Visa Làm Việc tại Nhật Bản 'Kỹ Năng Đặc Định': Phân Tích Pháp Lý về Các Ngành Nghề Áp Dụng và Phạm Vi Công Việc

Để đối phó với tình trạng thiếu hụt nhân lực nghiêm trọng mà các công ty Nhật Bản đang phải đối mặt, “Luật Quản lý Nhập cảnh và Nhận diện Người tị nạn” của Nhật Bản (sau đây gọi là “Luật Nhập cảnh”) đã được sửa đổi quan trọng vào năm 2019 (Reiwa 1), và tạo ra tư cách lưu trú mới là “Kỹ năng đặc định”. Mục đích của chế độ này là nhằm chấp nhận người nước ngoài có chuyên môn và kỹ năng nhất định như một lực lượng sẵn sàng chiến đấu, đặc biệt trong các ngành công nghiệp cụ thể nơi việc bảo đảm nhân lực gặp nhiều khó khăn. Kể từ khi chế độ này được bắt đầu, tầm quan trọng của nó trong việc hỗ trợ nền tảng kinh tế của Nhật Bản đã ngày càng tăng lên, và vào năm 2024 (Reiwa 6), các ngành công nghiệp mới sẽ được thêm vào làm đối tượng của chế độ này, cho thấy sự mở rộng liên tục của chế độ. Tư cách lưu trú “Kỹ năng đặc định” được phân loại thành hai hạng mục: “Kỹ năng đặc định số 1” và “Kỹ năng đặc định số 2”. Kỹ năng đặc định số 1 dành cho “người nước ngoài làm việc trong công việc đòi hỏi kỹ năng liên quan đến một lượng kiến thức hoặc kinh nghiệm nhất định trong ngành công nghiệp cụ thể”, trong khi Kỹ năng đặc định số 2 dành cho “người nước ngoài làm việc trong công việc đòi hỏi kỹ năng chuyên môn cao trong ngành công nghiệp cụ thể”. Sự khác biệt giữa hai loại này bao gồm nhiều khía cạnh như thời hạn lưu trú, khả năng đồng hành của gia đình, và nghĩa vụ hỗ trợ mà doanh nghiệp phải thực hiện. Bài viết này sẽ giải thích chi tiết và toàn diện về chế độ Kỹ năng đặc định này, một yếu tố không thể thiếu khi các công ty tuyển dụng người nước ngoài, bao gồm khung pháp lý, các ngành công nghiệp và phạm vi công việc cụ thể, cũng như quy trình nộp đơn, dựa trên các quy định liên quan của Nhật Bản.

Khung pháp lý của tư cách lưu trú ‘Kỹ năng đặc định’ dưới luật Nhật Bản

Để hiểu rõ về việc làm việc của người nước ngoài tại Nhật Bản, trước hết cần phải nắm bắt chính xác sự khác biệt giữa ‘thị thực (visa)’ và ‘tư cách lưu trú’. Mặc dù thường bị nhầm lẫn, thị thực là thứ được cấp bởi đại sứ quán hoặc lãnh sự quán Nhật Bản ở nước ngoài, đóng vai trò như một lá thư giới thiệu xác nhận việc nhập cảnh của người đó là hợp lý. Ngược lại, tư cách lưu trú là thứ cho phép một người thực hiện các hoạt động cụ thể một cách hợp pháp trong nước Nhật, được cấp bởi Cơ quan Quản lý Nhập cư và Lưu trú Nhật Bản. ‘Kỹ năng đặc định’ là một trong những tư cách lưu trú đó.

Luật quản lý nhập cư Nhật Bản phân loại rõ ràng kỹ năng đặc định thành hai hạng mục. Một là ‘Kỹ năng đặc định số 1’, dành cho những người nước ngoài có kiến thức hoặc kinh nghiệm đáng kể trong một lĩnh vực cụ thể của ngành công nghiệp, có thể ngay lập tức thực hiện công việc ở một mức độ nhất định mà không cần qua đào tạo đặc biệt. Hạng mục thứ hai là ‘Kỹ năng đặc định số 2’, dành cho những người nước ngoài có kỹ năng chuyên môn cao được củng cố qua nhiều năm kinh nghiệm thực tế trong cùng lĩnh vực, và đôi khi có khả năng hướng dẫn hoặc giám sát nhân viên khác. Sự khác biệt về mức độ kỹ năng này tạo ra sự khác biệt cơ bản trong địa vị pháp lý và điều kiện làm việc giữa hai nhóm này.

So sánh hệ thống “Kỹ năng đặc định loại 1” và “Kỹ năng đặc định loại 2” theo Luật Nhật Bản

Đối với các doanh nghiệp khi xây dựng chiến lược nhân sự, việc hiểu rõ sự khác biệt giữa hệ thống “Kỹ năng đặc định loại 1” và “Kỹ năng đặc định loại 2” là vô cùng quan trọng. Những khác biệt này không chỉ liên quan đến thời gian có thể làm việc mà còn đến các quy định về gia đình và khả năng đạt được quyền cư trú vĩnh viễn.

Thứ nhất, có sự khác biệt lớn về thời gian cư trú. Thời gian cư trú của “Kỹ năng đặc định loại 1” cần được gia hạn mỗi 1 năm, 6 tháng hoặc 4 tháng và thời gian cư trú tối đa tại Nhật Bản bị giới hạn là 5 năm. Điều này phản ánh thiết kế của hệ thống dựa trên vai trò là nguồn lao động tạm thời. Ngược lại, “Kỹ năng đặc định loại 2” không có giới hạn thời gian cư trú, miễn là mối quan hệ làm việc tiếp tục, người lao động có thể làm việc lâu dài tại Nhật Bản.

Thứ hai, mức độ kỹ năng yêu cầu khác nhau. “Kỹ năng đặc định loại 1” đòi hỏi “kiến thức hoặc kinh nghiệm tương đối” được chứng minh thông qua việc vượt qua kỳ thi kỹ năng do mỗi ngành công nghiệp quy định. Trong khi đó, “Kỹ năng đặc định loại 2” yêu cầu “kỹ năng chuyên môn cao” được chứng minh qua việc vượt qua kỳ thi kỹ năng cao cấp hơn hoặc qua kinh nghiệm thực tế, và thường đòi hỏi khả năng hướng dẫn và giám sát các nhân viên kỹ năng khác như một người lãnh đạo tại hiện trường.

Thứ ba, yêu cầu về khả năng tiếng Nhật cũng khác nhau. Để đạt được “Kỹ năng đặc định loại 1”, nguyên tắc chung là cần có trình độ tiếng Nhật tương đương với JLPT N4 hoặc A2 trở lên trong Kỳ thi Tiếng Nhật Cơ bản Quốc tế (JFT-Basic). Tuy nhiên, những người đã hoàn thành tốt chương trình Thực tập Kỹ năng loại 2 tại Nhật Bản sẽ được miễn kỳ thi này. Ngược lại, “Kỹ năng đặc định loại 2” không yêu cầu kỳ thi đánh giá khả năng tiếng Nhật do trọng tâm là kỹ năng chuyên môn cao. Tuy nhiên, trong một số lĩnh vực như ngành đánh cá hay ăn uống, khả năng giao tiếp trôi chảy với khách hàng và đồng nghiệp là thiết yếu, do đó, trong thực tế có thể yêu cầu trình độ tiếng Nhật nhất định.

Thứ tư, quy định về việc gia đình đi cùng có sự khác biệt quyết định. Với tư cách cư trú “Kỹ năng đặc định loại 1”, nguyên tắc chung là không cho phép vợ chồng hoặc con cái đến Nhật Bản. Tuy nhiên, những người có tư cách “Kỹ năng đặc định loại 2” có thể đưa vợ chồng và con cái đến Nhật Bản theo tư cách cư trú “gia đình lưu trú” nếu đáp ứng được các yêu cầu nhất định.

Thứ năm, sự khác biệt về nghĩa vụ hỗ trợ mà doanh nghiệp tiếp nhận phải thực hiện. Các doanh nghiệp tiếp nhận người nước ngoài “Kỹ năng đặc định loại 1” phải tạo ra và thực hiện kế hoạch hỗ trợ chi tiết về cuộc sống nghề nghiệp, hàng ngày và xã hội, bao gồm việc hỗ trợ tìm nhà ở và cung cấp cơ hội học tiếng Nhật. Ngược lại, người nước ngoài “Kỹ năng đặc định loại 2” được coi là có cơ sở sống ổn định hơn tại Nhật Bản, do đó không có nghĩa vụ hỗ trợ toàn diện như vậy đối với phía doanh nghiệp.

Cuối cùng, ảnh hưởng đến việc nộp đơn xin cư trú vĩnh viễn trong tương lai cũng khác nhau. Đối với việc nộp đơn xin cư trú vĩnh viễn tại Nhật Bản, nguyên tắc chung là cần có thời gian cư trú trên 10 năm, nhưng thời gian cư trú dưới tư cách “Kỹ năng đặc định loại 1” không được tính vào thời gian này. Tuy nhiên, thời gian cư trú dưới tư cách “Kỹ năng đặc định loại 2” được tính vào, do đó mở ra con đường hướng tới việc đạt được quyền cư trú vĩnh viễn trong tương lai.

Những khác biệt về hệ thống này phản ánh ý định chính sách rõ ràng của chính phủ Nhật Bản. “Kỹ năng đặc định loại 1” chủ yếu được thiết kế như một hệ thống tiếp nhận lao động tạm thời để bù đắp cho tình trạng thiếu hụt lao động ngắn hạn, trong khi “Kỹ năng đặc định loại 2” được coi là một phần của chính sách di cư toàn diện nhằm chào đón và khuyến khích sự định cư lâu dài của nhân tài có kỹ năng cao trong xã hội Nhật Bản. Do đó, việc lựa chọn tiếp nhận nhân sự dưới tư cách nào không chỉ là vấn đề về thủ tục tuyển dụng mà còn là quyết định quản lý quan trọng liên quan đến chiến lược nhân sự lâu dài và kế hoạch kinh doanh liên tục của doanh nghiệp.

Bảng so sánh giữa “Kỹ năng đặc định loại 1” và “Kỹ năng đặc định loại 2” theo Luật Nhật Bản

Các ngành công nghiệp và phạm vi công việc được phép làm việc dưới Luật Nhật Bản

Các ngành công nghiệp và nội dung công việc cụ thể mà người nước ngoài có kỹ năng đặc định có thể làm việc được quy định chặt chẽ theo “Pháp lệnh của Bộ quy định các lĩnh vực công nghiệp cụ thể trong Bảng phụ lục số một của hai của Luật Quản lý Nhập cư và Thừa nhận Người tị nạn” của Nhật Bản. Mỗi lĩnh vực được giám sát bởi cơ quan quản lý chính phủ tương ứng, và các doanh nghiệp cần hiểu chính xác lĩnh vực nào mà doanh nghiệp của họ thuộc về và những công việc nào được phép thực hiện.

Điểm đặc trưng của hệ thống này là việc vận hành linh hoạt nhưng nghiêm ngặt phù hợp với đặc thù của từng ngành công nghiệp. Các cơ quan quản lý lĩnh vực đã thiết lập những quy tắc chi tiết được gọi là “Hướng dẫn vận hành”, đặt ra các yêu cầu đặc biệt cho các doanh nghiệp tiếp nhận (ví dụ, việc sở hữu giấy phép kinh doanh cụ thể hoặc nghĩa vụ tham gia các tổ chức ngành nghề). Do đó, các doanh nghiệp không chỉ phải tuân thủ Luật Quản lý Nhập cư mà còn phải tuân thủ Hướng dẫn vận hành của lĩnh vực công nghiệp mà họ thuộc về. Ví dụ, một doanh nghiệp có nhiều bộ phận kinh doanh như xây dựng, sản xuất thực phẩm, vận tải, khi tiếp nhận người nước ngoài có kỹ năng đặc định cho từng bộ phận, sẽ cần phải tuân theo các hệ thống quy định hoàn toàn khác nhau được thiết lập bởi các cơ quan quản lý khác nhau như Bộ Đất đai, Giao thông và Du lịch, Bộ Nông nghiệp, Lâm nghiệp và Thủy sản. Cấu trúc quy định phân tán như vậy làm tăng độ phức tạp của việc tuân thủ và ngụ ý nhu cầu về tư vấn pháp lý chuyên nghiệp.

Dưới đây là giải thích về tất cả 16 lĩnh vực thuộc đối tượng Kỹ năng đặc định số 1, khả năng tiếp nhận Kỹ năng đặc định số 2 trong từng lĩnh vực, và nội dung chính của công việc được phép thực hiện.

1. Lĩnh vực chăm sóc
   • Cơ quan quản lý: Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi
   • Kỹ năng đặc định số 2: Không áp dụng
   • Nội dung công việc: Chăm sóc cơ thể theo tình trạng sức khỏe tinh thần và thể chất của người sử dụng dịch vụ (hỗ trợ tắm, ăn uống, vệ sinh, v.v.) và các công việc hỗ trợ liên quan. Đối với dịch vụ chăm sóc tại nhà, có thể tham gia nếu đáp ứng các điều kiện như hoàn thành khóa đào tạo quy định và có kinh nghiệm thực tế.
2. Lĩnh vực vệ sinh tòa nhà
   • Cơ quan quản lý: Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi
   • Kỹ năng đặc định số 2: Áp dụng
   • Nội dung công việc: Làm sạch bên trong tòa nhà. Cơ sở tiếp nhận cần có đăng ký kinh doanh vệ sinh tòa nhà theo “Luật về việc đảm bảo môi trường vệ sinh trong các tòa nhà” của Nhật Bản.
3. Lĩnh vực sản xuất sản phẩm công nghiệp
   • Cơ quan quản lý: Bộ Kinh tế, Thương mại và Công nghiệp
   • Kỹ năng đặc định số 2: Áp dụng
   • Nội dung công việc: Được phân loại thành 10 nhóm công việc như “Chế biến kim loại máy móc”, “Lắp ráp thiết bị điện tử”, “Xử lý bề mặt kim loại”, và tham gia vào các công việc sản xuất được quy định trong từng nhóm.
4. Lĩnh vực xây dựng
   • Cơ quan quản lý: Bộ Đất đai, Giao thông và Du lịch
   • Kỹ năng đặc định số 2: Áp dụng
   • Nội dung công việc: Có nhiều nhóm công việc như “Thi công khuôn mẫu”, “Làm vữa”, “Làm giàn giáo”. Cơ sở tiếp nhận cần có giấy phép theo “Luật Kinh doanh Xây dựng” của Nhật Bản.
5. Lĩnh vực đóng tàu và công nghiệp hàng hải
   • Cơ quan quản lý: Bộ Đất đai, Giao thông và Du lịch
   • Kỹ năng đặc định số 2: Áp dụng
   • Nội dung công việc: Tham gia vào các công việc như “Hàn”, “Sơn”, “Cơ khí” liên quan đến sản xuất và sửa chữa tàu biển và máy móc hàng hải.
6. Lĩnh vực bảo dưỡng ô tô
   • Cơ quan quản lý: Bộ Đất đai, Giao thông và Du lịch
   • Kỹ năng đặc định số 2: Áp dụng
   • Nội dung công việc: Bảo dưỡng ô tô hàng ngày, bảo dưỡng định kỳ, bảo dưỡng tháo lắp. Cơ sở tiếp nhận cần được chứng nhận bởi Giám đốc Sở Giao thông vận tải địa phương theo “Luật Phương tiện Giao thông Đường bộ” của Nhật Bản.
7. Lĩnh vực hàng không
   • Cơ quan quản lý: Bộ Đất đai, Giao thông và Du lịch
   • Kỹ năng đặc định số 2: Áp dụng
   • Nội dung công việc: Có hai nhóm công việc là “Hỗ trợ di chuyển trên mặt đất tại sân bay (hỗ trợ di chuyển trên mặt đất, xử lý hành lý và hàng hóa, v.v.)” và “Bảo dưỡng máy bay (bảo dưỡng thân máy bay, thiết bị, v.v.)”.
8. Lĩnh vực lưu trú
   • Cơ quan quản lý: Bộ Đất đai, Giao thông và Du lịch
   • Kỹ năng đặc định số 2: Áp dụng
   • Nội dung công việc: Làm việc trong các lĩnh vực như quầy lễ tân, kế hoạch và quảng cáo, dịch vụ khách hàng, dịch vụ nhà hàng, và các dịch vụ lưu trú khác.
9. Lĩnh vực nông nghiệp
   • Cơ quan quản lý: Bộ Nông nghiệp, Lâm nghiệp và Thủy sản
   • Kỹ năng đặc định số 2: Áp dụng
   • Nội dung công việc: Chia thành hai nhóm lớn là “Nông nghiệp canh tác tổng quát (quản lý trồng trọt, thu hoạch và phân loại sản phẩm nông nghiệp, v.v.)” và “Nông nghiệp chăn nuôi tổng quát (quản lý chăn nuôi, thu hoạch và phân loại sản phẩm chăn nuôi, v.v.)”. Trong lĩnh vực này, ngoài việc tuyển dụng trực tiếp, còn được phép sử dụng hình thức cung cấp lao động.
10. Lĩnh vực ngư nghiệp
    • Cơ quan quản lý: Bộ Nông nghiệp, Lâm nghiệp và Thủy sản
    • Kỹ năng đặc định số 2: Áp dụng
    • Nội dung công việc: Có hai nhóm công việc là “Ngư nghiệp (sản xuất và sửa chữa dụng cụ đánh bắt, bắt các loài động thực vật thủy sản, v.v.)” và “Nuôi trồng thủy sản (quản lý vật liệu nuôi trồng, quản lý nuôi dưỡng, v.v.)”. Tương tự như lĩnh vực nông nghiệp, cũng được phép sử dụng hình thức cung cấp lao động.
11. Lĩnh vực sản xuất thực phẩm và đồ uống
    • Cơ quan quản lý: Bộ Nông nghiệp, Lâm nghiệp và Thủy sản
    • Kỹ năng đặc định số 2: Áp dụng
    • Nội dung công việc: Tham gia vào các công việc sản xuất và chế biến thực phẩm và đồ uống (trừ rượu), quản lý an toàn vệ sinh, và các công việc liên quan đến ngành sản xuất thực phẩm và đồ uống.
12. Lĩnh vực ăn uống
    • Cơ quan quản lý: Bộ Nông nghiệp, Lâm nghiệp và Thủy sản
    • Kỹ năng đặc định số 2: Áp dụng
    • Nội dung công việc: Tham gia vào các công việc như chế biến thức ăn, phục vụ khách hàng, quản lý cửa hàng, và các công việc khác trong ngành ăn uống.
13. Lĩnh vực vận tải ô tô
    • Cơ quan quản lý: Bộ Đất đai, Giao thông và Du lịch
    • Kỹ năng đặc định số 2: Không áp dụng
    • Nội dung công việc: Là một lĩnh vực được thêm vào năm 2024, tham gia vào các công việc như “Lái xe tải”, “Lái xe buýt”, “Lái xe taxi”.
14. Lĩnh vực đường sắt
    • Cơ quan quản lý: Bộ Đất đai, Giao thông và Du lịch
    • Kỹ năng đặc định số 2: Không áp dụng
    • Nội dung công việc: Là một lĩnh vực được thêm vào năm 2024, tham gia vào các công việc như “Bảo dưỡng đường ray”, “Bảo dưỡng thiết bị điện”, “Bảo dưỡng xe lửa”, “Nhân viên vận chuyển (nhân viên ga, phụ xe, v.v.)”.
15. Lĩnh vực lâm nghiệp
    • Cơ quan quản lý: Bộ Nông nghiệp, Lâm nghiệp và Thủy sản
    • Kỹ năng đặc định số 2: Không áp dụng
    • Nội dung công việc: Là một lĩnh vực được thêm vào năm 2024, tham gia vào các công việc như “Nuôi trồng rừng”, “Sản xuất nguyên liệu”.
16. Lĩnh vực công nghiệp gỗ
    • Cơ quan quản lý: Bộ Nông nghiệp, Lâm nghiệp và Thủy sản
    • Kỹ năng đặc định số 2: Không áp dụng
    • Nội dung công việc: Là một lĩnh vực được thêm vào năm 2024, tham gia vào các công việc như chế biến gỗ trong ngành công nghiệp gỗ và sản xuất ván ép.

Yêu cầu pháp lý đối với các tổ chức tiếp nhận (Tổ chức thuộc diện Kỹ năng đặc định) tại Nhật Bản

Các doanh nghiệp tiếp nhận người nước ngoài có Kỹ năng đặc định (theo pháp luật Nhật Bản được gọi là “Tổ chức thuộc diện Kỹ năng đặc định”) phải tuân thủ nhiều yêu cầu pháp lý dựa trên “Nghị định của Bộ quy định về tiêu chuẩn của Hợp đồng lao động Kỹ năng đặc định và Kế hoạch hỗ trợ người nước ngoài Kỹ năng đặc định số một”. Những yêu cầu này nhằm mục đích bảo vệ môi trường làm việc và cuộc sống hợp lý cho người nước ngoài, đồng thời đặt ra yêu cầu cao về hệ thống tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp.

Đầu tiên, nội dung của hợp đồng lao động sẽ được kiểm tra nghiêm ngặt. Đặc biệt, về mức lương, điều kiện tuyệt đối là phải ngang bằng hoặc cao hơn so với mức lương của người lao động Nhật Bản làm công việc tương đương. Đây là quy định quan trọng nhằm ngăn chặn việc sử dụng người nước ngoài như một nguồn lao động giá rẻ.

Tiếp theo, yêu cầu về đủ điều kiện của chính doanh nghiệp cũng được đặt ra. Trong vòng 5 năm gần đây, doanh nghiệp không vi phạm nghiêm trọng luật quản lý nhập cư hoặc các quy định liên quan đến lao động, và cần có cơ sở kinh doanh vững chắc để thực hiện hợp đồng lao động một cách ổn định.

Điều đặc biệt quan trọng là việc xây dựng hệ thống hỗ trợ cho người nước ngoài Kỹ năng đặc định số một. Các tổ chức tiếp nhận phải lập “Kế hoạch hỗ trợ người nước ngoài Kỹ năng đặc định số một”, và thực hiện nó một cách chân thành để người nước ngoài có thể hoạt động một cách ổn định và trôi chảy tại Nhật Bản. Kế hoạch này bao gồm các nghĩa vụ hỗ trợ bắt buộc như ① cung cấp hướng dẫn về cuộc sống trước khi nhập cảnh, ② đưa đón tại sân bay và các cửa khẩu khi nhập cảnh và xuất cảnh, ③ hỗ trợ tìm kiếm chỗ ở, ④ thực hiện hướng dẫn về cuộc sống, ⑤ hỗ trợ trong các thủ tục công cộng, ⑥ cung cấp cơ hội học tiếng Nhật, ⑦ xử lý tư vấn và khiếu nại, ⑧ thúc đẩy giao lưu với người Nhật, và nhiều hỗ trợ khác trong tổng số 10 mục. Những nghĩa vụ hỗ trợ này không chỉ là trách nhiệm của nhà tuyển dụng mà còn là vai trò giám hộ, hỗ trợ toàn diện cho việc thích nghi của người nước ngoài với xã hội Nhật Bản. Do đó, doanh nghiệp cần có chi phí quản lý phù hợp và kiến thức chuyên môn.

Đối với các doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc thực hiện nghĩa vụ hỗ trợ này, có lựa chọn ủy thác toàn bộ việc thực hiện kế hoạch hỗ trợ cho “Tổ chức hỗ trợ đăng ký” đã được Cục quản lý nhập cư và cư trú Nhật Bản chấp thuận. Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ không đủ nguồn lực để xây dựng hệ thống hỗ trợ, việc sử dụng hệ thống này có thể là một chiến lược hiệu quả.

Cuối cùng, tất cả các tổ chức tiếp nhận đều có nghĩa vụ phải tham gia “Hội nghị” do cơ quan quản lý ngành nghề mà người nước ngoài làm việc thiết lập. Hội nghị này là cơ quan thực hiện việc chia sẻ thông tin và nâng cao nhận thức về tuân thủ pháp luật để đảm bảo hoạt động hợp lý của hệ thống, và việc tham gia là điều kiện cần thiết để tiếp nhận người nước ngoài có Kỹ năng đặc định.

Hướng dẫn thực tiễn về thủ tục xin cấp phép làm việc: Từ A đến Z

Khi muốn tuyển dụng người nước ngoài cư trú ở nước ngoài với tư cách là người có kỹ năng đặc định tại Nhật Bản, thủ tục phổ biến nhất là nộp đơn xin cấp “Giấy chứng nhận đủ điều kiện cư trú (Certificate of Eligibility: COE)”. Quá trình này đòi hỏi sự chuẩn bị và tuân thủ pháp luật từ phía doanh nghiệp, đây là chìa khóa dẫn đến thành công.

Bước đầu tiên của quy trình là ký kết hợp đồng làm việc với người nước ngoài và, trong trường hợp của Kỹ năng đặc định loại 1, phải lập kế hoạch hỗ trợ người nước ngoài có kỹ năng đặc định loại 1. Sau khi hoàn tất những chuẩn bị này, tổ chức tiếp nhận sẽ đại diện nộp đơn xin cấp COE tại cơ quan quản lý nhập cư địa phương có thẩm quyền nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.

Sau khi nộp đơn, cơ quan quản lý nhập cư sẽ tiến hành xem xét. Thời gian xem xét tiêu chuẩn kéo dài từ 1 đến 3 tháng, tuy nhiên có thể mất thêm thời gian trong những thời kỳ đơn xin cấp COE tăng cao. Trong quá trình xem xét, không chỉ đánh giá về khả năng đáp ứng của người nước ngoài mà còn về tình hình kinh doanh của tổ chức tiếp nhận, tình trạng nộp thuế và đóng bảo hiểm xã hội, cũng như việc tuân thủ các quy định lao động. Nói cách khác, quá trình xin cấp COE cũng là quá trình kiểm tra hệ thống quản trị và tuân thủ pháp luật của chính doanh nghiệp.

Khi COE được cấp, tổ chức tiếp nhận sẽ gửi nó cho người nộp đơn đang ở nước ngoài. Người nộp đơn sau đó sẽ nộp COE tại Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Nhật Bản tại địa phương để xin cấp thị thực (visa). Sau khi thị thực được cấp, người đó sẽ nhập cảnh vào Nhật Bản. Điều quan trọng cần lưu ý là COE có hiệu lực trong vòng 3 tháng kể từ ngày cấp. Người nộp đơn phải hoàn thành thủ tục xin nhập cảnh vào Nhật Bản trong khoảng thời gian này.

Quá trình nộp đơn đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng vì số lượng tài liệu cần nộp rất lớn. Các tài liệu này chia thành hai loại chính: loại do tổ chức tiếp nhận chuẩn bị và loại do chính người nộp đơn chuẩn bị.

• Các tài liệu chính do tổ chức tiếp nhận chuẩn bị
  • Đơn xin cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện cư trú
  • Tóm tắt thông tin về tổ chức tiếp nhận người có kỹ năng đặc định
  • Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
  • Bản sao tài liệu quyết toán
  • Giấy chứng nhận nộp bảo hiểm lao động, bảo hiểm xã hội, thuế quốc gia và địa phương
  • Bản sao hợp đồng làm việc với người có kỹ năng đặc định
  • Bản sao điều kiện làm việc
  • Bản sao kế hoạch hỗ trợ người nước ngoài có kỹ năng đặc định loại 1 (trong trường hợp loại 1)
• Các tài liệu chính do người nộp đơn chuẩn bị
  • Ảnh chứng minh
  • Tài liệu chứng minh trình độ kỹ năng (chứng nhận đỗ kỹ năng đặc định, v.v.)
  • Tài liệu chứng minh trình độ tiếng Nhật (chứng nhận đỗ kỳ thi năng lực tiếng Nhật, v.v.)
  • Phiếu khám sức khỏe cá nhân

Mẫu và danh sách chi tiết các tài liệu này được công bố trên trang web của Cơ quan Quản lý Nhập cư Nhật Bản. Đối với người phụ trách doanh nghiệp, việc cập nhật thông tin mới nhất là hết sức quan trọng.

Tham khảo: Danh sách mẫu đơn và thông báo liên quan đến kỹ năng đặc định

Tham khảo: Sổ tay kỹ năng đặc định – Dành cho các doanh nghiệp đang xem xét việc tuyển dụng người nước ngoài có kỹ năng đặc định

Tóm lược

Hệ thống Kỹ năng Đặc định (Tokutei Ginou) là một khuôn khổ pháp lý thiết yếu để đối phó với thách thức cấu trúc về thiếu hụt nhân lực mà ngành công nghiệp Nhật Bản đang phải đối mặt. Tuy nhiên, việc vận hành hệ thống này vô cùng chuyên nghiệp và phức tạp, đòi hỏi các doanh nghiệp không chỉ tuân thủ Luật Quản lý Nhập cư Nhật Bản mà còn phải tuân theo hướng dẫn chi tiết từ các bộ ngành quản lý lĩnh vực công nghiệp tương ứng, cũng như nghĩa vụ hỗ trợ rộng rãi đối với người nước ngoài có Kỹ năng Đặc định loại 1. Việc hiểu rõ các yêu cầu pháp lý này và thực hiện chúng một cách chính xác là chìa khóa để đảm bảo tuân thủ pháp luật và bảo đảm nguồn nhân lực xuất sắc một cách ổn định. Các doanh nghiệp cần phải nhìn nhận hệ thống này không chỉ là phương tiện để bảo đảm nguồn lao động mà còn là một vấn đề nhân sự và pháp lý chiến lược cần được xem xét từ góc độ dài hạn.

Văn phòng Luật sư Monolith có kiến thức sâu rộng và kinh nghiệm phong phú trong lĩnh vực luật nhập cư, luật lao động và luật doanh nghiệp Nhật Bản. Chúng tôi đã hỗ trợ thành công cho nhiều khách hàng trong và ngoài nước trong việc xử lý các thủ tục pháp lý phức tạp liên quan đến việc tuyển dụng nhân lực nước ngoài, bao gồm cả hệ thống Kỹ năng Đặc định. Văn phòng chúng tôi có các chuyên gia nói tiếng Anh, sở hữu cả bằng luật sư của Nhật Bản lẫn các quốc gia khác, có khả năng đáp ứng nhu cầu đặc thù của các doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh quốc tế mà không gặp rào cản ngôn ngữ hay văn hóa. Nếu quý vị cần tư vấn về việc tuyển dụng người nước ngoài có Kỹ năng Đặc định, xin hãy tin tưởng và liên hệ với Văn phòng Luật sư Monolith.