Vizele de muncă pentru angajarea străinilor în Japonia: Proceduri și cerințe pentru cele 5 principale calități de rezidență

Pe piața muncii din Japonia din ultimii ani, prezența forței de muncă străine este în creștere. Conform anunțurilor Ministerului Sănătății, Muncii și Protecției Sociale din Japonia, numărul străinilor care lucrează în Japonia continuă să atingă noi recorduri, iar statisticile Ministerului Justiției din Japonia indică, de asemenea, o tendință de creștere a numărului total de străini rezidenți în Japonia. Această tendință reflectă realitatea actuală în care multe companii japoneze caută să angajeze talente remarcabile dincolo de granițele naționale. Cu toate acestea, provocarea cu care se confruntă companiile nu se limitează doar la identificarea talentelor. Mai degrabă, provocarea constă în înțelegerea și respectarea corectă a complexului sistem juridic japonez de control al imigrației. Neînțelegerile și erorile în procedurile de aplicare pentru statutul de rezidență (cunoscut în general ca “viză”) pot duce la întârzieri semnificative în procesul de angajare, riscuri legale și pierderea oportunităților în competiția globală pentru atragerea talentelor. Acest articol a fost creat ca un ghid cuprinzător și practic pentru managerii de companii, membrii departamentelor juridice și personalul de resurse umane, pentru a înțelege imaginea de ansamblu a procedurilor legale esențiale atunci când angajează străini în Japonia. În acest articol, ne concentrăm pe cele cinci principale statuturi de rezidență legate de muncă, și anume “Tehnologie, Cunoștințe Umaniste și Afaceri Internaționale”, “Competențe”, “Transferuri în cadrul Companiei”, “Management și Administrare” și “Activități Specifice”. Pentru fiecare dintre aceste statuturi de rezidență, vom explica cerințele legale, condițiile impuse atât aplicanților cât și companiilor gazdă, precum și detaliile pașilor procedurii de aplicare, bazându-ne pe legi specifice precum “Legea japoneză privind Controlul Imigrației și Recunoașterea Refugiaților” și ordonanțele relevante ale Ministerului Justiției din Japonia.

Proceduri fundamentale: Înțelegerea Certificatului de Elibilitate pentru Reședință în Japonia

Când angajăm străini care locuiesc în afara Japoniei, procedura standard implică depunerea unei cereri pentru „Certificatul de Elibilitate pentru Reședință” (Certificate of Eligibility, denumit în continuare „COE”). COE este un document emis de Ministrul Justiției din Japonia, care atestă că străinul respectiv îndeplinește condițiile de intrare stabilite de articolul 7-2 al „Legii japoneze privind controlul imigrației și recunoașterea refugiaților”. Obținerea acestui COE facilitează procedurile de eliberare a vizei la ambasadele și consulatele generale japoneze din străinătate, precum și procesul de examinare la sosirea în aeroporturile din Japonia.

Fluxul general al procedurii este următorul: În primul rând, compania gazdă din Japonia pregătește și depune cererea de COE în numele străinului pe care intenționează să-l angajeze. Cererea se depune la biroul regional de imigrație care are jurisdicție asupra locației companiei sau a locului unde străinul intenționează să rezide. Apoi, Agenția de Imigrație și Reședință din Japonia examinează conținutul cererii, verificând dacă educația și experiența profesională a solicitantului, precum și stabilitatea și continuitatea afacerii companiei gazdă, îndeplinesc criteriile pentru statutul de reședință vizat. Dacă cererea este aprobată după examinare, COE este emis și trimis companiei gazdă din Japonia. În ultimii ani, este posibilă și primirea COE prin e-mail. Compania trimite apoi originalul COE sau datele electronice către persoana respectivă în străinătate. Persoana care primește COE trebuie să-l prezinte, împreună cu pașaportul și alte documente necesare, la ambasada sau consulatul general japonez din țara sa și să solicite o viză. Perioada de valabilitate a COE este, în principiu, de trei luni, timp în care trebuie să se facă aplicarea pentru viză. Intrarea în țară se face în perioada de valabilitate a vizei emise. Această perioadă de trei luni este extrem de importantă. La sosirea în aeroporturile din Japonia, prezentarea pașaportului și a vizei, împreună cu COE, duce la eliberarea cardului de reședință, permițând începerea oficială a activității de muncă în Japonia.

Perioada standard de examinare a COE este de aproximativ una până la trei luni de la depunerea cererii, dar aceasta poate varia în funcție de tipul de statut de reședință, dimensiunea companiei și volumul de lucru al birourilor regionale de imigrație. Sistemul COE poate fi interpretat ca o proiectare intenționată a sistemului de către guvernul japonez pentru gestionarea riscurilor. Centralizând partea esențială a examinării la Agenția de Imigrație și Reședință din Japonia, care are expertiza necesară pentru a evalua legile japoneze și realitățile companiilor, se reduce sarcina de examinare la consulatele din întreaga lume și se asigură uniformitatea deciziilor. Rolul consulatelor externe este limitat în principal la verificarea identității solicitantului și autenticității COE, în timp ce decizia efectivă de aprobare a fost deja luată. Acest sistem înseamnă că aplicarea pentru COE este cea mai mare provocare pentru companii, iar odată ce această etapă este depășită, procesul de eliberare a vizei poate avansa cu o mare certitudine.

Analiză Detaliată a Celor Cinci Principale Tipuri de Vize de Lucru Sub Legislația Japoneză

Tehnică, Cunoștințe Umaniste și Afaceri Internaționale

Acest tip de viză de muncă este unul dintre cele mai comune și variate, destinat profesioniștilor specializați. Conform “Legii japoneze privind controlul imigrației și recunoașterea refugiaților” (Anexa 1, Secțiunea 2), această calificare vizează activitățile care implică contracte cu instituții publice sau private din Japonia și necesită cunoștințe sau abilități în domeniul științelor naturale, cum ar fi științele fizice, ingineria (“tehnică”), sau în domeniul științelor umaniste, precum dreptul, economia, sociologia (“cunoștințe umaniste”), sau activități care necesită gândire sau sensibilitate bazate pe cultura străină (“afaceri internaționale”).

Pentru a obține acest statut de rezidență, criteriile de admitere sunt detaliate în “Ordinul Ministerial care stabilește criteriile prevăzute la Articolul 7, Paragraful 1, Punctul 2 al Legii japoneze privind controlul imigrației și recunoașterea refugiaților”. În cazul activităților în domeniul “tehnic” sau “cunoștințe umaniste”, solicitantul trebuie, în principiu, să fi absolvit o universitate specializată în domeniul relevant sau să aibă o educație echivalentă sau superioară, sau să aibă peste 10 ani de experiență practică. Cu toate acestea, există o excepție specială pentru tehnicienii în procesarea informațiilor, care, dacă au trecut un anumit examen specificat de Ministrul Justiției, pot avea aceste cerințe relaxate. În domeniul “afacerilor internaționale” (de exemplu, traducere, interpretare, marketing, tranzacții internaționale), în principiu, este necesară o experiență practică de cel puțin trei ani. Totuși, dacă activitatea implică traducere, interpretare sau predarea limbilor străine, cerința de trei ani de experiență practică este scutită pentru absolvenții universitari. Un criteriu important comun tuturor acestor domenii este că remunerația primită de solicitant trebuie să fie cel puțin egală cu suma pe care un japonez ar primi-o pentru aceeași muncă.

Documentele necesare pentru procedura de aplicare variază în funcție de cele patru “categorii” stabilite în funcție de dimensiunea și fiabilitatea companiei gazdă. Acest sistem de categorii a fost introdus de Agenția Japoneză pentru Servicii de Imigrație și Rezidență pentru a eficientiza procesul de examinare. Categoria 1 include companii listate la bursa de valori din Japonia, Categoria 2 include organizații sau persoane fizice care au avut un impozit pe venit din salarii de peste 10 milioane de yeni în anul precedent, Categoria 3 include organizații sau persoane fizice care au depus declarații fiscale legale pentru anul precedent (excluzând Categoria 2), iar Categoria 4 include companii nou-înființate, printre altele.

Documentele necesare includ “Cererea pentru eliberarea certificatului de eligibilitate pentru statutul de rezidență” (cu fotografie atașată) și un plic pentru răspuns, comune tuturor categoriilor, plus documente care atestă categoria companiei (de exemplu, o copie a raportului financiar trimestrial pentru Categoria 1), certificate care atestă educația și experiența profesională a solicitantului, cum ar fi diplome de absolvire și certificate de angajare, precum și certificatul de înregistrare al companiei gazdă și cele mai recente rapoarte financiare (în special pentru Categoriile 3 și 4). De asemenea, conform Articolului 15 al “Legii japoneze privind standardele de muncă”, este esențială o copie a contractului de muncă sau a notificării condițiilor de muncă, care să detalieze descrierea postului, salariul, durata angajării etc. Formularele de cerere pot fi obținute de pe site-ul Agenției Japoneze pentru Servicii de Imigrație și Rezidență, iar aplicarea se face la biroul regional de imigrație și rezidență care are jurisdicție asupra locației companiei.

Competențe

Statutul de rezidență pentru „Competențe” se adresează profesioniștilor cu abilități înalte în anumite domenii industriale, mai degrabă decât pe baza educației formale. Printre ocupațiile specifice se numără bucătarii de bucătărie internațională, instructorii sportivi, piloții de aeronave și artizanii care lucrează cu metale prețioase. Acest statut de rezidență diferă de „Competențe Specifice”, care vizează acceptarea unei forțe de muncă mai largi în sectoare industriale specifice cu o penurie gravă de muncitori, prin cerința sa pentru un nivel înalt de specializare.

La baza criteriilor de acordare a permisiunii de intrare stă experiența practică îndelungată, nu educația formală. În ordonanțele Ministerului Justiției din Japonia, numărul de ani de experiență practică necesar este stabilit concret pentru fiecare ocupație. De exemplu, pentru un bucătar de bucătărie internațională, este necesară o experiență practică de peste 10 ani, inclusiv perioada de studiu în instituții de învățământ relevante. Pentru un instructor sportiv, se cere o experiență practică de cel puțin 3 ani sau experiența participării ca sportiv la competiții internaționale precum Jocurile Olimpice sau campionatele mondiale. De asemenea, somelierii și piloții de aeronave trebuie să aibă cel puțin 5 ani de experiență practică sau un anumit număr de ore de zbor și calificări specifice. În plus, la fel ca și pentru alte calificări de muncă, este esențial să se primească un salariu cel puțin egal cu cel pe care un japonez l-ar primi pentru un post echivalent.

Procedura de aplicare urmează fluxul standard pentru emiterea Certificatului de Elibilitate (COE). Documentele depuse trebuie să pună accent pe dovedirea obiectivă a bogatei experiențe practice a aplicantului. Certificatul de angajare emis de foștii angajatori, care detaliază poziția, conținutul specific al muncii și perioada de angajare, devine o dovadă importantă. Formularul de aplicare „Cerere pentru Certificatul de Elibilitate (Competențe)” este disponibil pe site-ul web al Agenției pentru Servicii de Imigrație și Rezidență din Japonia, iar aplicarea se face la biroul regional de imigrație și rezidență relevant.

Transferuri Interne în Cadrul Companiilor

Acest statut de rezidență este specializat pentru angajații care lucrează la sedii ale afacerilor străine și sunt transferați pentru o perioadă determinată la sediul central, sucursalele sau filialele asociate din Japonia pentru a se angaja în activități de afaceri. Activitățile desfășurate în Japonia trebuie să se încadreze în domeniul de activități permise de statutul de rezidență pentru „Tehnologie, Cunoștințe Umaniste și Afaceri Internaționale”.

Criteriile de acordare a permisiunii de intrare includ cerințe clare atât pentru solicitant, cât și pentru companie. Solicitantul trebuie să fi fost angajat în mod continuu în activități care corespund domeniului „Tehnologie, Cunoștințe Umaniste și Afaceri Internaționale” la sediul afacerii străine imediat înainte de transfer, pentru cel puțin un an. În ceea ce privește compania, este necesară existența unei relații clare de capital între sediul de origine și cel de destinație, cum ar fi relația de companie mamă-filială sau sediu central-sucursală. De asemenea, remunerația trebuie să fie cel puțin egală cu suma pe care un japonez ar primi-o pentru un post echivalent.

Statutul de rezidență pentru „Transferuri Interne în Cadrul Companiilor” este un instrument esențial pentru companiile globale care doresc să-și plaseze strategic personalul. În mod special, nu se menționează cerința unei educații universitare, care este de obicei necesară pentru statutul de rezidență în domeniul „Tehnologie, Cunoștințe Umaniste și Afaceri Internaționale”. În schimb, se pune accent pe experiența de lucru de cel puțin un an la sediul de origine. Acest lucru permite companiilor să transfere în Japonia angajați valoroși care, deși nu au o educație formală, au acumulat ani de experiență în cadrul companiei și au dobândit un înalt grad de specializare. Prin urmare, acest sistem evaluează performanța și experiența în cadrul companiei mai mult decât educația formală externă și este un instrument indispensabil pentru companiile care doresc să dezvolte talente intern și să utilizeze aceste abilități peste granițe.

Procedura de aplicare folosește procesul standard de solicitare a Certificatului de Elibilitate (COE) și sistemul de categorii de companii menționat anterior. Documentele esențiale pentru depunere includ documente care atestă relația de capital între sediul de origine și cel de destinație (de exemplu, documente care arată relația de investiții), un certificat care dovedește perioada de peste un an de angajare la sediul de origine al solicitantului și ordinele de transfer sau decretul emis de companie. Formularul de aplicare „Cerere pentru Certificatul de Elibilitate pentru Transferuri Interne în Cadrul Companiilor” poate fi obținut de pe site-ul web al Agenției de Administrare a Imigrației și Rezidenței și trebuie depus la biroul regional de imigrație și rezidență care are jurisdicție.

Management și Administrare

Statusul de rezidență “Management și Administrare” este destinat străinilor care desfășoară activități de conducere sau administrare a unei afaceri sau comerț în Japonia. Acesta include reprezentanți legali ai companiilor, directori și manageri.

Criteriile de admitere pentru acest statut de rezidență sunt deosebit de stricte în comparație cu alte vize de muncă. Conform ordonanțelor Ministerului Justiției din Japonia, în primul rând, este necesar să se asigure un sediu fizic de afaceri în Japonia. Birourile virtuale sau adresele rezidențiale simple nu sunt, în principiu, acceptate. În al doilea rând, în ceea ce privește cerințele de dimensiune a afacerii, trebuie îndeplinit una dintre următoarele condiții: fie angajarea a cel puțin doi angajați cu normă întreagă rezidenți în Japonia, în afara persoanei care se ocupă de conducere sau administrare, fie un capital social sau o investiție totală de cel puțin 5 milioane de yeni. În plus, dacă solicitantul nu este un investitor sau proprietar de afaceri, ci un manager, se cere o experiență de cel puțin trei ani în conducerea sau administrarea afacerilor (inclusiv perioada de studiu la nivel de masterat în domenii legate de management sau administrare). De asemenea, este necesar ca remunerația să fie cel puțin egală cu cea pe care un japonez ar primi-o pentru o poziție echivalentă.

Procedura de aplicare pentru Certificatul de Elegibilitate (COE) este standard, dar documentele necesare sunt foarte variate. Pe lângă documentele personale ale solicitantului, sunt necesare un plan de afaceri detaliat care să demonstreze concretizarea și viabilitatea afacerii, documente care să ateste investiția de peste 5 milioane de yeni (de exemplu: extrase de cont bancar care confirmă plata capitalului social), contractul de închiriere a spațiului de afaceri, certificatul de înregistrare a companiei și, dacă se angajează cel puțin doi angajați cu normă întreagă, contractele de muncă ale acestora și copii ale cărților de rezidență. Formularul de aplicare “Cerere pentru Certificatul de Elegibilitate (Management și Administrare)” este disponibil pe site-ul web al Agenției pentru Servicii de Imigrație și Rezidență din Japonia, iar aplicarea se face la biroul regional de imigrație și rezidență care are jurisdicție asupra locației companiei.

Activități Specifice Sub Legislația Japoneză

“Activități Specifice” reprezintă o categorie cuprinzătoare și specială, creată pentru străinii care se angajează în activități ce nu se încadrează în nicio altă clasificare de statut de rezidență. Spre deosebire de alte statuturi de rezidență definite în anexele “Legii Japoneze privind Controlul Imigrației și Recunoașterea Refugiaților”, acest statut permite Ministrului Justiției să specifice individual activitățile pentru fiecare străin. Statutul de rezidență pentru “Activități Specifice” se împarte în activități predefinite prin notificare oficială (Activități Specifice Notificate) și activități care, deși nu sunt predefinite, sunt permise luând în considerare circumstanțele individuale (Activități Specifice Extra-Notificate). Este important de notat că această clasificare are o natură foarte fluidă, cu noi activități adăugate în funcție de schimbările situației socio-economice.

Printre principalele “Activități Specifice” legate de activitatea corporativă se numără:

• Căutarea unui loc de muncă de către absolvenții universităților din Japonia: Aceasta este o clasificare de rezidență pentru studenții internaționali care au absolvit universități sau colegii profesionale japoneze și doresc să rămână în Japonia pentru a continua căutarea unui loc de muncă. Perioada de rezidență este în mod normal de șase luni, cu posibilitatea de a fi reînnoită o singură dată pentru încă șase luni (maximum un an). Pentru a obține acest statut, este necesară o scrisoare de recomandare de la universitatea la care a fost înscris candidatul.
• Internship: Studenții care sunt înscriși la universități străine pot fi autorizați să participe la internship-uri în companii japoneze ca parte a programului lor educațional. Este necesar ca să existe un contract între universitate și compania gazdă, iar durata internship-ului să fie în mod normal de maximum un an și să nu depășească jumătate din perioada de studiu a universității de origine.
• Working Holiday: Un program pentru tinerii din țările sau regiunile care au un acord cu Japonia, care vin în Japonia cu scopul principal de a lua o vacanță și care pot lucra ocazional pentru a-și susține financiar șederea. Există de obicei o limită de vârstă între 18 și 30 de ani.
• Digital Nomad: O categorie introdusă în 2024, destinată străinilor care lucrează la distanță fără a fi legați de un loc anume și care obțin un venit ridicat. Printre cerințele principale se numără un venit anual de peste 10 milioane de yeni, a fi cetățean al unei țări sau regiuni care are un acord de exonerare de viză și un tratat fiscal cu Japonia, și a fi asigurat printr-o asigurare medicală privată. Perioada de rezidență este de șase luni și nu poate fi reînnoită.

Procedurile de aplicare pentru aceste activități variază considerabil în funcție de conținutul lor. De exemplu, pentru digital nomad și internship, baza este chemarea din străinătate (aplicarea pentru eliberarea COE), în timp ce pentru căutarea unui loc de muncă după absolvirea universității, este mai comun ca studenții internaționali care sunt deja în Japonia să-și schimbe statutul de rezidență. Documentele necesare diferă de asemenea în funcție de activitate; pentru căutarea unui loc de muncă este necesară o scrisoare de recomandare de la universitate, pentru internship este necesar un contract între universitate și companie, iar pentru digital nomad sunt necesare dovezi ale venitului și asigurării medicale. Informații despre aplicare pot fi găsite pe pagina “Statutul de Rezidență ‘Activități Specifice'” de pe site-ul web al Agenției de Administrare a Imigrației și Rezidenței din Japonia.

Comparativul principal al vizelor de muncă sub legislația japoneză

Cele cinci principale tipuri de statut de rezidență pe care le-am explicat până acum au scopuri și cerințe diferite. Pentru ca recrutorii și managerii companiilor să poată determina rapid care statut de rezidență se potrivește cel mai bine cu experiența și activitatea profesională planificată a candidatului străin pe care doresc să-l angajeze, prezentăm mai jos un tabel comparativ cu caracteristicile acestora.

După cum se poate observa din acest comparativ, alegerea statutului de rezidență nu este doar o procedură administrativă, ci este profund legată de strategia de recrutare în sine. De exemplu, dacă o companie dorește să angajeze un dezvoltator de software excepțional care nu a absolvit universitatea, dar are 15 ani de experiență practică, acesta nu îndeplinește cerințele educaționale pentru statutul de rezidență în domeniul “Tehnologie, Cunoștințe umaniste, Afaceri internaționale”, dar poate aplica pe baza experienței profesionale. Dacă acest talent a lucrat mai mult de un an într-o companie din grup, atunci opțiunea de “Transfer în cadrul companiei”, care poate avea proceduri mai simplificate, devine o posibilitate. Astfel, analizarea prealabilă a experienței candidatului și alegerea statutului de rezidență cu cele mai mari șanse de aprobare este extrem de importantă pentru a facilita procesul de recrutare. Implicarea departamentului de resurse umane și a departamentului juridic încă de la începutul procesului de recrutare și elaborarea celei mai bune strategii de viză nu doar eficientizează procedurile administrative, ci este cheia pentru ca o companie să își asigure un avantaj în competiția globală pentru atragerea talentelor.

Obligațiile legale importante impuse companiilor gazdă

Companiile care angajează străini nu trebuie doar să respecte procedurile prevăzute de Legea privind controlul imigrației, ci și să își asume obligațiile bazate pe legislația japoneză legată de muncă. În special, următoarele două puncte sunt extrem de importante, deoarece sunt direct legate de aplicarea și menținerea statutului de rezidență.

Obligația de a clarifica condițiile de muncă

Articolul 15 din “Legea standardelor muncii” din Japonia (Japanese Labor Standards Act) impune angajatorilor să clarifice în scris condițiile principale de muncă, cum ar fi salariul, orele de muncă și alte condiții importante, atunci când încheie un contract de muncă cu angajații. Acest document este cunoscut în general sub numele de “notificare a condițiilor de muncă” și devine un document esențial în aplicarea pentru statutul de rezidență, demonstrând existența unei relații de angajare valide și detaliile privind remunerația și descrierea postului. Printre “elementele de clarificat absolut” care trebuie să apară în scris se numără durata contractului de muncă, locul de muncă și sarcinile de serviciu, orele de început și de sfârșit ale zilei de muncă, zilele de odihnă și concediile, metoda de determinare și de plată a salariului, precum și aspectele legate de demisie.

Obligația de a înrola în asigurările sociale și de muncă

Conform legii, angajații străini care îndeplinesc aceleași condiții de înrolare ca și angajații japonezi trebuie să fie înscriși în sistemul japonez de asigurări sociale și de muncă (Japanese social and labor insurance system). Aceasta include asigurarea de sănătate, asigurarea de pensie de bunăstare, asigurarea de șomaj și asigurarea pentru compensația accidentelor de muncă (asigurarea de accidente de muncă). Respectarea obligației de a înrola angajații în aceste asigurări nu este doar o problemă de dreptul muncii. În ultimii ani, Agenția pentru Servicii de Imigrație și Rezidență a început să verifice cu strictețe starea de înrolare în asigurările sociale atunci când examinează cererile de reînnoire a perioadei de rezidență. Dacă o companie nu își înrolează corespunzător angajații în asigurări, acest lucru poate deveni un motiv de refuz pentru reînnoirea perioadei de rezidență, ceea ce duce la riscul direct ca firma să nu mai poată menține talentele străine valoroase.

Concluzie

Aplicarea corectă a sistemului de vize de muncă în Japonia este un proces complex care necesită cunoștințe juridice specializate și o planificare strategică atentă. Înțelegerea precisă a cerințelor fiecărui statut de rezidență, pregătirea meticuloasă a unei cantități imense de documente și adaptarea constantă la modificările legislative pot reprezenta o povară semnificativă pentru multe companii. Chiar și cele mai mici erori procedurale pot risca să zădărnicească întregul plan de angajare. Cabinetul de Avocatură Monolith are un istoric bogat în furnizarea unei game largi de servicii juridice pentru numeroși clienți, atât naționali cât și internaționali, de la aplicarea pentru vize de muncă, așa cum am descris în acest articol, până la gestionarea statutului de rezidență ulterior. Punctul nostru forte constă nu doar în cunoașterea aprofundată a legilor din Japonia, ci și în faptul că avem în echipă vorbitori de engleză cu calificări de avocat în străinătate. Bazându-ne pe această înțelegere profundă atât a legii japoneze, cât și a practicilor de afaceri internaționale, suntem capabili să oferim suport fluent și cuprinzător pentru provocările cu care se confruntă companiile client. Companiile care se confruntă cu provocări legate de angajarea străinilor sau care plănuiesc să facă acest lucru sunt invitate să consulte echipa noastră de experți la Cabinetul de Avocatură Monolith.