Điểm quan trọng khi xin visa làm việc theo ngành nghề: Việc làm cho người nước ngoài trong ngành kinh doanh ăn uống

Ngành công nghiệp ẩm thực Nhật Bản đang đối mặt với thách thức cấu trúc nghiêm trọng là tình trạng thiếu hụt nhân lực. Để phá vỡ tình trạng này, nhiều công ty đã tìm thấy lối thoát bằng cách tuyển dụng nguồn nhân lực nước ngoài. Tuy nhiên, việc tuyển dụng người nước ngoài không chỉ dừng lại ở hoạt động tuyển dụng mà còn phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật, bắt đầu từ “Luật Quản lý Nhập cảnh và Thừa nhận Người tị nạn” của Nhật Bản (sau đây gọi là “Luật Nhập cảnh”). Nếu một công ty cho phép người nước ngoài không có tư cách lưu trú thích hợp làm việc, công ty đó có thể trở thành đối tượng của tội phạm nghiêm trọng là “tội khuyến khích lao động bất hợp pháp”, và người đại diện cũng như nhân viên nhân sự cá nhân cũng có nguy cơ bị trừng phạt. Do đó, để thành công trong việc tuyển dụng người nước ngoài trong ngành ẩm thực, việc nhìn nhận chiến lược tuyển dụng và tuân thủ pháp luật từ góc độ quản lý doanh nghiệp là điều không thể thiếu. Để người nước ngoài có thể làm việc tại Nhật Bản, họ phải có “tư cách lưu trú” phù hợp với nội dung hoạt động của họ. Có hai loại tư cách lưu trú có thể được sử dụng để làm việc trong ngành ẩm thực: “tư cách lưu trú dựa trên tình trạng hoặc địa vị” không giới hạn hoạt động lao động, và “tư cách lưu trú theo loại hình hoạt động” (thường được gọi là visa lao động) chỉ cho phép làm việc trong các ngành nghề cụ thể được phép. Loại sau bao gồm “kỹ thuật, kiến thức nhân văn, kinh doanh quốc tế” dành cho các chuyên gia, “kỹ năng” dành cho đầu bếp có kỹ năng, và “kỹ năng đặc định” nhằm mục đích chính là tuyển dụng nhân viên tại hiện trường, mỗi loại đều có các yêu cầu và hạn chế khác nhau. Bài viết này nhằm cung cấp hướng dẫn pháp lý và thực tiễn cho các nhà quản lý doanh nghiệp và nhân viên pháp lý, nhân sự trong ngành ẩm thực, giúp họ đưa ra quyết định chính xác về việc tuyển dụng người nước ngoài. Chúng tôi sẽ giải thích chi tiết về các yêu cầu cụ thể của từng loại tư cách lưu trú, phạm vi công việc được cho phép, và nghĩa vụ pháp lý mà phía công ty cần thực hiện, dựa trên các quy định pháp luật liên quan. 

Tổng quan về tư cách lưu trú cho việc tuyển dụng người nước ngoài trong ngành ẩm thực tại Nhật Bản

Khi xem xét việc tuyển dụng người nước ngoài, điều quan trọng đầu tiên là hiểu rõ sự khác biệt pháp lý giữa “thị thực (visa)” và “tư cách lưu trú”. “Thị thực” do các cơ quan đại diện ngoại giao của Nhật Bản (đại sứ quán hoặc lãnh sự quán) cấp, là tài liệu khẳng định rằng hộ chiếu của người nước ngoài đó có hiệu lực và không có trở ngại nào cho việc nhập cảnh vào Nhật Bản. Ngược lại, “tư cách lưu trú” là quyền được phép hoạt động hợp pháp trong nước Nhật, được cấp bởi Cơ quan Quản lý Nhập cư và Lưu trú. “Thẻ lưu trú” là tài liệu chứng minh tư cách lưu trú chính thức, và các doanh nghiệp có nghĩa vụ pháp lý phải kiểm tra nội dung ghi trên thẻ lưu trú của ứng viên trong quá trình tuyển dụng.

Khi tuyển dụng người nước ngoài trong ngành ẩm thực, tư cách lưu trú cần xem xét có thể chia thành hai loại chính dựa trên tính chất pháp lý của chúng.

Loại đầu tiên là “tư cách lưu trú dựa trên tình trạng cá nhân hoặc địa vị”. Bao gồm “người cư trú vĩnh viễn”, “vợ/chồng người Nhật Bản, v.v.”, “vợ/chồng người cư trú vĩnh viễn, v.v.”, và “người cư trú ổn định”. Những tư cách lưu trú này được cấp dựa trên tình trạng cá nhân hoặc mối liên kết với Nhật Bản, do đó không hề có hạn chế nào đối với hoạt động làm việc trong nước. Vì vậy, người nước ngoài có những tư cách này có thể tham gia vào mọi công việc giống như người Nhật, bao gồm cả nấu ăn, phục vụ, dọn dẹp và các công việc khác được coi là “lao động đơn giản” sẽ được đề cập sau. Đối với doanh nghiệp, đây là nguồn nhân lực có khả năng linh hoạt nhất trong việc tuyển dụng, nhưng cũng có những điểm cần lưu ý. Tư cách lưu trú “vợ/chồng người Nhật Bản, v.v.” và “vợ/chồng người cư trú vĩnh viễn, v.v.” dựa trên điều kiện là mối quan hệ hôn nhân vẫn còn tồn tại. Trong trường hợp ly hôn hoặc mất đi người bạn đời, họ có thể mất tư cách lưu trú và không thể tiếp tục làm việc. Doanh nghiệp cần kiểm tra định kỳ tính hợp lệ của thẻ lưu trú sau khi tuyển dụng để quản lý rủi ro tuân thủ pháp luật.

Loại thứ hai là “tư cách lưu trú theo loại hình hoạt động”, hay còn gọi là visa làm việc. Đây là tư cách lưu trú được cấp cho việc thực hiện các hoạt động chuyên môn cụ thể, và các hoạt động nằm ngoài phạm vi công việc được phép sẽ bị hạn chế nghiêm ngặt. Trong ngành ẩm thực, vấn đề phát sinh khi nhiều công việc tại hiện trường, chẳng hạn như phục vụ tại quầy bar, rửa chén hay sắp xếp đơn giản, theo quan điểm của luật nhập cư, được phân loại là “lao động đơn giản” không yêu cầu chuyên môn. Visa làm việc dành cho các nghề truyền thống chuyên nghiệp, đặc biệt là “kỹ thuật, kiến thức nhân văn, hoạt động quốc tế”, nguyên tắc không cho phép lao động đơn giản làm công việc chính. Hạn chế pháp lý này đã trở thành rào cản lớn cho ngành ẩm thực trong việc tuyển dụng người nước ngoài làm nhân viên vận hành cửa hàng trong nhiều năm. Để giải quyết vấn đề cấu trúc này, “tư cách lưu trú đặc định kỹ năng” đã được tạo ra, sẽ được đề cập sau. Hiểu rõ bối cảnh này là bước đầu tiên để nắm bắt mục đích và hạn chế của từng tư cách lưu trú một cách chính xác, từ đó tuyển dụng nhân sự phù hợp với nhu cầu của công ty một cách hợp pháp.

Chuyên môn và Quản lý: Tư cách lưu trú ‘Kỹ thuật, Nhân văn, Kinh doanh Quốc tế’ tại Nhật Bản

Tư cách lưu trú ‘Kỹ thuật, Nhân văn, Kinh doanh Quốc tế’ được thiết kế cho những người nước ngoài làm việc trong lĩnh vực kỹ thuật chuyên môn, kiến thức nhân văn hoặc công việc đòi hỏi sự suy nghĩ và cảm nhận dựa trên văn hóa nước ngoài. Trong ngành ẩm thực, phạm vi áp dụng của nó có hạn nhưng có thể đóng vai trò quan trọng dưới những điều kiện nhất định.

Công việc được cho phép và cấm kỳ

Trọng tâm của tư cách lưu trú này là giới hạn trong các công việc chuyên môn không liên quan đến sản xuất. Cụ thể, các công việc được cho phép bao gồm marketing, tài chính, nhân sự, kế hoạch kinh doanh, phụ trách mở rộng kinh doanh quốc tế tại các bộ phận chức năng chính của công ty. Ngoài ra, các vị trí như giám sát viên (SV) hoặc quản lý khu vực cũng có thể được xem xét nếu công việc của họ chủ yếu là quản lý như phân tích dữ liệu doanh số, xây dựng chương trình đào tạo nhân viên, lập kế hoạch chiến lược marketing.

Ngược lại, các công việc tại cửa hàng như nấu ăn, phục vụ, dọn dẹp, thu ngân và các hoạt động khác được coi là ‘lao động đơn giản’ không đòi hỏi chuyên môn và không nằm trong phạm vi hoạt động của tư cách lưu trú này. Ngay cả khi có chức danh là ‘quản lý cửa hàng’ hoặc ‘quản lý’, nếu phần lớn công việc thực tế là hoạt động tại chỗ thì sẽ không được chấp thuận. Việc thực hiện công việc tại chỗ một cách không thể tránh khỏi trong quá trình thực hiện nhiệm vụ không ngay lập tức trở thành lý do để từ chối, nhưng cơ quan quản lý nhập cư sẽ đưa ra quyết định dựa trên nội dung cụ thể của công việc được ghi trong hợp đồng lao động và mô tả công việc chứ không phải dựa trên danh hiệu công việc.

Sự phân biệt nghiêm ngặt này liên quan chặt chẽ đến quy mô kinh doanh và cấu trúc tổ chức của công ty. Đối với các cửa hàng ăn uống nhỏ lẻ do cá nhân quản lý, việc quản lý và hoạt động tại chỗ thường không thể tách rời và khó có thể giải thích một cách hợp lý nhu cầu về ‘nhân sự chuyên môn hoá trong quản lý’. Ngược lại, đối với các chuỗi cửa hàng có nhiều chi nhánh, việc bố trí nhân sự quản lý chuyên nghiệp tại trụ sở hoặc bộ phận tổng hợp thường được công nhận một cách khách quan hơn. Nói cách khác, khả năng đạt được visa ‘Kỹ thuật, Nhân văn, Kinh doanh Quốc tế’ cũng có thể được xem là chỉ số cho thấy công ty đã đạt đến quy mô kinh doanh và độ chín của tổ chức cần thiết để yêu cầu nhân sự chuyên môn không liên quan đến sản xuất.

Yêu cầu đối với người nộp đơn và công ty

Để có được tư cách lưu trú này, cả người nước ngoài và công ty tuyển dụng đều cần đáp ứng các yêu cầu khắt khe.

Người nước ngoài cần có yêu cầu về học vấn hoặc kinh nghiệm làm việc. Nguyên tắc chung là cần tốt nghiệp đại học liên quan đến lĩnh vực công việc mà họ sẽ tham gia hoặc đã tốt nghiệp từ trường chuyên môn tại Nhật Bản. Nếu không đáp ứng được yêu cầu về học vấn, có thể thay thế bằng kinh nghiệm làm việc thực tế từ 10 năm trở lên trong lĩnh vực ‘Kỹ thuật’ hoặc ‘Nhân văn’, hoặc ít nhất 3 năm trong ‘Kinh doanh Quốc tế’ (dịch thuật, phiên dịch, giao dịch quốc tế, v.v.). Điều quan trọng là phải có mối liên hệ rõ ràng giữa học vấn hoặc kinh nghiệm làm việc với nội dung công việc sẽ thực hiện tại Nhật Bản.

Yêu cầu đối với công ty bao gồm sự ổn định và tính liên tục của kinh doanh cũng như việc đề xuất điều kiện làm việc phù hợp. Khi nộp đơn, cần chứng minh tình hình kinh doanh lành mạnh thông qua các tài liệu tài chính. Ngoài ra, mức lương trả cho người nước ngoài phải tương đương hoặc cao hơn so với mức lương của nhân viên Nhật Bản làm công việc tương tự. Điều này nhằm ngăn chặn việc sử dụng lao động nước ngoài với chi phí thấp và đảm bảo điều kiện làm việc xứng đáng cho nhân sự chuyên môn.

Tư cách lưu trú dành cho đầu bếp chuyên nghiệp: “Kỹ năng”

Tư cách lưu trú “Kỹ năng” là dành cho người nước ngoài làm việc trong các lĩnh vực đặc biệt của ngành công nghiệp cần “kỹ năng chuyên môn cao” tại Nhật Bản. Trong ngành ẩm thực, tư cách này thực tế được sử dụng như một loại visa đặc biệt để tuyển dụng đầu bếp chuyên về các món ăn nước ngoài.

Kinh nghiệm thực tế trên 10 năm và việc chứng minh nó

Yêu cầu cốt lõi và nghiêm ngặt nhất của visa “Kỹ năng” là có ít nhất 10 năm kinh nghiệm thực tế, theo nguyên tắc. Kinh nghiệm này phải là kinh nghiệm làm việc như một đầu bếp chuyên về một loại ẩm thực nước ngoài cụ thể (ví dụ: ẩm thực Trung Quốc, Pháp, Ấn Độ, v.v.). Không được phép cộng dồn kinh nghiệm từ nhiều thể loại ẩm thực khác nhau. Chẳng hạn, nếu bạn có 5 năm kinh nghiệm làm việc tại nhà hàng Trung Quốc và 5 năm tại nhà hàng Pháp, tổng cộng 10 năm kinh nghiệm không đủ để đáp ứng yêu cầu. Tuy nhiên, có một ngoại lệ dành cho đầu bếp ẩm thực Thái, theo thỏa thuận song phương giữa Nhật Bản và Thái Lan, yêu cầu về kinh nghiệm thực tế được nới lỏng xuống còn ít nhất 5 năm.

Việc chứng minh kinh nghiệm thực tế này là thách thức lớn nhất trong quá trình nộp đơn. Người nộp đơn cần phải có “Giấy chứng nhận làm việc” chính thức từ tất cả các nhà hàng đã làm việc trước đây, nêu rõ thời gian làm việc, chức vụ và nội dung công việc. Cơ quan quản lý nhập cư sẽ kiểm tra tính xác thực của những giấy tờ này một cách nghiêm ngặt và đôi khi thậm chí gọi điện thoại quốc tế đến các cửa hàng được liệt kê để xác minh sự thật về việc làm việc tại đó. Trường hợp các nhà hàng trước đây đã đóng cửa hoặc người nộp đơn không rời đi một cách êm đẹp và bị từ chối cấp giấy chứng nhận, việc thu thập các tài liệu chứng minh khách quan trở nên vô cùng khó khăn, khiến đơn xin visa gần như không thể. Việc áp dụng nghiêm ngặt này nhằm ngăn chặn việc lạm dụng tư cách lưu trú này như một lối thoát dễ dàng cho việc nhập khẩu lao động, và do đó, các công ty cần phải cẩn trọng xác minh khả năng chứng minh lý lịch của ứng viên trước khi tuyển dụng.

Yêu cầu đối với nhà hàng và nội dung công việc

Nhà hàng tuyển dụng cũng phải đáp ứng một số yêu cầu. Đầu tiên, nhà hàng phải là nơi cung cấp ẩm thực nước ngoài chuyên nghiệp, phù hợp với chuyên môn của đầu bếp mà họ muốn tuyển dụng. Ví dụ, khi tuyển dụng đầu bếp ẩm thực Trung Quốc, phần lớn thực đơn phải là các món Trung Quốc truyền thống. Các nhà hàng chủ yếu phục vụ các món ăn đã phát triển độc đáo tại Nhật Bản như ramen hay cơm cà ri có thể không được chấp nhận.

Thứ hai, phạm vi công việc của đầu bếp phải được hạn chế chặt chẽ trong việc nấu ăn. Không được phép để đầu bếp tham gia vào các công việc phụ trợ như phục vụ tại quầy, dọn dẹp, rửa bát, hay làm việc tại quầy thu ngân. Do đó, công ty phải chứng minh rằng họ đã có nhân viên phục vụ và nhân viên rửa bát riêng biệt.

Thứ ba, quy mô của cửa hàng cũng là một tiêu chí được xem xét. Cần có một thực đơn đa dạng, số lượng chỗ ngồi đủ lớn (thông thường là trên 25 chỗ được coi là tiêu chuẩn), và quy mô kinh doanh phải chứng minh được nhu cầu khách quan trong việc tuyển dụng đầu bếp chuyên nghiệp. Điều này nhằm xác minh sự ổn định của doanh nghiệp và đánh giá xem họ có cơ sở kinh doanh vững chắc để thanh toán mức lương tương đương hoặc cao hơn so với người Nhật Bản một cách liên tục hay không.

Tư cách lưu trú dành cho nhân viên tại hiện trường: “Kỹ năng đặc định” theo luật Nhật Bản

Tư cách lưu trú “Kỹ năng đặc định” là một hệ thống tương đối mới được thiết lập vào tháng 4 năm 2019 (năm Reiwa thứ nhất) nhằm mục đích chấp nhận người lao động nước ngoài có chuyên môn và kỹ năng nhất định trong các ngành công nghiệp cụ thể, nơi việc bảo đảm nguồn nhân lực trong nước gặp khó khăn. Ngành công nghiệp ẩm thực (trong hệ thống được gọi là “ngành dịch vụ ăn uống ngoài”) đang đối mặt với tình trạng thiếu hụt nhân lực nghiêm trọng và đã trở thành một trong những lĩnh vực mục tiêu của hệ thống này. “Kỹ năng đặc định” đã trở thành lựa chọn trung tâm và thực tiễn nhất để bảo đảm nhân viên vận hành làm việc tại các cửa hàng.

Phạm vi công việc và các cấp độ của tư cách lưu trú

Đặc điểm nổi bật nhất của “Kỹ năng đặc định” là phạm vi công việc rộng lớn của nó. Trong ngành dịch vụ ăn uống, các công việc liên quan đến “chế biến thức ăn, phục vụ khách hàng, quản lý cửa hàng” đều được phép, bao gồm việc hỗ trợ nấu ăn, dịch vụ phục vụ bàn, xử lý quầy thanh toán, vệ sinh, quản lý hàng tồn kho, và công việc đặt hàng. Điều này cho phép việc giao các công việc cốt lõi tại hiện trường cho người lao động nước ngoài, điều mà trước đây không thể thực hiện được với visa làm việc thông thường.

Tư cách lưu trú này được chia thành hai cấp độ dựa trên mức độ kỹ năng.

“Kỹ năng đặc định số 1” là cấp độ cơ bản của hệ thống. Để có được, người lao động cần phải vượt qua cả “Kỳ thi đánh giá kỹ năng số 1 ngành dịch vụ ăn uống” để đo lường kỹ năng trong ngành và kỳ thi đánh giá khả năng tiếng Nhật cần thiết cho công việc (bài kiểm tra cơ bản tiếng Nhật của Quỹ Giao lưu Quốc tế hoặc “Kỳ thi năng lực tiếng Nhật N4 trở lên”). Thời gian lưu trú tối đa được giới hạn là 5 năm và nguyên tắc không cho phép đưa gia đình đến Nhật Bản (đi kèm gia đình).

“Kỹ năng đặc định số 2” là cấp độ cao hơn, dành cho những người đã hoàn thành số 1 và chứng minh được kỹ năng ở mức độ cao hơn. Trong ngành dịch vụ ăn uống, yêu cầu bao gồm ít nhất 2 năm kinh nghiệm làm việc (trong vai trò hướng dẫn và giám sát nhiều nhân viên) cùng với việc vượt qua “Kỳ thi đánh giá kỹ năng số 2 ngành dịch vụ ăn uống” và “Kỳ thi năng lực tiếng Nhật N3 trở lên”. Khi có được số 2, không còn giới hạn về việc gia hạn thời gian lưu trú, cho phép làm việc lâu dài về mặt thực tế. Hơn nữa, việc đưa theo vợ chồng và con cái cũng được cho phép, do đó mở ra con đường sự nghiệp có thể xem xét đến việc định cư lâu dài tại Nhật Bản.

Nghĩa vụ pháp lý đối với doanh nghiệp

Doanh nghiệp tiếp nhận người lao động nước ngoài “Kỹ năng đặc định” (cơ sở thuộc “Kỹ năng đặc định”) phải tuân thủ nhiều nghĩa vụ nặng nề được quy định bởi pháp luật, không giống như các tư cách lưu trú khác. Mục đích của những nghĩa vụ này là đảm bảo việc vận hành hệ thống một cách chính xác và bảo vệ người lao động nước ngoài, và doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống tuân thủ những nghĩa vụ này.

1. Việc làm trực tiếp: Người lao động “Kỹ năng đặc định” phải được doanh nghiệp tiếp nhận làm việc trực tiếp, không được nhận làm việc thông qua hình thức nhân viên phái cử.
2. Xây dựng và thực hiện kế hoạch hỗ trợ: Doanh nghiệp có nghĩa vụ hỗ trợ người lao động số 1 trong các khía cạnh của đời sống nghề nghiệp, đời sống hàng ngày và đời sống xã hội. Các nội dung hỗ trợ này được quy định trong pháp luật gồm 10 mục, bao gồm cung cấp thông tin trước khi nhập cảnh, đưa đón tại sân bay, hỗ trợ tìm kiếm chỗ ở, hướng dẫn về cuộc sống, cung cấp cơ hội học tiếng Nhật, xử lý tư vấn và khiếu nại, v.v. Công việc hỗ trợ này có thể được thực hiện bởi chính doanh nghiệp, nhưng nhiều doanh nghiệp chọn ủy thác cho “Cơ sở hỗ trợ đăng ký” đã được Cục quản lý nhập cảnh và lưu trú Nhật Bản chấp thuận. Việc ủy thác này sẽ phát sinh chi phí riêng.
3. Tham gia hội nghị: Tất cả các doanh nghiệp tiếp nhận người lao động nước ngoài “Kỹ năng đặc định” trong ngành dịch vụ ăn uống phải tham gia “Hội nghị kỹ năng đặc định ngành công nghiệp thực phẩm” do Bộ Nông nghiệp, Lâm nghiệp và Thủy sản Nhật Bản thiết lập. Việc tham gia này cần được thực hiện trước khi nộp đơn xin tư cách lưu trú cho người lao động nước ngoài “Kỹ năng đặc định” đầu tiên.
4. Hạn chế nơi làm việc: Việc làm việc tại các cửa hàng kinh doanh dịch vụ giải trí như quy định trong “Luật quản lý và điều chỉnh các hoạt động giải trí và dịch vụ liên quan của Nhật Bản” (ví dụ: các câu lạc bộ, quán bar, v.v.) là bị cấm.

Những nghĩa vụ này không chỉ là thủ tục hành chính mà còn nên được xem là một loại hợp đồng xã hội giữa chính phủ và doanh nghiệp. Doanh nghiệp có trách nhiệm hỗ trợ người lao động nước ngoài thích nghi với xã hội Nhật Bản như một phần của việc nhận được nguồn nhân lực. Hiểu rõ điểm này và tích hợp hệ thống hỗ trợ cùng chi phí liên quan vào kế hoạch kinh doanh là chìa khóa để sử dụng hệ thống một cách trơn tru.

So sánh các loại thị thực cư trú: Nên chọn visa nào?

Các loại thị thực cư trú mà chúng tôi đã giải thích cho đến nay đều có mục đích và yêu cầu khác nhau. Để chọn được loại thị thực cư trú phù hợp nhất với nhu cầu tuyển dụng của công ty, việc so sánh các đặc điểm của chúng một cách tổng quan và đưa ra quyết định chiến lược là điều cần thiết. Ví dụ, loại thị thực cư trú cần chọn cho việc tuyển dụng nhân sự cao cấp phụ trách chiến lược marketing tại trụ sở chính sẽ hoàn toàn khác biệt so với việc tuyển dụng nhân viên nấu ăn và phục vụ cho cửa hàng mới mở. Bảng dưới đây so sánh và tổng hợp các đặc tính của các loại thị thực cư trú chính được sử dụng trong ngành ẩm thực. Hãy sử dụng bảng này để đánh giá tổng thể về ưu và nhược điểm của từng loại thị thực, cũng như các nghĩa vụ mà doanh nghiệp cần đáp ứng.

Như có thể thấy từ sự so sánh này, nếu nhân sự bạn muốn tuyển dụng có công việc chuyên môn hoặc quản lý và họ có bằng cấp hoặc kinh nghiệm làm việc liên quan, thì “Kỹ thuật/Nhân văn/Kinh doanh quốc tế” sẽ là lựa chọn phù hợp. Ngược lại, nếu bạn muốn tuyển dụng một đầu bếp có kỹ năng chuyên môn cao về một loại ẩm thực nước ngoài cụ thể, thì “Kỹ năng” sẽ là lựa chọn duy nhất. Và nếu bạn muốn tuyển dụng nhân viên rộng rãi để đảm nhận các công việc tại hiện trường như nấu ăn, phục vụ và quản lý cửa hàng, thì “Kỹ năng đặc định” sẽ là giải pháp thực tế và hiệu quả nhất. Tuy nhiên, khi sử dụng “Kỹ năng đặc định”, doanh nghiệp cần hiểu rõ các nghĩa vụ pháp lý đặc biệt như thực hiện kế hoạch hỗ trợ và tham gia hội thảo, và chuẩn bị sẵn sàng cơ sở và chi phí cho những yêu cầu này.

Thủ tục cụ thể cho việc tuyển dụng người nước ngoài tại Nhật Bản

Sau khi quyết định tuyển dụng người lao động nước ngoài, để họ có thể bắt đầu làm việc hợp pháp tại Nhật Bản, cần phải thực hiện các thủ tục chính thức theo quy định của Luật Quản lý Nhập cư Nhật Bản. Quy trình thủ tục sẽ khác nhau tùy thuộc vào việc người lao động nước ngoài đó có đang cư trú ở nước ngoài hay đã có mặt tại Nhật Bản với tư cách lưu trú khác.

Khi Tuyển Dụng Người Nước Ngoài Cư Trú Ở Nước Ngoài: Nộp Đơn Xin Cấp “Giấy Chứng Nhận Đủ Điều Kiện Cư Trú” tại Nhật Bản

Khi muốn tuyển dụng người nước ngoài đang cư trú ở nước ngoài để làm việc tại Nhật Bản, cần phải nộp đơn xin cấp “Giấy Chứng Nhận Đủ Điều Kiện Cư Trú (Certificate of Eligibility: COE)”. Thủ tục này được quy định tại Điều 7-2 của Luật Quản lý Nhập cư và Cư trú của Nhật Bản. COE là giấy tờ do Bộ trưởng Bộ Tư pháp Nhật Bản tiến hành xem xét trước và chứng nhận rằng hoạt động mà người nước ngoài đó dự định thực hiện tại Nhật Bản phù hợp với các yêu cầu của tư cách lưu trú. Có giấy chứng nhận này sẽ giúp quá trình cấp thị thực tại cơ quan đại diện ngoại giao ở nước ngoài và quá trình kiểm tra khi nhập cảnh vào Nhật Bản diễn ra nhanh chóng hơn.

Quy trình thủ tục thông thường như sau:

1. Ký kết hợp đồng lao động giữa doanh nghiệp và người nước ngoài.
2. Doanh nghiệp Nhật Bản đóng vai trò đại lý và nộp “Đơn Xin Cấp Giấy Chứng Nhận Đủ Điều Kiện Cư Trú” tại Cục Quản lý Nhập cư và Cư trú khu vực có thẩm quyền, nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
3. Kết quả xét duyệt, nếu được chấp thuận, COE sẽ được cấp. Thời gian xét duyệt tiêu chuẩn từ 1 đến 3 tháng.
4. Doanh nghiệp gửi bản gốc COE (hoặc COE điện tử) cho người nước ngoài đang ở nước ngoài.
5. Người nước ngoài đó nộp đơn xin thị thực (visa) tại Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Nhật Bản ở quốc gia của mình, kèm theo COE.
6. Sau khi thị thực được cấp, người đó nhập cảnh vào Nhật Bản. Thời hạn hiệu lực của COE là trong vòng 3 tháng kể từ ngày phát hành, và cần phải nhập cảnh vào Nhật Bản trong khoảng thời gian này.

Các tài liệu cần thiết cho việc nộp đơn có thể khác nhau tùy thuộc vào tư cách lưu trú mà người đó muốn nhận (như “Kỹ thuật, Kiến thức Nhân văn, Kinh doanh Quốc tế”, “Kỹ năng”, “Kỹ năng Đặc định”, v.v.), nhưng thông thường bao gồm các tài liệu sau:

• Đơn Xin Cấp Giấy Chứng Nhận Đủ Điều Kiện Cư Trú
• Ảnh của người nộp đơn
• Phong bì có trả lời
• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và tài liệu quyết toán gần nhất của doanh nghiệp tuyển dụng
• Tài liệu chứng minh học vấn và lịch sử công tác của người nộp đơn (chứng chỉ tốt nghiệp, chứng nhận công tác, v.v.)
• Bản sao hợp đồng lao động

Việc kiểm tra mẫu đơn mới nhất và chi tiết về các tài liệu cần thiết trên trang web chính thức của Cơ quan Quản lý Nhập cư và Cư trú là vô cùng quan trọng.

Tham khảo: Cơ quan Quản lý Nhập cư và Cư trú: “Đơn Xin Cấp Giấy Chứng Nhận Đủ Điều Kiện Cư Trú”

Khi Tuyển Dụng Người Nước Ngoài Cư Trú tại Nhật Bản: Nộp Đơn “Giấy Phép Thay Đổi Tư Cách Lưu Trú”

Khi bạn tuyển dụng người nước ngoài đang sở hữu tư cách lưu trú như “du học” hoặc visa lao động khác và công việc họ sẽ tham gia không được phép theo tư cách lưu trú hiện tại, bạn cần nộp đơn “Giấy Phép Thay Đổi Tư Cách Lưu Trú”. Quy trình này dựa trên Điều 20 của Luật Quản lý Nhập cư và Lưu trú của Nhật Bản. Ví dụ, việc tuyển dụng sinh viên tốt nghiệp từ một trường đại học tại Nhật Bản làm ứng viên giám sát cửa hàng với tư cách “Kỹ thuật, Kiến thức Nhân văn, Kinh doanh Quốc tế” là một trường hợp cụ thể.

Quy trình thông thường như sau:

1. Ký kết hợp đồng lao động giữa công ty và người nước ngoài.
2. Người nước ngoài tự mình làm người nộp đơn và nộp “Đơn xin Giấy Phép Thay Đổi Tư Cách Lưu Trú” tại Cơ quan Quản lý Nhập cư và Lưu trú khu vực có thẩm quyền nơi người đó cư trú. Nguyên tắc chung là không chấp nhận đại diện nộp đơn, nhưng luật sư hoặc nhân viên hành chính đã đăng ký, hoặc nhân viên của tổ chức tiếp nhận có sự chấp thuận cần thiết có thể thực hiện thủ tục này như là “Người Trung Gian Nộp Đơn”.
3. Kết quả xét duyệt, nếu được chấp thuận, một thẻ lưu trú mới với tư cách lưu trú được ghi nhận sẽ được cấp. Thời gian xét duyệt tiêu chuẩn từ 2 tuần đến 1 tháng.

Điểm quan trọng nhất trong việc nộp đơn này là phải thực hiện trước khi thời hạn tư cách lưu trú hiện tại hết hạn. Trong trường hợp thời hạn lưu trú hết hạn trong khi đang chờ xét duyệt, nếu đơn đã được nộp, sẽ có một khoảng thời gian đặc biệt lên đến 2 tháng sau ngày hết hạn để có thể lưu trú hợp pháp.

Các giấy tờ cần thiết có thể khác nhau tùy thuộc vào tư cách lưu trú trước và sau khi thay đổi, nhưng cơ bản sẽ bao gồm đơn xin, báo cáo pháp lý của công ty, chứng nhận học vấn và lịch sử công tác của cá nhân, hợp đồng lao động, v.v.

Tham khảo: Cơ quan Quản lý Nhập cư và Lưu trú Nhật Bản: “Đơn xin Giấy Phép Thay Đổi Tư Cách Lưu Trú”

Những Điểm Pháp Lý Đặc Biệt Cần Lưu Ý Của Doanh Nghiệp

Để việc tuyển dụng người nước ngoài diễn ra thành công, không chỉ cần thực hiện thủ tục xin cấp visa mà còn phải tuân thủ các quy định pháp luật liên quan và thiết lập hệ thống quản lý rủi ro tiềm ẩn.

Đầu tiên, cần phải nhấn mạnh lại rủi ro liên quan đến tội “Khuyến khích lao động bất hợp pháp” dưới luật pháp Nhật Bản. Tội này áp dụng khi một công ty cho phép người nước ngoài làm việc vượt quá phạm vi cho phép của visa hoặc tuyển dụng người nước ngoài ở lại bất hợp pháp sau khi visa hết hạn. Lý do không biết không được chấp nhận, và cả doanh nghiệp lẫn cá nhân phụ trách có thể phải đối mặt với hình phạt hình sự, do đó việc kiểm tra thẻ cư trú khi tuyển dụng và quản lý thời hạn cư trú sau khi tuyển dụng là hết sức quan trọng.

Thứ hai, là nghĩa vụ tham gia bảo hiểm xã hội và bảo hiểm lao động. Ngay cả đối với nhân viên có quốc tịch nước ngoài, nếu đáp ứng các yêu cầu về thời gian làm việc và số ngày làm việc, họ cũng phải tham gia bảo hiểm y tế, bảo hiểm hưu trí, bảo hiểm thất nghiệp và bảo hiểm tai nạn lao động giống như nhân viên người Nhật. Nếu bỏ qua các thủ tục này, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với việc bị phạt tiền hoặc các hình phạt khác do vi phạm pháp luật.

Thứ ba, là việc sử dụng chiến lược “Giấy tờ lý do tuyển dụng” trong quá trình xin cấp visa. Mặc dù không phải là tài liệu bắt buộc theo luật pháp khi nộp đơn xin visa, nhưng nó đóng vai trò quan trọng trong quá trình xét duyệt của cơ quan nhập cư. Giấy tờ lý do tuyển dụng giải thích một cách cụ thể và logic tại sao cần phải tuyển dụng người nước ngoài đó thay vì một người Nhật, và những kỹ năng chuyên môn mà người đó sở hữu là thiết yếu như thế nào đối với công việc của công ty. Đặc biệt đối với visa liên quan đến “Kỹ thuật, Kiến thức Nhân văn, Kinh doanh Quốc tế”, nơi mà mối liên hệ giữa nội dung công việc và chuyên môn của cá nhân được đặt ra một cách nghiêm ngặt, một Giấy tờ lý do tuyển dụng thuyết phục có thể quyết định kết quả của quá trình xét duyệt. Khi soạn thảo tài liệu này, cần phải chú ý đặc biệt để không có bất kỳ mâu thuẫn nào giữa nó và các tài liệu nộp kèm khác như sơ yếu lý lịch hay hợp đồng lao động.

Tóm lược

Trong ngành công nghiệp ẩm thực của Nhật Bản, nguồn nhân lực nước ngoài đã trở thành một yếu tố không thể thiếu cho sự phát triển và tồn tại của doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc tuyển dụng họ dựa trên những quy tắc phức tạp và nghiêm ngặt được định rõ trong “Luật Quản lý Nhập cảnh và Thừa nhận Người tị nạn” của Nhật Bản. Như đã chi tiết trong bài viết này, các loại visa lao động chính như “Kỹ thuật, Chuyên môn Nhân văn & Kinh doanh Quốc tế”, “Kỹ năng”, và “Kỹ năng Đặc định” đều có đối tượng người lao động mục tiêu, phạm vi công việc được phép, và nghĩa vụ đặt ra cho doanh nghiệp hoàn toàn khác nhau. Các nhà quản lý doanh nghiệp cần có cái nhìn chiến lược để hiểu sâu sắc những khác biệt pháp lý này và chọn lựa đúng đắn tư cách lưu trú phù hợp với chiến lược kinh doanh và nhu cầu tuyển dụng của công ty mình. Để tránh rủi ro vi phạm quy định về tuân thủ pháp luật như sự chậm trễ trong thủ tục, từ chối cấp phép, hay thậm chí là lao động bất hợp pháp, việc có kiến thức chính xác dựa trên luật lệ mới nhất và thực hiện công việc một cách cẩn trọng là điều không thể thiếu.

Văn phòng Luật sư Monolith là một tổ chức pháp lý sở hữu kiến thức sâu rộng trong các lĩnh vực IT, Internet và kinh doanh. Chúng tôi đã cung cấp hỗ trợ pháp lý liên quan đến việc tuyển dụng người nước ngoài cho nhiều khách hàng tại Nhật Bản trong nhiều năm. Văn phòng của chúng tôi có các luật sư và nhân viên nói tiếng Anh với bằng cấp luật sư nước ngoài, và có kinh nghiệm dày dặn trong việc giải quyết các thách thức pháp lý phức tạp trong môi trường kinh doanh quốc tế. Từ việc nộp đơn xin tư cách lưu trú đến việc soạn thảo hợp đồng lao động và xây dựng hệ thống tuân thủ, chúng tôi có thể hỗ trợ mạnh mẽ chiến lược tuyển dụng người nước ngoài của quý công ty từ góc độ pháp lý. Nếu quý vị có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến chủ đề này, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi.