființarea de companii cu răspundere limitată, redactarea actelor constitutive și numirea sau schimbarea directorilor, atât pentru clienți din Japonia, cât și pentru numeroși clienți internaționali. Avocații noștri, care dețin calificări juridice străine și vorbesc engleza, sunt membri ai firmei și oferă suport juridic detaliat, înțelegând profund contextul afacerilor internaționale. Vă invităm să utilizați cunoștințele noastre specializate pentru a asigura că structura de guvernanță a companiei dumneavoastră respectă legislația și se aliniază strategiei de afaceri.