Transformarea activităților delegate în muncă la distanță. Conținutul necesar pentru încheierea unui nou contract (memorandum)

Datorită impactului bolii infecțioase cu noul coronavirus, “munca la distanță” a intrat brusc în lumina reflectoarelor. Cu creșterea serviciilor web și a uneltelor gratuite pentru munca de acasă, se așteaptă o extindere continuă a muncii la distanță.

Însă, atunci când o companie contractantă își desfășoară activitățile prin muncă la distanță în cadrul unui contract de subcontractare între companii, este necesar să se încheie un nou contract (memorandum).

Prin urmare, în acest articol, vom explica în detaliu fiecare clauză a memorandumului privind desfășurarea activităților subcontractate prin muncă la distanță în cadrul unui contract de subcontractare.

De notat că, în acest articol, prin “memorandum” ne referim la un document care este încheiat atunci când părțile doresc să modifice sau să adauge la conținutul clauzelor contractuale deja încheiate între ele. În acest caz, îl vom prezenta ca un document pentru adăugarea de clauze privind “aranjamentele pentru desfășurarea activităților prin muncă la distanță” la contractul original deja încheiat.

https://monolith.law/corporate/regulation-of-outsourcing-contract[ja]

Despre descrierea de la începutul Memorandumului

【Memorandum】
Compania ●● (denumită în continuare “Partea A”) și Compania ●● (denumită în continuare “Partea B”) au convenit asupra “Contractului de delegare a serviciilor” datat ●● an ● lună ● zi (denumit în continuare “Contractul original”) și, prin urmare, încheie acest Memorandum (denumit în continuare “Memorandumul actual”).

În primul rând, în descrierea de la începutul Memorandumului, este necesar să se specifice cu care dintre contractele deja încheiate între părțile contractante este legat acest Memorandum actual. Prin urmare, așa cum se arată în exemplul de mai sus, se face o descriere pentru a identifica care Memorandum este legat de Contractul original, prin indicarea datei încheierii Contractului original și a numelui contractului.

Despre clauzele legate de scop

Articolul 1 (Scopul)
Acest memorandum are ca scop prevenirea răspândirii infecției cu noul coronavirus, prin stabilirea principiilor de bază pentru executarea serviciilor contractate (denumite în continuare “serviciile principale”) de către persoana responsabilă cu lucrările în cadrul contractului de prestări servicii, la domiciliul acesteia, pe baza contractului original.

În clauzele legate de scop, se descrie intenția încheierii memorandumului. Scopul acestui memorandum este de a preveni răspândirea infecției cu noul coronavirus, așa că acest lucru este menționat.

În exemplul de clauză a acestui memorandum, se presupune că persoana responsabilă cu lucrările în cadrul contractului de prestări servicii își va executa serviciile la domiciliu. În funcție de caz, poate fi necesar să se modifice conținutul descrierii metodei de implementare a serviciului respectiv.

Despre clauzele legate de munca la distanță

Articolul 2 (Munca la distanță)
Munca la distanță se referă la situația în care operatorii de lucru în cadrul serviciilor contractate își desfășoară activitatea de la domiciliul lor, folosind echipamentele și dispozitivele furnizate sau împrumutate (denumite în continuare “echipamente împrumutate etc.”) necesare pentru activitatea lor principală, precum și echipamentele și dispozitivele pe care le dețin, prin intermediul diverselor linii de rețea.

În contracte, este posibil să se definească anumite termeni. De exemplu, în acest caz, definim termenul de “muncă la distanță”. Conținutul poate fi modificat în funcție de natura muncii și a echipamentelor și dispozitivelor utilizate.

Motivul pentru care alegem să definim acest termen este de a clarifica înțelegerea părților contractante cu privire la ceea ce înseamnă munca la distanță, pentru a preveni conflictele care pot apărea din diferențe de interpretare. Chiar dacă munca la distanță este un termen comun, este important să-l definim în acest context.

Despre clauzele privind implementarea muncii la distanță

Articolul 3 (Implementarea muncii la distanță)
1. Partea B, la solicitarea Părții A, va respecta următoarele atunci când efectuează munca la distanță:
1) Ziua și ora de lucru pentru această sarcină vor fi, în principiu, zilele și orele de lucru stabilite de Partea A.
2) Ca raport de lucru, “începutul lucrului”, “sfârșitul lucrului”, “începutul și sfârșitul pauzei și deplasării” vor fi raportate imediat.
2. Toate cheltuielile (inclusiv costurile de utilități și comunicații, dar nu limitat la acestea) care apar atunci când Partea B efectuează munca la distanță vor fi suportate de Partea B.
3. Partea A va notifica Partea B în avans atunci când perioada de implementare a muncii la distanță se încheie.

Această clauză detaliază data, ora, conținutul raportului și responsabilitatea pentru cheltuieli atunci când angajații Părții B lucrează la distanță, precum și notificarea la sfârșitul perioadei de implementare a muncii la distanță.

În alineatul (1) al articolului 3 de mai sus, se menționează “la solicitarea Părții A”, dar se poate lua în considerare și cazul în care Partea B solicită, astfel încât cerințele pentru implementarea muncii la distanță pot fi stabilite într-un conținut diferit de exemplul de clauză de mai sus, dacă este necesar.

De asemenea, se poate lua în considerare adăugarea “conținutului muncii” la “raportul de lucru” în alineatul (2) al articolului 3 de mai sus, dacă este necesar. În primul rând, în cazul muncii la distanță, este dificil de văzut conținutul muncii din partea contractantului, deci există posibilitatea de a apărea dispute cu privire la faptul dacă munca a fost sau nu efectuată. În acest sens, este semnificativ să se stabilească raportarea conținutului muncii ca “raport de lucru”. Pentru a evita ca disputele să rămână între părți, este necesar să se discute în detaliu ce elemente vor fi incluse în raport.

Despre clauzele privind gestionarea echipamentelor împrumutate etc.

Articolul 4 (Gestionarea echipamentelor împrumutate etc.)
1. Părțile contractante vor utiliza echipamentele împrumutate după ce au efectuat inspecțiile necesare și le vor păstra și gestiona cu atenția unui administrator bun. Dacă partea contractantă stabilește separat instrucțiuni privind echipamentele împrumutate, acestea vor fi păstrate și gestionate în conformitate cu aceste instrucțiuni.
2. Părțile contractante nu vor transfera, subînchiria, schimba posesiunea, oferi garanții sau utiliza în alte scopuri echipamentele împrumutate.
3. Dacă partea contractantă a finalizat sarcinile sau dacă a primit o solicitare de la partea contractantă, aceasta va returna imediat documentele etc. (inclusiv copiile și duplicările) împrumutate sau furnizate de partea contractantă.
4. Dacă echipamentele împrumutate sunt distruse sau deteriorate din cauza intenției sau neglijenței părții contractante, sau dacă returnarea acestora devine imposibilă (inclusiv în caz de furt sau pierdere), aceasta va raporta imediat partii contractante prin telefon sau alte mijloace și va raporta detaliile în scris, urmând instrucțiunile partii contractante. În acest caz, partea contractantă poate solicita despăgubiri de la partea contractantă, iar metoda și suma despăgubirilor vor fi stabilite prin discuții între părțile contractante.

Această clauză stabilește modul în care partea contractantă gestionează echipamentele împrumutate atunci când le utilizează pentru a îndeplini sarcinile, gradul de atenție necesar, răspunsul în cazul în care echipamentele împrumutate sunt distruse sau deteriorate, și responsabilitatea pentru despăgubiri.

În funcție de conținutul echipamentelor împrumutate, de exemplu, dacă partea contractantă pierde documentele partii contractante, se poate presupune că partea contractantă va suferi daune dacă conținutul acestor documente este divulgat. Având în vedere că angajații partii contractante lucrează de acasă, un loc privat, este necesar un grad mai mare de conștientizare a gestionării echipamentelor împrumutate decât atunci când lucrează la biroul sau la locul desemnat al partii contractante. Prin urmare, am stabilit o clauză separată pentru a reglementa echipamentele împrumutate.

Despre clauzele privind asigurarea securității

Articolul 5 (Asigurarea securității)
1. Părțile contractante se angajează să asigure securitatea mediului de conectare și a echipamentelor împrumutate, precum și să prevină daunele cauzate de accesul neautorizat în zona în care se desfășoară activitatea, pierderea echipamentelor împrumutate, infecția cu virusuri de calculator, etc.
2. În cazul unui incident, părțile contractante trebuie să raporteze imediat partenerului contractual.

Această clauză prevede obligația de a depune eforturi pentru prevenirea daunelor și obligația de a raporta în cazul apariției unui prejudiciu, în legătură cu aspectele de securitate legate de mediul hardware și de rețea în care contractorul își desfășoară activitatea. Acest lucru se datorează faptului că nivelul de securitate în munca la distanță poate fi mai scăzut decât în cazul în care activitatea este desfășurată în biroul contractorului sau într-un loc desemnat. De exemplu, există riscul ca un computer folosit de un angajat al contractorului pentru a efectua activitatea să nu aibă instalat un software de securitate, și că accesul neautorizat la domiciliul personal al angajatului este, în general, mai ușor decât accesul neautorizat la biroul contractorului. În funcție de necesitate, se poate lua în considerare creșterea nivelului de obligație al contractorului în ceea ce privește asigurarea securității, mai presus de obligația de a depune eforturi, sau stabilirea unor cerințe specifice din partea contractantului cu privire la asigurarea securității.

Concluzie

Această dată am discutat despre memorandumul privind contractul de prestări servicii care permite munca la distanță. Drumul către sfârșitul pandemiei de COVID-19 este incert, dar companiile trebuie să continue să fie atente la starea de sănătate a angajaților lor în fiecare zi și să depășească această criză.

Dacă în prezent luați în considerare implementarea muncii la distanță și aveți îngrijorări sau neliniști cu privire la modul de lucru legat de munca la distanță pentru fiecare caz în parte, sau cu privire la modul de redactare a contractelor, vă recomandăm să consultați un avocat cu o bogată experiență în domeniu.

Informații despre crearea și revizuirea contractelor de către biroul nostru juridic

Biroul nostru juridic, Monolis, ca o firmă de avocatură cu expertiză în IT, internet și afaceri, oferă o gamă largă de servicii, nu doar în cadrul contractelor de prestări servicii, ci și în crearea și revizuirea diverselor contracte pentru clienții noștri corporativi și individuali.

Pentru cei interesați, vă rugăm să consultați detaliile de mai jos.

https://monolith.law/contractcreation[ja]