Giải thích về công ty có thiết lập ủy ban kiểm toán theo Luật Công ty của Nhật Bản

Luật Công ty Nhật Bản cung cấp nhiều lựa chọn liên quan đến hệ thống quản trị của các công ty cổ phần. Điều này phản ánh sự thay đổi của môi trường kinh tế xung quanh các doanh nghiệp Nhật Bản và yêu cầu từ các nhà đầu tư qua các thời kỳ. Trong số đó, “Công ty thiết lập Ủy ban Kiểm toán và Giám sát” được giới thiệu thông qua sửa đổi Luật Công ty Nhật Bản vào năm 2015 (Heisei 27), đã trở thành một lựa chọn quan trọng trong quản trị doanh nghiệp hiện đại của Nhật Bản, với số lượng áp dụng ngày càng tăng. Hệ thống này được thiết kế nhằm tăng cường chức năng giám sát của hội đồng quản trị và nâng cao tính minh bạch trong quản lý. Qua đó, nó nhằm mục đích điều chỉnh thực tiễn quản trị doanh nghiệp của Nhật Bản theo các tiêu chuẩn quốc tế hơn.

Điểm nổi bật nhất của hệ thống này là việc thiết lập một cơ quan mới gọi là “Ủy ban Kiểm toán và Giám sát” trong hội đồng quản trị. Ủy ban này có đa số thành viên là giám đốc bên ngoài, và các giám đốc là thành viên của ủy ban có quyền biểu quyết đầy đủ trong hội đồng quản trị. Mô hình quản trị này mang tính chất dung hòa, nằm giữa hệ thống truyền thống của Nhật Bản và hệ thống phổ biến ở các nước Âu Mỹ, trở thành một lựa chọn thực tế và hiệu quả cho nhiều doanh nghiệp.

Bài viết này sẽ cung cấp một giải thích toàn diện và chuyên sâu về hệ thống Công ty thiết lập Ủy ban Kiểm toán và Giám sát, dựa trên các điều khoản cụ thể của Luật Công ty Nhật Bản. Chúng tôi sẽ phân tích bối cảnh hệ thống, khung pháp lý, cấu trúc và quyền hạn của Ủy ban Kiểm toán và Giám sát là cơ quan trung tâm, cũng như so sánh với các thiết kế cơ quan khác. Hiểu sâu về hệ thống này là kiến thức không thể thiếu đối với tất cả các bên liên quan đến đầu tư vào các doanh nghiệp Nhật Bản hoặc tham gia vào quản lý của họ.

Ý Nghĩa và Bối Cảnh Của Hệ Thống Công Ty Thiết Lập Ủy Ban Kiểm Toán Tại Nhật Bản

Hệ thống công ty thiết lập ủy ban kiểm toán được tạo ra trong bối cảnh cải cách quản trị doanh nghiệp tại Nhật Bản. Hệ thống này được giới thiệu như một lựa chọn trung gian để lấp đầy khoảng trống giữa hai thiết kế cơ quan chính đã tồn tại trước đó, đó là “công ty thiết lập ban kiểm toán” truyền thống và “công ty thiết lập ủy ban chỉ định” gần giống với mô hình phương Tây hơn.

Đối với các công ty Nhật Bản, “công ty thiết lập ban kiểm toán” là mô hình quen thuộc nhất, trong đó ban kiểm toán (hoặc kiểm toán viên) độc lập với hội đồng quản trị và giám sát việc thực hiện nhiệm vụ của các giám đốc. Tuy nhiên, mô hình này đã bị nghi ngờ về tính hiệu quả của nó, đặc biệt là từ các nhà đầu tư tổ chức nước ngoài. Nguyên nhân chính là do kiểm toán viên không phải là thành viên của hội đồng quản trị và không có quyền biểu quyết trong các quyết định của hội đồng quản trị. Vì kiểm toán viên, người đáng lẽ phải là giám sát viên, không thể tham gia trực tiếp vào quá trình ra quyết định của hội đồng quản trị, cơ quan quyết định cao nhất của quản lý, nên chức năng giám sát của họ thường bị coi là không đủ mạnh mẽ.

Để giải quyết vấn đề này, “công ty thiết lập ủy ban chỉ định” (trước đây gọi là công ty thiết lập ủy ban) đã được giới thiệu trong cải cách Luật Thương mại năm 2003 (năm 2003 theo lịch Gregory). Mô hình này yêu cầu thiết lập ba ủy ban trong hội đồng quản trị: “ủy ban chỉ định”, “ủy ban kiểm toán” và “ủy ban thù lao”, với đa số thành viên là giám đốc bên ngoài. Điều này nhằm mục đích tách biệt rõ ràng giữa giám sát và thực thi quản lý, đồng thời nâng cao tính độc lập và khách quan của chức năng giám sát. Tuy nhiên, hệ thống này yêu cầu một sự chuyển đổi căn bản từ văn hóa doanh nghiệp truyền thống của Nhật Bản, như việc chuyển quyền quyết định nhân sự và thù lao của ban quản lý sang các ủy ban độc lập với hội đồng quản trị, do đó, nhiều công ty gặp khó khăn trong việc áp dụng. Kết quả là, việc áp dụng chỉ giới hạn ở một số công ty lớn tiên tiến và không được phổ biến rộng rãi.

Trong bối cảnh này, thách thức mà quản trị doanh nghiệp Nhật Bản phải đối mặt đã rõ ràng. Đó là thiết kế một hệ thống thực tế có thể tăng cường chức năng giám sát của hội đồng quản trị đến mức độ mà các nhà đầu tư nước ngoài hài lòng, đồng thời cho phép các công ty chuyển đổi mà không gặp phải gánh nặng hoặc xáo trộn quá mức. Câu trả lời lập pháp cho thách thức này là hệ thống công ty thiết lập ủy ban kiểm toán được giới thiệu trong cải cách Luật Công ty năm 2015 (năm 2015 theo lịch Gregory). Hệ thống này trích xuất yếu tố quan trọng nhất của mô hình công ty thiết lập ủy ban chỉ định, đó là “cơ quan kiểm toán được cấu thành từ đa số giám đốc bên ngoài và có quyền biểu quyết trong hội đồng quản trị”, và tích hợp nó vào một khung đơn giản hơn. Cụ thể, không bắt buộc thiết lập ủy ban chỉ định hay ủy ban thù lao, và cũng không yêu cầu tách biệt nghiêm ngặt giữa thực thi và giám sát. Điều này cho phép các công ty duy trì cấu trúc quản lý truyền thống trong khi tăng cường phần cốt lõi của chức năng giám sát theo tiêu chuẩn quốc tế. Tư tưởng đằng sau thiết kế hệ thống này là giải quyết vấn đề “giảm giá trị quản trị” mà các công ty Nhật Bản đang đối mặt, tức là vấn đề giá trị doanh nghiệp bị đánh giá thấp một cách không công bằng do sự thiếu tin tưởng vào hệ thống quản trị doanh nghiệp, và thúc đẩy đầu tư từ nước ngoài.

Khung Pháp Lý của Công Ty Thiết Lập Ủy Ban Kiểm Toán và Các Vấn Đề Khác

Khung xương của hệ thống công ty thiết lập ủy ban kiểm toán và các vấn đề khác được quy định nghiêm ngặt bởi Luật Công ty Nhật Bản. Khung pháp lý này đảm bảo rằng khi doanh nghiệp chọn hình thức quản trị này, chức năng giám sát ở mức độ nhất định sẽ được đảm bảo.

Trước tiên, Điều 2 Khoản 11 Mục 2 của Luật Công ty Nhật Bản định nghĩa “công ty thiết lập ủy ban kiểm toán và các vấn đề khác” là “công ty cổ phần có ủy ban kiểm toán và các vấn đề khác.” Dựa trên định nghĩa này, công ty sẽ chuyển đổi sang hình thức tổ chức này bằng cách quy định trong điều lệ công ty về việc thiết lập ủy ban kiểm toán và các vấn đề khác.

Các công ty chọn hình thức tổ chức này phải thiết lập các cơ quan cụ thể theo Luật Công ty Nhật Bản. Thứ nhất, họ phải thiết lập “Hội đồng Quản trị” (Điều 327 Khoản 1 của Luật Công ty Nhật Bản). Điều này dựa trên tiền đề rằng việc ra quyết định liên quan đến thực hiện công việc của công ty và giám sát thực hiện nhiệm vụ của giám đốc sẽ tiếp tục được thực hiện bởi hội đồng quản trị như một cơ quan đồng thuận. Thứ hai, họ phải thiết lập “Kiểm toán viên Kế toán” (Điều 327 Khoản 5 của Luật Công ty Nhật Bản). Kiểm toán viên kế toán thường là công ty kiểm toán hoặc kiểm toán viên công chứng, thực hiện kiểm toán bên ngoài các tài liệu kế toán của công ty. Bằng cách bắt buộc pháp lý hệ thống kiểm tra kép giữa chức năng kiểm toán nội bộ của ủy ban kiểm toán và chức năng kiểm toán bên ngoài của kiểm toán viên kế toán, mục tiêu là nâng cao độ tin cậy của báo cáo tài chính.

Mặt khác, công ty thiết lập ủy ban kiểm toán và các vấn đề khác cũng có những cơ quan bị cấm thiết lập rõ ràng. Quan trọng nhất là quy định không được thiết lập “Kiểm toán viên” hoặc “Hội đồng Kiểm toán viên” (Điều 327 Khoản 4 của Luật Công ty Nhật Bản). Điều này là do ủy ban kiểm toán và các vấn đề khác được định vị như một cơ quan kiểm toán thay thế cho hội đồng kiểm toán viên truyền thống. Nếu cho phép thiết lập cả hai, quyền hạn kiểm toán sẽ trở nên mơ hồ, trách nhiệm không rõ ràng và có thể dẫn đến sự không hiệu quả trong tổ chức. Do đó, Luật Công ty buộc doanh nghiệp phải chọn một trong hai hệ thống kiểm toán để đảm bảo sự rõ ràng trong cấu trúc quản trị.

Những sự thật liên quan đến thiết kế cơ quan này cần được ghi rõ trong sổ đăng ký thương mại. Theo quy định của Điều 911 Khoản 3 Mục 22 của Luật Công ty Nhật Bản, công ty cổ phần phải đăng ký việc là công ty thiết lập ủy ban kiểm toán và các vấn đề khác, tên của giám đốc là thành viên của ủy ban kiểm toán và các vấn đề khác, tên của giám đốc không phải là thành viên của ủy ban kiểm toán và các vấn đề khác, và nếu có giám đốc ngoài công ty, thì cũng phải ghi rõ điều đó. Điều này giúp công khai minh bạch cấu trúc quản trị của công ty đối với các bên liên quan bên ngoài. Khung pháp lý nghiêm ngặt này đảm bảo rằng tên gọi công ty thiết lập ủy ban kiểm toán và các vấn đề khác thực sự đảm bảo một mức độ quản trị cụ thể.

Ủy Ban Kiểm Toán và Các Vấn Đề Liên Quan: Cấu Trúc, Quyền Hạn và Vận Hành Dưới Luật Pháp Nhật Bản

Trọng tâm của công ty có ủy ban kiểm toán là chính ủy ban kiểm toán. Thiết kế của ủy ban này đã được tích hợp nhiều yêu cầu pháp lý nhằm đảm bảo tính hiệu quả của chức năng giám sát theo hệ thống pháp luật Nhật Bản.

Cấu Trúc Của Ủy Ban

Cấu trúc của ủy ban kiểm toán và các chức năng khác được quy định chi tiết trong Luật Công ty Nhật Bản để đảm bảo tính độc lập và chuyên môn của nó. Trước tiên, ủy ban phải được tổ chức bởi ít nhất 3 giám đốc (Điều 331, Khoản 6 của Luật Công ty Nhật Bản (2005)). Những thành viên này được gọi là “giám đốc là thành viên của ủy ban kiểm toán và các chức năng khác”.

Yêu cầu cấu trúc quan trọng nhất là đa số thành viên phải là “giám đốc bên ngoài” (Điều 331, Khoản 6 của Luật Công ty Nhật Bản (2005)). Giám đốc bên ngoài là những người chưa từng có kinh nghiệm làm giám đốc điều hành hoặc nhân viên của công ty đó, và không giữ chức vụ trong công ty mẹ hoặc công ty anh em, tức là những giám đốc có vị trí độc lập với ban quản lý. Yêu cầu này tạo nền tảng thể chế để ủy ban kiểm toán và các chức năng khác có thể thực hiện kiểm toán từ góc độ khách quan, tách biệt khỏi logic nội bộ và lợi ích của ban quản lý.  

Thêm vào đó, giám đốc là thành viên của ủy ban kiểm toán và các chức năng khác không thể đồng thời là giám đốc điều hành, thành viên tham gia kế toán, quản lý hoặc nhân viên khác của công ty (Điều 331, Khoản 3 của Luật Công ty Nhật Bản (2005)). Đây cũng là một quy định quan trọng nhằm đảm bảo sự tách biệt giữa chức năng kiểm toán, giám sát và chức năng điều hành, ngăn ngừa xung đột lợi ích.

Mặt khác, trong các công ty có ban kiểm toán truyền thống, việc lựa chọn ít nhất một kiểm toán viên thường trực từ các kiểm toán viên là bắt buộc, nhưng đối với các công ty có ủy ban kiểm toán và các chức năng khác, không có nghĩa vụ pháp lý phải có thành viên thường trực. Điều này dựa trên quan điểm rằng ủy ban kiểm toán và các chức năng khác, với tư cách là cơ quan nội bộ của hội đồng quản trị, luôn có thể truy cập vào các cuộc thảo luận và thông tin của hội đồng quản trị, và thực hiện kiểm toán dựa trên hệ thống kiểm soát nội bộ, do đó không nhất thiết phải có thành viên thường trực. Tuy nhiên, nhiều công ty tự nguyện chỉ định thành viên thường trực để nâng cao hiệu quả của việc kiểm toán.  

Nhiệm Vụ và Quyền Hạn của Ủy Ban

Quyền hạn của Ủy ban Kiểm toán và các Ủy ban khác không được thực hiện độc lập bởi từng thành viên, mà được thực hiện thông qua quyết định của ủy ban, theo nguyên tắc “hệ thống đồng thuận”. Đây là sự khác biệt lớn so với hệ thống “độc lập” trước đây, nơi từng kiểm toán viên có quyền hạn độc lập. Hệ thống đồng thuận cho phép đưa ra các quyết định thận trọng và có tổ chức hơn, dựa trên kiến thức đa dạng của nhiều thành viên.  

Khoản 3, Điều 399-2 của Luật Công ty Nhật Bản (năm 2005) quy định các nhiệm vụ và quyền hạn chính của Ủy ban Kiểm toán và các Ủy ban khác như sau:

1. Kiểm toán việc thực hiện nhiệm vụ của các giám đốc và lập báo cáo kiểm toán: Đây là nhiệm vụ cơ bản nhất của Ủy ban Kiểm toán và các Ủy ban khác. Ủy ban kiểm toán việc các giám đốc (và trong trường hợp công ty có kế toán viên tham gia, thì cả kế toán viên tham gia) có tuân thủ pháp luật và điều lệ công ty, cũng như thực hiện nhiệm vụ một cách thích hợp vì lợi ích của công ty hay không, và tổng hợp kết quả thành báo cáo kiểm toán.  
2. Quyết định nội dung đề án liên quan đến việc bổ nhiệm và bãi nhiệm kiểm toán viên: Ủy ban có quyền quyết định nội dung đề án liên quan đến việc bổ nhiệm, bãi nhiệm hoặc không tái bổ nhiệm kiểm toán viên được trình bày tại Đại hội đồng cổ đông. Điều này ngăn chặn ban quản lý tự chọn kiểm toán viên có lợi cho mình và đảm bảo tính độc lập của kiểm toán bên ngoài do Ủy ban Kiểm toán và các Ủy ban khác đảm bảo.  
3. Quyết định ý kiến về nhân sự và thù lao của các giám đốc không thuộc Ủy ban Kiểm toán: Ủy ban quyết định ý kiến được trình bày tại Đại hội đồng cổ đông về việc bổ nhiệm, bãi nhiệm, từ chức và thù lao của các giám đốc không thuộc Ủy ban Kiểm toán (chủ yếu là các giám đốc thực hiện công việc). Điều này có nghĩa là Ủy ban Kiểm toán và các Ủy ban khác có thể sử dụng ảnh hưởng mạnh mẽ đối với cấu trúc và thiết kế động lực của ban quản lý, và được coi là một phần quan trọng của chức năng giám sát.  

Ngoài các nhiệm vụ này, Ủy ban Kiểm toán và các Ủy ban khác còn có quyền “đồng ý” quan trọng. Ví dụ, khi Hội đồng quản trị quyết định thù lao của kiểm toán viên, họ phải có sự đồng ý của Ủy ban Kiểm toán và các Ủy ban khác (Điều 399, Khoản 1 và 3 của Luật Công ty Nhật Bản (năm 2005)). Ngoài ra, khi Hội đồng quản trị trình bày đề án bổ nhiệm giám đốc là thành viên Ủy ban Kiểm toán và các Ủy ban khác tại Đại hội đồng cổ đông, họ cũng cần có sự đồng ý trước của Ủy ban Kiểm toán và các Ủy ban khác (Điều 344-2, Khoản 1 của Luật Công ty Nhật Bản (năm 2005)). Các quyền đồng ý này là công cụ pháp lý quan trọng để Ủy ban Kiểm toán và các Ủy ban khác đảm bảo ảnh hưởng thực chất đối với ban quản lý và kiểm toán viên bên ngoài mà họ giám sát.  

Quyền hạn của từng thành viên ủy ban kiểm toán

Ủy ban kiểm toán là một cơ quan hoạt động theo chế độ hội đồng, nhưng điều đó không có nghĩa là từng thành viên hoàn toàn không có quyền hạn. Luật pháp Nhật Bản đã thiết kế một cách khéo léo để cân bằng giữa hiệu quả của việc kiểm toán tổ chức và trách nhiệm của từng giám sát viên cá nhân.

Trước hết, quyền điều tra tình hình hoạt động và tài sản của công ty, cũng như yêu cầu báo cáo từ giám đốc và nhân viên (quyền điều tra tình hình hoạt động và tài sản) thuộc về ủy ban kiểm toán. Để ủy ban thực hiện quyền hạn này, một thành viên cụ thể (thành viên kiểm toán được chọn) sẽ được chọn từ trong ủy ban để thực hiện điều tra (Điều 399-3 của Luật Công ty Nhật Bản (năm 2005)). Nói cách khác, từng thành viên của ủy ban kiểm toán không thể tự mình bắt đầu một cuộc điều tra chính thức mà không có quyết định của ủy ban. Đây là cơ chế đảm bảo rằng hoạt động kiểm toán được thực hiện một cách có tổ chức và có kế hoạch.  

Tuy nhiên, mặt khác, tất cả các thành viên của ủy ban kiểm toán đều có quyền hạn cực kỳ quan trọng mà họ có thể thực hiện độc lập với tư cách cá nhân mà không cần quyết định của ủy ban. Những quyền hạn này đóng vai trò như một “thiết bị an toàn cuối cùng” để đối phó với các tình huống khẩn cấp có thể làm lung lay sự lành mạnh của công ty.

• Nghĩa vụ báo cáo cho hội đồng quản trị: Nếu nhận thấy giám đốc có hành vi sai trái hoặc có khả năng thực hiện hành vi như vậy, hoặc có sự vi phạm pháp luật hay điều lệ công ty, thành viên ủy ban kiểm toán có nghĩa vụ báo cáo ngay lập tức cho hội đồng quản trị (Điều 399-4 của Luật Công ty Nhật Bản (năm 2005)).  
• Nghĩa vụ báo cáo cho đại hội cổ đông: Khi nhận thấy có sự vi phạm pháp luật hoặc các vấn đề cực kỳ không hợp lý trong các đề án hoặc tài liệu mà giám đốc dự định trình bày tại đại hội cổ đông, thành viên ủy ban kiểm toán phải báo cáo kết quả điều tra cho đại hội cổ đông (Điều 399-5 của Luật Công ty Nhật Bản (năm 2005)).  
• Quyền yêu cầu ngăn chặn hành vi của giám đốc: Nếu giám đốc thực hiện hành vi ngoài phạm vi mục đích của công ty hoặc vi phạm pháp luật, điều lệ công ty, và có khả năng gây thiệt hại nghiêm trọng cho công ty, thành viên ủy ban kiểm toán có thể yêu cầu giám đốc ngừng hành vi đó (Điều 399-6 của Luật Công ty Nhật Bản (năm 2005)).  

Cấu trúc quyền hạn này được xây dựng trên một sự cân bằng tinh tế, trong đó hoạt động kiểm toán hàng ngày và có kế hoạch được thực hiện thông qua tổ chức ủy ban, trong khi quyền hạn cuối cùng để ngăn chặn sự lạm quyền của ban quản lý được giao phó cho lương tâm và trách nhiệm của từng thành viên.

Hai Loại Giám Đốc Dưới Luật Doanh Nghiệp Nhật Bản: Giám Đốc Là Thành Viên Ủy Ban Kiểm Toán và Giám Đốc Khác

Để hiểu rõ về công ty có ủy ban kiểm toán theo quy định của Luật Doanh Nghiệp Nhật Bản, điều cực kỳ quan trọng là nhận thức rằng hệ thống này đã tạo ra hai loại giám đốc với vai trò và vị trí pháp lý khác nhau trong hội đồng quản trị. Cụ thể là “giám đốc là thành viên ủy ban kiểm toán” và “giám đốc không phải là thành viên ủy ban kiểm toán”. Sự phân biệt này ảnh hưởng đến nhiều khía cạnh như quy trình bổ nhiệm, nhiệm kỳ, và quy trình quyết định thù lao.

Giám đốc là Thành viên Ủy ban Kiểm toán và Giám sát

Giám đốc là thành viên Ủy ban Kiểm toán và Giám sát, như tên gọi, đảm nhận vai trò giám sát và kiểm toán công ty. Họ được kỳ vọng đóng vai trò như một “người giám sát” tách biệt khỏi việc thực thi quản lý.  

Việc bổ nhiệm họ phải được thực hiện riêng biệt tại Đại hội đồng cổ đông, khác với các giám đốc khác (Điều 329 Khoản 2 của Luật Công ty Nhật Bản (2005)). Cổ đông sẽ thực hiện quyền biểu quyết của mình sau khi đã nhận thức rõ ai là người giám sát và ai là người thực thi.  

Để đảm bảo tính độc lập của họ, nhiệm kỳ được quy định là “2 năm” (Điều 332 Khoản 4 của Luật Công ty Nhật Bản (2005)). Nhiệm kỳ 2 năm này không thể bị rút ngắn bởi điều lệ công ty hay quyết định của Đại hội đồng cổ đông. Điều này ngăn chặn việc họ bị cách chức dễ dàng do áp lực từ ban quản lý, cho phép họ thực hiện hoạt động kiểm toán từ góc nhìn dài hạn dưới một vị trí ổn định. Hơn nữa, việc cách chức đòi hỏi một “quyết định đặc biệt” với yêu cầu thông qua nghiêm ngặt hơn so với quyết định thông thường, đảm bảo vị trí của họ được bảo vệ vững chắc.  

Về thù lao, cũng có cơ chế để đảm bảo tính độc lập của họ. Thù lao của giám đốc là thành viên Ủy ban Kiểm toán và Giám sát được quyết định riêng biệt với thù lao của các giám đốc khác tại Đại hội đồng cổ đông, với tổng số tiền hoặc phương pháp tính toán được xác định (Điều 361 Khoản 2 của Luật Công ty Nhật Bản (2005)). Sau đó, số tiền phân bổ cụ thể cho từng thành viên được quyết định thông qua thảo luận giữa các thành viên Ủy ban Kiểm toán và Giám sát mà không có sự can thiệp của ban quản lý như giám đốc đại diện (Điều 361 Khoản 3 của Luật Công ty Nhật Bản (2005)).  

Các Giám Đốc Không Phải Là Thành Viên Ủy Ban Kiểm Toán

Các giám đốc không phải là thành viên ủy ban kiểm toán chủ yếu phụ trách thực hiện các hoạt động kinh doanh của công ty. Nhóm này bao gồm ban lãnh đạo, bao gồm cả giám đốc đại diện. Họ là những “người thực thi” chịu trách nhiệm thúc đẩy kế hoạch kinh doanh và quản lý hàng ngày.

Nhiệm kỳ của họ được quy định là “1 năm” (Điều 332, Khoản 3 của Luật Công ty Nhật Bản (2005)). Nhiệm kỳ ngắn này có nghĩa là họ phải được cổ đông tái tín nhiệm hàng năm tại cuộc họp cổ đông thường niên. Điều này giúp dễ dàng áp dụng kỷ luật từ cổ đông đối với ban lãnh đạo và làm rõ trách nhiệm quản lý.  

Về thù lao của họ, khi được quyết định tại cuộc họp cổ đông, ủy ban kiểm toán có thể đưa ra ý kiến về nội dung này (Điều 361, Khoản 6 của Luật Công ty Nhật Bản (2005)). Việc ủy ban kiểm toán bày tỏ ý kiến về tính hợp lý của thù lao có thể giúp ngăn chặn việc trả thù lao quá mức cho ban lãnh đạo.  

Như vậy, việc thiết lập sự khác biệt rõ ràng trong nhiệm kỳ và quy trình quyết định thù lao là một thiết kế pháp lý nhằm tạo ra sự phân công vai trò và căng thẳng có chủ ý trong nội bộ hội đồng quản trị. Bằng cách đặt hai nhóm: nhóm thực thi với nhiệm kỳ ngắn và chịu trách nhiệm về kết quả (các giám đốc không phải là thành viên ủy ban kiểm toán) và nhóm giám sát với nhiệm kỳ dài và được đảm bảo tính độc lập (các giám đốc là thành viên ủy ban kiểm toán), hệ thống này nhằm cung cấp động lực cho sự linh hoạt và thành tích cho nhóm thực thi, và động lực cho sự thận trọng và tuân thủ cho nhóm giám sát.

Nghĩa Vụ Chú Ý Của Giám Đốc và Nguyên Tắc Phán Đoán Kinh Doanh Dưới Luật Pháp Nhật Bản

Bất kể có phải là thành viên của ủy ban kiểm toán hay không, tất cả các giám đốc đều có nghĩa vụ thực hiện nhiệm vụ của mình với sự chú ý của một người quản lý tốt, dựa trên mối quan hệ ủy nhiệm với công ty (nghĩa vụ chú ý của người quản lý tốt) theo quy định của Bộ luật Dân sự Nhật Bản Điều 644 và Luật Công ty Nhật Bản Điều 330. Nếu vi phạm nghĩa vụ này và gây thiệt hại cho công ty, giám đốc có thể phải chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại cho công ty theo Luật Công ty Nhật Bản Điều 423 Khoản 1.

Tuy nhiên, quản lý doanh nghiệp vốn dĩ đi kèm với rủi ro. Nếu giám đốc sợ rủi ro và trở nên rụt rè, sự phát triển của công ty sẽ không thể đạt được. Do đó, các án lệ của Nhật Bản đã thiết lập khái niệm “nguyên tắc phán đoán kinh doanh” khi xem xét trách nhiệm liên quan đến quyết định kinh doanh của giám đốc. Đây là một nguyên tắc pháp lý cho rằng, ngay cả khi quyết định kinh doanh của giám đốc dẫn đến thiệt hại cho công ty, nếu quá trình thu thập và phân tích thông tin cũng như nội dung của quyết định đó không phải là vô lý một cách nghiêm trọng, thì không được coi là vi phạm nghĩa vụ chú ý của người quản lý tốt.

Một trường hợp điển hình liên quan đến điểm này là phán quyết của Tòa án Tối cao Nhật Bản ngày 15 tháng 7 năm 2010 (Heisei 22). Phán quyết này chỉ ra rằng, khi đánh giá trách nhiệm của giám đốc, cần dựa trên tình hình tại thời điểm hành động để xác định liệu quyết định đó có vô lý với tư cách là người quản lý hay không. Nguyên tắc này áp dụng cho tất cả các giám đốc, nhưng đối tượng của quyết định là khác nhau. Đối với giám đốc điều hành, đối tượng là “quyết định kinh doanh” như đầu tư kinh doanh và quyết định chiến lược, trong khi đối với giám đốc là thành viên của ủy ban kiểm toán, đối tượng là “quyết định giám sát và kiểm toán” như tính hợp lý của kế hoạch kiểm toán và việc không bỏ sót các hành vi sai trái cần chỉ ra.  

Ủy quyền thực hiện công việc bởi Hội đồng Quản trị và Tăng tốc Quản lý

Một trong những lợi ích hấp dẫn nhất mà công ty có ủy ban kiểm toán cung cấp là khả năng tăng tốc quá trình ra quyết định quản lý. Điều này được thực hiện thông qua cơ chế ủy quyền từ Hội đồng Quản trị đến từng giám đốc, một cơ chế chỉ được Luật Công ty Nhật Bản cho phép trong hệ thống này.

Theo nguyên tắc, Hội đồng Quản trị của công ty cổ phần không thể ủy quyền “quyết định thực hiện công việc quan trọng” cho từng giám đốc (Điều 362, Khoản 4 của Luật Công ty Nhật Bản). Điều này dựa trên quan điểm rằng các quyết định quan trọng liên quan đến cốt lõi của công ty cần được thảo luận cẩn thận bởi một tập thể như Hội đồng Quản trị.

Tuy nhiên, đối với công ty có ủy ban kiểm toán, có một ngoại lệ quan trọng đối với nguyên tắc này (Điều 399-13 của Luật Công ty Nhật Bản). Theo quy định này, công ty có ủy ban kiểm toán có thể, thông qua nghị quyết của Hội đồng Quản trị, ủy quyền toàn bộ hoặc một phần “quyết định thực hiện công việc quan trọng” cho một giám đốc cụ thể (thường là giám đốc đại diện) nếu đáp ứng một trong các điều kiện sau:

1. Nếu hơn một nửa số thành viên của Hội đồng Quản trị là giám đốc bên ngoài: Khi có sự độc lập rất cao với hơn một nửa số thành viên của Hội đồng Quản trị là giám đốc bên ngoài, việc ủy quyền có thể được thực hiện chỉ thông qua nghị quyết của Hội đồng Quản trị (Điều 399-13, Khoản 5 của Luật Công ty Nhật Bản). Tuy nhiên, không nhiều doanh nghiệp đáp ứng được yêu cầu này.
2. Nếu được quy định trong điều lệ: Phương pháp này quy định trong điều lệ rằng “có thể ủy quyền toàn bộ hoặc một phần quyết định thực hiện công việc quan trọng cho giám đốc thông qua nghị quyết của Hội đồng Quản trị” (Điều 399-13, Khoản 6 của Luật Công ty Nhật Bản). Đối với hầu hết các doanh nghiệp, đây là lựa chọn thực tế.

Khi việc ủy quyền này trở nên khả thi, ví dụ, giám đốc đại diện có thể nhanh chóng quyết định các dự án đầu tư dưới một quy mô nhất định hoặc hợp tác kinh doanh, những việc trước đây cần có nghị quyết của Hội đồng Quản trị. Điều này giúp Hội đồng Quản trị thoát khỏi công việc phê duyệt hàng ngày và tập trung vào việc xây dựng chính sách cơ bản của quản lý, giám sát thực hiện công việc, và các cuộc thảo luận chiến lược quan trọng hơn.

Hệ thống này nhằm mục đích xây dựng một cơ chế giám sát mạnh mẽ và quản lý linh hoạt. Luật pháp đặt niềm tin rằng, dưới sự giám sát của một cơ quan giám sát độc lập và mạnh mẽ như ủy ban kiểm toán, quản lý có thể được trao quyền tự do rộng rãi mà vẫn duy trì được quản trị. Nói cách khác, doanh nghiệp có thể nhận được “phần thưởng” là tăng tốc quản lý bằng cách chấp nhận “cái giá” là sự giám sát nghiêm ngặt hơn, một mối quan hệ giao dịch tồn tại đằng sau hệ thống pháp luật này.

Tuy nhiên, có những vấn đề quan trọng mà không thể ủy quyền cho giám đốc trong bất kỳ trường hợp nào, và những vấn đề này được quy định trong luật. Những vấn đề này được liệt kê trong Điều 399-13, Khoản 4 của Luật Công ty Nhật Bản, bao gồm:

• Xử lý và chuyển nhượng tài sản quan trọng
• Vay nợ lớn
• Bổ nhiệm và bãi nhiệm quản lý và nhân viên quan trọng khác
• Thiết lập, thay đổi và bãi bỏ các chi nhánh và tổ chức quan trọng khác

Những vấn đề này có thể làm lung lay cốt lõi của công ty, do đó cần được thảo luận cẩn thận bởi Hội đồng Quản trị.

So sánh với các thiết kế cơ quan khác

Để hiểu sâu hơn về đặc điểm của công ty thiết lập ủy ban kiểm toán, việc so sánh với các thiết kế cơ quan chính khác được công nhận bởi Luật Công ty Nhật Bản, cụ thể là “công ty thiết lập ban kiểm soát viên” và “công ty thiết lập ủy ban đề cử” là không thể thiếu.

Trước tiên, sự khác biệt cơ bản nhất với công ty thiết lập ban kiểm soát viên truyền thống nằm ở người đảm nhận chức năng kiểm toán và vị trí của họ. Trong công ty thiết lập ban kiểm soát viên, kiểm soát viên không phải là thành viên của hội đồng quản trị và không có quyền biểu quyết trong các quyết định của hội đồng quản trị. Họ giám sát việc thực hiện công việc từ bên ngoài như một cơ quan độc lập với hội đồng quản trị. Ngược lại, trong công ty thiết lập ủy ban kiểm toán, các thành viên ủy ban kiểm toán, với tư cách là giám đốc, là thành viên chính thức của hội đồng quản trị và có quyền biểu quyết đối với tất cả các đề án. Điều này cho phép quan điểm kiểm toán và giám sát được tích hợp trực tiếp vào quá trình ra quyết định quản lý. Ngoài ra, trong khi quyền hạn của kiểm soát viên dựa trên tính độc lập của từng cá nhân kiểm soát viên theo chế độ “độc lập”, thì ủy ban kiểm toán thực hiện quyền hạn thông qua sự đồng thuận của ủy ban theo chế độ “đồng thuận”, đây cũng là một điểm khác biệt lớn.

Tiếp theo là so sánh với công ty thiết lập ủy ban đề cử. Cả hai đều có điểm chung là ủy ban nội bộ của hội đồng quản trị, với đa số là giám đốc bên ngoài, đảm nhận chức năng kiểm toán, nhưng có sự khác biệt lớn về phạm vi và cấu trúc. Công ty thiết lập ủy ban đề cử bắt buộc phải có ba ủy ban, bao gồm ủy ban kiểm toán, ủy ban đề cử quyết định việc bổ nhiệm và bãi nhiệm giám đốc, và ủy ban thù lao quyết định thù lao của giám đốc. Ngược lại, công ty thiết lập ủy ban kiểm toán chỉ bắt buộc phải có ủy ban kiểm toán. Hơn nữa, trong công ty thiết lập ủy ban đề cử, việc thực hiện công việc của công ty được đảm nhận bởi “giám đốc điều hành” tách biệt khỏi hội đồng quản trị, và hội đồng quản trị chỉ tập trung vào giám sát, điều này được pháp luật Nhật Bản bắt buộc. Trong công ty thiết lập ủy ban kiểm toán, sự tách biệt này không bắt buộc, và các giám đốc không phải là thành viên ủy ban kiểm toán đảm nhận việc thực hiện công việc. Do đó, công ty thiết lập ủy ban kiểm toán được đánh giá là một hệ thống linh hoạt và dễ dàng áp dụng hơn so với công ty thiết lập ủy ban đề cử, với ít thay đổi từ cấu trúc tổ chức hiện có.

Khi tổng hợp những khác biệt này, có thể thấy rằng công ty thiết lập ủy ban kiểm toán là một hệ thống cân bằng, thoát khỏi cấu trúc “tách biệt giữa hội đồng quản trị và cơ quan kiểm toán” của công ty thiết lập ban kiểm soát viên, tích hợp chức năng giám sát vào hội đồng quản trị mà không yêu cầu tái cấu trúc tổ chức triệt để như công ty thiết lập ủy ban đề cử.

Bảng dưới đây so sánh các đặc điểm chính của ba thiết kế cơ quan chính này.

Chuyển đổi sang Công ty Thiết lập Ủy ban Kiểm toán và Các Vấn đề Khác: Lợi ích và Lưu ý

Đối với các doanh nghiệp đang xem xét chuyển đổi sang Công ty Thiết lập Ủy ban Kiểm toán và Các Vấn đề Khác, việc hiểu rõ lợi ích và các lưu ý thực tiễn là một quyết định quản lý quan trọng.

Lợi ích chính

Lợi ích lớn nhất mà hệ thống này mang lại là chức năng giám sát của hội đồng quản trị được tăng cường đáng kể. Ủy viên kiểm toán có quyền biểu quyết với tư cách là thành viên hội đồng quản trị và tham gia trực tiếp vào các cuộc thảo luận của hội đồng, từ đó tích hợp góc nhìn giám sát vào quá trình ra quyết định quản lý và nâng cao chất lượng thảo luận.

Thứ hai, tính linh hoạt trong quản lý được cải thiện. Như đã đề cập trước đó, nếu đáp ứng các điều kiện như quy định trong điều lệ, quyền quyết định thực hiện các công việc quan trọng có thể được ủy quyền cho từng thành viên hội đồng quản trị, cho phép ra quyết định nhanh chóng và linh hoạt trước những thay đổi của môi trường thị trường.

Thứ ba, có thể kỳ vọng vào việc nâng cao đánh giá từ các nhà đầu tư nước ngoài. Hệ thống kiểm toán của Nhật Bản không quen thuộc ở nước ngoài và đôi khi bị nghi ngờ về hiệu quả, nhưng hình thức đặt ủy ban kiểm toán trong hội đồng quản trị gần giống với mô hình quản trị của phương Tây, dễ hiểu hơn đối với các nhà đầu tư nước ngoài. Thực tế, các công ty tư vấn thực hiện quyền biểu quyết toàn cầu cũng đánh giá tích cực hệ thống này, có khả năng dẫn đến việc huy động vốn từ thị trường vốn toàn cầu và nâng cao giá trị doanh nghiệp.

Thứ tư, có thể tối ưu hóa cơ cấu ban lãnh đạo. Đối với các công ty niêm yết theo mô hình công ty thiết lập hội đồng kiểm toán truyền thống, cần phải bổ nhiệm cả giám đốc bên ngoài và kiểm toán viên bên ngoài để đáp ứng yêu cầu của mã quản trị. Trong Công ty Thiết lập Ủy ban Kiểm toán và Các Vấn đề Khác, giám đốc bên ngoài là ủy viên kiểm toán có thể kiêm nhiệm cả hai vai trò, cho phép xây dựng hệ thống quản trị vững chắc với số lượng thành viên ít hơn, có khả năng giảm chi phí như thù lao cho ban lãnh đạo.

Lưu ý thực tiễn

Mặt khác, có một số lưu ý khi chuyển đổi. Thứ nhất, việc chuyển đổi sang hệ thống mới đòi hỏi thời gian và chi phí đáng kể cho việc thông qua nghị quyết của đại hội cổ đông để thay đổi điều lệ, xem xét lại quy trình bổ nhiệm ban lãnh đạo và hoàn thiện quy định nội bộ.

Thứ hai, nhiệm kỳ của các thành viên hội đồng quản trị không phải là ủy viên kiểm toán là 1 năm, do đó, ban lãnh đạo cần phải nhận được sự tín nhiệm từ cổ đông hàng năm, có khả năng gia tăng áp lực về kết quả ngắn hạn. Điều này cũng có thể chứa đựng rủi ro làm mất ổn định quản lý.

Thứ ba, có thách thức trong việc đảm bảo hiệu quả của ủy ban kiểm toán. Do không bắt buộc phải có ủy viên thường trực, có nguy cơ hoạt động của ủy ban trở nên hình thức. Việc xây dựng hệ thống hỗ trợ cho hoạt động của ủy ban và tạo môi trường để giám đốc bên ngoài không thường trực có thể nhận đủ thông tin và hoạt động hiệu quả là chìa khóa để hệ thống hoạt động hiệu quả.

Thứ tư, khó khăn trong việc ra quyết định theo chế độ đồng thuận. Khác với chế độ độc lập của kiểm toán viên, ủy ban kiểm toán dựa trên quyết định đồng thuận, do đó, có thể khó đưa ra quyết định nhanh chóng trong các tình huống cần phản ứng khẩn cấp. Ngoài ra, cần xem xét rủi ro khi chức năng kiểm toán bị đình trệ nếu có sự đối lập ý kiến giữa các thành viên.

Cuối cùng, có thách thức phổ biến trong việc đảm bảo nhân sự phù hợp. Giám đốc bên ngoài chiếm đa số trong ủy ban kiểm toán cần có kiến thức về tài chính, kế toán, hiểu biết sâu sắc về hoạt động của doanh nghiệp và quan trọng nhất là có khả năng đưa ra ý kiến độc lập không sợ hãi từ ban lãnh đạo. Việc đảm bảo nhân sự có những phẩm chất này vẫn là một thách thức lớn đối với nhiều doanh nghiệp.

Tóm tắt

Công ty thiết lập ủy ban kiểm toán là một lựa chọn quản trị doanh nghiệp mạnh mẽ và tinh tế mà Luật Công ty Nhật Bản (năm 2005) cung cấp. Giá trị cốt lõi của nó nằm ở việc kết hợp chiến lược giữa chức năng giám sát mạnh mẽ của hội đồng quản trị đạt tiêu chuẩn quốc tế và hệ thống quản lý linh hoạt để thích ứng với môi trường kinh doanh biến đổi nhanh chóng. Hệ thống này giải quyết các vấn đề về hiệu quả giám sát mà các công ty có ban kiểm toán truyền thống gặp phải, đồng thời không yêu cầu thay đổi tổ chức cơ bản như công ty thiết lập ủy ban đề cử, do đó trở thành một lựa chọn thực tế và hấp dẫn cho nhiều công ty Nhật Bản. Tuy nhiên, để phát huy tối đa lợi ích của nó, cần phải nghiêm túc giải quyết các vấn đề thực tiễn như quản lý nhiệm kỳ của giám đốc, xây dựng hệ thống vận hành hỗ trợ hiệu quả của ủy ban, và quan trọng nhất là đảm bảo có được các giám đốc bên ngoài tài năng để thực hiện hệ thống này. Việc lựa chọn và xây dựng hệ thống quản trị tối ưu cho công ty mình là một quyết định chiến lược cực kỳ quan trọng nhằm nâng cao giá trị doanh nghiệp bền vững.

Văn phòng Luật Monolith có kinh nghiệm phong phú trong việc tư vấn cho các khách hàng đa dạng trong và ngoài nước về các vấn đề liên quan đến quản trị doanh nghiệp Nhật Bản, bao gồm cả việc triển khai và vận hành công ty thiết lập ủy ban kiểm toán. Văn phòng chúng tôi có nhiều luật sư nói tiếng Anh có bằng cấp luật sư nước ngoài, có khả năng giải thích rõ ràng các vấn đề phức tạp mà Luật Công ty Nhật Bản bao hàm từ góc độ quốc tế, và cung cấp hỗ trợ chuyên môn và thực tiễn để khách hàng xây dựng hệ thống quản trị tối ưu cho mục tiêu kinh doanh của họ. Nếu cần hỗ trợ pháp lý liên quan đến nội dung đã giải thích trong bài viết này, xin vui lòng liên hệ với văn phòng chúng tôi.