Admiterea membrilor într-o societate cu răspundere limitată japoneză: Ghid complet al procedurilor bazate pe legea societăților comerciale

Compania cu răspundere limitată (合同会社, LLC), una dintre formele de companie din Japonia, a atras atenția în ultimii ani datorită ușurinței sale de înființare și flexibilității în operare. Această formă de companie este similară cu LLC (Limited Liability Company) din lumea anglofonă și reprezintă o opțiune atractivă în special pentru investitorii și antreprenorii străini. Flexibilitatea în operarea unei companii cu răspundere limitată se bazează pe un cadru legal clar definit de Legea Companiilor din Japonia. Înțelegerea precisă a acestei legi este cheia pentru o gestionare eficientă a afacerii. Un termen legal asociat cu compania cu răspundere limitată care necesită atenție specială este “societarul” (社員). Acesta nu se referă la angajații obișnuiți, ci la proprietarii care au făcut investiții în companie, adică la managerii înșiși, conform Legii Companiilor din Japonia. Înțelegerea acestei definiții fundamentale este esențială pentru a înțelege structura unei companii cu răspundere limitată. În acest articol, ne vom concentra pe tema importantă a “aderării unui nou societar”, care devine crucială pe măsură ce compania se dezvoltă sau își schimbă strategia. Vom explica în detaliu și în mod cuprinzător, pe baza prevederilor Legii Companiilor din Japonia, procedurile legale necesare pentru a primi un nou societar, precum și procedurile pe care societarii existenți trebuie să le urmeze atunci când fac investiții suplimentare. Aderarea unui societar nu este doar o simplă activitate administrativă internă, ci este o acțiune semnificativă care aduce schimbări fundamentale în structura legală și în compoziția capitalului companiei, necesitând respectarea strictă a procedurilor stabilite prin lege.

Abordarea de bază privind aderarea angajaților la o companie cu răspundere limitată în Japonia

Legea companiilor din Japonia permite ca o companie cu răspundere limitată să admită noi membri (conform articolului 604 alineatul (1) din Legea companiilor japoneze). Aderarea unui nou membru reprezintă un mijloc esențial pentru atingerea diverselor obiective de management, cum ar fi strategia de creștere a companiei, introducerea de noi cunoștințe specializate sau strângerea de fonduri. Există două metode principale prin care un membru poate adera la companie. Prima implică efectuarea de noi contribuții de capital către companie de către persoana care dorește să adere. A doua metodă constă în transferul unei părți sau a întregii părți sociale (drepturi echivalente cu proprietatea asupra companiei) deținute de un membru existent. În acest articol, ne vom concentra pe procedura de aderare a membrilor prin noi contribuții de capital, care mărește totalul activelor companiei. Alegerea între aceste două metode are un impact semnificativ asupra situației financiare a companiei și asupra procedurilor de înregistrare. Acceptarea de noi contribuții de capital duce la creșterea activelor și capitalului companiei, ceea ce poate necesita anumite proceduri de înregistrare din punct de vedere legal. Pe de altă parte, transferul părților sociale reprezintă o tranzacție între membri și nu modifică suma totală a capitalului companiei, astfel că procedurile pot diferi. Înțelegerea acestei diferențe fundamentale este primul pas în alegerea procedurii adecvate.

Procedura de Înrolare a Noilor Angajați Sub Legislația Japoneză

Când primiți noi angajați în cadrul companiei dvs. prin noi aporturi de capital, legea companiilor din Japonia impune o serie de proceduri etapizate și riguroase. Respectarea acestor proceduri este esențială pentru a asigura validitatea înrolării și pentru a evita litigiile legale viitoare.

Consensul Tuturor Asociaților și Modificarea Statutului

Integrarea unui nou asociat este o decizie crucială care afectează fundamentul unei companii. Prin urmare, este necesară mai întâi modificarea statutului companiei, care reprezintă regulamentul de bază al acesteia. Conform articolului 576, alineatul 1 al Legii Companiilor din Japonia (日本の会社法), statutul unei companii cu răspundere limitată trebuie să includă numele sau denumirea și adresa tuturor asociaților, precum și valoarea contribuției fiecărui asociat. Astfel, când un nou asociat se alătură, este esențial să se efectueze procedurile de modificare pentru a adăuga aceste informații în statut.

Pentru modificarea statutului, este necesar, în principiu, consensul tuturor asociaților existenți (consensul tuturor asociaților). Aceasta este stipulată în articolul 637 al Legii Companiilor din Japonia și reflectă faptul că o companie cu răspundere limitată se bazează pe relații de încredere între persoane. Cu toate acestea, este posibil să se relaxeze această cerință prin stabilirea unor prevederi speciale în statut. De exemplu, prin includerea în prealabil în statut a unei clauze precum “consensul majorității asociaților”, se poate accelera procesul de luare a deciziilor. Totuși, în absența unei astfel de prevederi, dacă există chiar și un singur asociat care se opune, integrarea unui nou asociat nu se va realiza.

Efectuarea aportului de capital și momentul producerii efectelor acestuia sub legislația japoneză

Modificarea statutului unei companii cu acordul tuturor asociaților nu finalizează în sine aderarea unui nou membru. Legea companiilor din Japonia stabilește dispoziții extrem de importante cu privire la momentul în care aderarea își produce efectele. Articolul 604, alineatul 3 din Legea companiilor japoneze prevede că o persoană care intenționează să devină membru al companiei, dacă nu a finalizat plata sau prestația legată de aportul de capital la momentul modificării statutului, va deveni membru numai atunci când va completa respectiva plată sau prestație.

Această prevedere înseamnă că dobândirea statutului legal de membru este condiționată de îndeplinirea completă a promisiunii de aport de capital (efectuarea aportului). Chiar dacă există consimțământul tuturor asociaților și s-a semnat contractul, persoana în cauză nu este tratată legal ca membru până când contribuția de capital nu este virată companiei. Acest mecanism este conceput pentru a proteja compania și creditorii săi. Membrii unei companii cu răspundere limitată sunt responsabili doar în limita aportului lor de capital față de datoriile companiei. Astfel, capitalul deținut de companie constituie singura garanție pentru creditorii acesteia. Dacă drepturile de membru (de exemplu, dreptul de vot în executarea afacerilor) ar fi acordate înainte de finalizarea aportului de capital, o persoană care încă nu a furnizat active companiei ar putea influența gestionarea acesteia și ar putea periclita baza patrimonială a companiei. Legea leagă strict dobândirea calității de membru de efectuarea aportului de capital pentru a preveni astfel de situații.

Responsabilitatea membrilor asociați într-o companie japoneză

Unul dintre cele mai importante aspecte de luat în considerare când te gândești să devii membru al unei companii cu răspundere limitată în Japonia este domeniul responsabilității după aderare. Articolul 605 din Legea Companiilor Japoneze stabilește că membrii care se alătură unei companii după înființarea acesteia sunt responsabili pentru datoriile companiei care au apărut înainte de aderarea lor. Cu toate acestea, membrii unei companii cu răspundere limitată au o responsabilitate limitată (articolul 580 alineatul 2), iar responsabilitatea lor este limitată la valoarea contribuției lor. Plata datoriilor companiei se face mai întâi din activele acesteia, iar responsabilitatea membrilor este suplimentară (articolul 580).

Acest lucru înseamnă că membrii care se alătură companiei sunt responsabili pentru toate datoriile pe care compania le-a acumulat înainte de implicarea lor, la fel ca și ceilalți membri. Această “responsabilitate retroactivă” poate reprezenta un risc semnificativ și neașteptat, în special pentru investitorii obișnuiți cu legile companiilor din alte jurisdicții. Prin această prevedere, aderarea la o companie nu este doar o investiție în viitor, ci și o asumare a întregului trecut al companiei. Prin urmare, este extrem de important să efectuezi o due diligence (evaluare a activelor) temeinică înainte de a lua decizia de aderare. Trebuie să investighezi în detaliu situațiile financiare ale companiei vizate, relațiile contractuale, riscurile de litigiu și existența oricăror datorii contingente care nu apar în registrele contabile, pentru a înțelege complet riscurile potențiale înainte de a lua o decizie.

Limitele autonomiei statutare din perspectiva jurisprudenței japoneze

Deși societățile cu răspundere limitată din Japonia pot proiecta reguli interne flexibile prin statutul lor, cunoscut sub numele de “autonomie statutară”, există limite legale ale acestei autonomii. Un caz important care sugerează aceste limite este decizia Tribunalului Districtual Tokyo din 13 octombrie 1996 (Heisei 8). Acest caz a fost legat de o societate în nume colectiv și a avut ca punct de dispută “retragerea” unui asociat, dar raționamentul juridic de bază este aplicabil și în cazul aderării unui asociat la o societate cu răspundere limitată.

În acest proces, s-a contestat validitatea unei prevederi statutare care stipula că “un asociat se poate retrage prin rezoluția majorității celorlalți asociați”. Instanța a decis că această prevedere statutară este invalidă, deoarece ocolește procedura strictă de excludere a unui asociat stabilită de lege (care necesită implicarea instanței). Motivul a fost că prevederile legale sunt norme imperative care urmăresc să echilibreze autonomia societății cu protecția drepturilor asociaților și că simplificarea procedurilor în mod contrar scopului acestora prin statut nu este permisă.

Principiul ilustrat de acest caz, și anume că “autonomia statutară nu poate suprascrie prevederile imperative ale legii”, se aplică și procedurilor de aderare a asociaților. De exemplu, chiar dacă statutul unei societăți ar prevedea că “aderarea unui nou asociat este posibilă doar prin decizia asociatului care execută operațiunile”, ignorând prevederea articolului 637 din Legea Societăților Comerciale din Japonia, care cere consimțământul tuturor asociaților pentru modificarea statutului, validitatea unei astfel de prevederi statutare este susceptibilă de a fi negată. În cazul actelor care schimbă baza societății, cum ar fi aderarea unui asociat, procedurile stabilite de lege au prioritate față de prevederile statutului.

Contribuții suplimentare de la angajații existenți

O altă metodă de a crește capitalul unei companii este ca angajații existenți să facă contribuții suplimentare. Această procedură trebuie, de asemenea, să urmeze pașii stabiliți de legea companiilor din Japonia.

Rezumatul procedurii

Chiar și când angajații existenți fac contribuții suplimentare, partea centrală a procedurii este comună cu cea a aderării noilor angajați. Contribuțiile suplimentare înseamnă modificarea sumei contribuite de angajat, ceea ce necesită actualizarea valorii contribuției angajaților, un element specificat în statutul companiei. Prin urmare, și în acest caz, modificarea statutului este esențială și, în principiu, necesită consimțământul tuturor angajaților. După obținerea consimțământului, se creează un statut modificat și, prin îndeplinirea contribuției suplimentare de către angajatul respectiv, procedura este completată.

Alegerea între capitalul social și surplusul de capital

În momentul contribuției suplimentare, compania se confruntă cu o decizie strategică foarte importantă: dacă să înregistreze banii contribuiți ca “capital social” sau ca “surplus de capital”. Legea companiilor din Japonia permite ca suma contribuită să nu fie înregistrată integral ca capital social, ci o parte sau întregul să fie tratat ca surplus de capital. Această alegere are un impact direct asupra procedurilor de înregistrare, costurilor și strategiei financiare viitoare.

Dacă banii contribuiți sunt înregistrați ca “capital social”, suma capitalului social devine o informație publică înscrisă în certificatul de înregistrare comercială (registrul comerțului), ceea ce face ca înregistrarea modificărilor pentru a reflecta această creștere să fie legal obligatorie. Pentru această cerere de înregistrare se percepe un impozit numit taxă de înregistrare și licență, care este de 7/1000 din suma capitalului social crescut (dacă această sumă calculată este mai mică de 30,000 de yeni, atunci suma este de 30,000 de yeni).

Pe de altă parte, dacă întreaga sumă contribuită este înregistrată ca “surplus de capital”, suma capitalului social nu se schimbă. Surplusul de capital nu este un element de înregistrare comercială, deci dacă se alege această opțiune, nu este necesară înregistrarea modificării sumei capitalului social. Ca rezultat, nu se generează nicio taxă de înregistrare și licență.

Acest mecanism devine un instrument important de strategie financiară pentru companie. Creșterea sumei capitalului social poate crește credibilitatea externă a companiei, dar procedura este complicată și costisitoare. În contrast, înregistrarea ca surplus de capital simplifică procedura și reduce costurile, oferind în același timp o flexibilitate mai mare pentru utilizarea viitoare a fondurilor, cum ar fi distribuirea de dividende.

Înregistrarea Comercială Aferentă Admiterii de Noi Asociați în Japonia

După finalizarea procedurilor interne legate de admiterea de noi asociați sau de aporturi suplimentare de capital, poate fi necesară efectuarea unei înregistrări comerciale pentru a publica legal aceste modificări. Totuși, în cazul companiilor cu răspundere limitată din Japonia, nu toate admiterile de noi asociați necesită înregistrare.

Cazurile în care înregistrarea este necesară

Înregistrarea comercială este obligatorie din punct de vedere legal doar atunci când apar modificări în informațiile înscrise în certificatul de înregistrare. Legea Companiilor din Japonia prevede că, în cazul modificărilor în elementele de înregistrare, este necesar să se aplice pentru înregistrarea modificărilor la biroul legal local în termen de două săptămâni de la data modificării, ca regulă generală (pentru societățile pe acțiuni, articolul 915 alineatul (1), iar pentru companiile cu răspundere limitată și alte societăți de persoane, articolul 919 alineatul (1)).

Principalele cazuri în care înregistrarea este necesară în legătură cu admiterea de noi asociați sunt următoarele două:

1. Când suma capitalului social crește: Dacă banii nou aportați sunt înregistrați ca „capital social” și suma acestuia, care este un element de înregistrare, se schimbă, atunci este necesară înregistrarea modificării.
2. Când există schimbări în rândul asociaților care execută activitățile sau reprezentanților asociaților: În elementele de înregistrare ale unei companii cu răspundere limitată sunt incluse numele și adresele „asociaților care execută activitățile” cu autoritatea de a conduce afacerile și „reprezentanților asociaților” cu autoritatea de a reprezenta compania. Dacă un nou asociat ocupă aceste poziții, este necesară înregistrarea modificărilor pentru a înregistra aceste informații în registrul de înregistrare.

Un punct important derivat din această regulă este că, sub anumite condiții, există cazuri în care admiterea unui nou asociat nu necesită deloc proceduri de înregistrare. Concret, dacă (1) noul asociat nu devine un asociat care execută activitățile sau un reprezentant al asociaților și rămâne un asociat obișnuit fără autoritate executivă și, de asemenea, (2) întreaga sumă a aportului său este înregistrată ca „excedent de capital” și suma capitalului social nu se schimbă deloc, atunci nu există nicio schimbare în elementele de înregistrare și, prin urmare, nu apare obligația de a aplica pentru înregistrare. Înțelegerea acestui aspect este foarte benefică pentru simplificarea procedurilor și reducerea costurilor.

Scurtă descriere a procedurii de înregistrare

Când înregistrarea devine necesară, trebuie să se aplice la biroul legal local în termen de două săptămâni de la data modificării. Nerespectarea acestui termen poate duce la impunerea unei amenzi administrative de până la 1 milion de yeni asupra reprezentantului asociat, care nu este o pedeapsă penală.

La aplicare, de obicei, sunt necesare documente anexe precum formularul de cerere pentru înregistrarea modificării, consimțământul tuturor asociaților pentru aprobarea modificării statutului și documente care să ateste efectuarea plății aportului (certificat de plată). Modelele și exemplele acestor documente sunt disponibile pe site-ul web al biroului legal. Procedurile pot fi complicate, așa că consultarea cu un specialist este o opțiune eficientă.

Concluzii

Acest articol a explicat în detaliu procedura de aderare a unui nou membru într-o companie de tip LLC (Limited Liability Company) din Japonia, conform legii japoneze a companiilor. Procesul de a primi un nou membru necesită respectarea unor proceduri legale stricte, inclusiv modificarea statutului companiei cu acordul tuturor membrilor, îndeplinirea completă a contribuției de către noul membru și, dacă este necesar, înregistrarea comercială corespunzătoare. În special, prevederea conform căreia noul membru este responsabil și pentru datoriile existente ale companiei, precum și alegerea strategică a modului de contabilizare a contribuției ca capital social sau ca surplus de capital, sunt elemente importante care pot avea un impact semnificativ asupra viitorului companiei. Înțelegerea precisă a acestor cerințe legale și a opțiunilor strategice, precum și avansarea planificată a procedurilor, sunt cheia pentru realizarea unei creșteri sănătoase și a unei gestionări stabile a companiei de tip LLC.

Cabinetul de Avocatură Monolith are o vastă experiență în furnizarea de servicii juridice legate de aderarea membrilor în companiile de tip LLC din Japonia, servind o multitudine de clienți din țară. Cabinetul nostru include experți care dețin calificări juridice străine și vorbitori de engleză, permițându-ne să oferim suport cuprinzător pentru diversele nevoi ale clienților noștri în mediul de afaceri japonez. Dacă doriți sfaturi specializate adaptate situației dumneavoastră, vă invităm să consultați cabinetul nostru.