Japonya Şirket Hukukunda Atama Komitesi vb. Kurulu Şirketlerin Sistemi Hakkında Açıklama

Japonya’daki Şirketler Hukuku, hisse şirketlerinin yönetim yapısını, yani kurumsal yönetimi ilgilendiren çeşitli seçenekler sunmaktadır. Bu seçenekler arasında, özellikle yönetim şeffaflığını ve denetim işlevini güçlendirmeyi amaçlayan ileri düzey kurumsal tasarımlardan biri ‘İsimlendirme Komitesi vb. Kurulu Şirketler’ sistemidir. Bu düzenleme, 2002 yılında (Heisei 14) ticaret hukuku özel düzenlemelerinde yapılan değişiklikle başlatılan ‘Komite vb. Kurulu Şirketler’ sistemine dayanmakta ve 2005 yılında (Heisei 17) yürürlüğe giren Japon şirketler hukukuna devredilmiştir. İsimlendirme Komitesi vb. Kurulu Şirketler, geleneksel Japon şirketlerinde sıkça rastlanan denetçi kurulu kurulu şirketlerden farklı olarak, yönetim denetim işlevi ile günlük işlerin yürütülmesi işlevini açıkça ayıran en önemli özelliğe sahiptir. Özellikle, yönetim kurulu, şirketin temel politikalarının belirlenmesi ve denetimi üzerine yoğunlaşırken, günlük işlerin yürütülmesi ‘yürütme görevlisi’ olarak adlandırılan pozisyon tarafından üstlenilir. Ayrıca, yönetim kurulu içerisinde ‘İsimlendirme Komitesi’, ‘Denetim Komitesi’ ve ‘Ücret Komitesi’ olmak üzere üç komite kurulması zorunludur. Bu komiteler, sırasıyla yönetim kurulu üyelerinin atanması, iş yürütmenin denetlenmesi ve yöneticilerin ücretlerinin belirlenmesi gibi, kurumsal yönetimde özellikle önemli konularda bağımsız ve objektif bir duruşla karar verme rolünü üstlenirler. Komite üyelerinin çoğunluğunun, yönetimden bağımsız dış yönetim kurulu üyelerinden oluşması gerekliliği, bu sistemin objektifliğini sağlamak için önemli bir mekanizmadır. Bu makalede, İsimlendirme Komitesi vb. Kurulu Şirketler sistemi, Japon şirketler hukukunun hükümlerine dayanarak, yapısı ve rolü detaylı bir şekilde açıklanacaktır. Özellikle, bu sistemde yönetim kurulu üyelerinin ve yönetim kurulunun işlevleri, ve İsimlendirme Komitesi, Denetim Komitesi ve Ücret Komitesi’nin her birinin hangi yetki ve sorumluluklara sahip olduğu açıklığa kavuşturulacaktır.

Japonya’da Belirlenmiş Komiteleri Olan Şirketler

Japonya’da belirlenmiş komiteleri olan şirketler, Japon Şirketler Kanunu’nun (Heisei (平成) dönemi 2005 yılında kabul edilen) 2. maddesinin 12. fıkrasında tanımlanan bir tür şirket organizasyon yapısıdır. Bu sistemi benimseyen şirketler, yasal olarak bir atama komitesi, bir denetim komitesi ve bir ücret komitesi olmak üzere üç komite kurma zorunluluğu altındadır. Bu sistemin temel amacı, şirket yönetiminde “gözetim” ile “iş yürütme” işlevlerini ayırmaktır. Böylece, yönetim kurulu günlük iş yürütmeden uzaklaşarak, yöneticilerin performansını objektif bir şekilde gözetme rolüne odaklanır. Gerçek iş yürütme görevi ise yönetim kurulu tarafından atanan “icra yetkilileri” tarafından yürütülür. Gözetim ile iş yürütmenin bu net ayrımı, yönetim kararlarının şeffaflığını artırır ve hissedarlar başta olmak üzere tüm paydaşlara karşı hesap verebilirliği güçlendirir. Özellikle, yabancı yatırımcılar tarafından uluslararası standartlara yakın bir yönetişim yapısı olarak değerlendirilme eğilimindedir. Japonya’da belirlenmiş komiteleri olan şirketlerde, daha sonra bahsedilecek olan üç komite, yönetici personel atamaları, denetim ve ücret gibi yönetimin temelini oluşturan konularda geniş yetkilere sahiptir. Ayrıca, her komitenin üyelerinin (komisyon üyeleri) çoğunluğu, ilgili şirketin yönetiminden bağımsız olan “dışarıdan atanan yöneticiler” olmalıdır ve bu, Japon Şirketler Kanunu’nun 400. maddesinin 3. fıkrası ile hükme bağlanmıştır. Bu gereklilik, yönetimin kendi çıkarlarına göre personel atama ve ücret belirleme kararlarını önlemeyi ve objektif ve adil bir yönetişim yapısını gerçekleştirmeyi amaçlamaktadır.

Japonya’da Belirlenen Şirketlerde Yönetim Kurulu ve Direktörler

Japonya’da belirlenen şirketlerde yönetim kurulu rolü, diğer kurumsal yapıya sahip şirketlerin yönetim kurullarından önemli ölçüde farklılık gösterir. En önemli fark, yönetim kurulunun prensip olarak şirketin işlerini doğrudan yürütmemesidir.

Japon Şirketler Kanunu’nun (Companies Act) 416. maddesinin 1. fıkrası, belirlenen şirketlerdeki yönetim kurulunun yetkilerini düzenler. Buna göre, yönetim kurulunun ana rolleri şu üç maddeye özetlenebilir:

1. İşletmenin temel politikalarının belirlenmesi
2. Denetim komitesinin görevlerini yerine getirebilmesi için gerekli hususların kararlaştırılması
3. Yürütme direktörlerinin işlerini denetleme

Öncelikle, yönetim kurulu, şirketin yönetimine ilişkin temel politikaları, örneğin orta vadeli iş planlarının oluşturulması veya büyük ölçekli yatırımların kararlaştırılması gibi, şirketin temelini ilgilendiren konuları belirler. Ancak, bu temel politikalara dayanarak yapılan somut işlerin yürütülmesi, yönetim kurulu tarafından değil, yürütme direktörlerine bırakılır.

Ardından, yönetim kurulu, yürütme direktörlerinin ve direktörlerin işlerini denetleyen denetim komitesinin etkin bir şekilde çalışabilmesi için gerekli yapıyı oluşturma sorumluluğunu üstlenir.

Ve en önemli rol, yürütme direktörlerinin denetlenmesidir. Yönetim kurulu, yürütme direktörlerinin temel politikalara uygun olarak işleri doğru bir şekilde yürütüp yürütmediklerini gözetler ve performanslarını değerlendirir. Bu denetim işlevini etkili kılmak için, yönetim kurulu, yürütme direktörlerinin ve direktörlerin atanması ve görevden alınması konusunda da yetkiye sahiptir (Japon Şirketler Kanunu’nun 416. maddesinin 1. fıkrası). Ancak, genel kurula sunulacak direktör atama ve görevden alma teklifleri, aşağıda bahsedilecek olan belirleme komitesi tarafından kararlaştırılır.

Bu şekilde, belirlenen şirketlerdeki direktörler, iş yürütücü olarak değil, işletme denetçisi olarak rol alırlar. Bu, genellikle işleri kendileri yürüten diğer kurumsal yapıdaki şirketlerin direktörleriyle temel bir farklılıktır. Ayrıca, Japon Şirketler Kanunu’nun 415. maddesine göre, yönetim kurulu, yasalar veya tüzük tarafından yönetim kurulunun karar vermesi gereken konular dışında, iş yürütme kararlarını yürütme direktörlerine geniş ölçüde devredebilir. Bu sayede, işletme denetimi ile yürütmenin ayrımı yasal olarak da açıkça güvence altına alınmıştır.

Japonya’da Üç Komite ve Ortak Organizasyonel Gereklilikler

Japonya’daki Şirketler Kanunu’nun (2005) 400. maddesi tarafından belirlenen yönetim kurullarının çekirdeğini oluşturan, aday gösterme komitesi, denetim komitesi ve ücret komitesi olmak üzere üç ana komite bulunmaktadır. Bu komiteler, yönetim kurulu bünyesinde kurulan organlardır ve her biri bağımsız olarak önemli yetkileri kullanır.

Üç komitenin de Japon Şirketler Kanunu’nun 400. maddesinde belirlenen ortak organizasyonel gerekliliklere uyması gerekmektedir. İlk olarak, her komite en az üç yönetim kurulu üyesinden oluşmalıdır (aynı madde 1. fıkra). İkinci olarak ve en önemli nokta olarak, her komitenin üyelerinin çoğunluğu şirket dışı yönetim kurulu üyelerinden oluşmalıdır (aynı madde 3. fıkra). Şirket dışı yönetim kurulu üyesi, şirketin veya onun iştiraklerinin iş yürütme görevlileri veya çalışanları olmayan ve yönetimden bağımsız bir konumda bulunan yönetim kurulu üyelerini ifade eder (Japon Şirketler Kanunu 2. madde 15. fıkra). Bu gereklilik, her komitedeki tartışma ve kararların objektifliğini ve adil olmasını sağlar.

Atama Komitesi

Atama Komitesi, Japon şirketlerinde yönetim kurulu üyelerinin seçimi ve görevden alınması ile ilgili tekliflerin içeriğini belirleme yetkisine sahiptir (Japonya Şirketler Kanunu’nun (2005) 404. maddesinin 1. fıkrası). Yani, kimin yönetim kurulu üyesi adayı olacağına veya hangi yönetim kurulu üyesinin görevden alınması gerektiğine karar vermek, şirketin CEO’su veya başkanı yerine bu Atama Komitesi tarafından yapılır. Çoğunluğu şirket dışından gelen üyelerden oluşan bir Atama Komitesi’nin bu yetkiye sahip olması, üst yönetimin kendi lehine olan kişileri yönetim kuruluna atamasını engelleyerek, sözde ‘el altından yapılan atamaları’ önler. Bu durum, yönetim kurulunun yapısının objektifliğini ve çeşitliliğini garanti altına alır ve denetim işlevinin güçlendirilmesine katkı sağlar.

Denetim Komitesi

Denetim Komitesi, icra yetkililerinin ve yönetim kurulu üyelerinin görevlerini denetleme ve denetim raporu hazırlama yetkisine sahiptir (Japon Şirketler Kanunu’nun 404. maddesinin 2. fıkrasının 1. bendi). Bu, şirketin işleyişi ve varlıklarının durumunu inceleme yetkisini de kapsar. Denetim Komitesi, her zaman icra yetkililerinden ve çalışanlardan iş raporu talep edebilir ve şirketin işleyişi ile varlıklarının durumunu inceleyebilir (Japon Şirketler Kanunu’nun 405. maddesinin 1. fıkrası). Ayrıca, yasa dışı eylemleri veya ciddi şekilde uygunsuz gerçekleri keşfettiğinde, bunları yönetim kuruluna bildirme yükümlülüğü vardır (aynı maddenin 2. fıkrası). Dahası, Denetim Komitesi, şirketin muhasebe denetçisinin atanması, görevden alınması veya yeniden atanmaması ile ilgili kararların içeriğini belirleme yetkisine de sahiptir (Japon Şirketler Kanunu’nun 404. maddesinin 2. fıkrasının 2. bendi). Bu, muhasebe denetiminin bağımsızlığını da sağlar. Denetim kurulu kuruluşlu şirketlerdeki denetçilere kıyasla, Denetim Komitesinin yetkileri daha güçlüdür ve yönetim kurulu içinde, yönetimin denetimiyle daha doğrudan bir şekilde ilgilenir.

Ücret Komitesi

Ücret Komitesi, Japonya’daki şirketlerde icra direktörleri ve yönetim kurulu üyelerinin bireysel ücretlerini ve diğer ödemelerini belirleme yetkisine sahiptir (Japon Şirketler Kanunu’nun (2005) 404. maddesinin 3. fıkrası). Japon Şirketler Kanunu’na göre, ücret ve diğer ödemeler, şirketten işin karşılığı olarak alınan maddi faydaları ifade eder. Ücret Komitesi, şirketin performansı ve her bir yöneticinin katkı derecesine dayanarak, objektif kriterlere uygun olarak her bir yöneticinin ücret miktarını somut bir şekilde belirler. Çoğunluğu şirket dışından gelen yönetim kurulu üyelerinden oluşan bir Ücret Komitesi’nin bu yetkiye sahip olması, yönetici ücretlerinin haksız yere yüksek olmasını ve karar alma sürecinin şeffaf olmamasını önler. Yönetici ücretlerinin belirlenme sürecinin şeffaflığı ve adil olması, hissedarların güvenini kazanmak için son derece önemlidir ve Ücret Komitesi, bu güveni sistemsel olarak sağlama görevini üstlenir.

Diğer Kurumsal Yapılarla Karşılaştırma

Japon şirketlerinde en yaygın kurumsal yapı olan ‘Denetçi Kurulu Kuruluşu’ ile karşılaştırarak, ‘Atama Komitesi vb. Kuruluşu’ hakkında daha derin bir anlayış geliştirmek için aşağıdaki tablo, her iki yapı arasındaki temel farkları özetlemektedir.

Bu tablo gösterildiği üzere, ‘Atama Komitesi vb. Kuruluşu’nda denetim fonksiyonu ve iş yürütme fonksiyonu kurumsal olarak ayrılmıştır ve yönetim kurulu üyeleri, ücret gibi önemli konuların kararlarında dışarıdan atanan yönetim kurulu üyelerinin güçlü bir katılımı söz konusudur. Bu yapı, daha objektif ve şeffaf bir yönetişim anlayışını hedeflemekte olup, ‘Denetçi Kurulu Kuruluşu’ ile temel bir farklılık göstermektedir.

Özet

Bu makalede, Japon Şirketler Hukuku (Japan’s Companies Act) tarafından belirlenen aday gösterme komiteleri gibi kurulların kuruluşunu, bu kurulların sistemsel çerçevesini, her bir organın rolünü ve diğer sistemlerle karşılaştırarak açıkladık. Aday gösterme komiteleri gibi kurulların kuruluşu, yönetim kurulu tarafından yürütülen denetim işlevi ile icra görevlileri tarafından yürütülen işlerin yürütme işlevini açıkça ayırmayı hedefler ve yönetim kurulunun içinde kurulan aday gösterme, denetim ve ücretlendirme olmak üzere üç komite aracılığıyla, işletme yönetiminin objektifliğini ve şeffaflığını artırmayı amaçlayan bir yönetişim yapısıdır. Özellikle, her komitenin üyelerinin çoğunluğunun şirket dışından seçilmiş yöneticilerden oluşması zorunluluğu, uluslararası yatırımcılardan güven kazanmada da önemli bir unsurdur. Japonya’da iş yapmakta olan şirketler veya Japon şirketleriyle ticaret veya yatırım yapmayı düşünen şirketler için, muhatap şirketin yönetişim yapısını anlamak hayati önem taşımaktadır.

Monolit Hukuk Bürosu, Japon Şirketler Hukuku da dahil olmak üzere iş hukuku konularında geniş deneyime ve başarıya sahiptir. Büromuzda, sadece Japon avukatlık lisansına sahip olmakla kalmayıp, aynı zamanda yabancı avukatlık lisanslarına sahip ve Japonca ile İngilizceye hakim uzmanlar bulunmaktadır. Aday gösterme komiteleri gibi kurulların kuruluşuna geçiş, şirket dışı yöneticilerin atanması, komitelerin işletilmesi ve diğer Japon Şirketler Hukuku ile ilgili karmaşık sorunlar hakkında, hem yerel hem de uluslararası müşterilere pratik ve somut hukuki tavsiyeler sunmaktayız. Japonya’da güçlü bir yönetişim yapısı oluşturulması veya ilgili hukuki sorunlarla ilgili destek gerektiğinde, lütfen büromuza danışın.