Kumpanya Limited'de İş Yürütme Üyelerinin ve Temsilci Üyelerinin Atanması, İstifası ve Görevden Alınması Hakkında Hukuki Açıklama

2006 yılında Japonya’da kabul edilen Japon Şirketler Hukuku kapsamında tanıtılan Godo Kaisha (GK), işletme esnekliği sayesinde birçok şirket için cazip bir seçenek haline gelmiştir. Bu şirket türü, sıklıkla Amerika Birleşik Devletleri’nin LLC’si (Limited Liability Company) ile karşılaştırılır ve gerçekten de Google Godo Kaisha, Apple Japan Godo Kaisha, Amazon Japan Godo Kaisha gibi tanınmış uluslararası şirketler tarafından Japonya’daki işlerini yürütmek için tercih edilmiştir. Godo Kaisha’nın en büyük özelliği, Kabushiki Kaisha (KK) ile karşılaştırıldığında, şirketin sahipliği (sermaye katılımı) ile yönetiminin temelde bütünleşmiş olmasıdır. Bu yapı, hızlı karar alma ve basitleştirilmiş yönetişimi mümkün kılar, ancak diğer yandan, işleri yürüten çalışanlar ve temsilci çalışanlar gibi yönetimin çekirdeğini oluşturan pozisyonlarla ilgili kurallar, Japon Şirketler Hukuku tarafından ayrıntılı bir şekilde düzenlenmiştir. Bu pozisyonların atanması, istifası ve görevden alınması ile ilgili yasal işlemleri doğru bir şekilde anlamamak, şirket içinde çatışmalara veya yasal olarak geçersiz kararlara yol açma riski taşır. Bu makalede, Godo Kaisha’nın işleri yürüten çalışanları ve temsilci çalışanlarının atanması, istifası ve görevden alınması ile ilgili işlemleri, Japon Şirketler Hukuku’na dayanarak, somut maddeler ve yargı kararlarına değinerek kapsamlı ve uzman bir şekilde açıklıyoruz. Bu, şirket yöneticilerinin ve hukuk departmanlarının, istikrarlı ve yasalara uygun bir organizasyon yönetimi gerçekleştirmelerine yardımcı olmayı amaçlamaktadır.

Japonya’da Bir Gökdelen Şirketinde İş Yürütme ve Temsil Yetkisi Olan Çalışanların Temelleri

Japonya’daki bir gökdelen şirketinin yönetişimini anlamak için, iş yürütme ve temsil yetkisi olan çalışanların temel konumlarını kavramak esastır. Japon şirketler hukuku, temel kuralların yanı sıra, şirket ana sözleşmesiyle özelleştirmeye olanak tanıyan bir yapı sunar.

Japon şirketler hukukunun belirlediği temel ilke, “tüm ortakların yönetimi”dir. Eğer şirketin ana kuralları olan ana sözleşmede özel bir düzenleme yoksa, yatırımcı olan tüm ortaklar, şirket işlerini yürütme yetkisine sahip “iş yürütme çalışanları” olurlar (Japon Şirketler Hukuku Madde 590, Fıkra 1). Ayrıca, iş yürütme çalışanları, şirketi dışa karşı temsil etme yetkisine de sahip “temsil yetkisi olan çalışanlar” olurlar (Japon Şirketler Hukuku Madde 599, Fıkra 1). Bu varsayılan durumda, tüm ortaklar hem şirket yönetimi hem de temsil yetkisi olan iki yetkiye sahip olurlar.

Fakat, birçok şirkette, yatırım yapan fakat yönetimde doğrudan rol almayan ortaklar ile aktif olarak yönetimi üstlenen ortaklar bulunmaktadır. Bu gerçekliğe uyum sağlamak için, Japon şirketler hukuku, ana sözleşme ile yönetişim yapısını esnek bir şekilde tasarlamaya izin vermektedir. Ana sözleşme ile belirli ortakları iş yürütme çalışanı olarak atayarak, yönetim yetkisini belirli kişilere odaklamak mümkündür (Japon Şirketler Hukuku Madde 590, Fıkra 1). Bu durumda, ana sözleşmede iş yürütme çalışanı olarak atanan olmayan ortaklar, yönetimle ilgili yetkilere sahip olmazlar.

Buradan, iş yürütme ve temsil yetkisi olan çalışanlar arasında net bir hiyerarşik ilişki olduğu anlaşılır. Temsil yetkisi olan çalışanlar, mutlaka iş yürütme çalışanları arasından seçilmelidir (Japon Şirketler Hukuku Madde 599, Fıkra 3). İş yürütme yetkisi olmayan bir ortağı temsil yetkisi olan çalışan olarak atamak, hukuken mümkün değildir. Yani, temsil yetkisi olan çalışanlar, iş yürütme çalışanı pozisyonunun üzerinde, daha güçlü dışa karşı temsil yetkisi verilen bir görev olarak görülebilir. Şirket kurucuları, bu ilkeyi anladıktan sonra, kendi şirketlerinin durumuna en uygun yönetişim modelini ana sözleşmede belirlemek için önemli stratejik kararlar almalıdırlar.

Japonya’da İş Yürütme Yetkilisi ve Temsilci Yetkilisinin Atanması

İş yürütme yetkilisi ve temsilci yetkilisinin atanma işlemleri, şirketin yönetim yapısını somutlaştırmanın ilk adımıdır. Bu işlemler, şirket ana sözleşmesinin hükümlerine büyük ölçüde bağlıdır.

İş yürütme yetkilisinin atanması, ana sözleşmede doğrudan isim belirterek gerçekleştirilir. Ana sözleşmede iş yürütme yetkilisi olarak adı geçen kişi bu göreve başlar ve adı geçmeyen çalışanlar yönetim dışında kalır.

Öte yandan, temsilci yetkilisinin atanması için, Japon Şirketler Kanunu’nun (2005) 599. maddesinin 3. fıkrasına dayanarak, esas olarak iki yöntem bulunmaktadır.

İlk yöntem, ana sözleşme ile doğrudan belirlemedir. Ana sözleşmede “Bu şirketin temsilci yetkilisi şu kişi olacaktır” şeklinde belirli bir kişinin adını açıkça belirtme yöntemidir. Bu yöntem, kimin temsilci olduğu açık olduğunda ve istikrarlı bir yönetim yapısı kurmak istendiğinde uygundur.

İkinci yöntem ise, ana sözleşmenin hükümlerine dayanarak iş yürütme yetkilileri arasında karşılıklı seçimle belirlenmesidir. Bu durumda, ana sözleşmede “Bu şirketin temsilci yetkilisi, iş yürütme yetkililerinin karşılıklı seçimi ile belirlenecektir” gibi bir hüküm konulur. Daha sonra, bu ana sözleşme hükmüne dayanarak, iş yürütme yetkilileri tartışma veya oylama yoluyla temsilci yetkilisini seçerler. Bu karşılıklı seçimin sonucu “karşılıklı seçim belgesi” gibi bir belge ile kaydedilir. Bu yöntem, temsilci yetkilisini değiştirmek için ana sözleşme değişikliği gibi karmaşık işlemleri gerektirmediğinden, daha esnek bir işletme mümkün kılar.

İşlem sırasında dikkat edilmesi gereken noktalardan biri, göreve başlama kabul belgesinin gerekliliğidir. Temsilci yetkilisi karşılıklı seçimle belirlendiğinde, bu kişinin göreve başlamayı kabul ettiğini kanıtlayan bir “göreve başlama kabul belgesi”nin tescil işlemleri sırasında sunulması gerekmektedir. Diğer taraftan, ana sözleşme ile doğrudan belirlenen kişiler için, bu kişilerin ana sözleşmenin oluşturulmasına onay verdikleri anda temsilci yetkilisi olarak göreve başlamayı da kabul etmiş sayılırlar, bu nedenle ayrı bir göreve başlama kabul belgesine genellikle gerek yoktur.

Ayrıca, iş yürütme yetkilisinin bir tüzel kişi olduğu özel durumlar da vardır. Tüzel kişiler, fiziksel bir kişi gibi somut iş yürütme yeteneğine sahip olmadığından, bu görevleri gerçekte yerine getirecek olan “görev yürütme yetkilisi”ni atamalı ve bu kişinin adını ve adresini diğer çalışanlara bildirmelidir (Japon Şirketler Kanunu’nun 598. maddesinin 1. fıkrası). Eğer bu tüzel kişi aynı zamanda temsilci yetkilisi ise, görev yürütme yetkilisinin adı ve adresi şirketin tescil defterine de kaydedilir ve kamuoyuna duyurulur.

Bu atama yöntemleri, sadece işlem farklılıklarından daha fazla anlam taşır. Özellikle temsilci yetkilisinin atanmasında, ana sözleşme ile doğrudan belirleme veya karşılıklı seçim arasında yapılan karar, gelecekteki görevden alma zorluğunu doğrudan etkileyen stratejik bir seçimdir. Doğrudan belirlenen temsilci yetkilisini görevden almak için, aşağıda açıklanacağı gibi ana sözleşme değişikliği gereklidir ve bu engel oldukça yüksektir. Diğer yandan, karşılıklı seçimle belirlenen temsilci yetkilisi, daha esnek işlemlerle görevden alınabilir. Bu nedenle, kurucular şirketin gelecekteki dinamiklerini göz önünde bulundurarak, hangi yöntemin kendi şirketleri için uygun olduğunu dikkatlice değerlendirmelidir.

Japonya’da İş Yürütme Yetkilisi ve Temsilci Yöneticinin İstifası

İş yürütme yetkilisi veya temsilci yöneticiler görevlerinden ayrıldıklarında, Japon hukukunda ‘istifa’ ve ‘şirketten ayrılma’ olmak üzere iki farklı kavram bulunur ve bunları doğru bir şekilde ayırt etmek son derece önemlidir.

‘İstifa’, iş yürütme yetkilisi veya temsilci yöneticinin görevinden çekilmesini ifade eder, ancak şirket ortağı (hisse sahibi) olarak statüsünü korur. Yani, yönetim ve temsil yetkilerini kaybeder, ancak şirketin bir sahibi olarak payını sürdürür.

Öte yandan, ‘şirketten ayrılma’, şirket ortağı olarak statüden tamamen çekilmeyi anlamına gelir. Bu durumda, şirketin mülkiyet hakkını (payını) tamamen bırakır ve sonuç olarak, iş yürütme yetkilisi veya temsilci yönetici olarak sahip olduğu görevler de otomatik olarak sona erer. Şirketten ayrılan ortaklar, prensip olarak paylarının geri ödenmesini alma hakkına sahiptir.

Şirket ana sözleşmesinde özel olarak belirtilen bir iş yürütme yetkilisi ‘istifa’ ettiğinde, bu işlem basit değildir. Japon şirketler hukuku madde 591, fıkra 4, iş yürütme yetkilisinin istifa etmesi için ‘geçerli bir neden’ gerektiğini belirtir. Bu düzenleme, şirketin yönetimini üstlenen önemli kişilerin sorumluluklarını kolayca terk ederek şirketin işleyişine engel olmalarını önlemek içindir.

Ortakların şirketten tamamen ayrılması ‘şirketten ayrılma’ ile ilgili olarak, Japon şirketler hukuku birkaç yöntem belirlemiştir. Bunlardan biri ‘gönüllü ayrılma’dır, burada ortaklar, iş yılı sona ermeden altı ay öncesine kadar şirkete bildirimde bulunarak, o iş yılı sonunda şirketten ayrılabilirler (Japon şirketler hukuku madde 606, fıkra 1). Diğer bir yöntem ise ‘kaçınılmaz nedenler’ varsa gerçekleşir. Bu durumda, ortaklar herhangi bir zamanda şirketten ayrılabilir (Japon şirketler hukuku madde 606, fıkra 3). Burada bahsedilen ‘kaçınılmaz nedenler’, ciddi hastalık veya şirketin iş amacının temelden değişmesi gibi, artık ortak olarak kalmayı objektif olarak zorlaştıran durumları ifade eder ve sadece fikir ayrılıkları gibi durumlar kabul edilmez.

Temsilci yöneticinin ‘istifa’ işlemleri, onların atanma yöntemine göre değişir. Ana sözleşmede doğrudan ismi belirtilen temsilci yöneticiler istifa ettiğinde, onların isimlerini ana sözleşmeden çıkarmak gerektiğinden, ana sözleşme değişikliği prosedürü zorunlu hale gelir. Ana sözleşme değişikliği için genellikle tüm ortakların onayı gereklidir ve prosedür oldukça katıdır. Diğer taraftan, iş yürütme yetkililerinin karşılıklı seçimiyle belirlenen temsilci yöneticiler için, bu pozisyon ortaklar arasındaki anlaşmaya dayandığından, şirkete istifa niyetini bildirerek daha kolay bir şekilde istifa edebilirler.

Bu farklılıkları açıkça göstermek için aşağıdaki tabloda ‘istifa’ ve ‘şirketten ayrılma’ karşılaştırılmaktadır.

Japonya’da İş Yürütme Yetkilisi ve Temsilci Yetkilisinin Görevden Alınması

İş yürütme yetkilisi ve temsilci yetkilinin, kişinin kendi iradesine karşı görevden alınması ‘görevden alma’, şirketin istikrarını korumak amacıyla Japon şirketler hukuku tarafından oldukça katı şartlara bağlanmıştır.

Şirket esas sözleşmesi ile atanan bir iş yürütme yetkilisini görevden alabilmek için iki şartın aynı anda sağlanması gerekmektedir. Birincisi, ‘geçerli bir nedenin’ bulunması, ikincisi ise görevden alınacak kişi hariç ‘diğer tüm yetkililerin oy birliği’ ile karar alınmasıdır (Japon Şirketler Hukuku Madde 591, Fıkra 5). Bu çift şart, çoğunluğun azınlığı kolayca dışlamasını önlemekte ve iş yürütme yetkilisinin pozisyonunu güçlü bir şekilde korumaktadır. Ancak, Japon Şirketler Hukuku Madde 591, Fıkra 6, esas sözleşmede bu hükümlerden farklı düzenlemeler yapılmasına (örneğin, görevden alma şartlarını hafifleten hükümler) izin vermektedir.

Temsilci yetkilinin görevden alınma süreci, istifa durumunda olduğu gibi, seçilme yöntemine bağlıdır. Esas sözleşme ile doğrudan atanmış bir temsilci yetkilinin görevden alınması için esas sözleşmenin değiştirilmesi gerekmektedir. Esas sözleşme değişikliği için tüm yetkililerin onayı gerektiğinden, görevden alınacak kişinin de onayı olmadan, fiilen tek taraflı bir görevden alma mümkün değildir. Buna karşılık, karşılıklı seçimle belirlenen temsilci yetkililer, seçildikleri zaman uygulanan yöntemle, örneğin iş yürütme yetkililerinin çoğunluğunun kararı gibi, görevden alınabilir ve bu daha gerçekçi bir prosedür olarak kabul edilebilir.

‘Geçerli bir neden’ konusunda, Japon şirketler hukukunda açık bir tanım bulunmamaktadır. Ayrıca, kumiai şirketlerinin iş yürütme yetkililerinin görevden alınması ile ilgili yargı kararları da çok fazla değildir. Bu tür durumlarda, mahkemeler benzer hükümleri referans alarak karar verme eğilimindedir. Örneğin, kabushiki kaisha’nın yönetim kurulu üyelerinin görevden alınması ile ilgili ‘geçerli bir neden’ (Japon Şirketler Hukuku Madde 339, Fıkra 2) hakkındaki yargı kararları, önemli bir rehber oluşturmaktadır.

Kabushiki kaisha yargı kararlarına göre, ‘geçerli bir neden’ olarak kabul edilen durumlar, ciddi yasal veya esas sözleşme ihlalleri, şirkete zarar veren ihanet eylemleri, uzun süreli hastalık nedeniyle görevlerin yerine getirilememesi, belirgin yönetim yeteneği eksikliği gibi, objektif olarak bir yönetici olarak görevlerin devam ettirilmesinin zor olduğu durumlarla sınırlıdır. Örneğin, Hiroşima Yerel Mahkemesi’nin 1994 yılı 29 Kasım tarihli kararında, temsilci yönetim kurulu üyesinin spekülatif işlemler yaparak şirkete büyük zararlar vermesi görevden almanın geçerli bir nedeni olarak kabul edilmiştir. Diğer yandan, sadece yönetim politikası çatışmaları veya diğer yöneticilerle kişisel ilişkilerin kötüleşmesi gibi subjektif nedenler, prensip olarak ‘geçerli bir neden’ olarak kabul edilmez. Tokyo Yerel Mahkemesi’nin 1982 yılı 23 Aralık tarihli kararı, temsilci ile anlaşmazlık olması tek başına görevden alma için geçerli bir neden oluşturmadığına karar veren tipik bir örnektir.

Dahası, iş yürütme yetkilisinin yolsuzluk gibi son derece kötü niyetli eylemleri ve şirkete ciddi zararlar vermesi durumunda, ‘ihraç’ gibi son çare bir yöntem bulunmaktadır. Bu, diğer yetkililerin çoğunluğunun kararı üzerine, mahkemeye dava açarak ilgili yetkiliyi şirketten zorla çıkarma sistemidir (Japon Şirketler Hukuku Madde 859). İhraç, yetkililer arasında anlaşmazlık çözülemediği durumlarda başvurulan son çare olup, mahkemenin yargısal kararını gerektiren son derece güçlü bir önlemdir. Kumiai şirketlerinin görevden alma sistemi, ortaklık temelli bir güven ilişkisine dayanmakta ve çoğunluk kararıyla kolayca ihraç yerine, anlaşma oluşturma ve istikrarı ön planda tutan bir düşünceyle tasarlanmıştır.

Özet

Bu makalede ayrıntılı olarak anlattığımız üzere, Japon şirketler hukuku altında bir kumpanya (合同会社) işletmesinin yürütme ve temsil yetkisine sahip üyelerinin statüsü, bu esnek organizasyon yapısının arkasında, Japonya’nın şirketler kanunu tarafından katı bir şekilde belirlenmiştir. Yönetim kurulunun temelini oluşturan ana sözleşmenin önemi, temsilci üyelerin atanma yöntemi (doğrudan atama veya karşılıklı seçim) ve bu yöntemin gelecekteki azil işlemlerine stratejik etkisi, “istifa” ile “ayrılma” arasındaki hukuki farklar ve azil için gereken “haklı sebepler” veya “tüm üyelerin oy birliği” gibi yüksek standartlar, bir kumpanyanın yönetiminde mutlaka anlaşılması gereken noktalardır. Bu karmaşık hukuki gereklilikleri uygun şekilde yönetmek ve gelecekteki anlaşmazlıkları önlemek için, uzman hukuki bilgi şarttır. Monolit Hukuk Bürosu, sadece Japonya içindeki müşterilere değil, aynı zamanda birçok uluslararası müşteriye de kumpanya kuruluşu, ana sözleşme hazırlama, yönetici atama ve değişiklik gibi kurumsal yönetişim konularında geniş bir deneyime sahiptir. Büromuzda, yabancı avukatlık niteliklerine sahip İngilizce konuşan birçok avukat bulunmakta ve uluslararası iş dünyasının bağlamını derinlemesine anlayarak, detaylı hukuki destek sağlama kapasitesine sahiptirler. Şirketinizin yönetim yapısının, hem yasalara uygun hem de iş stratejinize uygun olmasını sağlamak için, bizim uzman bilgimizi kullanın.