Puncte esențiale de verificat pentru a evita problemele în contractul de bază pentru tranzacții publicitare

Odată cu apariția internetului, metodele de publicitate s-au diversificat, iar conținutul contractelor privind tranzacțiile publicitare trebuie acum să fie creat în funcție de caracteristicile fiecărui mediu, cum ar fi ‘publicitatea în reviste’, ‘publicitatea online’ și ‘publicitatea TV’.

Însă, nu se schimbă faptul că acesta este unul dintre contractele de prestări servicii, în care persoana care primește comanda efectuează activități publicitare și clientul plătește o recompensă pentru aceasta.

În cazul în care se solicită servicii în mod continuu, este obișnuit să se efectueze prin două etape de contracte, un contract de bază care stabilește condițiile de bază ale tranzacției și un contract individual care stabilește conținutul fiecărei tranzacții. Cu toate acestea, dacă există lacune sau imperfecțiuni în contractul de bază, acestea pot deveni cauza problemelor.

Prin urmare, în această ocazie, vom explica în detaliu punctele importante pentru a evita problemele inutile în ceea ce privește ‘Contractul de bază pentru tranzacții publicitare’, care este cel mai important în cazul tranzacțiilor publicitare continue.

Rolul Contractului de Bază

Contractul de bază este un acord încheiat în prealabil cu un partener specific, în cazul în care se prevede că tranzacțiile similare vor fi repetate în viitor. Acesta stabilește aspecte fundamentale comune tuturor tranzacțiilor, cum ar fi ‘domeniul contractului’, ‘condițiile de plată’, ‘despăgubirile pentru daune’ etc.

În cazul fiecărei tranzacții individuale, se încheie un contract individual simplu care stabilește aspecte precum ‘conținutul serviciului’, ‘remunerația suplimentară’, ‘termenul de livrare’, etc., care nu sunt stabilite în contractul de bază.

Prin stabilirea acestor aspecte în contractul de bază, atunci când se efectuează tranzacții individuale, este suficient să se discute doar aspectele legate de serviciu. Prin urmare, existența unui contract de bază are avantajul de a facilita desfășurarea tranzacțiilor individuale.

În continuare, vom explica punctele importante de verificat în contractul de bază pentru tranzacțiile publicitare, folosind clauze generale.

Claue privind serviciile solicitate

Articolul ◯ (Definiție)
În acest contract, tranzacția de publicitate se referă la cazul în care A solicită B să efectueze serviciile specificate în oricare dintre următoarele puncte în legătură cu publicitatea produselor și serviciilor A (denumite în continuare “serviciile în cauză”) și plătește o remunerație către B.

1. Planificarea și elaborarea metodelor de publicitate
2. Selectarea mediilor de publicitate (publicitate pe internet și alte medii electronice, etc.)
3. Gestionarea plasării publicității
4. Toate serviciile pe care A le comandă B în legătură cu punctele anterioare

Aici se definește conținutul “tranzacției de publicitate”, care este premisa contractului de bază.

Cu toate acestea, dacă serviciile auxiliare specificate în punctul 4 includ “design” sau “producție”, este necesar să se descrie separat “designul și producția publicității” ca parte a serviciilor în cauză.

Motivul este că adesea apar diverse drepturi asupra produselor create, și este necesară o clauză privind atribuirea “drepturilor de proprietate intelectuală”, cum ar fi drepturile de brevet, drepturile de design și drepturile de autor, împreună cu gestionarea “rezultatelor” create în procesul de producție.

În același timp, este necesară și o clauză separată privind “acceptarea” produselor create.

Claue privind relația dintre contractul de bază și contractele individuale

Articolul ◯ (Contractul de bază și contractele individuale)
⒈ Prevederile acestui contract se aplică tuturor contractelor individuale (denumite în continuare “contracte individuale”) încheiate între părți pentru fiecare comandă legată de tranzacțiile de publicitate.
2. Indiferent de prevederile alineatului anterior, în cazul în care părțile încheie un contract individual cu prevederi diferite de cele ale acestui contract, contractul individual respectiv va avea prioritate.

Această clauză clarifică relația dintre “contractul de bază” și “contractele individuale”, stabilind totodată ordinea de prioritate în cazul în care există prevederi contradictorii sau conflictuale între cele două contracte.

Deși aici se stipulează că contractele individuale au prioritate, există și opinia că este mai sigur să se acorde prioritate contractului de bază, care a fost supus verificării unui avocat și a fost elaborat după o analiză amănunțită, decât să se modifice prevederile contractului de bază prin contracte individuale, care sunt adesea încheiate la nivel de responsabil.

În absența unei clauze de prioritate, există opinia că contractul individual încheiat ulterior ar avea prioritate, dar atâta timp cât nu se stipulează clar prioritatea, nu se poate spune care contract are prioritate.

Prin urmare, dacă uitați să includeți această clauză, există posibilitatea ca să apară probleme între părți, așa că este necesară precauție.

Clauze privind contractele individuale

Articolul ◯ (Încheierea contractului individual)
⒈ Contractul individual se încheie atunci când partea A trimite partii B o comandă care conține detalii necesare, cum ar fi data comenzii, numele lucrării, conținutul lucrării, cantitatea, prețul, termenul de executare, iar partea B trimite partii A un răspuns la comandă, care este primit de partea A.
⒉ Comanda și răspunsul la comandă menționate în paragraful anterior pot fi înlocuite cu transmisii prin e-mail sau fax.

În contractele individuale, este necesar să se clarifice conținutul solicitării de lucru și momentul în care contractul individual este încheiat. Pentru a face acest lucru, ar fi bine să se stabilească în prealabil un format pentru comenzi și răspunsuri la comenzi între părți, pentru a nu exista omisiuni în elementele necesare pentru subcontractare și contractare.

Există o problemă cu exemplul de mai sus. Aceasta este că nu se stabilește un termen limită pentru răspunsul la comandă. Dacă acest lucru nu este stabilit, responsabilitatea pentru nerespectarea termenului de executare solicitat de partea A, comandantul, va deveni neclară.

Prin urmare, se poate lua în considerare adăugarea următoarei clauze la sfârșitul paragrafului 1 pentru a clarifica termenul limită de răspuns.

“Cu toate acestea, dacă nu există un răspuns de la partea B către partea A în termen de ○○ zile lucrătoare după trimiterea comenzii, se consideră că contractul individual privind comanda respectivă a fost încheiat.”

Clausa privind subcontractarea serviciilor

Articolul ◯ (Subcontractare)
⒈ Partea B poate subcontracta totalitatea sau o parte a serviciilor bazate pe acest contract sau pe un contract individual către o terță parte fără consimțământul prealabil al Părții A.
⒉ În cazul în care Partea B subcontractează conform paragrafului anterior, Partea B va asigura că subcontractantul respectă obligațiile echivalente cu cele din acest contract și contractul individual. Cu toate acestea, chiar dacă Partea B subcontractează, nu poate scăpa de responsabilitățile sale conform acestui contract și contractului individual.

Un punct cheie în cazul subcontractării este dacă este necesar sau nu consimțământul prealabil al Părții A. În exemplul de mai sus, consimțământul prealabil nu este necesar, dar în funcție de conținutul serviciului, poate fi necesar consimțământul prealabil.

Un alt punct important este că, deși se stipulează că terța parte trebuie să respecte obligațiile echivalente cu cele ale Părții B conform acestui contract și contractului individual, acest lucru este doar un contract între Părțile A și B și Partea A nu poate solicita despăgubiri pentru încălcarea contractului de la terța parte, care nu este parte la acest contract.

De asemenea, pentru a evita astfel de riscuri,

“Partea B va asuma toată responsabilitatea pentru acțiunile subcontractantului”

Se poate adăuga această clauză la sfârșitul paragrafului 1.

Clausa privind confidențialitatea

Articolul ◯ (Confidențialitate)
⒈ Părțile A și B nu vor utiliza informațiile dezvăluite de cealaltă parte, care au fost explicit marcate ca fiind confidențiale în cadrul acestui contract și al contractelor individuale (denumite în continuare “informații confidențiale”), în afara scopului acestui contract și al contractelor individuale, și nu vor dezvălui sau divulga aceste informații către terțe părți fără consimțământul prealabil în scris al celeilalte părți.

Cel mai important aspect al clauzei de confidențialitate este “ce constituie un secret”, care este definit aici ca “informații care au fost marcate explicit ca fiind confidențiale”. Cu toate acestea, informațiile dezvăluite verbal sau pe ecranul unui monitor nu lasă dovezi, ceea ce face dificilă susținerea că a existat o încălcare a obligației de confidențialitate în cazul unei scurgeri de informații confidențiale.

Prin urmare, pentru a identifica informațiile confidențiale care nu lasă urme, cum ar fi cele verbale, ar fi bine să adăugați următoarea formulare ca supliment la informațiile confidențiale:

“Informațiile dezvăluite verbal sau pe ecranul unui monitor, care au fost marcate ca fiind confidențiale la momentul dezvăluirii și al căror conținut și natură confidențială au fost notificate în scris celeilalte părți în termen de ○ zile.”

De asemenea, am descris în detaliu clauza de confidențialitate în articolul de mai jos.

https://monolith.law/corporate/checkpoints-nondisclosure-agreement[ja]

Claue privind perioada de valabilitate și reînnoire

Articolul ◯ (Perioada de valabilitate)
⒈ Perioada de valabilitate a acestui contract este de la data de ○○ anul ○○ luna ○○ zi până la data de ○○ anul ○○ luna ○○ zi. Cu toate acestea, dacă nu există o notificare de la niciuna dintre părțile contractante cu trei luni înainte de expirarea termenului că acest contract nu va fi reînnoit, se va prelungi cu încă un an și va continua în același mod.
⒉ Chiar dacă acest contract se încheie, dacă există un contract individual încheiat în timpul perioadei de valabilitate a acestui contract, prevederile acestui contract vor continua să se aplice contractului individual.

Punctul cheie al clauzei privind perioada de valabilitate este dacă contractul se reînnoiește automat sau nu, și dacă se reînnoiește automat, metoda de terminare trebuie să fie clar definită.

În cazul de mai sus, problema potențială este că metoda de “notificare a neînnoirii” nu este specificată.

Prin urmare, dacă notificarea este făcută verbal, nu există nicio dovadă, deci ar putea exista probleme cu privire la dacă notificarea a fost făcută cu trei luni înainte de expirarea termenului. Ar fi bine să specificați metoda de notificare, cum ar fi “notificare prin scrisoare sau e-mail”.

De asemenea, poate fi benefic să mențineți prevederi precum obligațiile de confidențialitate și despăgubirile chiar și după terminarea perioadei contractuale.

În acest caz, puteți specifica în clauze individuale, așa cum este exemplul, dar puteți și să stabiliți o “clauză de supraviețuire” separat de perioada de valabilitate și să enumerați clauzele aplicabile.

Clauze privind despăgubirile

Articolul ◯ (Despăgubiri)
Partea B, în cazul neîndeplinirii sau îndeplinirii serviciilor specificate în acest contract și în contractele individuale, va despăgubi Partea A pentru orice daune obișnuite și directe care au apărut efectiv. Cu toate acestea, suma despăgubirii va fi limitată la suma pe care Partea A a plătit-o Partei B pentru serviciile respective.

Este obligatoriu să includeți o clauză de despăgubire, dar dacă există posibilitatea ca ambele părți să sufere daune în funcție de conținutul contractului, este necesar să se stabilească obligațiile de despăgubire pentru ambele părți.

În exemplul de mai sus, este stabilită doar obligația de despăgubire a Părții B față de Partea A, dar, așa cum s-a menționat anterior în “Obligația de confidențialitate”, există și posibilitatea ca Partea B să sufere daune din cauza încălcării acestui contract.

O soluție ar fi să se stabilească în primul alineat obligația de despăgubire în cazul în care Partea A sau Partea B încalcă acest contract și contractele individuale, iar în al doilea alineat să se stabilească obligația de despăgubire a Părții B față de Partea A, așa cum se arată în exemplu. Cu toate acestea, dacă se păstrează clauza de mai sus, sfera de responsabilitate a Părții B pentru despăgubire este prea largă, așa că ar putea fi luată în considerare adăugarea unei clauze suplimentare de excludere a aplicării, cum ar fi:

“Cu toate acestea, aceasta nu se aplică în cazul în care Partea B a acționat cu intenție sau cu neglijență gravă.”

Tratamentul fiscal al contractelor de bază și al contractelor individuale

Trebuie să fiți atenți la faptul că tratamentul fiscal al contractelor de bază și al contractelor individuale diferă în conformitate cu Legea japoneză a taxei pe timbru.

Pentru contractele de bază, care implică tranzacții continue cu un anumit partener pe o perioadă de mai mult de 3 luni, acestea corespund documentului nr. 7 al Legii japoneze a taxei pe timbru, astfel că este necesar un timbru fiscal de 4.000 de yeni pentru fiecare document.

Pe de altă parte, contractele individuale sunt contracte de prestări de servicii și corespund documentului nr. 2 al Legii japoneze a taxei pe timbru, astfel că este necesară plata unei taxe pe timbru în funcție de suma contractului.

Dacă nu atașați un timbru fiscal la contract, veți fi supus unei taxe de penalizare dublă, iar dacă nu aplicați o ștampilă, veți fi, de asemenea, supus unei taxe de penalizare de aceeași valoare. Prin urmare, este posibil să doriți să specificați în contractul de bază și despre responsabilitatea pentru plata taxei pe timbru.

Rezumat

Am explicat rolul și relația cu contractele individuale ale contractului de bază pentru tranzacțiile publicitare, precum și cunoștințele de bază și punctele cheie de verificare pentru a evita problemele cu partea opusă.

Există un mare potențial în utilizarea noilor medii, cum ar fi internetul, ca mijloc de publicitate, dar în funcție de conținutul contractului, poate exista și un risc mare.

Pentru a avea succes în tranzacțiile publicitare, care au diverse forme, vă recomandăm să consultați un birou de avocatură cu cunoștințe juridice specializate și experiență bogată și să solicitați sfaturi.

De asemenea, pentru contractul agenției de publicitate pe internet, vă rugăm să consultați articolul de mai jos.

https://monolith.law/corporate/explanation-of-internet-advertising-agency-contract[ja]

Informații despre crearea și revizuirea contractelor de către biroul nostru

Biroul nostru de avocatură Monolis, cu o expertiză puternică în IT, internet și afaceri, oferă servicii de creare și revizuire a contractelor, nu doar contracte de bază pentru tranzacții publicitare, pentru companiile client și cele pe care le consiliem. Detalii sunt disponibile pe pagina de mai jos.

https://monolith.law/contractcreation[ja]