Explicația puterii legale a regulamentelor de muncă în dreptul muncii japonez și procedura de modificare

În managementul companiilor japoneze, regulamentul intern de muncă îndeplinește un rol legal semnificativ, depășind simpla colecție de proceduri interne. Acesta constituie documentul legal esențial care aplică condiții de muncă uniforme și standardizate pentru un număr mare de angajați și care susține ordinea corporativă. În timp ce în multe alte jurisdicții contractele individuale de muncă sunt principalul mijloc de stabilire a condițiilor de muncă, în Japonia, regulamentul intern de muncă disciplinează cuprinzător conținutul fiecărui contract individual de muncă și deține o funcție puternică de a modifica aceste condiții. Cu toate acestea, această autoritate extinsă acordată angajatorilor nu este nelimitată. Sistemul legal japonez, centrat pe Legea Contractelor de Muncă din Japonia, menține un echilibru rafinat între dreptul angajatorului de a stabili și modifica regulamentul intern și necesitatea de a proteja angajații de modificări unilaterale și defavorabile. Acest cadru legal a fost format prin acumularea de decizii judecătorești de-a lungul anilor și a fost sistematizat ca lege scrisă. În acest articol, vom explica în detaliu natura legală a regulamentului intern de muncă, relația acestuia cu contractele individuale de muncă și, în special, criteriile stricte de legalitate pentru ‘raționalitate’ atunci când se efectuează modificări defavorabile angajaților, care sunt esențiale pentru deciziile de management, bazându-ne pe legislația specifică și pe cazurile judecătorești relevante.

Natura juridică a regulamentului de muncă și impactul său asupra contractelor de muncă în Japonia

Sursa autorității legale a regulamentului de muncă asupra contractelor individuale de muncă cu angajații se găsește în articolul 7 al Legii Contractelor de Muncă din Japonia. Acest articol prevede că, atunci când angajatorul a făcut cunoscut angajaților un regulament de muncă care stabilește condiții de muncă rezonabile, conținutul contractului de muncă va fi guvernat de condițiile de muncă stabilite de regulament. Aceasta clarifică “forța normativă” pe care regulamentul de muncă o deține în cadrul legislației. Pentru ca această forță să se manifeste, trebuie îndeplinite două cerințe importante: “rezonabilitatea” și “cunoașterea” de către angajați.

Prima cerință se referă la “rezonabilitatea” conținutului însuși al regulamentului de muncă. Dispozițiile care sunt considerate semnificativ inadecvate în contextul normelor sociale sau care încalcă în mod injust drepturile lucrătorilor nu sunt considerate rezonabile și, prin urmare, partea respectivă a regulamentului poate fi declarată fără efect juridic. De exemplu, aceasta se poate aplica în cazul prevederilor excesiv de severe privind sancțiunile disciplinare sau clauzelor care impun angajaților doar obligații unilaterale.

A doua cerință, și extrem de importantă din punct de vedere procedural, este “cunoașterea” de către angajați. Regulamentul de muncă nu produce efecte juridice doar prin crearea sa, ci devine obligatoriu din punct de vedere legal doar după ce angajații sunt corespunzător informați despre conținutul său. Articolul 106, alineatul 1, din Legea Standardelor Muncii din Japonia și regulamentele de aplicare aferente cer ca metodele specifice de informare să includă afișarea permanentă într-un loc vizibil la locul de muncă, furnizarea în scris către lucrători sau instalarea unui dispozitiv care permite lucrătorilor să verifice în mod constant conținutul regulamentului sub formă de date electronice. În jurisprudență, chiar dacă aceste metode formale nu sunt respectate în totalitate, dacă angajații sunt într-o poziție în care pot cunoaște în orice moment conținutul regulamentului de muncă, se poate considera că există o “cunoaștere substanțială” și, astfel, regulamentul este recunoscut ca având efect juridic.

Aceste cerințe nu sunt doar proceduri administrative. Ele reprezintă fundamentul juridic care garantează legitimitatea autorității de gestionare a forței de muncă a angajatorului. Dacă angajatorul neglijează să facă cunoscut regulamentul de muncă, există riscul ca acesta să fie considerat fără efect juridic. Ca rezultat, dacă eficacitatea ordinelor de serviciu sau a sancțiunilor disciplinare bazate pe regulamentul de muncă este contestată, argumentele angajatorului pot să nu fie acceptate. Prin urmare, asigurarea unei cunoașteri temeinice a regulamentului de muncă este o responsabilitate esențială din punct de vedere al menținerii ordinii în cadrul companiei și al gestionării riscurilor juridice.

Relația de Prioritate între Regulamentul de Muncă și Acordurile Individuale Sub Legislația Japoneză

În dreptul muncii din Japonia, normele care stabilesc condițiile de muncă au o structură ierarhică multiplă. Ordinea de prioritate a acestora este, în general, legile și reglementările imperative, convențiile colective de muncă, regulamentul de muncă și, în final, contractele individuale de muncă. În această ierarhie, relația dintre regulamentul de muncă, care se aplică uniform tuturor angajaților, și contractele individuale de muncă, încheiate cu anumiți angajați, devine deosebit de importantă pentru gestionarea companiilor. Legea japoneză a contractelor de muncă stabilește reguli clare în cazul în care conținutul ambelor este diferit.

În primul rând, regulamentul de muncă joacă rolul de „standard minim” pentru condițiile de muncă. Articolul 12 din Legea japoneză a contractelor de muncă prevede că orice contract de muncă care stabilește condiții de muncă inferioare standardelor din regulamentul de muncă este invalid în acele părți. În acest caz, părțile invalide sunt supuse standardelor stabilite de regulamentul de muncă. Aceasta este o fațetă a principiului conform căruia „condițiile mai favorabile au prioritate” și funcționează ca un mecanism de protecție a lucrătorilor, prevenind angajatorii să angajeze angajați sub standardele stabilite în regulamentul de muncă. De exemplu, chiar dacă salariul de bază stabilit în regulamentul de muncă este de 300.000 de yeni pe lună, un acord individual cu un angajat pentru 280.000 de yeni este invalid, iar obligația legală este de a plăti 300.000 de yeni.

Pe de altă parte, contractele individuale de muncă pot stabili condiții mai favorabile decât standardele din regulamentul de muncă. O notă la Articolul 7 din Legea japoneză a contractelor de muncă recunoaște că părțile unui contract de muncă pot avea prioritate în cazul în care au convenit condiții de muncă diferite de cele din regulamentul de muncă. Astfel, companiile pot oferi recompense și beneficii care depășesc standardele regulamentului de muncă unor angajați cu competențe speciale sau ocupanți de poziții importante, permițând o utilizare flexibilă a resurselor umane. De exemplu, chiar dacă regulamentul de muncă prevede 120 de zile de concediu anual, un acord individual care oferă 125 de zile de concediu este valid și aplicabil acelui angajat.

Interacțiunea dintre aceste două articole stabilește că regulamentul de muncă definește „linia de bază (minimul)” pentru condițiile de muncă, care nu poate fi subminată, în timp ce acordurile individuale pot stabili „condiții mai favorabile (plafonul)” fără a fi împiedicate. Înțelegerea acestei relații este esențială pentru a echilibra gestionarea unitară a forței de muncă cu tratamentul strategic și individualizat al resurselor umane.

Modificarea defavorabilă a regulamentului de muncă: Principii și excepții în Japonia

Condițiile de muncă reprezintă conținutul contractului dintre angajator și angajat, iar modificarea acestora se bazează, în principiu, pe acordul ambelor părți. Articolul 8 din Legea Contractelor de Muncă din Japonia stabilește că angajatorii și angajații pot modifica condițiile de muncă prin acordul lor, clarificând astfel principiul consensului.

Pe baza acestui principiu, Articolul 9 din Legea Contractelor de Muncă din Japonia prevede că angajatorii nu pot modifica regulamentul de muncă fără acordul angajaților, schimbând astfel condițiile de muncă în defavoarea angajaților. Aceasta interzice, în principiu, ca angajatorii să facă modificări unilaterale, cum ar fi reducerea salariilor sau tăierea zilelor de odihnă, care ar fi defavorabile pentru angajați. Aceasta este regula fundamentală în ceea ce privește modificarea defavorabilă a regulamentului de muncă.

Însă, managementul companiilor trebuie să răspundă constant la schimbările mediului de afaceri, iar uneori revizuirea condițiilor de muncă devine inevitabilă. Pentru a răspunde acestei necesități de management, Legea Contractelor de Muncă din Japonia permite excepții sub condiții stricte. Aceasta este prevederea Articolului 10 din aceeași lege. Acest articol deschide calea pentru ca modificările unilaterale ale condițiilor de muncă, prin schimbarea regulamentului de muncă, să fie legal valabile dacă sunt îndeplinite două condiții. Prima condiție este ca noul regulament de muncă să fie bine comunicat angajaților. A doua și cea mai importantă condiție este ca modificarea regulamentului de muncă să fie „rezonabilă”.

Structura legală în care Articolul 9 din Legea Contractelor de Muncă din Japonia stabilește o „interdicție de principiu”, iar Articolul 10 prevede o „excepție” permisivă este extrem de importantă. Aceasta poziționează legal modificarea defavorabilă a regulamentului de muncă nu ca un drept inerent al angajatorului, ci ca o măsură excepțională. Prin urmare, dacă validitatea unei modificări defavorabile este contestată în instanță, responsabilitatea de a demonstra că modificarea este „rezonabilă” revine în întregime angajatorului. Instanțele pornesc de la principiul că modificarea este invalidă și examinează cu strictețe dacă argumentele și dovezile prezentate de angajator sunt suficient de convingătoare pentru a aplica excepția prevăzută de Articolul 10. Din acest motiv, ca manager, atunci când se ia în considerare o modificare defavorabilă, este esențial nu doar să recunoști necesitatea acesteia, ci și să pregătești o strategie pentru cum să construiești și să demonstrezi „rezonabilitatea” din punct de vedere legal.

Criteriile de evaluare a „raționalității” modificărilor defavorabile în legislația muncii din Japonia

Pentru ca modificările defavorabile ale regulamentului de muncă să fie valide, evaluarea „raționalității” acestora nu se bazează pe un criteriu unic și mecanic, ci se realizează prin luarea în considerare a mai multor factori în mod comprehensiv. Cadrul de evaluare stabilit de articolul 10 al Legii Contractelor de Muncă din Japonia a fost format de-a lungul anilor prin acumularea de cazuri judecate înainte de promulgarea legii. În special, decizia Curții Supreme din 1968 în cazul Autobuzelor Aki-Kita a stabilit principiul fundamental că o modificare rațională a regulamentului de muncă are forță obligatorie chiar și fără consimțământul individual al lucrătorilor. În plus, criteriile specifice pentru evaluarea raționalității au fost detaliate în decizia Curții Supreme din 1997 în cazul Băncii a Patra, care este reflectată puternic în textul actual al articolului 10 al Legii Contractelor de Muncă.

Articolul 10 al Legii Contractelor de Muncă din Japonia enumeră următoarele puncte ca elemente de luat în considerare atunci când se evaluează raționalitatea:

1. Gradul de dezavantaj suferit de lucrător: cât de grav este dezavantajul pe care îl suferă angajatul ca urmare a modificării. Cu cât impactul asupra vieții angajatului este mai mare, cum ar fi reduceri semnificative ale salariilor sau ale indemnizațiilor de pensionare, cu atât este mai mare bariera pentru recunoașterea raționalității.
2. Necesitatea modificării condițiilor de muncă: cât de imperios este necesar ca angajatorul să facă acea modificare, din punct de vedere al necesității de gestionare. Nu este suficientă doar dorința de a mări profiturile, ci este necesară o necesitate ridicată, cum ar fi răspunsul la o criză de management gravă sau măsuri inevitabile datorate schimbării structurii afacerii.
3. Proprietatea conținutului regulamentului de muncă după modificare: dacă noul sistem de condiții de muncă după modificare este în sine nerezonabil sau dacă este considerat adecvat în conformitate cu normele sociale. Se ia în considerare și dacă este semnificativ mai scăzut decât standardele din alte companii din același sector.
4. Situația negocierilor cu sindicatele etc.: istoricul negocierilor între angajator și sindicatul muncitorilor organizat de majoritatea lucrătorilor sau reprezentanții majorității lucrătorilor. Dacă s-a ajuns la un acord cu sindicatul după negocieri serioase, se presupune puternic că această modificare este rațională.
5. Alte circumstanțe legate de modificarea regulamentului de muncă: include toate celelalte circumstanțe relevante. De exemplu, prezența măsurilor de tranziție pentru a atenua dezavantajele (măsuri de atenuare a schimbărilor bruște) sau compensația pentru dezavantaje sunt elemente importante.

Un exemplu reprezentativ care arată cum sunt evaluate aceste elemente în mod comprehensiv este cazul Băncii a Patra menționat anterior. În acest caz, banca a modificat regulamentul de muncă pentru a extinde vârsta de pensionare de la 55 la 60 de ani, în schimb reducând nivelul salariilor după vârsta de 55 de ani. Curtea Supremă a acordat o importanță deosebită faptului că, deși dezavantajul angajaților din cauza reducerii salariilor era mare, beneficiul extinderii vârstei de pensionare (măsura compensatorie) era oferit, era necesară asigurarea locurilor de muncă într-o societate îmbătrânită și, mai presus de toate, s-a ajuns la un acord după negocieri adecvate cu sindicatul la care erau afiliați aproximativ 90% dintre angajați, și a decis că această modificare este rațională și validă.

Așa cum arată acest caz, în evaluarea raționalității modificărilor defavorabile, instanțele nu compară doar condițiile înainte și după modificare, ci acordă o importanță deosebită „procesului” prin care s-a ajuns la modificare. Faptul că angajatorul a oferit o explicație amănunțită angajaților, a negociat sincer și a făcut eforturi pentru a atenua dezavantajele cât mai mult posibil, influențează semnificativ decizia legală finală. Prin urmare, pentru a asigura succesul modificărilor defavorabile, este esențial nu doar să se asigure raționalitatea conținutului, ci și să se garanteze transparența și echitatea procesului de modificare, ca parte a gestionării riscurilor legale.

Concluzii

În cadrul sistemului juridic japonez, regulamentul intern de muncă reprezintă un instrument legal puternic pentru companii, permițându-le să stabilească condiții de muncă uniforme și să-și gestioneze organizația în mod eficient. Acesta are capacitatea de a reglementa cuprinzător conținutul contractelor individuale de muncă și, în anumite condiții, chiar de a le modifica unilateral. Totuși, această autoritate extinsă este supusă unui control riguros din partea legii. În special, atunci când se efectuează modificări care dezavantajează angajații, angajatorul trebuie să demonstreze că aceste schimbări sunt “rezonabile”, iar acest prag nu este deloc scăzut. Evaluarea rezonabilității include nu doar aspecte substanțiale, cum ar fi necesitatea modificării sau gradul de dezavantaj, ci și echitatea procesului, inclusiv istoricul negocierilor cu sindicatele și existența măsurilor de atenuare a dezavantajelor. Prin urmare, pentru manageri și specialiștii în drept, crearea și modificarea regulamentului intern de muncă, în special implementarea modificărilor dezavantajoase, necesită o înțelegere profundă a cerințelor legale și o gestionare prudentă și strategică a procesului, fiind cheia pentru prevenirea conflictelor de muncă și asigurarea unei conduceri stabile a companiei. Firma noastră, Monolith Law Office, are o vastă experiență în oferirea de sfaturi juridice legate de regulamentul intern de muncă pentru numeroși clienți din Japonia. Avem în echipa noastră avocați vorbitori de engleză cu calificări juridice străine, capabili să răspundă nevoilor specifice ale companiilor cu o perspectivă internațională. Oferim suport juridic optim, aliniat la strategia de afaceri a companiei dumneavoastră, de la crearea de noi regulamente interne de muncă, revizuirea regulamentelor existente, adaptarea la modificările legislative și până la implementarea celor mai delicate modificări dezavantajoase.