Hướng dẫn pháp lý về visa làm việc và tư cách lưu trú mà các doanh nghiệp cần tuân thủ khi tuyển dụng người nước ngoài tại Nhật Bản

Trong thời đại cạnh tranh gay gắt trên thị trường toàn cầu hiện nay, việc đảm bảo nguồn nhân lực xuất sắc không phân biệt quốc tịch là chiến lược quản lý thiết yếu giúp các công ty Nhật Bản đạt được sự phát triển bền vững và đổi mới. Tuy nhiên, quá trình tuyển dụng người nước ngoài không chỉ dừng lại ở hoạt động tuyển dụng thông thường. Đó còn là quy trình pháp lý đòi hỏi sự hiểu biết chính xác và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật phức tạp, bắt đầu từ “Luật Quản lý Nhập cảnh và Thừng nhận Người tị Refugee” của Nhật Bản (sau đây gọi là “Luật Nhập cảnh của Nhật Bản”). Đặc biệt, khái niệm thường được gọi là “visa” pháp lý bao gồm hai hệ thống khác nhau: “Thị thực” do các đại sứ quán Nhật Bản ở nước ngoài cấp và “Tư cách lưu trú” do Cơ quan Quản lý Nhập cảnh và Lưu trú Nhật Bản cho phép, và việc hiểu rõ sự khác biệt này là bước đầu tiên. Bài viết này nhằm mục đích cung cấp thông tin đáng tin cậy để giúp các nhà quản lý doanh nghiệp tại Nhật Bản nắm bắt được bức tranh tổng thể của quy trình và tránh được các rủi ro pháp lý tiềm ẩn khi tuyển dụng người nước ngoài. Cụ thể, bài viết sẽ giải thích từ cơ bản về các loại Tư cách lưu trú, quy trình nộp đơn “Giấy chứng nhận Tư cách lưu trú” để tuyển dụng nhân sự từ nước ngoài, yêu cầu về hồ sơ nộp theo quy mô công ty, và những hình phạt nghiêm khắc mà doanh nghiệp có thể phải đối mặt nếu không tuân thủ quy định, tất cả dựa trên luật pháp của Nhật Bản và được trình bày một cách bài bản và toàn diện.

Cơ bản về Visa và Tư cách Lưu trú: Nền tảng Pháp lý cho Việc Làm việc tại Nhật Bản

Khi tuyển dụng người nước ngoài, điều đầu tiên cần hiểu là sự khác biệt pháp lý giữa “visa (thị thực)” và “tư cách lưu trú”. Visa là một loại “thư giới thiệu” mà đại sứ quán hoặc lãnh sự quán Nhật Bản ở nước ngoài cấp để xác nhận rằng hộ chiếu của người nước ngoài đó hợp lệ và không có trở ngại nào để nhập cảnh vào Nhật Bản. Ngược lại, tư cách lưu trú là tư cách pháp lý cần thiết cho người nước ngoài để họ có thể đặt chân lên Nhật Bản và ở lại, quy định các hoạt động họ có thể thực hiện và thời gian họ có thể lưu trú. Tư cách lưu trú này được quản lý bởi Cục Quản lý Nhập cảnh và Lưu trú, một cơ quan ngoại vi của Bộ Tư pháp Nhật Bản, và là nền tảng cho các hoạt động trong nước của họ.

Từ góc độ của nhân viên tuyển dụng doanh nghiệp, tư cách lưu trú này có thể được phân loại thành ba nhóm chính dựa trên việc có thể thực hiện hoạt động lao động hay không.

Thứ nhất, “tư cách lưu trú không giới hạn hoạt động lao động”. Đây là những tư cách lưu trú được cấp dựa trên tình trạng hoặc địa vị như người định cư vĩnh viễn, vợ/chồng người Nhật, vợ/chồng người định cư vĩnh viễn, người định cư, v.v. Người nước ngoài có tư cách lưu trú này không bị hạn chế về nội dung hoạt động theo luật pháp, do đó họ có thể được tuyển dụng vào bất kỳ loại công việc nào giống như người Nhật.

Thứ hai, “tư cách lưu trú cho phép lao động trong phạm vi nhất định”. Đây là loại tư cách lưu trú phổ biến nhất khi tuyển dụng người nước ngoài làm việc trong lĩnh vực chuyên môn hoặc kỹ thuật. Ví dụ, tư cách lưu trú “Kỹ thuật, Kiến thức Nhân văn, Kinh doanh Quốc tế” áp dụng cho kỹ sư ngành khoa học tự nhiên, nhân viên kế hoạch/maketing ngành nhân văn, phiên dịch, v.v.; “Chuyển việc Nội bộ Doanh nghiệp” cho những người chuyển từ công ty mẹ hoặc chi nhánh ở nước ngoài; “Kỹ năng” cho đầu bếp ẩm thực nước ngoài, v.v. Điểm quan trọng của loại tư cách lưu trú này là có những hạn chế nghiêm ngặt về việc chỉ được phép thực hiện các hoạt động trong phạm vi tư cách lưu trú được cấp phép.

Thứ ba, “tư cách lưu trú nguyên tắc không cho phép lao động”. Trong số này có “Du học”, “Ở cùng gia đình”, “Hoạt động Văn hóa”, v.v. Tuy nhiên, ngay cả những người có tư cách lưu trú này, nếu họ có “Giấy phép hoạt động ngoài tư cách” từ Cục Quản lý Nhập cảnh và Lưu trú, họ có thể được phép lao động một cách ngoại lệ. Dựa trên Điều 19, Khoản 2 của Luật Nhập cư Nhật Bản, ví dụ, sinh viên có tư cách lưu trú “Du học” có thể làm việc bán thời gian không quá 28 giờ mỗi tuần nếu họ có giấy phép này. Khi tuyển dụng người nước ngoài trong nhóm này, doanh nghiệp cần phải kiểm tra kỹ lưỡng trên thẻ lưu trú xem họ có giấy phép hoạt động ngoài tư cách hay không và phạm vi thời gian hoạt động được phép.

Việc hiểu rõ những phân loại này là nền tảng để xác định liệu ứng viên tuyển dụng có thể làm việc hợp pháp hay không. Dưới đây là bảng so sánh các khái niệm này.

Tuyển Dụng Nhân Tài Từ Nước Ngoài: Quy Trình Nộp Đơn Cấp Giấy Chứng Nhận Đủ Điều Kiện Lưu Trú tại Nhật Bản

Khi muốn tuyển dụng người nước ngoài đang cư trú ở nước ngoài để làm việc tại Nhật Bản, quy trình tiêu chuẩn cần thực hiện là “nộp đơn cấp Giấy Chứng Nhận Đủ Điều Kiện Lưu Trú”. Giấy chứng nhận này được quy định theo Điều 7-2 của Luật Quản lý Nhập cư Nhật Bản, nhằm chứng minh trước Bộ trưởng Tư pháp rằng hoạt động dự kiến của người nước ngoài phù hợp với yêu cầu của tình trạng lưu trú cụ thể trước khi họ nhập cảnh vào Nhật Bản. Hệ thống này được thiết kế để làm cho việc xin visa tại các cơ quan đại diện Nhật Bản ở nước ngoài và thủ tục nhập cảnh tại các sân bay Nhật Bản trở nên suôn sẻ hơn.

Quy trình này diễn ra qua 5 bước sau:

1. Nộp đơn trong nước Nhật Bản: Đầu tiên, công ty tiếp nhận sẽ đóng vai trò là người đại diện và nộp đơn xin cấp Giấy Chứng Nhận Đủ Điều Kiện Lưu Trú tại cơ quan quản lý nhập cư địa phương có thẩm quyền, nơi công ty đặt trụ sở. Thông thường, người nộp đơn không phải là người nước ngoài mà là người phụ trách của công ty trong nước hoặc luật sư, người viết đơn hành chính được ủy quyền.
2. Đánh giá của Cơ quan Quản lý Nhập cư và Lưu trú: Khi đơn được chấp nhận, các quan chức của Cơ quan Quản lý Nhập cư và Lưu trú sẽ đánh giá dựa trên các tài liệu nộp để xác định xem công ty có ổn định và bền vững không, người nộp đơn có bằng cấp và kinh nghiệm làm việc phù hợp không, và công việc dự kiến có đáp ứng các tiêu chuẩn của tình trạng lưu trú không. Thời gian đánh giá có thể thay đổi tùy thuộc vào nội dung đơn và thời điểm, nhưng thông thường mất từ 1 đến 3 tháng.
3. Cấp và gửi Giấy Chứng Nhận: Kết quả đánh giá nếu đáp ứng các yêu cầu, Giấy Chứng Nhận Đủ Điều Kiện Lưu Trú sẽ được cấp (trong trường hợp nộp đơn trực tuyến hoặc đã đăng ký sử dụng trực tuyến, giấy chứng nhận sẽ được gửi qua email). Công ty sẽ gửi bản gốc của giấy chứng nhận qua dịch vụ bưu chính quốc tế cho người nước ngoài ở nước ngoài, hoặc nếu giấy chứng nhận được gửi qua email, công ty sẽ chuyển tiếp email đó cho người nước ngoài.
4. Xin visa tại cơ quan đại diện nước ngoài: Người nước ngoài nhận được Giấy Chứng Nhận Đủ Điều Kiện Lưu Trú sẽ nộp đơn xin visa tại Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Nhật Bản ở quốc gia cư trú của họ. Khi đó, việc nộp giấy chứng nhận hoặc hiển thị email được chuyển tiếp từ công ty sẽ được coi là đã hoàn thành phần lớn thủ tục đánh giá tại Nhật Bản, do đó visa thường được cấp nhanh chóng trong khoảng 5 ngày làm việc.
5. Nhập cảnh vào Nhật Bản và nhận Thẻ Lưu Trú: Sau khi visa được cấp, người nước ngoài sẽ di chuyển đến Nhật Bản. Điều quan trọng cần lưu ý là Giấy Chứng Nhận Đủ Điều Kiện Lưu Trú chỉ có hiệu lực trong 3 tháng kể từ ngày phát hành, và người nước ngoài phải nhập cảnh vào Nhật Bản trong khoảng thời gian này. Khi trải qua thủ tục nhập cảnh tại sân bay Nhật Bản, người nước ngoài cần xuất trình hộ chiếu, visa và Giấy Chứng Nhận Đủ Điều Kiện Lưu Trú, sau đó họ sẽ nhận được Thẻ Lưu Trú ngay tại các sân bay như Haneda, Narita International, Chubu International, Kansai International, New Chitose, Hiroshima và Fukuoka. Đối với các sân bay và cảng khác, Thẻ Lưu Trú sẽ được gửi đến địa chỉ cư trú đã đăng ký sau khi nhập cảnh. Thẻ Lưu Trú này sẽ là giấy tờ tùy thân chính thức của người nước ngoài tại Nhật Bản.

Quy trình hai bước này dựa trên thiết kế hợp lý, tập trung việc đánh giá thực chất vào Cơ quan Quản lý Nhập cư và Lưu trú chuyên nghiệp tại Nhật Bản, giảm bớt gánh nặng cho các cơ quan đại diện ở nước ngoài và đồng thời tăng cường khả năng dự đoán cho cả nhà tuyển dụng và người nước ngoài. Nhờ đó, có thể ngăn chặn trước tình huống người nước ngoài sau khi bỏ ra nhiều thời gian và chi phí để di chuyển nhưng lại bị từ chối nhập cảnh ngay tại cửa ngõ của Nhật Bản.

Phân loại 4 hạng mục doanh nghiệp theo quy mô và định nghĩa của chúng

Trong quá trình xin cấp visa làm việc, Cơ quan Quản lý Nhập cư và Xuất nhập cảnh Nhật Bản phân loại các tổ chức tiếp nhận (cơ quan sở tại) thành 4 hạng mục dựa trên quy mô và độ tin cậy của chúng. Phân loại này là một cơ chế hành chính nhằm quyết định mức độ đơn giản hóa thủ tục xin cấp, và tùy thuộc vào hạng mục mà doanh nghiệp thuộc về, số lượng tài liệu cần nộp khi xin cấp có thể khác nhau đáng kể. Việc doanh nghiệp hiểu rõ mình thuộc hạng mục nào là chìa khóa để chuẩn bị hồ sơ xin cấp một cách trôi chảy.

Hạng mục 1 bao gồm các tổ chức được coi là có độ tin cậy cao nhất. Cụ thể, đó là các doanh nghiệp niêm yết trên sàn giao dịch chứng khoán của Nhật Bản, các công ty tương hỗ hoạt động trong lĩnh vực bảo hiểm, các cơ quan quốc gia hoặc địa phương, và các tổ chức pháp nhân công cộng tương tự. Những tổ chức này được đánh giá cao về mức độ uy tín xã hội và có nền tảng kinh doanh ổn định, do đó, số lượng tài liệu cần nộp khi xin cấp được giảm bớt đáng kể.

Hạng mục 2 chủ yếu bao gồm các doanh nghiệp lớn không niêm yết có nền tảng ổn định. Tiêu chí để xác định hạng mục này là tổng số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ tại nguồn trong “Bảng tổng hợp báo cáo nghĩa vụ pháp lý về thuế” của năm trước phải từ 10 triệu yên trở lên. Ngoài ra, ngay cả khi số thuế thu nhập cá nhân khấu trừ tại nguồn không đạt tiêu chí này, các tổ chức đã được Cơ quan Quản lý Nhập cư và Xuất nhập cảnh Nhật Bản chấp thuận sử dụng “Hệ thống xin cấp visa trực tuyến” cũng được xem là thuộc hạng mục 2.

Hạng mục 3 chủ yếu bao gồm các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Cụ thể, đó là các tổ chức hoặc cá nhân đã nộp “Bảng tổng hợp báo cáo nghĩa vụ pháp lý về thuế” của năm trước cho cơ quan thuế và có tổng số thuế thu nhập cá nhân khấu trừ tại nguồn dưới 10 triệu yên. Phần lớn doanh nghiệp Nhật Bản được phân loại vào hạng mục này.

Hạng mục 4 bao gồm các tổ chức hoặc cá nhân không thuộc bất kỳ hạng mục nào trên. Ví dụ điển hình nhất là các pháp nhân mới thành lập. Do các doanh nghiệp này chưa kết thúc năm tài chính và chưa nộp “Bảng tổng hợp báo cáo nghĩa vụ pháp lý về thuế”, họ cần chứng minh sự ổn định và tính liên tục của hoạt động kinh doanh thông qua các tài liệu khác.

Hệ thống phân loại hạng mục này nhằm mục đích tối ưu hóa quá trình xem xét. Các doanh nghiệp thuộc hạng mục 1 và 2, với sự ổn định kinh doanh đã được chứng minh thông qua các chỉ số công khai hoặc khách quan, thì quá trình xem xét chủ yếu tập trung vào tính phù hợp của người nước ngoài. Ngược lại, đối với các doanh nghiệp hạng mục 3, đặc biệt là hạng mục 4, không chỉ người nước ngoài mà cả nội dung kinh doanh và tình hình tài chính của chính doanh nghiệp tiếp nhận cũng trở thành đối tượng xem xét, do đó yêu cầu nhiều tài liệu chứng minh hơn.

Dưới đây là bảng tổng hợp định nghĩa và ví dụ cụ thể cho từng hạng mục.

Các Loại Tài Liệu Doanh Nghiệp Cần Chuẩn Bị Theo Từng Danh Mục

Khi nộp đơn xin Chứng nhận Tư cách Lưu trú tại Nhật Bản, các tài liệu mà doanh nghiệp cần chuẩn bị sẽ khác nhau tùy thuộc vào bốn danh mục đã đề cập trước đây. Dưới đây, chúng tôi sẽ giải thích cụ thể các tài liệu cần thiết, lấy ví dụ về tư cách lưu trú “Kỹ thuật, Kiến thức Nhân văn, Kinh doanh Quốc tế” mà nhiều doanh nghiệp sử dụng.

Đầu tiên, có những tài liệu chung cần phải nộp cho tất cả các danh mục. Đây là những tài liệu cơ bản cho việc nộp đơn.

• Đơn xin cấp Chứng nhận Tư cách Lưu trú: Sử dụng mẫu mới nhất có thể tải xuống từ trang web của Cục Quản lý Nhập cư Nhật Bản. (Cục Quản lý Nhập cư Nhật Bản “Tư cách Lưu trú ‘Kỹ thuật, Kiến thức Nhân văn, Kinh doanh Quốc tế'” https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/gijinkoku.html)
• Ảnh: Ảnh chứng thực của người nộp đơn phải đáp ứng quy định về kích thước.
• Phong bì trả lời: Dùng để thông báo kết quả xét duyệt, cần ghi rõ địa chỉ người nhận và dán tem thư bảo đảm.
• Bản sao Thông báo Điều kiện Lao động hoặc Hợp đồng Lao động: Tài liệu này nêu rõ các điều kiện lao động cụ thể như nội dung công việc, mức lương, thời gian làm việc, v.v.
• Tài liệu chứng minh học vấn và lịch sử công tác của người nộp đơn: Bao gồm bằng tốt nghiệp đại học và sơ yếu lý lịch mô tả kinh nghiệm làm việc trước đây.

Tiếp theo, để chứng minh danh mục của doanh nghiệp, ngoài các tài liệu chung trên, bạn cần nộp thêm các tài liệu sau đây.

Doanh nghiệp thuộc Danh mục 1 cần nộp một trong những tài liệu sau đây để chứng minh vị thế của mình.

• Bản sao Shikiho (Báo cáo Tài chính theo mùa) hoặc tài liệu chứng minh doanh nghiệp đã niêm yết trên Sở Giao dịch Chứng khoán Nhật Bản.
• Bản sao tài liệu chứng minh đã được cơ quan chủ quản cấp phép thành lập.

Doanh nghiệp thuộc Danh mục 2 và Danh mục 3 cần nộp các tài liệu sau đây để thể hiện quy mô kinh doanh.

• Bản sao Bảng tổng hợp các báo cáo pháp lý về thu nhập tiền lương của nhân viên trong năm trước (có dấu nhận của cơ quan thuế).

Doanh nghiệp thuộc Danh mục 4, do chưa có bất kỳ bản ghi nào về việc nộp thuế, cần phải chứng minh sự ổn định và khả năng tiếp tục kinh doanh một cách khách quan. Do đó, họ cần nộp nhiều tài liệu hơn so với các doanh nghiệp thuộc Danh mục 3 trở xuống. Thông thường, họ sẽ nộp các tài liệu sau đây.

• Kế hoạch kinh doanh: Tài liệu giải thích một cách hợp lý về nội dung kinh doanh cụ thể, dự báo doanh thu và lý do cần thuê người nước ngoài.
• Giấy chứng nhận Đăng ký Kinh doanh của công ty: Tài liệu chính thức do Sở Tư pháp cấp, chứng minh thông tin cơ bản của công ty.
• Bản sao tài liệu quyết toán của năm tài chính gần nhất: Nộp nếu công ty đã trải qua ít nhất một kỳ quyết toán sau khi thành lập. Nếu là công ty mới thành lập và chưa có báo cáo quyết toán, cần phải giải thích rõ điều này.

Sự khác biệt về yêu cầu tài liệu này phản ánh lý lẽ đánh giá rủi ro của Cục Quản lý Nhập cư Nhật Bản. Đối với doanh nghiệp thuộc Danh mục 1 và 2, vì tính đáng tin cậy của hoạt động kinh doanh đã được đảm bảo, nên việc xét duyệt chủ yếu tập trung vào phẩm chất cá nhân của người nộp đơn. Tuy nhiên, đối với doanh nghiệp thuộc Danh mục 3, và đặc biệt là Danh mục 4, cán bộ xét duyệt không chỉ đánh giá người nộp đơn mà còn cả khả năng của chính doanh nghiệp trong việc duy trì việc làm ổn định cho người nước ngoài, cũng như tính hợp pháp và thực chất của hoạt động kinh doanh. Do đó, đặc biệt đối với doanh nghiệp mới thuộc Danh mục 4, việc nộp đơn xin tư cách lưu trú không chỉ là thủ tục tuyển dụng mà còn là cơ hội để chứng minh tính chính đáng và tiềm năng tương lai của hoạt động kinh doanh trước cơ quan chức năng.

Hậu quả pháp lý mà doanh nghiệp phải đối mặt: Rủi ro phạm tội tiếp tay lao động bất hợp pháp theo luật Nhật Bản

Doanh nghiệp tại Nhật Bản khi thuê người nước ngoài cần phải hiểu rõ về hệ thống thị thực và tuân thủ đúng quy trình không chỉ khi tiến hành tuyển dụng mà còn trong suốt quá trình làm việc. Nếu bỏ qua nghĩa vụ này, doanh nghiệp có thể đối mặt với rủi ro pháp lý nghiêm trọng: tội tiếp tay lao động bất hợp pháp. Tội danh này được quy định tại Điều 73-2 của Luật Quản lý Nhập cư Nhật Bản, áp đặt hình phạt nghiêm khắc đối với những người tạo điều kiện cho hoạt động lao động bất hợp pháp.

Có ba hành vi điển hình dẫn đến tội tiếp tay lao động bất hợp pháp. Thứ nhất, việc tuyển dụng người nước ngoài lưu trú bất hợp pháp tại Nhật Bản hoặc những người có thị thực không cho phép lao động (ví dụ: thị thực ngắn hạn). Thứ hai, việc cho phép người nước ngoài làm việc ngoài phạm vi hoạt động được quy định trong thị thực. Chẳng hạn, việc bắt một kỹ sư có thị thực “Kỹ thuật, Chuyên môn và Kinh doanh Quốc tế” tham gia vào công việc đơn giản tại nhà máy không cần đến chuyên môn. Thứ ba, việc cho phép người nước ngoài làm việc quá số giờ được phép theo giấy phép hoạt động ngoài thị thực. Ví dụ, có trường hợp sinh viên quốc tế được phép làm việc tối đa 28 giờ mỗi tuần nhưng lại làm việc 40 giờ.

Nếu vi phạm những hành vi này, chủ doanh nghiệp có thể phải đối mặt với “hình phạt lên đến ba năm tù giam hoặc phạt tiền không quá 3 triệu yên, hoặc cả hai hình phạt”. Hơn nữa, theo luật Nhật Bản, không chỉ người trực tiếp thực hiện vi phạm mà cả tổ chức doanh nghiệp cũng có thể bị phạt tiền theo quy định về trách nhiệm pháp lý đối với cả cá nhân và pháp nhân, đặt ra trách nhiệm cho toàn bộ doanh nghiệp.

Điều đáng chú ý đối với doanh nghiệp là cách xử lý “sơ suất” trong Luật Quản lý Nhập cư Nhật Bản. Theo luật này, việc tuyên bố “không biết hoạt động là bất hợp pháp” không phải là lý do để miễn trách nhiệm. Tuy nhiên, nếu chứng minh được rằng không biết đến việc đó mà không có sơ suất, thì có thể được miễn trừ hình phạt. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp có trách nhiệm chủ động kiểm tra cẩn thận thị thực và khả năng làm việc của người nước ngoài mà họ dự định tuyển dụng, ví dụ như kiểm tra bản gốc của thẻ lưu trú. Nếu chỉ dựa vào bản sao thẻ lưu trú hoặc tin vào lời khai bằng miệng của người lao động mà dẫn đến việc tuyển dụng lao động bất hợp pháp, doanh nghiệp có thể bị coi là “sơ suất trong việc kiểm tra” và trở thành đối tượng của hình phạt.

Bản án có tội về tội tiếp tay lao động bất hợp pháp không chỉ dừng lại ở hình phạt tiền hoặc tù giam mà còn có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Ví dụ, doanh nghiệp bị kết án về tội này có thể không còn đủ điều kiện tham gia vào các chương trình như chương trình thực tập kỹ năng hoặc chương trình kỹ năng đặc định, những chương trình quan trọng đối với nguồn lao động trong một số ngành công nghiệp cụ thể. Điều này cho thấy vi phạm quy định tuân thủ có thể phát triển từ một vấn đề pháp lý đơn thuần thành một rủi ro quản trị có thể đe dọa đến sự tồn tại của doanh nghiệp.

Thủ tục sau khi tuyển dụng: Báo cáo tình hình lao động người nước ngoài tại Nhật Bản

Quy trình tuyển dụng người nước ngoài không kết thúc ngay sau khi họ được cấp phép cư trú và quyết định nhập công ty. Sau khi bắt đầu việc làm, doanh nghiệp còn phải thực hiện các nghĩa vụ pháp lý khác. Một trong số đó là việc nộp “Báo cáo tình hình lao động người nước ngoài”, dựa trên “Luật Tổng hợp các Chính sách Lao động và ổn định việc làm, cũng như cải thiện đời sống nghề nghiệp của người lao động” của Nhật Bản, bắt buộc tất cả các chủ doanh nghiệp phải thực hiện.

Báo cáo này phải được nộp tại cơ quan quản lý lao động công cộng (Hello Work) trong trường hợp doanh nghiệp tuyển dụng mới người nước ngoài hoặc khi người lao động nước ngoài thôi việc. Mục đích của hệ thống này là để chính phủ có thể nắm bắt chính xác tình hình việc làm của người lao động nước ngoài, từ đó thúc đẩy quản lý việc làm phù hợp và hỗ trợ tái việc làm.

Cách thức nộp báo cáo phụ thuộc vào việc người nước ngoài đó có phải là người được bảo hiểm việc làm hay không. Nếu họ là người được bảo hiểm việc làm, việc nộp “Báo cáo đăng ký quyền lợi bảo hiểm việc làm” sẽ đồng thời là việc nộp báo cáo tình hình lao động người nước ngoài, do đó không cần phải nộp thêm bất kỳ tài liệu nào khác.

Ngược lại, nếu tuyển dụng người nước ngoài không đủ điều kiện trở thành người được bảo hiểm việc làm do thời gian làm việc hoặc các điều kiện khác, doanh nghiệp cần phải nộp “Báo cáo tình hình lao động người nước ngoài (Mẫu số 3)”. Mẫu đơn này có thể được tải xuống từ trang web của Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi Nhật Bản (Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi Nhật Bản về “Báo cáo tình hình lao động người nước ngoài” https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/koyou/gaikokujin/todokede/index.html).

Hạn chót nộp báo cáo là cuối tháng sau tháng có sự thay đổi về việc tuyển dụng hoặc thôi việc. Nếu bỏ qua việc nộp báo cáo này hoặc nộp báo cáo giả mạo, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với khoản phạt lên đến 300.000 yên, do đó cần phải hết sức chú ý. Thủ tục này được thực hiện dưới sự quản lý của Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi Nhật Bản, khác biệt với quản lý cư trú do Bộ Tư pháp (Cơ quan Quản lý Nhập cư và Cư trú) quản lý, và doanh nghiệp cần tuân thủ cả hai hệ thống quy định này.

Tóm lược

Việc tuyển dụng nhân sự chuyên nghiệp có quốc tịch nước ngoài là một phương tiện mạnh mẽ để nâng cao khả năng cạnh tranh toàn cầu cho các công ty Nhật Bản. Tuy nhiên, để thực hiện điều này, việc tuân thủ các quy định pháp luật phức tạp và nghiêm ngặt, đặc biệt là Luật Nhập cư của Nhật Bản, là điều kiện tiên quyết. Như đã chi tiết trong bài viết này, việc hiểu rõ về tư cách lưu trú, chuẩn bị tài liệu phù hợp với quy mô công ty, và tránh các rủi ro pháp lý nghiêm trọng như tội phạm hỗ trợ lao động bất hợp pháp, là trách nhiệm của mọi công ty. Những thủ tục này đòi hỏi kiến thức chuyên môn và sự chú ý tỉ mỉ, nếu không chuẩn bị kỹ lưỡng có thể dẫn đến tổn thất thời gian không lường trước và các hình phạt pháp lý.

Phòng luật sư Monolis của chúng tôi đã cung cấp dịch vụ pháp lý liên quan đến visa làm việc và tư cách lưu trú như đã giải thích trong bài viết này cho nhiều khách hàng tại Nhật Bản và có nhiều thành tích đáng tự hào. Điểm mạnh của chúng tôi nằm ở việc sở hữu kiến thức sâu rộng về hệ thống pháp luật Nhật Bản, cùng với đội ngũ luật sư nói tiếng Anh có chứng chỉ hành nghề ở nước ngoài. Điều này cho phép chúng tôi hỗ trợ các quy trình pháp lý vượt qua biên giới một cách chính xác, không chỉ cho các nhân viên pháp lý và nhân sự của công ty mà còn cho cả ứng viên từ nước ngoài. Khi gặp khó khăn trong việc xử lý các thủ tục phức tạp liên quan đến việc tuyển dụng người nước ngoài hoặc xây dựng hệ thống tuân thủ, xin đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi.