Tuyển dụng nhân lực nước ngoài trong ngành IT tại Nhật Bản và việc xin visa lao động(các loại visa, điều kiện yêu cầu và lợi ích của visa chuyên môn cao)

Ngành công nghiệp IT tại Nhật Bản đang đối mặt với hai thách thức lớn: sự phát triển nhanh chóng của chuyển đổi số và tình trạng thiếu hụt nhân lực nghiêm trọng. Trong bối cảnh này, việc tuyển dụng các chuyên gia IT có kiến thức chuyên môn cao từ nước ngoài không còn là một lựa chọn mà đã trở thành một chiến lược quản lý quan trọng để thúc đẩy sự phát triển và đổi mới của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để tuyển dụng người nước ngoài làm việc tại Nhật Bản, việc hiểu biết và tuân thủ đúng đắn các thủ tục pháp lý là điều không thể thiếu. Trọng tâm của những thủ tục này là hệ thống “tư cách lưu trú” được quy định trong “Luật Quản lý Nhập cư và Thừa nhận Người tị nạn” của Nhật Bản. Dựa trên hệ thống này, những người nước ngoài mong muốn làm việc phải có tư cách lưu trú phù hợp với nội dung công việc mà họ mong muốn tham gia. Bài viết này sẽ tập trung vào hai loại tư cách lưu trú chính liên quan nhất khi tuyển dụng người nước ngoài trong ngành IT, đó là “Kỹ thuật, Kiến thức Nhân văn, Kinh doanh Quốc tế” được nhiều chuyên gia sử dụng và chế độ ưu đãi dành cho những nhân tài xuất sắc là “Chuyên gia Cao cấp”. Bài viết sẽ giải thích chi tiết về yêu cầu pháp lý, quy trình đăng ký, cũng như lợi ích chiến lược mà doanh nghiệp có thể hưởng từ mỗi loại tư cách lưu trú này, dựa trên cơ sở của các quy định pháp luật cụ thể.

Nền tảng pháp lý cho việc tuyển dụng người nước ngoài tại Nhật Bản

Luật “Quản lý Nhập cư và Nhận diện Người tị nạn” của Nhật Bản quy định nghiêm ngặt các hoạt động mà người nước ngoài có thể thực hiện trong nước thông qua “tư cách lưu trú”. Mỗi tư cách lưu trú đều có phạm vi hoạt động được phép rõ ràng, và việc tham gia vào các hoạt động có thu nhập ngoài phạm vi này được coi là lao động bất hợp pháp. Điều này không chỉ mang lại rủi ro pháp lý nghiêm trọng cho chính người lao động nước ngoài mà còn cho cả công ty tuyển dụng họ. Do đó, việc đảm bảo rằng nhân tài dự kiến sẽ tham gia vào công việc phù hợp với tư cách lưu trú đã được cấp là điều kiện tiên quyết tuyệt đối về mặt tuân thủ pháp luật cho các công ty. Trong ngành công nghệ thông tin, các công việc chuyên môn và kỹ thuật như phát triển phần mềm, thiết kế hệ thống, quản lý mạng thường thuộc về tư cách lưu trú “Kỹ thuật, Kiến thức Nhân văn, Kinh doanh Quốc tế”. Tư cách lưu trú này được quy định trong Phụ lục Đầu tiên của cùng luật, và là khung pháp lý cơ bản nhất cho việc tuyển dụng các chuyên gia IT. Đặc biệt, các vị trí kỹ thuật như kỹ sư hệ thống hay lập trình viên thường được phân loại trong mục “Kỹ thuật” của tư cách lưu trú này. 

Phân tích chi tiết về Tư cách lưu trú ‘Kỹ thuật, Kiến thức Nhân văn, Kinh doanh Quốc tế’ theo Luật Nhật Bản

Tư cách lưu trú ‘Kỹ thuật, Kiến thức Nhân văn, Kinh doanh Quốc tế’ bao gồm ba lĩnh vực hoạt động, nhưng phân khúc ‘Kỹ thuật’ là trọng tâm chính trong việc tuyển dụng các chuyên gia IT tại Nhật Bản.

Phạm vi hoạt động trong lĩnh vực “Kỹ thuật” tại Nhật Bản

Theo luật pháp Nhật Bản, hoạt động trong lĩnh vực “kỹ thuật” được định nghĩa là “công việc đòi hỏi kỹ thuật hoặc kiến thức thuộc lĩnh vực khoa học tự nhiên như khoa học lý, khoa học kỹ thuật và các ngành khoa học tự nhiên khác”. Định nghĩa pháp lý này được áp dụng rộng rãi cho các công việc liên quan đến IT. Ví dụ, kỹ sư phần mềm, kiến trúc sư hệ thống, chuyên gia phân tích an ninh mạng, kỹ sư mạng, người vận hành CAD là những ví dụ điển hình. Điều quan trọng là những công việc này đòi hỏi kiến thức chuyên môn được học tại các cơ sở giáo dục đại học hoặc cao đẳng. Mặt khác, tư cách lưu trú này không cho phép thực hiện các hoạt động được coi là “lao động đơn giản”. Ví dụ, nhập liệu không đòi hỏi phán đoán chuyên môn, công việc lắp đặt vật lý thiết bị, hoặc công việc hỗ trợ IT cơ bản không yêu cầu kiến thức học thuật chuyên ngành không được chấp nhận làm chủ yếu. Sự phân biệt nghiêm ngặt giữa công việc chuyên môn và lao động đơn giản phản ánh nguyên tắc cơ bản của hệ thống tư cách lưu trú tại Nhật Bản. Mục đích của hệ thống này là bổ sung nhân lực có kỹ năng chuyên môn cao đang thiếu hụt trên thị trường lao động trong nước, chứ không phải là đưa vào lao động giá rẻ. Do đó, việc có được sự chấp thuận cho đơn xin tư cách lưu trú phụ thuộc nhiều vào việc doanh nghiệp có thể lý giải một cách hợp lý về tính chuyên nghiệp và bản chất của công việc trí óc thông qua mối liên hệ với học vấn và kinh nghiệm làm việc của người nộp đơn hay không. 

Yêu cầu pháp lý để đạt được Tư cách lưu trú tại Nhật Bản

Để đạt được Tư cách lưu trú “Kỹ thuật, Kiến thức Nhân văn, Kinh doanh Quốc tế” tại Nhật Bản, người nộp đơn cần phải đáp ứng các yêu cầu cụ thể được quy định trong “Nghị định của Bộ quy định các tiêu chuẩn theo Điều 7, Khoản 1, Mục 2 của Luật Quản lý Nhập cư và Thừa nhận Người tị nạn” của Nhật Bản (sau đây gọi là “Nghị định Tiêu chuẩn”).

Yêu cầu về Trình độ Học vấn

Yêu cầu cơ bản nhất là người nộp đơn phải tốt nghiệp từ các trường đại học trong và ngoài nước với chuyên ngành liên quan đến công việc họ dự định tham gia, hoặc đã hoàn thành chương trình học tại các trường chuyên môn của Nhật Bản. Sự “liên quan” trong lĩnh vực IT được hiểu một cách linh hoạt, không giới hạn chỉ trong ngành khoa học thông tin hay khoa học máy tính, mà còn bao gồm cả các bằng cấp từ các ngành khoa học tự nhiên khác như vật lý học hay kỹ thuật cơ khí, những ngành này cũng thường được công nhận là có đủ mức độ liên quan đối với các vị trí công việc như kỹ sư phần mềm. Tuy nhiên, nếu chỉ sở hữu bằng cấp từ những ngành không liên quan như văn học hay lịch sử, thì nguyên tắc chung là không đáp ứng được yêu cầu này.

Yêu cầu thay thế dựa trên kinh nghiệm thực tế

Nếu không đáp ứng được yêu cầu về học vấn, vẫn có một con đường thay thế tồn tại. Nếu người nộp đơn có thể chứng minh bằng tài liệu khách quan rằng họ có hơn 10 năm kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực công việc mà họ đang theo đuổi, điều này có thể được chấp nhận như một yêu cầu thay thế cho học vấn. Kinh nghiệm thực tế này cần được chứng minh thông qua các tài liệu chính thức như giấy chứng nhận làm việc từ nhà tuyển dụng trước đây, trong đó nêu rõ nội dung công việc, chức vụ và thời gian làm việc. 

Biện Pháp Đặc Biệt Liên Quan đến Chuyên Gia IT

Chính phủ Nhật Bản nhận thức được tầm quan trọng của lĩnh vực IT và đã thiết lập các biện pháp đặc biệt trong “Quyết định Chuẩn mực”. Nếu người nộp đơn đã vượt qua kỳ thi về kỹ thuật xử lý thông tin do Bộ trưởng Tư pháp Nhật Bản quy định thông báo riêng, hoặc sở hữu các chứng chỉ liên quan, họ sẽ được coi là đáp ứng yêu cầu của phân loại “kỹ thuật”, bất kể họ có bằng cấp hay 10 năm kinh nghiệm làm việc hay không. Điều này phản ánh thực tế rằng trong ngành IT, kỹ năng thực tế và các chứng chỉ chính thức đôi khi được coi trọng ngang bằng hoặc thậm chí cao hơn so với trình độ học vấn.

Yêu cầu về Tiền lương dưới Luật Lao động Nhật Bản

Pháp luật Nhật Bản quy định rõ ràng rằng mức tiền lương mà người nước ngoài nhận được phải tương đương hoặc cao hơn mức lương mà người Nhật làm cùng công việc nhận được. Yêu cầu này không chỉ nhằm mục đích ngăn chặn việc trả lương bất công thấp cho người lao động nước ngoài. Trong quá trình xét duyệt của Cơ quan Quản lý Nhập cư và Thường trú, mức lương được đề xuất còn là chỉ số quan trọng để đánh giá độ chuyên nghiệp của người nộp đơn và sự ổn định, tin cậy trong quản lý kinh doanh của công ty chủ quản. Một mức lương thấp đáng kể so với mức chuẩn thị trường có thể gây nghi ngờ rằng công việc đó không thực sự chuyên nghiệp hoặc công ty không có nền tảng tài chính vững chắc để hỗ trợ nhân viên một cách ổn định, từ đó làm tăng rủi ro bị từ chối đơn xin cấp phép. Do đó, việc thiết lập mức lương không chỉ là vấn đề trong hợp đồng lao động mà còn là yếu tố chiến lược quyết định thành bại của việc xin cấp quyền lưu trú. 

Hướng dẫn thực tiễn về thủ tục xin cấp: Dành cho doanh nghiệp

Thủ tục xin cấp tư cách lưu trú tại Nhật Bản phụ thuộc vào việc người nước ngoài đó có đang ở trong nước hay ngoài nước, và được chia thành hai quy trình chính.

Các Kịch Bản Đề Xuất Chính

Khi một công ty muốn mời người tài năng đang sống ở nước ngoài đến Nhật Bản, họ sẽ đại diện nộp đơn xin cấp “Giấy chứng nhận đủ điều kiện cư trú” tại cơ quan quản lý nhập cư địa phương có thẩm quyền. Sau khi giấy chứng nhận này được cấp, người nộp đơn sẽ đến Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Nhật Bản tại quốc gia của họ để nộp đơn xin thị thực (visa) và nhập cảnh vào Nhật Bản, đây là quy trình tiêu chuẩn. Mặt khác, khi tuyển dụng nhân tài đã có mặt tại Nhật Bản với tư cách là sinh viên du học hoặc có tình trạng cư trú khác, công ty sẽ thực hiện “Đơn xin thay đổi tình trạng cư trú” tại cơ quan quản lý nhập cư địa phương.

Hệ thống phân loại doanh nghiệp và các tài liệu cần thiết theo luật Nhật Bản

Khi nộp đơn xin, các tài liệu mà doanh nghiệp cần phải cung cấp không phải là như nhau đối với tất cả các doanh nghiệp. Cơ quan quản lý nhập cư và thường trú Nhật Bản phân loại nhà tuyển dụng thành 4 hạng mục dựa trên quy mô doanh nghiệp, việc có niêm yết trên sàn chứng khoán hay không, và thành tích nộp thuế, và số lượng tài liệu cần nộp sẽ thay đổi đáng kể tùy thuộc vào hạng mục này.

• Hạng mục 1: Các doanh nghiệp niêm yết trên sàn chứng khoán Nhật Bản, v.v. (số lượng tài liệu cần nộp là tối thiểu).
• Hạng mục 2: Các tổ chức/cá nhân có tổng số thuế thu nhập cá nhân được khấu trừ tại nguồn trong bảng kê khai thuế của năm trước lớn hơn hoặc bằng 10 triệu yên.
• Hạng mục 3: Các tổ chức/cá nhân có tổng số thuế thu nhập cá nhân được khấu trừ tại nguồn trong năm trước nhỏ hơn 10 triệu yên.
• Hạng mục 4: Các tổ chức/cá nhân không thuộc bất kỳ hạng mục nào trên (ví dụ như doanh nghiệp mới thành lập, cần nhiều tài liệu chứng minh nhất).

Hệ thống phân loại này thực chất hoạt động như một khuôn khổ đánh giá rủi ro của chính phủ. Các doanh nghiệp thuộc hạng mục 1, những doanh nghiệp niêm yết, được coi là có độ tin cậy cao trong xã hội và có nền tảng quản lý ổn định, do đó số lượng tài liệu cần nộp được đơn giản hóa. Ngược lại, các doanh nghiệp thuộc hạng mục 4, những doanh nghiệp mới thành lập, do không có bằng chứng khách quan nào chứng minh sự ổn định và tính liên tục của hoạt động kinh doanh, nên phải chịu trách nhiệm chứng minh tính tin cậy của mình thông qua việc cung cấp nhiều tài liệu hơn như kế hoạch kinh doanh, báo cáo tài chính, v.v.

Các Tài Liệu Chính Cần Nộp

Đối với việc nộp đơn, cần phải chuẩn bị cả các tài liệu liên quan đến người nộp đơn và các tài liệu liên quan đến công ty làm việc cho người đó.

• Tài liệu do người nộp đơn chuẩn bị (áp dụng cho tất cả các hạng mục)
  • Đơn xin (Mẫu đơn xin cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện cư trú hoặc Mẫu đơn xin thay đổi tình trạng cư trú)
  • Ảnh chứng minh
  • Bản sao hộ chiếu
  • Tài liệu chứng minh trình độ học vấn và kinh nghiệm làm việc (chứng nhận tốt nghiệp, chứng nhận đang làm việc, v.v.)
  • Sơ yếu lý lịch 
• Tài liệu do công ty chuẩn bị (thay đổi tùy theo hạng mục)
  • Hạng mục 1: Bản sao tài liệu chứng minh công ty là công ty đại chúng, như bản sao báo cáo tài chính hàng quý.
  • Hạng mục 2 và 3: Bản sao tổng hợp bảng kê khai thuế thu nhập của nhân viên năm trước có đóng dấu xác nhận.
  • Hạng mục 4: Ngoài tài liệu của hạng mục 3, cần thêm bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, bản sao điều lệ công ty, bản sao báo cáo tài chính năm gần nhất, tài liệu làm rõ nội dung kinh doanh (như tờ rơi giới thiệu công ty), bản sao hợp đồng thuê văn phòng, v.v.
  • Áp dụng cho tất cả các hạng mục: Bản sao hợp đồng lao động hoặc thông báo điều kiện lao động làm rõ nội dung công việc, thời hạn làm việc, vị trí công việc và mức lương.

Địa Điểm Nộp Đơn và Thời Gian Xét Duyệt

Các loại đơn đều được nộp tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Cư trú địa phương có thẩm quyền, tùy theo địa điểm công ty bạn đặt trụ sở, bao gồm cả các chi nhánh hoặc văn phòng đại diện. Mẫu đơn có thể được tải xuống từ trang web của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Cư trú Nhật Bản.

• Tên mẫu đơn: Đơn xin cấp Giấy chứng nhận Định cư https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/gijinkoku.html
• Tên mẫu đơn: Đơn xin thay đổi Tư cách lưu trú https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/gijinkoku.html

Thời gian xử lý tiêu chuẩn được Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Cư trú Nhật Bản công bố là từ 1 đến 3 tháng đối với đơn xin cấp Giấy chứng nhận Định cư và từ 2 tuần đến 1 tháng đối với đơn xin thay đổi Tư cách lưu trú. Tuy nhiên, đây chỉ là thời gian dự kiến và có thể thay đổi tùy thuộc vào số lượng đơn nộp vào thời điểm cao điểm hoặc độ phức tạp của từng trường hợp cụ thể.

Visa Chuyên Gia Cao Cấp: Đảm Bảo Lợi Thế Chiến Lược

“Chuyên gia cao cấp” là tư cách lưu trú được thiết lập nhằm chào đón những người nước ngoài có năng lực xuất sắc, được kỳ vọng sẽ đóng góp vào sự tăng trưởng kinh tế và sự đổi mới của Nhật Bản. Hệ thống này áp dụng phương pháp tính điểm, dựa trên các yếu tố như trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, thu nhập hàng năm, tuổi tác, thành tích nghiên cứu, và những người đạt tổng số điểm theo tiêu chuẩn nhất định (70 điểm) sẽ được công nhận. Các chuyên gia kỹ thuật như kỹ sư IT thuộc về loại “Chuyên gia cao cấp số 1,” đây là phân loại dành cho “hoạt động chuyên môn kỹ thuật cao cấp.”

Trong việc tính điểm, các yếu tố như bằng thạc sĩ (20 điểm) hoặc tiến sĩ (30 điểm) với trình độ học vấn cao, kinh nghiệm làm việc lâu năm (ví dụ: trên 10 năm được 20 điểm), thu nhập cao (thay đổi theo độ tuổi), và tuổi trẻ (ví dụ: dưới 30 tuổi được 15 điểm) được đánh giá cao. Ngoài ra, những người có bằng cấp từ các trường đại học của Nhật Bản, người vượt qua kỳ thi năng lực tiếng Nhật N1, hoặc tốt nghiệp từ các trường đại học hàng đầu thế giới cũng sẽ nhận được điểm thưởng, do đó, những người có nhiều ưu điểm đa dạng có thể trở thành đối tượng của hệ thống này. Việc nộp đơn xin visa này được thực hiện cùng lúc với việc nộp đơn xin tư cách lưu trú thông thường, kèm theo bảng tính điểm và các tài liệu chứng minh cho từng hạng mục.

Phân tích so sánh giữa Visa làm việc thông thường và Visa chuyên gia cao cấp tại Nhật Bản

Việc có được Visa chuyên gia cao cấp không chỉ đơn thuần là việc nhận được tư cách lưu trú mà còn mang ý nghĩa chiến lược. Các ưu đãi đi kèm với loại visa này trở thành công cụ mạnh mẽ giúp các công ty thu hút nhân tài cấp cao trên toàn cầu và giữ chân họ lâu dài. Ví dụ, con đường nhanh chóng đến việc được cấp phép cư trú vĩnh viễn và các điều kiện linh hoạt cho việc gia đình đi cùng giúp người lao động nước ngoài xây dựng nền tảng cuộc sống ổn định tại Nhật Bản. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro mất nhân tài và ngăn chặn việc mất đi kiến thức và kinh nghiệm tích lũy trong công ty. Đây là lợi ích lớn trong quản trị doanh nghiệp, liên quan trực tiếp đến việc cắt giảm chi phí tuyển dụng và đào tạo lại.

Hơn nữa, những người có tư cách “Chuyên gia cao cấp loại 1” và hoạt động trên 3 năm có thể nộp đơn xin chuyển đổi sang “Chuyên gia cao cấp loại 2”. Khi được cấp “Chuyên gia cao cấp loại 2”, thời hạn lưu trú sẽ là “vô thời hạn” và hầu như tất cả các hoạt động làm việc đều được chấp nhận.

Những Điểm Lưu Ý Pháp Lý Trong Hợp Đồng Lao Động Tại Nhật Bản

Khi tuyển dụng nhân sự nước ngoài, hợp đồng lao động là một tài liệu quan trọng cốt lõi cho việc xin cấp visa lưu trú, và cần được soạn thảo một cách cẩn thận từ cả hai góc độ của luật lao động Nhật Bản và luật quản lý nhập cư và xuất cảnh.

Trong hợp đồng cần phải bao gồm điều khoản “điều kiện đình chỉ” mà theo đó việc có hiệu lực của hợp đồng phụ thuộc vào việc nhân viên đạt được tư cách lưu trú cần thiết tại Nhật Bản để thực hiện công việc theo quy định trong hợp đồng. Ví dụ, bạn có thể ghi rõ: “Hợp đồng lao động này sẽ có hiệu lực khi nhân viên đạt được tư cách lưu trú cần thiết tại Nhật Bản để thực hiện công việc theo quy định trong hợp đồng.” Điều khoản này là cần thiết để tránh rủi ro phải chịu trách nhiệm tuyển dụng nếu như đơn xin cấp visa lưu trú không được chấp thuận. Ngoài ra, các điều kiện lao động như nội dung công việc, chức vụ, và mức lương được ghi trong hợp đồng lao động phải hoàn toàn khớp với những thông tin được ghi trong đơn xin cấp visa lưu trú. Bất kỳ sự khác biệt nhỏ nào cũng có thể làm giảm tính xác thực của đơn xin và ảnh hưởng xấu đến quá trình xét duyệt. Về mức lương, như đã đề cập, cần phải đảm bảo rằng mức lương này tương đương hoặc cao hơn so với nhân viên người Nhật làm công việc tương tự, và điều này phải được ghi rõ ràng trong hợp đồng.

Kết luận: Bảo đảm Nhân tài IT Xuất sắc thông qua Hỗ trợ Pháp lý Chuyên nghiệp

Như đã trình bày trong bài viết này, quy trình tuyển dụng chuyên gia IT nước ngoài tại Nhật Bản được tiến hành theo một khuôn khổ pháp lý rõ ràng. Trong khi tư cách lưu trú “Kỹ thuật, Chuyên môn, Kiến thức Nhân văn và Kinh doanh Quốc tế” là con đường tiêu chuẩn, thì visa “Chuyên gia Cao cấp” là một lựa chọn chiến lược mang lại lợi thế đáng kể cho các doanh nghiệp trong cuộc cạnh tranh toàn cầu để thu hút nhân tài. Để sử dụng hiệu quả những hệ thống pháp lý phức tạp này và tiến hành quy trình xin cấp phép một cách trôi chảy, kiến thức pháp lý chính xác và kinh nghiệm thực tiễn là điều không thể thiếu. Bất kỳ sơ suất nào trong thủ tục cũng có thể dẫn đến việc bỏ lỡ cơ hội quý giá trong việc bảo đảm nhân tài. Văn phòng Luật sư Monolith có bề dày thành tích trong việc hỗ trợ các doanh nghiệp, bao gồm cả ngành công nghiệp IT, trong việc thu hút nhân sự nước ngoài bằng cách hỗ trợ lấy được tư cách lưu trú. Văn phòng chúng tôi có nhiều chuyên gia nói tiếng Anh với bằng cấp luật sư nước ngoài, có khả năng cung cấp hỗ trợ pháp lý toàn diện từ góc độ quốc tế. Từ việc xây dựng chiến lược tuyển dụng hoàn hảo về mặt pháp lý, chuẩn bị hồ sơ xin cấp phép tỉ mỉ, cho đến việc đàm phán với các cơ quan chức năng, chúng tôi cam kết hỗ trợ hết mình để quý công ty có thể bảo đảm nhân tài đẳng cấp thế giới, giúp quý công ty chiến thắng trên thị trường toàn cầu.