Visa làm việc cho việc tuyển dụng người nước ngoài tại Nhật Bản: Thủ tục và yêu cầu của 5 loại tư cách lưu trú chính

Trong những năm gần đây, sự hiện diện của nguồn nhân lực nước ngoài trên thị trường lao động Nhật Bản ngày càng trở nên nổi bật. Theo công bố của Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi Nhật Bản, số lượng người nước ngoài làm việc tại Nhật Bản tiếp tục phá vỡ kỷ lục và theo thống kê của Bộ Tư pháp Nhật Bản, tổng số người nước ngoài cư trú tại Nhật Bản cũng đang trong xu hướng tăng lên. Xu hướng này phản ánh thực trạng nhiều công ty Nhật Bản đang nỗ lực vượt qua ranh giới quốc gia để thu hút nhân tài xuất sắc. Tuy nhiên, thách thức mà các công ty phải đối mặt không chỉ là tìm kiếm nhân tài có tài năng. Thách thức lớn hơn nằm ở việc hiểu biết chính xác và tuân thủ pháp luật quản lý xuất nhập cảnh phức tạp của Nhật Bản. Những hiểu lầm và sai sót trong quy trình xin cấp tư cách lưu trú (thường được gọi là “visa”) có thể dẫn đến sự chậm trễ đáng kể trong quá trình tuyển dụng, rủi ro pháp lý và mất cơ hội trong cuộc cạnh tranh thu hút nhân tài toàn cầu. Bài viết này được tạo ra như một hướng dẫn toàn diện và thực tiễn để giúp các nhà quản lý doanh nghiệp, nhân viên pháp lý và nhân sự hiểu rõ bức tranh tổng thể về các thủ tục pháp lý thiết yếu khi tuyển dụng người nước ngoài tại Nhật Bản. Bài viết tập trung vào 5 loại tư cách lưu trú liên quan đến việc làm chính, bao gồm “Kỹ thuật, Chuyên môn văn hóa và Kinh doanh quốc tế”, “Kỹ năng”, “Chuyển việc nội bộ công ty”, “Quản lý và Điều hành” và “Hoạt động đặc định”. Đối với mỗi loại tư cách lưu trú, chúng tôi sẽ giải thích các yêu cầu pháp lý, điều kiện đặt ra cho cả người nộp đơn và công ty tiếp nhận, cũng như các bước chi tiết của quy trình nộp đơn dựa trên “Luật Quản lý Xuất nhập cảnh và Nhận dạng Người tị nạn” của Nhật Bản và các quy định liên quan của Bộ Tư pháp Nhật Bản.

Quy trình cơ bản: Hiểu về Giấy chứng nhận Đủ điều kiện cư trú tại Nhật Bản

Khi muốn mời gọi và tuyển dụng người nước ngoài cư trú ở nước ngoài đến Nhật Bản, thủ tục tiêu chuẩn cần thực hiện là “Nộp đơn xin cấp Giấy chứng nhận Đủ điều kiện cư trú” (Certificate of Eligibility, viết tắt là COE). COE là tài liệu do Bộ trưởng Bộ Tư pháp Nhật Bản cấp, chứng minh rằng người nước ngoài đó đáp ứng các điều kiện nhập cảnh theo Điều 7-2 của “Luật Quản lý Nhập cảnh và Thừa nhận Người tị nạn” của Nhật Bản. Việc có được COE sẽ làm cho quy trình cấp visa tại Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Nhật Bản ở nước ngoài và quy trình kiểm tra nhập cảnh tại các sân bay Nhật Bản trở nên nhanh chóng hơn.

Quy trình tổng thể diễn ra như sau: Đầu tiên, công ty tiếp nhận tại Nhật Bản sẽ chuẩn bị và nộp đơn xin cấp COE thay mặt cho người nước ngoài dự kiến tuyển dụng. Nơi nộp đơn là Văn phòng Quản lý Nhập cảnh và Cư trú khu vực có trụ sở của công ty hoặc nơi người nước ngoài dự định cư trú. Tiếp theo, Cơ quan Quản lý Nhập cảnh và Cư trú sẽ xem xét nội dung đơn xin, kiểm tra xem bằng cấp, kinh nghiệm làm việc của người nộp đơn và sự ổn định, liên tục của hoạt động kinh doanh của công ty tiếp nhận có đáp ứng tiêu chuẩn của loại visa mà họ đang xin hay không. Nếu đơn xin được chấp thuận sau quá trình xem xét, COE sẽ được cấp và gửi đến công ty tiếp nhận tại Nhật Bản. Gần đây, việc nhận COE qua email cũng đã trở nên khả thi. Công ty sẽ gửi bản gốc hoặc dữ liệu điện tử của COE đã cấp cho người đó ở nước ngoài. Người nhận COE sẽ nộp nó cùng với hộ chiếu và các giấy tờ cần thiết khác tại Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Nhật Bản ở quốc gia của họ để xin visa. Thời hạn hiệu lực của COE là nguyên tắc 3 tháng, và trong khoảng thời gian này, người nộp đơn cần phải xin visa. Người nhập cảnh sẽ thực hiện trong thời hạn hiệu lực của visa đã cấp. Thời hạn hiệu lực 3 tháng này rất quan trọng. Khi kiểm tra nhập cảnh tại các sân bay Nhật Bản, người nhập cảnh cần phải xuất trình hộ chiếu và visa, nộp COE để nhận Thẻ cư trú và chính thức bắt đầu hoạt động làm việc tại Nhật Bản.

Thời gian xem xét tiêu chuẩn của COE từ khi nộp đơn đến khi cấp là khoảng từ 1 đến 3 tháng, tuy nhiên, điều này có thể thay đổi tùy thuộc vào loại visa, quy mô công ty và khối lượng công việc của các Văn phòng Quản lý Nhập cảnh và Cư trú khu vực. Hệ thống COE có thể được xem là một thiết kế hệ thống có chủ ý của chính phủ Nhật Bản nhằm quản lý rủi ro. Việc tập trung phần cốt lõi của quá trình xem xét vào Cơ quan Quản lý Nhập cảnh và Cư trú Nhật Bản, nơi có chuyên môn đánh giá pháp luật và thực tế doanh nghiệp Nhật Bản, giúp giảm bớt gánh nặng xem xét tại các cơ quan đại diện ở nước ngoài và đảm bảo sự thống nhất trong quyết định. Vai trò của các cơ quan đại diện ở nước ngoài chủ yếu bị giới hạn ở việc xác minh danh tính của người nộp đơn và xác thực COE, trong khi quyết định cấp phép thực chất đã được thực hiện. Cơ chế này có nghĩa là việc nộp đơn xin cấp COE là rào cản lớn nhất đối với công ty, và nếu vượt qua được giai đoạn này, quy trình cấp visa sau đó sẽ được tiến hành với độ chắc chắn cao.

Phân Tích Chi Tiết về 5 Loại Visa Làm Việc Chính tại Nhật Bản

Kỹ Thuật, Kiến Thức Nhân Văn & Hoạt Động Quốc Tế

Đây là một trong những loại visa làm việc phổ biến và đa dạng nhất dành cho các chuyên gia. Theo Phụ lục Điều 1-2 của “Luật Quản Lý Nhập Cảnh và Thừa Nhận Người Tị Nạn” của Nhật Bản, tư cách lưu trú này nhằm vào các hoạt động liên quan đến việc thực hiện hợp đồng với các cơ quan công tư của Nhật Bản trong lĩnh vực khoa học tự nhiên như vật lý, kỹ thuật và các ngành khác (“Kỹ Thuật”), hoặc trong lĩnh vực khoa học xã hội như luật học, kinh tế học, xã hội học và các ngành khác đòi hỏi kỹ năng hoặc kiến thức (“Kiến Thức Nhân Văn”), hoặc trong các hoạt động đòi hỏi sự suy nghĩ hoặc cảm nhận dựa trên văn hóa nước ngoài (“Hoạt Động Quốc Tế”).

Để có được tư cách lưu trú này, tiêu chuẩn cho phép nhập cảnh được quy định chi tiết trong “Sắc lệnh của Bộ trưởng Tư pháp Nhật Bản quy định tiêu chuẩn theo Điều 7, Khoản 1, Mục 2 của Luật Quản Lý Nhập Cảnh và Thừa Nhận Người Tị Nạn”. Đối với những người hoạt động trong lĩnh vực “Kỹ Thuật” hoặc “Kiến Thức Nhân Văn”, nguyên tắc chung là người nộp đơn phải tốt nghiệp đại học chuyên ngành liên quan hoặc đã nhận được giáo dục tương đương hoặc cao hơn, hoặc có ít nhất 10 năm kinh nghiệm làm việc. Tuy nhiên, đối với những người làm việc trong lĩnh vực công nghệ thông tin, có một ngoại lệ đặc biệt nếu họ vượt qua các kỳ thi cụ thể do Bộ trưởng Tư pháp chỉ định, yêu cầu này có thể được nới lỏng. Đối với lĩnh vực “Hoạt Động Quốc Tế” (ví dụ: dịch thuật, phiên dịch, tiếp thị, giao dịch quốc tế, v.v.), nguyên tắc chung là cần có ít nhất 3 năm kinh nghiệm làm việc. Tuy nhiên, nếu công việc liên quan đến dịch thuật, phiên dịch hoặc giảng dạy ngôn ngữ, yêu cầu kinh nghiệm làm việc 3 năm này có thể được miễn cho người đã tốt nghiệp đại học. Một yêu cầu quan trọng chung cho tất cả các lĩnh vực là mức lương mà người nộp đơn nhận được phải tương đương hoặc cao hơn so với mức lương mà người Nhật Bản nhận được khi làm cùng công việc.

Các tài liệu cần nộp trong quá trình xin visa phụ thuộc vào 4 “Danh mục” được thiết lập dựa trên quy mô và độ tin cậy của công ty tiếp nhận. Hệ thống danh mục này được Cơ quan Quản lý Nhập cảnh và Lưu trú Nhật Bản áp dụng nhằm tăng cường hiệu quả xét duyệt. Danh mục 1 bao gồm các công ty niêm yết trên sàn giao dịch chứng khoán của Nhật Bản, Danh mục 2 là các tổ chức/cá nhân có tổng số thuế thu nhập từ tiền lương nộp trong năm trước ít nhất là 10 triệu yên, Danh mục 3 là các tổ chức/cá nhân đã nộp bảng tổng hợp báo cáo pháp lý của năm trước (trừ Danh mục 2), và Danh mục 4 bao gồm các công ty mới thành lập và các trường hợp khác.

Các tài liệu cần nộp bao gồm “Đơn xin cấp Giấy chứng nhận Tư cách Lưu trú” chung cho tất cả các danh mục (kèm ảnh) và phong bì trả lời, cùng với các tài liệu chứng minh danh mục của công ty (ví dụ: bản sao báo cáo mùa vụ cho Danh mục 1), các tài liệu chứng minh học vấn và lịch sử công tác của người nộp đơn như bằng tốt nghiệp hoặc chứng chỉ làm việc, và giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty tiếp nhận cùng với báo cáo tài chính gần nhất (đặc biệt là cho Danh mục 3 và 4). Ngoài ra, theo Điều 15 của “Luật Tiêu chuẩn Lao động” của Nhật Bản, bản sao hợp đồng lao động hoặc thông báo điều kiện lao động, nêu rõ nội dung công việc, mức lương, thời hạn làm việc, v.v., cũng là không thể thiếu. Mẫu đơn có thể tải về từ trang web của Cơ quan Quản lý Nhập cảnh và Lưu trú, và việc nộp đơn được thực hiện tại Văn phòng Quản lý Nhập cảnh và Lưu trú khu vực có thẩm quyền nơi công ty đặt trụ sở.

Kỹ năng

Trình độ lưu trú “Kỹ năng” tại Nhật Bản nhằm vào các chuyên gia có kỹ năng chuyên môn cao trong các lĩnh vực cụ thể của ngành công nghiệp hơn là trình độ học vấn. Các nghề nghiệp cụ thể bao gồm đầu bếp ẩm thực nước ngoài, huấn luyện viên thể thao, phi công máy bay, thợ chế tác kim loại quý, và nhiều nghề khác. Điểm đặc biệt của trình độ lưu trú này là yêu cầu chuyên môn cao, khác biệt so với “Kỹ năng Đặc định” nhằm mục đích chấp nhận nguồn lao động rộng lớn hơn trong các ngành công nghiệp đang thiếu hụt nhân lực nghiêm trọng.

Tiêu chí cấp phép nhập cảnh chủ yếu dựa trên kinh nghiệm thực tế lâu năm hơn là trình độ học vấn. Theo quy định của Bộ Tư pháp Nhật Bản, số năm kinh nghiệm thực tế cần thiết được xác định cụ thể cho từng loại nghề. Ví dụ, đối với đầu bếp ẩm thực nước ngoài, cần có ít nhất 10 năm kinh nghiệm thực tế, bao gồm cả thời gian học tập tại các cơ sở giáo dục liên quan. Đối với huấn luyện viên thể thao, yêu cầu là hơn 3 năm kinh nghiệm thực tế hoặc kinh nghiệm tham gia các giải đấu quốc tế như Olympic hay các giải vô địch thế giới. Đối với sommelier và phi công máy bay, cũng yêu cầu ít nhất 5 năm kinh nghiệm thực tế hoặc số giờ bay và các chứng chỉ cụ thể. Ngoài ra, giống như các trình độ lưu trú khác, điều kiện bắt buộc là phải nhận được mức lương tối thiểu bằng hoặc cao hơn mức lương mà người Nhật nhận được khi làm cùng công việc.

Quy trình nộp đơn là theo trình tự chuẩn của việc cấp COE (Chứng nhận Đủ Điều Kiện Lưu Trú). Các tài liệu nộp kèm cần chứng minh một cách khách quan kinh nghiệm thực tế phong phú của người nộp đơn. Các giấy tờ quan trọng bao gồm giấy chứng nhận làm việc từ nhà tuyển dụng trước đây, mô tả chi tiết về chức vụ, nội dung công việc cụ thể và thời gian làm việc. Mẫu đơn “Đơn xin cấp Chứng nhận Đủ Điều Kiện Lưu Trú (Kỹ năng)” có sẵn trên trang web của Cơ quan Quản lý Nhập cư Nhật Bản và nộp tại cơ quan quản lý nhập cư khu vực có thẩm quyền.

Chuyển Đổi Nội Bộ Công Ty Dưới Luật Nhật Bản

Định cư này chuyên biệt cho trường hợp nhân viên làm việc tại các văn phòng nước ngoài được chuyển đến làm việc tại trụ sở chính, chi nhánh, hoặc công ty con liên quan ở Nhật Bản trong một khoảng thời gian nhất định. Các hoạt động được thực hiện tại Nhật Bản phải nằm trong phạm vi công việc được phép theo định cư “Kỹ thuật, Kiến thức Nhân văn, Kinh doanh Quốc tế”.

Các tiêu chuẩn cho phép nhập cảnh đặt ra những yêu cầu rõ ràng đối với cả người nộp đơn và công ty. Đối với người nộp đơn, trước khi chuyển công tác, họ cần phải liên tục tham gia vào công việc thuộc lĩnh vực “Kỹ thuật, Kiến thức Nhân văn, Kinh doanh Quốc tế” tại văn phòng chuyển công tác ở nước ngoài trong ít nhất một năm. Đối với công ty, cần có mối quan hệ vốn đầu tư rõ ràng giữa văn phòng chuyển công tác và văn phòng tiếp nhận, như là công ty mẹ và công ty con hoặc trụ sở chính và chi nhánh. Về mặt tiền lương, cũng cần phải đảm bảo rằng mức lương phải tương đương hoặc cao hơn so với mức lương mà người Nhật nhận được khi làm cùng công việc.

Định cư “Chuyển Đổi Nội Bộ Công Ty” là một phương tiện quan trọng cho các doanh nghiệp toàn cầu trong việc triển khai nhân sự một cách chiến lược. Đặc biệt, yêu cầu về trình độ học vấn tốt nghiệp đại học thường được yêu cầu trong “Kỹ thuật, Kiến thức Nhân văn, Kinh doanh Quốc tế” không được đề cập cụ thể trong tiêu chuẩn của định cư này. Thay vào đó, kinh nghiệm làm việc ít nhất một năm tại văn phòng chuyển công tác được coi trọng hơn. Nhờ vậy, các công ty có thể chuyển nhân viên không có bằng cấp nhưng đã tích lũy nhiều năm kinh nghiệm và có chuyên môn cao từ nội bộ công ty sang Nhật Bản. Nói cách khác, hệ thống này đánh giá cao thành tích và kinh nghiệm làm việc trong công ty hơn là bằng cấp từ bên ngoài, và là công cụ không thể thiếu cho các công ty muốn phát triển nhân sự nội bộ và sử dụng khả năng của họ qua biên giới quốc gia.

Quy trình nộp đơn bao gồm các bước tiêu chuẩn của quy trình cấp COE và sử dụng hệ thống phân loại công ty đã nêu trên. Các tài liệu chính cần nộp bao gồm tài liệu chứng minh mối quan hệ vốn giữa văn phòng chuyển công tác và văn phòng tiếp nhận (ví dụ: tài liệu cho thấy mối quan hệ đầu tư), giấy chứng nhận làm việc hơn một năm tại văn phòng chuyển công tác của người nộp đơn, và các lệnh chuyển công tác hoặc quyết định do công ty phát hành. Mẫu đơn “Giấy chứng nhận định cư cho chuyển đổi nội bộ công ty” có thể tải về từ trang web của Cơ quan Quản lý Nhập cư và có thể nộp tại văn phòng quản lý nhập cư khu vực có thẩm quyền.

Quản lý & Kinh doanh

Tư cách lưu trú “Quản lý & Kinh doanh” dành cho người nước ngoài thực hiện các hoạt động quản lý hoặc kinh doanh thương mại hoặc các loại hình doanh nghiệp khác tại Nhật Bản. Điều này bao gồm các vị trí như đại diện pháp luật của công ty, thành viên hội đồng quản trị, quản lý, và các vị trí tương tự.

Các tiêu chuẩn cho việc cấp phép nhập cảnh với tư cách lưu trú này đặc biệt nghiêm ngặt so với các loại visa làm việc khác tại Nhật Bản. Theo quy định của Bộ Tư pháp Nhật Bản, trước hết, cần phải có một văn phòng kinh doanh vật lý được bảo đảm bên trong lãnh thổ Nhật Bản. Các văn phòng ảo hoặc chỉ là địa chỉ cư trú không được chấp nhận theo nguyên tắc. Tiếp theo, về yêu cầu quy mô kinh doanh, cần phải đáp ứng một trong các điều kiện sau: một là, ngoài người tham gia quản lý hoặc kinh doanh, phải có ít nhất hai nhân viên toàn thời gian cư trú tại Nhật Bản; hai là, số vốn điều lệ hoặc tổng số tiền góp vốn phải từ 5 triệu yên trở lên. Ngoài ra, nếu người nộp đơn không phải là nhà đầu tư hoặc chủ doanh nghiệp mà là người quản lý, thì yêu cầu phải có ít nhất ba năm kinh nghiệm trong việc quản lý hoặc kinh doanh doanh nghiệp (bao gồm cả thời gian chuyên ngành về quản lý hoặc kinh doanh tại các trường sau đại học). Về mức lương, cũng cần phải tương đương hoặc cao hơn mức lương mà người Nhật Bản nhận được khi đảm nhiệm vị trí tương đương.

Quy trình nộp đơn xin Giấy chứng nhận đủ điều kiện lưu trú (COE) là tiêu chuẩn, nhưng số lượng tài liệu cần nộp rất đa dạng. Bên cạnh các tài liệu cá nhân của người nộp đơn, cần có kế hoạch kinh doanh chi tiết chứng minh tính cụ thể và khả năng thực hiện của doanh nghiệp, tài liệu chứng minh khoản đầu tư trên 5 triệu yên (ví dụ: sao kê tài khoản ngân hàng xác nhận việc nộp vốn điều lệ), hợp đồng thuê văn phòng, giấy chứng nhận đăng ký công ty, và nếu có việc thuê từ hai nhân viên toàn thời gian trở lên thì cần có hợp đồng lao động và bản sao thẻ lưu trú của họ. Mẫu đơn “Giấy chứng nhận đủ điều kiện lưu trú (Quản lý & Kinh doanh)” có sẵn trên trang web của Cơ quan Quản lý Nhập cư Nhật Bản, và việc nộp đơn được thực hiện tại Văn phòng Quản lý Nhập cư khu vực có thẩm quyền nơi công ty đặt trụ sở.

Hoạt Động Đặc Định Dưới Luật Nhật Bản

“Hoạt động đặc định” là một danh mục toàn diện và đặc biệt dành cho người nước ngoài tham gia vào các hoạt động không phân loại vào bất kỳ tư cách lưu trú nào khác theo quy định của “Luật Quản lý Nhập cư và Thừa nhận Người tị nạn” của Nhật Bản. Khác với các tư cách lưu trú khác được định nghĩa trong phụ lục của luật này, tư cách lưu trú này được Bộ trưởng Bộ Tư pháp Nhật Bản cấp phép thông qua việc chỉ định cụ thể hoạt động cho từng cá nhân. Tư cách lưu trú này được chia thành hai loại chính: hoạt động đặc định được quy định trước trong thông báo của Bộ Tư pháp (hoạt động đặc định theo thông báo) và hoạt động đặc định không nằm trong thông báo nhưng được cấp phép dựa trên hoàn cảnh cụ thể (hoạt động đặc định ngoài thông báo). Điểm cần lưu ý là tính chất cực kỳ linh hoạt của tư cách này, với việc các hoạt động mới được thêm vào theo sự thay đổi của tình hình kinh tế xã hội.

Các “hoạt động đặc định” chính liên quan đến hoạt động doanh nghiệp bao gồm:

• Hoạt động tìm việc của sinh viên tốt nghiệp đại học trong nước: Đây là tư cách lưu trú cho sinh viên quốc tế đã tốt nghiệp từ các trường đại học hoặc cao đẳng chuyên nghiệp tại Nhật Bản và muốn tiếp tục tìm việc làm sau khi tốt nghiệp. Thời hạn lưu trú thông thường là 6 tháng và có thể được gia hạn một lần nữa 6 tháng (tối đa 1 năm). Để có được tư cách này, bạn cần có thư giới thiệu từ trường đại học mà bạn đã theo học.
• Thực tập sinh: Dành cho sinh viên đang theo học tại các trường đại học nước ngoài tham gia vào chương trình thực tập tại các công ty Nhật Bản như một phần của khóa học giáo dục của họ. Yêu cầu bao gồm việc có hợp đồng giữa trường đại học và công ty tiếp nhận, và thời gian thực tập thường không quá 1 năm và không vượt quá một nửa thời gian học tại trường đại học.
• Chương trình Làm việc kết hợp Nghỉ phép (Working Holiday): Đây là chương trình cho thanh niên từ các quốc gia và khu vực đã ký kết hiệp định với Nhật Bản, cho phép họ lưu trú tại Nhật Bản với mục đích chính là nghỉ phép và thực hiện công việc làm thêm để bổ sung nguồn tài chính cho thời gian lưu trú. Thường có giới hạn độ tuổi từ 18 đến 30 tuổi.
• Digital Nomad (Người làm việc tự do di động): Đây là danh mục mới được thiết lập vào năm 2024, nhằm mục tiêu đối với người nước ngoài làm việc từ xa không bị ràng buộc bởi địa điểm và có thu nhập cao. Các yêu cầu chính bao gồm có thu nhập từ 10 triệu yên trở lên, là đối tượng miễn thị thực, có quốc tịch của quốc gia hoặc khu vực đã ký kết hiệp định thuế với Nhật Bản, và tham gia bảo hiểm y tế tư nhân. Thời hạn lưu trú là 6 tháng và không được gia hạn.

Quy trình nộp đơn cho các hoạt động này rất khác nhau tùy thuộc vào nội dung của chúng. Ví dụ, Digital Nomad và Thực tập sinh thường cần phải được mời từ nước ngoài (nộp đơn cấp COE) là cơ bản, trong khi hoạt động tìm việc sau khi tốt nghiệp đại học thường được thực hiện bằng cách thay đổi tư cách lưu trú cho sinh viên quốc tế đã có mặt tại Nhật Bản. Các giấy tờ cần thiết cũng khác nhau tùy theo hoạt động: đối với việc tìm việc, bạn cần có thư giới thiệu từ trường đại học; đối với thực tập sinh, bạn cần có hợp đồng giữa trường đại học và công ty; đối với Digital Nomad, bạn cần chứng minh thu nhập và bảo hiểm. Thông tin về quy trình nộp đơn có thể được tìm thấy trên trang “Tư cách lưu trú ‘Hoạt động đặc định'” của trang web Cơ quan Quản lý Nhập cư và Lưu trú Nhật Bản.

So sánh tổng quan các loại visa làm việc chính tại Nhật Bản

Năm loại tư cách lưu trú chính mà chúng tôi đã giải thích cho đến nay đều có mục đích và yêu cầu khác nhau. Để giúp các nhà tuyển dụng và quản lý doanh nghiệp có thể nhanh chóng xác định tư cách lưu trú phù hợp nhất với lý lịch và nội dung công việc dự kiến của người lao động nước ngoài mà họ đang xem xét tuyển dụng, dưới đây là bảng so sánh các đặc điểm của chúng.

Như có thể thấy từ bảng so sánh này, việc lựa chọn tư cách lưu trú không chỉ là một thủ tục hành chính mà còn liên quan sâu sắc đến chiến lược tuyển dụng của doanh nghiệp. Ví dụ, nếu muốn tuyển dụng một nhà phát triển phần mềm xuất sắc với 15 năm kinh nghiệm thực tế nhưng không tốt nghiệp đại học, yêu cầu về học vấn của tư cách lưu trú “Kỹ thuật, Kiến thức Nhân văn, Kinh doanh Quốc tế” sẽ không được đáp ứng, nhưng có thể nộp đơn dựa trên yêu cầu về kinh nghiệm làm việc. Nếu người lao động đó đã làm việc tại công ty trong cùng tập đoàn hơn một năm, thì “Chuyển đổi nội bộ công ty” có thể là một lựa chọn khả thi hơn với quy trình đơn giản hóa. Do đó, việc phân tích lý lịch của ứng viên trước và chọn lựa tư cách lưu trú có khả năng được phê duyệt cao nhất là vô cùng quan trọng để tiến trình tuyển dụng diễn ra suôn sẻ. Sự tham gia từ giai đoạn đầu của bộ phận nhân sự và pháp lý để xây dựng chiến lược visa tối ưu không chỉ giúp cải thiện hiệu quả thủ tục hành chính mà còn là chìa khóa giúp doanh nghiệp giành lợi thế trong cuộc cạnh tranh tài năng toàn cầu.

Nghĩa vụ pháp lý quan trọng đối với các công ty tiếp nhận

Các công ty tại Nhật Bản khi thuê người nước ngoài không chỉ phải tuân thủ các thủ tục theo Luật Quản lý Nhập cảnh và Xuất cảnh mà còn phải chịu các nghĩa vụ dựa trên luật lao động liên quan của Nhật Bản. Đặc biệt, hai điểm sau đây liên quan trực tiếp đến việc nộp và duy trì tư cách lưu trú, do đó, chúng vô cùng quan trọng.

Nghĩa vụ minh bạch điều kiện lao động

Điều 15 của “Luật Tiêu chuẩn Lao động Nhật Bản” yêu cầu người sử dụng lao động phải minh bạch bằng văn bản với người lao động về mức lương, giờ làm việc và các điều kiện lao động chính khác khi ký kết hợp đồng lao động. Văn bản này thường được gọi là “Thông báo Điều kiện Lao động” và là tài liệu cần thiết khi nộp đơn xin tư cách lưu trú, chứng minh mối quan hệ làm việc hợp lệ và thông tin về tiền lương cũng như nội dung công việc. Các “điều khoản phải minh bạch tuyệt đối” bằng văn bản bao gồm thời hạn hợp đồng lao động, địa điểm làm việc và công việc cần thực hiện, thời gian bắt đầu và kết thúc làm việc, ngày nghỉ và kỳ nghỉ, phương thức quyết định và thanh toán tiền lương, cũng như các vấn đề liên quan đến việc nghỉ việc.

Nghĩa vụ tham gia bảo hiểm xã hội và bảo hiểm lao động

Theo pháp luật, những người lao động nước ngoài đáp ứng các yêu cầu tham gia giống như người lao động Nhật Bản phải được tham gia vào hệ thống bảo hiểm xã hội và bảo hiểm lao động của Nhật Bản. Điều này bao gồm bảo hiểm y tế, bảo hiểm hưu trí, bảo hiểm thất nghiệp và bảo hiểm tai nạn lao động (bảo hiểm lao động). Việc tuân thủ nghĩa vụ tham gia các loại bảo hiểm này không chỉ là vấn đề của luật lao động. Gần đây, Cơ quan Quản lý Nhập cảnh và Xuất cảnh Nhật Bản có xu hướng kiểm tra nghiêm ngặt tình trạng tham gia bảo hiểm xã hội khi xem xét đơn xin gia hạn thời gian lưu trú. Nếu công ty không đảm bảo việc tham gia bảo hiểm một cách thích hợp cho nhân viên, điều này có thể trở thành lý do từ chối gia hạn thời gian lưu trú, dẫn đến rủi ro trực tiếp là mất đi nguồn nhân lực nước ngoài quý giá của công ty.

Tóm lược

Việc vận hành hệ thống visa làm việc tại Nhật Bản là một quá trình phức tạp đòi hỏi kiến thức pháp lý chuyên môn và kế hoạch chiến lược cẩn trọng. Việc hiểu rõ yêu cầu của từng loại tư cách lưu trú, chuẩn bị một lượng lớn tài liệu mà không có bất kỳ thiếu sót nào, và luôn cập nhật với các sửa đổi pháp luật, có thể trở thành gánh nặng lớn cho nhiều công ty. Những sai sót nhỏ trong quy trình có thể chứa đựng rủi ro làm sụp đổ toàn bộ kế hoạch tuyển dụng. Văn phòng luật sư Monolith có bề dày kinh nghiệm trong việc cung cấp dịch vụ pháp lý rộng lớn cho nhiều khách hàng trong và ngoài nước, từ việc nộp đơn xin visa làm việc như đã giải thích trong bài viết này, cho đến quản lý tư cách lưu trú sau đó. Điểm mạnh của chúng tôi không chỉ là sự thông thạo pháp luật Nhật Bản, mà còn ở chỗ có nhiều thành viên nói tiếng Anh có chứng chỉ luật sư nước ngoài. Dựa trên sự hiểu biết sâu rộng về pháp luật Nhật Bản và thực tiễn kinh doanh quốc tế, chúng tôi có thể cung cấp sự hỗ trợ trơn tru và toàn diện cho các thách thức mà doanh nghiệp khách hàng đang đối mặt. Các công ty đang gặp phải thách thức trong việc tuyển dụng người nước ngoài, hoặc đang lên kế hoạch cho việc này, hãy liên hệ với đội ngũ chuyên gia của chúng tôi để được tư vấn.