Japonya İş Hukukunda Kurumsal Düzenin Hukuki Çerçevesi: Hizmet İçi Yönetmelikler, İçsel İhbarcıların Korunması, Disiplin Cezalarının Etkinliği

Şirket faaliyetlerinin sorunsuz yürütülmesi ve sürdürülebilir büyüme için, açık ve adil bir şirket içi düzenin sürdürülmesi şarttır. Ancak, Japonya’daki şirket düzeni, sadece geleneklere veya işverenin tek taraflı talimatlarına dayanarak oluşmaz; iş sözleşmesine dayalı hukuki bir çerçeve tarafından sıkı bir şekilde düzenlenir. Bu hukuki çerçeveyi doğru bir şekilde anlamak ve uymak, potansiyel işçi uyuşmazlıklarını önlemek ve sağlıklı işveren-işçi ilişkileri kurmak için yönetimdeki en önemli görevlerden biridir. Özellikle, çalışanların davranış kurallarını somut olarak belirleyen ‘Hizmet Yönetmeliği’, organizasyonun kendini temizleme işlevini teşvik eden ‘İç Bildirimcilerin Korunması Sistemi’ ve düzensizliklere karşı yaptırım olan ‘Disiplin Cezaları’, şirket düzeninin temelini oluşturan üç unsurdur. Bu sistemler, Japon İş Sözleşmesi Kanunu, Japon İş Standartları Kanunu, Kamu Yararına Bildirimde Bulunanların Korunması Kanunu gibi yasalarla ayrıntılı bir şekilde düzenlenmiş olup, uygulanmalarında büyük bir dikkat gerektirir. Bu makalede, şirketlerin uyması gereken hukuki gereklilikler ve pratikte dikkat edilmesi gereken noktalar, somut yasalar ve yargı kararları ile birlikte ele alınarak açıklanacaktır. Böylece, şirket yöneticileri ve hukuk departmanı çalışanları, hukuki riskleri uygun bir şekilde yönetebilir ve etkili, yasalara uygun bir organizasyon yönetimi gerçekleştirebilirler.

Japonya’daki İşletme Düzeninin Hukuki Temeli

Japonya’da, işletmelerin çalışanlarından belirli bir düzen talep etme ve bunu sürdürme hakkının kaynağı, işveren ile çalışanlar arasında imzalanan iş sözleşmesindedir. Bu ilişki, sadece emir-komuta ilişkisi olmayıp, hukuki olarak eşit taraflar arasındaki bir anlaşmaya dayalı sözleşme ilişkisi olarak konumlandırılmıştır.

İş Sözleşmesini Merkez Alan İlişki

Japon İş Sözleşmesi Kanunu’nun (Labor Contract Act) 6. maddesi, iş sözleşmesinin “çalışanın işveren tarafından istihdam edilerek çalışması ve işverenin buna karşılık ücret ödemesi konusunda, çalışan ve işverenin anlaşmasıyla oluştuğunu” belirtir. Bu anlaşmaya dayanarak, çalışan iş gücü sağlama yükümlülüğünü, işveren ise ücret ödeme yükümlülüğünü üstlenir. Çalışanın yükümlülükleri, sadece belirlenen işleri yapmakla sınırlı kalmaz. Sözleşmeye bağlı olarak, işletmenin varlıklarını koruma, işlerin sorunsuz yürütülmesine katkı sağlama ve işletmenin genel çıkarlarını gözetme gibi daha geniş yükümlülükleri de içerir. İşletme düzenine uyma yükümlülüğü, bu iş sözleşmesine içsel olarak bağlı yan yükümlülüklerden biri olarak hukuki olarak tanınmaktadır. Yani, çalışanların işletmenin kurallarına uyması, sözleşme içeriğini yerine getirme konusunda temel bir sorumluluk olarak yorumlanır.

“Sadakat ve Dürüstlük İlkesi” ve “Hakların Kötüye Kullanımının Yasaklanması İlkesi”

Bu sözleşme ilişkisini daha da somutlaştıran, Japon İş Sözleşmesi Kanunu’nun 3. maddesinde belirlenen temel ilkelerdir. Aynı maddenin 4. fıkrası “Sadakat ve Dürüstlük İlkesi”ni belirler ve “Çalışan ve işveren, iş sözleşmesine uymakla kalmayıp, sadakatle ve dürüstçe hakları kullanmalı ve yükümlülükleri yerine getirmelidir” şeklinde hüküm koyar. Çalışanların işletme düzenine aykırı davranışları, bu Sadakat ve Dürüstlük İlkesine aykırı olarak değerlendirilebilir.

Öte yandan, aynı maddenin 5. fıkrası “Hakların Kötüye Kullanımının Yasaklanması İlkesi”ni belirler ve “Çalışan ve işveren, iş sözleşmesine dayalı hakların kullanılmasında, bunları kötüye kullanamaz” şeklinde hüküm koyar. Bu ilke, işverenin yetki kullanımına karşı önemli bir hukuki sınırlama getirir. İşletme düzenini sürdürmek için kullanılan disiplin hakkı gibi yetkiler, amacı ve araçları bakımından uygunsuz olarak değerlendirildiğinde, hakların kötüye kullanımı olarak hukuki olarak geçersiz sayılır.

Bu şekilde, Japon iş hukukunda işletme düzeni, karşılıklı bir ilişki olan iş sözleşmesine dayanır ve Sadakat ve Dürüstlük İlkesi ile çalışanların uyum yükümlülüğü temellendirilirken, Hakların Kötüye Kullanımının Yasaklanması İlkesi ile işverenin yetki kullanımı sıkı bir şekilde sınırlanır. Bu iki yönlü hukuki yükümlülüğü anlamak, işletme düzeniyle ilgili sorunları düşünürken atılacak ilk adımdır.

Kuralların Belirlenmesi: Hizmet Yönetmeliği ve İşyeri Kuralları

Şirket düzenini somut ve açık bir şekilde çalışanlara göstermek ve onların bu kurallara uymasını sağlamak için en önemli hukuki belge, ‘İşyeri Kuralları’dır. Bu kurallar içinde çalışanların davranış standartlarına odaklanan bölüm ise ‘Hizmet Yönetmeliği’dir.

İşyeri Kurallarının Merkezi Rolü

Japonya İş Kanunu’nun (Labor Standards Act) 89. maddesi, sürekli olarak 10 veya daha fazla işçi çalıştıran işverenlere, işyeri kurallarını oluşturup ilgili İş Standartları Denetleme Ofisi müdürlüğüne bildirmelerini zorunlu kılar. İşyeri kurallarında, işe başlama ve bitiş saatleri veya ücret gibi ‘kesinlikle yer alması gereken bilgiler’ ve belirlendiği takdirde yer alması gereken ‘göreceli olarak gerekli bilgiler’ bulunur. Çalışanlara yönelik yaptırımlar, yani disiplin cezaları bu göreceli olarak gerekli bilgiler arasında yer alır ve şirketin disiplin cezası uygulayabilmesi için, bunun gerekçesi ve ceza türünün işyeri kurallarında açıkça belirtilmiş olması hukuki bir önkoşuldur.

Hizmet Yönetmeliğinin Konumu

Hizmet Yönetmeliği, iş görevine özveri, gizliliği koruma yükümlülüğü, şirket tesis ve malzemelerinin uygun kullanımı, tacizin yasaklanması gibi, çalışanların işyerinde uyması gereken kuralları somut olarak belirler. Hukuki olarak, bu hizmet yönetmeliği işyeri kurallarının bir parçası olarak ele alınır. Şirketler, işyeri kuralları içinde ‘Hizmet Disiplini’ adında bir bölüm oluşturarak bu kuralları belirleyebilir veya ayrı bir ‘Hizmet Yönetmeliği’ adında bir belge oluşturabilir. İkinci durumda bile, bu yönetmelik hukuki olarak işyeri kuralları ile bütünleşik olarak kabul edilir ve bu nedenle oluşturulması veya değiştirilmesi sırasında işyeri kuralları için geçerli olan hukuki prosedürleri takip etmek zorunludur.

Oluşturma ve Değişiklikte Zorunlu Prosedürler

İşyeri kurallarının (hizmet yönetmeliğini de içerecek şekilde) oluşturulması veya değişikliği sırasında, Japonya İş Kanunu tarafından belirlenen katı prosedürlere uyulması gerekmektedir. İşverenler, öncelikle eğer bir işçi sendikası varsa bu sendikanın, yoksa işçilerin çoğunluğunu temsil eden kişilerin görüşlerini almalı ve bu görüşleri içeren bir belge (görüş yazısı) hazırlamalıdır. Kanunun talep ettiği şey, sadece görüşlerin ‘alınması’ olup, temsilcilerin ‘onayının’ alınması zorunlu değildir. Ancak, bu görüş alma prosedürü zorunlu olup, İş Standartları Denetleme Ofisi ile yapılan yazışmalar sonucunda bu prosedürün yerine getirilmediği kararına varılırsa, işyeri kurallarının bildirimi kabul edilmeyebilir.

Ayrıca, oluşturulan veya değiştirilen işyeri kuralları, görüş yazısını ekleyerek ilgili İş Standartları Denetleme Ofisine bildirildikten sonra, şirket içinde kolayca görülebilen bir yere asılması, yazılı olarak dağıtılması veya intranete yayınlanması gibi yöntemlerle tüm çalışanlara duyurulması zorunludur. Bu duyuru yükümlülüğü ihlal edilirse, işyeri kuralları hukuki olarak geçerli olsa bile, şirket çalışanlara karşı bu içeriği temel alarak hak iddia etme (örneğin disiplin cezası uygulama) yeteneğini kaybedebilir. Bu prosedürler sadece şekli birer gereklilik değil, işyeri kurallarına hukuki geçerlilik kazandırmak için temel birer unsurdur.

Dürüstlüğün Korunması: Japonya’daki Kamu Yararını İhbar Edenlerin Korunması Sistemi

İş dünyasının düzenini korumak, sadece şirket içi kurallara uymayı sağlamakla kalmaz, aynı zamanda organizasyon içindeki usulsüzlükleri kendi kendine keşfetme ve düzeltme yeteneğini de içeren daha geniş bir kavramdır. Bu öz-denetim işlevini hukuki olarak destekleyen şey, Japonya’nın “Kamu Yararını İhbar Edenlerin Korunması Kanunu”dur.

Kamu Yararını İhbar Edenlerin Korunması Kanunu Genel Bakış

Bu kanun, çalışanların iş yerindeki yasa dışı faaliyetler gibi usulsüzlükleri, usulsüz bir amaç gütmeden belirli bir ihbar hattına bildirmeleri (kamu yararını ihbar) durumunda, bu ihbarcıları korumayı amaçlamaktadır. Özellikle, işverenlerin kamu yararını ihbar eden çalışanlara karşı rütbe düşürme, maaş kesintisi veya başka herhangi bir olumsuz muamele yapmaları açıkça yasaklanmıştır. Bu tür misilleme önlemleri, hukuk açısından geçersiz sayılmaktadır.

2022 Yılında Yapılan Değişikliklerle İşverenlerin Yükümlülüklerinin Güçlendirilmesi

2022 yılında (2022) 1 Haziran’da yürürlüğe giren değişikliklerle Kamu Yararını İhbar Edenlerin Korunması Kanunu, işverenlerin alması gereken önlemleri büyük ölçüde güçlendirmiştir. Özellikle, sürekli olarak 300’den fazla çalışanı olan işverenler için, iç ihbarlara uygun şekilde yanıt verebilmek için bir sistem kurma yükümlülüğü hukuki bir “zorunluluk” haline gelmiştir (300’den az çalışanı olan işverenler için “çaba gösterme yükümlülüğü” bulunmaktadır).

Bu sistem kurma yükümlülüğü, özellikle aşağıdaki içerikleri kapsamaktadır. İlk olarak, iç ihbarları kabul etmek için bir iletişim noktası oluşturulmalı ve ihbarın kabulü, soruşturulması ve düzeltici önlemleri üstlenecek “Kamu Yararını İhbar Edenlerle İlgili İşlemleri Yürüten Personel” belirlenmelidir. Ayrıca, bu personel, ihbarcıyı tanımlayabilecek bilgiler hakkında sıkı bir gizlilik yükümlülüğü altındadır. Haklı bir neden olmaksızın bu bilgileri ifşa eden personel, kişisel olarak 300.000 yen’e kadar para cezası gibi cezai yaptırımlarla karşı karşıya kalabilir. Bu değişiklikle birlikte, iç ihbar sistemi sadece bir öneriden, somut hukuki sorumlulukları olan zorunlu bir uyum işlevine dönüşmüştür.

Misilleme Önlemlerinin Yargısal Geçersizliği

Mahkemeler, kamu yararını ihbar edenlere karşı olumsuz muamele yasağını sıkı bir şekilde uygulamaktadır. Bunun bir örneği olarak, 2022 yılı (2022) 14 Nisan’daki Yokohama Bölge Mahkemesi kararı gösterilebilir. Bu olayda, bir pachinko salonu işleten şirket, Japonya’nın eğlence işletmeleri ile ilgili yasalarına aykırı davranışlarda bulunmuştu. Buna karşılık, şirketin çalışanları polise bu durumu bildirdiğinde, şirket bu gerekçeyle çalışanları rütbe düşürme ve büyük maaş kesintisi cezasına çarptırmıştır. Mahkeme, polise yapılan bu ihbarın Kamu Yararını İhbar Edenlerin Korunması Kanunu’nda belirtilen korunan kamu yararını ihbarına uygun olduğunu ve bu gerekçeyle yapılan rütbe düşürme ve maaş kesintisi cezalarının kanuna aykırı olduğunu ve geçersiz olduğuna hükmetmiştir. Bu karar, şirketlerin ihbarcılara karşı misilleme amaçlı personel kararları alsa bile, yargı tarafından bu kararların etkisiz kılınabileceğini açıkça göstermektedir.

Kural Uygulaması: Disiplin Cezalarının Geçerli Koşulları

Bir şirketin düzenini korumanın son çaresi olarak, işverenler, işyeri kurallarına aykırı davranan çalışanlara karşı, işyeri yönetmeliğine uygun olarak disiplin cezaları uygulayabilirler. Ancak, bu disiplin hakkının kullanımı sınırsız değildir ve Japon iş hukuku (Japanese Labor Law) tarafından katı koşullar getirilmiştir.

Japonya’da Disiplin Cezalarının Türleri

Disiplin cezaları, ağırlıklarına göre çeşitli türlere ayrılır. Genellikle, en hafif olanından başlayarak aşağıdaki gibi sıralanır:

• Kınama & Uyarı: Sözlü veya yazılı olarak ciddi bir uyarıda bulunarak, gelecekteki davranışları için bir ikaz niteliğindeki cezadır. Uyarı durumunda, genellikle bir düzeltme raporu sunulması istenir.
• Maaş Kesintisi: Cezai bir yaptırım olarak, normalde ödenmesi gereken ücretten belirli bir miktarın kesilmesidir.
• İşe Gelmeme Cezası: Belirli bir süre için, iş sözleşmesi devam ederken çalışmanın yasaklandığı cezadır. Bu süre zarfında ücret ödenmez.
• Rütbe Düşürme: Görev veya pozisyonun düşürülmesidir.

Japonya’da Azaltılmış Ücret Uygulamasına İlişkin Sıkı Yasal Kısıtlamalar

Özellikle azaltılmış ücret uygulaması söz konusu olduğunda, çalışanların yaşamını koruma perspektifinden, Japon İş Kanunu’nun (Labor Standards Act) 91. maddesi uyarınca azaltılacak ücretin üst sınırı sıkı bir şekilde belirlenmiştir. Somut olarak, bir olaya ilişkin azaltılan ücret miktarı, ortalama ücretin bir günlük miktarının yarısını aşamaz. Ayrıca, bir ücret ödeme döneminde birden fazla disiplin ihlali olması durumunda bile, azaltılan ücretlerin toplamı, o ödeme dönemindeki toplam ücretin onda birini aşamaz. Bu sınırlama, disiplin cezası olarak uygulanan ‘azaltılmış ücret’ için geçerlidir ve işe gelmeme nedeniyle yapılmayan ücret ödemeleri veya rütbe düşürme ile ilişkili görev tazminatının ödenmemesi gibi durumlara doğrudan uygulanmaz.  

Japon İş Hukuku Altında Disiplin Yetkisinin Kötüye Kullanımı

Disiplin yetkisinin kullanımında en önemli hukuki prensip, ‘Disiplin Yetkisinin Kötüye Kullanımı İlkesi’dir. Bu ilke, Japon İş Sözleşmesi Kanunu’nun (Heisei (平成) 20 (2008)) 15. maddesinde açıkça belirtilmiştir ve şu şekilde hüküm içerir: “İşverenin işçiyi disipline etme hakkı bulunduğu durumlarda, söz konusu disiplin işleminin, ilgili işçinin eyleminin niteliği ve biçimi ile diğer koşullar ışığında objektif olarak makul bir gerekçeden yoksun olduğu ve toplumun genel kabulüne uygun olmadığı tespit edilirse, bu hak kötüye kullanılmış sayılır ve ilgili disiplin işlemi geçersiz kılınır.”  

Bu madde, disiplin cezasının geçerli kabul edilebilmesi için aşağıdaki iki şartın karşılanması gerektiğini belirtir:

1. Objektif Makuliyet: Çalışanın eyleminin, işyeri kurallarında belirtilen disiplin sebeplerine objektif olarak uygun düşmesi. Bu durumun arkasında yeterli kanıtın bulunması gerekmektedir.  
2. Toplumsal Normlara Uygunluk: Uygulanan cezanın ağırlığının, sorun teşkil eden eylemin niteliği, biçimi, sonucu, çalışanın niyeti, verilen zararın derecesi, geçmişteki çalışma tutumu ve disiplin geçmişi, pişmanlık seviyesi gibi çeşitli koşullar göz önünde bulundurularak dengeli olması gerekmektedir.  

Japon Hukukunda Yargı Kararları ve Örnek Olaylar

Japon mahkemeleri, disiplin yetkisinin kötüye kullanımı ilkesini katı bir şekilde uygular ve işverenin subjektif değerlendirmeleri yerine objektif standartlara dayanarak bir disiplin cezasının geçerliliğini değerlendirir.  

Örneğin, bir üniversitenin doçent üyesinin taciz davranışları nedeniyle altı ay süreyle görevden uzaklaştırılması cezası alan bir olayda (Kanazawa Bölge Mahkemesi, 25 Ocak 2011 tarihli karar), mahkeme, doçentin bazı uygunsuz davranışlarının gerçek olduğunu kabul ederken, bu davranışların altı ay süreyle görevden uzaklaştırmayı gerektirecek kadar ciddi olmadığını ve ayrıca doçentin geçmişte disiplin cezası almamış olması ve pişmanlık göstermesi gibi faktörleri göz önünde bulundurarak, cezanın aşırı olduğuna ve ‘toplumsal normlara uygunluk’ açısından yetersiz olduğuna karar vermiş ve disiplin yetkisinin kötüye kullanımı olduğunu ve geçersiz olduğunu belirtmiştir.  

Ayrıca, çalışanların özel hayatlarındaki davranışlarına yönelik disiplin cezaları, bu davranışların ‘şirketin toplumsal itibarına ciddi ve olumsuz etkileri olduğu objektif olarak değerlendirildiğinde’ geçerli kabul edilme eğilimindedir. Örneğin, sıradan bir çalışanın hafif bir özel suç işlemesi ve bu durumun basında yer almaması ve şirket içinde kimsenin haberdar olmaması gibi durumlarda, ağır bir disiplin cezası uygunluk açısından geçersiz sayılabilir. Buna karşılık, şirketin üst düzey bir yöneticisinin toplumda geniş çapta haber olan ciddi bir suç işlemesi durumunda, şirketin itibarını ciddi şekilde zedelediği için ağır bir ceza kabul edilebilir. Sonuç olarak, bir disiplin cezasının geçerliliği, bireysel olayın özel koşullarının kapsamlı bir değerlendirmesine dayanarak karar verilir.  

Disiplin cezalarının geçerliliğini değerlendirirken, her tür cezanın özelliklerini ve hukuki sınırlamalarını anlamak son derece önemlidir. Aşağıda, başlıca disiplin cezalarının karşılaştırmalı bir tablosunu sunuyoruz.

Özet

Japonya’daki iş düzeninin korunması, işçi ve işverenin karşılıklı yükümlülüklerini belirleyen İş Sözleşmesi Kanunu’na, İş Kanunu tarafından belirlenen işyeri kurallarının katı prosedürlerine ve yargı tarafından disiplin yetkisinin kötüye kullanımına karşı sıkı denetime dayanan çok katmanlı bir hukuki çerçeve üzerine kuruludur. Etkili ve yasal bir organizasyon yönetimi gerçekleştirmek için bu üç temel unsuru doğru bir şekilde anlamak şarttır. Birincisi, işyeri kurallarını yasal prosedürlere uygun olarak düzenlemek ve çalışanlara tam olarak bildirmek. İkincisi, yenilenen Kamu Yararını İhbar Edenlerin Korunması Kanunu’nun talep ettiği uyum sistemini oluşturmak ve ihbarcıları misillemelerden güvenilir bir şekilde korumak. Üçüncüsü ise, disiplin cezalarını uygularken, Japon mahkemelerinin uyguladığı ‘objektif makuliyet’ ve ‘toplumsal normlara uygunluk’ gibi katı standartları karşılayıp karşılamadığını dikkatlice değerlendirmektir. Bu hukuki gerekliliklere uymak, şirketleri gereksiz hukuki risklerden koruyacak ve sürekli büyümeyi destekleyen sağlam bir temel oluşturacaktır.

Monolith Hukuk Bürosu, Japon iş hukuku ile ilgili karmaşık sorunlarda, hem yerel hem de uluslararası birçok müşteriye geniş bir deneyim sunmaktadır. Büromuzda, İngilizce konuşan yabancı avukatlık lisansına sahip avukatlar da dahil olmak üzere, çeşitli uzmanlıklara sahip birden fazla avukat bulunmaktadır. İşyeri kurallarının oluşturulması ve gözden geçirilmesi, uyum sisteminin kurulmasına destek, bireysel disiplin vakalarında hukuki risk değerlendirmesi ve tavsiyeleri gibi bu makalede ele alınan konularda kapsamlı hukuki destek sağlamak mümkündür. İş düzeninin korunması ve hukuki risk yönetiminin dengesini hedefleyen herkesi, uzman bilgimiz ve deneyimimizle güçlü bir şekilde desteklemekteyiz.