Çevrimiçi Kartvizit Değişimi İçin Hangi İşlemler Gerekli? 'Japon Özel Elektronik Posta Yasası'na Dair Dikkat Edilmesi Gerekenler de Açıklanıyor

Yeni tip koronavirüs salgınının etkisiyle uzaktan çalışma yaygınlaştı ve sadece şirket içi toplantılar değil, aynı zamanda şirketler arası görüşmeler ve ticari görüşmeler de çevrimiçi hale geldi.

Ancak, yüz yüze görüşmelerden farklı olarak, kağıt üzerindeki kartvizit alışverişi olmaz ve özellikle birden fazla kişiyle görüşme yapılıyorsa, kişinin adı, departmanı, pozisyonu gibi bilgileri kaçırma olasılığı vardır. Bu nedenle, video konferanslar da dahil olmak üzere kullanılabilen “çevrimiçi kartvizit alışverişi” dikkat çekmektedir.

Ancak, henüz yeni doğmuş bir sistem olduğu için, hala tam olarak anlamayan birçok kişi olabilir.

İşte bu yüzden, bu sefer “çevrimiçi kartvizit alışverişi”nin gerçek prosedürlerini, avantajlarını ve dezavantajlarını, ayrıca kullanımıyla ilgili riskleri ayrıntılı bir şekilde açıklıyoruz.

Online Kartvizit Takası Nedir?

Online kartvizit takası, kağıt üzerindeki ‘kartvizitlerin’ dijital veriye dönüştürülerek online olarak paylaşılmasıdır.

İnternet bağlantınız olduğu sürece, verileri bir akıllı telefon veya bilgisayar aracılığıyla karşı tarafa gönderebilirsiniz, bu da ‘Korona ile birlikte’ dönemde son derece etkili bir yöntemdir.

Henüz yeni bir yöntem olduğu için standart bir formatı yoktur, ancak kartvizit yönetim araçlarıyla entegrasyon kullanımı giderek yaygınlaşmaktadır.

Çevrimiçi Kartvizit Takasının Avantajları

Çok Sayıda Bilgi Aktarabilir / Kaydedebilirsiniz

Dijitalleştirilmiş kartvizit verilerinde, şirketinizin web sitesine bağlantı veya görüşme tarihleri ve notlar gibi bilgileri kaydedebilirsiniz. Bu nedenle, kağıt kartvizitlere kıyasla daha fazla bilgi saklayabilirsiniz.

Uzak Mesafedeki Kişilere Kolayca Kartvizit Takası Yapabilirsiniz

Çevrimiçi toplantılar ve görüşmelerde, yüz yüze görüşmelere kıyasla biraz gerçeklik eksikliği olabilir. Ancak, çevrimiçi kartvizit takası kullanırsanız, ilk kez karşılaştığınız kişilere bile sorunsuz bir şekilde kendinizi tanıtabilir ve etkili bir iletişim kurabilirsiniz.

Kartvizitlerin Tükeneceği Endişesi Yok

Çok sayıda müşteriyle görüşen satış temsilcileri için, kağıt kartvizitlerden farklı olarak, akıllı telefonlarınızdan veya dizüstü bilgisayarlarınızdan kolayca kartvizit verilerini karşı tarafa gönderebilirsiniz. Bu nedenle, kartvizitlerin tükeneceği konusunda endişelenmenize gerek yoktur.

Kartvizitleri Etkili Bir Şekilde Yönetebilirsiniz

Ayrıca, çevrimiçi kartvizit takası ile aldığınız kartvizit verilerini veritabanına dönüştürerek, kartvizit tutucuya ihtiyaç duymazsınız. Ayrıca, şirket içindeki üyelerle bilgi paylaşabilir ve akıllı telefonunuzu veya dizüstü bilgisayarınızı kullanarak ihtiyaç duyduğunuzda her yerde arama yapabilirsiniz, bu da son derece verimlidir.

Çevrimiçi Kartvizit Değişiminin Dezavantajları

İnternet Ortamı Gereklidir

Televizyon konferansları gibi durumlarda endişelenmenize gerek yoktur, ancak dışarıda çevrimiçi kartvizit değişimi yaparken bir akıllı telefon, bilgisayar gibi iletişim cihazlarına ve internet ortamına ihtiyacınız olacaktır.

Ancak, bir iş insanıysanız, bir akıllı telefon veya bilgisayar taşıyor olmalısınız ve internet de çeşitli yerlerde kullanılabilir olduğu için büyük bir sorun olmayacaktır.

Maliyet Artışı Olasılığı

Satış elemanları bireysel olarak kullanıyorsa, ücretsiz kartvizit yönetim araçlarını da kullanabilirler, ancak tüm şirket kartvizit verilerini paylaşmak ve kullanmak için, daha fazla özelliklere sahip ücretli kartvizit yönetim araçlarına ihtiyaç duyulacağından maliyetler artabilir.

Çevrimiçi Kartvizit Değişiminin Yaygınlaşma Oranı Düşük

Çevrimiçi kartvizit değişimi, karşı tarafın var olduğu bir durumdur, bu nedenle avantajlarından yararlanmak için geniş çapta yaygınlaşması önemlidir. Ayrıca, hizmet sağlayıcı şirketlerin sayısı azdır ve seçeneklerin sınırlı olması da bir dezavantaj olabilir.

Çevrimiçi Kartvizit Takası İçin Gerekli İşlemler

Kartvizit Yönetim Aracını Hazırlamak

Kartvizit yönetim aracınız olmasa bile çevrimiçi kartvizit takası yapabilirsiniz. Ancak, kendi kartvizit verilerinizi oluşturmayı ve size gönderilen kartvizit verilerini saklamayı ve kullanmayı düşünürsek, kartvizit yönetim aracını kullanmanız daha iyi olacaktır.

Kendi Kartvizit Verilerinizi Oluşturmak

Kendi kartvizitinizi, bir kartvizit yönetim aracını kullanarak bir tarayıcı veya akıllı telefon kamerası gibi araçlarla tarayın ve kartvizit verilerinizi oluşturun.

Kendi Kartvizit Verilerinizi Göndermek

Kartvizit verilerini gönderme yöntemi genellikle, kartvizit yönetim aracına sahip olmayan kişilerin bile kartvizit verilerini kontrol edebileceği bir URL veya QR kodu kullanmaktır.

URL Kullanma Yöntemi

Metin tabanlı iş görüşmeleri veya toplantılar gibi durumlarda, kartvizit yönetim aracıyla oluşturduğunuz kartvizit verilerinin URL’sini yapıştırıp göndererek, karşı tarafın bu URL ile kartvizit verilerini kontrol edebilmesini sağlayabilirsiniz.

QR Kodu Kullanma Yöntemi

Televizyon konferansı gibi görüntü alabileceğiniz durumlarda, sanal arka plan özelliğini kullanarak arka plana QR kodu ekleyebilirsiniz. Böylece, karşı taraf akıllı telefonuyla QR kodunu okuyarak kartvizit verilerini kontrol edebilir.

Kartvizit Yönetim Aracının Özelliklerini Kullanma Yöntemi

Karşı tarafın aynı kartvizit yönetim aracını kullanıyor olması durumunda, kartvizit yönetim aracının kartvizit takas özelliğini kullanarak kolayca kartvizit takası yapabilirsiniz.

Belirli Elektronik Postaları Gönderirken Yasal Sorunlar

Online kartvizit değişimi ile elde ettiğiniz kişinin e-posta adresine, kendi hizmetlerinizin veya ürünlerinizin reklamını içeren bir e-posta göndermek yasal olarak bir sorun oluşturur mu? Bu durum, Japon “Belirli Elektronik Posta Yasası” ile çakışma sorunu oluşturabilir.

Belirli Elektronik Posta Nedir?

Belirli elektronik posta, reklam ve tanıtım amacıyla gönderilen e-postaları ifade eder ve hizmetlerin, ürünlerin vb. reklam ve tanıtım amaçlı web sitelerine yönlendirme amacını da içerir.

Örneğin, bir online toplantı sonrası teşekkür e-postasında, kendi ürününüzün reklam ve tanıtım web sitesinin URL’sini ekleyip gönderme durumu gibi durumlar söz konusu olabilir. İş e-postalarını reklam ve tanıtım amaçlı kullanmak özellikle nadir bir durum değildir ve genellikle yapılan bir uygulamadır.

Belirli Elektronik Posta Yasası’nda Gönderim Kısıtlaması (Opt-in Düzenlemesi)

Belirli Elektronik Posta Yasası’na göre, alıcının belirli bir elektronik postanın gönderilmesine “rıza” gösterdiği durumlar dışında, belirli elektronik postaların gönderilmesi yasaktır.

Ancak, aynı yasanın 3. maddesinin 2. fıkrasında bir istisna olarak “kendi e-posta adresini bildirdiği durumlar” belirtilmiştir. Bu durumda, karşı tarafın e-posta gönderme olasılığına dair belirli bir öngörülebilirlik olduğu düşünüldüğünden, rıza olmadan belirli bir elektronik postanın gönderilmesi mümkün olabilir.

Opt-in düzenlemesi hakkında daha fazla bilgi almak isteyenler için, aşağıda detaylı bir açıklama bulunmaktadır. Bu makale ile birlikte inceleyebilirsiniz.

https://monolith.law/corporate/e-mail-newsletter-opt-in-procedure [ja]

Online Kartvizit Değişimi Sonrası Belirli Elektronik Posta Göndermek Yasal mı?

Online kartvizit değişiminde, kartvizit bilgilerini, e-posta adresi dahil olmak üzere, karşı tarafa bildirirsiniz. Bu durum, “kendi e-posta adresini bildirdiği durumlar” kapsamına girdiği için, belirli bir elektronik postayı göndermek yasadışı görünmeyebilir.

Ancak, Belirli Elektronik Posta Yasası Uygulama Yönetmeliği’nin 2. maddesinin 1. fıkrasında “kendi e-posta adresinin bildirilme yöntemi, yazılı olarak bildirme yöntemi olmalıdır” şeklinde belirtilmiştir ve “yazılı” olmayan dijital kartvizit bilgileri bu kapsama dahil edilmemiştir.

İletişim Bakanlığı’nın görüşüne göre, mevcut durumda elektronik kartvizitlerin “yazılı” kapsamına dahil edilemeyeceği belirtilmiştir ve online kartvizit değişimi gibi yeni bir yönteme ilişkin net bir karar henüz belirlenmemiştir.

Sonuç

Online kartvizit değişimi ile elde ettiğiniz kişinin e-posta adresine belirli bir elektronik posta gönderirken, yazılı rıza olmadığı için kesinlikle Belirli Elektronik Posta Yasası’nın 3. maddesini ihlal etme olasılığı vardır.

Ancak, online bildirimlerde bile, Belirli Elektronik Posta Yasası’nın istisnasının amacının “kendi e-posta adresini bildirdiği durumlarda, karşı tarafın e-posta gönderme olasılığına dair belirli bir öngörülebilirlik olduğu düşünüldüğü” için, yasadışılık büyük olmayacaktır.

Ayrıca, eğer bir ihlal olarak kabul edilirse bile, hemen cezai yaptırım uygulanmaz, öncelikle e-posta gönderme yöntemlerinin iyileştirilmesine ilişkin “tedbir emri” verilir. Bu aşamada gerekli düzeltmeleri yaparsanız, cezai yaptırımdan kaçınabilirsiniz.

Özet: Online Kartvizit Değişimi ve Belirli Elektronik Posta Yasası

Bu sefer, ‘Online Kartvizit Değişimi’ hakkında ① avantajlar ve dezavantajlar, ② gerekli işlemler, ③ yasal sorunlar hakkında ilgili yasalar ve düzenlemeler temelinde bir açıklama yaptık.

‘Online Kartvizit Değişimi’ hala yeni bir yöntem olduğu için, hukukun henüz yetişemediği alanlar da var. Eğer gerçekten online kartvizit değişimi yaptığınız kişiye belirli bir elektronik posta göndermeyi düşünüyorsanız, kendi başınıza karar vermek yerine, önceden uzman bir avukata danışmanız ve tavsiye almanızı öneririz.

Büromuz Tarafından Alınan Önlemler

Monolith Hukuk Bürosu, özellikle IT ve hukuk alanlarında yüksek uzmanlığa sahip bir hukuk bürosudur. Günümüzde, online kartvizit değişimi büyük ilgi görmektedir, ancak bu uygulamanın kullanılması öncesinde hukuki kontrol gereklidir. Büromuz, birçok şirkete hukuki kontrol hizmeti sunmaktadır. Ayrıntılar aşağıdaki makalede belirtilmiştir.