Значення звітів про інциденти в сфері догляду: як їх писати та на що звертати увагу?

У разі виникнення інциденту в закладі догляду, необхідно створити звіт про інцидент у сфері догляду. Звіт про інцидент у сфері догляду – це документ, який подається у вигляді звіту, коли стається інцидент у сфері догляду. У звіті про інцидент у сфері догляду детально та зрозуміло описуються всі подробиці інциденту.

У цій статті ми розглянемо, які пункти слід включити до звіту про інцидент у сфері догляду та на що звернути увагу під час його створення. Використовуйте цю інформацію як довідку при підготовці звіту про інцидент у сфері догляду.

Що таке звіт про інцидент у сфері догляду

Для керівників закладів догляду важливо розуміти визначення звіту про інцидент у сфері догляду, юридичні обов’язки щодо звітування та роль звіту, а також швидко реагувати у випадку виникнення інциденту. Це сприяє ефективному управлінню закладом догляду. Далі ми розглянемо кожен аспект детальніше.

Визначення звіту про інциденти в сфері догляду

Звіт про інциденти в сфері догляду — це документ, який використовується для повідомлення деталей інциденту, що стався у закладі догляду, до відповідних органів влади. У разі виникнення інциденту в установі, що надає послуги догляду, зобов’язанням є повідомлення про це до місцевої міської чи сільської адміністрації. Звіт про інциденти в сфері догляду має на меті визначити зміст та причини інциденту, а також розробити заходи щодо запобігання повторенню, тим самим підвищуючи якість та безпеку послуг догляду.

У звіті про інциденти в сфері догляду вказуються деталі інциденту, реакція на інцидент у момент його виникнення, ідентифікація та аналіз причин інциденту, а також заходи щодо запобігання повторенню та план поліпшень.

Юридичні обов’язки та необхідність звіту про інциденти в сфері догляду

Установи догляду зобов’язані повідомляти про інциденти, що сталися, адміністрації, якщо випадок вимагає цього. Інциденти в сфері догляду, які потребують звітування до адміністрації, включають:

1. Інциденти, що призвели до смерті
2. Інциденти, після яких потрібно було отримати діагноз від лікаря (включаючи лікарів, які працюють у закладі, або призначених туди) та потребували лікування, медикаментів чи інших процедур

Джерело: Міністерство охорони здоров’я, праці та соціального забезпечення Японії | Останні новини про страхування догляду “Про формати звітів щодо інцидентів у закладах догляду” [ja]

Щодо інших інцидентів, необхідність звітування визначається на основі керівних принципів, встановлених кожною місцевою владою. У деяких муніципалітетах може бути вимога звітувати навіть про незначні інциденти, тому важливо перевірити місцеві правила.

Перший звіт слід подати протягом 5 днів після інциденту, що включає первинне повідомлення по телефону та подання звіту. Важливо швидко підготувати звіт протягом цього періоду та подати його відповідним органам.

Крім того, якщо ситуація з інцидентом змінюється або потрібне додаткове розслідування, може бути здійснено другий та подальші звіти. Це необхідно для надання додаткової інформації за потреби та для належного розуміння ситуації.

Роль звіту про інциденти в сфері догляду

Підготовка звіту про інциденти в сфері догляду виконує кілька важливих функцій.

Перша – це запобігання повторенню інцидентів у сфері догляду. У процесі створення звіту про інциденти аналізуються причини та обставини їх виникнення. Цей процес дозволяє розробити та впровадити заходи профілактики, щоб подібні інциденти більше не повторювалися.

Друга – підвищення якості та вдосконалення послуг з догляду. Звіт про інциденти в сфері догляду є цінним джерелом інформації, яке допомагає виявити проблеми в наданні послуг та сприяє їх поліпшенню. На основі звіту можуть бути внесені зміни у способи надання послуг та умови середовища, що призводить до загального підвищення якості догляду.

Третя – роль у спільному використанні детальної інформації про інциденти всіма працівниками. Звіт про інциденти в сфері догляду служить інструментом для інформування всього персоналу про обставини та причини інцидентів, а також про заходи, які будуть вжиті в майбутньому. Це сприяє підвищенню рівня безпеки в установі та зміцненню здатності організації реагувати на подібні ситуації.

Четверта – роль доказу в судових процесах. Звіт про інциденти в сфері догляду може бути представлений як доказ у судових справах, коли користувачі послуг або їхні родини подають позов про відшкодування збитків проти установи догляду чи її працівників. Основою для вимог може бути порушення обов’язку забезпечення безпеки або порушення обов’язку дбайливості, що призводить до невиконання зобов’язань. Під час судового розгляду звіт про інциденти стає важливим доказом, який допомагає визначити, чи виконувала установа чи її працівники свої обов’язки.

Пов’язана стаття: Що робити, якщо вас звинувачують у інциденті в сфері догляду? Ретельний аналіз відповідальності та заходів установи[ja]

Основна структура звіту про інциденти в сфері догляду

Для постачальників послуг догляду важливо правильно розуміти основну структуру та необхідні елементи звіту про інциденти в сфері догляду, щоб створювати коректні звіти. Нижче ми розглянемо обов’язкові елементи для включення та заходи щодо запобігання повторенню інцидентів.

Перевірка обов’язкових елементів для включення

Елементи та вміст, які мають бути включені до звіту про інциденти в сфері догляду, визначені наступним чином:

При заповненні звіту про інциденти в сфері догляду важливо викладати об’єктивний зміст інциденту так, щоб будь-хто міг його зрозуміти. Також бажано уникати надмірного використання спеціалізованої термінології та абревіатур, оскільки це може ускладнити розуміння звіту зовнішніми сторонами.

У кожному місті чи селі можуть бути встановлені свої форми звітів. У випадку, коли форма не визначена, звіт створюється з урахуванням вищезазначених елементів.

Хронологічний запис фактів

При створенні звіту про інциденти в сфері догляду важливо точно зафіксувати хронологію подій, оскільки це має значення для аналізу причин інциденту та розробки заходів щодо запобігання його повторенню.

Необхідно систематизувати та точно записати події від моменту виникнення інциденту до реагування на нього. Чітко викладіть обставини інциденту, дату та час його виникнення, ситуацію, що склалася, а також інформацію про родину та відповідні сторони.

Конкретизація заходів щодо запобігання повторенню

Для заходів щодо запобігання повторенню інцидентів важливо вживати конкретні заходи, спрямовані на кожний фактор. Наприклад, для факторів, пов’язаних з особою, може бути перегляд індивідуального плану догляду, для факторів, пов’язаних з персоналом, – навчання та поліпшення робочих процесів, для факторів, пов’язаних з середовищем, – перевірка безпеки установи.

Також важливо, щоб заходи щодо запобігання повторенню були реалістичними та виконуваними всіма співробітниками. Занадто складні заходи можуть бути важкими для впровадження на практиці.

Крім того, перед впровадженням заходів необхідно перевірити, чи вони дійсно зможуть запобігти інцидентам, та вибрати найбільш ефективні методи.

Особливості складання звітів про інциденти в сфері догляду

Які особливості слід враховувати при складанні звітів про інциденти в сфері догляду? Нижче ми розглянемо заборону на неправдиві відомості, захист особистих даних та важливість обміну інформацією.

Заборона на неправдиві відомості та етичні міркування

Складання звітів про інциденти в сфері догляду має на меті запобігання виникненню та повторенню інцидентів, а також покращення якості та підвищення рівня доглядових послуг. Тому необхідно вносити об’єктивну інформацію, що базується на фактах.

Крім того, важливим є спільне обговорення деталей інциденту всіма працівниками, щоб точно зрозуміти, що сталося. Якщо у звіті про інциденти будуть міститися неправдиві відомості, це може призвести до неналежного впровадження заходів щодо запобігання повторенню інцидентів, збільшуючи ризик їх повторного виникнення.

Увага до захисту особистих даних

Оскільки звіти про інциденти в сфері догляду містять особисті дані клієнтів та інших зацікавлених осіб, необхідно дотримуватися закону про захист особистих даних. При внесенні особистих даних до звіту слід включати лише необхідну інформацію та уникати зайвих даних. Особливо строгий контроль потрібен для інформації, яка дозволяє ідентифікувати особу, такої як ім’я, адреса, контактні дані.

Також, при організації обміну інформацією між учасниками управління закладом, необхідно забезпечити систему, яка запобігатиме витоку особистих даних.

Важливість оперативного звітування та обміну інформацією

Звіти про інциденти в сфері догляду служать не лише для запису подій, але й для інформування всіх зацікавлених сторін та спільного використання стратегій реагування. Враховуючи, що всі співробітники працюють у тому самому середовищі, кожен з них може стати учасником інциденту. Якщо інформація про попередні інциденти не буде точно передана всім учасникам, ризик повторення подібних інцидентів зростає.

Використовуючи звіти як основу для зустрічей, спрямованих на запобігання повторенню інцидентів, можна впровадити ефективні заходи безпеки. Таким чином, звіти про інциденти важливі не лише для реагування на окремі випадки, але й для швидкого обміну інформацією, що підвищує рівень безпеки на робочому місці в цілому.

Підсумок: Розуміння важливості звітів про інциденти в догляді та їх належне документування

Створення звітів про інциденти в закладах догляду є обов’язковим згідно з законом і відіграє ключову роль у запобіганні інцидентам на рівні всього закладу та у запобіганні їх повторенню.

У закладах догляду пріоритетним завданням є захист фізичного та психічного здоров’я та безпеки літніх людей, однак, незважаючи на всі зусилля, повністю уникнути інцидентів складно.

Тому важливо підвищувати обізнаність про інциденти на рівні всього закладу та, у разі їх виникнення, швидко та адекватно реагувати, а також вживати заходів для запобігання повторенню.

Заходи, що пропонує наша юридична фірма

Сфера догляду за літніми людьми регулюється різноманітними законами, такими як Японський закон про страхування догляду, Японський закон про добробут літніх людей, Японський корпоративний закон та інші. Юридична фірма “Моноліт” виступає в якості консультативного адвоката для Всеяпонської федерації операторів догляду за літніми людьми та є юридичним радником для операторів догляду у всіх префектурах країни, маючи значний досвід та знання у сфері законодавства, пов’язаного з доглядом за літніми.

Сфери практики юридичної фірми “Моноліт”: Корпоративне право IT та стартапів[ja]