Giải thích về những điểm cần lưu ý khi sử dụng đại lý đăng ký hỗ trợ tài chính và các mục cần thiết trong hợp đồng

Khi điều hành một công ty, bạn có thể xem xét việc nộp đơn xin các loại hỗ trợ tài chính.

Hỗ trợ tài chính là một phần của số tiền mà chính phủ và các cơ quan tự quản địa phương cung cấp để hỗ trợ các hoạt động của các doanh nghiệp phù hợp với mục tiêu chính sách của họ.

Vì hỗ trợ tài chính không cần phải trả lại, nó trở thành một sự hỗ trợ lớn cho việc quản lý vốn của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, không phải ai cũng có thể nhận được hỗ trợ tài chính chỉ bằng cách nộp đơn. Có những yêu cầu phức tạp đối với việc nộp đơn xin hỗ trợ tài chính, và bạn cần mô tả rõ ràng về nội dung của dự án đang nộp đơn dựa trên những yêu cầu này trong hồ sơ đăng ký.

Vì hồ sơ đăng ký hỗ trợ tài chính có khối lượng lớn, việc chuẩn bị hồ sơ đăng ký trong khi vẫn tiếp tục công việc hàng ngày của công ty có thể trở thành một gánh nặng lớn. Do đó, việc thuê các tư vấn viên bên ngoài để nộp đơn xin hỗ trợ tài chính là một phương pháp phổ biến.

Do đó, chúng tôi sẽ giải thích những điều cần lưu ý trong hợp đồng tư vấn khi giao việc nộp đơn xin hỗ trợ tài chính cho các tư vấn viên bên ngoài cho các công ty muốn giao việc này.

Thủ tục đăng ký hỗ trợ tài chính

Hỗ trợ tài chính, như đã giải thích ở phần mở đầu, là hệ thống cung cấp một phần chi phí cần thiết để hỗ trợ các hoạt động của doanh nghiệp, phù hợp với mục tiêu chính sách của quốc gia và chính quyền địa phương.

Chủ yếu, Bộ Kinh tế, Thương mại và Công nghiệp Nhật Bản (Japanese Ministry of Economy, Trade and Industry) là nơi xử lý nhiều hỗ trợ tài chính.

Khi đăng ký hỗ trợ tài chính, bạn cần lấy thông tin tuyển dụng mới nhất và mẫu đăng ký được chỉ định, và nộp hồ sơ cho văn phòng hành chính trước thời hạn đăng ký hỗ trợ tài chính.

Sau đó, văn phòng hành chính sẽ xem xét đơn đăng ký hỗ trợ tài chính và quyết định liệu có chấp nhận hay không.

Và sau đó, bạn cần thực hiện dự án đủ điều kiện nhận hỗ trợ tài chính sau khi quyết định chấp nhận.

Ngoài ra, hỗ trợ tài chính không được cung cấp ngay lập tức cho công ty sau khi được chấp nhận.

Các công ty được chấp nhận hỗ trợ tài chính phải chi trả toàn bộ chi phí trước, và sau đó báo cáo về nội dung thực hiện dự án, mới có thể nhận hỗ trợ tài chính.

Hỗ trợ tài chính thường có một giới hạn ngân sách nhất định, vì vậy không phải tất cả các đơn đăng ký đều được chấp nhận.

Ví dụ, “Hỗ trợ tài chính cho việc sản xuất” (Japanese Manufacturing Subsidy) rất phổ biến với các doanh nghiệp, với tỷ lệ chấp nhận được cho là khoảng 50%.

Vì lý do này, nhiều công ty thuê các tư vấn viên chuyên nghiệp để làm đơn đăng ký hỗ trợ tài chính, để tăng cơ hội thông qua quá trình xem xét.

Ngoài ra, có một loại hỗ trợ tài chính tương tự là “Hỗ trợ tài chính” (Japanese Grant). Hỗ trợ tài chính cũng giống như hỗ trợ tài chính, được cung cấp từ quốc gia và chính quyền địa phương và không cần phải trả lại. Sự khác biệt giữa hỗ trợ tài chính và hỗ trợ tài chính là, nếu bạn đáp ứng các yêu cầu nhất định, bạn có thể nhận được hỗ trợ tài chính. Ngoài ra, hỗ trợ tài chính chủ yếu là các khoản hỗ trợ liên quan đến việc làm do Bộ Lao động, Sức khỏe và Phúc lợi Nhật Bản (Japanese Ministry of Health, Labour and Welfare) quản lý.

Nên yêu cầu ai đăng ký hỗ trợ tài chính

Khi ủy thác việc đăng ký hỗ trợ tài chính cho bên ngoài, bạn nên yêu cầu ai? Để nói kết luận từ đầu, không cần bằng cấp đặc biệt để đại diện cho việc đăng ký hỗ trợ tài chính. Do đó, có rất nhiều đại lý tự xưng là tư vấn đăng ký hỗ trợ tài chính.

Tuy nhiên, thực tế là có vẻ như nhiều người có chứng chỉ tư vấn, chẳng hạn như Chuyên viên chẩn đoán doanh nghiệp vừa và nhỏ (Japanese Small and Medium Enterprise Management Consultant), thường xử lý việc đăng ký hỗ trợ tài chính.

Ngoài ra, có vẻ như cũng có nhiều trường hợp các kế toán viên công chứng, kế toán viên, v.v., đang thực hiện tư vấn đăng ký hỗ trợ tài chính.

Người ta nói rằng có những điểm quan trọng trong cách viết đơn đăng ký hỗ trợ tài chính. Do đó, khi ủy thác việc đăng ký hỗ trợ tài chính cho bên ngoài, bạn nên thảo luận với một tư vấn viên có kinh nghiệm phong phú về việc đăng ký hỗ trợ tài chính.

Ngoài ra, phí cho việc đăng ký hỗ trợ tài chính thường được chia thành hai giai đoạn: phí khởi động và phí thành công.

Trong trường hợp này, phí khởi động thường là khoảng 100.000 đến 150.000 yên, trong khi phí thành công thường là khoảng 10% của số tiền được chấp thuận. Do đó, nếu số tiền phí cao hơn nhiều so với mức này, bạn có thể cần cân nhắc kỹ lưỡng xem có nên yêu cầu hay không.

Hợp đồng tư vấn đăng ký hỗ trợ tài chính

Khi yêu cầu bên ngoài đăng ký hỗ trợ tài chính, bạn sẽ tạo và ký kết một hợp đồng giao việc với một tư vấn viên. Do đó, chúng tôi sẽ giải thích chi tiết về các điểm cần kiểm tra trong hợp đồng tư vấn.

Trong mẫu hợp đồng được chỉ ra dưới đây, “A” là công ty ủy thác đăng ký hỗ trợ tài chính, và “B” là tư vấn viên thực hiện việc đăng ký hỗ trợ tài chính.

Ngoài ra, khi tạo hợp đồng thực tế, hãy chú ý điều chỉnh các điều khoản mẫu dưới đây để phù hợp với tình hình thực tế của các bên liên quan, thay vì sử dụng chúng như một mẫu.

Về nội dung của hợp đồng giao việc thông thường, chúng tôi cũng giải thích chi tiết trong bài viết dưới đây.

https://monolith.law/corporate/regulation-of-outsourcing-contract[ja]

Điều khoản liên quan đến nội dung công việc được ủy thác

Điều ○ (Nội dung công việc)
A ủy thác cho B các công việc sau đây (dưới đây gọi là “Công việc này”), và B chấp nhận việc này.
(1) Công việc tạo hồ sơ đăng ký và các tài liệu cần thiết khác cho hỗ trợ tài chính năm học Reiwa ○ (năm 20XX)
(2) Công việc phụ trợ phát sinh trong quá trình thực hiện công việc quy định trong mục trước

Điều khoản trung tâm trong hợp đồng tư vấn là những điều liên quan đến nội dung công việc tư vấn được ủy thác. Ở đây, chúng ta cần xác nhận xem nội dung và phạm vi công việc đã được ghi rõ ràng hay chưa. Cụ thể, điểm quan trọng là việc chỉ rõ ràng việc ủy thác đăng ký hỗ trợ tài chính nào.

Hỗ trợ tài chính thường được xác định bởi năm học mà nó được mở và tên của hỗ trợ tài chính. Do đó, hãy kiểm tra xem có lỗi nào trong tên hỗ trợ tài chính, v.v., so với các yêu cầu công khai của quốc gia hoặc địa phương tự trị đang mở hỗ trợ tài chính hay không.

Điều khoản liên quan đến tiền thù lao

Điều ○ (Tiền thù lao, v.v.)
Giá cả cho công việc này sẽ như sau.
(1) Tiền tạm ứng
A sẽ trả cho B một khoản tiền tạm ứng là ○○ yên (bao gồm thuế tiêu dùng).
(2) Tiền thù lao thành công
Nếu hỗ trợ tài chính được đăng ký thông qua công việc này được chấp nhận, A sẽ trả cho B một khoản tiền thù lao thành công là ○○% (bao gồm thuế tiêu dùng) của số tiền được chấp nhận.

Điều khoản quan trọng cùng với nội dung công việc được ủy thác là điều khoản liên quan đến giá cả (tiền thù lao) của công việc. Như đã nói ở trên, tiền thù lao cho việc đăng ký hỗ trợ tài chính thường được chia thành hai giai đoạn: tiền tạm ứng và tiền thù lao thành công.

Do đó, như một công ty ủy thác việc đăng ký hỗ trợ tài chính, bạn cần xác nhận xem phương pháp và số tiền tính toán tiền thù lao đã được xác định một cách rõ ràng trong hợp đồng tư vấn hay không.

Ngoài ra, nếu có các khoản phí hoặc chi phí mà công ty phải chịu ngoài tiền tạm ứng và tiền thù lao, hãy xác nhận kỹ lưỡng về nội dung của các khoản phí trước để tránh rắc rối.

Ngoài ra, có vẻ như có một số tư vấn viên áp dụng hệ thống tiền thù lao thành công hoàn toàn miễn phí tiền tạm ứng do số lượng tư vấn viên xử lý việc đăng ký hỗ trợ tài chính tăng lên gần đây.

Điều khoản liên quan đến việc ủy thác lại

Điều ○ (Ủy thác lại)
(1) Nếu B ủy thác công việc này cho một bên thứ ba, B phải nhận được sự chấp thuận bằng văn bản từ A trước.
(2) Nếu B ủy thác lại công việc này cho một bên thứ ba dựa trên điều trước, B phải đặt ra những nghĩa vụ tương đương hoặc hơn so với những nghĩa vụ mà B phải chịu theo hợp đồng này cho bên thứ ba đó.

Do việc đăng ký hỗ trợ tài chính có thời hạn đăng ký mỗi vài tháng, từ góc độ của tư vấn viên thực hiện việc đăng ký, công việc có xu hướng tập trung cực đoan trong một thời gian nhất định.

Vì lý do này, có thể ủy thác lại việc tạo hồ sơ đăng ký hỗ trợ tài chính cho các đối tác bên ngoài, v.v.

Ngay cả trong trường hợp đó, cần phải đảm bảo rằng bên yêu cầu có thể hiểu rõ việc có được ủy thác lại hay không. Do đó, trong ví dụ về điều khoản ở trên, điều kiện là sự chấp thuận bằng văn bản trong mục 1.

Nếu bạn biết từ đầu rằng bạn sẽ ủy thác lại, bạn có thể xem xét việc nói “B có thể ủy thác lại công việc này cho ○○, và A chấp nhận điều này” trong mục 1 của ví dụ về điều khoản.

Từ góc độ của bên ủy thác, nên yêu cầu bên ủy thác lại tiết lộ tên của nhà cung cấp càng nhiều càng tốt.

Ngoài ra, các tài liệu liên quan đến việc đăng ký hỗ trợ tài chính bao gồm thông tin bí mật về quản lý công ty. Do đó, ngay cả khi ủy thác lại cho một đối tác bên ngoài, bạn nên kiểm tra xem họ có đang đảm nhận ít nhất là nghĩa vụ bảo mật hay không.

Điều này được bao gồm trong mục 2 của ví dụ về điều khoản ở trên.

Điều khoản liên quan đến việc hủy bỏ hợp đồng

Điều ○ (Hủy bỏ hợp đồng)
1. A hoặc B có thể hủy bỏ hợp đồng này bằng cách thông báo bằng văn bản cho bên kia nếu bên kia vi phạm bất kỳ điều khoản nào trong các điều khoản sau đây.
(1) Khi vi phạm bất kỳ điều khoản nào của hợp đồng này
(2) Khi tình hình tín dụng xấu đi
(3) Khi có lý do mà không thể đạt được mục tiêu của hợp đồng này
2. Nếu A từ chối nhận hỗ trợ tài chính sau khi được chấp nhận, hoặc nếu A không thực hiện dự án và không thể nhận hỗ trợ tài chính, hợp đồng này không thể được hủy bỏ.

Mục 1 của ví dụ về điều khoản là văn bản điều khoản hủy bỏ hợp đồng thông thường. Điều đặc biệt dễ gây rắc rối trong việc ủy thác công việc đăng ký hỗ trợ tài chính là mục 2 của ví dụ về điều khoản. Tiền thù lao thành công cho công việc đăng ký hỗ trợ tài chính thường phát sinh khi hỗ trợ tài chính được đăng ký được chấp nhận.

Tuy nhiên, thực tế, công ty là khách hàng mới có thể nhận được hỗ trợ tài chính sau khi thực hiện dự án đã được chấp nhận. Theo mục 2 của ví dụ về điều khoản, ngay cả khi khách hàng không thể nhận được hỗ trợ tài chính do lý do của riêng họ sau khi hỗ trợ tài chính được chấp nhận, tiền thù lao thành công vẫn sẽ phát sinh.

Việc khách hàng không thực hiện các thủ tục cần thiết để nhận hỗ trợ tài chính sau khi hỗ trợ tài chính được chấp nhận không phải là trách nhiệm của tư vấn viên, vì vậy có lẽ không thể tránh được việc có điều khoản như vậy.

Điều khoản chung

Ngoài các ví dụ về điều khoản đã nêu ở trên, có các điều khoản chung thường được quy định trong hợp đồng.

Các điều khoản chung bao gồm, ví dụ, các điều khoản liên quan đến trách nhiệm bồi thường thiệt hại, các điều khoản liên quan đến tòa án có thẩm quyền khi có rắc rối với bên kia, các điều khoản liên quan đến nghĩa vụ bảo mật, v.v.

Trong số này, vì việc đăng ký hỗ trợ tài chính cung cấp thông tin bí mật như kế hoạch kinh doanh và thông tin kết quả kinh doanh của công ty cho tư vấn viên, các điều khoản liên quan đến nghĩa vụ bảo mật rất quan trọng. Điều này là do có rủi ro mà công ty sẽ chịu thiệt hại nếu thông tin rò rỉ cho các đối thủ cạnh tranh.

Về nghĩa vụ bảo mật, có thể quy định trong hợp đồng tư vấn, nhưng do tính quan trọng, có thể tạo hợp đồng bảo mật (NDA) riêng biệt từ hợp đồng.

Về hợp đồng bảo mật (NDA), chúng tôi giải thích chi tiết trong bài viết dưới đây.

Tóm tắt

Nếu biết cách tận dụng tư vấn viên bên ngoài để được chọn nhận tiền hỗ trợ, đó sẽ là lợi ích rất lớn đối với công ty.

Khi giao phó công việc liên quan đến việc xin tiền hỗ trợ cho bên ngoài, hãy chắc chắn ký kết hợp đồng.

Về nội dung công việc và tiền thù lao, đây là những vấn đề dễ gây rối, vì vậy bạn cần kiểm tra kỹ hợp đồng. Nếu bạn cảm thấy không chắc chắn về nội dung hợp đồng, bạn cũng có thể tham vấn và nhận lời khuyên từ luật sư am hiểu về pháp luật doanh nghiệp.

Hướng dẫn các biện pháp của văn phòng luật sư của chúng tôi

Như đã nêu trên, việc tạo hợp đồng là cần thiết để sử dụng an toàn dịch vụ đại lý hỗ trợ tài chính.

Văn phòng luật sư Monolith là một văn phòng luật sư chuyên về IT, đặc biệt là Internet và luật pháp. Tại văn phòng của chúng tôi, chúng tôi thực hiện việc tạo và xem xét hợp đồng cho nhiều vụ việc khác nhau, từ các công ty niêm yết trên Sở giao dịch chứng khoán Tokyo Prime đến các công ty khởi nghiệp.

Nếu bạn gặp khó khăn với hợp đồng, vui lòng tham khảo bài viết dưới đây.

https://monolith.law/contractcreation[ja]