Explicație privind companiile cu comitet de audit și alte comitete conform Legii societăților comerciale din Japonia

Legea societăților comerciale din Japonia oferă mai multe opțiuni în ceea ce privește sistemul de guvernanță al societăților pe acțiuni. Acest lucru reflectă schimbările în mediul economic care înconjoară companiile japoneze și cerințele investitorilor care au evoluat de-a lungul timpului. Printre acestea, „Compania cu Comitet de Audit și Supraveghere”, introdusă prin amendamentul la Legea societăților comerciale din Japonia din 2015 (Heisei 27), a devenit o opțiune importantă în guvernanța corporativă modernă din Japonia, numărul de adopții crescând constant. Acest sistem a fost conceput pentru a întări funcția de supraveghere a consiliului de administrație și pentru a spori transparența managementului. Astfel, se intenționează alinierea practicilor de guvernanță corporativă din Japonia la standardele internaționale.

Caracteristica principală a acestui model este înființarea unui nou organism numit „Comitet de Audit și Supraveghere” în cadrul consiliului de administrație. Majoritatea membrilor acestui comitet sunt directori externi, iar directorii care sunt membri ai comitetului au drepturi de vot complete în cadrul consiliului de administrație. Acest model de guvernanță are o natură eclectică, situându-se între sistemele tradiționale japoneze și cele comune în Europa și America, devenind o opțiune realistă și eficientă pentru multe companii.

În acest articol, vom oferi o explicație cuprinzătoare și specializată despre sistemul „Companiei cu Comitet de Audit și Supraveghere”, bazându-ne pe articolele specifice din Legea societăților comerciale din Japonia. Vom analiza fundalul instituțional, cadrul legal, structura și competențele comitetului central de audit și supraveghere, și vom face o comparație cu alte modele de organizare. Înțelegerea profundă a acestui sistem este esențială pentru toți cei implicați în investițiile în companiile japoneze sau în managementul acestora.

Semnificația și Contextul Instituțional al Companiilor cu Comitet de Audit în Japonia

În spatele creării sistemului de companii cu comitet de audit se află fluxul reformelor de guvernanță corporativă din Japonia. Acest sistem a fost introdus ca o opțiune intermediară pentru a umple golul instituțional dintre cele două modele principale de design organizațional existente anterior: tradiționala „companie cu consiliu de auditori” și modelul mai apropiat de cel occidental, „compania cu comitete de nominalizare etc.”.

„Compania cu consiliu de auditori”, cel mai familiar model pentru companiile japoneze, este un sistem în care auditorii (sau consiliul de auditori) sunt independenți de consiliul de administrație și auditează execuția atribuțiilor directorilor. Totuși, acest model a fost pus sub semnul întrebării de mult timp, în special de către investitorii instituționali străini, din cauza eficacității sale. Principalul motiv a fost că auditorii nu sunt membri ai consiliului de administrație și nu au drept de vot în cadrul deciziilor consiliului. Deoarece auditorii, care ar trebui să fie supraveghetori, nu pot participa direct la procesul decizional al consiliului de administrație, considerat cel mai înalt organ de decizie al managementului, funcția lor de supraveghere a fost adesea văzută ca insuficient de puternică.

Pentru a răspunde acestei provocări, în 2003 (Heisei 15) a fost introdus modelul „companiei cu comitete de nominalizare etc.” (denumită anterior companie cu comitete) printr-o modificare a Codului Comercial. Acest model impune înființarea a trei comitete în cadrul consiliului de administrație: „comitetul de nominalizare”, „comitetul de audit” și „comitetul de remunerare”, fiecare dintre acestea fiind obligat să aibă o majoritate de directori externi. Astfel, s-a urmărit separarea clară a supravegherii de execuție și creșterea independenței și obiectivității funcției de supraveghere. Totuși, acest sistem a cerut o schimbare radicală de la cultura corporativă tradițională japoneză, prin transferarea deciziilor privind personalul și remunerațiile conducerii către comitete independente de consiliul de administrație, ceea ce a reprezentat o barieră ridicată pentru multe companii. Ca rezultat, adoptarea sa a fost limitată la câteva mari companii avansate și nu a devenit larg răspândită.

În acest context, provocările cu care se confrunta guvernanța corporativă japoneză erau clare. Era necesar să se proiecteze un sistem realist care să întărească funcția de supraveghere a consiliului de administrație la un nivel acceptabil pentru investitorii străini, dar care să permită companiilor să facă tranziția fără o povară excesivă sau confuzie. Răspunsul legislativ la această provocare a fost introducerea sistemului de companii cu comitet de audit prin modificarea Legii Companiilor din 2015 (Heisei 27). Acest sistem a extras cel mai important element al modelului de companie cu comitete de nominalizare etc., și anume „un organ de audit compus majoritar din directori externi, cu drept de vot în consiliul de administrație”, și l-a integrat într-un cadru mai simplu. În mod specific, nu se impune înființarea comitetelor de nominalizare sau remunerare și nici separarea strictă a execuției de supraveghere. Astfel, companiile pot menține structura de bază a sistemului lor de management tradițional, în timp ce își întăresc funcția de supraveghere conform standardelor internaționale. Ideea din spatele acestui design de sistem este de a rezolva problema „discountului de guvernanță” cu care se confruntă companiile japoneze, adică evaluarea nejustificat de scăzută a valorii companiilor din cauza neîncrederii în sistemul lor de guvernanță corporativă, și de a promova investițiile din străinătate.

Cadrul Legal al Companiilor cu Comitet de Audit și Alte Funcții în Japonia

Structura instituțională a companiilor cu comitet de audit și alte funcții este strict reglementată de Legea Companiilor din Japonia. Acest cadru legal garantează că, atunci când o companie alege această formă de guvernanță, se asigură un nivel de supraveghere de cel puțin un anumit standard.

În primul rând, articolul 2, punctul 11-2 din Legea Companiilor din Japonia definește „compania cu comitet de audit și alte funcții” ca fiind „o societate pe acțiuni care are un comitet de audit și alte funcții”. Pe baza acestei definiții, o companie poate trece la această formă organizațională prin specificarea în statutul său a intenției de a înființa un comitet de audit și alte funcții.

Companiile care aleg această formă organizațională trebuie să înființeze anumite organe conform Legii Companiilor din Japonia. În primul rând, este obligatoriu să se înființeze un „Consiliu de Administrație” (articolul 327, alineatul 1 din Legea Companiilor din Japonia). Aceasta se bazează pe premisa că deciziile privind executarea afacerilor companiei și supravegherea îndeplinirii atribuțiilor de către directori sunt realizate în continuare de un consiliu de administrație ca organ colegial. În al doilea rând, trebuie să se înființeze un „Auditor Financiar” (articolul 327, alineatul 5 din Legea Companiilor din Japonia). Auditorul financiar este de obicei o firmă de audit sau un contabil public autorizat și efectuează audituri externe ale documentelor financiare ale companiei. Prin impunerea legală a unui sistem de verificare dublă, care include funcția de audit intern a comitetului de audit și funcția de audit extern a auditorului financiar, se urmărește creșterea fiabilității raportărilor financiare.

Pe de altă parte, companiile cu comitet de audit și alte funcții au, de asemenea, organe a căror înființare este interzisă. Cel mai important este că nu trebuie să înființeze un „Auditor” sau un „Consiliu de Auditori” (articolul 327, alineatul 4 din Legea Companiilor din Japonia). Aceasta se datorează faptului că comitetul de audit și alte funcții este poziționat ca un organ de audit care înlocuiește consiliul de auditori tradițional. Dacă s-ar permite înființarea ambelor, ar putea apărea ambiguități în privința autorității de audit, responsabilitatea ar deveni neclară și organizația ar putea deveni ineficientă. Prin urmare, Legea Companiilor obligă companiile să aleagă un singur sistem de audit, asigurând claritatea structurii de guvernanță.

Aceste fapte legate de designul organelor trebuie să fie clar specificate în registrul comercial. Conform articolului 911, alineatul 3, punctul 22 din Legea Companiilor din Japonia, o societate pe acțiuni trebuie să înregistreze faptul că este o companie cu comitet de audit și alte funcții, numele directorilor care sunt membri ai comitetului de audit, numele directorilor care nu sunt membri ai comitetului de audit și, în cazul directorilor externi, să menționeze acest lucru. Astfel, structura de guvernanță a companiei este transparent dezvăluită părților interesate externe. Acest cadru legal strict asigură că denumirea de companie cu comitet de audit și alte funcții garantează un anumit nivel de guvernanță substanțială.

Comitetul de Audit și Alte Funcții: Componență, Atribuții și Funcționare în Japonia

Comitetul de Audit și Alte Funcții reprezintă nucleul unei companii care a stabilit un astfel de comitet în Japonia. În proiectarea acestui comitet, sunt integrate diverse cerințe legale pentru a asigura eficacitatea funcției de supraveghere conform legislației japoneze.

Componența Comitetului

Componența comitetului de audit și alte funcții este detaliat reglementată de Legea Companiilor din Japonia pentru a asigura independența și expertiza acestuia. În primul rând, comitetul trebuie să fie format din cel puțin trei directori (articolul 331, alineatul 6 din Legea Companiilor din Japonia). Acești membri sunt numiți „directori care sunt membri ai comitetului de audit și alte funcții”.

Cea mai importantă cerință de componență este ca majoritatea membrilor să fie „directori externi” (articolul 331, alineatul 6 din Legea Companiilor din Japonia). Directorii externi sunt acei directori care nu au fost niciodată directori executivi sau angajați ai companiei respective și nu sunt nici funcționari sau angajați ai companiei-mamă sau ai companiilor afiliate, având astfel o poziție independentă față de conducere. Această cerință constituie o bază instituțională pentru ca comitetul de audit și alte funcții să efectueze audituri dintr-o perspectivă obiectivă, menținându-se la distanță de logica internă și interesele conducerii.  

De asemenea, directorii care sunt membri ai comitetului de audit și alte funcții nu pot ocupa simultan funcții de directori executivi, participanți la contabilitate, manageri sau alți angajați (articolul 331, alineatul 3 din Legea Companiilor din Japonia). Aceasta este o reglementare importantă pentru a asigura separarea strictă a funcțiilor de audit și supraveghere de cele de execuție a afacerilor și pentru a preveni conflictele de interese.

Pe de altă parte, în companiile care au un consiliu de auditori tradițional, era obligatoriu să se selecteze cel puțin un auditor permanent dintre auditori, însă companiile care au un comitet de audit și alte funcții nu au obligația legală de a avea membri permanenți ai comitetului de audit și alte funcții. Aceasta se bazează pe ideea că, fiind un organ intern al consiliului de administrație, comitetul de audit și alte funcții are acces constant la discuțiile și informațiile consiliului de administrație și efectuează audituri bazate pe sistemul de control intern, nefiind neapărat necesar să aibă membri permanenți. Totuși, multe companii aleg în mod voluntar să desemneze membri permanenți ai comitetului de audit și alte funcții pentru a spori eficacitatea auditului.  

Funcțiile și Autoritatea Comitetului

Autoritatea Comitetului de Audit și Supraveghere nu este exercitată de membrii individuali în mod independent, ci prin decizii luate de comitet ca un întreg, conform principiului „sistemului colegial”. Aceasta reprezintă o diferență semnificativă față de consiliile de audit tradiționale, unde auditorii individuali dețineau autoritate independentă, conform „sistemului unipersonal”. Sistemul colegial permite o judecată mai atentă și organizată, bazată pe cunoștințele diverse ale mai multor membri.  

Articolul 399-2, alineatul 3 din Legea Companiilor din Japonia (2005) stabilește principalele funcții și autorități ale Comitetului de Audit și Supraveghere după cum urmează:

1. Auditul execuției funcțiilor de către directori și elaborarea raportului de audit: Aceasta este funcția fundamentală a Comitetului de Audit și Supraveghere. Se auditează dacă directorii (și, în cazul companiilor cu contabili participanți, contabilii participanți) respectă legile și statutul și își îndeplinesc funcțiile în mod adecvat pentru beneficiul companiei, iar rezultatele sunt sintetizate într-un raport de audit.  
2. Decizia privind conținutul propunerilor de numire și revocare a auditorilor contabili: Comitetul are autoritatea de a decide conținutul propunerilor privind numirea, revocarea sau ne-reînnoirea auditorilor contabili, care sunt prezentate la adunarea generală a acționarilor. Acest lucru previne ca managementul să numească auditori contabili care le sunt favorabili și asigură independența auditului extern prin structura de supraveghere a Comitetului de Audit și Supraveghere.  
3. Decizia privind opiniile referitoare la personalul și remunerația directorilor care nu sunt membri ai Comitetului de Audit și Supraveghere: Comitetul decide opiniile exprimate la adunarea generală a acționarilor cu privire la numirea, revocarea, demisia și remunerația altor directori (în principal cei care se ocupă de execuția operațiunilor) care nu sunt membri ai Comitetului de Audit și Supraveghere. Aceasta înseamnă că Comitetul de Audit și Supraveghere poate exercita o influență puternică asupra structurii managementului și a designului stimulentelor, fiind o parte importantă a funcției de supraveghere.  

În plus față de aceste funcții, Comitetul de Audit și Supraveghere deține și un important „drept de consimțământ”. De exemplu, atunci când consiliul de administrație decide remunerația auditorilor contabili, trebuie să obțină consimțământul Comitetului de Audit și Supraveghere (conform articolului 399, alineatul 1 și 3 din Legea Companiilor din Japonia). De asemenea, atunci când consiliul de administrație prezintă adunării generale a acționarilor propunerea de numire a directorilor care vor deveni membri ai Comitetului de Audit și Supraveghere, este necesar consimțământul prealabil al Comitetului de Audit și Supraveghere (conform articolului 344-2, alineatul 1 din Legea Companiilor din Japonia). Aceste drepturi de consimțământ sunt instrumente juridice esențiale pentru ca Comitetul de Audit și Supraveghere să asigure o influență substanțială asupra managementului și auditorilor externi care fac obiectul supravegherii sale.  

Autoritatea fiecărui membru al Comitetului de Audit în Japonia

Comitetul de Audit este un organism colegial, dar asta nu înseamnă că fiecare membru nu are nicio autoritate. Legea japoneză este concepută cu măiestrie pentru a echilibra eficacitatea auditului organizat cu responsabilitățile individuale ale supraveghetorilor.

În primul rând, autoritatea de a investiga situația afacerilor și a proprietăților companiei sau de a solicita rapoarte de la directori și angajați (dreptul de investigare a situației afacerilor și proprietăților) aparține Comitetului de Audit. Pentru ca comitetul să își exercite această autoritate, se selectează un membru specific (membru de audit selectat) dintre membrii comitetului, care va efectua investigațiile necesare (Articolul 399-3 din Legea Companiilor din Japonia (2005)). Cu alte cuvinte, fiecare membru al Comitetului de Audit nu poate iniția o investigație oficială în mod individual, fără o decizie a comitetului. Acest mecanism asigură că activitățile de audit sunt controlate și desfășurate planificat ca o organizație.  

Cu toate acestea, pe de altă parte, fiecărui membru al Comitetului de Audit i se rezervă o autoritate extrem de importantă, care poate fi exercitată independent, fără a necesita o decizie a comitetului. Acestea servesc ca un fel de “ultimă linie de apărare” pentru a răspunde situațiilor de urgență care ar putea amenința sănătatea companiei.

• Obligația de raportare către Consiliul de Administrație: Dacă un director este recunoscut că a comis sau este pe cale să comită un act ilegal, sau dacă există fapte care încalcă legile sau statutul companiei, există obligația de a raporta acest lucru fără întârziere Consiliului de Administrație (Articolul 399-4 din Legea Companiilor din Japonia (2005)).  
• Obligația de raportare către Adunarea Generală a Acționarilor: Dacă se constată că propunerile sau documentele pe care un director intenționează să le prezinte Adunării Generale a Acționarilor conțin încălcări ale legii sau aspecte extrem de necorespunzătoare, rezultatele investigației trebuie raportate Adunării Generale a Acționarilor (Articolul 399-5 din Legea Companiilor din Japonia (2005)).  
• Dreptul de a solicita oprirea acțiunilor unui director: Dacă un director efectuează acțiuni în afara scopului companiei sau alte acțiuni care încalcă legile sau statutul și există riscul de a provoca daune semnificative companiei, se poate solicita directorului să înceteze aceste acțiuni (Articolul 399-6 din Legea Companiilor din Japonia (2005)).  

Această structură de autoritate se bazează pe un echilibru delicat, în care auditurile de rutină și planificate sunt efectuate eficient prin intermediul comitetului ca organizație, în timp ce autoritatea finală de a opri derapajele managementului este încredințată conștiinței și responsabilității fiecărui membru individual.

Două tipuri de directori în Japonia: Directori care sunt membri ai comitetului de audit și alți directori

Un aspect extrem de important pentru a înțelege o companie cu comitet de audit în Japonia este că acest sistem a creat două categorii de directori cu roluri și statuturi legale distincte în cadrul consiliului de administrație. Acestea sunt: „directori care sunt membri ai comitetului de audit” și „directori care nu sunt membri ai comitetului de audit”. Această distincție se aplică în diverse aspecte, cum ar fi procedurile de numire, durata mandatului și procesul de stabilire a remunerației.

Directori care sunt membri ai Comitetului de Audit în Japonia

Directori care sunt membri ai Comitetului de Audit, așa cum sugerează și numele, îndeplinesc rolul de supraveghere și audit al companiei, fiind parte a Comitetului de Audit. Ei sunt așteptați să acționeze ca “supraveghetori”, distinct de executarea managementului.  

Alegerea lor trebuie să fie realizată separat de ceilalți directori în cadrul Adunării Generale a Acționarilor, conform articolului 329, alineatul 2 din Legea Companiilor din Japonia (2005). Acționarii își vor exercita dreptul de vot având o înțelegere clară despre cine sunt supraveghetorii și cine sunt executivii.  

Pentru a asigura independența lor, mandatul este stabilit la “2 ani” conform articolului 332, alineatul 4 din Legea Companiilor din Japonia (2005). Acest mandat de 2 ani nu poate fi redus prin statut sau printr-o rezoluție a Adunării Generale a Acționarilor. Astfel, se previne demiterea lor ușoară sub presiunea conducerii și se permite desfășurarea activităților de audit dintr-o perspectivă pe termen lung, sub o poziție stabilă. De asemenea, pentru demitere este necesară o “rezoluție specială”, care are cerințe mai stricte decât o rezoluție obișnuită, asigurându-le o protecție solidă a statutului.  

În ceea ce privește remunerația, există un mecanism pentru a asigura independența lor. Remunerația directorilor care sunt membri ai Comitetului de Audit este stabilită separat de cea a altor directori, iar suma totală sau metoda de calcul este decisă în cadrul Adunării Generale a Acționarilor, conform articolului 361, alineatul 2 din Legea Companiilor din Japonia (2005). Distribuția specifică către fiecare membru este decisă prin consultare între membrii Comitetului de Audit, fără intervenția conducerii, cum ar fi directorul reprezentativ, conform articolului 361, alineatul 3 din Legea Companiilor din Japonia (2005).  

Directori care nu sunt membri ai Comitetului de Audit în Japonia

Directori care nu sunt membri ai Comitetului de Audit în Japonia se ocupă în principal de executarea activităților companiei. Această categorie include conducerea, cum ar fi directorii reprezentativi. Ei sunt „executanții” care promovează planurile de afaceri și gestionează operațiunile zilnice.

Mandatul lor este stabilit la „1 an” conform articolului 332, alineatul 3 din Legea Companiilor din Japonia (2005). Acest mandat scurt înseamnă că aceștia sunt supuși anual unui vot de încredere din partea acționarilor la adunarea generală anuală. Acest proces facilitează disciplina din partea acționarilor asupra conducerii și clarifică responsabilitatea managerială.

În ceea ce privește remunerația lor, Comitetul de Audit poate exprima o opinie asupra conținutului acesteia atunci când este decisă la adunarea generală a acționarilor, conform articolului 361, alineatul 6 din Legea Companiilor din Japonia (2005). Prin exprimarea unei opinii asupra adecvării remunerației, se așteaptă ca Comitetul de Audit să limiteze plățile excesive către conducere.

Astfel, stabilirea unor diferențe clare în ceea ce privește mandatul și procesul de decizie a remunerației este un design legal menit să creeze o diviziune intenționată a rolurilor și o tensiune internă în cadrul consiliului de administrație. Prin plasarea a două grupuri – executanți cu un mandat scurt care sunt responsabili pentru performanță (directori care nu sunt membri ai Comitetului de Audit) și supraveghetori cu un mandat lung care au independența garantată (directori care sunt membri ai Comitetului de Audit) – se urmărește oferirea de mobilitate și stimulente pentru rezultate părții executive și de prudență și conformitate părții de supraveghere.

Obligația de Diligență a Directorilor și Principiul Judecății Manageriale în Japonia

Indiferent dacă sunt sau nu membri ai comitetului de audit, toți directorii au obligația de a-și îndeplini atribuțiile cu diligența unui bun administrator, bazându-se pe relația de mandat cu compania (obligația de diligență a unui bun administrator) conform Codului Civil Japonez Articolul 644 și Legii Companiilor din Japonia Articolul 330. Dacă aceștia încalcă această obligație și cauzează daune companiei, directorii pot fi răspunzători pentru despăgubiri conform Legii Companiilor din Japonia Articolul 423, alineatul 1.

Cu toate acestea, managementul corporativ implică în mod inerent riscuri. Dacă directorii se tem de riscuri și devin reticenți, creșterea companiei nu poate fi așteptată. Astfel, jurisprudența japoneză a stabilit conceptul de “principiul judecății manageriale” atunci când se evaluează responsabilitatea directorilor pentru deciziile manageriale. Acest principiu afirmă că, chiar dacă o decizie managerială a directorilor cauzează daune companiei, nu se consideră o încălcare a obligației de diligență a unui bun administrator, atâta timp cât procesul de colectare și analiză a informațiilor și conținutul deciziei nu sunt extrem de nerezonabile.

Un caz de referință în această privință este hotărârea Curții Supreme a Japoniei din 15 iulie 2010. Această hotărâre a indicat că, în evaluarea responsabilității directorilor, ar trebui să se ia în considerare dacă decizia a fost nerezonabilă din perspectiva unui manager, în contextul circumstanțelor de la momentul respectiv. Acest principiu se aplică tuturor directorilor, dar obiectul judecății variază. Pentru directorii executivi, obiectul este “deciziile de afaceri” precum investițiile de afaceri și deciziile strategice, în timp ce pentru directorii care sunt membri ai comitetului de audit, obiectul este “judecățile de supraveghere și audit”, cum ar fi validitatea planurilor de audit și dacă au omis să semnaleze acte de conduită necorespunzătoare.  

Delegarea Executării Afacerilor de Către Consiliul de Administrație și Accelerarea Managementului în Japonia

Unul dintre cele mai atractive avantaje oferite de companiile cu comitet de audit și supraveghere este posibilitatea de a accelera procesul de luare a deciziilor manageriale. Acest lucru este realizat printr-un sistem de delegare a autorității de la consiliul de administrație către directorii individuali, sistem permis exclusiv de Legea Companiilor din Japonia pentru acest tip de structură.

În principiu, consiliul de administrație al unei societăți pe acțiuni nu poate delega “deciziile importante privind executarea afacerilor” către directorii individuali (Articolul 362, alineatul 4 din Legea Companiilor din Japonia). Aceasta se bazează pe ideea că deciziile importante care afectează fundamentul companiei ar trebui să fie discutate cu atenție de către consiliul de administrație ca un corp colegial.

Cu toate acestea, pentru companiile cu comitet de audit și supraveghere, există o excepție importantă de la acest principiu (Articolul 399-13 din Legea Companiilor din Japonia). Conform acestei reglementări, companiile cu comitet de audit și supraveghere pot, printr-o rezoluție a consiliului de administrație, să delege toate sau o parte din “deciziile importante privind executarea afacerilor” către un anumit director (de obicei directorul reprezentativ), dacă sunt îndeplinite una dintre următoarele condiții:

1. În cazul în care majoritatea consiliului de administrație este formată din directori externi: Dacă majoritatea membrilor consiliului de administrație sunt directori externi, ceea ce asigură un nivel foarte ridicat de independență, delegarea autorității este posibilă doar printr-o rezoluție a consiliului de administrație (Articolul 399-13, alineatul 5 din Legea Companiilor din Japonia). Totuși, puține companii îndeplinesc această cerință.
2. În cazul în care este prevăzut în statut: Aceasta este o metodă prin care statutul prevede că “deciziile importante privind executarea afacerilor pot fi delegate directorilor printr-o rezoluție a consiliului de administrație” (Articolul 399-13, alineatul 6 din Legea Companiilor din Japonia). Pentru majoritatea companiilor, aceasta este o opțiune mai realistă.

Odată ce această delegare a autorității devine posibilă, de exemplu, directorul reprezentativ poate lua rapid decizii cu privire la proiecte de investiții de o anumită dimensiune sau parteneriate de afaceri, care anterior necesitau o rezoluție a consiliului de administrație. Astfel, consiliul de administrație este eliberat de sarcinile de aprobare a executării zilnice a afacerilor și se poate concentra pe elaborarea politicilor de bază ale managementului și pe supravegherea executării afacerilor, adică pe discuții mai esențiale și strategice.

Această structură urmărește să îmbine construirea unui sistem de supraveghere puternic cu un management agil. Legea presupune existența unui comitet de audit și supraveghere independent și puternic, având încredere că, sub supravegherea acestuia, managementul poate avea o mare libertate de acțiune fără a compromite guvernanța. În esență, companiile pot obține “recompensa” de a accelera managementul prin acceptarea “costului” unei supravegheri mai stricte, ceea ce constituie un fel de relație de schimb în spatele acestui sistem legal.

Cu toate acestea, există anumite chestiuni deosebit de importante care nu pot fi delegate directorilor în niciun caz, conform legii. Aceste chestiuni, enumerate în Articolul 399-13, alineatul 4 din Legea Companiilor din Japonia, includ:

• Dispunerea și achiziționarea de bunuri importante
• Împrumuturi de mari dimensiuni
• Numirea și demiterea managerilor și altor angajați importanți
• Înființarea, modificarea și desființarea sucursalelor și altor structuri importante

Aceste chestiuni sunt considerate a avea un impact semnificativ asupra fundamentului companiei și, prin urmare, necesită în continuare o deliberare atentă de către consiliul de administrație.

Compararea cu alte structuri organizaționale

Pentru a înțelege mai profund caracteristicile unei companii cu comitet de audit și alte funcții, este esențial să comparăm cu alte structuri organizaționale principale recunoscute de Legea Companiilor din Japonia, și anume „compania cu consiliu de auditori” și „compania cu comitet de nominalizare și alte funcții”.

În primul rând, cea mai esențială diferență față de compania tradițională cu consiliu de auditori constă în responsabilitatea funcției de audit și poziția acesteia. În cadrul unei companii cu consiliu de auditori, auditorii nu sunt membri ai consiliului de administrație și nu au drept de vot în deciziile consiliului. Ei supraveghează execuția afacerilor din exterior, ca un organism independent de consiliul de administrație. În schimb, într-o companie cu comitet de audit și alte funcții, membrii comitetului de audit sunt directori și membri oficiali ai consiliului de administrație, având drept de vot asupra tuturor propunerilor. Astfel, perspectiva de audit și supraveghere este integrată direct în procesul de luare a deciziilor de management. De asemenea, în timp ce autoritatea auditorilor se bazează pe independența individuală a fiecărui auditor, comitetul de audit și alte funcții își exercită autoritatea prin consensul comitetului, ceea ce reprezintă o diferență semnificativă.

În continuare, comparăm cu compania cu comitet de nominalizare și alte funcții. Ambele au în comun faptul că un comitet intern al consiliului de administrație, format majoritar din directori externi, se ocupă de audit, dar există diferențe mari în ceea ce privește domeniul și structura. Compania cu comitet de nominalizare și alte funcții este obligată să aibă trei comitete: comitetul de audit, comitetul de nominalizare, care decide numirea și demiterea directorilor, și comitetul de remunerare, care decide remunerația executivilor. În schimb, compania cu comitet de audit și alte funcții este obligată să aibă doar comitetul de audit. Mai mult, în compania cu comitet de nominalizare și alte funcții, execuția afacerilor este separată de consiliul de administrație și este realizată de „executivi”, iar consiliul de administrație se concentrează exclusiv pe supraveghere, această separare strictă fiind impusă legal. În compania cu comitet de audit și alte funcții, o astfel de separare nu este obligatorie, iar directorii care nu fac parte din comitetul de audit se ocupă de execuția afacerilor. Din acest motiv, compania cu comitet de audit și alte funcții este considerată un sistem mai flexibil și mai ușor de implementat, cu mai puține modificări ale structurii organizaționale existente comparativ cu compania cu comitet de nominalizare și alte funcții.

Rezumatul acestor diferențe arată că o companie cu comitet de audit și alte funcții se îndepărtează de structura „separării consiliului de administrație și a organului de audit” a unei companii cu consiliu de auditori, integrând funcția de supraveghere în consiliul de administrație, fără a necesita o reorganizare radicală a structurii, așa cum este cazul unei companii cu comitet de nominalizare și alte funcții, oferind astfel un sistem echilibrat.

Tabelul de mai jos compară principalele caracteristici ale acestor trei structuri organizaționale principale.

Tranziția către o Companie cu Comitet de Audit și Supraveghere: Avantaje și Considerații

Pentru companiile care iau în considerare tranziția către o companie cu comitet de audit și supraveghere, înțelegerea corectă a avantajelor și a considerentelor practice este o decizie managerială importantă.

Principalele Avantaje

Cel mai mare avantaj al acestui sistem este întărirea substanțială a funcției de supraveghere a consiliului de administrație. Membrii comitetului de audit și supraveghere dețin drepturi de vot ca directori și participă direct la discuțiile consiliului de administrație, integrând perspectiva de supraveghere în procesul decizional managerial și îmbunătățind calitatea discuțiilor.  

În al doilea rând, agilitatea managerială se îmbunătățește. Așa cum s-a menționat anterior, dacă sunt îndeplinite condițiile stabilite în statut, autoritatea de a lua decizii importante privind execuția afacerilor poate fi delegată unor directori individuali, permițând decizii rapide și flexibile ca răspuns la schimbările din mediul de piață.  

În al treilea rând, se poate aștepta o îmbunătățire a evaluării din partea investitorilor străini. Sistemul japonez de auditori nu este bine cunoscut în străinătate și a fost uneori pus sub semnul întrebării în ceea ce privește eficacitatea sa, dar forma de a avea un comitet de audit în cadrul consiliului de administrație este mai apropiată de modelul de guvernanță occidental și este mai ușor de înțeles pentru investitorii străini. De fapt, companiile globale de consultanță în exercitarea drepturilor de vot evaluează pozitiv acest sistem, ceea ce poate duce la atragerea de capital de pe piețele globale și la creșterea valorii corporative.  

În al patrulea rând, se poate obține o eficientizare a structurii de conducere. Companiile care au un consiliu de auditori și doresc să răspundă cerințelor codului de guvernanță ca societăți listate trebuie să numească atât directori externi, cât și auditori externi. Într-o companie cu comitet de audit și supraveghere, directorii externi care sunt membri ai comitetului de audit pot îndeplini ambele roluri, permițând construirea unui sistem de guvernanță solid cu un număr mai mic de directori și reducând costurile, cum ar fi remunerația directorilor.  

Considerații Practice

Pe de altă parte, există câteva considerații de luat în seamă în timpul tranziției. În primul rând, tranziția la noul sistem necesită timp și costuri semnificative pentru adoptarea unei rezoluții în adunarea generală a acționarilor pentru modificarea statutului, revizuirea procesului de numire a directorilor și stabilirea reglementărilor interne.  

În al doilea rând, deoarece mandatul directorilor care nu sunt membri ai comitetului de audit este de un an, conducerea trebuie să obțină anual încrederea acționarilor, ceea ce poate crește presiunea asupra performanței pe termen scurt. Acest lucru poate include riscul de a afecta stabilitatea managerială.  

În al treilea rând, există provocarea asigurării eficacității comitetului de audit și supraveghere. Deoarece nu este obligatorie numirea unor membri permanenți, există riscul ca activitățile comitetului să devină formale. Stabilirea unui sistem de secretariat care să sprijine activitățile comitetului și asigurarea unui mediu în care directorii externi nepermanenți să poată obține suficiente informații pentru a-și desfășura activitatea sunt esențiale pentru funcționarea eficientă a sistemului.  

În al patrulea rând, există dificultatea deciziilor colegiale. Spre deosebire de sistemul individual al auditorilor, comitetul de audit și supraveghere ia decizii prin consens, ceea ce poate face dificilă luarea rapidă a deciziilor în situații de urgență. De asemenea, trebuie luat în considerare riscul ca funcția de audit să stagneze în cazul în care apar divergențe de opinie între membrii comitetului.  

În cele din urmă, există provocarea universală a asigurării personalului adecvat. Directorii externi care constituie majoritatea comitetului de audit și supraveghere trebuie să aibă cunoștințe în domeniul financiar-contabil, o înțelegere profundă a afacerii companiei respective și, mai presus de toate, o înaltă capacitate de a exprima opinii independente de conducere. Asigurarea unor astfel de persoane rămâne o provocare majoră pentru multe companii.

Concluzie

Companiile care au comitet de audit și alte comitete reprezintă o opțiune sofisticată și puternică de guvernanță corporativă oferită de Legea Companiilor din Japonia. Valoarea lor centrală constă în capacitatea de a combina strategic funcția de supraveghere a unui consiliu de administrație puternic, la un nivel recunoscut internațional, cu un sistem de management agil, capabil să răspundă unui mediu de afaceri în continuă schimbare. Acest sistem abordează problemele legate de eficacitatea funcției de supraveghere întâlnite în companiile tradiționale cu comitet de audit, fără a necesita schimbări organizaționale fundamentale, așa cum se întâmplă în cazul companiilor cu comitet de nominalizare. Astfel, devine o opțiune realistă și atractivă pentru multe companii japoneze. Totuși, pentru a maximiza beneficiile, este esențial să se abordeze cu seriozitate provocările practice, cum ar fi gestionarea mandatelor directorilor, construirea unui sistem operațional care să susțină eficacitatea comitetului și, mai presus de toate, asigurarea unor directori externi competenți care să susțină acest sistem. Alegerea și construirea unui sistem de guvernanță optim pentru companie reprezintă o decizie strategică extrem de importantă în vederea îmbunătățirii continue a valorii corporative.

Firma de avocatură Monolith are o experiență vastă în oferirea de consultanță privind guvernanța corporativă japoneză, inclusiv în ceea ce privește introducerea și operarea companiilor cu comitet de audit și alte comitete, pentru o gamă diversă de clienți, atât din Japonia, cât și din străinătate. În cadrul firmei noastre, există mai mulți avocați vorbitori de engleză cu calificări internaționale, care pot explica clar, dintr-o perspectivă internațională, aspectele complexe ale Legii Companiilor din Japonia. Astfel, oferim suport specializat și practic pentru ca clienții să poată construi un sistem de guvernanță optim pentru obiectivele lor de afaceri. Dacă aveți nevoie de suport juridic în legătură cu conținutul explicat în acest articol, nu ezitați să ne contactați.